Come cambiare software di contabilità in 9 passaggi senza stress
Accettare il cambiamento: Noi esseri umani siamo imperfetti e tendiamo a rimanere legati a ciò che non funziona più del necessario. Riconosci la necessità di cambiare e accogli i benefici dell’aggiornamento.
Pianificare in anticipo: Prepara la transizione definendo obiettivi, stabilendo una tempistica e assicurando la compatibilità dei dati per un passaggio più fluido al nuovo software di contabilità.
Cercare supporto: Contatta l’assistenza clienti, partecipa a sessioni di formazione e coinvolgi il team per facilitare il processo di cambio del software di contabilità.
Mettere alla prova: Prova il nuovo software contabile prima di impegnarti pienamente per assicurarti che soddisfi le esigenze aziendali e si allinei con la gestione finanziaria per prestazioni ottimali.
Cogliere la crescita: Cogli l’opportunità di evolvere e semplificare i processi passando a un software di contabilità cloud per migliorare efficienza e scalabilità delle operazioni aziendali.
Cercare di cambiare software di contabilità a volte può sembrare come cercare di uscire da una relazione sbagliata. Forse non funziona più per te, forse sei cresciuto e hai esigenze maggiori, o magari hai bisogno di passare a un software di contabilità in cloud. Ma fare il salto verso qualcosa di nuovo sembra così… difficile.
Bene, sono qui per mostrarti esattamente come passare da un software di contabilità all’altro rendendo il processo il più indolore possibile.
Prima di Cambiare: I Preparativi
Quindi sai che devi cambiare. Ma prima di buttarti sul primo nuovo fornitore di software che ti compare nei risultati di ricerca, devi predisporre le basi per la transizione.
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Ecco i preparativi che devi fare per rendere il passaggio il più fluido possibile:
1. Identifica i Tuoi Punti Dolenti
C’è un motivo per cui stai cercando come passare a un nuovo sistema di contabilità. Forse certi aspetti del sistema attuale non funzionano come dovrebbero, ci sono funzionalità di cui hai bisogno ma che mancano, l’assistenza lascia a desiderare, o qualsiasi altro motivo.
Il primo passo fondamentale è nominare e quantificare questi problemi nei dettagli più precisi possibili. Non fare una lista vaga; sii mirato e specifico.
Esempio sbagliato: Capacità di reportistica scarse
Esempio giusto: Impossibilità di creare un report personalizzato che generi automaticamente i principali KPI per la reportistica trimestrale al consiglio
Vale anche la pena approfondire le nuove funzionalità che stanno diventando sempre più comuni e che potresti non aver sperimentato in precedenza, come gli strumenti di automazione che aiutano a semplificare i processi di gestione degli incassi e dei pagamenti. Alcuni sono disponibili online, altri invece sono on-premise.
2. Confrontati con gli Stakeholder
Cambiare software di contabilità non riguarda soltanto il team finance. È probabile che ci siano diversi stakeholder in azienda che subiranno dei cambiamenti a seguito della transizione, perciò è importante raccogliere anche il loro feedback.
Potrebbero essere utenti di altri dipartimenti che gestiscono i dati caricati nel sistema contabile attuale, dirigenti che interpretano i report generati dal software, oppure i team di FP&A che usano i dati contabili come base per formulare le loro previsioni.
Una volta identificati questi stakeholder, discuti con loro il possibile cambiamento e raccogli suggerimenti su cosa vorrebbero vedere in una nuova soluzione software.
3. Ricerca le Alternative
Con una lista dettagliata di tutti i problemi da risolvere e delle persone da soddisfare, è il momento di iniziare a cercare delle alternative. Online troverai molte guide ai migliori software di contabilità, che è quasi sicuramente il punto da cui inizierai la tua ricerca.
Opzioni da Considerare
Il nostro team ha valutato le opzioni presenti sul mercato, e queste sono risultate essere i migliori strumenti di contabilità:
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Ma non deve finire qui.
Una delle fonti di informazione migliori è chi già utilizza questi strumenti. Può trattarsi di ex colleghi, contatti su LinkedIn o membri di community di settore su Slack di cui fai parte. È probabile che altre persone abbiano affrontato gli stessi problemi.
Scopri cosa hanno fatto e verifica se il software che hanno scelto possa andar bene anche per te.
4. Controlla le Capacità di Integrazione
Dopo aver ristretto la lista dei concorrenti, controlla la compatibilità di integrazione con il resto del tuo tech stack attuale. Questo non solo ti darà la migliore chance di successo con il nuovo software nel lungo termine, ma renderà anche il processo di migrazione dei dati molto più semplice.
Idealmente, dovresti evitare di dover trasferire tutto tramite file CSV, poiché renderebbe più complicato monitorare l’avanzamento e aumenterebbe il rischio di errore umano.
Assicurati di verificare non solo come funziona l’integrazione per i nuovi dati, ma anche come i vari fornitori di software contabile gestiscono i dati storici.
5. Pianifica la Tua Tempistica
Ora che hai deciso quale nuovo software di contabilità aziendale adottare, devi creare una timeline dettagliata per la transizione. Questa dovrà descrivere i vari passaggi previsti dal processo (trovi maggiori informazioni qui sotto), e il tempo approssimativo che ciascuna fase richiederà.
Questo è anche il momento giusto per coinvolgere nuovamente gli stakeholder individuati in precedenza, in modo che siano a conoscenza del cambiamento e possano iniziare qualsiasi preparativo necessario.
Tutto Pronto: Sostituzione del Software
È arrivato il momento di effettuare la transizione.
L'obiettivo principale qui è prevenire possibili problemi in partenza. Non aspettare che succeda il peggio. Al contrario, affronta la transizione in modo metodico e ben pianificato, per assicurarti che il processo venga gestito senza intoppi e che tutti siano costantemente informati.
1. Seleziona i Dati da Migrare
Il primo passo per completare la transizione è selezionare i dati che desideri migrare. La risposta più semplice sarebbe quella di trasferire tutto ciò che è presente nel database attuale, cosa accettabile se tutti i dati sono utilizzabili e rispettano le normative.
Tuttavia, sostituire il software di contabilità è anche una buona occasione per rivedere le tue pratiche di gestione dei dati.
- Ci sono dati che stai conservando inutilmente?
- Esistono categorie di dati di scarsa qualità da eliminare?
Considera sempre i requisiti normativi relativi alla conservazione dei dati, per evitare di cancellare informazioni che sei legalmente tenuto a mantenere.
2. Trasferisci e Testa i Tuoi Dati
Una volta che il tuo database è stato organizzato e normalizzato per il nuovo software, è il momento di eseguire il trasferimento. Il nuovo fornitore dovrebbe supportarti in questa fase, che può variare a seconda sia del software vecchio che di quello nuovo utilizzati.
In alcuni casi, è possibile connettere direttamente le fonti dati tramite API; in alternativa, sarà probabilmente necessario esportare i dati in un foglio di calcolo Excel per poi importarli nel nuovo sistema.
Una volta concluso il trasferimento, è fondamentale eseguire report di test per valutare che l'operazione sia andata a buon fine. Ad esempio, puoi mettere in evidenza alcune attività chiave, eseguirle sul vecchio software e poi sul nuovo sistema, per verificare che i risultati siano coerenti con le tue aspettative.
3. Forma gli Utenti sul Nuovo Software
Ora che il sistema è correttamente attivo, puoi iniziare il rollout. È fondamentale prevedere un percorso formativo completo per consentire al team di acquisire familiarità con la nuova soluzione.
Non cercare di accelerare questa fase. Bisogna lasciare a tutti il tempo necessario per sentirsi sicuri con il nuovo sistema prima di usarlo realmente. Investire tempo extra all'inizio eviterà molti problemi in futuro.
Parte di questo percorso di formazione deve comprendere l’accesso, in modo continuativo, a un team di supporto clienti, sia interno sia fornito dal venditore del software. In questo modo gli utenti potranno continuare a ricevere assistenza anche dopo la formazione iniziale.
4. Gestisci Entrambi i Sistemi in Parallelo
Infine, non essere troppo precipitoso nello spegnere il vecchio sistema. È quasi certo che durante il passaggio ci saranno delle piccole problematiche; mantenere attivo il software precedente ti permette di avere una soluzione di backup.
Durante tutto il processo di cambio, assicurati di sfruttare il rapporto con il nuovo fornitore per rendere la transizione quanto più fluida possibile. È anche nel loro interesse che vada tutto bene e, mentre tu affronti questo passaggio magari solo una volta, loro lo gestiscono regolarmente.
Dovresti fissare una data di chiusura per il vecchio software. Al momento di dismetterne definitivamente l’uso, ricordati di creare un backup archiviato delle personalizzazioni effettuate su quel tool, così da poter eventualmente tornare indietro se necessario.
Errori Comuni nella Migrazione del Software Contabile
Certo, si impara soprattutto sbagliando, ma l’ideale sarebbe imparare dagli errori degli altri. Ho raccolto qui alcuni degli errori più comuni nella migrazione del software contabile secondo gli esperti del settore.
Pagare Più del Necessario
Con tecnologie come le API, non è detto che sia indispensabile scegliere una soluzione software costosa che abbia ogni singola funzione integrata di default.
Un gran numero di software contabili ora dispone di API e app di supporto che talvolta le aziende non considerano quando valutano un nuovo fornitore.
Ciò può significare che le aziende pagano troppo per un software con “tutte le funzionalità possibili,” avendo una lista di requisiti enorme quando alcune di queste funzionalità possono essere meglio soddisfatte da fornitori specializzati esterni rispetto al software contabile di base.
Mancanza di Continuità nei Principi Contabili
Dal punto di vista contabile, non si tratta solo di trasferire correttamente i dati, ma anche di assicurarsi che ci sia continuità nel modo in cui tali dati vengono classificati nel nuovo sistema.
Rivedi attentamente il tuo piano dei conti e i principi contabili prima della migrazione per evitare errori di principio che possono compromettere la tua rendicontazione finanziaria.
Quando si cambia software contabile, un errore critico è non mappare correttamente i tuoi dati per allinearli all’impostazione del nuovo sistema. Gli errori di principio si verificano quando le transazioni vengono classificate o trattate in modo errato secondo i GAAP. Ad esempio, classificare erroneamente le spese, applicare in modo non corretto le regole di riconoscimento dei ricavi o riportare in modo errato gli accantonamenti. Questi errori tecnici possono accumularsi e distorcere i tuoi bilanci.
Per evitare questo, studia attentamente le caratteristiche del nuovo software e consulta il tuo commercialista per garantire che la configurazione rispecchi i tuoi libri contabili esistenti. Investire nel corretto approccio e pianificazione fin dall’inizio ti risparmia problemi in futuro per quanto riguarda la conformità e le decisioni prese su dati errati.
Scegliere un Partner per l'Implementazione Solo in Base al Prezzo
Per le aziende di dimensioni maggiori, è prassi comune rivolgersi a uno specialista esterno per implementare una nuova soluzione contabile. Se la tua azienda è abbastanza grande da giustificare questa scelta, gli esperti avvertono di fare attenzione al partner con cui scegliere di collaborare.
Le aziende che scelgono il partner più economico hanno un’esperienza di implementazione deludente e finiscono per spendere di più per risolvere i problemi della prima implementazione o non riescono mai a mettere in funzione il nuovo software.
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