Conti di Spesa: La Guida Definitiva alla Gestione Finanziaria

Tra le spese comuni si trovano affitto, salari/stipendi, utenze, pubblicità, materiale di cancelleria e gestione delle spese di viaggio. Quando un’azienda paga qualcosa (come un viaggio), l’importo viene addebitato su un conto spese. Questo aumenta le spese totali, che a loro volta riducono il profitto aziendale.

Ecco come avviene normalmente il processo: 

Supponiamo che tu abbia speso 10.000 $ per il viaggio aziendale annuale di quest’anno, comprese le spese di intrattenimento. Non hai ancora pagato l’agenzia viaggi, e non si preoccupano se effettui il pagamento durante il prossimo periodo contabile.

I 10.000 $ vengono trasferiti su un conto “spese viaggio aziendale” e l’account dell’agenzia viaggi viene accreditato per lo stesso importo. Se hai domande sul perché avviene in questo modo, consulta la nostra guida sulle tre regole d’oro della contabilità.

Quando chiudi i libri contabili a fine periodo, il saldo del conto spese viene chiuso a favore del conto profitti e perdite (presentato come conto economico ai fini della conformità GAAP). Nel tuo giornale, vengono registrate le seguenti scritture contabili a fronte della transazione appena illustrata:

Perché Sono Importanti i Conti delle Spese?

I conti delle spese aiutano a organizzare e categorizzare le transazioni di spesa e i loro costi indiretti. Inoltre, permettono di monitorare i limiti di spesa per categoria, fornendo visibilità, controllo e informazioni sulle operazioni dell’azienda.

Esempio: Supponiamo tu abbia previsto di spendere 50.000 $ per celebrazioni come compleanni, anniversari e altri eventi personali dei dipendenti. Molti dei tuoi collaboratori hanno avuto figli in questo trimestre e hai già superato il limite di 50.000 $ prima della fine del secondo trimestre.

Se hai un conto spese per le celebrazioni dei dipendenti, il tuo team sarà in grado di segnalare un possibile superamento dei costi rispetto a quanto previsto per l’anno in corso. Questo ti dà il tempo di prepararti e riallocare fondi da un’altra categoria di spesa o piano dei conti alle spese per celebrazioni dei dipendenti, assicurandoti di non superare i limiti totali di spesa.

Conformità IRS

È importante mantenere in ordine anche i conti delle spese perché l’IRS deve sapere per cosa spendi, non solo quanto. Mantenere conti separati per ogni categoria di spesa facilita la verifica, da parte di revisori esterni e dell’IRS, che le spese dichiarate siano effettivamente deducibili.

I 4 Principali Tipi di Conti delle Spese

Sapevi che esiste più di un tipo di conto delle spese? Ogni conto spese ha le sue peculiarità, che è utile conoscere nel lungo periodo. Ecco una panoramica completa di ciascun tipo e delle loro caratteristiche:

Costi delle Merci Vendute

Il costo delle merci vendute (COGS) comprende i costi diretti sostenuti per produrre i beni per i produttori. Per i rivenditori, il COGS include il costo dell’inventario e le relative spese, come il trasporto.

Anche le aziende di servizi hanno un equivalente del COGS denominato costo delle vendite (COS), che include i costi diretti (manodopera diretta e spese generali) per l’erogazione del servizio. I CFO di SaaS si occupano normalmente del costo delle vendite, mentre i CFO di aziende tecnologiche che si dedicano all’hardware devono invece gestire il COGS e le rimanenze.

Il COS viene registrato a conto economico nello stesso anno in cui viene sostenuto. In alcuni casi viene capitalizzato, ma generalmente compare a bilancio come spesa anticipata. Ad esempio, se una parte di COS viene pagata in anticipo per servizi futuri, viene registrata come spesa anticipata e ammortizzata nel tempo.

Ogni volta che un produttore spende per materie prime, manodopera e spese generali, queste spese vengono capitalizzate come rimanenze. Rimangono sul bilancio fino a quando non vengono vendute. Quando il rivenditore acquista questa merce, il costo d’acquisto viene registrato anch’esso come inventario a bilancio fino a ulteriore vendita.

Supponiamo che tu venda magliette e il costo unitario di una maglietta sia di $10. Ogni volta che vendi un’unità (una maglietta), $10 vengono trasferiti dall’inventario al conto COGS. Il costo dell’inventario invenduto—supponiamo 1.000 unità per un valore di $10.000—continua a comparire nello stato patrimoniale.

Il saldo del conto COGS viene chiuso al conto profitti e perdite a fine anno per calcolare l’utile lordo. 

Tieni a mente

L’inventario (un’attività corrente) viene convertito in una spesa solo quando viene venduto sia per i produttori sia per i rivenditori, in conformità con il principio di correlazione della contabilità.

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Spese Operative

Le spese operative raramente vengono capitalizzate. La maggior parte dei conti delle spese operative, come le spese pubblicitarie, le spese di viaggio d’affari e le spese per le utenze, vengono chiusi nel conto economico a fine anno.

Tuttavia, ci sono alcune eccezioni. Gli esempi includono:

Spese Non Operative

Le spese non operative sono quelle non direttamente correlate alle principali attività operative dell’azienda. Sono trattate come qualsiasi altra spesa. Ecco alcuni esempi:

• Interessi: Gli interessi sono una spesa finanziaria. Gli interessi su prestiti, obbligazioni o linee di credito sono classificati come spesa non operativa.
• Accordi Legali e Oneri Giudiziari: Multe, penalità e risarcimenti derivanti da cause che non nascono da normali attività aziendali sono categorizzati come non operativi.
• Ammortamento (talvolta Non Operativo): La spesa per ammortamento su beni non utilizzati nell’attività principale (come gli immobili in affitto) può essere classificata come non operativa.

Spese Non Deducibili

Le spese non deducibili vengono registrate come qualsiasi altra spesa, ma non sono corrette ai fini dichiarativi fiscali. Sebbene un reddito non deducibile riduca comunque l’utile netto, non riduce il carico fiscale perché l’IRS non lo ammette.

Esempi di spese non deducibili includono multe e sanzioni (come penali IRS e multe OSHA), contributi politici e spese di lobbying, alcuni premi di assicurazione sulla vita (se il beneficiario è l’azienda stessa)

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Vantaggi dei Conti Spese

I conti spese sono una componente non negoziabile della contabilità finanziaria perché non puoi predisporre report finanziari senza di essi. Offrono anche diversi altri vantaggi, come:

• Monitoraggio Finanziario Accurato: Separare le spese in conti dedicati previene il caos finanziario. Garantisce registri chiari per reporting, budgeting e analisi.
• Ottimizzazione Fiscale e Conformità: Categorizzare correttamente le spese aiuta a massimizzare le detrazioni mantenendo l’IRS soddisfatta—nessuno vuole una verifica fiscale.
• Revisioni e Verifiche Più Semplici: Sia interne che esterne, una buona organizzazione dei conti spese velocizza la revisione e riduce i problemi quando si conciliano i dati finanziari.
• Controllo dei Costi e Budgeting: Monitorare diverse categorie di spesa rende più facile impostare i budget e identificare aree di sovraspesa prima che diventino un problema.

Svantaggi dei conti spese

Non c’è alcuna valida ragione, né tantomeno opzione, per ignorare i conti spese. Tuttavia, presentano comunque alcuni svantaggi, tra cui:

• Complessità e onere amministrativo: Gestire molteplici categorie di spesa può diventare opprimente, specialmente per le aziende con un alto volume di transazioni. Troppa granularità spesso si traduce in un incubo amministrativo.
• Rischio di classificazione errata: Dipendenti o contabili potrebbero classificare erroneamente le spese, portando a situazioni contabili imprecise e a potenziali problemi di conformità fiscale.
• Incoerenza nella categorizzazione tra i reparti: Se diversi team utilizzano metodi di tracciamento delle spese differenti, possono sorgere inconsistenze nei report e problemi nella riconciliazione.

Come gestire i conti spese

La gestione dei conti spese è molto più che una semplice attività di contabilità. Si tratta di controllo finanziario, ottimizzazione fiscale e decisioni strategiche. Ecco alcuni modi per gestire efficacemente i conti spese:

1. Standardizza le categorie di spesa

Classifica le spese e definisci cosa copre ogni categoria. Tuttavia, evita una granularità eccessiva. Troppe categorie rendono la reportistica inutilmente complessa.

2. Automatizza il tracciamento delle spese

Utilizza software di contabilità in cloud come QuickBooks, Xero o NetSuite per classificare e tracciare automaticamente le spese. Considera anche di investire in strumenti di automazione delle spese come Expensify, Brex o Ramp per permettere ai dipendenti di inviare le ricevute in formato digitale.

3. Definisci politiche chiare e rendicontazione spese 

Definisci le spese ammissibili, chiarisci cosa i dipendenti possono o non possono imputare come spesa e utilizza un modello standard di rendiconto spese. Richiedi ricevute per importi sopra una certa soglia ed istituisci flussi di approvazione delle spese. Ad esempio, puoi richiedere l’approvazione di un responsabile per il rimborso di rendiconti spese superiori a $500.

È inoltre importante definire quando bisogna registrare le spese e quando invece è troppo presto. Se le registri prima del necessario, rischi di distorcere il reddito netto e la salute finanziaria.

4. Riconcilia regolarmente i conti

Le riconciliazioni mensili per verificare che le spese registrate corrispondano agli estratti conto bancari e alle transazioni delle carte di credito sono un’ottima strategia per evitare problemi all’ultimo minuto su transazioni mancanti o dubbie.

5. Monitora le spese e definisci i budget 

Analizza le tendenze delle spese per capire dove viene spesa gran parte del denaro. Se i costi aumentano senza essere notati, revisioni regolari aiutano a intercettarle presto. Puoi anche controllare le spese stabilendo limiti di spesa per ciascun reparto e usando strumenti di analisi delle performance come l’analisi varianze di budget.

6. Pianifica deduzioni fiscali e conformità

Per massimizzare i vantaggi fiscali, conserva registrazioni dettagliate delle spese deducibili, come le tariffe di abbonamento a software aziendali e le spese di viaggio d’affari. Collabora con un commercialista per rimanere conforme alle normative IRS.

7. Rivedi e ottimizza i conti periodicamente

Consolida le categorie di spesa ridondanti per semplificare la rendicontazione finanziaria. Individua abbonamenti o servizi sottoutilizzati da poter eliminare e revisiona i trend di spesa storici per prendere decisioni di budget basate sui dati.

Strumenti per la gestione dei conti spese

La gestione delle spese può diventare troppo complessa da gestire manualmente con la crescita dell’attività. È qui che i software di gestione delle spese vengono in aiuto. I benefici degli strumenti di gestione delle spese sono l’automazione della maggior parte dei processi, la semplificazione dei report e la possibilità di prendere decisioni basate sui dati.

Se stai cercando una soluzione per la gestione delle spese, ecco alcune delle nostre scelte migliori:

Software e semplicità sono fondamentali

I conti spese possono trasformarsi in una rete complessa di transazioni. Il modo migliore per gestirli? Una semplice categorizzazione e software di gestione delle spese che semplificano le cose, eliminando il caos, gli errori e il lavoro manuale dal processo di gestione delle spese.

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