I 5 Migliori Sistemi di Gestione dei Pagamenti + Guida all’Acquisto
Ammettiamolo, la gestione dei pagamenti non è proprio l'aspetto più entusiasmante nella gestione di una startup.
Come CFO, devi dedicare parte delle tue giornate a monitorare i tassi di consumo del denaro, proiettare il flusso di cassa e cercare di trovare la soluzione di pagamento che faccia scalare il tuo business senza mandare tutto in tilt. Dopotutto, ben l'82% delle piccole imprese affronta problemi di flusso di cassa ad un certo punto, il che può portare al fallimento.
Qualsiasi azienda che voglia superare con successo i momenti difficili deve comprendere l'importanza di un sistema moderno di gestione dei pagamenti per ottimizzare le operazioni finanziarie, ridurre i costi e prepararsi alla scalabilità. Se ben implementato, può diventare la base per una crescita rapida ed efficiente. Ma con così tante opzioni disponibili, come scegliere la soluzione giusta per le esigenze uniche della tua azienda? In questo articolo, ti guiderò attraverso tutto quello che devi sapere per trovare un sistema di gestione dei pagamenti su misura per le priorità e i piani di crescita della tua società.
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Panoramica del Sistema di Gestione dei Pagamenti
Un Sistema di Gestione dei Pagamenti (PMS) è una piattaforma che si occupa delle transazioni monetarie di un'azienda, inclusi i costi, le erogazioni di denaro e altre questioni di gestione della liquidità. Consideralo come un hub centrale che non si occupa solo del pagamento delle fatture, ma aiuta anche a gestire l'intero ciclo di vita dei pagamenti, dall'inizio alla riconciliazione, rendendolo uno strumento indispensabile per aziende di qualsiasi dimensione.
Un PMS è solitamente basato su cloud e ti consente di ottimizzare i processi di pagamento: gestire le fatture, tracciare richieste e approvazioni, produrre report e automatizzare i pagamenti. Un buon PMS ti aiuterà ad aumentare la sicurezza dei pagamenti e a migliorare la visibilità e il controllo sui flussi di pagamento all'interno della tua azienda.
Caratteristiche Standard di un Sistema di Gestione dei Pagamenti
Quando scegli un sistema di gestione dei pagamenti, è fondamentale considerare le funzionalità che meglio si adattano alle esigenze della tua azienda. Alcune funzioni chiave da cercare includono:
Gestione delle Fatture
Un buon PMS dovrebbe occuparsi della gestione delle fatture, consentendoti di creare, modificare, inviare e tracciare facilmente le fatture dei clienti. Questo ti aiuterà a monitorare tutte le transazioni finanziarie relative alle vendite, assicurando che esista una registrazione di tutti i pagamenti dovuti e riscossi.
Elaborazione dei Pagamenti
Senza un'elaborazione efficiente dei pagamenti, le aziende potrebbero subire ritardi negli incassi o incorrere in problemi con transazioni rifiutate. Il sistema di gestione dei pagamenti ideale dovrebbe supportare molteplici metodi di pagamento, come carte di credito, bonifici bancari e portafogli digitali. È un grande vantaggio poter gestire più valute e integrare i gateway di pagamento più diffusi (questo è anche un vantaggio chiave delle app di pagamento mobile).
Non tutti i servizi di pagamento garantiscono transazioni di addebito senza intoppi. Trova un sistema che non solo gestisca efficacemente l'addebito, ma offra anche una panoramica sulla tua liquidità, così da mantenere sempre un flusso di cassa sano. L’ACH è inoltre fondamentale per gli addebiti e accrediti diretti tra banche. Assicurati che il sistema che stai valutando supporti le transazioni ACH sia per le operazioni a pagare che per quelle a ricevere. Oltre alle semplici transazioni, un sistema ottimale dovrebbe anche supportare il processo di approvvigionamento, offrendo strumenti che rendano acquisti ed elaborazione dei pagamenti semplici ed efficienti.
Registrazione e Tracciamento di Fatture e Transazioni
Vorrai un sistema in grado di registrare tutte le tue fatture, transazioni, ricevute e pagamenti in un unico luogo per una facile tracciabilità e rendicontazione. Cerca un PMS che offra una panoramica chiara della tua salute finanziaria e aggiornamenti in tempo reale sullo stato dei pagamenti, sincronizzazione automatica con i conti bancari e categorizzazione delle spese. Dovrebbe anche facilitare la ricerca e il recupero delle transazioni passate, con filtri per data, cliente, importo e altro.
Generazione delle Ricevute
Le ricevute fungono da prova delle transazioni: sono documentazione per fini fiscali per le aziende e certificato d’acquisto per i clienti. Cerca una piattaforma che generi e invii automaticamente ricevute professionali ai tuoi clienti dopo il pagamento. Risultano vantaggiose le opzioni per personalizzare i modelli di ricevuta, aggiungere il branding e inviarle tramite diversi canali (ad esempio, email, SMS). Questa funzione in particolare ti farà risparmiare molto tempo ed energie, offrendo allo stesso tempo una migliore esperienza al cliente.
Reportistica
Gli strumenti di reportistica e analisi sono indispensabili: avrai bisogno di informazioni dettagliate sul tuo flusso di cassa, i ricavi, le fatture in sospeso e le commissioni di transazione. La funzionalità di reportistica dovrebbe offrire una gamma di report predefiniti come bilanci di profitti e perdite, riepiloghi delle vendite e ripartizioni delle spese, oltre alla possibilità di personalizzare i report, impostare intervalli di date e visualizzare i dati tramite grafici o diagrammi.
Considerazioni per l'acquisto di un sistema di gestione pagamenti
Non dovresti affidarti solo a queste funzionalità standard, ma considerare anche alcuni fattori importanti nell'analisi dei sistemi, tra cui:
Esigenze aziendali
Per prima cosa devi individuare ciò che per te è imprescindibile, poiché sarà questo a determinare la soluzione software più adatta alle tue esigenze. Ad esempio, valuta i tipi di pagamenti che vuoi gestire, il volume delle transazioni e se è probabile che crescano significativamente nei prossimi anni. Alcuni sistemi sono più adatti a gestire volumi elevati di transazioni, mentre altri sono pensati per piccole imprese con volumi più contenuti. Prevedere la crescita dei volumi ti permette di scegliere un sistema in grado di crescere con te.
Costo
Il costo di questi sistemi può variare notevolmente a seconda delle funzionalità e del livello di supporto offerto. Alcuni prevedono una tariffa di abbonamento mensile, calcolata sul numero di transazioni gestite. Altri hanno piani tariffari a più livelli basati su caratteristiche e funzionalità. Alcuni fornitori propongono servizi base completamente gratuiti per iniziare. Rifletti sulle esigenze attuali e future per valutare il livello più adatto a te. Se sei una startup di piccole dimensioni, un'opzione gratuita o a basso costo potrebbe bastare nel breve termine. Crescendo, potrai sempre passare a un piano più avanzato.
Le commissioni sulle transazioni sono anch'esse comuni e solitamente si basano su una percentuale dell'importo complessivo più un importo fisso per ogni operazione. Confronta le commissioni dei vari fornitori per assicurarti che siano ragionevoli e concorrenziali. Alcuni potrebbero ridurre o azzerare le commissioni per organizzazioni non profit o per gestioni di volumi importanti.
Sicurezza e conformità
Una sicurezza robusta è fondamentale. Scegli un sistema con crittografia avanzata, autenticazione a più fattori e controlli di accesso basati sui ruoli. La crittografia rende i dati illeggibili a chi non è autorizzato. L'autenticazione a più fattori aggiunge un ulteriore livello di sicurezza all'accesso, spesso inviando un codice al tuo telefono o alla tua email. I controlli basati sui ruoli limitano l'accesso dei dipendenti solo ai dati e alle funzioni necessarie per svolgere il proprio lavoro.
Per la conformità, scegli un sistema che rispetti standard come PCI DSS per la gestione dei dati delle carte di credito e HIPAA se tratti informazioni sanitarie. Queste certificazioni dimostrano che il sistema rispetta norme stringenti in materia di sicurezza e privacy.
Copertura dei pagamenti globali
Per le aziende che operano a livello internazionale, è indispensabile un sistema che supporti metodi di pagamento e valute globali. Scegli un fornitore esperto nella gestione di pagamenti transfrontalieri e che offra connettività con reti di pagamento in tutto il mondo. Deve supportare le principali tipologie di pagamento per ogni regione, come SEPA per l'Europa, Faster Payments per il Regno Unito e i circuiti locali per l'area Asia-Pacifico.
Integrazione e compatibilità
È importante trovare un PMS che funzioni in modo perfetto con gli altri strumenti aziendali, come il tuo software di contabilità, CRM, ERP, piattaforma e-commerce e qualsiasi altro strumento fondamentale per le tue attività. In caso contrario, rischi di creare un insieme disorganizzato di flussi di lavoro con più problemi che benefici in termini di risparmio economico. Scegli soluzioni che sincronizzino facilmente i dati tra i sistemi, per evitare l’inserimento manuale e garantire la correttezza dei registri. Alcuni sistemi offrono integrazioni predefinite con le piattaforme più diffuse come QuickBooks, NetSuite e Shopify. Per altri strumenti, l’accesso tramite API può consentire di realizzare integrazioni personalizzate.
Assistenza clienti
Non sottovalutare il livello di supporto offerto da ciascun fornitore. Scegli un provider con una comprovata esperienza nella fornitura di un'assistenza clienti di alta qualità per aiutarti nell'implementazione, gestione e ottimizzazione del sistema di gestione dei pagamenti. Le opzioni possono includere supporto telefonico, email e chat oltre a risorse formative. Un supporto solido ti garantirà il massimo dal tuo investimento.
Redondanza e disponibilità
Per molte aziende tecnologiche, i pagamenti sono attività critiche. Scegli un sistema dotato di redondanza integrata, bilanciamento del carico e sistemi di failover per garantire la massima disponibilità. Dovrebbe offrire un tempo di disponibilità minimo del 99,9%, così da poter gestire pagamenti attivi 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni l’anno. L’ideale sarebbe disporre di più data center in diverse aree geografiche per aumentare la redondanza.
Prove gratuite
Alcuni fornitori offrono versioni di prova per un numero determinato di giorni, mentre altri mettono a disposizione un ambiente sandbox con dati fittizi così puoi sperimentare a tuo piacimento. L’obiettivo è testare lo strumento per prevedere come il sistema gestirà i flussi di lavoro e i casi d’uso unici della tua azienda. Fai attenzione: piccole seccature durante la prova possono trasformarsi in enormi fastidi dopo che hai preso un impegno con il sistema. Assicurati di fare un acquisto valido e adatto alla tua struttura.
Recensioni dei clienti
Quando valuti i sistemi di gestione dei pagamenti, non limitarti a quello che dice l’azienda produttrice: controlla l’opinione degli altri. Vedi cosa ne pensano davvero gli attuali clienti del sistema e del servizio. Cerca lodi o critiche ricorrenti nelle recensioni. Se un sistema ottiene moltissime recensioni negative che citano scarso servizio clienti, interfacce scomode o la mancanza di funzionalità chiave, è un forte segnale d’allarme. Al contrario, un mare di recensioni da quattro o cinque stelle che elogiano la facilità d’installazione, il supporto competente e strumenti che semplificano il lavoro sono ottimi segnali che hai trovato il software giusto.
I 5 migliori software per la gestione dei pagamenti
Se cerchi un’opzione affidabile, ecco 5 sistemi di gestione dei pagamenti (PMS) popolari che hanno attirato la mia attenzione:
Stripe
Nata nel 2011, Stripe è come il nuovo arrivato di tendenza, noto per le sue funzionalità premium per l’elaborazione dei pagamenti. Accetta oltre 135 valute globali, si integra perfettamente con piattaforme e-commerce come Drupal, WooCommerce e Magento, offre report completi e strumenti per la gestione degli abbonamenti, ed è conosciuto per la trasparenza dei prezzi.
Non sono previsti costi mensili perché tutte le commissioni vengono applicate sulle singole transazioni. Per le vendite online, addebita una commissione del 2,9% + 30 centesimi per transazione e del 2,7% + 5 centesimi per transazione per l’elaborazione di carte fisiche. Un costo aggiuntivo dell’1% si applica per transazioni internazionali e conversione di valuta.
Braintree
Braintree, una società del gruppo PayPal, è una soluzione di elaborazione pagamenti all’avanguardia che ha guadagnato un’ottima reputazione nel settore. Ecco alcune funzioni di rilievo:
- I costi di transazione sono pari al 2,59% + 49 centesimi per transazione
- Il software beneficia della vasta infrastruttura di PayPal
- Supporta pagamenti in oltre 130 valute
- Si integra con PayPal e Venmo
- Favorisce transazioni globali e verifiche anti-frode
Braintree è ideale per chi apprezza un processore di pagamenti semplice e usufruisce delle risorse di PayPal.
FreshBooks
FreshBooks è un software di contabilità pensato principalmente per freelance, lavoratori autonomi e piccole imprese. Il suo scopo è aiutare nell’organizzazione, nella gestione dei pagamenti e nell’invio delle fatture. Si può considerare un software di elaborazione pagamenti progettato per attività di piccole dimensioni, con piani a basso costo disponibili. I prezzi variano da $8.50/mese fino a $27.50/mese con ogni piano che offre una prova gratuita di 30 giorni.
Square
Square è una soluzione rinomata per l’elaborazione dei pagamenti e per il punto vendita (POS) dedicata ad aziende di ogni tipo, da startup a grandi realtà multi-sede. È particolarmente indicata per piccole imprese e startup, grazie alla politica tariffaria conveniente, pensata per adattarsi a redditi variabili. Gli utenti pagano solo una percentuale ridotta più una commissione fissa per ogni transazione.
Per le transazioni con carta in presenza (inclusi buoni regalo prepagati, principali carte di credito e portafogli digitali come Apple Pay), Square richiede una commissione del 2,6% + 10 centesimi. Se una carta viene inserita manualmente o usata in modalità virtuale, la commissione è del 3,5% + 15 centesimi per transazione. Per gli acquisti online e altre operazioni digitali, la commissione applicata è del 2,9% + 30 centesimi.
Tipalti
Tipalti è una soluzione cloud per l’automazione della gestione dei pagamenti ai fornitori che semplifica l’intero processo di fatturazione. È ideale per aziende in crescita con un’elevata mole di fatture, soprattutto se lavorano con fornitori internazionali. Ecco alcune funzionalità principali:
- La tariffa della piattaforma parte da $149 al mese
- Supporta pagamenti in 196 paesi con 120 valute disponibili
- Adatto ad aziende con numerosi fornitori, sia locali che internazionali
- Si integra con i più diffusi software di contabilità come QuickBooks, Sage e Xero
Alcuni ultimi consigli
La paura di fare la scelta sbagliata e rimanere bloccati in un contratto pluriennale con un partner poco ideale è reale. Come si fa a farvi fronte?
Segui l’istinto
Anche se specifiche tecniche, sicurezza e costi sono importanti, non sottovalutare il valore di una buona collaborazione. Se il team di un fornitore ti ha fatto una buona impressione e sembra sinceramente interessato al tuo successo, significa molto. Le persone e la compatibilità culturale contano.
Pensa a lungo termine
Un’interfaccia accattivante perde il suo fascino con il tempo, ma flessibilità, scalabilità e assistenza clienti sono qualità durature. Assicurati che qualsiasi sistema tu stia valutando possa crescere insieme alla tua azienda e offra le integrazioni di cui avrai bisogno nel futuro. Non vuoi trovarti a superare i limiti della soluzione dopo un solo anno e dover ricominciare tutto questo processo da capo.
Non lasciarti convincere solo dal prezzo
Un’offerta al ribasso vale poco se la soluzione non soddisfa realmente le tue esigenze. E un prezzo più alto non significa sempre qualità superiore. Valuta il costo totale di proprietà sull’intera durata del contratto, incluse le spese aggiuntive per l’assistenza, le transazioni e le funzionalità extra. Il costo iniziale più basso potrebbe diventare quello più oneroso a lungo termine.
Leggi le clausole scritte in piccolo
Lo so, leggere i contratti è emozionante quanto guardare la vernice che asciuga. Ma devi comprendere tutte le condizioni, i termini e gli impegni prima di firmare. Verifica che non ci siano commissioni nascoste o clausole restrittive che non si allineano ai tuoi obiettivi. Se qualcosa non ti torna, chiedi chiarimenti. Il tuo referente commerciale dovrebbe essere disponibile a spiegare qualsiasi tecnicismo legale poco chiaro.
Infine, quando i venditori iniziano a usare termini come "senza attriti", "potenziato" o "guidato dalla tecnologia"... ignorali per un attimo. Resta concentrato su ciò che conta davvero per la tua azienda e per i tuoi clienti.
Ed eccoci qui. Una breve guida su come orientarsi tra la moltitudine di sistemi di gestione dei pagamenti disponibili e trovare quello su misura per le tue esigenze.
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