Guida Semplice al Report delle Spese + Modelli per CFO del settore Tech
La creazione di un report spese richiede tempo che sarebbe meglio impiegare per lavorare su strategie, essere creativi o fare praticamente qualsiasi altra cosa. Ho messo insieme una guida ricca di risorse per creare un semplice report spese con modelli.
Ho coperto due modi per creare un report spese: utilizzando Excel o Google Sheets oppure utilizzando un software per report spese. In entrambi i casi non è necessario creare i report da zero: le soluzioni software offrono normalmente layout preimpostati e ho condiviso alcuni modelli da usare come punto di partenza se vuoi evitare il software.
L'approccio tradizionale alla rendicontazione delle spese
L'approccio tradizionale alla rendicontazione delle spese prevedeva la gestione delle ricevute e la compilazione dei moduli.
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I team trascorrono ore a documentare meticolosamente ogni pasto, corsa in taxi e quota di conferenza, solo per vedere tutto sprofondare in qualche buco nero burocratico.
Come se non bastasse, i documenti cartacei sono soggetti a errori, ammesso che vengano ricordati.
È facile capire come l'approccio tradizionale, sebbene animato da buone intenzioni, meriti di essere lasciato ai libri di storia.
Vantaggi della modernizzazione della rendicontazione delle spese
Le aziende moderne utilizzano software di gestione delle spese per creare e monitorare i report spese, perché:
1. Più efficiente
Inserire dati in un software è molto più facile che portare con sé le ricevute e inserire manualmente i dati nei registri cartacei.
Questa semplicità si traduce in efficienza, consentendo al tuo team di processare un volume significativamente maggiore di report spese in un determinato periodo di tempo.
2. Meglio per la trasparenza
Puoi configurare i permessi affinché chiunque abbia bisogno di accesso ai report spese possa averlo, garantendo trasparenza finanziaria e minimizzando la burocrazia.
Offre inoltre a te e al tuo team una visibilità completa sulle spese: la visibilità in ritardo è un grosso problema all’interno delle organizzazioni. Come spiega Adriana Carpenter, CFO di Emburse:
“Le aziende stanno avendo difficoltà ad ottenere visibilità sulle spese che i loro dipendenti stanno effettuando. Potrebbe passare un bel po' prima che [i team finanziari] vedano queste spese, ed è un problema.”
3. Modificabile in tempo reale
Questo è un vantaggio chiave del software di gestione delle spese: puoi visualizzare spese e stato di rimborso in tempo reale utilizzando un software di report spese, assicurandoti così di prendere sempre decisioni basate su informazioni aggiornate.
Questo ti offre visibilità in tempo reale sulla situazione finanziaria della tua azienda, evidenziando opportunità di risparmio quando puoi ancora intervenire. In più, avere queste informazioni in anticipo facilita molto il tuo processo di chiusura finanziaria quando arriva quel momento.
4. Vantaggi fiscali
Come sicuramente già sai, molte spese legate all’attività sono deducibili fiscalmente. Richiedere deduzioni per spese comuni, tra cui viaggi, pasti, intrattenimento e materiale per l’ufficio, può ridurre la tua imposta dovuta, a patto di avere i documenti giusti (come ricevute e fatture a supporto).
In alcune giurisdizioni, le aziende possono anche recuperare l’IVA. Ricorda, la precisione è più importante della velocità: una rendicontazione spese imprecisa o incompleta aumenta il rischio di controlli fiscali o problemi di conformità.
Caratteristiche chiave di un semplice report spese
Anche se la soluzione migliore è l’uso di un software, non è sempre possibile investirvi, soprattutto se sei una startup con risorse limitate o pochi dipendenti.
Se ora non sembra il momento giusto per acquistare un software di rendicontazione spese, un semplice modello creato con Microsoft Excel o Google Sheets va benissimo: non è perfetto, ma è comunque un metodo molto migliore della gestione cartacea delle spese.
Un semplice report spese è quasi sempre solo un elenco dettagliato delle spese con informazioni di base come il nome del dipendente e la data di invio del report. Potrebbe risultare troppo semplicistico.
Invece, concentrati sulla creazione di un report che sia semplice, ma che fornisca anche tutte le informazioni necessarie. Ecco tre caratteristiche chiave di un report spese che lo rendono semplice e utile:
Impostazione intenzionale
Crea una struttura ordinata e organizzata. Utilizza una formattazione e spaziatura coerenti per evitare confusione. Un layout pulito con campi chiaramente etichettati riduce la possibilità di mancare informazioni importanti.
Il Dettaglio Giusto
Fornisci solo i dettagli necessari: desideri tutte le informazioni rilevanti senza creare confusione.
La confusione rende il report opprimente, aumenta la probabilità di errori e rende l’approvazione più laboriosa. Ad esempio, dovresti aggiungere un campo per le spese "cibo" invece di chiedere ai dipendenti di elencare ogni pasto separatamente. Se la voce risulta insolitamente alta, è in quel momento che si verificano le ricevute allegate.
Linee Guida Chiare
Fornisci linee guida chiare, ma solo dove necessario. Ad esempio, se i tuoi dipendenti viaggiano spesso all’estero per lavoro, il report di spese di viaggio dovrebbe indicare quale tasso di cambio utilizzare per la conversione e ricordare di considerare eventuali costi di conversione della valuta.
Creazione di un Report di Spesa con il Software
Creare un report semplice è piuttosto facile con un software. Ecco una guida passo-passo per creare il tuo primo semplice report di spesa:
- Scegliere un software per la gestione delle spese: Il primo passo è... semplificati la vita scegliendo un buon software per la gestione delle spese. Ho descritto cosa valutare nella prossima sezione di questo articolo.
- Seleziona un modello: La struttura specifica del tuo report di spesa dipende dal software scelto. Le soluzioni con più opzioni di personalizzazione ti permetteranno di semplificare ulteriormente o aggiungere complessità al modello predefinito. Ad esempio, il modello predefinito di Expensify include tre campi (A, Da e Importo), ma puoi aggiungere campi personalizzati secondo le tue preferenze:
- Configura il software: Configura il software secondo le tue preferenze. Tutte le soluzioni offrono opzioni di configurazione, ma variano a seconda della loro complessità.
- Strumenti avanzati come SAP Concur consentono di configurare i flussi di approvazione in base alla gerarchia e alle politiche aziendali.
- Soluzioni semplici per principianti come Expensify offrono opzioni come la possibilità di inviare in automatico i report di spesa con la frequenza che preferisci:
Una volta configurato il sistema secondo le tue preferenze, puoi chiedere ai dipendenti di iniziare a utilizzarlo per inviare i report spese.
Valutazione degli Strumenti per la Gestione dei Report di Spesa
Prima di scendere nei dettagli, filtra l’elenco degli strumenti in base al tuo budget.
I migliori strumenti per i report di spesa offrono una vasta gamma di funzionalità, ma possono essere troppo costosi. D’altra parte, strumenti economici possono essere privi di funzionalità avanzate.
Quando hai ristretto le opzioni in base alla fascia di prezzo, il passo successivo è trovare uno strumento che offra il massimo valore. Per questo, è necessario confrontare le funzionalità degli strumenti che stai valutando. Ecco alcune funzionalità da cercare:
- App mobile: Un'app mobile consente ai dipendenti di scansionare e inviare ricevute non appena le ricevono. Questo riduce al minimo la possibilità di errori e garantisce che il dipendente non dimentichi di richiedere il rimborso per quella spesa.
- Importazione carta di credito: Ricevi gli estratti conto mensili di una carta di credito aziendale, ma devi comunque inserire tali informazioni nello strumento di rendicontazione delle spese. La possibilità di importare i dati delle transazioni dall’estratto conto elimina la necessità di inserimenti manuali e ripetitivi dei dati.
- Codifica GL: I codici del Libro Mastro Generale (GL) sono codici alfanumerici unici assegnati a tutti i conti del libro mastro. Assegnando i codici GL ai tipi di spesa, puoi fare in modo che il tuo software registri automaticamente le spese ai relativi conti del libro mastro, avviandoti nel processo di automazione della rendicontazione delle spese nel suo insieme.
- Tracciamento fiscale: Il tracciamento fiscale integrato aiuta a monitorare l’IVA e le spese deducibili fiscalmente, rendendo il periodo fiscale notevolmente meno stressante. Invece di controllare ogni ricevuta al momento della dichiarazione dei redditi, lascia che sia il software a tenere traccia di questi importi così potrai concentrarti su attività che richiedono l’intervento umano.
- Integrazioni: Le integrazioni aiutano a sincronizzare i dati tra i sistemi. Il tuo software di rendicontazione delle spese potrebbe aver bisogno di raccogliere dati da più fonti, come il tuo software di contabilità, e poi segnalare al sistema paghe di attivare i pagamenti automatici in base al rimborso totale calcolato per tutti i report di spesa approvati dei dipendenti.
Quasi tutte le soluzioni valide offrono queste funzionalità, ma dovresti anche cercare caratteristiche e capacità di cui la tua azienda ha bisogno.
Modelli gratuiti per report di spesa
Ci sono diversi modelli di report di spesa disponibili online, in modo da rendere molto più semplice passare da zero a uno. Prendi questi modelli e personalizzali in base alle tue esigenze. Ad esempio, puoi aggiungere un campo subtotale per ogni categoria di spesa oppure inserire una colonna separata per le imposte per renderne più semplice la tracciabilità.
Ecco alcuni dei migliori modelli, che tu gestisca un’azienda, ci lavori o sia autonomo:
- Modelli gratuiti di Smartsheet:
- Modelli gratuiti di Clockify:
- Modelli gratuiti di Coefficient:
- Modello report spese aziendali di Zoho
- Modello di report spese di HubSpot
Formazione del tuo team sulla rendicontazione delle spese
Formare efficacemente il tuo team su una gestione ottimale delle note spese semplifica di molto il processo. Ecco alcuni modi in cui puoi formare il tuo team nel tempo:
- Linee guida e politiche chiare: Inizia stabilendo linee guida e politiche chiare per la rendicontazione delle spese. Assicurati che tutti i dipendenti siano a conoscenza delle spese rimborsabili, dei documenti necessari per richiedere il rimborso, dei limiti di spesa e dei processi di approvazione.
- Offri sessioni di formazione: Forma i dipendenti affinché utilizzino efficacemente il software di rendicontazione delle spese. Istruiscili sull'importanza della documentazione accurata e del rispetto delle politiche aziendali. Dimostrazioni pratiche ed esercitazioni sono un ottimo modo per rafforzare l'apprendimento.
- Dai l'esempio: Fai da modello per i tuoi dipendenti rispettando le politiche di rendicontazione e dimostrando abitudini di spesa responsabili. I dipendenti sono più inclini a seguire l’esempio del loro leader rispetto alle semplici istruzioni.
- Feedback e supporto: Offri feedback e supporto mentre i dipendenti si adattano alla nuova politica di rendicontazione delle spese. Incoraggia le domande, fornisci indicazioni e affronta in modo proattivo le possibili difficoltà che potrebbero incontrare.
Rendicontazione delle spese, semplificata
Il software per la rendicontazione delle spese automatizza gran parte del processo di rendicontazione. Semplifica la gestione delle spese per i dipendenti, ti offre accesso in tempo reale ai dati sulle spese e minimizza il rischio di errore. Se non sei ancora pronto a investire in un software, Microsoft Excel o Google Sheets sono un buon punto di partenza.
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