Guida Semplice al Report delle Spese + Modelli per CFO Tecnologici
Creare un report spese richiede tempo — tempo che sarebbe meglio impiegare lavorando sulla strategia, esercitando la creatività o facendo praticamente qualsiasi altra cosa. Per questo motivo, ho realizzato una guida ricca di risorse per creare un report spese semplice, con tanto di modelli pronti all’uso.
Ho descritto due modi per creare un report spese:
- Utilizzando Excel o Google Sheets
- Utilizzando un software per report spese
In entrambi i casi non devi iniziare i report da zero—le soluzioni software in genere offrono layout integrati e in questo articolo trovi anche dei modelli da cui partire, se vuoi evitare la via del software.
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Detto ciò, addentriamoci nell’argomento.
Il metodo tradizionale per la gestione dei report spese
Il metodo tradizionale di gestione dei report spese prevedeva la raccolta di scontrini e la compilazione di moduli.
I team trascorrevano ore a documentare con precisione ogni pasto, corsa in taxi o quota conferenza, solo per poi vedere tutto scomparire in una sorta di buco nero burocratico.
Per non parlare del fatto che i documenti cartacei sono soggetti a errori, se non vengono addirittura dimenticati del tutto.
È facile capire come il metodo tradizionale, seppur ben intenzionato, meriti di essere lasciato nei libri di storia.
Vantaggi della modernizzazione della gestione dei report spese
Le aziende moderne utilizzano software di gestione delle spese per creare e monitorare i report spese, perché sono:
1. Più efficienti
Inserire dati in un software è molto più semplice che conservare scontrini e riportare manualmente le informazioni nei registri cartacei.
Questa semplicità si traduce in efficienza e permette al tuo team di processare un volume di report spese nettamente superiore nello stesso periodo di tempo.
2. Più trasparenti
Puoi impostare permessi affinché tutti coloro che necessitano di accedere ai report spese abbiano la possibilità di farlo, garantendo trasparenza finanziaria e riducendo la burocrazia.
Inoltre, tu e il tuo team avrete una visibilità completa sulle spese—una visibilità tardiva rappresenta un grosso problema per molte organizzazioni. Come spiega Adriana Carpenter, CFO di Emburse:
“Le aziende stanno riscontrando difficoltà nell’ottenere visibilità sulle spese effettuate dai dipendenti. Potrebbe passare parecchio tempo prima che i (team finanziari) vedano realmente quelle spese, e questo è un problema.”
3. Modificabili in tempo reale
Questa è una caratteristica chiave dei software di gestione delle spese: puoi visualizzare in tempo reale le spese e lo stato dei rimborsi, assicurandoti di prendere decisioni sempre basate su informazioni aggiornate.
Questo ti assicura una visibilità costante sulla situazione finanziaria dell’azienda, permettendo di individuare tempestivamente possibili risparmi. Inoltre, avere queste informazioni in anticipo semplifica molto il processo di chiusura di fine mese, quando arriva il momento.
4. Vantaggi fiscali
Come ben saprai, molte spese aziendali sono deducibili. Richiedere la detrazione per spese aziendali comuni, come viaggi, pasti, intrattenimento e materiali d’ufficio, può ridurre il carico fiscale, a patto di disporre dei giusti documenti (come scontrini e fatture come prova).
In alcune giurisdizioni, le aziende possono anche recuperare l’IVA su alcune spese. Ricorda: la precisione è più importante della velocità—una rendicontazione errata o incompleta aumenta il rischio di controlli fiscali e problemi di conformità.
Elementi chiave di un report spese semplice
Sebbene sia meglio usare un software, non sempre è possibile investire in una soluzione di questo tipo, soprattutto se si è una startup con risorse limitate o si hanno pochi dipendenti.
Se in questo momento non sembra opportuno investire in un software per la reportistica delle spese, un semplice modello fatto con Microsoft Excel o Google Sheets può andare bene: non sarà la perfezione, ma è comunque un metodo molto migliore rispetto ai registri cartacei.
Un report spese semplice è quasi sempre solo un elenco dettagliato delle spese con informazioni basilari come il nome del dipendente e la data di invio del report. Potrebbe sembrare troppo elementare.
Al contrario, punta a costruire un report che resti semplice ma fornisca tutte le informazioni necessarie. Ecco tre elementi chiave che rendono un report spese semplice e utile:
Layout studiato
Prepara un layout pulito e organizzato. Utilizza formattazione e spaziatura coerenti per evitare confusione. Un layout ordinato e campi ben etichettati riducono le possibilità che alcune informazioni vengano dimenticate.
Dettaglio Sufficiente
Aggiungi solo il dettaglio necessario—vuoi tutte le informazioni rilevanti senza aggiungere confusione.
La confusione rende il report troppo complesso alla vista, aumentando le probabilità di errori e rendendo l’approvazione più complessa. Ad esempio, dovresti aggiungere un campo per le spese "cibo" invece di chiedere ai dipendenti di elencare ogni pasto singolarmente. Se la voce sembra insolitamente alta, è quello il momento di controllare le ricevute allegate.
Linee Guida Chiare
Fornisci linee guida chiare, ma solo dove realmente necessarie. Ad esempio, se i tuoi dipendenti viaggiano spesso all’estero per lavoro, il modulo spese di viaggio dovrebbe indicare quale tasso di cambio utilizzare per la conversione e ricordare di considerare eventuali commissioni per il cambio valuta applicabili.
Creare Un Report Spese con un Software
Creare un report semplice è abbastanza facile con un software. Ecco una guida passo dopo passo per creare il tuo primo semplice report spese:
- Scegli un software per i report spese: Il primo passo è... semplificati la vita scegliendo un buon software per la rendicontazione delle spese. Ho spiegato cosa cercare nella prossima sezione di questo articolo.
- Seleziona un modello: Il layout specifico del tuo report spese dipende dal software scelto. Le soluzioni con maggiori opzioni di personalizzazione ti permetteranno di semplificare ulteriormente o aggiungere complessità al modello predefinito. Ad esempio, il modello predefinito di Expensify include tre campi (A, Da, Importo), ma puoi aggiungere campi personalizzati secondo le tue preferenze:
- Configura il software: Configura il software secondo le tue preferenze. Tutte le soluzioni offrono opzioni di configurazione, ma variano in base alla complessità della soluzione.
- Strumenti avanzati come SAP Concur ti consentono di configurare i flussi di approvazione in base alla gerarchia aziendale e alle politiche interne.
- Soluzioni adatte anche ai principianti come Expensify offrono opzioni come la possibilità di inviare automaticamente i report spese alla frequenza desiderata:
Una volta configurato il sistema secondo le tue preferenze, puoi chiedere ai dipendenti di iniziare a utilizzarlo per inoltrare i report spese.
Valutare gli Strumenti per la Rendicontazione delle Spese
Prima di addentrarti nei dettagli, filtra l’elenco degli strumenti in base al tuo budget.
I migliori strumenti per la rendicontazione delle spese offrono un’ampia gamma di funzionalità, ma potrebbero essere troppo onerosi. Al contrario, gli strumenti economici potrebbero non includere funzioni avanzate.
Dopo aver ristretto le opzioni in base alla fascia di prezzo, il passo successivo è trovare uno strumento che offra il maggior valore aggiunto. Per farlo, è necessario confrontare le caratteristiche degli strumenti che stai valutando. Ecco alcune funzionalità che dovresti cercare:
- App mobile: Un'app mobile consente ai dipendenti di scansionare e inviare le ricevute non appena le ricevono. Questo riduce al minimo la possibilità di errori e garantisce che il dipendente non dimentichi di richiedere il rimborso di quella spesa.
- Importazione carta di credito: Ricevi gli estratti conto mensili per una carta di credito aziendale, ma devi comunque inserire queste informazioni nel tuo strumento di rendicontazione delle spese. La possibilità di importare i dati delle transazioni dall’estratto conto elimina la necessità di eseguire noiose attività di inserimento dati.
- Codifica GL: I codici del libro mastro generale (GL) sono codici alfanumerici unici assegnati a tutti i conti del libro mastro. Associando i codici GL ai tipi di spese, il software può registrare automaticamente le spese nei relativi conti di libro mastro, avviando il processo di automazione dei report spese in modo completo.
- Tracciamento fiscale: Il tracciamento fiscale integrato aiuta a monitorare l’IVA e le spese deducibili, rendendo la stagione fiscale decisamente meno stressante. Invece di controllare ogni ricevuta durante il periodo delle tasse, lascia che il software tenga traccia di queste cifre, così puoi concentrarti su attività che richiedono intervento umano.
- Integrazioni: Le integrazioni aiutano a sincronizzare i dati tra sistemi diversi. Il software di rendicontazione delle spese può dover raccogliere dati da più fonti, come il tuo software contabile, per poi comunicare al sistema paghe l’importo totale dei rimborsi dovuti per tutte le note spese approvate.
La maggior parte delle soluzioni di buon livello offre queste funzionalità, ma dovresti anche cercare caratteristiche e capacità di cui la tua azienda ha bisogno.
Modelli Gratuiti per Report Spese
Esistono diversi modelli di report spese disponibili online per rendere il passaggio da zero a uno molto più semplice. Prendi questi modelli e adattali in base alle tue esigenze. Ad esempio, puoi aggiungere un campo per i subtotali di ogni categoria di spesa oppure una colonna separata per le tasse, così da tracciarle più facilmente.
Ecco alcuni tra i migliori, sia che tu gestisca un’azienda, che lavori in azienda o autonomamente:
- Modelli gratuiti di Smartsheet:
- Modelli gratuiti di Clockify:
- Modelli gratuiti di Coefficient:
- Modello report spese aziendali di Zoho
- Modello report spese di HubSpot
Formare il Team sulla Rendicontazione delle Spese
Formare in modo efficace il tuo team per la corretta rendicontazione delle spese rende il processo molto più semplice. Ecco alcuni modi in cui puoi istruire il team nel tempo:
- Linee guida e politiche chiare: Inizia stabilendo linee guida e politiche chiare per la rendicontazione delle spese. Assicurati che tutti i dipendenti siano a conoscenza delle spese rimborsabili, dei documenti necessari per richiedere il rimborso, dei limiti di spesa e dei processi di approvazione.
- Offri sessioni di formazione: Forma i dipendenti all'utilizzo efficace del tuo software di rendicontazione spese. Informali sull'importanza di una documentazione accurata e sulla conformità alle politiche aziendali. Dimostrazioni pratiche ed esercitazioni sono un ottimo modo per rafforzare l'apprendimento.
- Dai l'esempio: Dai il buon esempio ai tuoi dipendenti rispettando le politiche di rendicontazione e dimostrando abitudini di spesa responsabili. I dipendenti sono più propensi a seguire le orme del loro leader che le sole istruzioni.
- Feedback e supporto: Offri feedback e supporto mentre i dipendenti si orientano nella tua nuova politica di rendicontazione delle spese. Incoraggia domande, fornisci guida e affronta proattivamente le possibili difficoltà che potrebbero incontrare.
Rendicontazione delle Spese, Semplificata
Il software di rendicontazione delle spese automatizza gran parte del processo. Semplifica la rendicontazione per i dipendenti, ti offre accesso ai dati di spesa in tempo reale e riduce il rischio di errori. Se non sei pronto a investire in un software specifico, Microsoft Excel o Google Sheets sono un buon punto di partenza.
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