La Guida Completa alla Preparazione dei Bilanci
Ho conseguito una laurea universitaria per imparare come funzionano i bilanci e come questi numeri si combinano per fornirti un quadro finanziario completo. Dopotutto, la redazione dei bilanci richiede la conoscenza di concetti contabili come la contabilità in partita doppia, la contabilità per competenza e il ciclo contabile.
Ma c'è una buona notizia: non è necessario. Ti basta leggere questa guida di 15 minuti alla preparazione dei quattro bilanci indispensabili: conto economico, prospetto delle variazioni del patrimonio netto, stato patrimoniale e rendiconto finanziario.
Opzione B: Fatti aiutare dai Robot
Se l’idea di iniziare il processo di preparazione dei bilanci ti mette ansia, non preoccuparti — esistono ottimi strumenti di reportistica finanziaria che ti possono aiutare. Così, quei 15 minuti potrai dedicarli alla crescita della tua attività.
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Panoramica dei Bilanci
I bilanci sono l'equivalente, nel mondo degli affari, di un check-up medico. Forniscono una panoramica della situazione finanziaria di un'organizzazione, inclusi redditività, flusso di cassa e valore complessivo.
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Esistono quattro tipi di bilanci, ognuno con uno scopo specifico. Insieme, aiutano a delineare il quadro del tuo risultato contabile:
- Conto economico: Un conto economico riassume le prestazioni finanziarie della tua azienda, mostrando ricavi, costi (comprese le imposte) e utile in un determinato periodo contabile.
- Prospetto delle variazioni del patrimonio netto: Il prospetto delle variazioni del patrimonio netto (SOCE) — noto anche come prospetto degli utili non distribuiti o prospetto del patrimonio dei soci — illustra come il patrimonio netto sia cambiato nel tempo. Il patrimonio netto può variare per diverse ragioni, come apporti o prelievi di capitale e distribuzione di dividendi.
- Stato patrimoniale: Lo stato patrimoniale mostra ciò che l’azienda possiede (attività), ciò che deve (passività) e la quota detenuta dagli azionisti (patrimonio netto). È una fotografia della situazione finanziaria dell’azienda in un dato giorno.
- Rendiconto finanziario: Il rendiconto finanziario riepiloga l’entrata e l’uscita di denaro. Questo documento è fondamentale soprattutto per le startup, perché molte falliscono per incapacità di gestire efficacemente i flussi di cassa. Anche se sei redditizio, potresti rimanere senza liquidità — l’utile generato in un anno non equivale affatto al cash generato nello stesso periodo.
Questi documenti forniscono importanti informazioni sulla situazione finanziaria di un’azienda agli stakeholder come investitori, creditori e dipendenti.
Perché i Bilanci Sono Importanti?
I bilanci forniscono una panoramica standardizzata delle prestazioni finanziarie della tua azienda, della struttura del capitale e del flusso di cassa. Gli stakeholder hanno bisogno di queste informazioni per:
- Prendere decisioni consapevoli: I dati finanziari contenuti nei bilanci possono guidare le decisioni strategiche. Ad esempio, il conto economico mostra la crescita dei ricavi e il reddito operativo — due elementi chiave per valutare se conviene interrompere una linea di prodotto.
- Raccogliere capitali: Quando si raccolgono nuovi capitali o debito, finanziatori e investitori valuteranno la struttura del capitale, la redditività e altri dettagli presenti nei bilanci.
- Analisi comparativa: I bilanci aiutano a confrontare le performance della tua azienda con i parametri di settore, ad esempio come si colloca il tuo margine lordo rispetto ai concorrenti.
- Conformità: Per alcune aziende, come le società quotate o le private con debito pubblico, la presentazione dei bilanci agli enti regolatori come la SEC è obbligatoria.
Preparare i Bilanci
Quando prepari i bilanci, hai due opzioni:
- Usa un software di contabilità per gestire il processo. Questi sistemi aggiornano automaticamente i rendiconti finanziari in tempo reale quando registri le transazioni, rendendo la preparazione più semplice.
- Prepara manualmente i tuoi rendiconti. Spiegherò come farlo nella prossima sezione.
Le grandi aziende preparano i rendiconti finanziari seguendo i principi contabili generalmente accettati (GAAP) e gli standard internazionali di rendicontazione finanziaria (IFRS).
Nonostante le differenze tra GAAP e IFRS, la finalità di ciascun rendiconto finanziario rimane la stessa.
Passaggio 1: Prepara una bilancia di verifica
Una bilancia di verifica è un riepilogo dei conti aperti nei tuoi registri. Ecco come prepararla:
1. Registrare le transazioni
La registrazione delle transazioni è il punto di partenza per la preparazione dei rendiconti finanziari. Ogni operazione, incluse vendite, acquisti e resi, influisce sui tuoi rendiconti finanziari.
In passato le transazioni venivano registrate su un giornale contabile. Tuttavia, con l’uso di software di contabilità basta inserire i dati della transazione nel sistema e il resto viene gestito automaticamente.
2. Riportare le scritture contabili nei sotto-libri contabili
Successivamente, riporta le scritture contabili nei sotto-libri contabili, che registrano i dettagli e offrono più contesto rispetto al libro mastro generale. Le transazioni di vendita vanno nel libro delle vendite, le vendite a credito nel libro crediti verso clienti, e così via.
I sotto-libri contabili vengono aggregati in cinque categorie del libro mastro generale: ricavi, costi, attività, passività e patrimonio netto.
3. Scritture di assestamento
Prima di chiudere i conti, potrebbe essere necessario registrare scritture di assestamento. Esse riguardano ricavi o costi non ancora riconosciuti per il periodo. Ecco un esempio.
Supponiamo che la tua azienda abbia prestato $20.000 alla società di un amico, ABC Corp., il 1° dicembre 2023. Secondo l’accordo, gli interessi sono dovuti ogni 12 mesi a un tasso annuo del 4%.
Il 31 dicembre 2023 hai preparato i rendiconti finanziari. Hai registrato il prestito di $20.000 come un’attività per la tua società, ma che dire degli interessi di dicembre non ancora incassati di $66,67 [($20.000 x 4%) / 12]?
Gli interessi devono essere rilevati tramite una scrittura di assestamento:
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| ABC Corp. interessi da ricevere C/A (attività corrente) | $66,67 | - |
| Ricavi da interessi C/A | - | $66,67 |
4. Bilancia di verifica rettificata
Una bilancia di verifica verifica l’accuratezza aritmetica dei conti ma non individua altri errori come importi registrati nel conto sbagliato. È qui che la reportistica dettagliata delle variazioni diventa essenziale.
Nella contabilità a partita doppia, tutti i movimenti in Dare hanno corrispondenti movimenti in Avere dello stesso importo. La bilancia di verifica controlla che siano uguali; se i totali non coincidono, verifica se ci sono errori di calcolo.
Per creare una bilancia di verifica, elenca e somma tutti i saldi dei conti nei tuoi registri. (Il software di contabilità può farlo in automatico.)
Passaggio 2: Prepara il conto economico
Analizziamo i rendiconti finanziari di Amazon per contestualizzare, iniziando dal conto economico.
Quando si preparano manualmente i rendiconti finanziari, si parte dal conto economico. Con un sistema contabile, la sequenza non ha importanza.
Perché? L’utile netto alla fine del conto economico viene aggiunto agli utili trattenuti, necessari per completare il prospetto delle variazioni del patrimonio netto. Il dato sul patrimonio netto serve per preparare lo stato patrimoniale.
Farli fuori ordine comporterà lavoro ripetuto.
1. Inizia dai Ricavi
Somma tutte le vendite nette del periodo. Non includere altri tipi di entrate come affitti o interessi: quelli non sono ricavi. Se possiedi più aziende, assicurati di consolidare prima i tuoi dati finanziari.
2. Sottrai i Costi
Una volta aggiunti i ricavi alla riga superiore:
- Per calcolare il margine lordo, sottrai il costo del venduto (o costo delle merci vendute) dai ricavi.
- Per calcolare il risultato operativo, sottrai le spese di vendita, generali e amministrative (o costi operativi) dal margine lordo.
- Per calcolare il reddito prima delle tasse, aggiungi i ricavi non operativi (come interessi e utili su strumenti finanziari) e sottrai le perdite non operative.
- Per calcolare l’utile netto, sottrai le imposte sul reddito.
Fase 3: Prepara il Prospetto delle Variazioni del Patrimonio Netto
Il tuo SOCE inizia con il saldo di apertura del patrimonio netto degli azionisti (totale azioni ordinarie e privilegiate) dall’inizio del periodo (cioè, il SOCE dell’anno precedente).
A partire da qui, apporta i seguenti aggiustamenti:
1. Aggiungi Utili Trattenuti
Gli utili trattenuti sono la parte dell’utile netto non distribuita come dividendi.
Per calcolare gli utili trattenuti:
- Sottrai i dividendi distribuiti (addebitali al conto utili trattenuti).
- Aggiungi l’utile netto agli utili trattenuti (accredita l’utile netto o addebita la perdita netta).
Una volta ottenuto il saldo finale degli utili trattenuti, aggiungilo al saldo di apertura del patrimonio netto degli azionisti.
2. Aggiungi/Sottrai Altri Utili/Perdite Complessivi
Gli altri utili complessivi si riferiscono a utili e perdite non realizzati che non compaiono nel conto economico.
Se l’azienda rivaluta un’attività e questa vale meno, è una perdita per l’azienda. Tuttavia, la perdita è realizzata solo quando quel bene viene venduto.
Voci come aggiustamenti di conversione valutaria e variazioni nelle passività pensionistiche vengono incluse qui.
3. Registra le Variazioni di Capitale
Se l’azienda emette nuove azioni, aggiungile qui. Se riacquista azioni, sottrai.
4. Calcola il Saldo Finale
Calcola il saldo finale del patrimonio netto degli azionisti e riportalo nello stato patrimoniale.
Fase 4: Prepara lo Stato Patrimoniale
Ho buone notizie.
Non devi calcolare la maggior parte delle voci dello stato patrimoniale. Questo prospetto elenca i saldi dei tuoi conti, che avresti già calcolato prima di preparare la bilancia di verifica.
1. Attività
Le attività compaiono sul lato sinistro dello stato patrimoniale. Qui appaiono i saldi dei conti delle attività immobilizzate come terreni, dei conti correnti come la cassa e dei conti immateriali come l'avviamento.
2. Passività
Le passività sono somme che l’azienda deve a terzi. Qui troviamo i saldi delle passività correnti come i debiti verso fornitori e delle passività a lungo termine come le obbligazioni.
3. Patrimonio Netto (Valore Netto Aziendale)
Il patrimonio netto rappresenta il denaro che appartiene agli azionisti ordinari (proprietari dell’azienda) e agli azionisti di risparmio.
Ecco un modo più intuitivo per vederlo: il patrimonio netto è la differenza tra le attività (ciò che l’azienda possiede) e le passività (ciò che deve).
Questa sezione include la voce di patrimonio tratta dal prospetto delle variazioni di patrimonio netto.
Passo 5: Prepara il Rendiconto Finanziario
Il flusso di cassa rivela le fonti e gli utilizzi della liquidità dell’azienda. Mantenere un saldo sano — sufficiente ma non eccessivo — è fondamentale per la sopravvivenza.
Molte startup lottano per non rimanere a corto di liquidità. Monitorare il rendiconto finanziario aiuta a prevedere i problemi e prepararsi prima che peggiorino.
La preparazione del rendiconto finanziario dipende dal fatto che si utilizzi il metodo diretto o indiretto.
Entrambi i tipi di rendiconto finanziario comprendono tre categorie, che spiegherò di seguito. Sommando i flussi in entrata e uscita di queste categorie si ottiene il flusso netto di cassa (positivo o negativo) durante il periodo di riferimento.
1. Flusso di Cassa da Attività Operative
Il flusso di cassa da attività operative rappresenta la somma tra le entrate ed uscite di cassa derivanti da attività come l’incasso dai clienti, il pagamento ai fornitori e le imposte pagate.
Nel metodo indiretto di preparazione del rendiconto finanziario figurano qui anche componenti non monetarie come ammortamenti e svalutazioni.
2. Flusso di Cassa da Attività di Investimento
Il flusso di cassa da attività di investimento include denaro ricevuto dalla vendita di titoli e denaro speso per acquistare nuovi asset come terreni e attrezzature.
Se si utilizza il metodo indiretto, in questa sezione compaiono voci aggiuntive. Devi sottrarre le plusvalenze da cessioni di beni e aggiungere le minusvalenze.
3. Flusso di Cassa da Attività di Finanziamento
Questa sezione comprende attività come la raccolta di nuovo capitale, il rimborso di debiti e il pagamento di dividendi.
Se utilizzi il metodo indiretto, sottrai gli utili finanziari (come interessi ricevuti) e aggiungi nuovamente le spese finanziarie o le perdite (come interessi pagati).
In Sintesi
Comprendere queste informazioni può risultare impegnativo senza una base di contabilità, quindi ecco un riepilogo:
- Il conto economico mostra se la tua azienda è redditizia e aiuta a scegliere se modificare i prezzi, la struttura dei costi o interrompere una linea di prodotto.
- Il prospetto delle variazioni di patrimonio netto informa gli interessati sui cambiamenti proprietari avvenuti nel periodo e sugli eventuali pagamenti agli azionisti.
- Lo stato patrimoniale sintetizza la tua situazione finanziaria. Se hai troppi debiti in un settore con margini di profitto in calo e bassa crescita, col tempo l’azienda potrebbe perdere la capacità di far fronte ai debiti.
- Infine, il rendiconto finanziario mostra quanto efficacemente generi e utilizzi la liquidità. Se la tua azienda non genera abbastanza cassa, come pagherai stipendi, rate dei debiti o fornitori?
Comprendi cosa rivela ciascun prospetto e da dove provengono i dati. Il software di contabilità automatizza compiti come la redazione del bilancio di verifica, il calcolo dell’utile netto e la compilazione del rendiconto finanziario.
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