Uten de riktige verktøyene for å effektivisere arbeidsflyten for regnskapet kan økonomifunksjonen lett bli en ugjennomtrengelig svart boks i organisasjonen din, noe som fører til forsinkelser, feil og uforutsette utgifter som alle kunne ha vært unngått.
Lurer du på om det er riktig tidspunkt å investere i regnskapsprogramvare? Her er de viktigste fordelene med regnskapsprogramvare, slik at du kan ta en avgjørelse.
Hvorfor skaffe regnskapsprogramvare?
Det finnes mange grunner til at du bør skaffe regnskapsprogramvare. Men hvis du måtte velge bare én, koker det ned til dette – åpenhet.
Uten et revisjonsspor som viser hvor økonomidataene dine kommer fra, hvem som er ansvarlig for endringer, og hvordan alt henger sammen og danner det store bildet, vet du aldri hvilke tall du kan stole på.
Selv om du kanskje tror at Excel-arkene dine sparer deg penger, er de i virkeligheten:
- Utsatt for menneskelige feil som kan føre til kostbare feil og unøyaktig rapportering
- Tidkrevende å vedlikeholde etter hvert som virksomheten vokser og transaksjonsvolumet øker
- Uten gode samarbeidsfunksjoner, noe som gjør det vanskelig for økonomiteam å jobbe sammen
- Ikke sikre, ettersom regneark enkelt kan deles med hvem som helst uten tilgangskontroller
- Mangler funksjoner som automatisert avstemming, utgiftssporing og økonomirapportering
I stedet for å kopiere og lime inn data fra regneark til regneark, har du all transaksjonsinformasjonen din samlet på ett sted. Du kan enkelt se hva som er brukt, eller hva som har kommet inn i virksomheten, og du vet alltid hvor du finner denne informasjonen.
Greit, men trenger du det?
Teknisk sett, nei. Akkurat som du ikke trenger en snekker til det slitte gulvbordet. Alt du egentlig trenger, er et skarpt blad og litt lim.
Men når alt kommer til alt, etter femten minutter, et ødelagt gulvbord og noen fliser, ville det kanskje vært enklere å bare ringe en?
Regnskapsprogramvare er mye mer enn et knutepunkt for visning av økonomidata. Det er også en automatiseringsplattform, et rapporteringsverktøy og en vaktbikkje som sørger for at skattereglene overholdes. Her er noen av de mest betydningsfulle fordelene med regnskapsprogramvare, hentet fra praktiske eksempler fra ulike teknologistartups innen B2B og B2C:
1. Økonomisk oversikt i sanntid
I stedet for å basere deg på datasiloer i flere regneark, integreres skybaserte regnskapsløsninger med banker, betalingsformidlere og forretningsapper for å gi en alltid oppdatert oversikt over virksomhetens kontantstrøm, inntekter og utgifter. Dette er en av kjernefunksjonene i moderne regnskapsprogramvare som kan hjelpe ikke bare store virksomheter, men også små og mellomstore bedrifter, startups og ideelle organisasjoner.
Under nedstengningen i Storbritannia trengte økonomiledere i ulike selskaper hjelp til å holde tritt med landets komplekse permitteringsordning. Pamela Phillips forklarer hvordan integreringen med Xero hjalp kundene hennes med å håndtere kontantstrømproblemer i denne perioden:
Hver gang myndighetene lanserte et nytt initiativ, måtte vi være raske på avtrekkeren, tolke hva det betydde for kundene og kommunisere hva som skjedde, samt hvordan vi kunne hjelpe dem med å få tilgang til det.
Med Xero er kundenes tall alltid oppdaterte. I det pandemien inntraff, kunne vi se på kundenes kontoer og finne ut om de hadde problemer med kontantstrømmen.
Have an account? Log In
2. Automatiserte dataregistreringsprosesser
Manuell dataregistrering er tidkrevende, utsatt for feil og hindrer vekst. Regnskapsplattformer bruker verktøy som AI og optisk tegngjenkjenning (OCR) for å forstå dokumenter raskt og nøyaktig.
Stack Overflow, nettmiljøet for utviklere, har brukt Tipalti til økonomiautomatisering siden 2019.
Siden implementeringen har Stack Overflow brukt Tipaltis løsninger for flere enheter og valutaer til å automatisere 90 % av økonomiprosessene sine, med detaljerte revisjonsspor som holder oversikt over hver endring uten manuelt arbeid.
Hvorfor er dette viktig? Ifølge Quickbooks bruker den gjennomsnittlige eieren av en liten bedrift over ti timer hver uke på manuell registrering av regnskapsdata. Alt dette kunne vært enkelt automatisert, noe som ville spart en bedrift minst $15,000/år. Dette er også en viktig fordel med regnskapsprogramvare for frilansere.
3. Sømløs integrasjon på tvers av funksjoner
Gartner fant at 39 % av virksomhetsledere anser integrasjoner med eksisterende programvare som den viktigste faktoren når de velger en ny programvareleverandør.
Dette gjelder særlig regnskapsoppgaver. Ved å koble økonomidata med driftsdata fra CRM-systemet, lagerstyringen, ERP, lønnssystemet og andre verktøy kan du få et komplett bilde av de økonomiske resultatene på tvers av virksomhetsområder.
Quickbooks har for eksempel lenge blitt ansett som gullstandarden for integrasjon blant regnskapsplattformer. Akkurat nå har det et bibliotek med mer enn 750 integrasjoner fra tredjeparter og et åpent API for datautveksling i flere retninger.
Før vi fikk TSheets, ble all planlegging gjort i et regneark, noe som førte til mange feil. Nå kan vi se hvor mange timer hver tekniker jobbet, og på hvilken jobb.
For å sette dette i perspektiv heter integrasjonen han viser til, TSheets, nå Quickbooks Time, og den gjør det mulig for driftsansvarlige å holde oversikt over de ansattes arbeidsplaner og gjøre justeringer i sanntid.
4. Revisjonsspor og samsvarsadministrasjon
I stedet for å stole på manuell dokumentasjon som er utsatt for feil, registrerer revisjonsspor uten anstrengelser hvem som gjorde hva, når og hvor i forbindelse med økonomiske aktiviteter. Ved å loggføre hver transaksjon, brukerhandling og systemhendelse gir de et økonomisk register som kan brukes til å dokumentere samsvar med lover som GAAP, SOX og GDPR.
Ved å opprette detaljerte revisjonsspor som sikrer tydelig ansvarlighet både i og utenfor organisasjonen, finnes det flere måter programvareløsninger kan hjelpe deg med å overholde regelverk som GAAP og SOX. Her er noen eksempler:
- Dokumentere at inntektsføringen ble håndtert korrekt i henhold til ASC 606.
- Validere at kostnader ble registrert i riktig periode.
- Vise at riktige avskrivningsplaner ble fulgt for anleggsmidler.
- Bekrefte at periodiseringer og estimater ble beregnet i henhold til GAAP-reglene.
I 2019 ila SEC en bot på 16 millioner dollar på Hertz for unøyaktig rapportering som ikke var i samsvar med GAAP-standardene. Tilsvarende ble Monsanto ilagt en bot på 80 millioner dollar i 2016 for ikke å kunne gjenspeile kostnadene ved rabatter i samsvar med GAAP-reglene. Manglende etterlevelse kan bli kostbart for selskaper, og det å ha en elektronisk oversikt over de finansielle transaksjonene kan spare teamet ditt for mye hodebry.
5. Konsolidering av flere enheter
Konsolidering av flere enheter er prosessen med å slå sammen finansregnskapene til flere forretningsenheter, datterselskaper eller juridiske enheter til ett samlet finansregnskap for morselskapet.
Dette er avgjørende for å gi interessenter som investorer, långivere og tilsynsmyndigheter et helhetlig og nøyaktig bilde av organisasjonens samlede økonomiske helse og resultater.
Det kan imidlertid være svært komplekst og tidkrevende å konsolidere finansdata på tvers av enheter med ulike kontoplaner, regnskapssystemer og rapporteringsperioder. Regnskapsprogramvare for flere enheter automatiserer og effektiviserer denne prosessen på flere viktige måter:
- Samler automatisk inn og standardiserer finansdata fra ulike systemer
- Håndterer valutakonverteringer og eliminerer konserninterne transaksjoner
- Tilbyr forhåndsbygde konsolideringsmaler i samsvar med regnskapsstandarder
- Tilbyr revisjonsspor og kontroller for å sikre nøyaktighet og etterlevelse
- Muliggjør konsolidert rapportering i sanntid og detaljert analyse
NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central og Tipalti er alle eksempler på gode regnskapsløsninger som kan konsolidere finansdata på tvers av flere datterselskaper. De tilbyr både avanserte og grunnleggende funksjoner, som delte kontoplaner, transaksjoner mellom enheter, automatisert konsolidering i flere valutaer og mer.
6. Dimensjonsbasert rapportering av finansdata
Dimensjonsbasert rapportering gjør det mulig for oppstartsbedrifter å analysere finansdata fra flere perspektiver, noe som gir dypere innsikt og legger til rette for bedre beslutninger. Ved å merke transaksjoner med relevante dimensjoner som kunde, produkt, sted eller prosjekt kan økonomiteam enkelt segmentere og analysere data for å avdekke trender og muligheter. Dette er også svært nyttig ved utarbeidelse av budsjetter og hovedbøker.
En SaaS-oppstartsbedrift kan for eksempel bruke dimensjonsbasert rapportering til å sammenligne nøkkeltall som kundeanskaffelseskostnad (CAC) og kundens livstidsverdi (LTV) på tvers av ulike kundesegmenter, geografiske områder eller produktlinjer.
På samme måte kan olje- og gasselskaper analysere lønnsomheten på tvers av ulike brønner, regioner eller utvinningsmetoder. Denne detaljerte oversikten gjør det lettere å identifisere hvilke områder det er mest lønnsomt å prioritere vekstinnsatsen mot.
The Irish Times Group begynte å samarbeide med AccountsIQ for å effektivisere den økonomiske rapporteringen kort tid etter at selskapet kjøpte opp The Examiner Group i 2018. Det hadde blitt en utfordring å håndtere ulike systemer på tvers av de to medievirksomhetene, men regnskapsføring for flere enheter bidro til å samle alle finansielle transaksjoner på ett sted.
En av fordelene ved å samle en konserngruppe er å skape synergier i kostnadsbasen når vi endrer måten vi arbeider på fra dag til dag. Systemautomatisering er den virkelige gevinsten, og AccountsIQ gjør det mulig for oss å nå disse operasjonelle målene.
7. Effektivisert innkjøp-til-betaling-prosess
Regnskapsplattformer med funksjonalitet for innkjøp til betaling automatiserer hele prosessen fra innkjøpsrekvisisjon til betaling av leverandøren. Automatisert treveis matching av innkjøpsordrer, varemottak og fakturaer sikrer at bestillingene er korrekt oppfylt før betalingen gjennomføres.
For eksempel hjalp Tipaltis løsning for leverandørgjeld det digitale medieselskapet Tapjoy med å redusere betalingsarbeidsmengden med 50 %.
8. Reduserte kostnader for IT-maskinvare
Skybasert regnskapsprogramvare eliminerer behovet for lokale servere og reduserer kostnadene for maskinvareinfrastruktur og vedlikehold med millioner av dollar. Når leverandøren håndterer automatiske programvareoppdateringer og sikkerhetskopier, kan økonomiteamene fokusere på kjerneoppgaver i stedet for teknologistyring.
9. Bedre samarbeid for eksterne team
Skybasert regnskapsføring muliggjør samarbeid i sanntid for distribuerte økonomiteam. Virksomheter med flere enheter kan også standardisere prosesser på tvers av lokasjoner, samtidig som de beholder fleksibiliteten.
Alt dette gjøres uten at det går på bekostning av organisasjonens sikkerhet, takket være detaljerte revisjonsspor som holder ledere ansvarlige for handlingene sine.
10. Raskere månedsavslutning
Med god regnskapsprogramvare går månedsavslutningen raskere takket være kontinuerlig finansiell konsolidering og automatisert bankavstemming. Ramp klarte for eksempel å redusere tiden det tok å gjennomføre sin månedsavslutning med hele 5 dager ved å gå over til Netsuite, noe som gjorde det mulig å investere mer i økonomiautomatisering for teamet deres.
More Articles
11. Katastrofegjenoppretting for sensitive data
Med automatiske sikkerhetskopier, strenge tilgangskontroller og overvåking døgnet rundt beskytter skybasert regnskapsprogramvare økonomiske data mot tap eller tyveri. Plattformer som Oracle NetSuite og Workday har robuste tiltak for katastrofegjenoppretting som minimerer nedetid, noe som kan være svært verdifullt for større selskaper.
12. Nøyaktig kontantstrømprognostisering
For å avslutte gjennomgangen av de viktigste fordelene med regnskapsprogramvare, la oss se på avansert analyse. Regnskapsverktøy for virksomheter bruker sanntidsdata, budsjetter og tidsplaner til å beregne inn- og utbetalinger, slik at du alltid er forberedt. Dette er også en viktig fordel med regnskapsprogramvare for oppstartsbedrifter.
Visuelle oversikter, tilpassbare rapporter og sanntidsvarsler gir innsikt i kontantbeholdningen og bidrar til å identifisere mulige underskudd før de påvirker virksomheten.
Klar til å velge system?
Analytikerteamet til The CFO Club har brukt hundrevis, ja, tusener av timer på å analysere regnskapsprogramvare. Dette er verktøyene som kom best ut:
- 8. Reckon One
Hvis du trenger mer hjelp til å velge den typen regnskapsprogramvare som passer best for deg, trenger du ikke bekymre deg — jeg har noe for det også.
Abonner for flere fordeler og innsikter om regnskapsprogramvare
Som en lyssky informant i en mørk bakgate en gang sa til en respektabel journalist som hadde havnet langt over hodet: «Bare ... følg pengene.» Enten du avslører politisk korrupsjon eller bare prøver å opprettholde god ansvarlighet i din egen organisasjon, er det i din egen interesse å gjøre det enkelt å følge pengene.
... merkelig parallell? Kanskje jeg har sett for mange krimserier.
Uansett.
Er du klar til å gå fra feilutsatte regneark til moderne regnskapsprogramvare? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt om fordelene med regnskapsprogramvare, fra økonomiledere som former teknologibransjen.
