Desde soluções baseadas na nuvem a soluções locais, híbridas e específicas para cada setor, existem inúmeros tipos de sistemas ERP disponíveis. Com tantas opções, não é invulgar sentir-se perdido.
Enquanto especialista em software digital, testei, analisei e utilizei vários tipos e soluções de software ERP diferentes. Uma coisa que aprendi é que o melhor ponto de partida é conhecer os diferentes modelos, perceber o que fazem e como podem beneficiar a sua empresa.
A partir daí... bem, basta tomar uma decisão. Por isso, vamos começar a encontrar o tipo certo de sistema ERP para a sua empresa.
O que é um sistema ERP?
Um sistema de planeamento de recursos empresariais (ERP) é uma forma de software de gestão empresarial que pode ajudar a simplificar processos, facilitar a comunicação, aumentar a produtividade e muito mais.
Os sistemas ERP funcionam como uma solução única composta por aplicações integradas e centralizadas. Incluem tudo aquilo de que os departamentos da sua empresa necessitam para executar, gerir e automatizar processos.
Embora toda a sua empresa possa beneficiar da implementação de um destes sistemas, os departamentos que obterão mais benefícios com a implementação de um ERP incluem:
- Contabilidade e Finanças
- Recursos Humanos
- Vendas
- Apoio ao Cliente
- Controlo de Inventário
Com um sistema ERP abrangente, pode eliminar software isolado, como o seu sistema autónomo de gestão da relação com os clientes (CRM), sistema de gestão financeira ou sistema de gestão de inventário.
Todos estes sistemas estão incluídos no ERP — mas com a vantagem adicional de estarem ligados e centralizados numa única plataforma.
Author's Tip
Se quiser aprofundar, pode consultar o meu artigo abrangente \u003ca href=\u0022https://thecfoclub.com/operational-finance/erp/\u0022\u003ea descrever os sistemas ERP e como funcionam\u003c/a\u003e.
Visão geral dos sistemas ERP
A utilização de um sistema ERP pode ajudar qualquer empresa a vários níveis. No entanto, nem todos os sistemas ERP são criados da mesma forma.
Se alguma vez procurou software organizacional ou operacional para a sua empresa, sabe que estas soluções tendem a apresentar-se em várias versões, todas com componentes diferentes para responder às necessidades de diferentes empresas.
No que diz respeito aos sistemas ERP, existem quatro tipos principais de sistemas que pode escolher:
- ERPs prontos a utilizar: Estes sistemas são muito fáceis de utilizar, o que os torna adequados para principiantes. Também são fáceis de instalar, mas não oferecem as opções de personalização e configuração dos sistemas mais complexos. São considerados prontos a utilizar porque são pré-construídos e estão preparados para utilização. Para começar, basta descarregá-los e introduzir as informações da sua empresa.
- ERPs personalizáveis: Também conhecidos como ERPs de nível 1 (SAP, Microsoft Dynamics 365 e Oracle), estes sistemas são desenvolvidos a partir de uma estrutura concebida ou identificada pela sua empresa. Isto torna-os numa das opções mais personalizáveis, mas a contrapartida é serem dispendiosos e poderem exigir alguma formação para serem utilizados. Para criar as suas funções empresariais personalizadas, os ERPs de grande escala exigem muitas horas de desenvolvimento e consultoria.
- ERPs intermédios: Também conhecidos como ERPs de nível 2, estes sistemas situam-se algures entre as duas primeiras opções. Embora a sua empresa possa utilizar os ERPs intermédios tal como são disponibilizados, estes também oferecem muitas opções de personalização e configuração. Se procura algo que corresponda exatamente às suas necessidades sem ultrapassar o orçamento, esta é uma opção sólida de tipo de sistema. Geralmente, esta é a melhor opção para pequenas empresas.
- ERP específico para o setor: O nosso último tipo de sistema é constituído por aqueles desenvolvidos para setores específicos, como alimentação e bebidas, serviços profissionais ou construção. Para utilizar este tipo de sistema ERP, terá de estar familiarizado com os termos, as normas, as políticas e os procedimentos do setor.
Tipos de ERP
Naturalmente, quando está a determinar qual o tipo de software de planeamento de recursos empresariais que melhor funcionará para a sua empresa, precisa de analisar mais do que o sistema; deverá também identificar o seu tipo de alojamento ideal durante o processo de seleção.
Embora os tipos de sistema sejam mais subtis e não sejam frequentemente publicitados, os tipos de alojamento são habitualmente compreendidos e promovidos pelos fornecedores de ERP. Os tipos de alojamento mais comuns são:
ERP baseado na nuvem
Um ERP baseado na nuvem está alojado nos servidores do seu fornecedor de ERP, aos quais acede através da Internet.
Geralmente, trata-se de soluções de software como serviço (SaaS) com um preço baseado numa subscrição, em que paga uma tarifa fixa predeterminada todos os meses, trimestres ou anos.
A maioria das empresas opta por soluções ERP baseadas na nuvem pelas seguintes razões:
- Possibilidade de iniciar sessão a qualquer momento e a partir de qualquer local
- O armazenamento e as licenças podem ser facilmente aumentados à medida que a empresa cresce
- As novas funcionalidades e alterações são rapidamente implementadas, mantendo o software sempre atualizado
Embora o preço global seja normalmente mais baixo nas soluções baseadas na nuvem, estas oferecem uma personalização limitada e a segurança dos dados fica fora do seu controlo direto.
Vantagens:
- Preço relativamente acessível
- Preço abrangente fácil de calcular
- Implementação mais rápida
- Não é necessário ter especialistas de TI internos para manter o sistema
Mais adequado para:
- A maioria das empresas, incluindo startups, PME e organizações de maior dimensão
Exemplos:
- Odoo
- Oracle NetSuite
- Acumatica
Estas não são as únicas opções de soluções na nuvem disponíveis. Eis algumas das minhas outras principais escolhas para o ajudar a encontrar a solução certa:
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ERP multinuvem
À semelhança dos ERP baseados na nuvem, os ERP multinuvem utilizam várias aplicações e serviços de nuvem de terceiros para executar o seu sistema. Estes podem ser públicos ou não.
Geralmente, os sistemas ERP multinuvem são utilizados por empresas de maior dimensão, uma vez que permitem aos utilizadores combinar as melhores soluções para tirar o máximo partido dos seus sistemas. Embora as PME possam utilizar sistemas ERP multinuvem, estes são normalmente mais complexos de gerir e têm custos mais elevados.
Vantagens:
- Permitem aos utilizadores adicionar funcionalidades através de várias soluções baseadas na nuvem
- Fornecem um sistema central para as opções de início de sessão
- Permitem a integração com recursos de nuvem pública para expandir as capacidades e o desempenho do sistema
Mais adequado para:
- Empresas de grande dimensão, empresas de setores altamente regulamentados ou organizações digitalmente maduras
ERP local
Um ERP local está alojado nos computadores e servidores da sua organização. Pode ser acedido através de qualquer computador ligado e, por vezes, remotamente, dependendo da forma como o ERP está configurado.
Uma vez que as soluções ERP locais estão alojadas no seu servidor, são mais adequadas para empresas com equipas de TI dedicadas. Também é responsável pela manutenção e pelas alterações, pelo que estes tipos de sistemas podem acarretar custos mais elevados rapidamente.
Benefícios:
- Controlo total do sistema
- Opções completas de personalização e configuração
- Segurança dos dados sob o seu controlo direto
Mais adequadas para:
- Empresas que precisam de personalização aprofundada, governação total e controlo geral
Exemplos:
- Aptean
- Dolibarr
- Xledger
Vários fornecedores oferecem opções locais e baseadas na nuvem, o que pode tornar confusa a escolha de um ERP. Para garantir que obtém o tipo certo, utilize a minha lista:
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ERP híbrido
Encontrar um ERP híbrido pode ser mais difícil do que encontrar as outras duas opções. Mas, tal como o nome sugere, este tipo de alojamento combina aspetos de um ERP baseado na nuvem e de um ERP local.
As soluções ERP híbridas oferecem os benefícios de ambas as soluções, o que as torna ideais para PME. No entanto, embora sejam um tipo de ERP combinado, exigem mais envolvimento da equipa de TI do que as opções baseadas na nuvem e oferecem menos flexibilidade.
Benefícios:
- A possibilidade de atualizar sistemas antigos mais facilmente
- Não exigem servidores próprios da empresa
- Oferecem mais controlo sobre as funcionalidades do sistema
Mais adequadas para: Empresas em crescimento que estão a expandir-se, mas não precisam de controlo total
Exemplos:
- Microsoft Dynamics 365
- SAP S/4HANA
- Oracle Fusion Cloud
Casos de utilização de software ERP
O software ERP pode desempenhar muitas funções, o que faz parte do que o torna tão poderoso e, por vezes, um pouco avassalador.
Para tornar as coisas mais claras, analisei os melhores casos de utilização para diferentes tipos de sistemas ERP, para ajudar a compreender melhor como cada um contribui.
- Gestão de inventário: Acompanhe, atualize e resolva problemas relacionados com o seu inventário. Também pode tornar este processo menos demorado procurando um ERP que integre igualmente funcionalidades de compras.
- Licenciamento de software: Melhore as suas capacidades de aprovisionamento centralizando tudo, desde os fornecedores até às contas a pagar, numa única plataforma.
- Vendas e marketing: Os representantes de vendas podem utilizar um ERP para transformar orçamentos em encomendas de venda em poucos minutos. Ao integrar vendas e marketing, obtém uma visão mais abrangente do que funciona (e, talvez mais importante, do que não funciona).
- Gestão financeira: Gira todos os aspetos financeiros a partir de uma única plataforma para aumentar a produtividade e obter uma visão mais abrangente da saúde financeira da sua empresa.
- Gestão da relação com os clientes: Utilize um ERP para acompanhar as informações dos clientes e personalizar os esforços de marketing. Além disso, ligue diretamente as opções de atendimento ao cliente aos portais dos clientes para aumentar a eficiência.
- Gestão da cadeia de abastecimento: Organize melhor as suas encomendas de compra e monitorize os esforços de produção atuais. Um ERP pode ajudar a reduzir os riscos de ficar sem o que precisa, para que tenha sempre o que os seus clientes querem.
- Gestão de recursos humanos: Gira eficazmente todos os seus recursos humanos, administre as políticas da empresa e ajude a preservar a cultura empresarial no ERP.
- Gestão de projetos: Gira projetos atribuindo tarefas, acompanhando despesas e supervisionando o progresso no ERP. Além disso, execute relatórios de dados detalhados em cada fase do seu projeto para garantir a eficiência — e resolva rapidamente as áreas problemáticas.
Setores que mais beneficiam da utilização de software ERP
Muitos setores podem beneficiar da utilização de um ERP — e os operadores estão a aperceber-se rapidamente disso. A prova? A Allied Marketing Research prevê que o mercado global de ERP valerá mais de 117 mil milhões de dólares até 2030.
No entanto, embora praticamente todas as empresas de todos os setores possam beneficiar, há alguns setores que beneficiam mais. Por isso, estes são também os setores onde encontrará com maior frequência sistemas de planeamento de recursos empresariais. Estes setores incluem:
- Tecnologia e SaaS
- Comércio eletrónico
- Construção
- Alimentação e bebidas
- Cuidados de saúde
- Indústria transformadora
Funcionalidades comuns do software ERP
Embora as funcionalidades e capacidades do software ERP possam variar significativamente de uma opção para outra, existe um conjunto de funcionalidades comuns (designadas por módulos) que todas as melhores opções têm. Estas incluem:
Contabilidade
Algumas pessoas consideram a contabilidade o verdadeiro núcleo do software ERP, uma vez que é a área que mais beneficia da centralização, devido à possibilidade de criar relatórios detalhados e de alto nível sobre toda a empresa.
Algumas funcionalidades de contabilidade presentes no software ERP incluem faturação, geração de relatórios financeiros, orçamentação, agregação de dados (adeus, folhas de cálculo dispersas) e capacidades financeiras gerais. Quando integrado com sistemas de contabilidade, o software ERP pode ser uma solução poderosa para a maioria dos processos financeiros.
Sítio Web/comércio eletrónico
A maioria dos softwares ERP tem funcionalidades que permitem conceber, configurar e alojar o seu sítio Web diretamente a partir do sistema. Isto simplifica tarefas como os pagamentos online, o processamento de encomendas e a conceção ou manutenção de um portal do cliente.
Gestão de projetos
Embora a maioria dos sistemas ERP tenha capacidades de gestão de projetos, as funcionalidades disponíveis podem variar bastante. A maioria dos sistemas inclui folhas de horas e gestão de tarefas; no entanto, os sistemas mais completos podem incluir também aprovisionamento, gestão de recursos, gestão de encomendas, estimativas de custos e relatórios ou visões gerais de projetos.
Serviço de apoio ao cliente
Um ERP deve disponibilizar todas as funcionalidades fundamentais de um sistema de gestão de relações com clientes (CRM). Por exemplo, os ERP oferecem geralmente chat em direto, inquéritos personalizáveis, acompanhamento dos dados dos clientes e um serviço de assistência.
Em conjunto, estas funcionalidades podem otimizar as operações empresariais de apoio ao cliente, reduzir os tempos de espera nas chamadas e, de um modo geral, otimizar a experiência do cliente.
Recursos humanos
Este módulo foi concebido com funcionalidades para tratar de todas as tarefas mais importantes dos RH. Por exemplo, um ERP pode incluir avaliações de desempenho, processamento salarial, funcionalidades de recrutamento, relatórios de despesas e acompanhamento de férias ou ausências.
Operações gerais
Um dos mais significativos benefícios do ERP é permitir centralizar todas as suas operações numa única plataforma.
Graças a isto, pode acompanhar e gerir operações gerais que normalmente não encontraria noutras soluções de software colaborativo, como o aprovisionamento, a gestão da cadeia de abastecimento, o acompanhamento da rentabilidade, a gestão de inventário e muito mais.
Automatização de fluxos de trabalho
As funcionalidades de automatização de vários fluxos de trabalho entre departamentos podem reduzir o tempo despendido em tarefas enfadonhas ou rotineiras, como a agregação de dados para a preparação de relatórios financeiros.
Dica do autor
Esta é uma funcionalidade significativa a procurar num ERP. Um ERP capaz de otimizar eficazmente os fluxos de trabalho não só tornará a sua vida mais fácil, como também poderá aumentar a satisfação dos colaboradores e as receitas potenciais.
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Análise e elaboração de relatórios
As funcionalidades de análise e elaboração de relatórios disponíveis num ERP são mais poderosas porque abrangem a empresa como um todo, em vez de serem específicas de um departamento ou projeto.
Isto pode ajudar a melhorar as capacidades de tomada de decisão e proporcionar uma definição clara dos requisitos empresariais necessários no futuro.
Se possível, procure opções de dados em tempo real para obter capacidades de tomada de decisão ainda mais poderosas.
Dicas para escolher o sistema ERP certo
Agora que compreende profundamente os tipos de sistemas ERP que a sua empresa poderia utilizar, está na altura de encontrar o sistema ERP certo para si. Considere as seguintes perguntas ao escolher o seu tipo de ERP e software.
- Quais são as suas necessidades empresariais específicas? O software e o tipo escolhidos podem acompanhar o crescimento da sua empresa?
- Precisará de um parceiro de implementação para ajudar a colocar o seu ERP em funcionamento dentro do prazo e do orçamento?
- Que riscos estão associados a cada tipo e como pode mitigá-los?
- Que nível de personalização é possível com cada opção de implementação?
- Como é que cada modelo de implementação afeta os custos, a manutenção e a acessibilidade?
- De quanta formação necessitam os diferentes níveis de utilizadores?
Se continuar sem saber o que fazer depois de colocar estas perguntas a si próprio, veja algumas das minhas principais opções de software ERP para começar. Além disso, subscrever boletins informativos especializados sobre ERP pode fornecer informações e atualizações contínuas para orientar o seu processo de tomada de decisão.
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