12 fördelar med bokföringsprogram som sparar pengar
Utan rätt verktyg för att driva ert redovisningsarbetsflöde kan ekonomifunktionen lätt förvandlas till en olöslig svart låda inom organisationen, vilket leder till förseningar, fel och oförutsedda kostnader som alla hade kunnat undvikas.
Undrar du om det är rätt tid att investera i redovisningsprogramvara? Här är de största fördelarna med redovisningsprogramvara som kan hjälpa dig att fatta beslutet.
Varför skaffa redovisningsprogramvara?
Det finns många anledningar till att skaffa redovisningsprogramvara. Men om du var tvungen att välja bara en handlar det i grunden om detta — transparens.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Utan ett revisionsspår som visar var dina ekonomiska data kommer ifrån, vem som ansvarar för ändringar och hur allt hänger ihop för att skapa helhetsbilden vet du aldrig vilka siffror du kan lita på.
Även om du kanske tror att dina Excel-ark sparar pengar åt dig är verkligheten att de:
- Är benägna att drabbas av mänskliga fel som kan leda till kostsamma misstag och felaktig rapportering
- Är tidskrävande att underhålla när verksamheten växer och transaktionsvolymen ökar
- Saknar funktioner för samarbete, vilket gör det svårt för ekonomiteam att arbeta tillsammans
- Inte är säkra, eftersom kalkylblad enkelt kan delas med vem som helst utan åtkomstkontroller
- Saknar funktioner som automatiserad avstämning, utgiftsspårning och ekonomisk rapportering
I stället för att kopiera och klistra in data från ett kalkylblad till ett annat har du all information om dina transaktioner på ett och samma ställe. Du kan enkelt se vad som har spenderats eller vad som har kommit in i verksamheten, och du vet alltid var du hittar den här informationen.
Okej, men behöver du det?
Tekniskt sett nej. Precis som du inte behöver en snickare för den där gamla golvbrädan. Allt du egentligen behöver är ett vasst blad och lite lim.
Men när allt kommer omkring, efter femton minuter, en trasig golvbräda och några stickor kanske det hade varit enklare att bara ringa en?
Redovisningsprogramvara är mycket mer än en plats för att visa ekonomiska data. Det är också en plattform för automatisering, ett rapporteringsverktyg och en övervakare som säkerställer att skattereglerna följs. Här är några av de mest betydelsefulla fördelarna med redovisningsprogramvara, hämtade från verkliga användningsfall hos olika B2B- och B2C-teknikstartups:
1. Ekonomisk överblick i realtid
I stället för att förlita sig på isolerade data i flera kalkylblad integreras molnbaserade redovisningslösningar med banker, betaltjänster och företagsappar för att ge en ständigt uppdaterad bild av verksamhetens kassaflöde, intäkter och utgifter. Detta är en av de centrala funktionerna i modern redovisningsprogramvara som kan hjälpa inte bara stora företag utan även små och medelstora företag, startups och ideella organisationer.
Under Storbritanniens nedstängning behövde ekonomichefer på olika företag hjälp med att hålla jämna steg med landets komplexa permitteringssystem. Pamela Phillips förklarar hur integrationen med Xero hjälpte hennes kunder att hantera kassaflödesproblem under denna period:
Varje gång regeringen lanserade ett nytt initiativ var vi tvungna att agera direkt, tolka vad det innebar för kunderna och kommunicera vad som hände och hur vi kunde hjälpa dem att få tillgång till det.
Med Xero är våra kunders siffror alltid uppdaterade. Så snart pandemin bröt ut kunde vi gå in på våra kunders konton och se om de hade problem med kassaflödet.
2. Automatiserade dataregistreringsprocesser
Manuell datainmatning är tidskrävande, felbenägen och hämmar tillväxten. Ekonomiplattformar använder verktyg som AI och optisk teckenigenkänning (OCR) för att tolka dokument snabbt och korrekt.
Stack Overflow, onlinegemenskapen för utvecklare, har använt Tipalti för finansiell automatisering sedan 2019.
Sedan implementeringen har Stack Overflow använt Tipaltis lösningar för flera juridiska enheter och valutor för att automatisera 90 % av sina ekonomiprocesser, medan detaljerade revisionsspår håller reda på varje ändring utan manuellt arbete.
Varför är detta viktigt? Enligt Quickbooks lägger den genomsnittliga småföretagaren mer än tio timmar varje vecka på manuella uppgifter för registrering av ekonomisk data. Allt detta skulle kunna automatiseras enkelt, vilket sparar ett företag minst $15,000/år. Detta är också en viktig fördel med ekonomiprogram för frilansare.
3. Smidig integration mellan olika funktioner
Gartner konstaterade att 39 % av företagsledarna anser att integrationer med befintlig programvara är den viktigaste faktorn när de väljer en ny programvaruleverantör.
Det gäller särskilt ekonomirelaterade uppgifter. Genom att koppla samman ekonomisk data med operativ data från ditt CRM-system, lagerhantering, ERP, lönehantering och andra verktyg kan du få en komplett bild av dina ekonomiska resultat inom alla verksamhetsområden.
Quickbooks har till exempel länge betraktats som guldstandarden för integration bland ekonomiplattformar. Just nu erbjuder plattformen ett bibliotek med fler än 750 integrationer från tredje part och ett öppet API för datautbyte i flera riktningar.
Innan vi hade TSheets sköttes all vår schemaläggning i ett kalkylblad, vilket ledde till många fel. Nu kan vi se hur många timmar varje tekniker arbetade och på vilket jobb.
Som bakgrund heter integrationen han syftar på, TSheets, numera Quickbooks Time. Den gör det möjligt för verksamhetsansvariga att hålla reda på medarbetarnas scheman och göra justeringar i realtid.
4. Revisionsspår och efterlevnadshantering
I stället för att förlita sig på felbenägen manuell dokumentation fångar revisionsspår enkelt vem som gjorde vad, när och var i samband med ekonomiska aktiviteter. Genom att logga varje transaktion, användaråtgärd och systemhändelse tillhandahåller de ett ekonomiskt register som kan användas för att visa efterlevnad av lagar som GAAP, SOX och GDPR.
Genom att skapa detaljerade revisionsspår som säkerställer korrekt ansvarsskyldighet både inom och utanför organisationen kan programvarulösningar hjälpa dig att följa regler som GAAP och SOX på flera sätt. Här är några exempel:
- Visa att intäktsredovisningen hanterades korrekt enligt ASC 606.
- Kontrollera att kostnader bokfördes under rätt period.
- Visa att korrekta avskrivningsplaner följdes för anläggningstillgångar.
- Bekräfta att periodiseringar och uppskattningar beräknades enligt GAAP-reglerna.
År 2019 bötfällde SEC Hertz med 16 miljoner dollar för felaktig rapportering som inte överensstämde med GAAP-standarderna. På samma sätt bötfälldes Monsanto med 80 miljoner dollar år 2016 för att inte ha kunnat redovisa kostnaden för rabatter i enlighet med GAAP-reglerna. Bristande efterlevnad kan bli dyrt för företag, och att ha ett elektroniskt register över era finansiella transaktioner kan bespara ert team mycket huvudvärk.
5. Konsolidering av flera företag
Konsolidering av flera företag är processen att slå samman finansiella rapporter från flera affärsenheter, dotterbolag eller juridiska enheter till en enda uppsättning finansiella rapporter för moderbolaget.
Detta är avgörande för att ge intressenter som investerare, långivare och tillsynsmyndigheter en heltäckande och korrekt bild av organisationens övergripande ekonomiska ställning och resultat.
Att konsolidera finansiella data från enheter med olika kontoplaner, bokföringssystem och rapporteringsperioder kan dock vara extremt komplext och tidskrävande. Bokföringsprogram för flera företag automatiserar och effektiviserar denna process på flera viktiga sätt:
- Samlar automatiskt in och standardiserar finansiella data från olika system
- Hanterar valutakonverteringar och eliminerar koncerninterna transaktioner
- Tillhandahåller förbyggda konsolideringsmallar som följer redovisningsstandarder
- Erbjuder revisionsspår och kontroller för att säkerställa korrekthet och efterlevnad
- Möjliggör konsoliderad rapportering i realtid och analys med möjlighet att gå ner på detaljnivå
NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central och Tipalti är alla exempel på bra bokföringslösningar som kan konsolidera finansiella data från flera dotterbolag. De erbjuder både avancerade och grundläggande funktioner, såsom gemensamma kontoplaner, transaktioner mellan enheter, automatiserad konsolidering i flera valutor och mycket mer.
6. Dimensionsbaserad rapportering av finansiella data
Dimensionsbaserad rapportering gör det möjligt för nystartade företag att analysera finansiella data ur flera perspektiv, vilket ger djupare insikter som underlag för bättre beslut. Genom att märka transaktioner med relevanta dimensioner, såsom kund, produkt, plats eller projekt, kan ekonomiteam enkelt dela upp och analysera data för att upptäcka trender och möjligheter. Detta är också mycket användbart vid upprättande av budgetar och huvudböcker.
Exempelvis kan ett SaaS-nystartat företag använda dimensionsbaserad rapportering för att jämföra nyckeltal som kundanskaffningskostnad (CAC) och kundens livstidsvärde (LTV) mellan olika kundsegment, geografiska områden eller produktlinjer.
På samma sätt kan olje- och gasföretag analysera lönsamheten för olika brunnar, regioner eller utvinningsmetoder. Denna detaljerade överblick hjälper till att identifiera vilka områden som är mest lönsamma att fokusera tillväxtinsatser på.
The Irish Times Group började samarbeta med AccountsIQ för att effektivisera sin finansiella rapportering kort efter att koncernen förvärvade The Examiner Group 2018. Det hade blivit en utmaning att hantera olika system för de båda medieenheterna, men redovisning för flera företag hjälpte till att samla alla finansiella transaktioner på ett ställe.
En av fördelarna med att föra samman en koncern är att skapa synergier i kostnadsbasen när vi omarbetar hur vi arbetar från dag till dag. Systemautomation är den verkliga vinsten, och AccountsIQ gör det möjligt för oss att uppnå dessa operativa mål.
7. Effektiviserad inköp-till-betalningsprocess
Ekonomiplattformar med funktioner för inköp till betalning automatiserar hela processen från inköpsrekvisition till leverantörsbetalning. Automatiserad trevägsmatchning av inköpsorder, varumottagningar och fakturor säkerställer att beställningar har hanterats korrekt innan betalningen genomförs.
Exempelvis hjälpte Tipaltis lösning för leverantörsreskontra det digitala medieföretaget Tapjoy att minska arbetsbelastningen för betalningar med 50 %.
8. Minskade kostnader för IT-maskinvara
Molnbaserad bokföringsprogramvara eliminerar behovet av lokala servrar, vilket minskar kostnaderna för maskinvaruinfrastruktur och underhåll med miljontals dollar. Eftersom leverantören hanterar automatiska programvaruuppdateringar och säkerhetskopieringar kan ekonomiteamen fokusera på sina kärnansvarsområden i stället för teknikhantering.
9. Bättre samarbete för distansteam
Molnbaserad bokföring möjliggör samarbete i realtid för distribuerade ekonomiteam. Företag med flera juridiska enheter kan också standardisera processer på olika platser samtidigt som de behåller flexibiliteten.
Allt detta sker utan att organisationens säkerhet äventyras, tack vare detaljerade revisionsspår som håller chefer ansvariga för sina handlingar.
10. Snabbare månadsbokslut
Med bra bokföringsprogramvara påskyndar kontinuerlig finansiell konsolidering och automatiserad bankavstämning månadsbokslutet. Exempelvis kunde Ramp minska tiden för sitt månadsbokslut med hela 5 dagar genom att övergå till Netsuite, vilket gjorde det möjligt för dem att investera ytterligare i finansiell automatisering för sitt team.
11. Katastrofåterställning för känsliga data
Med automatiska säkerhetskopieringar, strikta åtkomstkontroller och övervakning dygnet runt skyddar molnbaserad bokföringsprogramvara ekonomiska data mot förlust eller stöld. Plattformar som Oracle NetSuite och Workday har robusta åtgärder för katastrofåterställning för att minimera driftstopp, vilket kan vara oerhört värdefullt för större företag.
12. Exakt kassaflödesprognostisering
För att avsluta våra främsta fördelar med bokföringsprogramvara ska vi tala om avancerad analys. Bokföringsverktyg för företag använder realtidsdata, budgetar och scheman för att prognostisera in- och utbetalningar, så att du alltid är förberedd. Detta är också en viktig fördel med bokföringsprogramvara för nystartade företag.
Visuella instrumentpaneler, anpassningsbara rapporter och realtidsaviseringar ger insyn i kassapositionerna och hjälper till att identifiera potentiella underskott innan de påverkar verksamheten.
Redo att välja ditt system?
The CFO Clubs analytikerteam har ägnat hundratals, nej,tusentals timmar åt att analysera bokföringsprogramvara; det här är verktygen som hamnade i topp:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Om du behöver mer hjälp med att välja den typ av bokföringsprogramvara som passar dig bäst behöver du inte oroa dig — jag har något för det.
Prenumerera för fler fördelar och insikter om bokföringsprogramvara
Som en skum informatör i en mörk gränd en gång sa till en respektabel journalist som hade hamnat långt över huvudet: ”Följ bara pengarna.” Oavsett om du avslöjar politisk korruption eller bara försöker upprätthålla ordentlig ansvarsskyldighet inom din egen organisation ligger det i ditt intresse att göra det enkelt att följa pengarna.
... konstig parallell? Jag kanske har tittat på för många kriminalserier.
Nåååväl.
Är du redo att hjälpa din organisation att gå från felbenägna kalkylblad till modern bokföringsprogramvara? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter om fördelarna med bokföringsprogramvara, från ekonomiledare som formar teknikbranschen.
