12 fördelar med bokföringsprogram som sparar pengar
Utan rätt verktyg för att driva ert redovisningsarbetsflöde kan ekonomifunktionen lätt förvandlas till en olöslig svart låda inom organisationen, vilket leder till förseningar, fel och oförutsedda kostnader som alla hade kunnat undvikas.
Undrar du om det är rätt tid att investera i redovisningsprogramvara? Här är de största fördelarna med redovisningsprogramvara som kan hjälpa dig att fatta beslutet.
Varför skaffa redovisningsprogramvara?
Det finns många anledningar till varför du bör skaffa redovisningsprogramvara. Men om du var tvungen att välja en enda anledning kokar det ner till detta – transparens.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Utan ett revisionsspår som visar var dina ekonomiska data kommer ifrån, vem som ansvarar för ändringar och hur allt hänger ihop för att skapa helhetsbilden vet du aldrig vilka siffror du kan lita på.
Även om du kanske tror att dina Excel-ark sparar pengar åt dig, är de i verkligheten:
- Benägna att drabbas av mänskliga fel som kan leda till kostsamma misstag och felaktig rapportering
- Tidskrävande att underhålla när företaget växer och transaktionsvolymen ökar
- Saknar samarbetsfunktioner, vilket gör det svårt för ekonomiteam att arbeta tillsammans
- Inte säkra, eftersom kalkylblad enkelt kan delas med vem som helst utan åtkomstkontroller
- Saknar funktioner som automatiserad avstämning, utgiftsspårning och ekonomisk rapportering
I stället för att kopiera och klistra in data från ett kalkylblad till ett annat har du all information om dina transaktioner på ett och samma ställe. Du kan enkelt se vad som har spenderats eller vad som har kommit in i företaget, och du vet alltid var du hittar den här informationen.
Okej, men behöver du det?
Tekniskt sett, nej. Precis som du inte behöver en snickare för den åldrande golvbrädan. Allt du egentligen behöver är ett vasst blad och lite lim.
Men när allt kommer omkring, efter femton minuter, en trasig golvbräda och några stickor kanske det hade varit enklare att bara ringa en?
Redovisningsprogramvara är mycket mer än ett nav för att visa ekonomiska data. Det är också en automatiseringsplattform, ett rapporteringsverktyg och en övervakare som säkerställer att skattereglerna följs. Här är några av de mest betydelsefulla fördelarna med redovisningsprogramvara, hämtade från verkliga användningsfall hos olika B2B- och B2C-teknikstartups:
1. Ekonomisk överblick i realtid
I stället för att förlita sig på isolerade data i flera kalkylblad integreras molnbaserade redovisningslösningar med banker, betalningsförmedlare och företagsappar för att ge en ständigt uppdaterad bild av företagets kassaflöde, intäkter och utgifter. Detta är en av de viktigaste funktionerna i modern redovisningsprogramvara som kan hjälpa inte bara stora företag, utan även små och medelstora företag, startups och ideella organisationer.
Under Storbritanniens nedstängning behövde ekonomichefer på olika företag hjälp med att hålla jämna steg med landets komplexa permitteringssystem. Pamela Phillips förklarar hur integrationen med Xero hjälpte hennes kunder att hantera kassaflödesproblem under den här perioden:
Varje gång regeringen lanserade ett nytt initiativ var vi tvungna att agera direkt, tolka vad det innebar för kunderna och kommunicera vad som hände och hur vi kunde hjälpa dem att få tillgång till det.
Med Xero är våra kunders siffror alltid uppdaterade. Så fort pandemin bröt ut kunde vi gå in på våra kunders konton och se om de hade problem med kassaflödet.
2. Automatiserade dataregistreringsprocesser
Manuell datainmatning är tidskrävande, felbenägen och hämmar tillväxten. Bokföringsplattformar använder verktyg som AI och optisk teckenigenkänning (OCR) för att tolka dokument snabbt och korrekt.
Stack Overflow, nätgemenskapen för utvecklare, har använt Tipalti för ekonomisk automatisering sedan 2019.
Sedan implementeringen har Stack Overflow använt Tipaltis lösningar för flera enheter och valutor för att automatisera 90 % av sina ekonomiska processer, medan detaljerade granskningsspår registrerar varje ändring utan manuellt arbete.
Varför är detta viktigt? Enligt Quickbooks lägger den genomsnittliga småföretagaren mer än tio timmar varje vecka på manuella uppgifter för registrering av bokföringsdata. Allt detta skulle kunna automatiseras enkelt, vilket skulle spara ett företag minst $15,000/år. Detta är också en viktig fördel med bokföringsprogram för frilansare.
3. Sömlös integration mellan funktioner
Gartner konstaterade att 39 % av företagsledarna anser att integrationer med befintlig programvara är den viktigaste faktorn när de väljer en ny programvaruleverantör.
Detta gäller särskilt för bokföringsuppgifter. Genom att koppla samman ekonomiska data med operativa data från CRM-system, lagerhantering, ERP, löneadministration och andra verktyg får du en komplett bild av dina ekonomiska resultat inom alla verksamhetsområden.
Quickbooks har till exempel länge ansetts vara integrationsstandarden bland bokföringsplattformar. Just nu har plattformen ett bibliotek med fler än 750 integrationer från tredje part samt ett öppet API för datautbyte i flera riktningar.
Innan vi hade TSheets sköttes all vår schemaläggning i ett kalkylblad, vilket ledde till många fel. Nu kan vi se hur många timmar varje tekniker arbetade och på vilket jobb.
Som bakgrund kan nämnas att den integration han syftar på, TSheets, numera kallas Quickbooks Time. Den gör det möjligt för verksamhetsansvariga att hålla reda på medarbetarnas scheman och göra justeringar i realtid.
4. Granskningsspår och efterlevnadshantering
I stället för att förlita sig på felbenägen manuell dokumentation registrerar granskningsspår utan ansträngning vem, vad, när och var för ekonomiska aktiviteter. Genom att logga varje transaktion, användaråtgärd och systemhändelse skapar de ett ekonomiskt register som kan användas för att visa efterlevnad av lagar som GAAP, SOX och GDPR.
Genom att skapa detaljerade granskningsspår som säkerställer korrekt ansvarsskyldighet både inom och utanför organisationen kan programvarulösningar hjälpa dig att följa bestämmelser som GAAP och SOX på flera sätt. Här är några exempel:
- Bevisa att intäktsredovisningen hanterades korrekt enligt ASC 606.
- Verifiera att kostnader registrerades i rätt period.
- Visa att korrekta avskrivningsplaner följdes för anläggningstillgångar.
- Bekräfta att periodiseringar och uppskattningar beräknades enligt GAAP-reglerna.
År 2019 ålade SEC Hertz en böter på 16 miljoner dollar för felaktig rapportering som inte överensstämde med GAAP-standarderna. På samma sätt bötfälldes Monsanto med 80 miljoner dollar 2016 för att inte kunna redovisa kostnaden för rabatter i enlighet med GAAP-reglerna. Bristande efterlevnad kan bli dyrt för företag, och att ha ett elektroniskt register över era ekonomiska transaktioner kan bespara teamet mycket besvär.
5. Konsolidering av flera enheter
Konsolidering av flera enheter är processen att kombinera finansiella rapporter från flera affärsenheter, dotterbolag eller juridiska enheter till en enda uppsättning finansiella rapporter för moderbolaget.
Detta är avgörande för att ge intressenter som investerare, långivare och tillsynsmyndigheter en heltäckande och korrekt bild av organisationens övergripande ekonomiska hälsa och resultat.
Att konsolidera ekonomiska data från enheter med olika kontoplaner, ekonomisystem och rapporteringsperioder kan dock vara extremt komplext och tidskrävande. Bokföringsprogram för flera enheter automatiserar och effektiviserar denna process på flera viktiga sätt:
- Samlar automatiskt in och standardiserar ekonomiska data från olika system
- Hanterar valutakonverteringar och eliminerar koncerninterna transaktioner
- Tillhandahåller färdiga konsolideringsmallar i linje med redovisningsstandarder
- Erbjuder revisionsspår och kontroller för att säkerställa noggrannhet och efterlevnad
- Möjliggör konsoliderad rapportering i realtid och analys med möjlighet att gå ner på detaljnivå
NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central och Tipalti är exempel på bra bokföringslösningar som kan konsolidera ekonomiska data från flera dotterbolag. De erbjuder både avancerade och grundläggande funktioner, såsom gemensamma kontoplaner, transaktioner mellan enheter, automatiserad konsolidering i flera valutor och mycket mer.
6. Dimensionsbaserad rapportering av ekonomiska data
Dimensionsbaserad rapportering gör det möjligt för nystartade företag att analysera ekonomiska data ur flera perspektiv, vilket ger djupare insikter som underlag för bättre beslut. Genom att märka transaktioner med relevanta dimensioner, såsom kund, produkt, plats eller projekt, kan ekonomiteam enkelt dela upp och analysera data för att upptäcka trender och möjligheter. Detta är också mycket fördelaktigt när man skapar budgetar och huvudböcker.
Ett SaaS-företag skulle exempelvis kunna använda dimensionsbaserad rapportering för att jämföra viktiga mätvärden som kundanskaffningskostnad (CAC) och kundens livstidsvärde (LTV) mellan olika kundsegment, geografiska områden eller produktlinjer.
På samma sätt kan olje- och gasföretag analysera lönsamheten för olika brunnar, regioner eller utvinningsmetoder. Denna detaljerade överblick hjälper till att identifiera vilka områden som är mest lönsamma att fokusera tillväxtinsatser på.
The Irish Times Group började samarbeta med AccountsIQ för att effektivisera sin ekonomiska rapportering kort efter att koncernen förvärvade The Examiner Group 2018. Att försöka hantera olika system i de båda medieenheterna hade blivit en utmaning, men bokföring för flera enheter bidrog till att samla alla ekonomiska transaktioner på ett ställe.
En av fördelarna med att samla en koncern är att skapa synergier i kostnadsbasen när vi omarbetar hur vi arbetar från dag till dag. Systemautomatisering är den verkliga vinsten, och AccountsIQ hjälper oss att uppnå dessa operativa mål.
7. Effektiviserad inköps- till betalningsprocess
Bokföringsplattformar med funktioner för inköp till betalning automatiserar hela processen från inköpsbegäran till leverantörsbetalning. Automatiserad trevägsmatchning av inköpsorder, varumottagningar och fakturor säkerställer att beställningar har genomförts korrekt innan betalningen utförs.
Tipaltis AP-lösning hjälpte till exempel det digitala medieföretaget Tapjoy att minska betalningsarbetsbördan med 50 %.
8. Minskade kostnader för IT-hårdvara
Molnbaserad redovisningsprogramvara eliminerar behovet av servrar på plats och minskar kostnaderna för hårdvaruinfrastruktur och underhåll med miljontals dollar. Eftersom leverantören hanterar automatiska programuppdateringar och säkerhetskopieringar kan ekonomiteamen fokusera på sina kärnuppgifter i stället för teknikhantering.
9. Bättre samarbete för distansteam
Molnbaserad redovisning möjliggör samarbete i realtid för distribuerade ekonomiteam. Företag med flera juridiska enheter kan också standardisera processer på olika platser och samtidigt behålla flexibiliteten.
Allt detta sker utan att organisationens säkerhet äventyras, tack vare detaljerade revisionsspår som håller chefer ansvariga för sina handlingar.
10. Snabbare månadsbokslut
Med bra redovisningsprogramvara påskyndar kontinuerlig finansiell konsolidering och automatisk bankavstämning månadsbokslutet. Ramp kunde till exempel minska tiden för sitt månadsbokslut med hela 5 dagar genom att övergå till Netsuite, vilket gjorde det möjligt för företaget att investera ytterligare i ekonomiteamets automatisering.
More Articles
11. Katastrofåterställning för känsliga data
Med automatiserade säkerhetskopior, strikta åtkomstkontroller och övervakning dygnet runt skyddar molnbaserad redovisningsprogramvara finansiella data mot förlust eller stöld. Plattformar som Oracle NetSuite och Workday har robusta åtgärder för katastrofåterställning för att minimera driftstopp, vilket kan vara av stort värde för större företag.
12. Exakt kassaflödesprognostisering
För att avsluta vår genomgång av redovisningsprogramvarans främsta fördelar ska vi tala om avancerad analys. Redovisningsverktyg för företag använder realtidsdata, budgetar och tidsplaner för att prognostisera in- och utbetalningar, så att du alltid är förberedd. Detta är också en viktig fördel med redovisningsprogramvara för nystartade företag.
Visuella instrumentpaneler, anpassningsbara rapporter och realtidsaviseringar ger insyn i likviditeten och hjälper till att identifiera potentiella underskott innan de påverkar verksamheten.
Redo att välja ditt system?
The CFO Clubs analytikerteam har tillbringat hundratals, ja, tusentals timmar med att analysera redovisningsprogramvara. Det här är verktygen som hamnade i topp:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Om du behöver mer hjälp med att välja den typ av redovisningsprogramvara som passar dig bäst behöver du inte oroa dig — jag har något för det.
Prenumerera för fler fördelar med och insikter om redovisningsprogramvara
Som en skum tipsare i en mörk gränd en gång sa till en respektabel journalist som befann sig långt över huvudet: ”Följ bara pengarna.” Oavsett om du avslöjar politisk korruption eller bara försöker upprätthålla ordentlig ansvarsskyldighet inom din egen organisation ligger det i ditt intresse att göra det enkelt att följa pengarna.
... konstig parallell? Jag kanske har tittat på för många kriminalserier.
Nåväl.
Är du redo att få din organisation att gå från felbenägna kalkylblad till modern redovisningsprogramvara? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter om fördelarna med redovisningsprogramvara, från ekonomiledare som formar teknikbranschen.
