Wie Sie als Tech-Unternehmen 2025 eine FP&A-Funktion aufbauen
Wenn dein Tech-Startup wächst, wirst du dich irgendwann fragen, wann es an der Zeit ist, nicht nur das Wachstum voranzutreiben, sondern auch dein Unternehmen gezielt zu optimieren. Ausgaben an den richtigen Stellen zu senken und den Umsatz dort zu steigern, wo es am erfolgversprechendsten ist – diese und weitere Fragen beantwortet das Team für Financial Planning and Analysis (FP&A) deines Unternehmens.
Die Einführung dieser Funktion kann jedoch einschüchternd wirken. Wie wissen Finanzverantwortliche in Startups, wen sie zuerst einstellen sollten? Sollte man dem Buchhalter höflich „vorschlagen“, die Aufgabe zu übernehmen? Wie viel von der Rolle kann automatisiert werden? Und ganz einfach: Wann ergibt es überhaupt Sinn, das FP&A-Team auszubauen?
Ich werde all diese Fragen und mehr beantworten, um dich mit den Informationen auszustatten, die du benötigst, um die Effizienz deines Unternehmens mit dieser unverzichtbaren, aber leicht falsch einzusetzenden Geschäftsfunktion zu steigern.
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Aufbau einer FP&A-Strategie
Noch bevor du an Personalentscheidungen denkst, ist es entscheidend, eine effektive Strategie zu entwickeln. Gehe diesen Prozess mit dem Bewusstsein für die Bedürfnisse deines gesamten Unternehmens, nicht nur der Finanzabteilung, an und berücksichtige folgende Punkte:
- Warum möchtest du ein FP&A-Team aufbauen? Hast du spezielle Anforderungen an Budgetierung oder Forecasting, oder möchtest du allgemein die Effizienz verbessern?
- Welche Unterstützung benötigen die Stakeholder in deinem Unternehmen? Wie können Marketing, People Ops und andere Geschäftsbereiche von der finanziellen Analyse und der Entscheidungsunterstützung im eigenen Haus profitieren?
- Bist du bereit, das notwendige Budget und die Aufmerksamkeit bereitzustellen, damit ein FP&A-Team richtig arbeiten kann? Wie ich später erläutern werde, benötigt FP&A die passenden Mitarbeitenden, Prozesse und Technologien; diese Dinge sind in der Regel nicht günstig.
Vorteile eines technologiegestützten FP&A-Teams
Laut einer aktuellen Umfrage der Association for Financial Professionals planen 78 % der Befragten, ihre Technologie- und Datenkompetenzen in den nächsten 12 Monaten zu verbessern.
Unternehmen erkennen den Mehrwert dieser Funktion, da sie wichtige Aufgaben wie Forecasting und das Modellieren verschiedener Strategien für das Unternehmen übernimmt, ohne andere Mitglieder des Finanzteams zu belasten.
Vorteile sind unter anderem:
- Ein internes Thinktank zur Lösung wichtiger Geschäftsentscheidungen, statt stundenlange Ressourcen von Finanzfachkräften mit anderen Kompetenzen – wie zum Beispiel dem Buchhalter – zu beanspruchen
- Echtzeitdaten aus dem gesamten Unternehmen zu bündeln, damit jeder Unternehmensbereich einen analytischen Geschäftspartner für eigene Entscheidungen an der Seite hat
- Den ständigen Vergleich von Zielen und Leistungsdaten gewährleisten, damit das obere Management sich auf strategische Fragestellungen konzentrieren und Ziele überhaupt erst setzen kann
- Wichtige Kapitalthemen und Szenarienplanung adressieren, wie zum Beispiel den Bedarf an mehr Fundraising
- Mit Mitarbeitenden arbeiten, die Statistik- und Analyse-Software und andere, noch komplexere Tools verstehen
Aktuelle Herausforderungen im FP&A
Trotz ihres Nutzens stehen FP&A-Teams einer Reihe von Herausforderungen gegenüber, die sich aus schnell wandelnden Markt-, Technologie- und globalen Rahmenbedingungen ergeben.
Unklare Zielsetzungen
Für viele Unternehmen bedeutet Erfolg heute mehr, als nur Umsatz, Cashflow oder Rentabilität zu steigern. Unternehmen müssen heutzutage eine ganze Reihe von Zielen erreichen, etwa Gewinne erwirtschaften während sie gleichzeitig unermüdlich wachsen und ESG-Kriterien (Umwelt, Nachhaltigkeit und Governance) erfüllen. Besonders wenn engagierte Investoren beteiligt sind, fühlt es sich vielleicht an, als würde man ständig jonglieren, nur um mitzuhalten.
Das kann es FP&A-Teams erschweren, sich auf die eigentlichen Kernziele zu konzentrieren. Überlege dir deshalb, die Anstrengungen deines FP&A-Teams auf die wichtigsten Ziele des Augenblicks zu fokussieren:
- Gibt es Produktprobleme? Dann sollten sie gezielt daran arbeiten.
- Steht eine große Entscheidung zwischen mehreren Marketingkampagnen an? Weist euer FP&A-Team in diese Richtung.
Schlechte Datenquellen
Dein FP&A-Team ist nur so wirkungsvoll wie die Finanz- und anderen Daten, auf die es zugreifen kann. Damit sie Informationen über Vertrieb, Marketing, Produkt und Forecasting aufbereiten können, musst du sicherstellen, dass sie vollständigen Einblick in all diese Bereiche bekommen. Selbst wenn es Datenquellen gibt: Sind die Daten sauber und kohärent?
Dies ist das Hindernis, das Unternehmen davon abhält, ihr FP&A-Team zu früh zu gründen. Solange Ihr Unternehmen noch nicht wirklich gut aufgestellt ist, wird FP&A nicht in der Lage sein, aussagekräftige Erkenntnisse zu liefern, die Ihr (Unternehmens-)Leben retten könnten. Sie sollten damit warten, dieses Team einzusetzen, bis Sie das passende Datenmanagement und die Sammeltools eingerichtet haben, die notwendig sind, um einen ständigen Datenstrom direkt an Ihr FP&A-Büro zu liefern.
Bedarf an guten Tools
Da FP&A immer datenorientierter wird, ist es auch immer stärker darauf angewiesen, die richtigen technischen Tools zur Verfügung zu haben. Wir sind heutzutage weit über Excel hinaus. Dies kann zu einem herausfordernden Feedback-Prozess zwischen Finanz- und IT-Teams führen, da das Finden und Onboarding der passenden Tech-Partner sehr zeitintensiv sein kann. Außerdem heißt das auch, dass Ihre FP&A-Mitarbeiter im richtigen Umgang mit modernen Technologien gut ausgebildet sein müssen.
Zeit in die Schulung der Mitarbeiter für die von Ihnen eingesetzten Tools zu investieren, mag zunächst wie ein Kostenfaktor erscheinen, zahlt sich aber vielfach in der Zukunft aus.
Die entscheidenden Komponenten
Der Erfolg Ihres Teams hängt von der Verbindung zwischen Menschen, Prozessen und Technologie ab.
Menschen
Ob eine einzelne Person oder ein Team – Mitarbeitende mit den passenden Fähigkeiten und Erfahrungen können über Erfolg oder Misserfolg Ihrer FP&A-Funktion entscheiden. Manche Hintergründe eignen sich besser für FP&A-Rollen in Tech-Startups als andere.
Exzellente Financial-Modeling-Fähigkeiten sind zwar erforderlich, reichen für diese Rolle allein aber nicht aus. Wenn Sie gerade erst damit beginnen, Ihr Finanz-Team aufzubauen, sollten Sie jemanden finden, dessen Kompetenzen mehrere Bereiche abdecken. In diesem Fall kann es von Vorteil sein, jemanden zu engagieren, der sowohl Erfahrungen im Finanzbereich als auch im Fundraising gesammelt hat.
Zielprofile für FP&A-Mitarbeitende sollten sowohl erfahrene Fachkräfte aus anderen FP&A-Teams als auch gut ausgebildete Frühstufen-Profis mit finanzieller Erfahrung im Startup-Umfeld umfassen. Egal für welches Profil Sie sich entscheiden, die Zeichen stehen darauf, dass FP&A eine technologiegestützte Position ist. Kandidaten mit Erfahrungen in der Nutzung oder sogar beim Aufbau technischer Tools werden langfristig eine große Hilfe sein.
Haben Sie nicht das Gefühl, Ihr Team zu vorschnell ausbauen zu müssen. Es ist besser, zunächst eine großartige Person einzustellen und mit ihr zusammen die richtigen Prozesse und Technologien aufzusetzen, als zu früh ein ganz neues Team an Bord zu holen.
Prozesse
Wenn Sie diese Teammitglieder mit durchdachten Prozessen ausstatten, macht das den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg bei FP&A.
Denken Sie daran: FP&A bedeutet Financial Planning & Analysis (Finanzplanung und -analyse). Dieser Bereich ist üblicherweise nicht für die Gesamtzielsetzung der Organisation verantwortlich, daher ist es wichtig, dem FP&A-Team den richtigen Rahmen sowie passende KPIs (Key Performance Indicators) zu bieten.
Neben der richtigen Zielsetzung ist es genauso wichtig, die Arbeitsweise Ihrer FP&A-Funktion festzulegen und regelmäßig zu aktualisieren. Gibt es veraltete Prozesse, die Zeit verschwenden oder doppelte Arbeit verursachen? Analysieren Sie regelmäßig – und hören Sie auf das Feedback Ihrer FP&A-Teammitglieder – jeden Schritt der wiederkehrenden FP&A-Prozesse, um Ihre Tools scharf zu halten und Ihr Team auf die wirklich wichtigen Aufgaben fokussiert.
Technologie
Über die richtige Besetzung hinaus ermöglicht die Ausstattung dieser Mitarbeitenden mit passenden Technologie-Plattformen, alle Unternehmensdaten zu nutzen und strategische Entscheidungen besser informiert zu treffen. Diese Plattformen sind häufig cloudbasiert und können KI sowie maschinelles Lernen einsetzen, um die Fähigkeiten Ihrer Belegschaft zu ergänzen.
Für praktische Inspiration sehen Sie sich unsere Beiträge zu den 19 besten Finanzreporting-Tools 2025 und Top Corporate-Performance-Management-Tools an.
So verbinden Sie Ihre Komponenten
Die Koordination dieser drei Komponenten ist genauso wichtig wie die Auswahl der richtigen Elemente. Ich möchte kurz anmerken, dass die Gestaltung Ihres FP&A-Teams bis zu einem gewissen Grad auch von Ihrer eigenen Rolle abhängt. CFOs sind üblicherweise nicht die ersten Angestellten in Startups. Wenn Sie diese Position innehaben, arbeiten Sie vermutlich in einem Unternehmen mit einem bereits soliden Talentpool. In diesem Fall haben Sie vielleicht schon Erfahrung beim Aufbau interner Teams. Wenn ein Prozess oder Verfahren bereits funktioniert, besteht keine Notwendigkeit, das Rad für Ihr FP&A-Team neu zu erfinden.
Andererseits: Sind Sie Gründer oder Mitgründer eines kleineren Startups, sollten Sie sicherstellen, dass Sie bereit sind, sich wirklich um alle drei Kernelemente zu kümmern. Ohne die passende Technologie und Daten kann Ihr FP&A-Team nicht arbeiten, und ohne die richtigen Prozesse können sie nicht effizient funktionieren.
Stellen Sie sicher, dass Sie diese Funktion mit der richtigen, zukunftsorientierten Denkweise, mit Neugierde und einem Schwerpunkt auf der Zusammenarbeit mit anderen Teams im Unternehmen aufsetzen. Sorgen Sie ebenfalls dafür, dass Ihr FP&A-Team nicht mit schwer umsetzbaren oder endlosen Routinetätigkeiten überlastet wird. Prüfen Sie regelmäßig, ob Aufgaben mit geringem Aufwand automatisiert oder gestrichen werden können, und beurteilen Sie, ob Ihre Personen, Prozesse und Technologien im Einklang miteinander – oder gegeneinander – wirken.
Häufig gestellte Fragen
Hier sind einige der häufigsten Fragen, die sich Startup-CFOs zum Thema FP&A stellen
Was ist der Unterschied zwischen einer FP&A-Führungskraft und einem CFO?
Lassen Sie mich diese Frage gleich zu Beginn beantworten, falls Sie sich fragen, was FP&A von einem CFO unterscheidet, da beide sich mit finanzieller Planung beschäftigen. Die Aufgabe Ihrer FP&A-Führungskraft wird spezifischer sein als die eines CFO.
Während der Leiter/-in des Bereichs Finanzplanung & Analyse (FP&A) eines Unternehmens für Prognosen, taktische Planung und damit verbundene Aufgaben wie Budgetierung verantwortlich ist, trägt der CFO in der Regel auch die Verantwortung für tägliche Abläufe wie Buchhaltung und Treasury. Der CFO ist Entscheidungsträger/-in und stärker in die langfristige strategische Planung eingebunden als die FP&A-Führungskraft, die sich stärker auf das Sammeln von Daten und Erkenntnissen aus dem gesamten Unternehmen konzentriert, um bessere Entscheidungen zu ermöglichen.
FP&A unterstützt und ermöglicht den CFO, ist aber nur ein Teil des großen Ganzen.
Wie kann man ein bestehendes FP&A-Team verbessern?
Wenn Sie bereits ein FP&A-Team aufgebaut haben, aber dessen Effektivität steigern möchten, denken Sie darüber nach, wie Sie gezielt Ihre Mitarbeiter, Prozesse und Technologien verbessern können.
- Passen die Fähigkeiten und Erfahrungen Ihrer Teammitglieder zu den Herausforderungen, vor denen Ihr Unternehmen steht, oder gibt es Möglichkeiten zur Weiterbildung?
- Gibt es neue Herangehensweisen, entweder aus anderen Teams oder vielleicht von anderen Unternehmen, die Ihre finanzielle Leistung verbessern könnten?
- Gibt es neue Technologielösungen, die die Fähigkeiten Ihres Teams erweitern oder ganz neue Möglichkeiten schaffen könnten? Vielleicht wäre dies sogar ein gutes Projekt für Ihr FP&A-Team.
Wie viel sollte automatisiert werden?
Eine weitere häufige Frage ist, wie viel der FP&A-Funktionen automatisiert werden kann. Die Antwort ist – zwar wenig zufriedenstellend, vermutlich aber nicht unerwartet –: “Es kommt darauf an.” Wie der CFO Club-Autor Christian Martinez in einem anderen Artikel dargelegt hat, gibt es drei Schritte, um Automatisierungspotenziale zu bewerten:
- Kartieren Sie Ihre Finanzprozesse
- Quantifizieren Sie den finanziellen Einfluss der Automatisierung – mit Unterstützung Ihres Technikteams. Erwägen Sie Kennzahlen wie die eingesparte Zeit je Prozess, die Anzahl betroffener Mitarbeitender sowie Auswirkungen auf Profitabilität und Bewertung
- Entwickeln Sie eine Matrix von Auswirkung zu Aufwand, um insbesondere Chancen für Automatisierung mit hohem Nutzen und geringem Aufwand zu identifizieren
Dieses dreistufige Vorgehen, das im vollständigen Artikel noch weiter erläutert wird, vermittelt Ihnen ein Gefühl dafür, wie sehr Automatisierung helfen kann.
Wann sollte man einstellen?
Sie wissen also, dass Sie ein FP&A-Team aufbauen möchten. Wann ist es wirklich so weit?
Die Antwort besteht aus zwei Teilen. Erstens: Wann können Sie aus FP&A tatsächlich Mehrwert generieren? Wenn Ihr Unternehmen noch nicht so weit entwickelt ist, dass Sie zahlreiche, wirkungsvolle Finanzanalysen und Priorisierung von Budgets benötigen, wird die Schaffung der FP&A-Funktion wenig einbringen.
Zweitens sollte Ihr FP&A-Team den Aufbau der dafür notwendigen Vorstrukturen begleiten. Insbesondere ohne ein gut entwickeltes und systematisiertes Buchhaltungsteam sowie die Datenerfassungsmöglichkeiten, um Leistung in sämtlichen Abteilungen zu verfolgen, wird die FP&A-Person wenig Anhaltspunkte für ihre Arbeit haben.
Eine profitable Zukunft prognostizieren
Der Aufbau eines vollständig funktionsfähigen FP&A-Teams ist ein Prozess, der sorgfältige Planung im Vorfeld erfordert, aber er kann der Schlüssel sein, um in Ihrer gesamten Organisation deutlich effizienter zu werden. Ich würde gerne von Ihren eigenen Erfahrungen beim Aufbau einer FP&A-Funktion oder sogar eines ganzen Finanzteams hören.
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