Einfache Anleitung für Spesenabrechnungen + Vorlagen für Tech-CFOs
Die Erstellung eines Spesenberichts kostet Zeit, die besser darauf verwendet wäre, Strategien zu entwickeln, kreativ zu sein oder einfach so gut wie jede andere Aufgabe zu erledigen. Ich habe einen leitfadenreichen Ratgeber zusammengestellt, mit dem Sie einfach einen Spesenbericht erstellen können – inklusive Vorlagen.
Ich habe zwei Wege behandelt, wie Sie einen Spesenbericht erstellen können: mit Excel oder Google Sheets oder mit Spesenbericht-Software. In beiden Fällen müssen Sie die Berichte nicht von Grund auf neu erstellen – Softwarelösungen bieten meist eingebaute Layouts und einige Vorlagen stehen als Ausgangspunkt zur Verfügung, wenn Sie auf die Software verzichten möchten.
Der traditionelle Ansatz für Spesenabrechnungen
Der traditionelle Ansatz für Spesenabrechnungen bestand darin, Belege zusammenzusuchen und Formulare auszufüllen.
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Teams verbringen Stunden damit, jede Mahlzeit, jede Taxifahrt und jede Konferenzgebühr akribisch zu dokumentieren, nur damit nachher alles in irgendeinem bürokratischen schwarzen Loch verschwindet.
Obendrein sind papierbasierte Aufzeichnungen fehleranfällig, falls sie überhaupt erinnert werden.
Es ist leicht nachzuvollziehen, warum der traditionelle Ansatz – so gut gemeint er auch ist – in die Geschichtsbücher verbannt werden sollte.
Vorteile der Modernisierung des Spesenmanagements
Moderne Unternehmen nutzen Spesenmanagement-Software zur Erstellung und Nachverfolgung von Spesenberichten, da sie
1. Effizienter
Das Einfügen von Daten in eine Software ist deutlich einfacher, als Belege mit sich herumzutragen und diese manuell in papierbasierte Unterlagen einzutragen.
Diese Einfachheit schlägt sich in Effizienz nieder und ermöglicht es Ihrem Team, in einem bestimmten Zeitraum deutlich mehr Spesenberichte zu verarbeiten.
2. Besser für Transparenz
Sie können Zugriffsrechte so konfigurieren, dass jeder, der Spesenberichte einsehen muss, auch Zugriff darauf erhält. So wird finanzielle Transparenz gewährleistet und Bürokratie minimiert.
Es bietet Ihnen und Ihrem Team zudem vollständige Ausgabentransparenz – mangelnde Transparenz ist ein großes Problem in vielen Organisationen. Wie Adriana Carpenter, CFO von Emburse, erklärt:
„Unternehmen haben Schwierigkeiten, Einblick in die Ausgaben ihrer Mitarbeitenden zu bekommen. Es kann dauern, bis [die Finanzteams] diese Ausgaben zu sehen bekommen, und das ist problematisch.“
3. In Echtzeit anpassbar
Dies ist ein entscheidender Vorteil von Spesenmanagement-Software: Sie können Ausgaben und den Stand von Rückerstattungen in Echtzeit über die Software verfolgen und stellen so sicher, dass Sie immer auf Basis aktueller Informationen entscheiden.
Dies gibt Ihnen Echtzeit-Einblick in die Finanzen Ihres Unternehmens und deckt Einsparpotenziale auf, solange Sie noch etwas daran ändern können. Außerdem vereinfacht diese Vorab-Information den Finanzabschlussprozess, wenn er ansteht.
4. Steuerliche Vorteile
Wie Sie vermutlich wissen, sind viele geschäftsbezogene Ausgaben steuerlich absetzbar. Das Absetzen gängiger Geschäftsausgaben, darunter Reisen, Verpflegung, Unterhaltung und Büromaterial, kann Ihre Steuerlast senken, sofern Sie die entsprechenden Belege (wie Quittungen und Rechnungen) vorweisen können.
Unternehmen können in manchen Ländern zudem Mehrwertsteuer zurückfordern. Denken Sie daran: Genauigkeit ist wichtiger als Geschwindigkeit – ungenaue oder unvollständige Spesenabrechnungen erhöhen das Risiko von Steuerprüfungen oder führen zu Problemen mit der Einhaltung der Vorschriften.
Schlüsselfunktionen eines einfachen Spesenberichts
Auch wenn Software die beste Lösung ist, ist die Investition nicht immer möglich – besonders wenn Sie als Startup knapp bei Kasse sind oder nur wenige Mitarbeitende haben.
Falls jetzt nicht der richtige Zeitpunkt für die Anschaffung einer Spesenabrechnungs-Software ist, genügt oft auch eine einfache Spesenbericht-Vorlage in Microsoft Excel oder Google Sheets. Das ist zwar nicht perfekt, aber immer noch deutlich besser als papierbasierte Methoden.
Ein einfacher Spesenbericht ist fast immer lediglich eine Auflistung von Kosten mit Basisangaben wie Mitarbeitername und Abgabedatum des Berichts. Das ist jedoch oft zu schlicht gehalten.
Konzentrieren Sie sich lieber darauf, einen Bericht aufzubauen, der einfach UND mit allen nötigen Informationen versehen ist. Hier sind drei Schlüsselfunktionen, die einen Spesenbericht unkompliziert und nützlich machen:
Durchdachtes Layout
Gestalten Sie ein übersichtliches, klar strukturiertes Layout. Eine konsistente Formatierung und sinnvolle Abstände verhindern Unübersichtlichkeit. Ein aufgeräumtes Layout mit klar beschrifteten Feldern verringert das Risiko, Angaben zu übersehen.
Gerade genug Details
Fügen Sie nur so viele Details hinzu, wie nötig – es sollen alle relevanten Informationen enthalten sein, ohne unnötige Überfrachtung.
Unnötige Details lassen den Bericht überwältigend wirken, erhöhen die Fehlerquote und machen die Freigabe unnötig mühsam. Fügen Sie zum Beispiel lieber ein Feld für „Verpflegung“ hinzu, anstatt die Mitarbeitenden jedes einzelne Essen separat eintragen zu lassen. Wenn der Posten ungewöhnlich hoch erscheint, prüfen Sie die beigefügten Belege genauer.
Klare Richtlinien
Stellen Sie klare Richtlinien bereit – aber nur wo nötig. Reisen Ihre Mitarbeitenden beispielsweise häufig geschäftlich ins Ausland, sollte Ihr Reisekostenformular Vorgaben machen, welcher Wechselkurs zur Umrechnung genutzt werden soll, und daran erinnern, etwaige Umrechnungsgebühren zu berücksichtigen.
Erstellung eines Spesenberichts mit Software
Mit Software ist es recht einfach, einen einfachen Bericht zu erstellen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung Ihres ersten einfachen Spesenberichts:
- Wählen Sie eine Spesenabrechnungssoftware: Der erste Schritt ist ... machen Sie es sich leicht, indem Sie eine gute Spesenabrechnungssoftware auswählen. Worauf Sie achten sollten, habe ich im nächsten Abschnitt dieses Artikels erläutert.
- Wählen Sie eine Vorlage: Das exakte Layout Ihres Spesenberichts richtet sich nach der von Ihnen gewählten Software. Lösungen mit mehr Anpassungsmöglichkeiten erlauben es, die Standardvorlage weiter zu vereinfachen oder zu erweitern. Expensifys Standardvorlage enthält zum Beispiel die Felder „An“, „Von“ und „Betrag“, aber Sie können nach Belieben eigene Felder hinzufügen:
- Konfigurieren Sie die Software: Passen Sie die Software an Ihre Vorlieben an. Alle Lösungen bieten Konfigurationsmöglichkeiten, aber der Umfang variiert je nach Komplexität der Lösung.
- Fortschrittliche Tools wie SAP Concur ermöglichen die Einrichtung von Freigabe-Workflows, die an die Hierarchie und Richtlinien Ihres Unternehmens angepasst sind.
- Einsteigertaugliche Lösungen wie Expensify bieten Optionen wie die Möglichkeit, Spesenberichte automatisch in einem selbst gewählten Intervall einzureichen:
Nachdem Sie das System nach Ihren Wünschen konfiguriert haben, können Sie Ihre Mitarbeitenden auffordern, es für die Einreichung ihrer Spesenberichte zu nutzen.
Bewertung von Tools zur Spesenabrechnung
Bevor Sie ins Detail gehen, filtern Sie die Liste der Tools nach Ihrem Budget.
Top-Spesenabrechnungstools bieten einen umfangreichen Funktionsumfang, können aber teuer sein. Günstigere Tools wiederum bieten unter Umständen keine erweiterten Funktionen.
Wenn Sie Ihre Optionen anhand der Preisspanne eingegrenzt haben, gilt es nun, das Tool mit dem größten Mehrwert ausfindig zu machen. Dazu sollten Sie die Funktionen der Tools vergleichen, die Sie in Betracht ziehen. Hier sind einige Funktionen, auf die Sie achten sollten:
- Mobile App: Eine mobile App ermöglicht es Mitarbeitenden, Belege direkt nach Erhalt zu scannen und einzureichen. So werden Fehler minimiert und es wird sichergestellt, dass Mitarbeitende nicht vergessen, Ausgaben zur Rückerstattung einzureichen.
- Kreditkartenimport: Sie erhalten Monatsabrechnungen für eine Firmenkreditkarte, müssen aber die Informationen noch in Ihr Spesenabrechnungs-Tool übertragen. Die Möglichkeit, Transaktionsdaten direkt aus Ihrem Kontoauszug zu importieren, erspart Ihnen mühsame Dateneingabe.
- GL-Codierung: General Ledger (GL)-Codes sind eindeutige alphanumerische Codes, die jedem Hauptbuchkonto zugeordnet werden. Indem Sie Ausgabenarten GL-Codes zuweisen, kann Ihre Software die Ausgaben automatisch passenden Hauptbuchkonten zuordnen — und legt damit die Grundlage zur Automatisierung von Spesenabrechnungen.
- Steuerverfolgung: Integrierte Steuerverfolgung hilft Ihnen, Umsatzsteuer und steuerlich absetzbare Ausgaben nachzuhalten — das nimmt Stress aus der Steuerzeit. Anstatt am Steuertermin alle Belege zu durchforsten, verfolgt die Software die relevanten Zahlen und Sie können sich auf Aufgaben mit echtem menschlichen Mehrwert konzentrieren.
- Integrationen: Integrationen helfen, Daten zwischen Systemen abzugleichen. Ihre Spesenabrechnungssoftware muss eventuell Informationen aus verschiedenen Quellen, etwa Ihrer Buchhaltungssoftware, erfassen und anschließend Ihr Lohnabrechnungssystem informieren, damit nach Freigabe aller Mitarbeiterausgaben eine automatische Rückerstattung ausgelöst wird.
Die meisten guten Lösungen bieten diese Funktionen, aber Sie sollten auch auf zusätzliche Merkmale und Möglichkeiten achten, die IHR Unternehmen benötigt.
Kostenlose Spesenberichtsvorlagen
Online gibt es zahlreiche Vorlagen für Spesenabrechnungen, die den Sprung von Null auf Eins deutlich vereinfachen. Sie können diese Vorlagen einfach nutzen und an Ihre Bedürfnisse anpassen. Beispielsweise können Sie ein Feld für Zwischensummen pro Ausgabenkategorie oder eine separate Spalte für Steuern hinzufügen, um die Nachverfolgung zu erleichtern.
Hier sind einige der besten Vorlagen — egal, ob Sie ein Unternehmen führen, für ein Unternehmen arbeiten oder selbstständig sind:
- Kostenlose Vorlagen von Smartsheet:
- Kostenlose Vorlagen von Clockify:
- Kostenlose Vorlagen von Coefficient:
- Spesenberichtsvorlage für Unternehmen von Zoho
- Spesenberichtsvorlage von HubSpot
Ihr Team auf Spesenberichte schulen
Eine effektive Schulung Ihres Teams für die ordnungsgemäße Erstellung von Spesenabrechnungen erleichtert den gesamten Prozess deutlich. Hier einige Methoden, wie Sie Ihr Team dauerhaft schulen können:
- Klare Richtlinien und Vorschriften: Beginnen Sie damit, klare Richtlinien und Vorschriften für die Reisekostenabrechnung festzulegen. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden über erstattungsfähige Ausgaben, die erforderlichen Dokumente für die Kostenerstattung, Ausgabenlimits und den Genehmigungsprozess informiert sind.
- Schulungen anbieten: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im effektiven Umgang mit der Software zur Reisekostenabrechnung. Vermitteln Sie ihnen die Bedeutung einer korrekten Dokumentation und der Einhaltung der Unternehmensrichtlinien. Praktische Vorführungen und Übungsaufgaben sind eine hervorragende Möglichkeit, das Gelernte zu festigen.
- Mit gutem Beispiel vorangehen: Geben Sie Ihren Mitarbeitenden ein Vorbild, indem Sie sich an die Abrechnungsrichtlinien halten und verantwortungsbewusstes Ausgabeverhalten zeigen. Mitarbeitende orientieren sich eher an Führungskräften als an bloßen Anweisungen.
- Feedback und Unterstützung: Bieten Sie Feedback und Unterstützung, während Ihre Mitarbeitenden sich mit der neuen Reisekostenrichtlinie vertraut machen. Ermutigen Sie zu Fragen, geben Sie Hilfestellung und gehen Sie proaktiv auf mögliche Herausforderungen ein, die auftreten könnten.
Reisekostenabrechnung leicht gemacht
Software zur Reisekostenabrechnung automatisiert einen Großteil des Abrechnungsprozesses. Sie vereinfacht die Abrechnung für Mitarbeitende, gewährt Ihnen Zugriff auf Echtzeitdaten zu Ausgaben und minimiert das Fehlerrisiko. Falls Sie noch nicht bereit sind, in Software zu investieren, eignen sich Microsoft Excel oder Google Sheets als Einstieg.
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