Einfacher Leitfaden für Spesenberichte + Vorlagen für Tech-CFOs
Die Erstellung eines Spesenberichts kostet Zeit – Zeit, die besser in Strategiearbeit, Kreativität oder einfach irgendetwas anderes investiert werden könnte. Um dem entgegenzuwirken, habe ich einen ressourcenreichen Leitfaden für die Erstellung eines einfachen Spesenberichts zusammengestellt, inklusive passender Vorlagen.
Ich habe zwei Möglichkeiten zur Erstellung eines Spesenberichts beschrieben:
- Mit Excel oder Google Sheets
- Mit Spesenberichte-Software
In beiden Fällen müssen Sie Berichte nicht von Grund auf neu erstellen – Softwarelösungen bieten typischerweise eigene integrierte Layouts, und ich habe einige Vorlagen als Ausgangspunkt geteilt, falls Sie auf Software verzichten möchten.
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Genug gesagt, legen wir los.
Der traditionelle Ansatz zur Spesenabrechnung
Der klassische Ansatz für die Spesenabrechnung bestand darin, Belege zu sammeln und Formulare auszufüllen.
Teams verbringen Stunden damit, jede Mahlzeit, jede Taxifahrt und jede Konferenzgebühr akribisch zu dokumentieren – nur damit das Ganze dann irgendwo in einer bürokratischen Versenkung verschwindet.
Und obendrein sind papierbasierte Aufzeichnungen anfällig für Fehler, sofern sie überhaupt erinnert werden.
Man sieht leicht, warum der traditionelle Ansatz, so gut er auch gemeint war, in die Geschichtsbücher verbannt werden sollte.
Vorteile der Modernisierung der Spesenabrechnung
Moderne Unternehmen nutzen Spesenmanagement-Software, um Spesenberichte zu erstellen und nachzuverfolgen, denn sie ist:
1. Effizienter
Daten in einer Software einzugeben ist viel einfacher als Belege mit sich herumzutragen und die Daten manuell in papierbasierte Unterlagen einzutragen.
Diese Einfachheit führt zu mehr Effizienz und erlaubt Ihrem Team, ein wesentlich höheres Volumen an Spesenberichten in einem bestimmten Zeitraum zu bearbeiten.
2. Besser für Transparenz
Sie können Berechtigungen so konfigurieren, dass alle, die Zugriff auf Spesenberichte benötigen, diesen auch haben. Das sichert finanzielle Transparenz und minimiert Bürokratie.
Gleichzeitig erhalten Sie und Ihr Team vollständige Transparenz über die Ausgaben – verzögerte Sichtbarkeit ist ein großes Problem in vielen Organisationen. Wie Adriana Carpenter, CFO von Emburse, erklärt:
„Unternehmen haben Schwierigkeiten, Einblick in die Ausgaben ihrer Mitarbeitenden zu erhalten. Es kann eine Weile dauern, bis [Finanzteams] diese Ausgaben sehen – und das ist problematisch.“
3. In Echtzeit anpassbar
Mit Spesenberichte-Software können Sie Ausgaben und den Status von Erstattungen in Echtzeit einsehen und so sicherstellen, dass Sie Entscheidungen stets auf Basis aktueller Informationen treffen.
Das verschafft Ihnen Echtzeit-Einblick in die Finanzen Ihres Unternehmens, sodass Einsparpotenziale rechtzeitig erkannt werden, um darauf zu reagieren. Außerdem erleichtert es den Abschlussprozess am Monatsende erheblich, wenn dieser ansteht.
4. Steuerliche Vorteile
Wie Sie sicherlich wissen, sind viele geschäftliche Ausgaben steuerlich absetzbar. Der Abzug von üblichen Geschäftsausgaben – einschließlich Reise-, Verpflegungs-, Unterhaltungs- und Bürokosten – kann Ihre Steuerlast senken, sofern Sie die richtigen Nachweise (wie Belege und Rechnungen) vorlegen können.
Unternehmen können in einigen Rechtsgebieten auch die Mehrwertsteuer zurückfordern. Denken Sie daran: Genauigkeit ist wichtiger als Geschwindigkeit – ungenaue oder unvollständige Spesenabrechnungen erhöhen das Risiko von Steuerprüfungen oder führen zu Compliance-Problemen.
Schlüsselelemente eines einfachen Spesenberichts
Auch wenn der Einsatz von Software am besten ist, ist es nicht immer möglich zu investieren – insbesondere nicht für Startups mit wenig Kapital oder sehr wenigen Angestellten.
Wenn jetzt nicht der richtige Zeitpunkt für Investitionen in Spesenberichte-Software ist, reicht eine einfache Vorlage, die Sie mit Microsoft Excel oder Google Sheets erstellen – das ist zwar nicht perfekt, aber immer noch eine deutlich bessere Methode als papiergestützte Aufzeichnungen.
Ein einfacher Spesenbericht ist fast immer nur eine aufgeschlüsselte Liste der Kosten mit grundlegenden Informationen wie dem Namen des Mitarbeitenden und dem Datum der Einreichung. Das ist jedoch oft zu simpel.
Stattdessen sollten Sie darauf achten, einen Spesenbericht zu erstellen, der weiterhin übersichtlich ist, aber auch alle nötigen Informationen liefert. Hier sind drei Schlüsselfunktionen eines Spesenberichts, die ihn einfach und nützlich machen:
Gezieltes Layout
Gestalten Sie ein sauberes und gut organisiertes Layout. Nutzen Sie einheitliche Formatierung und Abstände, um Unübersichtlichkeit zu vermeiden. Ein aufgeräumtes Design mit klar beschrifteten Feldern verringert die Gefahr, Informationen zu übersehen.
Gerade genug Details
Geben Sie gerade genug Details an – Sie möchten alle relevanten Informationen ohne unnötige Überfrachtung.
Zu viele Informationen machen den Bericht unübersichtlich, erhöhen die Fehlerwahrscheinlichkeit und machen die Genehmigung mühsam. Zum Beispiel sollte ein Feld für „Verpflegung“ hinzugefügt werden, anstatt die Mitarbeitenden jede Mahlzeit einzeln auflisten zu lassen. Wenn der Betrag auffällig hoch ist, sehen Sie sich die angehängten Belege genauer an.
Klare Richtlinien
Geben Sie klare Vorgaben, aber nur, wo sie tatsächlich benötigt werden. Zum Beispiel: Reisen Ihre Mitarbeitenden regelmäßig geschäftlich ins Ausland, sollte Ihr Reisekostenbericht eine Anleitung dazu geben, welcher Wechselkurs für die Umrechnung zu verwenden ist, und daran erinnern, anfallende Währungsumrechnungsgebühren zu berücksichtigen.
Erstellen eines Spesenberichts mit Software
Ein einfacher Bericht lässt sich mit passender Software recht unkompliziert erstellen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Ihren ersten Spesenbericht:
- Wählen Sie eine Spesenmanagement-Software: Im ersten Schritt... machen Sie es sich leicht, indem Sie eine gute Software auswählen. Worauf Sie achten sollten, habe ich im nächsten Abschnitt dieses Artikels erläutert.
- Vorlage auswählen: Das konkrete Layout Ihres Spesenberichts hängt von der gewählten Software ab. Lösungen mit mehr Anpassungsmöglichkeiten erlauben es, die Standardvorlage weiter zu vereinfachen oder zu erweitern. Beispielsweise enthält die Standardvorlage von Expensify drei Felder (An, Von und Betrag), aber Sie können bei Bedarf individuelle Felder hinzufügen:
- Software konfigurieren: Passen Sie die Software nach Ihren Wünschen an. Jede Lösung bietet Konfigurationsmöglichkeiten, jedoch variieren diese je nach Komplexität der Software.
- Fortgeschrittene Tools wie SAP Concur ermöglichen Ihnen das Einrichten von Genehmigungsworkflows, die den Hierarchien und Richtlinien Ihres Unternehmens entsprechen.
- Anwenderfreundliche Lösungen wie Expensify bieten beispielsweise die Möglichkeit, Spesenberichte automatisch in einem festgelegten Rhythmus einzureichen:
Haben Sie Ihr System nach Ihren Wünschen eingerichtet, können Sie die Mitarbeitenden bitten, es für die Einreichung Ihrer Spesenberichte zu verwenden.
Bewertung von Tools für die Spesenabrechnung
Bevor Sie sich näher mit der Auswahl beschäftigen, grenzen Sie die Tool-Liste anhand Ihres Budgets ein.
Die besten Spesenmanagement-Tools bieten einen großen Funktionsumfang, können aber zu teuer sein. Andererseits fehlen günstigen Tools eventuell erweiterte Funktionen.
Haben Sie Ihre Auswahl anhand des Preisrahmens eingegrenzt, suchen Sie im nächsten Schritt nach dem Tool mit dem besten Mehrwert. Dafür sollten Sie die Funktionen der in Frage kommenden Tools vergleichen. Auf folgende Aspekte sollten Sie achten:
- Mobile App: Eine mobile App ermöglicht es Mitarbeitenden, Belege direkt nach Erhalt zu scannen und einzureichen. Dadurch werden Fehler minimiert und es wird sichergestellt, dass die Mitarbeitenden nicht vergessen, sich diese Ausgabe erstatten zu lassen.
- Kreditkartenimport: Sie erhalten monatliche Abrechnungen für eine Firmenkreditkarte, müssen diese Daten jedoch immer noch in Ihr Spesenabrechnungssystem übertragen. Die Möglichkeit, Transaktionsdaten direkt aus Ihrer Abrechnung zu importieren, erspart mühsame Dateneingabe.
- Hauptbuch-Codierung: Hauptbuch-Codes (GL-Codes) sind eindeutige alphanumerische Codes, die allen Hauptbuchkonten zugeordnet sind. Durch die Zuordnung von GL-Codes zu Ausgabentypen kann Ihre Software Ausgaben automatisch den relevanten Hauptbuchkonten zuweisen und so den Prozess der Automatisierung von Spesenberichten starten.
- Steuerverfolgung: Eine integrierte Steuerverfolgung hilft, Umsatzsteuer und steuerlich absetzbare Ausgaben zu erfassen, was die Steuerzeit erheblich stressfreier macht. Anstatt bei der Steuererklärung jeden einzelnen Beleg zu prüfen, lassen Sie die Software diese Zahlen nachverfolgen, damit Sie sich auf Aufgaben konzentrieren können, die menschliches Know-how erfordern.
- Integrationen: Integrationen helfen, Daten zwischen Systemen zu synchronisieren. Ihre Spesenabrechnungssoftware muss möglicherweise Daten aus unterschiedlichen Quellen erfassen, wie z. B. Ihrer Buchhaltungssoftware, und anschließend Ihr Lohnabrechnungssystem anstoßen, um automatische Zahlungen auf Basis aller genehmigten Mitarbeiterausgaben auszulösen.
Die meisten guten Lösungen bieten diese Funktionen, doch sollten Sie auch auf Features achten, die Ihnen und Ihrem Unternehmen wichtig sind.
Kostenlose Spesenberichtsvorlagen
Online gibt es zahlreiche Vorlagen für Spesenabrechnungen, mit denen Sie den Einstieg deutlich erleichtern. Passen Sie diese Vorlagen einfach an Ihre Bedürfnisse an. Sie könnten zum Beispiel für jede Ausgabenkategorie ein Zwischensummenfeld ergänzen oder eine eigene Spalte für Steuern einfügen, um diese einfacher zu erfassen.
Hier sind einige der besten Vorlagen – egal ob Sie ein Unternehmen führen, darin arbeiten oder selbstständig sind:
- Kostenlose Vorlagen von Smartsheet:
- Kostenlose Vorlagen von Clockify:
- Kostenlose Vorlagen von Coefficient:
- Spesenberichtsvorlage für Unternehmen von Zoho
- Spesenberichtsvorlage von HubSpot
Schulung Ihres Teams zur Spesenabrechnung
Eine effektive Schulung Ihres Teams für Spesenabrechnungen macht den Prozess deutlich einfacher. Nachfolgend finden Sie Möglichkeiten, wie Sie Ihr Team Schritt für Schritt schulen können:
- Klare Richtlinien und Vorgaben: Beginnen Sie damit, eindeutige Richtlinien und Vorgaben für die Spesenabrechnung zu erstellen. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden über erstattungsfähige Ausgaben, erforderliche Unterlagen für die Erstattung, Ausgabengrenzen und Genehmigungsprozesse informiert sind.
- Schulungen anbieten: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im effektiven Umgang mit Ihrer Spesenabrechnungssoftware. Vermitteln Sie ihnen, wie wichtig eine korrekte Dokumentation und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sind. Praktische Demonstrationen und Übungen sind ein hervorragender Weg, um das Gelernte zu vertiefen.
- Mit gutem Beispiel vorangehen: Gehen Sie mit gutem Beispiel voran, indem Sie selbst die Richtlinien zur Spesenabrechnung befolgen und einen verantwortungsbewussten Umgang mit Ausgaben vorleben. Mitarbeitende folgen eher dem Vorbild ihrer Führungskräfte als bloßen Anweisungen.
- Feedback und Unterstützung: Geben Sie während der Umstellung auf die neue Spesenabrechnung Richtungen vor und bieten Sie Unterstützung an. Ermutigen Sie zu Fragen, geben Sie Hilfestellung und gehen Sie proaktiv auf mögliche Herausforderungen ein, denen Ihre Mitarbeitenden begegnen könnten.
Spesenabrechnung, vereinfacht
Spesenabrechnungssoftware automatisiert einen großen Teil des Abrechnungsprozesses. Sie erleichtert Mitarbeitenden die Abrechnung, verschafft Ihnen Zugriff auf Echtzeit-Ausgabendaten und minimiert das Fehlerrisiko. Sollten Sie noch nicht bereit sein, in Software zu investieren, sind Microsoft Excel oder Google Sheets ein guter Startpunkt.
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