So gelingt die ERP-Migration wie ein Profi

Eine Migration auf ein ERP umfasst in der Regel:

• Extrahieren von Daten aus Ihrem Altsystem
• Transformation der Daten, damit sie zum Format und Aufbau des neuen ERP passen
• Laden der Daten in die neue ERP-Software

Und trotz des Namens geht die ERP-Migration weit über eine reine Datenübertragung hinaus. Sie erfordert auch das Umkonfigurieren von Arbeitsabläufen, das erneute Trainieren von Nutzern und die Integration mit anderen Tools. Möglicherweise müssen Sie auch die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen neu überdenken.

ERP-Migration vs. ERP-Konvertierung

Auch wenn sich die Begriffe ähneln, sind ERP-Migration und ERP-Konvertierung zwei verschiedene Konzepte, die nicht miteinander verwechselt werden sollten. ERP-Migration ist der Oberbegriff für jeden Übergang zu einem neuen ERP. Das kann der Wechsel von einer Altlösung sein, das Zusammenführen mehrerer Tools in ein einziges System oder der Wechsel zu einem neuen Anbieter.

Dagegen bezeichnet ERP-Konvertierung den Prozess, bei dem Ihr ERP-System auf eine neue Version oder ein Update (z.B. SAP ECC auf S/4 HANA) angehoben wird. Hier eine kurze Übersicht, die bei der Entscheidung hilft, ob Sie migrieren oder konvertieren sollten:

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Die Akteure bei der ERP-Migration

Wie bei jeder anderen Softwareumstellung ist auch die ERP-Migration keine Einzelleistung – mehrere Stakeholder müssen zusammenarbeiten, damit sie gelingt. Zu den wichtigsten Beteiligten zählen:

• CFOs und Finanzverantwortliche: Kalkulieren Kosten, sorgen für finanzielle Compliance und unterstützen das ERP-Reporting.
• IT-Teams: Übernehmen die ERP-Implementierung und Systemkonfiguration. Sie sind außerdem verantwortlich für Datenzuordnung, -extraktion, -transformation, -übertragung und das Testen.
• ERP-Anbieter oder Berater: Bringen Software-Expertise und Anwenderunterstützung ein. Häufig übernehmen sie die Leitung der Migrationsprojekte.
• ERP-Projektmanager: Koordinieren die Kommunikation, legen Zeitpläne fest und verfolgen Fortschritte.
• Fachbereichsleiter oder Manager: Vertreten die besonderen Anforderungen ihres Teams und validieren die Daten. Sie unterstützen außerdem Testing und Schulungsinitiativen.
• Endanwender: Testen Arbeitsabläufe und geben Rückmeldung zur Benutzerfreundlichkeit.

Gemeinsam sorgen diese Stakeholder dafür, dass der ERP-Migrationsprozess korrekt und effizient umgesetzt wird – und dabei die Unternehmensziele und Anforderungen eingehalten werden.

Author's Tip

Software-Migration ist für jedes Unternehmen eine große Veränderung – ähnlich wie die Einführung selbst. Ein offener Kommunikationsfluss, nicht nur mit den wichtigsten Stakeholdern, sondern auch mit den betroffenen Teammitgliedern, hilft Ihnen dabei, Fehler oder Hindernisse frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Wann eine ERP-Migration notwendig (oder unvermeidlich) ist

Manchmal wird eine ERP-Migration unausweichlich. Auf Geschäftsführungs- und technischer Ebene sollten Sie einen Systemwechsel in Betracht ziehen, wenn Sie:

• Veraltete, obsolete, redundante oder Altsysteme (ERP oder andere) ersetzen müssen
• Isolierte Inselsysteme konsolidieren möchten
• Die Datenqualität verbessern und Inkonsistenzen oder Redundanzen zwischen Teams beseitigen möchten
• Das Unternehmenswachstum in einem Maße skalieren möchten, das mit den vorhandenen Systemen nicht möglich ist
• Eine regelkonformere Systemlandschaft benötigen
• Bessere Reportingfunktionen benötigen

Software ist nicht dafür gemacht, statisch zu bleiben – sie sollte sich gemeinsam mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln. Wenn sie träge wird, ist es häufig Zeit für eine Veränderung. Hier einige Szenarien, bei denen eine ERP-Migration notwendig sein kann:

6 Schritte für eine erfolgreiche ERP-Migration

Die Umstellung der eigenen Arbeitsabläufe auf ein modernes ERP-System ist keine einfache Aufgabe. Von der Freigabe bis zur Planung und zum Testen handelt es sich um einen vielschichtigen Prozess mit zahlreichen Schritten. Damit Ihre Migration möglichst reibungslos verläuft und Sie das volle Potenzial Ihres ERP-Systems ausschöpfen, habe ich diese 6-Schritte-Anleitung zusammengestellt. 

Wenn Sie die Kurzfassung suchen, springen Sie direkt zur interaktiven Checkliste.

1. Definieren Sie Ihre Anforderungen

Jede erfolgreiche ERP-Migration beginnt bei den geschäftlichen Anforderungen. Geht es Ihnen um bessere Transparenz in der Lieferkette und Echtzeit-Analysen? Oder liegt Ihr Fokus auf verbessertem Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und regulatorischer Compliance? 

Definieren Sie Ihre Anforderungen an die ERP-Migration klar, bevor Sie beginnen. Führen Sie Interviews mit Abteilungsleitern, um deren bestehende Daten, Prozesse und Schmerzpunkte zu verstehen. Je mehr Kontext Sie haben, desto besser, vor allem wenn Sie nicht täglich im operativen Geschäft stecken.

Achten Sie dabei auch auf branchenspezifische Vorschriften, mit denen Ihr ERP-System konform sein muss. Benötigen Sie bessere Auswertungsmöglichkeiten, mehr Sicherheit oder Unterstützung für internationale Abläufe? 

Author's Tip

Beziehen Sie bei der Definition der ERP-Migrationsanforderungen möglichst früh die IT mit ein. So lassen sich realistische Erwartungen setzen und teure Überraschungen vermeiden.

Wenn Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen definiert haben, dokumentieren Sie, welche Datensätze Sie migrieren möchten, wo sie aktuell liegen und wie Sie diese bereinigen wollen. Legen Sie in diesem Schritt auch Systemziele für Geschwindigkeit, Verfügbarkeit und Reporting fest, um die Performance zu messen. 

Vergessen Sie nicht, alle Tools aufzulisten, mit denen Ihr ERP integriert werden muss (z. B. CRM- oder Lohnabrechnungssoftware). Ein vergessenes Software-Tool kann teurer werden, als Sie denken! 

2. Wählen Sie Ihren Anbieter

Ihr ERP-Anbieter kann den Datenmigrationsprozess entscheidend beeinflussen – im positiven wie im negativen Sinn. Gehen Sie diesen Schritt daher nicht leichtfertig an. Wählen Sie den richtigen ERP-Anbieter anhand dieser 10 wichtigen Auswahlkriterien:

Bevor Sie Ihre endgültige Entscheidung treffen, sehen Sie sich Erfahrungsberichte an und sprechen Sie direkt mit bisherigen Kunden. Es ist auch von Vorteil, wenn der Anbieter eine Sandbox-Umgebung bereitstellt, in der Sie die wichtigsten Funktionen risikolos testen können.

Wenn Sie nicht wissen, wo Sie mit Ihrer Suche beginnen sollen, werfen Sie einen Blick auf unsere Liste der besten ERP-Software-Alternativen: 

3. Strategie entwickeln

Jetzt ist es Zeit für die Strategie. Ein fundierter ERP-Migrationsprojektplan legt genau fest, wie Ihr Wechsel vom Altsystem auf das neue System ablaufen soll. Das minimiert Risiken, richtet alle Beteiligten auf gemeinsame Ziele aus und erhöht die Erfolgschancen.

Definieren Sie zunächst den Umfang, das Budget und den Zeitplan Ihrer Migration. Teilen Sie dann Ihre Datenmigrationsstrategie in die folgenden Phasen auf:

Diese Strategie kann sich im Verlauf Ihres ERP-Migrationsprozesses ändern, insbesondere wenn Sie mit weiteren Stakeholdern oder Teammitgliedern in den Austausch treten. Ziehen Sie den Einsatz von Projektmanagement-Tools in Betracht, um die Zusammenarbeit und Transparenz zu erhöhen, sobald sich Anforderungen oder Strategien verändern. So bleiben alle auf dem neuesten Stand.

4. Binden Sie Ihr Team ein

Eine wirklich transformative ERP-Migration steht und fällt mit den Teammitgliedern. Die Menschen müssen wissen, was geschieht, und das Gefühl haben, in Entscheidungen eingebunden zu werden.

Mögliche Fragen, die Sie beantworten müssen, sind unter anderem:

• Wann startet die Migration?
• Wie und wann beginnt die Schulung?
• Wer soll während der Testphase Probleme melden?
• Wann ist das Go-Live-Datum?
• Verliere ich den Zugriff auf frühere Berichte?
• Wird sich die Art ändern, wie wir Freigaben versenden und erhalten? 

Klären Sie diese und weitere Fragen durch einen strukturierten Kommunikationsplan. Definieren Sie anschließend, wer welche Art von Schulung benötigt, und richten Sie Feedbackkanäle ein. So halten Sie alle stets informiert, schulen sie effektiv und können Probleme vor dem Go-Live rechtzeitig erkennen.

5. Führen Sie die ERP-Migration durch 

Jetzt kommt die Umsetzung: Bei der Durchführung der ERP-Migration wird Ihr Projektplan in die Praxis übertragen – von der Kickoff-Phase über das Testen bis zum Go-Live. Dazu gehören die folgenden Schritte:

6. Verwalten Sie Ihr ERP (und Ihr Team) 

Ein Go-live bedeutet nicht Feierabend. Nach der Migration und Implementierung müssen Sie die Leistung des ERP überwachen, Feedback sammeln und kontinuierlichen Nutzersupport bieten.

Um das Beste aus Ihrer Migration herauszuholen, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes erledigen:

• Berichtswesen verwalten: Richten Sie Reporting-Dashboards ein, um Systemverfügbarkeit, Fehlerprotokolle und Geschwindigkeit zu überwachen. 
• Fragen fördern: Veranstalten Sie Sprechstunden mit offenen Q&A-Sitzungen, in denen Nutzer Probleme melden und Hilfe erhalten können.
• Offene Feedback-Schleifen: Erstellen Sie eine dedizierte Feedback-E-Mail oder ein Formular, über das Nutzer Fehler und Reibungspunkte melden können.
• Alles dokumentieren: Halten Sie alle Kommentare und Rückmeldungen in einem zentralen Dokument fest, um Nutzerstimmung zu erfassen und Systemanpassungen zu planen.
• Kontinuierlich schulen: Führen Sie Auffrischungs- oder Nachschulungssitzungen durch, um häufige Missverständnisse zu klären und Spezialfälle abzudecken.
• Regelmäßig prüfen: Überprüfen Sie regelmäßig Datenflüsse, Backups und Integrationen, um die Systemgesundheit zu erhalten.

ERP-Migration: Zeitplan und Kosten

ERP-Migrationszeitpläne und -kosten können stark variieren – je nach aktuellem Setup, Teamexpertise, Datenqualität und Komplexität des neuen Systems.

Im Durchschnitt kann ein KMU oder Startup damit rechnen, dass die ERP-Migration 3–9 Monate dauert. Bei größeren Unternehmen dauern diese Prozesse in der Regel 12+ Monate.

Was die Kosten betrifft, kann die ERP-Migration für KMUs zwischen $10,000 und $150,000 kosten. Für größere Unternehmen und Konzerne beginnen die Kosten bei etwa $200,000 und können deutlich über $1 Million hinausgehen.

Beachten Sie, dass diese Kostenschätzungen die anfänglichen ERP-Lizenzgebühren und Integrationsaufwände einbeziehen. Ebenso enthalten sind Tools für die Datenmigration, Personalkosten, Schulungen, Dokumentation und fortlaufender Support.

Es gibt jedoch noch weitere Faktoren, die die Kosten einer ERP-Migration beeinflussen können, darunter:

• Datenmenge und -komplexität
• Einschränkungen des Altsystems
• Anzahl der Nutzer
• Anpassungsbedarf
• Umfang der Integration

ERP-Migrations-Checkliste

Die ERP-Migration kann ein herausfordernder Prozess sein – und wenn sie nicht korrekt durchgeführt wird, kann sie Ihr gesamtes Unternehmen stören. Deshalb habe ich diese interaktive Checkliste erstellt, damit Sie sicherstellen können, dass Sie alles haben, was Sie für einen erfolgreichen Start benötigen.

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Häufige Herausforderungen bei der ERP-Migration

Nichts im Leben ist einfach und geradlinig. Probleme sind unvermeidbar, egal wie gründlich Sie planen. Hier sind drei der größten Herausforderungen bei der ERP-Migration – und wie Sie sie lösen können.

1. Probleme mit der Datenqualität

Probleme wie veraltete Datensätze und uneinheitliche Formatierung können im neuen ERP zu nachgelagerten Fehlern führen. Und bis es Zeit für die Migration ist, unterschätzen Sie vielleicht, wie chaotisch die historischen Unternehmensdaten wirklich sind.

Nehmen wir an, Ihre Lieferantenstammliste enthält verschiedene Schreibweisen oder alte Adressen desselben Anbieters. Diese Inkonsistenzen führen zu doppelten Einträgen in Ihrer ERP-Datenbank.

2. Unzureichende Tests

Wenn Sie die Testphase überspringen oder überstürzen, können Sie nicht überprüfen, ob das neue ERP wie geplant funktioniert. Nach dem Start kann es passieren, dass Rechnungen nicht korrekt in Ihrem Finanz-ERP synchronisiert werden, weil Feldzuordnungen fehlerhaft sind. Oder es werden doppelte Mitarbeiterdatensätze entdeckt, weil die ID-Felder nicht übereinstimmen. 

3. Geringe Nutzerakzeptanz

So perfekt ein ERP-System auch ist – es wird scheitern, wenn die Mitarbeitenden es nicht nutzen. Widerstand gegen Veränderungen hat viele Gründe: unzureichende Schulungen, umständliche Software oder schlechte Kommunikation während der Migration. Beispielsweise nutzen Vertriebsteams womöglich weiterhin Tabellen für das Deal-Management, wenn das Onboarding nicht ausreichend erfolgt.

Best Practices für die ERP-Migration

Es gibt unzählige Best Practices für die ERP-Migration, aber das hier sind meine 9 wichtigsten Tipps, die den Prozess erleichtern:

• Frühzeitig testen: So lassen sich Probleme schnell erkennen und beheben.
• Während der Migration kontinuierlich testen: Überprüfen Sie Daten und Systemfunktionen in jeder Migrationsphase – nicht nur am Ende.
• Datenbereinigung automatisieren: Vereinfachen und beschleunigen Sie die Datenbereinigung mit Python, Statistik-Software oder Tools Ihres Anbieters.
• Eigenständiges Migrationsteam benennen: Legen Sie fest, wer für Data Governance, Workflows und Tests verantwortlich ist – damit alles reibungslos läuft.
• Feldzuordnungen dokumentieren: Verlassen Sie sich nicht auf Ihr Gedächtnis. Halten Sie jede Transformation von alten zu neuen Datenfeldern detailliert fest.
• Stetig mit Nutzern kommunizieren: Versenden Sie regelmäßige Updates, holen Sie Feedback ein und erklären Sie, wie sich die Migration auf den Arbeitsalltag auswirkt.
• Pilotprogramme durchführen: Lassen Sie zum Beispiel zunächst eine Abteilung das neue ERP testen, bevor Sie es vollständig ausrollen.
• Bugs nach dem Go-live schnell beheben: Richten Sie Kanäle ein, um Probleme zu sammeln, zu priorisieren und zügig zu lösen.
• Rollback-Strategie entwickeln: Erstellen Sie einen Notfallplan für den Fall, dass Sie den Go-live pausieren oder rückgängig machen müssen.

ERP-Migration: Der Puls jeder Implementierung

Eine reibungslose ERP-Migration legt den Grundstein für alles Weitere – von der Nutzerakzeptanz bis hin zum langfristigen ROI. Es geht nicht nur um Datenübertragung, sondern um die gezielte Weiterentwicklung Ihres Unternehmens.

Analysieren Sie also Ihre aktuellen Systeme, beziehen Sie das Team ein und setzen Sie auf saubere Daten. Und testen Sie, als hinge Ihr Unternehmen davon ab – denn das tut es.

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