5 Expertentipps, um das Forderungsmanagement selbst zu übernehmen
Kleinunternehmer verbringen zu viel Zeit damit, offene Forderungen (AR) einzutreiben, anstatt ihr Unternehmen zu führen – ich kritisiere das nicht, ich kenne es selbst. Als Kleinunternehmer hatte ich mit demselben Problem zu kämpfen.
Aber darum geht es: Dieses Problem habe ich nicht mehr. Hier ist mein Rat dazu, wie du offene Forderungen verwalten kannst – und übrigens: Dafür musst du keine zusätzliche Unterstützung einstellen.
Häufige Herausforderungen bei offenen Forderungen
Wenn du zu den vielen Unternehmern und Kleinunternehmern gehörst, die mehr als 36 % ihrer Woche mit kleinen Verwaltungsaufgaben wie Rechnungsstellung und Dateneingabe verbringen, liegt das wahrscheinlich an diesen häufigen Herausforderungen bei offenen Forderungen.
Sie möchten mehr vom The CFO Club?
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag zu Ende zu lesen und einer Community moderner CFOs und Finanzverantwortlicher beizutreten, die auf erprobte Methoden, Tools und Erkenntnisse zugreifen, um sich in der KI-gesteuerten Finanzwelt zurechtzufinden.
Have an account? Log In
- Zeitaufwendige manuelle Prozesse für offene Forderungen: Die manuelle Verwaltung offener Forderungen lässt wenig Zeit, um dein Unternehmen effektiv zu führen oder auszubauen – oder überhaupt strategisch zu denken.
- Mangelnde Organisation: Ein unorganisierter oder isolierter Prozess zur Nachverfolgung von Rechnungen, Zahlungen und Kundeninformationen schränkt die Transparenz über offene Forderungen ein und erschwert es, diese rechtzeitig abzugleichen und einzutreiben.
- Probleme beim Zahlungseinzug: Ohne Buchhaltungssoftware haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, Zahlungen für unbezahlte Rechnungen nachzuverfolgen und einzuziehen – was den Cashflow, die Geschäftsziele und das Wachstumspotenzial beeinträchtigt.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, brauchst du ein wenig Unterstützung (und die richtigen Tools), damit du dich wieder den strategischen Initiativen auf hoher Ebene widmen kannst, für die du eigentlich zuständig bist.
Wer sollte beteiligt sein?
Alle, die an der Rechnungsstellung beteiligt sind, einschließlich Kundenbetreuer und Vertriebsmitarbeiter, sollten sich der Zahlungseingänge bewusst sein. Du zögerst, deine Mitarbeiter an vorderster Front einzubeziehen? Das solltest du nicht. Diese Personen weisen die Buchhaltung normalerweise an, wann und in welcher Höhe Produkte oder Dienstleistungen in Rechnung gestellt werden sollen.
Die meisten kleinen Unternehmen verfügen über begrenzte Ressourcen. Daher ist die Koordination offener Forderungen in der Buchhaltung kleiner Unternehmen besonders wichtig, wenn Rechnungsfehler und Probleme beim Zahlungseinzug auftreten.
| Hier ist ein Beispiel: Während meiner dreijährigen Tätigkeit im Bereich offene Forderungen und Zahlungseinzug begegneten mir häufig Kunden, die sich aufgrund von Rechnungsfehlern weigerten, ihre Rechnungen zu bezahlen. Die Lösung der Kundenprobleme bedeutete, sie anzurufen, um ihre Anliegen aufzunehmen, und anschließend die Vertriebs- und Kundenbetreuungsabteilungen um Unterstützung zu bitten, damit aktuelle und künftige Rechnungsprobleme korrigiert werden konnten. Meistens bewirkten Rechnungsanpassungen und Korrekturmaßnahmen einen entscheidenden Unterschied bei der Steigerung des Cashflows und der Verbesserung des Cashflow-Managements. Außerdem stellte ich fest, dass die Kunden erleichtert waren, eine Lösung zu erhalten, und die ausstehenden Beträge bereitwillig bezahlten. |
Ein idealer Prozess für offene Forderungen
Für eine effektive Verwaltung ist ein klarer und schlanker Prozess für offene Forderungen wichtig. Der Prozess sollte Folgendes umfassen:
Erstellung einer Standardvorlage für Rechnungen
Entwirf eine professionell aussehende Rechnungsvorlage, die alle erforderlichen Informationen enthält, etwa deinen Unternehmensnamen, deine Kontaktdaten, die Rechnungsnummer, das Zahlungsziel und eine Aufschlüsselung der bereitgestellten Produkte oder Dienstleistungen.
Ich weiß, ich weiß, die meisten haben das bereits. Aber falls nicht, kümmere dich sofort darum.
Automatisierung von AR-Arbeitsabläufen
Eine zeitnahe Rechnungsstellung verringert Zahlungsverzögerungen. Stelle sicher, dass du Arbeitsabläufe für offene Forderungen automatisierst, etwa indem du Kunden Rechnungen sendest, sobald die Produkte geliefert und die Dienstleistungen erbracht wurden – oder wie anderweitig vereinbart.
Festlegung klarer Zahlungsbedingungen
Gib deine Zahlungsbedingungen auf der Rechnung klar an, einschließlich des Zahlungsziels und der akzeptierten Zahlungsmethoden, um Erwartungen festzulegen und sicherzustellen, dass Kunden ihre Pflichten verstehen.
Nachfassen bei überfälligen Zahlungen
Ich weiß, es kann unangenehm sein, an überfällige Zahlungen zu erinnern, wenn du selbst die Arbeit für einen Kunden erledigst … aber es ist notwendig.
Die Lösung ist jedoch einfach: Richte automatisierte Arbeitsabläufe in deinem Buchhaltungssystem ein oder verwende Software zum KI-gestützten Forderungseinzug, um überfällige Zahlungen nachzuverfolgen und Kunden rechtzeitig zu erinnern, ohne dass du dich dabei unwohl fühlst.
5 Strategien für ein einfacheres Forderungsmanagement
Nun kommen wir zum wirklich wichtigen Teil. Das solltest du tun, damit das Einziehen von Forderungen deutlich weniger mühsam wird:
1. Erstelle leicht verständliche Rechnungen
Es scheint offensichtlich, aber hast du deine Rechnungen tatsächlich schon einmal überprüft?
Genaue und gut strukturierte Rechnungen sind entscheidend für eine pünktliche Zahlung. Probiere daher Folgendes aus:
- Gib eine detaillierte Beschreibung der Produkte oder Dienstleistungen an: Kennst du das Sprichwort „Der Teufel steckt im Detail“? Kunden wünschen sich mehr Details – nicht weniger. Wenn sie genau wissen, wofür sie bezahlen, gibt es weniger Verwirrung und Streitigkeiten.
- Schlüssele jede Gebühr einzeln auf: Vermeide eine Pauschalsumme oder einen Sammelbetrag mit einer übermäßig komplizierten Beschreibung. Wenn deine Rechnung mehrere Produkte oder Dienstleistungen umfasst, schlüssel die Kosten nach Positionen auf, damit Kunden sie schneller und einfacher verstehen und pünktlich bezahlen können. Wenn es außerdem zu einem größeren Streit über eine Position kommt, kannst du sie bitten, den Rest zu bezahlen, während du die Angelegenheit prüfst.
- Füge Zahlungsanweisungen hinzu: Mache es deinen Kunden leicht, dich zu bezahlen. Gib detaillierte Anweisungen dazu, wie und wann Zahlungen zu leisten sind. Füge Informationen zu den akzeptierten Zahlungsmethoden, den Bankkontodaten und allen weiteren Angaben hinzu, die sie zum Abschluss der Zahlung benötigen.
2. Führe eine klare Zahlungsrichtlinie ein
Eine klare Zahlungsrichtlinie hilft dabei, Erwartungen festzulegen und sicherzustellen, dass deine Mitarbeiter und Kunden deine Zahlungsbedingungen verstehen. Berücksichtige bei der Entwicklung deiner Zahlungs- und Kreditrichtlinien die folgenden Elemente:
- Fälligkeitstermine: Gib das Fälligkeitsdatum klar auf deinen Rechnungen an. Lege fest, ob es sich um eine bestimmte Anzahl von Tagen ab Rechnungsdatum oder um ein festes Kalenderdatum handelt.
- Verzugsgebühren: Ich empfehle, eine Verzugsgebühr in deine Zahlungsrichtlinie aufzunehmen. Du zahlst nicht gerne Gebühren, und anderen Geschäftsinhabern geht es genauso – sie schmälern ihren Cashflow. Gebühren können als Prozentsatz des Rechnungsbetrags oder als Pauschalbetrag festgelegt werden. Denke daran, dass die andere bereits erwähnte Möglichkeit darin besteht, Rabatte oder Anreize für eine frühzeitige Zahlung anzubieten … oder beides!
- Zahlungserinnerungen: Lege fest, wie du Zahlungserinnerungen an Kunden versendest. Bestimme, wann und wie oft du Erinnerungen für überfällige Zahlungen verschickst, und halte dich konsequent daran. Sei klar und freundlich – vermeide eine harte Ausdrucksweise. Wenn es sich für dich trotzdem seltsam anfühlt, sage ihnen von Anfang an, dass es sich um einen automatisierten Vorgang handelt.
3. Nutze Automatisierungssoftware für ein effizientes Forderungsmanagement
Der Einsatz von Automatisierungssoftware, Tools und Apps für das Forderungsmanagement kann deinen Prozess zur Verwaltung offener Forderungen deutlich optimieren. Während 37 % der großen Unternehmen die Automatisierung des Forderungsmanagements für mindestens 50 % ihrer AR-Prozesse eingeführt haben, automatisieren nur 17 % der kleinen Unternehmen ihr Forderungsmanagement.
Zu den Vorteilen von Tools zur Automatisierung des Forderungsmanagements gehört, dass sie dir helfen, die Effizienz deiner AR-Prozesse zu steigern, indem sie den manuellen Aufwand reduzieren und dir mehr Zeit geben, dich auf strategische Aufgaben auf höherer Ebene zu konzentrieren.
- Buchhaltungssoftware: Die Automatisierung von Buchhaltungssoftware umfasst Funktionen für das Forderungsmanagement, die wiederkehrende Aufgaben wie die Erstellung und Weiterleitung von Rechnungen, die Nachverfolgung von Rechnungen und Zahlungen sowie die Berichterstattung in Echtzeit optimieren. Dadurch wird Zeit gespart und die Zahl menschlicher Fehler reduziert.
- Online-Zahlungsplattformen: Die Integration mit Zahlungsplattformen oder Zahlungs-Gateways bietet deinen Kunden komfortable Online-Zahlungsmöglichkeiten und reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Zahlungsabwicklung. Das bedeutet, dass du schneller bezahlt werden kannst.
- Automatisierte Erinnerungen: Buchhaltungssysteme sollten über automatisierte Erinnerungen verfügen, die Kunden per E-Mail oder SMS erhalten, damit sie über bevorstehende oder überfällige Zahlungen informiert sind.
Die besten Optionen für automatisierte Debitorenbuchhaltung
Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.
Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Prüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir transparent bleiben.
4. Debitorenbuchhaltungskennzahlen überwachen und analysieren
Die regelmäßige Überwachung und Analyse wichtiger AR-Kennzahlen liefert Ihnen wertvolle Einblicke in Ihre Kunden und die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens. Sie sollten die folgenden Kennzahlen verfolgen:
- Außenstandsdauer (DSO): Die DSO misst die durchschnittliche Anzahl der Tage, die benötigt werden, um eine Zahlung nach einem Verkauf einzuziehen. Durch die Überwachung der DSO können Sie Trends erkennen und Maßnahmen zur Verbesserung Ihres Inkassoprozesses ergreifen.
- Überfälligkeit der Debitorenbuchhaltung: Die Überfälligkeit der Debitorenbuchhaltung gruppiert Ihre Rechnungen in Zeiträume — aktuell, 30 Tage, 60 Tage, 90 Tage und 120 Tage —, damit Sie sehen können, welche Rechnungen versendet wurden und wie lange sie noch offen sind. Dies hilft Ihnen, Nachfassaktionen zu priorisieren und geeignete Maßnahmen zum Einzug ausstehender Zahlungen zu ergreifen.
- Zahlungshistorie der Kunden: Es ist wichtig, die Zahlungshistorien einzelner Kunden zu verfolgen, um Kunden zu identifizieren, die regelmäßig verspätet zahlen oder in der Vergangenheit nicht gezahlt haben. Mit diesen Informationen können Sie fundierte Entscheidungen über die Gewährung von Krediten oder die Einführung strengerer Zahlungsbedingungen treffen. Oder, na ja, sie als Kunden kündigen.
5. Einen standardisierten Prozess für verspätete Zahlungen und das Forderungsmanagement entwickeln
Trotz Ihrer besten Bemühungen können einige Kunden ihre Zahlungen weiterhin verzögern oder ausfallen lassen. In diesem Fall ist es wichtig, Strategien für den Umgang mit verspäteten Zahlungen und das Forderungsmanagement bereitzuhalten:
- Freundliche Erinnerungen: Beginnen Sie einige Tage nach dem Fälligkeitsdatum mit freundlichen Zahlungserinnerungen. Erkundigen Sie sich höflich nach dem Zahlungsstatus und bieten Sie Unterstützung an, falls es Probleme oder Bedenken gibt.
- Kommunikation eskalieren: Wenn die Zahlung weiterhin aussteht, besteht Ihr nächster Schritt darin, die Kommunikation zu eskalieren. Senden Sie nachdrücklichere Erinnerungen, gegebenenfalls an eine ranghöhere Person, und weisen Sie klar auf die Folgen einer anhaltenden Nichtzahlung hin, etwa Verzugsgebühren oder Inkassomaßnahmen. Bitten Sie den Kunden, Sie anzurufen, um mögliche Probleme zu besprechen.
- Verbindlichkeiten (AP) mit Forderungen (AR) verrechnen: Wenn ein Kunde bei Ihrem Unternehmen ein AR- und ein AP-Konto hat und seine ausstehenden Forderungen nicht begleicht, müssen Sie möglicherweise die von ihm geschuldeten Beträge mit seinem AR-Saldo verrechnen. In der Vergangenheit war dies notwendig, als ich mich mit dem AP-Team abstimmte, um Zahlungen mit Rechnungen zu verrechnen, die seit mehr als 120 Tagen offen waren.
- Ein Inkassounternehmen beauftragen: In Fällen, in denen die Rechnungsbeträge berechtigt sind, sollten Sie möglicherweise die Beauftragung eines Inkassounternehmens in Betracht ziehen. Inkassounternehmen sind auf die Beitreibung ausstehender Schulden spezialisiert und können Ihre Chancen, den unbezahlten Betrag einzuziehen, deutlich erhöhen.
| Hier ist ein Beispiel dafür, wie gut diese Strategie funktioniert: Über einen Zeitraum von drei Jahren in der Debitorenbuchhaltung eines großen Unternehmens habe ich diesen Ansatz genutzt, um mehr als 70 % der Forderungen einzuziehen, die abgeschrieben werden sollten. Das Ergebnis: Dieser Ansatz war so erfolgreich, dass ich zusätzlich zu meinem Jahresgehalt einen Prozentsatz der erfolgreich eingezogenen uneinbringlichen Forderungen aushandeln konnte, wodurch ein zusätzlicher Bonus von fast 20 % meines gesamten Jahresgehalts entstand. |
Klassische Fehler beim Forderungsmanagement, die Sie vermeiden sollten
Als Unternehmer ist es bei der Verwaltung der Debitorenbuchhaltung wichtig, diese häufigen Fehler beim Forderungsmanagement zu vermeiden, die Ihre Bemühungen behindern können.
1. Unregelmäßige Nachfassaktionen
Konsistenz und Schnelligkeit sind entscheidend, wenn Sie überfällige Zahlungen nachverfolgen. Erstellen Sie einen klaren Zeitplan für die Nachverfolgung und halten Sie sich daran. Regelmäßige und beharrliche Kommunikation macht Kunden mit Ihren Prozessen vertraut und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass überfällige Zahlungen eingezogen werden.
2. Versäumnis, die Kommunikation zu dokumentieren
Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über die gesamte Kommunikation mit Kunden im Zusammenhang mit Problemen und überfälligen Zahlungen, insbesondere wenn Sie viele Kundenkonten haben. Diese Dokumentation kann bei der Lösung von Problemen hilfreich sein, als Referenz für jemanden, der neu mit der Situation ist, falls rechtliche Schritte erforderlich werden oder wenn Sie Nachweise für Ihre Bemühungen zum Zahlungseinzug vorlegen müssen.
| Wenn ich mit Kunden an Abrechnungsproblemen arbeitete, dokumentierte ich jedes Gespräch ausführlich, einschließlich der Kontaktdaten, der Probleme mit den Rechnungen, der nächsten Schritte zur Lösung des Problems, der an der Lösung beteiligten Personen und des Ergebnisses. Denken Sie daran: Es liegt sowohl im Interesse des Kunden als auch Ihres Unternehmens, alles für eine spätere Bezugnahme und Nachverfolgung zu dokumentieren. |
3. Mangelndes Einfühlungsvermögen
„Mit Honig fängt man mehr Bienen als mit Essig.“
Auch wenn es den Anschein haben mag, dass ein konsequentes Vorgehen bei Ihren Zahlungseinzugsbemühungen der richtige Weg ist, ist ein professioneller und einfühlsamer Ansatz besser. Der Aufbau starker Kundenbeziehungen führt wahrscheinlich langfristig zu einer besseren Zahlungsmoral und höheren Kundenbindungsraten.
| Meine Erfahrung Als ich meine Tätigkeit im AR begann, waren mangelndes Einfühlungsvermögen und eine fehlende Kundenorientierung einige der häufigsten Beschwerden, die ich hörte, wenn ich Kunden zum ersten Mal kontaktierte, um zweifelhafte Forderungen zu klären und einzuziehen. Die Kunden sagten oft, dass sie ihre offenen Beträge nicht mehr bezahlten, weil ihnen niemand zuhörte oder sie zuvor harsch behandelt worden waren, als sie berechtigte Anliegen vorbrachten oder auf Abrechnungsfehler hinwiesen. Mein Ansatz Ich machte es mir zur Aufgabe, ihr Vertrauen zu gewinnen, indem ich ihnen half, Abrechnungsfehler zu beheben und eine positive Arbeitsbeziehung aufzubauen. Außerdem ermutigte ich sie, mich direkt zu kontaktieren, sobald sie Bedenken hatten. Dadurch konnten seit Langem offene AR-Salden leichter und schneller geklärt werden. Das Ergebnis Fast alle zweifelhaften Forderungen konnten eingezogen werden, und die Kunden begannen, ihre Rechnungen mit wenig Aufwand pünktlich zu bezahlen. |
4. Vernachlässigung der Mitarbeiterschulung
Als Unternehmer verstehe ich vollkommen, wie viele Aufgaben Sie gleichzeitig übernehmen. Wenn möglich, ist es eine gute Idee, eine weitere Person in Ihrem Unternehmen darin zu schulen, wie sie mit AR-Problemen und Kunden, die verspätet zahlen, umgeht.
Ein Unternehmen erfolgreich zu führen bedeutet, für Vertretung zu sorgen — stellen Sie sicher, dass sich jemand anderes um die Verbesserung der Kundeninteraktionen kümmert und dafür sorgt, dass nichts übersehen wird.
5. Mangelnde Aufmerksamkeit für die Abrechnungsgenauigkeit
Wenn Ihre Rechnungen Fehler enthalten, werden die Kunden diese bemerken. Oft verweigern sie daraufhin die Zahlung, bis die Fehler korrigiert sind, wodurch sich der Einzugstermin Ihrer Forderungen verzögert. In meiner Tätigkeit im Bereich AR und Zahlungseinzug machten Abrechnungsfehler fast 90 % der zweifelhaften Forderungen aus, bei deren Klärung und Einzug ich mit Kunden zusammenarbeitete.
Es stellte sich heraus, dass der Kunde tatsächlich recht hatte, aber niemand hatte ihm zugehört. Noch problematischer war, dass diese offenen Beträge bereits Jahre zuvor hätten eingezogen werden können, wodurch sich der Cashflow und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens verbessert hätten.
6. Falsche Zuordnung von Zahlungen
Falsch zugeordnete Zahlungen erschweren die Feststellung, welche Zahlungen noch ausstehen. Dies führt zu mehr Kontenabstimmungen und einer Neuzuordnung von Zahlungen und sorgt für zusätzliche Verwirrung und Frustration bei Ihnen — und noch mehr bei Ihren Kunden.
Wenn Zahlungen eingehen und nicht klar ist, wofür sie bestimmt sind, nehmen Sie sich eine Minute Zeit, zum Telefon zu greifen und den Kunden zu fragen. Eine spätere Abstimmung der Konten und Neuzuordnung von Zahlungen dauert deutlich länger — und es ist weniger unangenehm, als Kunden wegen Rechnungen anzurufen, die sie tatsächlich bezahlt haben, aber falsch zugeordnet wurden.
Mit dem richtigen Ansatz, den fünf von mir beschriebenen Strategien und der Nutzung von Buchhaltungssoftware können Sie als Unternehmer die Forderungen Ihres Unternehmens effizient und effektiv verwalten, Ihren Cashflow verbessern und genügend Zeit freisetzen, um sich auf Strategie und Wachstum zu konzentrieren.
Und das alles, ohne jemand anderen dafür einstellen zu müssen.
Abonnieren Sie weitere Tipps zur Verbesserung der Buchhaltung
Nachdem sich Ihr AR-Prozess nun auf dem Weg der Besserung befindet, können Sie sich einem anderen Bereich gebundenen Kapitals widmen: einem effektiven Management der Verbindlichkeiten. Unabhängig davon, ob Sie Software für Verbindlichkeiten verwenden oder die Aufgaben manuell erledigen — Verbesserungen sind in greifbarer Nähe.
Bereit, Ihre Finanzkenntnisse als Unternehmer zu erweitern? Abonnieren Sie unseren kostenlosen Newsletter mit Expertenratschlägen, Leitfäden und Einblicken von Finanzführungskräften, die die Technologiebranche prägen.
