5 erfahrungsbasierte Tipps für das Management von Forderungen (wenn man es selbst macht)
Kleinunternehmer verbringen zu viel Zeit mit dem Einzug von Forderungen (AR), statt ihr Geschäft zu führen – ich kritisiere das nicht, ich verstehe es. Als Kleinunternehmer habe ich selbst mit denselben Schwierigkeiten zu kämpfen gehabt.
Aber hier ist die Sache: Ich habe dieses Problem nicht mehr. Das ist mein Rat, wie man Forderungen effizient verwaltet – und PS: Es erfordert keine zusätzlichen Mitarbeiter.
Häufige Herausforderungen beim Forderungsmanagement
Wenn Sie einer der vielen Unternehmer und Kleinunternehmer sind, die über 36 % ihrer Woche mit kleinen administrativen Aufgaben wie Rechnungsstellung und Dateneingabe verbringen, ist es wahrscheinlich auf diese gängigen Herausforderungen im Forderungsmanagement zurückzuführen.
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- Zeitaufwändige manuelle Prozesse: Manuelles Forderungsmanagement lässt wenig Zeit, das Unternehmen effektiv zu führen oder weiterzuentwickeln – oder überhaupt strategisch zu denken.
- Mangelnde Organisation: Ein ungeordnetes oder isoliertes System zur Nachverfolgung von Rechnungen, Zahlungen und Kundendaten schränkt den Überblick über Außenstände ein und erschwert die fristgerechte Abstimmung und Einziehung von Forderungen.
- Probleme beim Zahlungseinzug: Ohne Buchhaltungssoftware haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, den Überblick zu behalten und Zahlungen für unbezahlte Rechnungen einzuziehen – was den Cashflow, die Geschäftsziele und das Wachstumspotenzial beeinträchtigt.
Um diese Herausforderungen zu meistern, braucht es etwas Unterstützung (und die richtigen Werkzeuge), damit Sie sich wieder auf die wichtigen, strategischen Aufgaben konzentrieren können, für die Sie eigentlich da sind.
Wer sollte einbezogen werden?
Jeder, der an der Rechnungsstellung beteiligt ist, einschließlich Kundenbetreuer und Vertriebsmitarbeiter, sollte sich mit dem Einzug offener Posten auseinandersetzen. Sie zögern, Ihr Frontline-Personal einzubeziehen? Keine Sorge. Diese Personen geben dem Rechnungswesen in der Regel an, wann und wie viel für Produkte oder Dienstleistungen abzurechnen ist.
Die meisten kleinen Unternehmen haben begrenzte Ressourcen, was die Koordination der Forderungen besonders wichtig in der Buchhaltung kleiner Unternehmen macht, wenn es zu Abrechnungsfehlern und Problemen beim Einzug kommt.
| Hier ein Beispiel: Nachdem ich drei Jahre im Forderungsmanagement und Inkasso gearbeitet habe, bin ich häufig auf Kunden gestoßen, die ihre Rechnungen aufgrund von Abrechnungsfehlern nicht bezahlen wollten. Die Lösung der Kundenprobleme bedeutete, sie anzurufen, um ihre Anliegen zu verstehen, und dann Hilfe von der Vertriebs- und Kundenbetreuungsabteilung einzuholen, um aktuelle und zukünftige Fehler zu korrigieren. Meistens haben Rechnungsanpassungen und Korrekturmaßnahmen einen großen Unterschied bei der Steigerung des Cashflows und der Verbesserung des Liquiditätsmanagements gemacht. Außerdem habe ich festgestellt, dass die Kunden erleichtert waren, wenn das Problem gelöst wurde und die offenen Beträge gerne beglichen haben. |
Ein idealer Prozess für das Forderungsmanagement
Für ein effektives Forderungsmanagement ist ein klarer und schlanker Prozess unerlässlich. Folgendes sollte der Prozess enthalten:
Erstellung einer standardisierten Rechnungsvorlage
Gestalten Sie eine professionell aussehende Rechnungsvorlage, die alle erforderlichen Informationen enthält, wie Ihren Firmennamen, Kontaktdaten, Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum und eine Aufschlüsselung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen.
Ich weiß, ich weiß, die meisten machen das schon. Aber falls nicht, legen Sie sofort damit los.
Automatisierung der Arbeitsabläufe im Forderungsmanagement
Eine schnelle Rechnungsstellung reduziert verspätete Zahlungen. Stellen Sie sicher, dass Sie die AR-Prozesse automatisieren, zum Beispiel indem Sie Kundenrechnungen sofort senden, sobald Produkte geliefert oder Dienstleistungen erbracht wurden – oder wie sonst vereinbart.
Klare Zahlungsbedingungen festlegen
Geben Sie Ihre Zahlungsbedingungen klar auf der Rechnung an, einschließlich des Fälligkeitsdatums und der akzeptierten Zahlungsmethoden, um Erwartungen zu definieren und sicherzustellen, dass Ihre Kunden ihre Verpflichtungen verstehen.
Nachverfolgung überfälliger Zahlungen
Ich weiß, es kann sich unangenehm anfühlen, Zahlungserinnerungen zu versenden, wenn Sie selbst die Arbeit für den Kunden erledigt haben… aber es ist notwendig.
Die Lösung ist jedoch einfach: Richten Sie in Ihrem Buchhaltungssystem automatisierte Prozesse ein, die überfällige Zahlungen nachverfolgen und rechtzeitig Erinnerungen an Kunden senden – ohne dass Sie sich dabei unwohl fühlen müssen.
5 Strategien, um das Forderungsmanagement zu vereinfachen
Nun zum wirklich interessanten Teil. So machen Sie sich den Forderungseinzug deutlich leichter:
1. Entwicklung von leicht verständlichen Rechnungen
Klingt offensichtlich, aber haben Sie Ihre Rechnungen jemals wirklich geprüft?
Genaue und gut strukturierte Rechnungen sind entscheidend für eine zügige Bezahlung. Probieren Sie Folgendes aus:
- Geben Sie eine detaillierte Beschreibung der Produkte oder Dienstleistungen an: Kennen Sie das Sprichwort, der Teufel steckt im Detail? Kunden wünschen sich mehr Informationen — nicht weniger. Wenn sie genau wissen, wofür sie zahlen, gibt es weniger Missverständnisse und Streitigkeiten.
- Führen Sie jede Position separat auf: Vermeiden Sie es, einen Pauschalbetrag mit einer übermäßig komplexen Beschreibung anzugeben. Wenn Ihre Rechnung mehrere Produkte oder Dienstleistungen enthält, sollten Sie alle Posten einzeln ausweisen, damit Ihre Kunden schneller und leichter verstehen, was zu bezahlen ist. Müssen sie nur noch einen bestimmten Betrag begleichen, wenn es nur zu einem Posten Rückfragen gibt, können Sie sie bitten, den Rest bereits zu bezahlen, während Sie das Problem klären.
- Fügen Sie Zahlungsanweisungen bei: Machen Sie es Ihren Kunden so einfach wie möglich, Ihnen zu zahlen. Geben Sie genaue Anweisungen, wie und wann die Zahlung zu erfolgen hat. Führen Sie die akzeptierten Zahlungsmethoden, Bankverbindungen und alle weiteren notwendigen Informationen auf, damit der Bezahlvorgang reibungslos abläuft.
2. Einführung einer klaren Zahlungspolitik
Eine klare Zahlungspolitik schafft klare Erwartungen und sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeitenden und Kunden Ihre Zahlungsbedingungen verstehen. Berücksichtigen Sie bei der Entwicklung Ihrer Zahlungs- und Kreditrichtlinien folgende Punkte:
- Fälligkeitsdaten für Zahlungen: Geben Sie das Zahlungsziel auf Ihren Rechnungen deutlich an. Klären Sie, ob es sich um eine bestimmte Anzahl von Tagen ab Rechnungsdatum oder um ein festes Kalendertatum handelt.
- Säumniszuschläge: Ich empfehle, in Ihrer Zahlungspolitik eine Gebühr für verspätete Zahlungen aufzunehmen. Niemand zahlt gern Strafgebühren — so geht es auch anderen Geschäftsinhabern, da dies ihren eigenen Cashflow belastet. Die Säumnisgebühr kann ein Prozentsatz des Rechnungsbetrags oder ein Pauschalbetrag sein. Alternativ — wie oben bereits angesprochen — können Sie auch Rabatte oder Anreize für frühe Zahlungen anbieten ... oder beides!
- Zahlungserinnerungen: Beschreiben Sie, wie Sie Zahlungserinnerungen an Ihre Kunden senden. Legen Sie fest, wann und wie häufig Sie an überfällige Zahlungen erinnern, und bleiben Sie dabei konsequent. Bleiben Sie dabei klar und freundlich — vermeiden Sie einen schroffen Tonfall, und wenn Sie Bedenken haben, sagen Sie offen, dass es sich um automatisierte Erinnerungen handelt.
3. Automatisierungssoftware für effizientes Forderungsmanagement nutzen
Der Einsatz von Software, Tools und Apps zur Automatisierung der Debitorenbuchhaltung kann Ihre Abläufe im Forderungsmanagement enorm vereinfachen. Während 37% der großen Unternehmen mindestens die Hälfte ihrer Prozesse rund um Forderungen automatisiert haben, nutzen lediglich 17% der kleinen Unternehmen solche Automatisierung.
Mit solchen Automatisierungslösungen steigern Sie die Effizienz im Forderungsmanagement, verringern manuelle Aufwände — und haben dadurch mehr Zeit, sich auf strategisch wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
- Buchhaltungssoftware: Automatisierte Buchhaltungssoftware enthält Funktionen fürs Forderungsmanagement, die wiederkehrende Aufgaben wie Rechnungserstellung und -versand, Nachverfolgen von Rechnungen und Zahlungen sowie Berichte in Echtzeit erleichtern. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
- Online-Zahlungsplattformen: Die Integration von Zahlungsplattformen oder Zahlungsgateways bietet Ihren Kunden bequeme Online-Bezahloptionen und beschleunigt den Zahlungsprozess. Das bedeutet, Sie werden schneller bezahlt.
- Automatisierte Erinnerungen: Buchhaltungssysteme sollten automatische Erinnerungen verschicken, die Kunden per E-Mail oder SMS erhalten, damit sie stets an bevorstehende oder überfällige Zahlungen erinnert werden.
Die besten AR-Automatisierungslösungen im Überblick
Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.
4. Überwachen und analysieren Sie Kennzahlen im Forderungsmanagement
Das regelmäßige Überwachen und Analysieren wichtiger Kennzahlen gibt Ihnen wertvolle Einblicke in Ihre Kunden und die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens. Sie sollten folgende Kennzahlen im Blick behalten:
- Days Sales Outstanding (DSO): DSO misst die durchschnittliche Anzahl von Tagen, die vergehen, bis nach einem Verkauf die Zahlung eingeht. Durch die Überwachung dieses Wertes können Sie Trends erkennen und Maßnahmen ergreifen, um Ihren Inkassoprozess zu verbessern.
- Forderungsalterung: Die Forderungsalterung ordnet Ihre Rechnungen nach Fälligkeitszeiträumen – aktuell, 30 Tage, 60 Tage, 90 Tage und 120 Tage –, damit Sie erkennen, wann Rechnungen gestellt wurden und wie lange diese bereits offen sind. So können Sie Ihre Nachfassmaßnahmen priorisieren und angemessene Schritte zur Einziehung ausstehender Zahlungen einleiten.
- Zahlungshistorie des Kunden: Es ist wichtig, die individuellen Zahlungshistorien Ihrer Kunden zu verfolgen, um Kunden zu identifizieren, die regelmäßig zu spät zahlen oder eine Vorgeschichte nicht bezahlter Rechnungen haben. Mit diesen Informationen können Sie fundierte Entscheidungen über die Gewährung von Kreditrahmen oder die Einführung strengerer Zahlungsbedingungen treffen. Oder, Sie wissen schon, sich von ihnen als Kunden trennen.
5. Entwickeln Sie einen standardisierten Prozess für verspätete Zahlungen und das Forderungsmanagement
Trotz aller Bemühungen kann es passieren, dass manche Kunden ihre Zahlungen verzögern oder gar ausbleiben lassen. In diesem Fall ist es wichtig, Strategien zur Hand zu haben, wie Sie mit verspäteten Zahlungen und dem Forderungsmanagement umgehen:
- Freundliche Erinnerungsschreiben: Beginnen Sie einige Tage nach dem Fälligkeitsdatum mit freundlichen Zahlungserinnerungen. Erkundigen Sie sich höflich nach dem Stand der Zahlung und bieten Sie Hilfe an, falls es Probleme oder Bedenken gibt.
- Kommunikation eskalieren: Bleibt der Zahlungseingang weiterhin aus, ist der nächste Schritt, Ihre Kommunikation zu intensivieren. Senden Sie eindringlichere Erinnerungen – möglicherweise an eine höher gestellte Person – und stellen Sie klar die Konsequenzen bei weiterem Zahlungsverzug dar, wie z. B. Mahngebühren oder Einleitung von Inkassomaßnahmen. Bieten Sie die Möglichkeit, Sie bei Problemen telefonisch zu kontaktieren.
- Netting von offenen Verbindlichkeiten (AP) mit Forderungen (AR): Wenn ein Kunde sowohl ein Forderungs- als auch ein Verbindlichkeitskonto bei Ihrem Unternehmen hat und seine offenen Forderungen nicht begleicht, kann es erforderlich sein, die ihm geschuldeten Beträge mit seinem AR-Saldo zu verrechnen. Ich fand dies in der Vergangenheit notwendig, als ich mit dem AP-Team zusammenarbeitete, um Zahlungen mit über 120 Tagen überfälligen Rechnungen zu verrechnen.
- Beauftragung eines Inkassounternehmens: Ist der Rechnungsbetrag berechtigt und alle eigenen Maßnahmen ausgeschöpft, sollten Sie über die Beauftragung eines Inkassounternehmens nachdenken. Inkassounternehmen sind auf das Einfordern ausstehender Forderungen spezialisiert und können Ihre Chancen auf den Zahlungseingang deutlich steigern.
| So funktioniert diese Strategie in der Praxis: Über einen Zeitraum von drei Jahren im Forderungsmanagement eines Großunternehmens habe ich mithilfe dieses Ansatzes mehr als 70 % der zur Abschreibung vorgesehenen Forderungen eingetrieben. Das Ergebnis: Die Vorgehensweise war so erfolgreich, dass ich zusätzlich zu meinem Jahresgehalt einen prozentualen Anteil an der erfolgreichen Realisierung von Forderungen als Bonus aushandeln konnte, was nahezu 20 % meines Gesamtjahresgehalts zusätzlich ausmachte. |
Klassische Fehler im Forderungsmanagement, die Sie vermeiden sollten
Als Geschäftsinhaber ist es beim Management Ihrer offenen Forderungen wichtig, diese häufigen Fehler zu vermeiden, da sie Ihre Inkassobemühungen behindern können.
1. Inkonsistente Nachverfolgung
Konsequenz und Schnelligkeit sind entscheidend beim Nachfassen von verspäteten Zahlungen. Erstellen Sie einen klaren Nachfassplan und halten Sie sich daran. Regelmäßige und beharrliche Kommunikation schafft Kundenerwartungen hinsichtlich Ihres Vorgehens und erhöht die Wahrscheinlichkeit, überfällige Zahlungen einzutreiben.
2. Unterlassene Dokumentation der Kommunikation
Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über jede Kommunikation mit Ihren Kunden in Bezug auf Probleme und verspätete Zahlungen, insbesondere wenn Sie viele Kundenkonten betreuen. Diese Dokumentation kann bei der Klärung von Problemen, als Nachschlagewerk für neue Mitarbeiter, für den Fall eines Rechtsstreits oder als Nachweis für Ihre Inkassobemühungen nützlich sein.
| Als ich mit Kunden an Abrechnungsproblemen arbeitete, dokumentierte ich jedes Gespräch detailliert, einschließlich Kontaktinformationen, der Probleme mit den Rechnungen, der nächsten Schritte zur Lösung, der beteiligten Personen und des Ergebnisses. Denken Sie daran: Alles für die spätere Referenz und das Nachverfolgen zu dokumentieren, liegt im Interesse sowohl des Kunden als auch Ihres Unternehmens. |
3. Mangel an Empathie
„Mit Honig fängt man mehr Fliegen als mit Essig.“
Auch wenn ein entschlosseneres Auftreten beim Einfordern von Zahlungen zunächst sinnvoll erscheint, ist ein professionelles und einfühlsames Vorgehen langfristig besser. Der Aufbau starker Kundenbeziehungen führt oftmals zu einer besseren Zahlungsmoral und steigert die Kundenbindungsrate über die Zeit.
| Meine Erfahrung Als ich im Bereich Forderungsmanagement anfing, war mangelnde Empathie und fehlende Kundenorientierung eine der häufigsten Beschwerden, die ich bei Erstkontakt zu Kunden hörte, wenn es darum ging, zweifelhafte Forderungen zu klären und einzutreiben. Viele sagten, sie hätten aufgehört zu zahlen, weil ihnen niemand zugehört habe oder weil sie bei berechtigten Anliegen oder Rechnungsfehlern zuvor schroff behandelt wurden. Mein Ansatz Ich habe es mir zur Aufgabe gemacht, ihr Vertrauen zu gewinnen, indem ich bei der Klärung von Rechnungsfehlern half und eine positive Arbeitsbeziehung aufbaute. Zudem habe ich sie ermutigt, sich direkt an mich zu wenden, sobald sie Bedenken hatten. So konnten überfällige Forderungen leichter und schneller ausgeräumt werden. Das Ergebnis Fast alle zweifelhaften Forderungen wurden zurückgewonnen und die Kunden begannen, ihre Rechnungen pünktlich und mit geringem Aufwand zu bezahlen. |
4. Vernachlässigung von Mitarbeiterschulungen
Als Unternehmer weiß ich genau, wie viele Aufgaben man gleichzeitig übernimmt. Wenn möglich, ist es eine gute Idee, eine weitere Person im Unternehmen darin zu schulen, wie mit Forderungsproblemen und säumigen Kunden umzugehen ist.
Ein erfolgreich geführtes Unternehmen zeichnet sich durch Redundanz aus – stellen Sie sicher, dass sich auch jemand anderes darum kümmert, die Kundeninteraktion zu verbessern und dass keine offenen Punkte verloren gehen.
5. Fehlende Sorgfalt bei der Rechnungsgenauigkeit
Werden Fehler auf Ihren Rechnungen gemacht, bemerken Ihre Kunden das. Häufig verweigern sie dann die Zahlung, bis die Fehler korrigiert sind, wodurch sich das Inkasso Ihrer Forderungen verzögert. In meiner Zeit im Forderungsmanagement und Inkasso machten Rechnungsfehler fast 90 % der zweifelhaften Forderungen aus, die ich mit Kunden klären und realisieren konnte.
Im Nachhinein stellte sich heraus, dass der Kunde Recht hatte, aber niemand hatte ihm zugehört. Noch schlimmer war, dass diese Forderungen schon Jahre vorher hätten eingezogen werden können, was den Cashflow und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens verbessert hätte.
6. Falsche Zahlungszuordnung
Fehlzugeordnete Zahlungen erschweren es zu überblicken, welche Beträge noch offen sind. Dies führt zu einer Zunahme von Kontenabgleichen und Zahlungsumklassifizierungen, was für Sie — und erst recht für Ihre Kunden — zu mehr Verwirrung und Frustration führt.
Wenn Zahlungen eingehen und nicht klar ist, wofür sie bestimmt sind, nehmen Sie das Telefon zur Hand und fragen Sie beim Kunden nach. Es dauert deutlich länger, Konten nachträglich abzugleichen und Zahlungen später neu zuzuordnen – und es ist weniger unangenehm, als Kunden zu kontaktieren, wegen Rechnungen, die sie eigentlich bereits bezahlt haben, die aber falsch gebucht wurden.
Mit dem richtigen Ansatz, den fünf beschriebenen Strategien und dem Einsatz von Buchhaltungssoftware können Sie als Unternehmer die Forderungen Ihres Unternehmens effizient und effektiv verwalten, Ihren Cashflow verbessern und genug Zeit freischaufeln, um sich auf Strategie und Wachstum zu konzentrieren.
Ganz ohne dafür jemanden einstellen zu müssen.
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