Wie Man Eine Gewinn- und Verlustrechnung In 8 Einfachen Schritten Erstellt
Theoretisch einfach—praktisch weniger, besonders wenn Sie als Kleinunternehmer viele Aufgaben gleichzeitig bewältigen und einfach klare, verlässliche Zahlen benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Dieser Leitfaden zeigt, was Sie erfassen müssen, wie Sie alles strukturieren und wo Sie auf Warnsignale achten sollten.
Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung?
Eine Gewinn- und Verlustrechnung ist ein Finanzbericht, der das Einkommen (und die Ausgaben) eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum – meist ein Quartal oder ein gesamtes Geschäftsjahr – darstellt. Sie können sie sich wie ein Zeugnis für Ihr Unternehmen vorstellen, das zeigt, wie viel Geld Sie verdient (oder verloren) haben.
Zweck einer Gewinn- und Verlustrechnung ist es, die finanzielle Leistung des Unternehmens im jeweiligen Zeitraum im Detail darzustellen. Sie wird auch als Erfolgsrechnung oder P&L (Profit and Loss) bezeichnet.
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Die Erstellung von Finanzberichten ist entscheidend, um die Leistung Ihres Unternehmens zu verstehen. Nach der Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung wissen Sie genau, wie hoch Ihr Nettogewinn oder -verlust ist — sowie weitere wichtige Kennzahlen wie Bruttogewinn, Betriebsergebnis und Ergebnis vor Steuern.
Eine Gewinn- und Verlustrechnung gehört zu den wichtigsten Finanzberichten und ist ein wesentlicher Schritt im Buchhaltungszyklus. Sie ist außerdem der erste Bericht, der im 3-Statement-Modell erstellt werden muss, das auch die Bilanz und die Kapitalflussrechnung umfasst.
Welche Informationen benötigen Sie, um eine Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen?
Bevor Sie mit der Erstellung Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung beginnen, benötigen Sie für den gewählten Zeitraum folgende detaillierte Finanzunterlagen Ihres Unternehmens:
- Umsatzerlöse (wie viel Sie eingenommen haben)
- Betriebsausgaben (wie viel Sie ausgegeben haben)
- Herstellungskosten der verkauften Waren (die tatsächlichen Kosten verkaufter Waren, einschließlich wiederverkaufter Produkte oder der Kosten von Bauteilen für die Produktion)
- Zinsaufwendungen (wie z. B. gezahlte Zinsen auf Darlehen)
- Steueraufwendungen (wie Lohnsteuern und Unternehmenssteuern auf Bundes-/Landesebene)
Wenn Sie diese Zahlen noch nicht zusammengestellt haben, erfassen Sie sie, bevor Sie mit der Gewinn- und Verlustrechnung beginnen. Sie finden die Daten in Ihrem Buchhaltungssystem.
Wie erstellt man eine Gewinn- und Verlustrechnung?
Ich bin zwar kein Buchhalter, habe aber mit genügend Finanzexperten zusammengearbeitet, um zu wissen: Die Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung ist nicht schnell und einfach. Es sind viele Berechnungen nötig.
Zur Vereinfachung hier ein Überblick, wie die meisten Buchhalter vorgehen – in 8 Schritten:
Schritt 0. Lassen Sie Buchhaltungssoftware die Arbeit für Sie übernehmen!
Wenn Sie eine gute Buchhaltungssoftware nutzen, können Sie mit wenigen Klicks eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Die meisten Tools lassen Sie einen Berichtszeitraum auswählen und generieren automatisch auf Basis synchronisierter Transaktionsdaten den Bericht. Einnahmen und Ausgaben werden aus Ihrem Bankkonto, dem Verkaufssystem oder dem Kassensystem (POS) übernommen—so sparen Sie sich manuelle Eingaben und Tabellenkalkulationen.
Gerade für vielbeschäftigte Unternehmer bringt diese Automatisierung Genauigkeit und Effizienz. Trotzdem ist es sinnvoll zu wissen, wie man selbst eine GuV erstellt – als Notlösung und um zu verstehen, was Ihre Software eigentlich macht.
Der Rest dieser Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess.
1. Wählen Sie Ihren Berichtszeitraum
Gewinn- und Verlustrechnungen analysieren die Unternehmensleistung über einen bestimmten Zeitraum – in der Regel 3 bis 12 Monate. Bevor Sie beginnen, klären Sie, welcher Zeitraum für Ihre aktuelle Analyse am sinnvollsten ist.
- Kürzere Zeitspannen (1 Monat, 3 Monate) eignen sich am besten, um schnelle Anpassungen an Ihrem Unternehmensbudget und Ihren Taktiken vorzunehmen.
- Längere Zeiträume (3 Monate, 6 Monate, 12 Monate) sind hilfreicher, um langfristige Trends, Strategien und übergeordnete Daten zu Ihrem Unternehmen auszuwerten.
2. Berechnen Sie Ihren Gesamtumsatz
Sammeln Sie als Nächstes Ihre Umsatzunterlagen aus allen Quellen. Dazu können folgende Einnahmen zählen:
- Verkauf von Waren
- Verkauf von Dienstleistungen oder Abonnements
- Mieterträge
- Zinserträge
- Weitere, für Ihr Unternehmen spezifische Einnahmen
In den meisten Fällen empfiehlt es sich, den Gesamtumsatz aus allen Bereichen Ihres Unternehmens zu betrachten. In manchen Situationen – beispielsweise, wenn Sie eine Holdinggesellschaft führen – kann es jedoch auch sinnvoll sein, getrennte Gewinn- und Verlustrechnungen für unterschiedliche Geschäftsbereiche oder Standorte zu erstellen.
Es ist ebenfalls wichtig, etwaige Rückgaben, Rückerstattungen oder Rabatte von Ihren Umsatzzahlen abzuziehen, um die tatsächlichen Erlöszahlen zu erhalten.
3. Berechnen Sie Ihre Herstellungskosten (COGS)
Die Herstellungskosten setzen sich aus allen Kosten zusammen, die für die Herstellung der in diesem Zeitraum verkauften Waren oder Dienstleistungen angefallen sind. Dazu können gehören:
- Direkte Arbeitskosten
- Kosten für zum Wiederverkauf eingekaufte Waren
- Kosten für Materialien, Teile oder Komponenten, die in der Produktion verwendet wurden
- Vertriebskosten
Wichtig ist: Die COGS werden nur für Waren oder Dienstleistungen erfasst, die bereits verkauft wurden. Wenn Sie zum Beispiel Waren im Wert von $10.000 kaufen, davon aber nur $3.000 im Berichtszeitraum verkaufen, beträgt Ihre COGS für den Zeitraum $3.000. Der verbleibende Lagerbestand beläuft sich dann auf $7.000.
4. Berechnen Sie Ihren Bruttogewinn
Ihr Bruttogewinn ist der Gewinn vor Abzug der Betriebsausgaben (wie Miete und Nebenkosten). Die Kennzahl Bruttogewinn ist hilfreich, um Ihre Bruttomarge zu berechnen und Ihre Preisstrategie zu optimieren.
Um Ihren Bruttogewinn zu berechnen, ziehen Sie die Herstellungskosten (COGS) vom Gesamtumsatz ab.
5. Berechnen Sie Ihre Betriebsausgaben
Addieren Sie anschließend alle Ihre Betriebsausgaben (OPEX). Betriebsausgaben sind alle anderen Geschäftsausgaben, die nicht unmittelbar mit der Erstellung Ihrer zum Verkauf bestimmten Waren oder Dienstleistungen verbunden sind. Dazu können gehören:
- Bestimmte Gehälter (Arbeit, die nicht direkt mit Ihrem Verkauf zusammenhängt, wie z. B. ein Buchhalter oder Reinigungspersonal)
- Miete
- Nebenkosten
- Rechtskosten
- Versicherungen
- Büromaterial
Addieren Sie alle Betriebsausgaben, um Ihre Gesamtkosten (OPEX) zu ermitteln.
6. Berechnen Sie Ihr Vorsteuerergebnis
Nun haben Sie alle Ihre Umsätze und Aufwendungen erfasst – bis auf die Steuern. Ziehen Sie Ihre gesamten Betriebsausgaben vom Bruttogewinn ab, um Ihr Gesamtergebnis vor Steuern und Zinsen (EBIT) zu erhalten.
7. Berechnen Sie Ihre Zins- und Steueraufwendungen
Jetzt wissen Sie, wie viel Ihr Unternehmen tatsächlich erwirtschaftet hat – Sie müssen jedoch noch an das Finanzamt (und eventuell auch an andere lokale Steuerbehörden) zahlen und ggf. auch an Ihren Kreditgeber. Im nächsten Schritt zählen Sie alle Ihre:
- Zinsaufwendungen (bezahlte Zinsen für Kreditkarten, Geschäftskredite usw.)
- Steueraufwendungen (an lokale, staatliche oder nationale Behörden gezahlte Steuern)
Für Zinsaufwendungen überprüfen Sie Ihre Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen und Darlehensunterlagen, um zu sehen, wie viel Zinsen Ihnen im Berichtszeitraum berechnet wurden. Oder – selbstverständlich – greifen Sie auf Ihre Aufzeichnungen in Ihrer Buchhaltungssoftware zurück.
Für Steueraufwendungen sollten Sie idealerweise auf Ihre Steuererklärungen für den Berichtszeitraum Bezug nehmen. Es kann jedoch sein, dass Sie noch keine Steuererklärung eingereicht haben. In diesem Fall schätzen Sie Ihre Steuerbelastung möglichst genau, indem Sie die Unterlagen aus dem Vorjahr heranziehen und diese entsprechend Ihrer gestiegenen (oder gesunkenen) Umsatzzahlen anpassen. Wenn Sie Ihren geschätzten Steuersatz kennen, nutzen Sie diesen, um eine grobe Vorstellung vom fälligen Steuerbetrag zu erhalten.
8. Ermitteln Sie Ihren Nettogewinn
Schließlich haben Sie alle Zahlen beisammen, um Ihren Nettogewinn oder Ihr Nettoeinkommen zu berechnen. Ziehen Sie einfach Ihre Zins- und Steueraufwendungen vom Gewinn vor Steuern ab – so erhalten Sie Ihr Nettoeinkommen – also Ihre wahre „unterste Zeile“ (Bottom Line).
Beispiel einer Gewinn- und Verlustrechnung
Manchmal braucht es nur ein anschauliches Beispiel. Nehmen wir zum Beispiel Microsofts Gewinn- und Verlustrechnung für das am 30. Juni 2024 endende Geschäftsjahr:
Der Berichtszeitraum für Microsofts Gewinn- und Verlustrechnung war vom 1. Juli 2023 bis 30. Juni 2024. In diesem Zeitraum wurden folgende Beträge angegeben:
- Gesamterlös: $245,1 Milliarden
- Herstellungskosten (Cost of Goods Sold): $74,1 Milliarden
- Bruttogewinn: $171 Milliarden
- Betriebsausgaben: $64,4 Milliarden
- Betriebsergebnis: $109,4 Milliarden
- Zinsaufwendungen: $-1,6 Milliarden (sie erlangten mehr Zinserträge als sie zahlten)
- Ergebnis vor Steuern: $107,8 Milliarden
- Steueraufwendung: $19,7 Milliarden im Geschäftsjahr 2024
- Nettogewinn: $88,1 Milliarden
Zusammen ergeben diese Zahlen ein klares Bild der finanziellen Leistungsfähigkeit von Microsoft auf einen Blick.
Betriebliche vs. nicht-betriebliche Einnahmen: Warum der Unterschied wichtig ist
Nicht alle Einnahmen sind gleich. Wenn Sie Ihre Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen, ist es wichtig, betriebliche von nicht-betrieblichen Einnahmen zu unterscheiden. Warum? Weil sie zwei ganz unterschiedliche Geschichten über Ihr Unternehmen erzählen.
- Betriebliche Einnahmen sind das, was Ihr Unternehmen aus seinen Kerngeschäften verdient (also das, was Sie tatsächlich verkaufen). Wenn Sie ein Softwareunternehmen betreiben, sind es Ihre Abonnements oder Lizenzgebühren. Das ist das tägliche Brot, das zeigt, wie Ihre alltäglichen Operationen laufen.
- Nicht-betriebliche Einnahmen stammen im Gegensatz dazu aus Quellen außerhalb Ihres Kerngeschäfts. Beispielsweise Zinsen aus einem Geschäftssparkonto, Erlöse aus dem Verkauf von altem Equipment oder gar rechtliche Vergleiche. Das ist nichts Schlechtes: Es ist einfach zusätzlich. Aber da diese Einnahmen unregelmäßig sind oder keinen direkten Bezug zu Ihrem Hauptangebot haben, sollten sie nicht zur Bewertung der operativen Leistungsfähigkeit herangezogen werden.
Wenn Sie diese beiden Einnahmearten vermischen, kann das Ihre Sicht auf die tatsächliche Entwicklung Ihres Unternehmens verzerren. Zeigen Sie beispielsweise einen Anstieg der Einnahmen, weil Sie ein Firmenfahrzeug verkauft haben, könnte es so aussehen, als ob Sie wachsen – dabei war das nur ein einmaliges Ereignis. Durch die Trennung bleibt Ihre Gewinn- und Verlustrechnung ehrlich und nützlich.
Tipps für die Erstellung Ihrer ersten Gewinn- und Verlustrechnung
Beim Erstellen einer Gewinn- und Verlustrechnung gibt es einiges zu beachten. Halten Sie sich selbstverständlich an die Vorschriften, aber sorgen Sie auch dafür, dass Sie…
1. Bleiben Sie bei den Berichtszeiträumen konsistent
Ein häufiger Fehler beim ersten Erstellen einer Gewinn- und Verlustrechnung ist die Verwendung unterschiedlicher Berichtszeiträume. Beispielsweise erfassen Sie Ihren Umsatz für Q1 (Jan, Feb, März), beziehen aber versehentlich noch Ausgaben aus dem Dezember des Vorquartals mit ein.
Achten Sie darauf, dass alle Berichtszeiträume konsistent sind!
2. Präzisieren Sie Ihre Herstellungskosten-Berechnung (COGS)
Die Berechnung der Herstellungskosten (Cost of Goods Sold) ist für Unternehmer oft ein Stolperstein. Denken Sie daran: Zu den Herstellungskosten gehören alle Ausgaben, die direkt mit den von Ihnen verkauften Waren zusammenhängen.
Wenn Sie ein Dienstleistungsanbieter sind, ist COGS (Herstellungskosten) weiterhin für Sie relevant, wird jedoch möglicherweise als Vertriebskosten (COS) bezeichnet. Wenn Sie Ihre Finanzberichte gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GAAP) erstellen, sollten Sie sich auch die Unterschiede zwischen GAAP- und Non-GAAP-COGS ansehen.
3. Verwenden Sie genaue und aktuelle Daten
Das manuelle Erstellen von Gewinn- und Verlustrechnungen bringt wenig, wenn die zugrunde liegenden Daten nicht korrekt sind. Achten Sie darauf, gängige Buchhaltungsstandards wie GAAP oder IFRS einzuhalten, und überlegen Sie, falls möglich, eine eigene Buchhaltungsabteilung einzurichten und/oder eine gute Buchhaltungssoftware einzusetzen.
4. Verfolgen Sie Veränderungen im Zeitverlauf
Eine Gewinn- und Verlustrechnung betrachtet einen bestimmten Zeitraum, wie das zweite Quartal 2024 oder das Geschäftsjahr 2025. Für eine fundierte Finanzanalyse ist es jedoch sinnvoll, regelmäßig Gewinn- und Verlustrechnungen zu erstellen und Entwicklungen im Zeitverlauf zu dokumentieren. Dies kann Ihre Strategie, Preisgestaltung und Ihr Ausgabenmanagement für die Zukunft beeinflussen.
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Zu lernen, wie Finanzberichte wie die Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden, ist für Führungskräfte unerlässlich. Gewinn- und Verlustrechnungen sind nützliche Werkzeuge, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu analysieren, Schwachstellen zu identifizieren und Ihre Strategie weiterzuentwickeln.
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