So wechseln Sie die Buchhaltungssoftware in 9 schmerzfreien Schritten
Veränderung akzeptieren: Wir Menschen sind fehlerhaft und halten oft zu lange an Verlierern fest. Erkennen Sie die Notwendigkeit zur Veränderung und nutzen Sie die Vorteile eines Upgrades.
Vorausschauende Planung: Bereiten Sie den Wechsel vor, indem Sie Ziele festlegen, einen Zeitplan erstellen und die Datenkompatibilität sicherstellen – für einen reibungsloseren Wechsel zur neuen Buchhaltungssoftware.
Unterstützung suchen: Nehmen Sie Kontakt zum Kundendienst auf, besuchen Sie Schulungen und binden Sie Teammitglieder ein, um den Wechsel der Buchhaltungssoftware zu erleichtern.
Testen Sie die Möglichkeiten: Probieren Sie die neue Buchhaltungssoftware vor der vollständigen Umstellung aus, damit sie zu Ihren Geschäftsanforderungen und Ihrer Buchhaltung passt – für optimale Leistung.
Wachstum annehmen: Nutzen Sie die Chance, Ihre Prozesse weiterzuentwickeln und zu optimieren, indem Sie auf eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware umsteigen – für mehr Effizienz und Skalierbarkeit Ihres Unternehmens.
Der Versuch, Ihre Buchhaltungssoftware zu wechseln, kann sich manchmal anfühlen, als wolle man sich aus einer schlechten Beziehung befreien. Vielleicht funktioniert sie nicht mehr für Sie, vielleicht sind Sie ihr entwachsen, oder Sie müssen auf Cloud-Buchhaltungssoftware umsteigen. Aber der Sprung zu etwas Neuem fühlt sich einfach so ... schwierig an.
Ich zeige Ihnen genau, wie Sie auf ein anderes Buchhaltungssoftware-Paket umsteigen können, sodass der Prozess so schmerzlos wie möglich verläuft.
Bevor Sie wechseln: Die Vorbereitungsphase
Sie wissen also, dass Sie einen Wechsel vornehmen müssen. Doch bevor Sie sich auf den erstbesten neuen Softwareanbieter in Ihren Suchergebnissen stürzen, müssen Sie den Grundstein für einen reibungslosen Übergang legen.
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Hier sind die Vorbereitungen, die Sie treffen sollten, um den Wechsel reibungslos zu gestalten:
1. Identifizieren Sie Ihre Schwachstellen
Es gibt einen Grund, warum Sie recherchieren, wie Sie zu einem neuen Buchhaltungssystem wechseln. Vielleicht funktionieren bestimmte Aspekte Ihres aktuellen Systems nicht wie erwartet, es fehlen benötigte Funktionen, der Support ist unzureichend oder es gibt andere Gründe.
Der erste wichtige Schritt ist, diese Probleme so genau wie möglich zu benennen und zu quantifizieren. Machen Sie die Liste nicht vage; seien Sie gezielt und spezifisch.
Schlechtes Beispiel: Schlechte Reporting-Funktionen
Gutes Beispiel: Es ist nicht möglich, einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen, der automatisch die wichtigsten KPI-Kennzahlen für den vierteljährlichen Vorstandsbericht generiert
Es lohnt sich zudem, nach neuen Funktionen zu suchen, die immer gängiger werden und die Sie vielleicht noch nicht genutzt haben, z. B. Automatisierungstools, die den Kreditoren- und Debitorenprozess optimieren. Einige sind online verfügbar, andere On-Premises.
2. Austausch mit den Stakeholdern
Die Änderung der Buchhaltungssoftware betrifft nicht nur das Finanzteam. Wahrscheinlich gibt es eine Reihe von Stakeholdern im Unternehmen, die durch den Wechsel mit Veränderungen konfrontiert werden, daher ist deren Feedback besonders wichtig.
Dies können Nutzer aus anderen Abteilungen sein, die die Daten verwalten, die in die bestehende Buchhaltungssoftware eingespeist werden, Führungskräfte, welche die Berichte interpretieren, die mit der Software erstellt werden, oder FP&A-Teams, die auf Grundlage der Buchhaltungsdaten ihre Prognosen entwickeln.
Nachdem Sie identifiziert haben, wer diese Nutzer sind, sprechen Sie mit ihnen über die möglichen Veränderungen und holen Sie deren Wünsche und Anforderungen an eine neue Softwarelösung ein.
3. Recherchieren Sie Alternativen
Mit einer detaillierten Liste aller zu lösenden Probleme und der Personen, die zufrieden gestellt werden sollen, können Sie nun mit der Recherche beginnen. Es gibt zahlreiche Online-Ratgeber zur besten Buchhaltungssoftware – wahrscheinlich starten Sie hier Ihre Suche.
Optionen, die Sie in Betracht ziehen sollten
Unser Team hat die verfügbaren Lösungen auf dem Markt bewertet, und diese haben sich als die besten Buchhaltungstools herausgestellt:
Aber da muss Ihre Recherche nicht aufhören.
Eine der besten Informationsquellen sind bestehende Nutzer. Das können ehemalige Kollegen, LinkedIn-Kontakte oder Mitglieder von branchenspezifischen Slack-Gruppen sein. Höchstwahrscheinlich gibt es andere, die schon mit denselben Problemen zu tun hatten.
Finden Sie heraus, für welches System sie sich entschieden haben, und prüfen Sie, ob deren Buchhaltungssoftware eventuell auch zu Ihnen passt.
4. Überprüfen Sie die Integrationsmöglichkeiten
Nachdem Sie eine Shortlist der Kandidaten erstellt haben, prüfen Sie die Integrationsmöglichkeiten mit dem Rest Ihres bestehenden Technologie-Stacks. So stellen Sie nicht nur langfristig Erfolg mit der neuen Software sicher, es macht auch die Datenmigration wesentlich unkomplizierter.
Im Idealfall vermeiden Sie es, alles per CSV-Datei übertragen zu müssen, da dies die Nachverfolgung erschwert und Potenzial für menschliche Fehler birgt.
Prüfen Sie nicht nur, wie die Integration mit neuen Daten funktioniert – sondern auch, wie die verschiedenen Anbieter von Buchhaltungssoftware mit historischen Daten umgehen.
5. Planen Sie Ihren Zeitrahmen
Nachdem Sie sich für die neue Buchhaltungssoftware für Unternehmen entschieden haben, zu der Sie wechseln möchten, müssen Sie einen detaillierten Zeitplan für die Umstellung erstellen. Dieser sollte die verschiedenen Schritte des Prozesses (mehr dazu unten) sowie den ungefähren Zeitaufwand für jeden Schritt aufzeigen.
Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um wieder Kontakt mit den zuvor identifizierten Stakeholdern aufzunehmen, damit sie über die Änderungen informiert sind und bereits mit den notwendigen Vorbereitungen beginnen können.
Alles auf Start: Software umstellen
Jetzt ist es soweit – der Wechsel steht an.
Das Ziel besteht darin, potenzielle Probleme im Vorfeld abzufangen. Warten Sie nicht, bis das böse Erwachen kommt. Verfolgen Sie stattdessen einen methodischen und durchdachten Ansatz beim Wechsel, damit der Prozess reibungslos abläuft und alle informiert bleiben.
1. Zu migrierende Daten auswählen
Der erste Schritt zum Abschluss der Umstellung besteht darin, die Daten auszuwählen, die Sie migrieren möchten. Die Standardantwort wäre, sämtliche auf Ihrer bisherigen Datenbank gespeicherten Daten zu übertragen, was in Ordnung ist, sofern alle Daten verwendbar und konform mit den Datenschutzbestimmungen sind.
Allerdings bietet der Umstieg auf eine neue Buchhaltungssoftware auch eine gute Gelegenheit, Ihre Datenverarbeitung zu überdenken.
- Bewahren Sie Daten auf, die Sie eigentlich nicht benötigen?
- Gibt es Kategorien von schlechten Daten, die entfernt werden sollten?
Beachten Sie die gesetzlichen Vorschriften zur Datenspeicherung, damit Sie keine Informationen löschen, deren Aufbewahrung vorgeschrieben ist.
2. Daten übertragen und testen
Nachdem Ihr Datenbestand für das neue System organisiert und normalisiert wurde, ist jetzt der Zeitpunkt für die Übertragung gekommen. Ihr neuer Anbieter sollte Sie hierbei unterstützen können; wie die Übertragung abläuft, hängt jeweils von der alten und neuen Software ab.
In einigen Fällen lassen sich Datenquellen per API direkt verknüpfen; andernfalls müssen Sie die Daten vermutlich in eine Excel-Tabelle exportieren und anschließend in das neue System importieren.
Nach der Übertragung ist es äußerst wichtig, Testberichte zu erstellen, um zu prüfen, ob alles korrekt übertragen wurde. Beispielsweise können Sie einige wichtige Aufgaben markieren, diese im alten System ausführen und danach im neuen, um zu überprüfen, ob die Ergebnisse übereinstimmen.
3. Nutzer/innen für die neue Software schulen
Nachdem Sie wissen, dass das neue System korrekt funktioniert, können Sie mit dem Rollout beginnen. Es sollte ein umfassendes Trainingsprogramm geben, damit Ihr Team sich mit der neuen Software vertraut machen kann.
Versuchen Sie nicht, diesen Schritt zu überstürzen. Stellen Sie ausreichend Zeit zur Verfügung, damit alle sich mit dem neuen System vertraut machen können, bevor sie es im Echtbetrieb nutzen. Der zusätzliche Zeitaufwand zu Beginn erspart Ihnen später viele Probleme.
Teil dieser Schulungsmaßnahmen sollte auch der fortlaufende Zugang zu einem Support-Team sein – entweder intern oder durch den Anbieter. So ist sichergestellt, dass die Nutzer/innen auch nach der initialen Schulung weiterhin Unterstützung bekommen können.
4. Beide Systeme parallel betreiben
Zu guter Letzt: Schalten Sie das alte System nicht zu früh ab. Gerade beim Wechsel der Buchhaltungssoftware können Anlaufschwierigkeiten auftreten, sodass die alte Software als Backup weiterhin zur Verfügung stehen sollte.
Nutzen Sie während des gesamten Umstellungsprozesses die Beziehung zu Ihrem neuen Anbieter, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten. Es liegt auch im Interesse des Anbieters, dass alles gut läuft – während Sie so einen Wechsel vielleicht nur einmal durchführen, macht der Anbieter dies regelmäßig.
Bestimmen Sie ein Enddatum für die Nutzung der alten Software. Wenn Sie das alte System endgültig abschalten, fertigen Sie zur Sicherheit ein Archiv-Backup Ihrer individuellen Anpassungen an, falls eine Rückkehr notwendig werden sollte.
Häufige Fehler bei der Migration von Buchhaltungssoftware
Natürlich lernt man am meisten aus Fehlern – aber im Idealfall lernen Sie lieber aus den Fehlern anderer. Ich habe einige der häufigsten Fehler beim Wechsel von Buchhaltungssoftware aus Expertenkreisen zusammengestellt.
Unnötig viel bezahlen
Mit Technologien wie APIs ist es nicht mehr zwingend notwendig, für eine Softwarelösung zu bezahlen, die jede einzelne Funktion von Haus aus anbietet.
Viele Buchhaltungssoftwares verfügen mittlerweile über APIs und unterstützende Apps, die Unternehmen bei der Wahl eines neuen Anbieters manchmal nicht berücksichtigen.
Dies kann dazu führen, dass Unternehmen für eine Software mit “allen Extras” überbezahlen, weil ihre Anforderungen so umfangreich sind – obwohl einige dieser Funktionalitäten von einem spezialisierten Anbieter außerhalb der eigentlichen Buchhaltungssoftware besser abgedeckt werden könnten.
Mangelnde Kontinuität bei Rechnungslegungsgrundsätzen
Aus buchhalterischer Sicht geht es nicht nur darum, dass die richtigen Daten übertragen werden, sondern auch darum, die Kontinuität in der Kategorisierung dieser Daten im neuen System sicherzustellen.
Überprüfen Sie Ihren Kontenplan und Ihre Buchhaltungsgrundsätze vor der Migration sorgfältig, um Grundsatzfehler zu vermeiden, die Ihr Finanzreporting verfälschen können.
Beim Wechsel der Buchhaltungssoftware ist ein entscheidender Fehler, die Daten nicht korrekt auf das Rahmenwerk des neuen Systems abzubilden. Grundsatzfehler entstehen, wenn Transaktionen nach,, oder unter GAAP falsch klassifiziert oder behandelt werden. Zum Beispiel durch falsche Zuordnung von Ausgaben, fehlerhafte Anwendung von Umsatzrealisierungsregeln oder fehlerhafte Abgrenzungen. Solche Fehler können sich summieren und Ihre Finanzberichte verfälschen.
Um dies zu verhindern, studieren Sie die Funktionen der neuen Software genau und konsultieren Sie Ihre:n Buchhalter:in, um sicherzugehen, dass die neue Einrichtung Ihrem bisherigen Buchwerk entspricht. Eine gründliche Planung und Umsetzung im Vorfeld spart später Kopfschmerzen bei der Einhaltung von Vorschriften und bei Entscheidungen, die auf fehlerhaften Zahlen beruhen.
Wahl des Umsetzungspartners ausschließlich nach Preis
Für größere Unternehmen ist es üblich, mit einem externen Spezialisten zusammenzuarbeiten, um eine neue Buchhaltungslösung einzuführen. Falls Ihr Unternehmen groß genug dafür ist, warnen Fachleute davor, die Auswahl des Partners auf die leichte Schulter zu nehmen.
Unternehmen, die den günstigsten Partner wählen, machen schlechte Implementierungserfahrungen und müssen entweder zusätzliche Kosten aufwenden, um die Fehler der ersten Einführung zu beheben, oder sie nutzen ihre neue Software nie produktiv.
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