10 beste Airbase-Alternativen für das Ausgabenmanagement im Jahr 2026

Bewertungen der besten Airbase-Alternativen

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   Sage Expense Management (formerly Fyle)

   Am besten für die Ausgabenverfolgung in Echtzeit geeignet

   • Kostenlose Demo verfügbar
   • Ab $11.99/Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet)

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   Customer Rating:4.6/5This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   

   Sage Expense Management (ehemals Fyle) hilft Finanzteams, die Ausgaben von Mitarbeitenden zu kontrollieren und manuelle Ausgabenprüfungen zu reduzieren, und ist damit die beste Lösung für die Ausgabenverfolgung in Echtzeit.

   Für wen ist Sage Expense Management am besten geeignet?

   Sage Expense Management eignet sich für Finanz- und Buchhaltungsteams, die die Ausgaben von Mitarbeitenden überwachen und einen strukturierten Prozess zur Ausgabenprüfung benötigen.

   Warum ich Sage Expense Management (ehemals Fyle) ausgewählt habe

   Ich habe Sage Expense Management (ehemals Fyle) als Alternative zu Airbase aufgrund seines Schwerpunkts auf der „Ausgabenverfolgung in Echtzeit“ ausgewählt. Mitarbeitende können Belege per SMS, E-Mail oder App senden, und die OCR erfasst die Details und gleicht sie mit Kartentransaktionen ab. Mir gefällt, dass die Finanzabteilung Einkäufe anhand der Richtlinien prüfen und sie durch konfigurierbare Genehmigungen leiten kann, bevor sie bis zum Monatsabschluss unbearbeitet bleiben.

   Wichtige Funktionen von Sage Expense Management (ehemals Fyle)

   • Fahrtenverfolgung: Verwenden Sie Google Maps, um Fahrten zu protokollieren und Erstattungen zu berechnen.
   • Tagessätze: Legen Sie Sätze nach Währung, Mitarbeitendenstufe, Abteilung und Standort fest.
   • Projektbezogene Ausgabenverfolgung: Ordnen Sie Ausgaben Projekten zu, um Kosten auf Projektebene zu verfolgen.
   • Buchhaltungsintegrationen: Synchronisieren Sie genehmigte Ausgaben mit QuickBooks, Xero und Sage.

   Integrationen von Sage Expense Management (ehemals Fyle)

   Sage Expense Management unterstützt Integrationen mit sechs Buchhaltungsprodukten: QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, Sage Intacct, Xero, Sage 300 CRE und Sage 50. Es synchronisiert codierte Ausgaben- und Belegdaten automatisch mit diesen Systemen.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Schnelles Einreichen von Belegen per Mobilgerät
   • Abgleich von Kartentransaktionen in Echtzeit
   • Richtlinienprüfungen leiten Ausgaben zur Genehmigung weiter

   Cons:

   • Beim Abgleich von Belegen werden Transaktionen manchmal nicht gefunden
   • OCR kann Belege falsch lesen oder duplizieren
   Learn more about Sage Expense Management (formerly Fyle):

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   Precoro

   Beschaffung bis Zahlung mit integrierter Kreditorenbuchhaltung

   • Kostenlose Demo verfügbar
   • Ab $499/Monat (jährlich abgerechnet)

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   Customer Rating:4.8/5This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   

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   Precoro bietet Finanz- und Beschaffungsteams eine zentrale Plattform zur Verwaltung von Einkaufsanfragen, Genehmigungen, Budgets und Lieferantenausgaben und hilft wachsenden Unternehmen dabei, die Ausgabenkontrolle abteilungsübergreifend zu verbessern.

   Für wen eignet sich Precoro am besten?

   Precoro eignet sich für Finanz- und Beschaffungsteams, die Einkaufsgenehmigungen und Kreditorenbuchhaltung in einem System verbinden möchten.

   Warum ich Precoro ausgewählt habe

   Ich habe Precoro als Airbase-Alternative ausgewählt, weil es eine Wahl für „Beschaffung bis Zahlung mit integrierter Kreditorenbuchhaltung“ ist. Mir gefällt, wie Teams Einkaufsanfragen zur Genehmigung weiterleiten, Bestellungen erstellen und Lieferantenrechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen abgleichen können, sodass die Einkaufshistorie bis zur Kreditorenbuchhaltung durchgängig verbunden bleibt.

   Wichtige Funktionen von Precoro

   • Budgetverfolgung: Überwachen Sie zugewiesene, reservierte und verwendete Mittel nach Abteilung, Projekt oder Standort.
   • PunchOut-Kataloge: Kaufen Sie auf genehmigten Lieferantenseiten ein und synchronisieren Sie Artikel, Preise und Versanddetails.
   • Lieferantenportal: Ermöglichen Sie Lieferanten die Verwaltung von Antworten auf Ausschreibungen, Dokumenten und Statusaktualisierungen.
   • Vertragsverwaltung: Speichern Sie Vereinbarungen, verfolgen Sie Ablaufdaten und prüfen Sie extrahierte Vertragsbedingungen und Verlängerungsdaten.

   Precoro-Integrationen

   Precoro dokumentiert Integrationen mit QuickBooks Online, NetSuite, Xero, BILL und Power BI sowie verbindungsbasierte Verknüpfungen mit Microsoft Dynamics 365 Business Central und anderen Systemen. Außerdem bietet es eine API und einen SFTP-Konnektor für benutzerdefinierte Integrationen.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Gleicht Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen ab
   • Verfolgt zugesagte und verfügbare Budgets in Echtzeit
   • Leitet Einkaufsgenehmigungen anhand von Ausgabenlimits und Teams weiter

   Cons:

   • Bestandskontrollen eignen sich möglicherweise nicht für die Nachbeschaffung von Lagerbeständen
   • Benachrichtigungen zu Genehmigungsschritten können Zahlungsfristen übersehen
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   Ramp

   Am besten für automatisierte Kontrollmechanismen und Einblicke in Ausgaben

   • Kostenloser Tarif + 30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar
   • Ab $15/Nutzer/Monat

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   Ramp ist eine All-in-One-Plattform für Ausgabenmanagement, die Firmenkarten, Spesenverwaltung, Kreditorenbuchhaltung, Reisen und Beschaffung vereint – und damit besonders geeignet für Finanzteams, die Insellösungen konsolidieren und manuelle Arbeit über den gesamten Ausgabenzyklus hinweg reduzieren möchten.

   Für wen ist Ramp am besten geeignet?

   Ramp eignet sich besonders für mittelgroße und große Finanzteams, die eine zentrale Übersicht über Ausgaben und automatisierte Kontrollen über mehrere Abteilungen hinweg benötigen.

   Warum Ramp eine gute Alternative zu Airbase ist

   Ich habe Ramp unter die Besten gewählt, weil seine automatisierten Ausgabenkontrollen tatsächlich das Hin und Her beseitigen, das Finanzteams ausbremst. Besonders gefällt mir der Policy Agent, der 100 % der Ausgaben überprüft, konforme automatisch genehmigt und nur Ausnahmen mit vollständigem Prüfprotokoll weiterleitet. Zusammen mit einer Echtzeit-Ausgabenberichterstattung über Teams, Anbieter und Karteninhaber liefert Ramp eine Ausgabentransparenz, die weit über das hinausgeht, was die meisten Spesenplattformen bieten.

   Wichtige Funktionen von Ramp

   • Belegerfassung und automatische Zuordnung: Ramp erfasst Belege automatisch und füllt Notizen sowie Spesenkategorien direkt beim Kartenumsatz vorab aus.
   • Mitarbeitererstattungen: Mitarbeitende reichen aus eigener Tasche gezahlte Ausgaben per SMS, Slack oder Microsoft Teams ein, genehmigte Erstattungen werden innerhalb von 1-2 Werktagen auf ihre Bankkonten überwiesen.
   • Ausgaben-Vorlagen: Ramp erstellt wiederverwendbare Ausgaben-Vorlagen für wiederkehrende Budgets, mit vorab hinterlegten Limits, Genehmigungen und Kontrollen – so ist die Kartenausgabe mit nur einem Klick möglich.
   • Unterstützung mehrerer Einheiten und Währungen: Finanzteams können Ausgaben über globale Unternehmen hinweg konsolidieren, Anbieter in Fremdwährungen bezahlen und Mitarbeitende in Landeswährung erstatten.

   Ramp-Integrationen

   Ramp bietet über 200 Integrationen in den Bereichen Buchhaltung, Banking, HR und Gehaltsabrechnung, Beschaffung und Belegautomatisierung. Wichtige Integrationen sind NetSuite, Sage Intacct, QuickBooks, Xero, Workday, Oracle Fusion Cloud, ADP, BambooHR, Gusto und Slack. Eine offene API steht ebenfalls zur Verfügung, um benutzerdefinierte Integrationen zu ermöglichen.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Automatisierte Einsparungsanalysen
   • Echtzeit-Ausgabenberichterstattung für alle Transaktionen
   • Mehrstufige Genehmigungsworkflows zur Ausgabenkontrolle

   Cons:

   • Eingeschränkte Unterstützung für internationale Karten
   • Keine integrierten Funktionen für Lohn- oder Personalmanagement
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   Pleo

   Am besten zur automatisierten Erfassung von Mitarbeiterausgaben

   • Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar
   • Ab £9,5 pro Monat

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   Pleo ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die auf intelligenten Firmenkarten basiert und die Belegerfassung, Kategorisierung und Abstimmung von Mitarbeiterausgaben automatisiert. Das macht sie zu einer praktischen Wahl für kleine und mittlere Unternehmen sowie Finanzteams, die keine Lust mehr auf manuelle Spesenabrechnung haben.

   Für wen ist Pleo am besten geeignet?

   Pleo ist ideal für wachsende kleine und mittlere Unternehmen, in denen Mitarbeitende häufig einkaufen und das Finanzteam Transparenz benötigt, ohne Belegen hinterherzulaufen.

   Warum ist Pleo eine gute Alternative zu Airbase?

   Ich habe Pleo ausgewählt, weil es sowohl für Mitarbeitende als auch für das Finanzteam viele Abläufe bei der Spesenverfolgung automatisiert. Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter einen Einkauf tätigt, erfasst das OCR von Pleo die Beleginformationen automatisch, sobald ein Foto gemacht wird. Die KI meldet Ausgaben, die nicht der Richtlinie entsprechen, noch bevor eine Abrechnung eingereicht wurde. Außerdem gefällt mir die automatische Genehmigungsweiterleitung: Jeder Antrag wird abhängig vom Ausgabenbetrag an die richtige Genehmigungsperson weitergeleitet, ohne dass eine manuelle Zuordnung nötig ist.

   Wichtige Funktionen von Pleo

   • Kilometerpauschalen: Pleo berechnet automatisch die Benzinkosten zwischen Start- und Endpunkt, wenn Mitarbeitende einen Kilometerantrag einreichen.
   • Auszahlungsplanung: Genehmigte Rückerstattungen werden automatisch täglich, wöchentlich oder monatlich ausgezahlt, ohne manuelle Auslöser.
   • Duplikaterkennung: Pleo erkennt doppelt eingereichte Ausgaben, bevor sie verarbeitet werden, damit das Finanzteam nicht versehentlich dieselbe Abrechnung mehrmals erstattet.
   • Temporäre virtuelle Karten: Einmalige virtuelle Karten können für größere Einkäufe ausgestellt werden, sodass Mitarbeitende nicht in Vorleistung gehen müssen.

   Pleo-Integrationen

   Pleo bietet native Integrationen mit Buchhaltungs-, ERP- und HR-Tools wie Xero, NetSuite, QuickBooks, DATEV, Exact Online, FreeAgent, XLedger, Twinfield, BambooHR, HiBob, Personio und SAP SuccessFactors. Es ist auf Zapier verfügbar und stellt eine REST API für individuelle Integrationen bereit.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Unbegrenzte virtuelle und physische Karten ausstellbar
   • Echtzeit-Benachrichtigungen für jede Kartentransaktion
   • Optische Zeichenerkennung im Einsatz

   Cons:

   • Keine Abwicklung von Rechnungszahlungen oder Rechnungsmanagement integriert
   • Begrenzte Ausgabenanalyse im Vergleich zu Airbase
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   Navan

   Ideal für die Kombination aus Reise- und Spesenmanagement

   • Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar
   • Preis auf Anfrage

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   Customer Rating:4.7/5This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   

   Navan ist eine Plattform für Reise- und Ausgabenmanagement, die Geschäftsreisemanagement, Firmenkarten und Ausgabenverfolgung in einem einzigen System vereint – ideal für Finanzteams, die sowohl die Reisespesen der Mitarbeitenden als auch tägliche Geschäftsausgaben verwalten müssen.

   Für wen ist Navan am besten geeignet?

   Navan eignet sich besonders für mittelständische und große Unternehmen mit häufigen Geschäftsreisen, bei denen die direkte Verknüpfung von Reisebuchungen mit der Spesenabrechnung im Vordergrund steht.

   Warum ist Navan eine gute Airbase-Alternative?

   Navan verdient sich einen Platz auf meiner Shortlist, weil es etwas abdeckt, was Airbase nicht bietet: Die Kombination aus Firmenreisebuchung und Ausgabenmanagement an einem Ort. Ich schätze, dass Ausgaben beim Buchen über Navan automatisch kategorisiert werden, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist. Die Navan-Karte setzt außerdem Richtlinien sofort beim Kauf durch, sodass außerhalb der Richtlinie getätigte Ausgaben für Reisen bereits vorab blockiert werden – und nicht erst später zu Rückerstattungsstreitigkeiten führen.

   Navan Schlüsselfunktionen

   • Einreichung von Ausgaben in mehreren Währungen: Mitarbeitende reichen Spesen in ihrer lokalen Währung ein, und Navan übernimmt automatisch die Umrechnung für Berichte und Erstattungen.
   • Konfiguration von Freigabeworkflows: Finanzteams können mehrstufige Freigabeketten für Spesenberichte je nach Betragsgrenze, Abteilung oder Kostenart festlegen.
   • Reisebuchung im Auftrag Dritter: Mitarbeitende können Reisen für Kolleg:innen buchen, wobei sämtliche Ausgaben dennoch dem richtigen Reiseprofil zugeordnet werden.
   • Dashboards mit Ausgaben in Echtzeit: Finanzteams können Spesen nach Abteilung, Kostenstelle oder Reise direkt in der Navan-Berichtsoberfläche auswerten.

   Navan Integrationen

   Navan bietet über 40 native Integrationen in den Bereichen Buchhaltung, HR, Sicherheit und Ausgabenautomatisierung, darunter Oracle NetSuite, Sage Intacct, Xero, Workday, BambooHR, Slack, Okta, Uber for Business, Lyft und Brex. Eine API sowie SFTP-Anbindungen sind ebenfalls verfügbar für individuelle Integrationen mit ERP- und HRIS-Systemen.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Scannt Dokumente für den Upload
   • Integrierte Kilometer- und Pauschalabrechnung
   • Direkte Integration mit HR- und ERP-Systemen

   Cons:

   • Keine Funktionen zur Bestellanforderungsverwaltung
   • Eingeschränkte Unterstützung für nicht-reisebezogene Ausgaben
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6. 

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   Spendesk

   Am besten für teamgesteuertes Kartenmanagement

   • Kostenlose Demo verfügbar
   • Preise auf Anfrage

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   Customer Rating:4.7/5This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   

   Spendesk ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die Finanzteams eine detaillierte Kontrolle über Mitarbeiterausgaben durch virtuelle Karten, physische Karten, Rechnungsverarbeitung und Spesenabrechnungen bietet – alles verwaltet von einem einzigen Dashboard aus.

   Für wen ist Spendesk am besten geeignet?

   Spendesk passt besonders gut zu mittelgroßen europäischen Unternehmen, bei denen Finanzteams Kartenkontrollen auf Abteilungsebene benötigen, ohne sich auf einen zentralen Kartenpool verlassen zu müssen.

   Warum ist Spendesk eine gute Alternative zu Airbase?

   Ich habe Spendesk ausgewählt, weil es bewusst für die Kontrolle auf Teamebene konzipiert ist. Jede Abteilung oder jedes Team erhält eine eigene Brieftasche mit einem definierten Budget, und Manager können direkt aus dieser Brieftasche unbegrenzt viele virtuelle Karten ausstellen, ohne dass die Finanzabteilung bei jeder Anfrage eingebunden werden muss. Außerdem gefällt mir, dass die Genehmigungsworkflows je nach Ausgabentyp konfigurierbar sind – so folgt ein Marketingmanager, der eine einmalige virtuelle Karte für Werbeausgaben beantragt, einem völlig anderen Ablauf als ein wiederkehrender Abonnementkauf.

   Wichtige Funktionen von Spendesk

   • Rechnungsmanagement: Lieferantenrechnungen direkt in Spendesk hochladen, prüfen und zur Zahlung terminieren.
   • Erstattung aus eigener Tasche: Mitarbeitende reichen persönliche Auslagen mit Belegen ein, und die Finanzabteilung kann Auszahlungen direkt in der Plattform prüfen und genehmigen.
   • Belegerfassung mit OCR: Spendesk extrahiert automatisch Belegdaten mittels optischer Zeichenerkennung, um manuelle Eingaben zu reduzieren.
   • Ausgabenanalyse-Dashboard: Anzeige von Echtzeit-Ausgabenübersichten nach Team, Kategorie oder Zahlungsmethode über die gesamte Organisation hinweg.

   Spendesk-Integrationen

   Spendesk bietet native Integrationen mit Xero, Oracle NetSuite, QuickBooks, DATEV, Odoo, Exact Online, Microsoft Business Central, Slack, TravelPerk und BambooHR. Zusätzliche HR-Integrationen umfassen Workday, Personio, HiBob, Deel und SAP SuccessFactors sowie Okta und Azure AD für Identitätsmanagement. Eine API steht ebenfalls für individuelle Integrationen zur Verfügung.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Automatische Rechnungserfassung reduziert manuelle Eingaben
   • Vorab-Genehmigungsworkflows für Kaufanfragen
   • Native Integrationen mit führenden HR-Plattformen

   Cons:

   • Keine integrierten Rechnungszahlungen oder ACH-Überweisungen
   • Bargeldabhebungen mit physischen Karten eingeschränkt
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   Tipalti

   Am besten geeignet für Compliance in Organisationen mit mehreren Rechtseinheiten

   • Kostenlose Demo verfügbar
   • Ab $99/Monat

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   Customer Rating:4.5/5This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   

   Für Finanzteams, die in Lieferantenrechnungen, globalen Zahlungen und Steuerdokumentation untergehen, automatisiert Tipalti den gesamten Kreditorenbuchhaltungsprozess von der Aufnahme bis zur Abstimmung.

   Für wen ist Tipalti am besten geeignet?

   Tipalti eignet sich für wachstumsstarke Unternehmen in den Bereichen digitale Medien, AdTech und Marktplätze, die große Mengen an Lieferanten oder Partner in mehreren Ländern bezahlen.

   Warum Tipalti eine gute Airbase-Alternative ist

   Tipalti erhält seinen Platz auf meiner Auswahlliste, weil es die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften über mehrere Rechtseinheiten hinweg gewährleistet – ein Bereich, in dem Airbase für wachsende Unternehmen Schwächen zeigt. Besonders gefällt mir die Konfiguration auf Einheitenebene: Jede Tochtergesellschaft erhält eigene Genehmigungsworkflows, Regeln für die steuerliche Erfassung und Zahlungsmethoden – alles verwaltet über eine Plattform. Außerdem schätze ich, dass Tipalti eine von KPMG geprüfte Steuer-Engine nutzt, um Lieferanten-Steuer-IDs in 62 Ländern zu erfassen und zu validieren, und jeden Zahlungsempfänger automatisch mit den Sanktionslisten von OFAC und der EU abgleicht.

   Tipalti Hauptfunktionen

   • Lieferanten-Self-Service-Portal: Lieferanten geben ihre eigenen Bankdaten, Steuerformulare und Zahlungspräferenzen direkt über ein gebrandetes Portal ein.
   • Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Tipalti erfasst, kodiert und leitet Rechnungen zur Freigabe weiter – ganz ohne manuelle Dateneingabe.
   • Globale Zahlungsabwicklung: Zahlungen können via ACH, Überweisung, PayPal und lokalen Banktransfers in über 190 Ländern und 120+ Währungen gesendet werden.
   • Zahlungsabstimmung: Tipalti stimmt Zahlungseingangsbestätigungen automatisch mit Ihren ERP-Daten nach jedem Zahlungsdurchlauf ab.

   Tipalti Integrationen

   Tipalti bietet native Integrationen mit Oracle NetSuite, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Microsoft Dynamics GP, QuickBooks, Xero, SAP Business One, SAP S/4HANA, Oracle Fusion und Workday sowie weitere Integrationen für Acumatica, Infor, Odoo, Slack, BambooHR, Okta und OneLogin. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Lieferanten-Self-Service-Onboarding und Dokumentenerfassung
   • Automatisierte Sanktions- und Regulierungsprüfung
   • Integrierte Verwaltung von Skonto-Angeboten

   Cons:

   • Rechnungsfreigabe-Workflows bieten keine fortschrittlichen Verzweigungen
   • Funktionen der mobilen App sind noch nicht vollständig entwickelt
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   Brex

   Ideal für Skalierbarkeit von schnell wachsenden Unternehmen

   • Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar
   • Ab $12/Nutzer/Monat

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   Customer Rating:4.5/5This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   

   Brex ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die für Startups und schnell wachsende Unternehmen entwickelt wurde, die Firmenkreditkarten, Spesenverfolgung, Erstattungen und Rechnungszahlungen in einem System bündeln möchten.

   Für wen ist Brex am besten geeignet?

   Brex ist eine ideale Lösung für von Risikokapital unterstützte Startups und wachsende Unternehmen, bei denen Finanzteams Ausgabenkontrollen benötigen, die mit der Mitarbeiteranzahl und der Unternehmenskomplexität mitwachsen.

   Warum Brex eine gute Airbase-Alternative ist

   Ich habe mich für Brex entschieden, weil es tatsächlich darauf ausgelegt ist, mit einem Unternehmen zu skalieren und es nicht nur punktuell zu unterstützen. Besonders gefällt mir, dass Brex HRIS-Felder nutzt, um Karten automatisch auszustellen und Ausgabenlimits einzurichten, wenn die Mitarbeiterzahl wächst – so müssen Finanzteams nicht jede neue Person einzeln an Bord holen. Die KI-gestützte Richtliniendurchsetzung gewährt außerdem automatisch Ausgaben im Rahmen der Richtlinien und lehnt Verstöße direkt beim Kauf ab, sodass die Kontrolle beim Wachstum des Unternehmens straffer wird, ohne zusätzliche Verwaltungsarbeit.

   Wichtige Funktionen von Brex

   • Belegerfassung: Belege einfach per Smartphone fotografieren und hochladen, automatische Zuordnung zur zugehörigen Kartenbuchung.
   • Budgetüberwachung: Budgets mit festen Grenzen, zugewiesenen Verantwortlichen und Echtzeit-Transparenz über Abteilungen oder Projekte hinweg erstellen.
   • Mitarbeitererstattungen: Auslagen direkt über Brex einreichen, prüfen und auszahlen – ohne ein separates Erstattungstool zu benötigen.
   • Lieferantenkarten: Einmalige oder wiederkehrende virtuelle Karten für bestimmte Lieferanten mit individuellen Ausgabenlimits ausstellen.

   Brex-Integrationen

   Brex bietet native Integrationen mit QuickBooks Online, Oracle NetSuite, Xero, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central und Oracle Fusion sowie mit HRIS-Plattformen wie Rippling, Workday, ADP und Gusto plus Slack, Okta, Navan und Zapier. Eine API für individuelle Integrationen ist ebenfalls verfügbar.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Globale Kartenausstellung unterstützt internationale Teams
   • Multi-Entity-Management für komplexe Organisationen
   • Echtzeit-Ausgabenkontrollen nach Abteilung oder Nutzer

   Cons:

   • Keine Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung oder Rechnungszahlung
   • Eingeschränkte Unterstützung für Nicht-US-Bankkonten
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   Coupa

   Am besten für umfassende Beschaffungsintegration

   • Kostenlose Demo verfügbar
   • Preis auf Anfrage

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   Customer Rating:4.2/5This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   

   Coupa ist eine Unternehmensplattform für Finanz- und Beschaffungsteams, die Ausgabenmanagement, Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, Einkauf und Lieferantenrisiko in einem einzigen KI-gestützten System vereint. Damit ist sie besonders geeignet für große Unternehmen, die Ausgabenkontrollen über den gesamten Source-to-Pay-Prozess benötigen.

   Für wen ist Coupa am besten geeignet?

   Coupa ist für Finanz- und Beschaffungsteams in Großunternehmen konzipiert, die ein einheitliches System benötigen, um Ausgaben über mehrere Geschäftsbereiche, Regionen und Lieferantennetzwerke hinweg zu steuern.

   Warum Coupa eine gute Alternative zu Airbase ist

   Ich habe Coupa ausgewählt, weil es das Ausgabenmanagement direkt in den Beschaffungsprozess integriert – etwas, das viele reine Ausgabenmanagementtools nicht leisten können. Wenn ein Mitarbeitender eine Ausgabe einreicht, kann Coupa diese direkt mit einer bestehenden Bestellung oder einem Vertrag abgleichen, sodass die Finanzabteilung Ausgaben nicht im Nachhinein abstimmen muss. Zudem gefällt mir, dass der Budgetverbrauch in Echtzeit sowohl im Bereich Beschaffung als auch Reise- und Spesenmanagement aktualisiert wird. So erhalten Controller einen Gesamtüberblick über alle zugesagten Ausgaben, bevor diese in die Buchhaltung einfließen.

   Wichtige Funktionen von Coupa

   • Belegerfassung mittels OCR: Coupa nutzt optische Zeichenerkennung, um Positionen und Belegdaten automatisch zu erfassen und die manuelle Eingabe bei der Berichterstattung zu eliminieren.
   • SmarterTrip-Standorterkennung: Die mobile App von Coupa verwendet Standortdaten, um die Kilometererfassung und Belegerfassung während Dienstreisen zu automatisieren.
   • SpendGuard-Betrugserkennung: Coupas integrierte Betrugsüberwachung führt in Echtzeit mehr als 12 Spesenprüfungen durch und markiert verdächtiges Verhalten, ausgabenunübliche Vorgänge und doppelte Buchungen ohne manuellen Prüfungsaufwand.
   • Direkte Erstattung mit Coupa Pay: Finanzteams können Mitarbeitenden direkt per Bankintegration erstatten und umgehen so den gesamten Lohnabrechnungsprozess.

   Coupa-Integrationen

   Coupa verbindet sich mit bis zu 160 ERP-Systemen, darunter SAP, Oracle, NetSuite, Microsoft Dynamics und Workday, sowie mit Lieferantennetzwerken wie Amazon Business, CDW, Grainger und Office Depot über den App Marketplace. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Fortschrittliche Beschaffungslösungen für Großunternehmen
   • Echtzeit-Budgetüberwachung über Abteilungen hinweg
   • Automatisierte Compliance-Prüfungen für Ausgabenrichtlinien

   Cons:

   • Angebot muss direkt angefragt werden
   • Mobile App bietet weniger umfangreiche Funktionen
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    Mesh Payments

    Am besten für die sofortige Ausgabe virtueller Karten in Echtzeit

    • Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar
    • Ab $13/Nutzer/Monat

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    Mesh Payments ist eine Reise- und Spesenplattform für globale Unternehmen, die virtuelle und physische Firmenkarten, KI-gestützte Belegerfassung sowie automatische Buchungscodierung (GL) kombiniert, um manuelle Arbeit im gesamten T&E-Zyklus zu eliminieren.

    Für wen ist Mesh Payments am besten geeignet?

    Mesh Payments eignet sich besonders für Finanzteams im Mittelstand und bei Großunternehmen, die große Mengen an Mitarbeiterausgaben in mehreren Ländern und Währungen verwalten.

    Warum Mesh Payments eine gute Alternative zu Airbase ist

    Ich habe mich für Mesh Payments entschieden, weil die Lösung die Ausgabe virtueller Karten in der Praxis optimal handhabt. Wenn ein Budget für einen Mitarbeitenden genehmigt wird, erhält diese Person sofort eine Mesh-Karte – mit bereits festgelegten Ausgabenlimits und Anbietereinschränkungen. Außerdem gefällt mir die Plug & Pay Physische Karte, die mit jeder genehmigten virtuellen Karte verknüpft werden kann, sodass das Finanzteam die volle Kontrolle behält, während Mitarbeitende unterwegs bezahlen können. Und da jede Transaktion in Echtzeit automatisch kategorisiert wird, gibt es am Monatsende keine lästige manuelle Nachbearbeitung mehr.

    Wichtige Funktionen von Mesh Payments

    • Mia KI-Spesenassistentin: Mia ist eine dialogfähige KI, die T&E in den bereits genutzten Tools der Mitarbeiter:innen übernimmt – Belege werden automatisch Terminen zugeordnet, Ausgaben außerhalb der Richtlinien direkt beim Bezahlen erkannt und Freigaben weitergeleitet.
    • SaaS-Abonnementverwaltung: Firmenkarten gezielt auf bestimmte Anbieter sperren, SaaS-Abos mit einem Klick kündigen und Ausgabelimits mit 24/7-Benachrichtigungen definieren – damit die wiederkehrenden Softwarekosten immer im Griff bleiben.
    • Globale Rückerstattungen: Erstattungen werden direkt auf Mitarbeiterbankkonten in lokalen Währungen über 100+ Länder ausgezahlt – ganz ohne Lohnbuchhaltung.
    • Individuell anpassbare Genehmigungsworkflows: Legen Sie Regeln für Freigaben bei Budgetanträgen, Reisebuchungen und Lieferantenzahlungen fest – mit konfigurierbaren Eskalationswegen je Einheit oder Region.

    Mesh Payments Integrationen

    Mesh Payments integriert sich mit ERP-, HRIS-, TMC-Systemen und weiteren Tools aus dem Integrations-Marktplatz und Partnernetzwerk. Verifizierte native Integrationen gibt es unter anderem für Oracle NetSuite, QuickBooks Online, Sage Intacct, Xero, Unanet AE, Slack, ADP Workforce Now und AlexisHR. Weitere Bank- und SSO-Partner sind über die Plattform verfügbar.

    Pros and Cons

    Pros:

    • Echtzeit-Ausgabenübersicht für alle Transaktionen
    • Virtuelle Karten für anbietergebundene Einkäufe
    • Automatisches Erfassen und Zuordnen von Belegen

    Cons:

    • Keine integrierten Funktionen für Reisebuchung
    • Genehmigungsworkflows bieten keine fortgeschrittene bedingte Logik
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