Die 10 besten Airbase-Alternativen im Jahr 2026
Beste Airbase Alternativen Übersicht
Die besten Airbase-Alternativen überzeugen mit Echtzeit-Ausgabenverfolgung, unkomplizierten Freigabeprozessen, zuverlässigen Integrationen in Ihre Buchhaltungslandschaft und transparenter Preisgestaltung – Funktionen, auf die Finanzteams bei der Auswahl von Ausgabenmanagement-Software setzen. Wenn Sie nach Alternativen zu Airbase suchen, kämpfen Sie wahrscheinlich mit fehlenden Kontrollen, mangelnder Übersicht oder zu wenig Flexibilität, die den Monatsabschluss und Prüfungen unnötig erschweren. In dieser Liste finden Sie Tools, die für mehr Kontrolle über Ausgaben sorgen, Ihrem Team schnelleres Arbeiten ermöglichen und gleichzeitig eine solide Finanzkontrolle gewährleisten – ganz ohne die Hürden, die Sie ausbremsen. Sie erhalten praktische Details zum Vergleich der wichtigsten Optionen, um die beste Lösung für die Arbeitsweise und Anforderungen Ihres Teams zu finden.
Was ist Airbase?
Airbase ist eine Plattform für Ausgabenmanagement, die die Ausgaben im Unternehmen zentral verwaltet – von Rechnungszahlungen über Mitarbeiter-Ausgaben bis hin zum Kartenmanagement. Sie hilft Finanzteams dabei, Freigabeprozesse zu automatisieren, Ausgaben in Echtzeit nachzuverfolgen, Zahlungsmethoden zu steuern und Transaktionen mit Buchhaltungssystemen zu synchronisieren. Airbase ist auf Organisationen ausgelegt, die striktere Kontrollen, bessere Transparenz über Ausgaben sowie effiziente Prozesse für die Verwaltung von Geschäftszahlungen über Teams, Karten und Lieferanten hinweg benötigen.
Zusammenfassung der besten Airbase Alternativen
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner ausgewählten Airbase-Alternativen zusammen, damit Sie die beste Option für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten zur automatisierten Erfassung von Mitarbeiterausgaben | Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab £9,5 pro Monat | Website | |
| 2 | Ideal für die Kombination aus Reise- und Spesenmanagement | Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 3 | Am besten für teamorientiertes Kartenmanagement | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 4 | Am besten geeignet für Compliance in Organisationen mit mehreren Rechtseinheiten | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $99/Monat | Website | |
| 5 | Ideal für Skalierbarkeit von schnell wachsenden Unternehmen | Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab $12/Nutzer/Monat | Website | |
| 6 | Am besten für umfassende Beschaffungsintegration | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 7 | Am besten für die sofortige Ausgabe virtueller Karten in Echtzeit | Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab $13/Nutzer/Monat | Website | |
| 8 | Am besten für automatisierte Kontrollmechanismen und Einblicke in Ausgaben | Kostenloser Tarif + 30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $15/Nutzer/Monat | Website | |
| 9 | Am besten geeignet für individuelle Einkaufsworkflow-Anpassungen | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für AP-Automatisierung mit integrierten Zahlungsfunktionen | Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab $49/Benutzer/Monat | Website |
Warum Sie unseren Softwarebewertungen vertrauen können
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LiveFlow
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Bewertungen der besten Airbase Alternativen
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Airbase-Alternativen, die es in meine engere Auswahl geschafft haben. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Einblick in Funktionen, Preisgestaltung und Integrationen jeder Software, damit Sie die beste für sich finden können.
Pleo ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die auf intelligenten Firmenkarten basiert und die Belegerfassung, Kategorisierung und Abstimmung von Mitarbeiterausgaben automatisiert. Das macht sie zu einer praktischen Wahl für kleine und mittlere Unternehmen sowie Finanzteams, die keine Lust mehr auf manuelle Spesenabrechnung haben.
Für wen ist Pleo am besten geeignet?
Pleo ist ideal für wachsende kleine und mittlere Unternehmen, in denen Mitarbeitende häufig einkaufen und das Finanzteam Transparenz benötigt, ohne Belegen hinterherzulaufen.
Warum ist Pleo eine gute Alternative zu Airbase?
Ich habe Pleo ausgewählt, weil es sowohl für Mitarbeitende als auch für das Finanzteam viele Abläufe bei der Spesenverfolgung automatisiert. Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter einen Einkauf tätigt, erfasst das OCR von Pleo die Beleginformationen automatisch, sobald ein Foto gemacht wird. Die KI meldet Ausgaben, die nicht der Richtlinie entsprechen, noch bevor eine Abrechnung eingereicht wurde. Außerdem gefällt mir die automatische Genehmigungsweiterleitung: Jeder Antrag wird abhängig vom Ausgabenbetrag an die richtige Genehmigungsperson weitergeleitet, ohne dass eine manuelle Zuordnung nötig ist.
Wichtige Funktionen von Pleo
- Kilometerpauschalen: Pleo berechnet automatisch die Benzinkosten zwischen Start- und Endpunkt, wenn Mitarbeitende einen Kilometerantrag einreichen.
- Auszahlungsplanung: Genehmigte Rückerstattungen werden automatisch täglich, wöchentlich oder monatlich ausgezahlt, ohne manuelle Auslöser.
- Duplikaterkennung: Pleo erkennt doppelt eingereichte Ausgaben, bevor sie verarbeitet werden, damit das Finanzteam nicht versehentlich dieselbe Abrechnung mehrmals erstattet.
- Temporäre virtuelle Karten: Einmalige virtuelle Karten können für größere Einkäufe ausgestellt werden, sodass Mitarbeitende nicht in Vorleistung gehen müssen.
Pleo-Integrationen
Pleo bietet native Integrationen mit Buchhaltungs-, ERP- und HR-Tools wie Xero, NetSuite, QuickBooks, DATEV, Exact Online, FreeAgent, XLedger, Twinfield, BambooHR, HiBob, Personio und SAP SuccessFactors. Es ist auf Zapier verfügbar und stellt eine REST API für individuelle Integrationen bereit.
Pros and Cons
Pros:
- Unbegrenzte virtuelle und physische Karten ausstellbar
- Echtzeit-Benachrichtigungen für jede Kartentransaktion
- Optische Zeichenerkennung im Einsatz
Cons:
- Keine Abwicklung von Rechnungszahlungen oder Rechnungsmanagement integriert
- Begrenzte Ausgabenanalyse im Vergleich zu Airbase
Navan ist eine Plattform für Reise- und Ausgabenmanagement, die Geschäftsreisemanagement, Firmenkarten und Ausgabenverfolgung in einem einzigen System vereint – ideal für Finanzteams, die sowohl die Reisespesen der Mitarbeitenden als auch tägliche Geschäftsausgaben verwalten müssen.
Für wen ist Navan am besten geeignet?
Navan eignet sich besonders für mittelständische und große Unternehmen mit häufigen Geschäftsreisen, bei denen die direkte Verknüpfung von Reisebuchungen mit der Spesenabrechnung im Vordergrund steht.
Warum ist Navan eine gute Airbase-Alternative?
Navan verdient sich einen Platz auf meiner Shortlist, weil es etwas abdeckt, was Airbase nicht bietet: Die Kombination aus Firmenreisebuchung und Ausgabenmanagement an einem Ort. Ich schätze, dass Ausgaben beim Buchen über Navan automatisch kategorisiert werden, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist. Die Navan-Karte setzt außerdem Richtlinien sofort beim Kauf durch, sodass außerhalb der Richtlinie getätigte Ausgaben für Reisen bereits vorab blockiert werden – und nicht erst später zu Rückerstattungsstreitigkeiten führen.
Navan Schlüsselfunktionen
- Einreichung von Ausgaben in mehreren Währungen: Mitarbeitende reichen Spesen in ihrer lokalen Währung ein, und Navan übernimmt automatisch die Umrechnung für Berichte und Erstattungen.
- Konfiguration von Freigabeworkflows: Finanzteams können mehrstufige Freigabeketten für Spesenberichte je nach Betragsgrenze, Abteilung oder Kostenart festlegen.
- Reisebuchung im Auftrag Dritter: Mitarbeitende können Reisen für Kolleg:innen buchen, wobei sämtliche Ausgaben dennoch dem richtigen Reiseprofil zugeordnet werden.
- Dashboards mit Ausgaben in Echtzeit: Finanzteams können Spesen nach Abteilung, Kostenstelle oder Reise direkt in der Navan-Berichtsoberfläche auswerten.
Navan Integrationen
Navan bietet über 40 native Integrationen in den Bereichen Buchhaltung, HR, Sicherheit und Ausgabenautomatisierung, darunter Oracle NetSuite, Sage Intacct, Xero, Workday, BambooHR, Slack, Okta, Uber for Business, Lyft und Brex. Eine API sowie SFTP-Anbindungen sind ebenfalls verfügbar für individuelle Integrationen mit ERP- und HRIS-Systemen.
Pros and Cons
Pros:
- Scannt Dokumente für den Upload
- Integrierte Kilometer- und Pauschalabrechnung
- Direkte Integration mit HR- und ERP-Systemen
Cons:
- Keine Funktionen zur Bestellanforderungsverwaltung
- Eingeschränkte Unterstützung für nicht-reisebezogene Ausgaben
Spendesk ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die Finanzteams eine detaillierte Kontrolle über Mitarbeiterausgaben ermöglicht – über virtuelle Karten, physische Karten, Rechnungsbearbeitung und Spesenabrechnung – alles gesteuert über ein zentrales Dashboard.
Für wen ist Spendesk am besten geeignet?
Spendesk passt ideal zu mittelgroßen europäischen Unternehmen, deren Finanzteams kartengestützte Kontrollen auf Abteilungsebene benötigen, ohne auf einen zentralisierten Kartenpool angewiesen zu sein.
Warum ist Spendesk eine gute Airbase-Alternative?
Ich habe Spendesk ausgewählt, weil das System gezielt auf die Verwaltung von Karten auf Team- und Abteilungsebene ausgelegt ist. Jede Abteilung oder jedes Team erhält ein eigenes Wallet mit festgelegtem Budget. Manager können ohne die Finanzabteilung beliebig viele virtuelle Karten direkt aus diesem Wallet ausstellen. Außerdem gefällt mir, dass die Genehmigungsworkflows je nach Ausgabentyp konfigurierbar sind. Beantragt zum Beispiel ein Marketingmanager eine einmalige virtuelle Karte für Werbeausgaben, so durchläuft dieser Vorgang einen völlig anderen Prozess als ein wiederkehrender Abonnementkauf.
Wichtige Funktionen von Spendesk
- Rechnungsmanagement: Laden Sie Lieferantenrechnungen hoch, prüfen und terminieren Sie Zahlungen direkt über Spendesk.
- Rückerstattung von Barauslagen: Mitarbeitende reichen private Auslagen mit Belegen ein, die das Finanzteam direkt in der Plattform prüfen und auszahlen kann.
- Belegerfassung mit Texterkennung (OCR): Spendesk extrahiert automatisch Belegdaten mittels optischer Zeichenerkennung, um manuelle Eingaben zu minimieren.
- Analyse-Dashboard für Ausgaben: Sehen Sie in Echtzeit Ausgabenübersichten nach Team, Kategorie oder Zahlungsmethode im gesamten Unternehmen.
Spendesk-Integrationen
Spendesk bietet native Integrationen mit Xero, Oracle NetSuite, QuickBooks, DATEV, Odoo, Exact Online, Microsoft Business Central, Slack, TravelPerk und BambooHR. Weitere HR-Integrationen umfassen Workday, Personio, HiBob, Deel und SAP SuccessFactors sowie Okta und Azure AD für Identitätsmanagement. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisierte Rechnungserfassung verringert manuelle Eingaben
- Genehmigungs-Workflows für Kaufanfragen im Voraus
- Native Integrationen mit führenden HR-Plattformen
Cons:
- Keine integrierten Rechnungszahlungen oder ACH-Überweisungen
- Begrenzte Bargeldabhebungen mit physischen Karten
Tipalti
Am besten geeignet für Compliance in Organisationen mit mehreren Rechtseinheiten
Für Finanzteams, die in Lieferantenrechnungen, globalen Zahlungen und Steuerdokumentation untergehen, automatisiert Tipalti den gesamten Kreditorenbuchhaltungsprozess von der Aufnahme bis zur Abstimmung.
Für wen ist Tipalti am besten geeignet?
Tipalti eignet sich für wachstumsstarke Unternehmen in den Bereichen digitale Medien, AdTech und Marktplätze, die große Mengen an Lieferanten oder Partner in mehreren Ländern bezahlen.
Warum Tipalti eine gute Airbase-Alternative ist
Tipalti erhält seinen Platz auf meiner Auswahlliste, weil es die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften über mehrere Rechtseinheiten hinweg gewährleistet – ein Bereich, in dem Airbase für wachsende Unternehmen Schwächen zeigt. Besonders gefällt mir die Konfiguration auf Einheitenebene: Jede Tochtergesellschaft erhält eigene Genehmigungsworkflows, Regeln für die steuerliche Erfassung und Zahlungsmethoden – alles verwaltet über eine Plattform. Außerdem schätze ich, dass Tipalti eine von KPMG geprüfte Steuer-Engine nutzt, um Lieferanten-Steuer-IDs in 62 Ländern zu erfassen und zu validieren, und jeden Zahlungsempfänger automatisch mit den Sanktionslisten von OFAC und der EU abgleicht.
Tipalti Hauptfunktionen
- Lieferanten-Self-Service-Portal: Lieferanten geben ihre eigenen Bankdaten, Steuerformulare und Zahlungspräferenzen direkt über ein gebrandetes Portal ein.
- Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Tipalti erfasst, kodiert und leitet Rechnungen zur Freigabe weiter – ganz ohne manuelle Dateneingabe.
- Globale Zahlungsabwicklung: Zahlungen können via ACH, Überweisung, PayPal und lokalen Banktransfers in über 190 Ländern und 120+ Währungen gesendet werden.
- Zahlungsabstimmung: Tipalti stimmt Zahlungseingangsbestätigungen automatisch mit Ihren ERP-Daten nach jedem Zahlungsdurchlauf ab.
Tipalti Integrationen
Tipalti bietet native Integrationen mit Oracle NetSuite, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Microsoft Dynamics GP, QuickBooks, Xero, SAP Business One, SAP S/4HANA, Oracle Fusion und Workday sowie weitere Integrationen für Acumatica, Infor, Odoo, Slack, BambooHR, Okta und OneLogin. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Lieferanten-Self-Service-Onboarding und Dokumentenerfassung
- Automatisierte Sanktions- und Regulierungsprüfung
- Integrierte Verwaltung von Skonto-Angeboten
Cons:
- Rechnungsfreigabe-Workflows bieten keine fortschrittlichen Verzweigungen
- Funktionen der mobilen App sind noch nicht vollständig entwickelt
Brex ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die für Startups und schnell wachsende Unternehmen entwickelt wurde, die Firmenkreditkarten, Spesenverfolgung, Erstattungen und Rechnungszahlungen in einem System bündeln möchten.
Für wen ist Brex am besten geeignet?
Brex ist eine ideale Lösung für von Risikokapital unterstützte Startups und wachsende Unternehmen, bei denen Finanzteams Ausgabenkontrollen benötigen, die mit der Mitarbeiteranzahl und der Unternehmenskomplexität mitwachsen.
Warum Brex eine gute Airbase-Alternative ist
Ich habe mich für Brex entschieden, weil es tatsächlich darauf ausgelegt ist, mit einem Unternehmen zu skalieren und es nicht nur punktuell zu unterstützen. Besonders gefällt mir, dass Brex HRIS-Felder nutzt, um Karten automatisch auszustellen und Ausgabenlimits einzurichten, wenn die Mitarbeiterzahl wächst – so müssen Finanzteams nicht jede neue Person einzeln an Bord holen. Die KI-gestützte Richtliniendurchsetzung gewährt außerdem automatisch Ausgaben im Rahmen der Richtlinien und lehnt Verstöße direkt beim Kauf ab, sodass die Kontrolle beim Wachstum des Unternehmens straffer wird, ohne zusätzliche Verwaltungsarbeit.
Wichtige Funktionen von Brex
- Belegerfassung: Belege einfach per Smartphone fotografieren und hochladen, automatische Zuordnung zur zugehörigen Kartenbuchung.
- Budgetüberwachung: Budgets mit festen Grenzen, zugewiesenen Verantwortlichen und Echtzeit-Transparenz über Abteilungen oder Projekte hinweg erstellen.
- Mitarbeitererstattungen: Auslagen direkt über Brex einreichen, prüfen und auszahlen – ohne ein separates Erstattungstool zu benötigen.
- Lieferantenkarten: Einmalige oder wiederkehrende virtuelle Karten für bestimmte Lieferanten mit individuellen Ausgabenlimits ausstellen.
Brex-Integrationen
Brex bietet native Integrationen mit QuickBooks Online, Oracle NetSuite, Xero, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central und Oracle Fusion sowie mit HRIS-Plattformen wie Rippling, Workday, ADP und Gusto plus Slack, Okta, Navan und Zapier. Eine API für individuelle Integrationen ist ebenfalls verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Globale Kartenausstellung unterstützt internationale Teams
- Multi-Entity-Management für komplexe Organisationen
- Echtzeit-Ausgabenkontrollen nach Abteilung oder Nutzer
Cons:
- Keine Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung oder Rechnungszahlung
- Eingeschränkte Unterstützung für Nicht-US-Bankkonten
Coupa ist eine Unternehmensplattform für Finanz- und Beschaffungsteams, die Ausgabenmanagement, Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, Einkauf und Lieferantenrisiko in einem einzigen KI-gestützten System vereint. Damit ist sie besonders geeignet für große Unternehmen, die Ausgabenkontrollen über den gesamten Source-to-Pay-Prozess benötigen.
Für wen ist Coupa am besten geeignet?
Coupa ist für Finanz- und Beschaffungsteams in Großunternehmen konzipiert, die ein einheitliches System benötigen, um Ausgaben über mehrere Geschäftsbereiche, Regionen und Lieferantennetzwerke hinweg zu steuern.
Warum Coupa eine gute Alternative zu Airbase ist
Ich habe Coupa ausgewählt, weil es das Ausgabenmanagement direkt in den Beschaffungsprozess integriert – etwas, das viele reine Ausgabenmanagementtools nicht leisten können. Wenn ein Mitarbeitender eine Ausgabe einreicht, kann Coupa diese direkt mit einer bestehenden Bestellung oder einem Vertrag abgleichen, sodass die Finanzabteilung Ausgaben nicht im Nachhinein abstimmen muss. Zudem gefällt mir, dass der Budgetverbrauch in Echtzeit sowohl im Bereich Beschaffung als auch Reise- und Spesenmanagement aktualisiert wird. So erhalten Controller einen Gesamtüberblick über alle zugesagten Ausgaben, bevor diese in die Buchhaltung einfließen.
Wichtige Funktionen von Coupa
- Belegerfassung mittels OCR: Coupa nutzt optische Zeichenerkennung, um Positionen und Belegdaten automatisch zu erfassen und die manuelle Eingabe bei der Berichterstattung zu eliminieren.
- SmarterTrip-Standorterkennung: Die mobile App von Coupa verwendet Standortdaten, um die Kilometererfassung und Belegerfassung während Dienstreisen zu automatisieren.
- SpendGuard-Betrugserkennung: Coupas integrierte Betrugsüberwachung führt in Echtzeit mehr als 12 Spesenprüfungen durch und markiert verdächtiges Verhalten, ausgabenunübliche Vorgänge und doppelte Buchungen ohne manuellen Prüfungsaufwand.
- Direkte Erstattung mit Coupa Pay: Finanzteams können Mitarbeitenden direkt per Bankintegration erstatten und umgehen so den gesamten Lohnabrechnungsprozess.
Coupa-Integrationen
Coupa verbindet sich mit bis zu 160 ERP-Systemen, darunter SAP, Oracle, NetSuite, Microsoft Dynamics und Workday, sowie mit Lieferantennetzwerken wie Amazon Business, CDW, Grainger und Office Depot über den App Marketplace. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Fortschrittliche Beschaffungslösungen für Großunternehmen
- Echtzeit-Budgetüberwachung über Abteilungen hinweg
- Automatisierte Compliance-Prüfungen für Ausgabenrichtlinien
Cons:
- Angebot muss direkt angefragt werden
- Mobile App bietet weniger umfangreiche Funktionen
Mesh Payments ist eine Reise- und Spesenplattform für globale Unternehmen, die virtuelle und physische Firmenkarten, KI-gestützte Belegerfassung sowie automatische Buchungscodierung (GL) kombiniert, um manuelle Arbeit im gesamten T&E-Zyklus zu eliminieren.
Für wen ist Mesh Payments am besten geeignet?
Mesh Payments eignet sich besonders für Finanzteams im Mittelstand und bei Großunternehmen, die große Mengen an Mitarbeiterausgaben in mehreren Ländern und Währungen verwalten.
Warum Mesh Payments eine gute Alternative zu Airbase ist
Ich habe mich für Mesh Payments entschieden, weil die Lösung die Ausgabe virtueller Karten in der Praxis optimal handhabt. Wenn ein Budget für einen Mitarbeitenden genehmigt wird, erhält diese Person sofort eine Mesh-Karte – mit bereits festgelegten Ausgabenlimits und Anbietereinschränkungen. Außerdem gefällt mir die Plug & Pay Physische Karte, die mit jeder genehmigten virtuellen Karte verknüpft werden kann, sodass das Finanzteam die volle Kontrolle behält, während Mitarbeitende unterwegs bezahlen können. Und da jede Transaktion in Echtzeit automatisch kategorisiert wird, gibt es am Monatsende keine lästige manuelle Nachbearbeitung mehr.
Wichtige Funktionen von Mesh Payments
- Mia KI-Spesenassistentin: Mia ist eine dialogfähige KI, die T&E in den bereits genutzten Tools der Mitarbeiter:innen übernimmt – Belege werden automatisch Terminen zugeordnet, Ausgaben außerhalb der Richtlinien direkt beim Bezahlen erkannt und Freigaben weitergeleitet.
- SaaS-Abonnementverwaltung: Firmenkarten gezielt auf bestimmte Anbieter sperren, SaaS-Abos mit einem Klick kündigen und Ausgabelimits mit 24/7-Benachrichtigungen definieren – damit die wiederkehrenden Softwarekosten immer im Griff bleiben.
- Globale Rückerstattungen: Erstattungen werden direkt auf Mitarbeiterbankkonten in lokalen Währungen über 100+ Länder ausgezahlt – ganz ohne Lohnbuchhaltung.
- Individuell anpassbare Genehmigungsworkflows: Legen Sie Regeln für Freigaben bei Budgetanträgen, Reisebuchungen und Lieferantenzahlungen fest – mit konfigurierbaren Eskalationswegen je Einheit oder Region.
Mesh Payments Integrationen
Mesh Payments integriert sich mit ERP-, HRIS-, TMC-Systemen und weiteren Tools aus dem Integrations-Marktplatz und Partnernetzwerk. Verifizierte native Integrationen gibt es unter anderem für Oracle NetSuite, QuickBooks Online, Sage Intacct, Xero, Unanet AE, Slack, ADP Workforce Now und AlexisHR. Weitere Bank- und SSO-Partner sind über die Plattform verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Echtzeit-Ausgabenübersicht für alle Transaktionen
- Virtuelle Karten für anbietergebundene Einkäufe
- Automatisches Erfassen und Zuordnen von Belegen
Cons:
- Keine integrierten Funktionen für Reisebuchung
- Genehmigungsworkflows bieten keine fortgeschrittene bedingte Logik
Ramp
Am besten für automatisierte Kontrollmechanismen und Einblicke in Ausgaben
Ramp ist eine All-in-One-Plattform für Ausgabenmanagement, die Firmenkarten, Spesenverwaltung, Kreditorenbuchhaltung, Reisen und Beschaffung vereint – und damit besonders geeignet für Finanzteams, die Insellösungen konsolidieren und manuelle Arbeit über den gesamten Ausgabenzyklus hinweg reduzieren möchten.
Für wen ist Ramp am besten geeignet?
Ramp eignet sich besonders für mittelgroße und große Finanzteams, die eine zentrale Übersicht über Ausgaben und automatisierte Kontrollen über mehrere Abteilungen hinweg benötigen.
Warum Ramp eine gute Alternative zu Airbase ist
Ich habe Ramp unter die Besten gewählt, weil seine automatisierten Ausgabenkontrollen tatsächlich das Hin und Her beseitigen, das Finanzteams ausbremst. Besonders gefällt mir der Policy Agent, der 100 % der Ausgaben überprüft, konforme automatisch genehmigt und nur Ausnahmen mit vollständigem Prüfprotokoll weiterleitet. Zusammen mit einer Echtzeit-Ausgabenberichterstattung über Teams, Anbieter und Karteninhaber liefert Ramp eine Ausgabentransparenz, die weit über das hinausgeht, was die meisten Spesenplattformen bieten.
Wichtige Funktionen von Ramp
- Belegerfassung und automatische Zuordnung: Ramp erfasst Belege automatisch und füllt Notizen sowie Spesenkategorien direkt beim Kartenumsatz vorab aus.
- Mitarbeitererstattungen: Mitarbeitende reichen aus eigener Tasche gezahlte Ausgaben per SMS, Slack oder Microsoft Teams ein, genehmigte Erstattungen werden innerhalb von 1-2 Werktagen auf ihre Bankkonten überwiesen.
- Ausgaben-Vorlagen: Ramp erstellt wiederverwendbare Ausgaben-Vorlagen für wiederkehrende Budgets, mit vorab hinterlegten Limits, Genehmigungen und Kontrollen – so ist die Kartenausgabe mit nur einem Klick möglich.
- Unterstützung mehrerer Einheiten und Währungen: Finanzteams können Ausgaben über globale Unternehmen hinweg konsolidieren, Anbieter in Fremdwährungen bezahlen und Mitarbeitende in Landeswährung erstatten.
Ramp-Integrationen
Ramp bietet über 200 Integrationen in den Bereichen Buchhaltung, Banking, HR und Gehaltsabrechnung, Beschaffung und Belegautomatisierung. Wichtige Integrationen sind NetSuite, Sage Intacct, QuickBooks, Xero, Workday, Oracle Fusion Cloud, ADP, BambooHR, Gusto und Slack. Eine offene API steht ebenfalls zur Verfügung, um benutzerdefinierte Integrationen zu ermöglichen.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisierte Einsparungsanalysen
- Echtzeit-Ausgabenberichterstattung für alle Transaktionen
- Mehrstufige Genehmigungsworkflows zur Ausgabenkontrolle
Cons:
- Eingeschränkte Unterstützung für internationale Karten
- Keine integrierten Funktionen für Lohn- oder Personalmanagement
New Product Updates from Ramp
Ramp Adds Auto-Capture Receipts via Chrome Extension
Ramp has introduced a Chrome extension that automatically captures receipts from merchants like Amazon and Uber. These updates simplify expense tracking by automating receipt collection and matching during checkout. For more information, visit Ramp's official site.
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Am besten geeignet für individuelle Einkaufsworkflow-Anpassungen
Procurify ist eine KI-gestützte Beschaffungsplattform für Finanz- und Betriebsteams im Mittelstand, die Bestellanforderungen, Genehmigungsworkflows, Kreditorenbuchhaltung und Ausgabenmanagement in einem Intake-to-Pay-System bündelt.
Für wen ist Procurify am besten geeignet?
Procurify eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen aus den Bereichen Gesundheitswesen, Non-Profit-Organisationen und Bildung, die strukturierte, mehrstufige Beschaffungsgenehmigungsprozesse benötigen.
Warum Procurify eine gute Airbase-Alternative ist
Ich habe Procurify für diese Liste ausgewählt, weil die Anpassungsmöglichkeiten der Einkaufsworkflows besonders weitreichend sind. Während Airbase den Schwerpunkt auf kartenbasierte Ausgaben und Rückerstattungen legt, kann ich mit Procurify mehrstufige Genehmigungsabläufe nach Abteilung, Standort, Betragsgrenze und Ausgabenkategorie konfigurieren. So kann ich einen Workflow so einstellen, dass z. B. ein Antrag über 500 $ für Büromaterial anders behandelt wird als ein Lieferantenvertrag über 15.000 $, ohne Programmieraufwand. Die KI-gestützte Intake-Stufe wandelt zudem Lieferantenangebote direkt in Bestellanforderungen um, sodass manuelle Eingaben vollständig entfallen.
Wichtige Funktionen von Procurify
- Mobile Genehmigungs-App: Überprüfen, genehmigen oder ablehnen von Bestellanforderungen direkt über ein mobiles Gerät, ohne sich am Desktop anmelden zu müssen.
- Verwaltung von Lieferantenkatalogen: Aufbau eines internen Katalogs mit vorab genehmigten Lieferanten und Artikeln, damit Antragsteller nur bei zugelassenen Quellen bestellen können.
- Kreditorenautomatisierung: Automatische Erfassung, Zuordnung und Weiterleitung von Rechnungen zur Freigabe, bevor Zahlungsläufe geplant werden.
- Audit-Log: Erstellung eines zeitgestempelten Protokolls aller Genehmigungsaktionen, Bearbeitungen und Statusänderungen über sämtliche Bestellanforderungen hinweg.
Procurify-Integrationen
Procurify bietet native Integrationen mit QuickBooks, NetSuite, Sage Intacct und Microsoft Dynamics 365 Business Central. Außerdem werden PunchOut-Verbindungen zu Lieferantenkatalogen wie Amazon Business, Staples Advantage, Home Depot, Grainger und Uline unterstützt. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Zentrales Dashboard für alle Bestellungen
- Dreifache Übereinstimmung zur Rechnungsprüfung
- Mobile App für Freigaben unterwegs
Cons:
- Genehmigungsweiterleitung kann manuelle Anpassungen erfordern
- Integrationen mit HR- und Lohnbuchhaltungs-Tools fehlen
BILL
Am besten geeignet für AP-Automatisierung mit integrierten Zahlungsfunktionen
BILL ist eine Kreditoren- und Debitorenplattform, die für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Finanzteams im Mittelstand entwickelt wurde, die die Rechnungsbearbeitung, Genehmigungsworkflows und in- sowie ausländische Zahlungen von einem Ort aus automatisieren möchten.
Für wen ist BILL am besten geeignet?
BILL ist ideal für Finanzteams von KMU und Mittelständlern, die ein hohes Rechnungsaufkommen mit begrenztem Personal im Bereich Kreditorenbuchhaltung bewältigen müssen.
Warum BILL eine gute Airbase-Alternative ist
Ich habe BILL als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil seine Automatisierung der Kreditorenprozesse über das einfache Erfassen von Rechnungen hinausgeht. Besonders gefällt mir, wie die KI eingesetzt wird, um Rechnungspositionen auszulesen, sie durch anpassbare Genehmigungsworkflows zu leiten und Zahlungen direkt aus derselben Plattform auszulösen. Die integrierten Zahlungswege (ACH, virtuelle Karte, Scheck und internationale Überweisung) sorgen dafür, dass mein Team nicht nach der Freigabe zwischen verschiedenen Systemen wechseln muss, um Lieferanten zu bezahlen.
Wichtige Funktionen von BILL
- Lieferantenmanagement: Speichern Sie Lieferantenkontakte, Zahlungspräferenzen und Steuerinformationen in einem zentralisierten Lieferantenverzeichnis.
- Bidirektionale Buchhaltungssynchronisierung: BILL synchronisiert Rechnungs- und Zahlungsdaten bidirektional mit QuickBooks, Xero, NetSuite und Sage Intacct.
- AR-Automatisierung: Erstellen und versenden Sie gebrandete Rechnungen, richten Sie automatische Zahlungserinnerungen ein und kassieren Sie Zahlungen online.
- Audit-Trail: Jede Aktion zu einer Rechnung oder Zahlung wird mit Zeitstempel protokolliert, sodass Sie vollständige Nachweise für Audits und Compliance-Prüfungen erhalten.
BILL-Integrationen
BILL bietet eine bidirektionale Synchronisierung mit QuickBooks, Xero, Oracle NetSuite, Sage Intacct, Microsoft Dynamics und Acumatica sowie Import-/Exportmöglichkeiten für Blackbaud, Sage 50, Sage 100, FreshBooks und Abila. Zudem integriert es sich mit Slack und HRIS-Plattformen und stellt eine API für eigene Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Detaillierte Audit-Trails für jede Transaktion
- Individuelle Genehmigungsworkflows für AP-Prozesse
- Direkte Synchronisierung mit führenden Buchhaltungsplattformen
Cons:
- Keine Firmenkreditkarte oder Ausgabenmanagement-Funktionen
- Dauer der Abwicklung variiert
Weitere Airbase Alternativen
Hier sind einige zusätzliche Alternativen zu Airbase, die es nicht in meine Shortlist geschafft haben, aber trotzdem einen Blick wert sind:
- Payhawk
Am besten für multinationale, mehrwährungsfähige Unternehmen
Kriterien für die Auswahl von Airbase Alternativen
Bei der Auswahl der besten Airbase-Alternativen für diese Liste habe ich typische Anforderungen und Herausforderungen von Käufern rund um Ausgabenmanagement-Software berücksichtigt, etwa das Verwalten globaler Rückerstattungen und die Umsetzung von Ausgabenkontrollen. Außerdem habe ich folgendes Bewertungsraster verwendet, um eine strukturierte und faire Beurteilung zu ermöglichen:
Kernfunktionen (25% der Gesamtbewertung)
Um in diese Liste aufgenommen zu werden, musste jede Lösung folgende Standardanwendungsfälle abdecken:
- Mitarbeiterausgaben erfassen
- Genehmigungsworkflows automatisieren
- Spesenberichte erstellen
- Integration mit Buchhaltungssoftware
- Rückerstattungen abwickeln
Zusätzliche besondere Funktionen (25% der Gesamtbewertung)
Zur weiteren Eingrenzung habe ich außerdem auf besondere Zusatzfunktionen geachtet, wie etwa:
- Automatisierte Compliance-Prüfungen
- Echtzeit-Ausgabenanalysen
- Verwaltung mehrerer Unternehmenseinheiten
- Integrierte Firmenkarten
- KI-basierte Belegerkennung
Benutzerfreundlichkeit (10% der Gesamtbewertung)
Um einen Eindruck von der Nutzererfahrung der jeweiligen Systeme zu bekommen, habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Einfache Benutzeroberflächengestaltung
- Leicht zu bedienendes Dashboard
- Klarer Prozess zur Einreichung von Ausgaben
- Zugänglich über Web und Mobilgeräte
- Anpassbare Benachrichtigungen
Onboarding (10 % der Gesamtbewertung)
Um die Onboarding-Erfahrung jeder Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Geführte Produkttouren
- Schritt-für-Schritt-Setup-Checklisten
- Video-Tutorials und aufgezeichnete Demos
- Vorgefertigte Importvorlagen
- Zugang zum Chat-Support während des Setups
Kundensupport (10 % der Gesamtbewertung)
Um die Kundensupport-Dienste der einzelnen Softwareanbieter zu beurteilen, habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Schnelle Antwortzeiten
- Support per Telefon, E-Mail, Chat
- Proaktive Unterstützung beim Onboarding
- Kompetenter Support für Finanzprozesse
- Self-Service-Hilfezentrum-Ressourcen
Preis-Leistungs-Verhältnis (10 % der Gesamtbewertung)
Um das Preis-Leistungs-Verhältnis jeder Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Transparente Preisstruktur
- Keine versteckten Gebühren oder Kosten
- Flexible Tarifoptionen
- Kosten im Vergleich zu den wichtigsten Wettbewerbern
- Mengenrabatte für wachsende Teams
Kundenbewertungen (10 % der Gesamtbewertung)
Um einen Überblick über die allgemeine Kundenzufriedenheit zu erhalten, habe ich bei der Lektüre von Kundenbewertungen Folgendes berücksichtigt:
- Konsistentes Lob für Zuverlässigkeit
- Hohe Nutzerakzeptanz
- Positives Feedback zu Support-Interaktionen
- Empfehlungen von Organisationen ähnlicher Größe
- Praxiserprobte Beispiele für Prozessverbesserungen
Warum nach einer Airbase-Alternative suchen?
Obwohl Airbase eine gute Wahl für eine Ausgabenmanagement-Plattform ist, gibt es mehrere Gründe, warum manche Nutzer nach alternativen Lösungen suchen. Möglicherweise suchen Sie nach einer Airbase-Alternative, weil …
- Sie fortschrittliche globale Zahlungs- und Compliance-Funktionen benötigen, um den internationalen Cashflow zu steuern
- Ihr Unternehmen eine tiefere Integration mit ERP- und Buchhaltungssoftware benötigt
- Sie flexiblere Genehmigungs-Workflows für Rechnungen möchten
- Sie Unterstützung für mehrere Unternehmensbereiche oder komplexe Tochtergesellschaften benötigen, die Sicherheit und finanzielle Kontrollmechanismen auf Unternehmensebene erfordern
- Ihr Team in Regionen tätig ist, in denen Airbase nicht verfügbar ist
- Sie eine Lösung mit integrierten Lieferanten-Onboarding-Tools bevorzugen, um Geschäftsausgaben und den gesamten Procure-to-Pay-Prozess zu steuern
Wenn Sie sich in diesen Punkten wiedererkennen, sind Sie hier genau richtig. Meine Liste enthält mehrere Alternativen zu Ausgabenmanagement-Plattformen, die für Teams mit diesen Herausforderungen besser geeignet sind als Airbase.
Airbase: Wichtige Funktionen
Hier sind einige der wichtigsten Funktionen von Airbase, damit Sie einfacher vergleichen können, was alternative Lösungen bieten:
- Virtuelle und physische Firmenkarten: Geben Sie kontrollierte Zahlungskarten an Mitarbeitende aus, setzen Sie Ausgabelimits und verfolgen Sie alle Transaktionen in Echtzeit, um Regelverstöße bei Einkäufen zu reduzieren.
- Automatisierte Zahlungsfreigabe-Workflows: Steuern Sie den gesamten Kreditorenprozess von der Rechnungserfassung bis zur Freigabe und Zahlung, ersetzen Sie manuelle Überweisungen und stellen Sie die Einhaltung von Vorgaben sicher.
- Spesenrückerstattung: Ermöglichen Sie Mitarbeitenden, aus eigener Tasche getätigte Ausgaben schnell zur Prüfung, Freigabe und Zahlung einzureichen – nahtlos integriert in die Buchhaltung.
- Individuelle Freigaberouten: Bauen Sie genehmigungsbasierte Workflows auf mehreren Ebenen, die sich an Ausgabenschwellen, Abteilungen oder Projekte anpassen, sodass kein Kauf unbeprüft bleibt.
- Buchhaltungsintegrationen: Synchronisieren Sie Transaktionsdaten mit Buchhaltungstools wie NetSuite, QuickBooks und Xero – inklusive benutzerdefinierter Feldzuordnung und automatischer Kontierung.
- Ausgabenkontrollen: Setzen Sie Richtlinien für jede Ausgabenphase durch – von der Vorabgenehmigung bis zur Zahlung – mit integrierten Einschränkungen für Händlerkategorien, Beträge und mehr.
- Echtzeitberichte und Analysen: Greifen Sie auf detaillierte Dashboards und Exporte zu, die Ausgaben nach Nutzer, Anbieter, Kategorie und Projekt aufschlüsseln, um bessere Entscheidungen zu treffen.
- Belegmanagement und Dokumentenverwaltung: Automatisieren Sie die Belegzuordnung zu Transaktionen, speichern Sie Nachweisdokumente für Prüfpfade und reduzieren Sie Papieraufwand für das Finanzteam.
- Multi-Entity-Unterstützung: Verwalten Sie Finanzen über Gesellschaften, Tochterunternehmen oder Standorte hinweg in einer einzigen Plattform – mit lokalen Workflows und konsolidierten Berichten.
- Mobile App: Ermöglichen Sie Mitarbeitenden, Belege zu erfassen, Ausgaben einzureichen, Anfragen zu genehmigen und Ausgaben auch unterwegs zu überwachen – ganz egal, wo das Geschäft sie hinführt.