10 Beste Airbase-Alternativen im Jahr 2026

Die besten Airbase-Alternativen überzeugen durch Echtzeit-Ausgabenkontrolle, einfache Genehmigungs-Workflows, zuverlässige Integrationen mit Ihrer Buchhaltungs-Software sowie transparente Preisgestaltung – alles Funktionen, auf die Finanzteams bei der Auswahl von Ausgabenmanagement-Software achten. Wenn Sie nach Alternativen zu Airbase suchen, sind Sie wahrscheinlich frustriert über Lücken bei Kontrolle, Transparenz oder Flexibilität, die den Monatsabschluss und Audits unnötig erschweren. In dieser Liste entdecken Sie Tools, die Ihnen größere Ausgabentransparenz, schnellere Abläufe im Team und starke finanzielle Kontrolle ermöglichen – ohne den Frustfaktor, der Sie sonst ausbremst. Sie erhalten praxisnahe Infos zum Vergleichen der besten Optionen, sodass Sie das richtige Tool für die Anforderungen und Workflows Ihres Teams auswählen können.

Was ist Airbase?

Airbase ist eine Plattform für Ausgabenmanagement, die Unternehmensausgaben zentralisiert – von Rechnungszahlungen über Mitarbeiterkosten bis hin zur Kartenverwaltung. Sie hilft Finanzteams, Genehmigungs-Workflows zu automatisieren, Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen, Zahlungsarten zu steuern und Transaktionen mit Buchhaltungssystemen zu synchronisieren. Airbase richtet sich an Unternehmen, die mehr Kontrolle, bessere Ausgabentransparenz und effiziente Abläufe für das Management von Zahlungen über Teams, Karten und Lieferanten benötigen.

Beste Airbase-Alternativen: Zusammenfassung

Diese Vergleichstabelle fasst Preisinformationen zu meinen besten Airbase-Alternativen zusammen, damit Sie die passende für Ihr Budget und Ihre Unternehmensanforderungen finden.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Sage Expense Management (formerly Fyle)	Ideal für die Verfolgung von Ausgaben in Echtzeit	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $11.99/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
2	Pleo	Am besten zur automatisierten Erfassung von Mitarbeiterausgaben	Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar	Ab £9,5 pro Monat	Website
3	Navan	Ideal für die Kombination aus Reise- und Spesenmanagement	Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
4	Spendesk	Am besten für teamgesteuertes Kartenmanagement	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
5	Tipalti	Am besten geeignet für Compliance in Organisationen mit mehreren Rechtseinheiten	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $99/Monat	Website
6	Brex	Ideal für Skalierbarkeit von schnell wachsenden Unternehmen	Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar	Ab $12/Nutzer/Monat	Website
7	Coupa	Am besten für umfassende Beschaffungsintegration	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
8	Mesh Payments	Am besten für die sofortige Ausgabe virtueller Karten in Echtzeit	Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar	Ab $13/Nutzer/Monat	Website
9	Ramp	Am besten für automatisierte Kontrollmechanismen und Einblicke in Ausgaben	Kostenloser Tarif + 30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar	Ab $15/Nutzer/Monat	Website
10	Procurify	Am besten geeignet für individuelle Einkaufsworkflow-Anpassungen	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website

Featured Tools

1. 

   Creatio CRM

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   4.7

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2. 

   DealHub AI

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3. 

   LiveFlow

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   4.9

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Beste Airbase-Alternativen: Bewertungen

Nachfolgend finden Sie meine detaillierten Zusammenfassungen der besten Airbase-Alternativen, die es auf meine Auswahlliste geschafft haben. Meine Bewertungen geben einen genauen Einblick in Funktionen, Preise und Integrationen der jeweiligen Software, damit Sie die beste Wahl für sich treffen können.

1

Sage Expense Management (formerly Fyle)

Ideal für die Verfolgung von Ausgaben in Echtzeit

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $11.99/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Customer Rating: 4.6/5

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Sage Expense Management (ehemals Fyle) ist eine Plattform zur Spesenverwaltung, die für Finanzteams entwickelt wurde, die automatisierte Belegerfassung, Kartenabstimmung und Echtzeit-Transparenz bei Ausgaben wünschen, ohne auf ihre bestehenden Firmenkarten verzichten zu müssen.

Für wen eignet sich Sage Expense Management (ehemals Fyle) am besten?

Das Tool ist besonders geeignet für Controller und Finanzteams in kleinen bis mittelgroßen Unternehmen aus den Bereichen Bauwesen, gemeinnützige Organisationen und Gesundheitswesen.

Warum ist Sage Expense Management (ehemals Fyle) eine gute Alternative zu Airbase?

Ich habe Sage Expense Management ausgewählt, weil es das einzige Tool auf meiner Auswahlliste ist, das mit den Karten funktioniert, die Ihr Team bereits besitzt. Sobald eine Abbuchung auf einer verbundenen Visa-, Mastercard- oder Amex-Karte erfolgt, erhalten Mitarbeitende eine Textnachricht mit der Aufforderung, einen Beleg einzureichen. Dieser Beleg wird anschließend mithilfe von OCR automatisch der Transaktion zugeordnet und ersetzt so die manuelle Abstimmungsarbeit, die den Monatsabschluss ansonsten verzögern würde.

Sage Expense Management (ehemals Fyle) – Hauptfunktionen

• KI-gestützte Belegerkennung (OCR) und automatische Kontierung: Extrahiert und verbucht Daten aus Belegen automatisch für eine optimierte Spesenverarbeitung.
• Unterstützung mehrerer Währungen und Einheiten: Ermöglicht es Finanzteams, weltweite Ausgaben und Gesellschaften in einem einzigen System zu verwalten.
• Bidirektionale ERP-Integrationen: Verbindet sich nahtlos mit Plattformen wie QuickBooks Online, NetSuite und Sage Intacct für einen beidseitigen Datenaustausch.
• Anpassbare Freigabeworkflows: Damit lassen sich mehrstufige Freigabeketten passend zu Ihren unternehmensinternen Richtlinien und zur Organisationsstruktur abbilden.

Sage Expense Management (ehemals Fyle) – Integrationen

Sage Expense Management bietet native Integrationen zu QuickBooks Online, NetSuite, Xero, Sage Intacct und Sage 300 CRE. Für individuelle Anbindungen steht eine API zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Funktioniert mit bestehenden Firmenkreditkarten
• Echtzeit-Benachrichtigungen über Transaktionen per Textnachricht
• Strikte Einhaltung unternehmensinterner Richtlinien vor Genehmigung der Einreichung

Cons:

• Keine eigene Kartenausgabe-Funktion enthalten
• AP-Automatisierung im Vergleich zu Airbase eingeschränkter

New Product Updates from Sage Expense Management (formerly Fyle)

July 19 2026

Sage Expense Management Adds Reconciliation and Expense Review Updates

Sage Expense Management introduced a new Reconciliation module, faster expense review tools, expanded admin controls, and new AI and security features. These help finance teams reconcile transactions, review expenses, manage permissions, and access corporate card data more efficiently. For more information, visit Sage Expense Management’s official site.

LEARN MORE ABOUT SAGE EXPENSE MANAGEMENT (FORMERLY FYLE):

• Check out Sage Expense Management (formerly Fyle) on their website
• Read my in-depth review of Sage Expense Management (formerly Fyle)

2

Pleo

Am besten zur automatisierten Erfassung von Mitarbeiterausgaben

• Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar
• Ab £9,5 pro Monat

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Customer Rating: 4.8/5

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Pleo ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die auf intelligenten Firmenkarten basiert und die Belegerfassung, Kategorisierung und Abstimmung von Mitarbeiterausgaben automatisiert. Das macht sie zu einer praktischen Wahl für kleine und mittlere Unternehmen sowie Finanzteams, die keine Lust mehr auf manuelle Spesenabrechnung haben.

Für wen ist Pleo am besten geeignet?

Pleo ist ideal für wachsende kleine und mittlere Unternehmen, in denen Mitarbeitende häufig einkaufen und das Finanzteam Transparenz benötigt, ohne Belegen hinterherzulaufen.

Warum ist Pleo eine gute Alternative zu Airbase?

Ich habe Pleo ausgewählt, weil es sowohl für Mitarbeitende als auch für das Finanzteam viele Abläufe bei der Spesenverfolgung automatisiert. Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter einen Einkauf tätigt, erfasst das OCR von Pleo die Beleginformationen automatisch, sobald ein Foto gemacht wird. Die KI meldet Ausgaben, die nicht der Richtlinie entsprechen, noch bevor eine Abrechnung eingereicht wurde. Außerdem gefällt mir die automatische Genehmigungsweiterleitung: Jeder Antrag wird abhängig vom Ausgabenbetrag an die richtige Genehmigungsperson weitergeleitet, ohne dass eine manuelle Zuordnung nötig ist.

Wichtige Funktionen von Pleo

• Kilometerpauschalen: Pleo berechnet automatisch die Benzinkosten zwischen Start- und Endpunkt, wenn Mitarbeitende einen Kilometerantrag einreichen.
• Auszahlungsplanung: Genehmigte Rückerstattungen werden automatisch täglich, wöchentlich oder monatlich ausgezahlt, ohne manuelle Auslöser.
• Duplikaterkennung: Pleo erkennt doppelt eingereichte Ausgaben, bevor sie verarbeitet werden, damit das Finanzteam nicht versehentlich dieselbe Abrechnung mehrmals erstattet.
• Temporäre virtuelle Karten: Einmalige virtuelle Karten können für größere Einkäufe ausgestellt werden, sodass Mitarbeitende nicht in Vorleistung gehen müssen.

Pleo-Integrationen

Pleo bietet native Integrationen mit Buchhaltungs-, ERP- und HR-Tools wie Xero, NetSuite, QuickBooks, DATEV, Exact Online, FreeAgent, XLedger, Twinfield, BambooHR, HiBob, Personio und SAP SuccessFactors. Es ist auf Zapier verfügbar und stellt eine REST API für individuelle Integrationen bereit.

Pros and Cons

Pros:

• Unbegrenzte virtuelle und physische Karten ausstellbar
• Echtzeit-Benachrichtigungen für jede Kartentransaktion
• Optische Zeichenerkennung im Einsatz

Cons:

• Keine Abwicklung von Rechnungszahlungen oder Rechnungsmanagement integriert
• Begrenzte Ausgabenanalyse im Vergleich zu Airbase

LEARN MORE ABOUT PLEO:

• Check out Pleo on their website
• Read my in-depth review of Pleo

3

Navan

Ideal für die Kombination aus Reise- und Spesenmanagement

• Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Customer Rating: 4.7/5

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Navan ist eine Plattform für Reise- und Ausgabenmanagement, die Geschäftsreisemanagement, Firmenkarten und Ausgabenverfolgung in einem einzigen System vereint – ideal für Finanzteams, die sowohl die Reisespesen der Mitarbeitenden als auch tägliche Geschäftsausgaben verwalten müssen.

Für wen ist Navan am besten geeignet?

Navan eignet sich besonders für mittelständische und große Unternehmen mit häufigen Geschäftsreisen, bei denen die direkte Verknüpfung von Reisebuchungen mit der Spesenabrechnung im Vordergrund steht.

Warum ist Navan eine gute Airbase-Alternative?

Navan verdient sich einen Platz auf meiner Shortlist, weil es etwas abdeckt, was Airbase nicht bietet: Die Kombination aus Firmenreisebuchung und Ausgabenmanagement an einem Ort. Ich schätze, dass Ausgaben beim Buchen über Navan automatisch kategorisiert werden, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist. Die Navan-Karte setzt außerdem Richtlinien sofort beim Kauf durch, sodass außerhalb der Richtlinie getätigte Ausgaben für Reisen bereits vorab blockiert werden – und nicht erst später zu Rückerstattungsstreitigkeiten führen.

Navan Schlüsselfunktionen

• Einreichung von Ausgaben in mehreren Währungen: Mitarbeitende reichen Spesen in ihrer lokalen Währung ein, und Navan übernimmt automatisch die Umrechnung für Berichte und Erstattungen.
• Konfiguration von Freigabeworkflows: Finanzteams können mehrstufige Freigabeketten für Spesenberichte je nach Betragsgrenze, Abteilung oder Kostenart festlegen.
• Reisebuchung im Auftrag Dritter: Mitarbeitende können Reisen für Kolleg:innen buchen, wobei sämtliche Ausgaben dennoch dem richtigen Reiseprofil zugeordnet werden.
• Dashboards mit Ausgaben in Echtzeit: Finanzteams können Spesen nach Abteilung, Kostenstelle oder Reise direkt in der Navan-Berichtsoberfläche auswerten.

Navan Integrationen

Navan bietet über 40 native Integrationen in den Bereichen Buchhaltung, HR, Sicherheit und Ausgabenautomatisierung, darunter Oracle NetSuite, Sage Intacct, Xero, Workday, BambooHR, Slack, Okta, Uber for Business, Lyft und Brex. Eine API sowie SFTP-Anbindungen sind ebenfalls verfügbar für individuelle Integrationen mit ERP- und HRIS-Systemen.

Pros and Cons

Pros:

• Scannt Dokumente für den Upload
• Integrierte Kilometer- und Pauschalabrechnung
• Direkte Integration mit HR- und ERP-Systemen

Cons:

• Keine Funktionen zur Bestellanforderungsverwaltung
• Eingeschränkte Unterstützung für nicht-reisebezogene Ausgaben

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• Check out Navan on their website

4

Spendesk

Am besten für teamgesteuertes Kartenmanagement

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Customer Rating: 4.7/5

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Spendesk ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die Finanzteams eine detaillierte Kontrolle über Mitarbeiterausgaben durch virtuelle Karten, physische Karten, Rechnungsverarbeitung und Spesenabrechnungen bietet – alles verwaltet von einem einzigen Dashboard aus.

Für wen ist Spendesk am besten geeignet?

Spendesk passt besonders gut zu mittelgroßen europäischen Unternehmen, bei denen Finanzteams Kartenkontrollen auf Abteilungsebene benötigen, ohne sich auf einen zentralen Kartenpool verlassen zu müssen.

Warum ist Spendesk eine gute Alternative zu Airbase?

Ich habe Spendesk ausgewählt, weil es bewusst für die Kontrolle auf Teamebene konzipiert ist. Jede Abteilung oder jedes Team erhält eine eigene Brieftasche mit einem definierten Budget, und Manager können direkt aus dieser Brieftasche unbegrenzt viele virtuelle Karten ausstellen, ohne dass die Finanzabteilung bei jeder Anfrage eingebunden werden muss. Außerdem gefällt mir, dass die Genehmigungsworkflows je nach Ausgabentyp konfigurierbar sind – so folgt ein Marketingmanager, der eine einmalige virtuelle Karte für Werbeausgaben beantragt, einem völlig anderen Ablauf als ein wiederkehrender Abonnementkauf.

Wichtige Funktionen von Spendesk

• Rechnungsmanagement: Lieferantenrechnungen direkt in Spendesk hochladen, prüfen und zur Zahlung terminieren.
• Erstattung aus eigener Tasche: Mitarbeitende reichen persönliche Auslagen mit Belegen ein, und die Finanzabteilung kann Auszahlungen direkt in der Plattform prüfen und genehmigen.
• Belegerfassung mit OCR: Spendesk extrahiert automatisch Belegdaten mittels optischer Zeichenerkennung, um manuelle Eingaben zu reduzieren.
• Ausgabenanalyse-Dashboard: Anzeige von Echtzeit-Ausgabenübersichten nach Team, Kategorie oder Zahlungsmethode über die gesamte Organisation hinweg.

Spendesk-Integrationen

Spendesk bietet native Integrationen mit Xero, Oracle NetSuite, QuickBooks, DATEV, Odoo, Exact Online, Microsoft Business Central, Slack, TravelPerk und BambooHR. Zusätzliche HR-Integrationen umfassen Workday, Personio, HiBob, Deel und SAP SuccessFactors sowie Okta und Azure AD für Identitätsmanagement. Eine API steht ebenfalls für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Automatische Rechnungserfassung reduziert manuelle Eingaben
• Vorab-Genehmigungsworkflows für Kaufanfragen
• Native Integrationen mit führenden HR-Plattformen

Cons:

• Keine integrierten Rechnungszahlungen oder ACH-Überweisungen
• Bargeldabhebungen mit physischen Karten eingeschränkt

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• Explore best alternatives to Spendesk

5

Tipalti

Am besten geeignet für Compliance in Organisationen mit mehreren Rechtseinheiten

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $99/Monat

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Customer Rating: 4.5/5

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Für Finanzteams, die in Lieferantenrechnungen, globalen Zahlungen und Steuerdokumentation untergehen, automatisiert Tipalti den gesamten Kreditorenbuchhaltungsprozess von der Aufnahme bis zur Abstimmung.

Für wen ist Tipalti am besten geeignet?

Tipalti eignet sich für wachstumsstarke Unternehmen in den Bereichen digitale Medien, AdTech und Marktplätze, die große Mengen an Lieferanten oder Partner in mehreren Ländern bezahlen.

Warum Tipalti eine gute Airbase-Alternative ist

Tipalti erhält seinen Platz auf meiner Auswahlliste, weil es die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften über mehrere Rechtseinheiten hinweg gewährleistet – ein Bereich, in dem Airbase für wachsende Unternehmen Schwächen zeigt. Besonders gefällt mir die Konfiguration auf Einheitenebene: Jede Tochtergesellschaft erhält eigene Genehmigungsworkflows, Regeln für die steuerliche Erfassung und Zahlungsmethoden – alles verwaltet über eine Plattform. Außerdem schätze ich, dass Tipalti eine von KPMG geprüfte Steuer-Engine nutzt, um Lieferanten-Steuer-IDs in 62 Ländern zu erfassen und zu validieren, und jeden Zahlungsempfänger automatisch mit den Sanktionslisten von OFAC und der EU abgleicht.

Tipalti Hauptfunktionen

• Lieferanten-Self-Service-Portal: Lieferanten geben ihre eigenen Bankdaten, Steuerformulare und Zahlungspräferenzen direkt über ein gebrandetes Portal ein.
• Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Tipalti erfasst, kodiert und leitet Rechnungen zur Freigabe weiter – ganz ohne manuelle Dateneingabe.
• Globale Zahlungsabwicklung: Zahlungen können via ACH, Überweisung, PayPal und lokalen Banktransfers in über 190 Ländern und 120+ Währungen gesendet werden.
• Zahlungsabstimmung: Tipalti stimmt Zahlungseingangsbestätigungen automatisch mit Ihren ERP-Daten nach jedem Zahlungsdurchlauf ab.

Tipalti Integrationen

Tipalti bietet native Integrationen mit Oracle NetSuite, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Microsoft Dynamics GP, QuickBooks, Xero, SAP Business One, SAP S/4HANA, Oracle Fusion und Workday sowie weitere Integrationen für Acumatica, Infor, Odoo, Slack, BambooHR, Okta und OneLogin. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Lieferanten-Self-Service-Onboarding und Dokumentenerfassung
• Automatisierte Sanktions- und Regulierungsprüfung
• Integrierte Verwaltung von Skonto-Angeboten

Cons:

• Rechnungsfreigabe-Workflows bieten keine fortschrittlichen Verzweigungen
• Funktionen der mobilen App sind noch nicht vollständig entwickelt

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• Check out Tipalti on their website
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6

Brex

Ideal für Skalierbarkeit von schnell wachsenden Unternehmen

• Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $12/Nutzer/Monat

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Customer Rating: 4.5/5

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Brex ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die für Startups und schnell wachsende Unternehmen entwickelt wurde, die Firmenkreditkarten, Spesenverfolgung, Erstattungen und Rechnungszahlungen in einem System bündeln möchten.

Für wen ist Brex am besten geeignet?

Brex ist eine ideale Lösung für von Risikokapital unterstützte Startups und wachsende Unternehmen, bei denen Finanzteams Ausgabenkontrollen benötigen, die mit der Mitarbeiteranzahl und der Unternehmenskomplexität mitwachsen.

Warum Brex eine gute Airbase-Alternative ist

Ich habe mich für Brex entschieden, weil es tatsächlich darauf ausgelegt ist, mit einem Unternehmen zu skalieren und es nicht nur punktuell zu unterstützen. Besonders gefällt mir, dass Brex HRIS-Felder nutzt, um Karten automatisch auszustellen und Ausgabenlimits einzurichten, wenn die Mitarbeiterzahl wächst – so müssen Finanzteams nicht jede neue Person einzeln an Bord holen. Die KI-gestützte Richtliniendurchsetzung gewährt außerdem automatisch Ausgaben im Rahmen der Richtlinien und lehnt Verstöße direkt beim Kauf ab, sodass die Kontrolle beim Wachstum des Unternehmens straffer wird, ohne zusätzliche Verwaltungsarbeit.

Wichtige Funktionen von Brex

• Belegerfassung: Belege einfach per Smartphone fotografieren und hochladen, automatische Zuordnung zur zugehörigen Kartenbuchung.
• Budgetüberwachung: Budgets mit festen Grenzen, zugewiesenen Verantwortlichen und Echtzeit-Transparenz über Abteilungen oder Projekte hinweg erstellen.
• Mitarbeitererstattungen: Auslagen direkt über Brex einreichen, prüfen und auszahlen – ohne ein separates Erstattungstool zu benötigen.
• Lieferantenkarten: Einmalige oder wiederkehrende virtuelle Karten für bestimmte Lieferanten mit individuellen Ausgabenlimits ausstellen.

Brex-Integrationen

Brex bietet native Integrationen mit QuickBooks Online, Oracle NetSuite, Xero, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central und Oracle Fusion sowie mit HRIS-Plattformen wie Rippling, Workday, ADP und Gusto plus Slack, Okta, Navan und Zapier. Eine API für individuelle Integrationen ist ebenfalls verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Globale Kartenausstellung unterstützt internationale Teams
• Multi-Entity-Management für komplexe Organisationen
• Echtzeit-Ausgabenkontrollen nach Abteilung oder Nutzer

Cons:

• Keine Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung oder Rechnungszahlung
• Eingeschränkte Unterstützung für Nicht-US-Bankkonten

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• Check out Brex on their website
• Read my in-depth review of Brex
• Explore best alternatives to Brex

7

Coupa

Am besten für umfassende Beschaffungsintegration

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Customer Rating: 4.2/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Coupa ist eine Unternehmensplattform für Finanz- und Beschaffungsteams, die Ausgabenmanagement, Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, Einkauf und Lieferantenrisiko in einem einzigen KI-gestützten System vereint. Damit ist sie besonders geeignet für große Unternehmen, die Ausgabenkontrollen über den gesamten Source-to-Pay-Prozess benötigen.

Für wen ist Coupa am besten geeignet?

Coupa ist für Finanz- und Beschaffungsteams in Großunternehmen konzipiert, die ein einheitliches System benötigen, um Ausgaben über mehrere Geschäftsbereiche, Regionen und Lieferantennetzwerke hinweg zu steuern.

Warum Coupa eine gute Alternative zu Airbase ist

Ich habe Coupa ausgewählt, weil es das Ausgabenmanagement direkt in den Beschaffungsprozess integriert – etwas, das viele reine Ausgabenmanagementtools nicht leisten können. Wenn ein Mitarbeitender eine Ausgabe einreicht, kann Coupa diese direkt mit einer bestehenden Bestellung oder einem Vertrag abgleichen, sodass die Finanzabteilung Ausgaben nicht im Nachhinein abstimmen muss. Zudem gefällt mir, dass der Budgetverbrauch in Echtzeit sowohl im Bereich Beschaffung als auch Reise- und Spesenmanagement aktualisiert wird. So erhalten Controller einen Gesamtüberblick über alle zugesagten Ausgaben, bevor diese in die Buchhaltung einfließen.

Wichtige Funktionen von Coupa

• Belegerfassung mittels OCR: Coupa nutzt optische Zeichenerkennung, um Positionen und Belegdaten automatisch zu erfassen und die manuelle Eingabe bei der Berichterstattung zu eliminieren.
• SmarterTrip-Standorterkennung: Die mobile App von Coupa verwendet Standortdaten, um die Kilometererfassung und Belegerfassung während Dienstreisen zu automatisieren.
• SpendGuard-Betrugserkennung: Coupas integrierte Betrugsüberwachung führt in Echtzeit mehr als 12 Spesenprüfungen durch und markiert verdächtiges Verhalten, ausgabenunübliche Vorgänge und doppelte Buchungen ohne manuellen Prüfungsaufwand.
• Direkte Erstattung mit Coupa Pay: Finanzteams können Mitarbeitenden direkt per Bankintegration erstatten und umgehen so den gesamten Lohnabrechnungsprozess.

Coupa-Integrationen

Coupa verbindet sich mit bis zu 160 ERP-Systemen, darunter SAP, Oracle, NetSuite, Microsoft Dynamics und Workday, sowie mit Lieferantennetzwerken wie Amazon Business, CDW, Grainger und Office Depot über den App Marketplace. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Fortschrittliche Beschaffungslösungen für Großunternehmen
• Echtzeit-Budgetüberwachung über Abteilungen hinweg
• Automatisierte Compliance-Prüfungen für Ausgabenrichtlinien

Cons:

• Angebot muss direkt angefragt werden
• Mobile App bietet weniger umfangreiche Funktionen

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• Check out Coupa on their website
• Read my in-depth review of Coupa

8

Mesh Payments

Am besten für die sofortige Ausgabe virtueller Karten in Echtzeit

• Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $13/Nutzer/Monat

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Mesh Payments ist eine Reise- und Spesenplattform für globale Unternehmen, die virtuelle und physische Firmenkarten, KI-gestützte Belegerfassung sowie automatische Buchungscodierung (GL) kombiniert, um manuelle Arbeit im gesamten T&E-Zyklus zu eliminieren.

Für wen ist Mesh Payments am besten geeignet?

Mesh Payments eignet sich besonders für Finanzteams im Mittelstand und bei Großunternehmen, die große Mengen an Mitarbeiterausgaben in mehreren Ländern und Währungen verwalten.

Warum Mesh Payments eine gute Alternative zu Airbase ist

Ich habe mich für Mesh Payments entschieden, weil die Lösung die Ausgabe virtueller Karten in der Praxis optimal handhabt. Wenn ein Budget für einen Mitarbeitenden genehmigt wird, erhält diese Person sofort eine Mesh-Karte – mit bereits festgelegten Ausgabenlimits und Anbietereinschränkungen. Außerdem gefällt mir die Plug & Pay Physische Karte, die mit jeder genehmigten virtuellen Karte verknüpft werden kann, sodass das Finanzteam die volle Kontrolle behält, während Mitarbeitende unterwegs bezahlen können. Und da jede Transaktion in Echtzeit automatisch kategorisiert wird, gibt es am Monatsende keine lästige manuelle Nachbearbeitung mehr.

Wichtige Funktionen von Mesh Payments

• Mia KI-Spesenassistentin: Mia ist eine dialogfähige KI, die T&E in den bereits genutzten Tools der Mitarbeiter:innen übernimmt – Belege werden automatisch Terminen zugeordnet, Ausgaben außerhalb der Richtlinien direkt beim Bezahlen erkannt und Freigaben weitergeleitet.
• SaaS-Abonnementverwaltung: Firmenkarten gezielt auf bestimmte Anbieter sperren, SaaS-Abos mit einem Klick kündigen und Ausgabelimits mit 24/7-Benachrichtigungen definieren – damit die wiederkehrenden Softwarekosten immer im Griff bleiben.
• Globale Rückerstattungen: Erstattungen werden direkt auf Mitarbeiterbankkonten in lokalen Währungen über 100+ Länder ausgezahlt – ganz ohne Lohnbuchhaltung.
• Individuell anpassbare Genehmigungsworkflows: Legen Sie Regeln für Freigaben bei Budgetanträgen, Reisebuchungen und Lieferantenzahlungen fest – mit konfigurierbaren Eskalationswegen je Einheit oder Region.

Mesh Payments Integrationen

Mesh Payments integriert sich mit ERP-, HRIS-, TMC-Systemen und weiteren Tools aus dem Integrations-Marktplatz und Partnernetzwerk. Verifizierte native Integrationen gibt es unter anderem für Oracle NetSuite, QuickBooks Online, Sage Intacct, Xero, Unanet AE, Slack, ADP Workforce Now und AlexisHR. Weitere Bank- und SSO-Partner sind über die Plattform verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Echtzeit-Ausgabenübersicht für alle Transaktionen
• Virtuelle Karten für anbietergebundene Einkäufe
• Automatisches Erfassen und Zuordnen von Belegen

Cons:

• Keine integrierten Funktionen für Reisebuchung
• Genehmigungsworkflows bieten keine fortgeschrittene bedingte Logik

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9

Ramp

Am besten für automatisierte Kontrollmechanismen und Einblicke in Ausgaben

• Kostenloser Tarif + 30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $15/Nutzer/Monat

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Customer Rating: 4.8/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Ramp ist eine All-in-One-Plattform für Ausgabenmanagement, die Firmenkarten, Spesenverwaltung, Kreditorenbuchhaltung, Reisen und Beschaffung vereint – und damit besonders geeignet für Finanzteams, die Insellösungen konsolidieren und manuelle Arbeit über den gesamten Ausgabenzyklus hinweg reduzieren möchten.

Für wen ist Ramp am besten geeignet?

Ramp eignet sich besonders für mittelgroße und große Finanzteams, die eine zentrale Übersicht über Ausgaben und automatisierte Kontrollen über mehrere Abteilungen hinweg benötigen.

Warum Ramp eine gute Alternative zu Airbase ist

Ich habe Ramp unter die Besten gewählt, weil seine automatisierten Ausgabenkontrollen tatsächlich das Hin und Her beseitigen, das Finanzteams ausbremst. Besonders gefällt mir der Policy Agent, der 100 % der Ausgaben überprüft, konforme automatisch genehmigt und nur Ausnahmen mit vollständigem Prüfprotokoll weiterleitet. Zusammen mit einer Echtzeit-Ausgabenberichterstattung über Teams, Anbieter und Karteninhaber liefert Ramp eine Ausgabentransparenz, die weit über das hinausgeht, was die meisten Spesenplattformen bieten.

Wichtige Funktionen von Ramp

• Belegerfassung und automatische Zuordnung: Ramp erfasst Belege automatisch und füllt Notizen sowie Spesenkategorien direkt beim Kartenumsatz vorab aus.
• Mitarbeitererstattungen: Mitarbeitende reichen aus eigener Tasche gezahlte Ausgaben per SMS, Slack oder Microsoft Teams ein, genehmigte Erstattungen werden innerhalb von 1-2 Werktagen auf ihre Bankkonten überwiesen.
• Ausgaben-Vorlagen: Ramp erstellt wiederverwendbare Ausgaben-Vorlagen für wiederkehrende Budgets, mit vorab hinterlegten Limits, Genehmigungen und Kontrollen – so ist die Kartenausgabe mit nur einem Klick möglich.
• Unterstützung mehrerer Einheiten und Währungen: Finanzteams können Ausgaben über globale Unternehmen hinweg konsolidieren, Anbieter in Fremdwährungen bezahlen und Mitarbeitende in Landeswährung erstatten.

Ramp-Integrationen

Ramp bietet über 200 Integrationen in den Bereichen Buchhaltung, Banking, HR und Gehaltsabrechnung, Beschaffung und Belegautomatisierung. Wichtige Integrationen sind NetSuite, Sage Intacct, QuickBooks, Xero, Workday, Oracle Fusion Cloud, ADP, BambooHR, Gusto und Slack. Eine offene API steht ebenfalls zur Verfügung, um benutzerdefinierte Integrationen zu ermöglichen.

Pros and Cons

Pros:

• Automatisierte Einsparungsanalysen
• Echtzeit-Ausgabenberichterstattung für alle Transaktionen
• Mehrstufige Genehmigungsworkflows zur Ausgabenkontrolle

Cons:

• Eingeschränkte Unterstützung für internationale Karten
• Keine integrierten Funktionen für Lohn- oder Personalmanagement

New Product Updates from Ramp

July 19 2026

Ramp Adds VAT-Compliant Reimbursement Statements

Ramp added VAT and entity address details to reimbursement statements, helping teams in the EU, UK, and Canada reclaim VAT with less manual paperwork. For more information, visit Ramp’s official site.

LEARN MORE ABOUT RAMP:

• Check out Ramp on their website
• Read my in-depth review of Ramp
• Explore best alternatives to Ramp

10

Procurify

Am besten geeignet für individuelle Einkaufsworkflow-Anpassungen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

Visit Website

Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Procurify ist eine KI-gestützte Beschaffungsplattform für Finanz- und Betriebsteams im Mittelstand, die Bestellanforderungen, Genehmigungsworkflows, Kreditorenbuchhaltung und Ausgabenmanagement in einem Intake-to-Pay-System bündelt.

Für wen ist Procurify am besten geeignet?

Procurify eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen aus den Bereichen Gesundheitswesen, Non-Profit-Organisationen und Bildung, die strukturierte, mehrstufige Beschaffungsgenehmigungsprozesse benötigen.

Warum Procurify eine gute Airbase-Alternative ist

Ich habe Procurify für diese Liste ausgewählt, weil die Anpassungsmöglichkeiten der Einkaufsworkflows besonders weitreichend sind. Während Airbase den Schwerpunkt auf kartenbasierte Ausgaben und Rückerstattungen legt, kann ich mit Procurify mehrstufige Genehmigungsabläufe nach Abteilung, Standort, Betragsgrenze und Ausgabenkategorie konfigurieren. So kann ich einen Workflow so einstellen, dass z. B. ein Antrag über 500 $ für Büromaterial anders behandelt wird als ein Lieferantenvertrag über 15.000 $, ohne Programmieraufwand. Die KI-gestützte Intake-Stufe wandelt zudem Lieferantenangebote direkt in Bestellanforderungen um, sodass manuelle Eingaben vollständig entfallen.

Wichtige Funktionen von Procurify

• Mobile Genehmigungs-App: Überprüfen, genehmigen oder ablehnen von Bestellanforderungen direkt über ein mobiles Gerät, ohne sich am Desktop anmelden zu müssen.
• Verwaltung von Lieferantenkatalogen: Aufbau eines internen Katalogs mit vorab genehmigten Lieferanten und Artikeln, damit Antragsteller nur bei zugelassenen Quellen bestellen können.
• Kreditorenautomatisierung: Automatische Erfassung, Zuordnung und Weiterleitung von Rechnungen zur Freigabe, bevor Zahlungsläufe geplant werden.
• Audit-Log: Erstellung eines zeitgestempelten Protokolls aller Genehmigungsaktionen, Bearbeitungen und Statusänderungen über sämtliche Bestellanforderungen hinweg.

Procurify-Integrationen

Procurify bietet native Integrationen mit QuickBooks, NetSuite, Sage Intacct und Microsoft Dynamics 365 Business Central. Außerdem werden PunchOut-Verbindungen zu Lieferantenkatalogen wie Amazon Business, Staples Advantage, Home Depot, Grainger und Uline unterstützt. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Zentrales Dashboard für alle Bestellungen
• Dreifache Übereinstimmung zur Rechnungsprüfung
• Mobile App für Freigaben unterwegs

Cons:

• Genehmigungsweiterleitung kann manuelle Anpassungen erfordern
• Integrationen mit HR- und Lohnbuchhaltungs-Tools fehlen

LEARN MORE ABOUT PROCURIFY:

• Check out Procurify on their website
• Explore best alternatives to Procurify

Weitere Airbase-Alternativen

Hier sind einige zusätzliche Alternativen zu Airbase, die es nicht auf meine Auswahlliste geschafft haben, die aber trotzdem einen Blick wert sind:

1. BILL

   Am besten geeignet für AP-Automatisierung mit integrierten Zahlungsfunktionen

2. Payhawk

   Am besten für multinationale, mehrwährungsfähige Unternehmen

3. Pairsoft

   Am besten geeignet für die Automatisierung von Procure-to-Pay-Prozessen

4. Auditoria

   Am besten geeignet für autonome Finanzautomatisierung

Warum eine Alternative zu Airbase suchen?

Auch wenn Airbase eine gute Wahl für eine Ausgabenmanagement-Plattform ist, gibt es mehrere Gründe, warum Anwender nach Alternativen suchen. Sie könnten nach einer Alternative zu Airbase Ausschau halten, weil…

• Sie erweiterte Zahlungs- und Compliance-Möglichkeiten für das Management internationaler Geldströme benötigen
• Ihre Organisation tiefere Integrationen zu ERP- und Buchhaltungssoftware verlangt
• Sie flexiblere Freigabe-Workflows für Rechnungen wünschen
• Sie Unterstützung für mehrere Einheiten oder komplexe Tochtergesellschaften benötigen, die höchste Sicherheit und finanzielle Kontrolle erfordern
• Ihr Team in Regionen arbeitet, in denen Airbase nicht verfügbar ist
• Sie eine Lösung mit integrierten Onboarding-Tools für Lieferanten bevorzugen, um Geschäftsausgaben und den gesamten Procure-to-Pay-Prozess zu steuern

Wenn Sie sich in einem dieser Punkte wiederfinden, sind Sie hier richtig. In meiner Liste finden Sie mehrere Ausgabenmanagement-Lösungen, die besser für Teams geeignet sind, die bei Airbase auf diese Herausforderungen stoßen und nach Alternativen suchen.

Wichtige Funktionen von Airbase

Hier sind einige der wichtigsten Funktionen von Airbase, damit Sie vergleichen können, was alternative Lösungen bieten:

• Virtuelle und physische Unternehmenskarten: Stellen Sie kontrollierte Zahlungskarten für Mitarbeitende aus, legen Sie Ausgabenlimits fest und verfolgen Sie alle Transaktionen in Echtzeit, um regelwidrige Einkäufe zu reduzieren.
• Automatisierte Rechnungslauf-Workflows: Verwalten Sie den gesamten Kreditorenprozess von der Erfassung der Rechnung bis zur Freigabe und Zahlung, ersetzen Sie manuelle Abläufe und stellen Sie die Einhaltung sicher.
• Kostenerstattung: Ermöglichen Sie Mitarbeitenden, aus eigener Tasche vorgestreckte Ausgaben zur schnellen Prüfung, Genehmigung und Auszahlung einzureichen – nahtlos integriert in die Buchhaltung.
• Individuelle Genehmigungswege: Erstellen Sie mehrstufige Genehmigungsworkflows, die sich an Ausgabenschwellen, Abteilung oder Projekt anpassen, damit kein Einkauf ungeprüft bleibt.
• Buchhaltungsintegrationen: Synchronisieren Sie Transaktionsdaten mit Buchhaltungstools wie NetSuite, QuickBooks und Xero – inklusive benutzerdefinierter Feldzuordnung und automatisierter Buchungscodierung.
• Ausgabenkontrollen: Erzwingen Sie Richtlinienregeln in allen Stadien der Ausgabenverwaltung – von der Vorabfreigabe bis zur Zahlung – mit integrierten Einschränkungen für Händlerkategorien, Beträge und mehr.
• Echtzeit-Berichterstattung und Analysen: Greifen Sie auf detaillierte Dashboards und Exporte zu, die Ausgaben nach Nutzenden, Lieferanten, Kategorien und Projekten aufschlüsseln, um bessere Entscheidungen zu treffen.
• Belegerfassung und Dokumentenmanagement: Automatisieren Sie die Belegzuordnung zu Transaktionen, speichern Sie Nachweisdokumente für Prüfpfade und reduzieren Sie Papierkram für Finanzteams.
• Mandantenfähige Unterstützung: Verwalten Sie Finanzen über verschiedene Unternehmen, Tochtergesellschaften oder Standorte hinweg auf einer Plattform – mit lokalen Workflows und konsolidierter Berichterstattung.
• Mobile App: Ermöglichen Sie Mitarbeitenden, Belege zu erfassen, Ausgaben einzureichen, Anfragen zu genehmigen und Ausgaben unterwegs zu überwachen – egal, wohin das Geschäft sie führt.