10 consejos para la gestión del dinero en tu negocio y cómo aprovechar al máximo tu efectivo
Si el flujo de caja te preocupa, quiero empezar dándote el pequeño consuelo de que no estás solo. La gestión financiera es una preocupación compartida por casi todos los dueños de negocios, líderes y gerentes.
¿Cómo puedo alargar mi pista financiera? ¿Debería invertir ese efectivo? ¿En qué?
Lo entiendo. Después de encontrarme recientemente estresado por el dinero (otra vez), decidí anotar las 10 estrategias que he implementado para ayudar a controlar los costos, optimizar el flujo de caja y, finalmente, permitirme tomar unas vacaciones.
¿Quieres más de The CFO Club?
Crea una cuenta gratuita para terminar de leer este artículo y únete a una comunidad de CFOs y ejecutivos financieros modernos que acceden a marcos probados, herramientas e ideas para navegar las finanzas impulsadas por IA.
Have an account? Log In
¿Cómo se ve una gestión financiera eficaz?
La gestión del dinero es la práctica de establecer metas, presupuestar, monitorear los flujos de caja y utilizar las ganancias sabiamente. Independientemente de tu sector, viene con el territorio.
Tener un dominio sólido de las finanzas de tu empresa asegura que puedes:
- Anticipar y prepararte para gastos inesperados
- Reducir el estrés financiero
- Ganar mayor control sobre tu flujo de caja
- Asignar recursos estratégicamente
- Tomar decisiones informadas con confianza
- Aprovechar nuevas oportunidades
- Garantizar la estabilidad financiera a largo plazo
- Generar un crecimiento sostenible
Pero hay una razón por la que más de la mitad de los negocios fracasan en el primer año: no es fácil.
Aquí tienes diez consejos para la gestión del dinero empresarial que te ayudarán a retener más efectivo.
1. Evalúa de forma crítica tu posición financiera actual
Antes de que puedas implementar cualquiera de las siguientes estrategias de gestión financiera, necesitas una comprensión clara de tu situación actual. Así que comienza aquí:
- Reúne todos los documentos financieros relevantes. Incluye estados bancarios, facturas, recibos, declaraciones de impuestos y los siguientes estados financieros (conocidos como un modelo de tres estados financieros): estados de resultados, balances generales y estados de flujo de caja. En conjunto, estos elementos te ayudan a identificar fortalezas y debilidades en tu empresa, de manera sistemática.
- Clasifica los diferentes tipos de gastos. Separa los gastos en operativos y gastos de capital para entender en qué se está gastando el dinero.
- Calcula tu beneficio neto. Resta tus gastos totales de tus ingresos totales para comprender tu rentabilidad general e identificar áreas donde reducir costos o aumentar ingresos.
Obtén una herramienta de contabilidad que te ayude
Nuestro equipo ha recopilado una lista del mejor software de contabilidad para operadores de negocios como tú, para ayudar a mantener el flujo de caja bajo control. Aquí están los que sobresalieron:
Los clics en los enlaces a continuación pueden generar una comisión, la cual apoya nuestras pruebas y revisiones independientes de software y servicios. Conozca más sobre cómo mantenemos la transparencia.
- 8. Reckon One
2. Desarrolla técnicas sólidas de presupuestación
Esperar mejorar la posición de caja de tu empresa sin un plan bien pensado y un presupuesto realista simplemente no va a suceder.
Se necesita la misma energía para desear que para planificar.
Eleanor Roosevelt
Utiliza estas técnicas de presupuestación para optimizar tu flujo de caja y alinear tus gastos con tus ingresos.
- Crea un presupuesto completo y detallado. Debe contemplar todos tus ingresos y gastos previstos y ser revisado y actualizado regularmente para reflejar cualquier cambio en tus operaciones comerciales o en las condiciones del mercado.
- Divide tu presupuesto en diferentes categorías. Separa los gastos, como ventas, marketing, costos operativos y administración en distintos apartados para ver con exactitud en qué se está gastando tu dinero.
- Crea proyecciones de flujo de caja. Estas proyecciones deben anticipar todos los ingresos y egresos durante un periodo específico, como un mes o un trimestre, para ayudarte a anticipar posibles faltantes de efectivo y planificar en consecuencia.
- Compara regularmente tu presupuesto con las cantidades realmente gastadas. Uno de los pasos menos utilizados, la comparación, asegura que tus presupuestos sigan siendo útiles. Si tus cifras difieren mucho, vuelve a hacerlo; de lo contrario, carece de sentido tenerlos.
Tener un presupuesto realista ayuda a tu empresa a lograr lo siguiente:
- Identificar áreas donde se pueden reducir costos.
- Negociar mejores condiciones con proveedores y vendedores.
- Aumentar la rentabilidad y fortalecer la posición financiera.
- Tomar decisiones de inversión más informadas.
- Determinar dónde y cuándo asignar fondos para iniciativas de crecimiento.
- Gestionar mejor tus gastos y tener más control financiero.
- Maximizar el impacto de tus recursos financieros y fomentar el éxito a largo plazo.
¿Tienes un Presupuesto de Marketing?
Estás despilfarrando dinero valioso si lo que gastas en marketing está descontrolado y no ves resultados; sin embargo, eso es exactamente con lo que la mayoría de la gente lidia. Necesitas un presupuesto realista que genere valor.
Define un presupuesto más pequeño y muy enfocado para tus actividades de marketing para asegurarte de que tu inversión en marketing tenga impacto y que, al mismo tiempo, reduzcas tus costos. ¿Cuánto es realista? La mayoría de las pequeñas empresas gasta entre el 7% y el 10% de sus ingresos brutos en publicidad.
3. Controla Tus Gastos de Cerca
Controlar de cerca los gastos de tu empresa es un componente crítico de una gestión financiera efectiva.
No puedes realmente saber a dónde vas hasta que sepas dónde has estado.
Maya Angelou
Debes saber en qué se ha gastado tu dinero si quieres averiguar qué necesita cambiar y por qué. Esto requiere seguir de cerca los gastos para identificar patrones de gasto y áreas de ahorro, eliminar gastos innecesarios y asegurarte de que tus recursos se distribuyen de la manera más eficiente posible.
Así puedes llevar un mejor control de tus gastos:
- Automatiza este proceso. Utiliza un software de seguimiento de gastos para descubrir patrones de gasto.
- Revisa tus apartados. ¿Recuerdas esos apartados que te sugerí crear antes? Revísalos: mantén un control sobre las áreas en las que estás gastando de más y empieza a monitorear patrones de gasto.
- Realiza revisiones y auditorías regulares de gastos. Cada mes o trimestre, analiza detenidamente los gastos de tu empresa y busca oportunidades de optimización, como encontrar proveedores más rentables o reducir los gastos discrecionales. Un software de gestión financiera puede ayudarte con esto.
Supervisar de cerca tus gastos asegura que puedas:
- Tomar mejores decisiones empresariales sobre dónde asignar tus recursos.
- Asegurarte de que tus gastos estén alineados con tus objetivos generales de negocio.
- Identificar y eliminar gastos innecesarios o excesivos.
- Detectar y ajustar tendencias o gastos estacionales.
- Predecir de forma más precisa tus necesidades futuras de flujo de caja.
¿Tienes Costos Estacionales?
Al rastrear los costos generales y analizar los resultados, tu empresa puede identificar cambios en los costos de contratistas que suelen aumentar en una época específica del año.
En lugar de simplemente sentirte sin dinero en cierta temporada, puedes anticipar el cambio y presupuestar para el aumento (o incluso pausar la contratación de esos proveedores durante ese periodo).
4. Mejora la Gestión de tu Flujo de Caja
Una gestión efectiva del flujo de caja es esencial para el éxito y la estabilidad a largo plazo de tu empresa.
Algunas de las formas más efectivas de mejorar la gestión del flujo de efectivo incluyen comprender las fuentes de flujo de efectivo, los estados financieros y las fórmulas, y luego:
- Automatizar tu sistema de flujo de efectivo. Aprovechar las soluciones de automatización de pagos agilizará el proceso, reducirá el riesgo de pagos atrasados o perdidos, y aumentará la visibilidad en tiempo real.
- Acelerar tus procesos de Cuentas por Cobrar (AR). Esto incluye procedimientos de facturación y cobro como enviar facturas rápidamente, ofrecer descuentos por pago anticipado y dar seguimiento a los pagos pendientes de manera oportuna. Para lograr esto sin aumentar tu equipo, considera implementar una herramienta de automatización de AR.
- Negociar mejores condiciones con proveedores y vendedores. Esto ayuda a asegurar plazos de pago más largos, descuentos por pagos anticipados o precios más favorables.
- Factoraje de facturas. Esta solución no es para todos, y definitivamente no es aplicable en todo momento. Pero si buscas aumentar tu flujo de efectivo de manera puntual, puedes recurrir al factoraje de facturas para obtener efectivo inmediato hasta que tu cliente pague la factura.
5. Mejora la Facturación y el Cobro
He trabajado en el área de cobros de Cuentas por Cobrar (AR) durante algunos años y, créeme, unas buenas prácticas de facturación y cobro son esenciales para mantener un flujo de efectivo saludable y garantizar la estabilidad financiera de tu negocio.
Así es como puedes mejorar de forma efectiva los procesos de facturación y cobro de AR:
- Simplifica tu sistema de facturación. Esto incluye asegurarse de que todas las facturas se envíen de forma puntual y precisa.
- Utiliza software de facturación que automatice el proceso. El software debe proporcionar seguimiento y reportes detallados, ayudándote a mantenerte al tanto de los pagos pendientes y reducir la probabilidad de errores o retrasos.
- Sé más proactivo y persistente. Tu enfoque debe incluir el establecimiento de condiciones de pago claras y comunicarlas correctamente a tus clientes.
6. Mejora tus Prácticas de Gestión de Deuda
Trabajando en contabilidad durante muchos años, aprendí sobre el poder de la deuda y los intereses compuestos en el resultado neto. No importa cuánto ingreso genere tu empresa, siempre tendrá dificultades con las deudas, especialmente si las tasas de interés son elevadas.
Una buena gestión de la deuda requiere que:
- Revises cuidadosamente tu deuda actual. Presta atención a las tasas de interés, los términos de pago establecidos por los prestamistas y el impacto general en tu flujo de efectivo.
- Identifiques oportunidades para consolidar o refinanciar tu deuda. Busca condiciones más favorables que te ayuden a ahorrar en pagos de intereses y simplificar tu calendario de pagos.
- Implementes un plan de pago de deuda. Priorizar las deudas con mayor interés y las obligaciones financieras más importantes puede significar hacer pagos mensuales más grandes, negociar con acreedores o explorar opciones alternativas de financiación, como préstamos para pequeñas empresas, tarjetas de crédito empresariales o líneas de crédito.
- Mantén tus finanzas y deudas personales separadas de las del negocio. Supón que eres un startup o propietario único. En ese caso, es importante no mezclar tus gastos personales con los de la empresa, para que tengas una visión clara de lo necesario para operar (y evitar gastos excesivos).
7. Invierte con Propósito
La gestión del dinero en los negocios no solo consiste en administrar tus finanzas diarias. También se trata de invertir con un propósito para cubrir las necesidades actuales de flujo de efectivo, mientras obtienes mejores rendimientos a largo plazo (sin asumir riesgos innecesarios).
Con los años, he visto que muchos propietarios de pequeñas empresas se preocupan por poder cubrir sus necesidades de flujo de efectivo, así que simplemente dejan todo el dinero disponible en una cuenta corriente básica de empresa y con un rendimiento mínimo. Como dueño de negocio, lo entiendo; pero es una oportunidad desaprovechada.
Esta es la estrategia de inversión que yo utilizo: escalona tus inversiones para planificar tus metas a corto y largo plazo:
- Objetivos a corto plazo: Identifica tus metas para el próximo año e invierte en Certificados de Inversión Garantizada (GICs) rescatables o en una inversión segura y líquida similar por un período de un año. Este tipo de inversión protege tu capital a la vez que te ofrece un mejor rendimiento que tu cuenta corriente.
- Objetivos a largo plazo: Habla con tu representante bancario de inversiones sobre algunas opciones que protejan los fondos restantes a largo plazo. Yo suelo distribuir los fondos en inversiones rescatables de dos, tres y cinco años, como los GICs, que ofrecen mayores rendimientos a la vez que protegen tu inversión original. Es importante poder rescatarlas si surge una necesidad repentina, pero aún así ganarás más de lo que ganarías simplemente dejándolo en una cuenta.
Siempre investigo por mi cuenta lo que me recomienda mi representante bancario, para asegurarme de no invertir en nada que no entienda (o que no me dé confianza en obtener un retorno). Supervisa tus inversiones al menos trimestralmente, asegurándote de que estén cumpliendo con tus expectativas y no tengas miedo de hacer cambios si las circunstancias lo requieren.
8. Crea un Fondo de Emergencia
Construir y mantener un fondo de emergencia le da a tu negocio una reserva de efectivo y una red de seguridad ante gastos inesperados, recesiones económicas u otros desafíos financieros.
Ahorra y aparta al menos de tres a seis meses de ganancias de la empresa para asegurarte de contar con los recursos necesarios para cubrir costos esenciales, como nóminas, alquiler y servicios en caso de una baja en los ingresos.
Preparación ante Desastres y Continuidad del Negocio
Ningún negocio está exento de desastres, especialmente si eres pequeño. Más del 40% de las pequeñas empresas cierran permanentemente tras un desastre. Lo leíste bien: 40%. Y por si fuera poco, entre el 60% que sobrevive a corto plazo, el 25% fracasa dentro del año.
Contar con una reserva de emergencia bien financiada puede darte tranquilidad mental y flexibilidad financiera para afrontar imprevistos como estos, lo que te permitirá tomar decisiones estratégicas sin el estrés añadido de problemas de flujo de efectivo.
9. Haz Planeación Fiscal y Cumple con tus Obligaciones
La planeación fiscal y el cumplimiento efectivo pueden sonar aburridos, pero realmente ayudan. Si quieres terminar con más efectivo disponible:
- Conoce las leyes fiscales y sus implicaciones para tu sector. Mantente actualizado con los cambios a través de las autoridades fiscales locales o federales para asegurarte de no perderte deducciones fiscales para tu empresa.
- Contacta a especialistas en impuestos empresariales. Encuentra contadores especializados en impuestos o asesores fiscales que puedan guiarte de la mejor forma. Tener claridad sobre los impuestos específicos de tu sector puede valer mucho la pena.
- Utiliza software fiscal empresarial. Automatiza el cálculo de obligaciones fiscales y asegúrate de presentar informes puntualmente, ahorrando tiempo, sanciones y frustraciones.
10. Diversifica tus Ingresos
Ahora que has abordado formas de conservar más efectivo, también deberías buscar formas de aumentar tus ingresos y utilidades. Comienza aquí:
- Analiza a tus competidores para identificar oportunidades. Sus ofertas pueden decirte qué tan bien reciben los clientes sus nuevos productos o servicios, y si vale la pena intentarlo.
- Revisa tus productos y servicios actuales. Determina si las necesidades de tus clientes siguen cubriéndose o si debes hacer cambios. Te sugiero hablar con los clientes sobre lo que les gusta y lo que no. Utiliza encuestas, registros de atención al cliente o comentarios directos para profundizar más.
- Haz un análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas). Esto te ayudará a identificar otras fuentes potenciales de ingresos. Aunque es menos seguro que imitar productos de la competencia, ¡al menos es original!
Aumentar o diversificar los ingresos de tu empresa mediante nuevos mercados objetivo y productos o servicios más innovadores te ayuda a atraer o mantener una cartera de clientes más amplia. También reduce tu dependencia de un solo cliente o segmento de mercado y mitiga el riesgo de fluctuaciones en los ingresos.
La Estrategia Final
Utiliza software y mantén cerca a voces expertas. Ojalá estuviera bromeando, pero realmente puede ser así de sencillo.
Descubre:
- Qué tipo de software contable es el mejor para tu negocio, y
- Los aspectos básicos para utilizarlo correctamente.
Luego, por supuesto, suscríbete a nuestro boletín gratuito para recibir consejos de expertos, guías e información de líderes financieros que están transformando la industria tecnológica.
