12 voordelen van boekhoudsoftware die geld besparen
Zonder de juiste tools om je boekhoudworkflow te ondersteunen, kan finance binnen je organisatie al snel veranderen in een ondoorgrondelijk geheel, met vertragingen, fouten en onvoorziene kosten tot gevolg die allemaal voorkomen hadden kunnen worden.
Vraag je je af of dit het juiste moment is om te investeren in boekhoudsoftware? Dit zijn de belangrijkste voordelen van boekhoudsoftware om je te helpen beslissen.
Waarom boekhoudsoftware aanschaffen?
Er zijn veel redenen om boekhoudsoftware aan te schaffen. Maar als je er slechts één moet kiezen, komt het hierop neer: transparantie.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Zonder een controlespoor dat laat zien waar je financiële gegevens vandaan komen, wie verantwoordelijk is voor wijzigingen en hoe alles samenkomt om het grotere geheel te vormen, weet je nooit welke cijfers je kunt vertrouwen.
Hoewel je misschien denkt dat je Excel-bestanden je geld besparen, zijn ze in werkelijkheid:
- Gevoelig voor menselijke fouten die tot kostbare vergissingen en onnauwkeurige rapportages kunnen leiden
- Tijdrovend om te onderhouden naarmate je bedrijf groeit en het aantal transacties toeneemt
- Niet voorzien van functies voor samenwerking, waardoor het voor financiële teams moeilijk wordt om samen te werken
- Niet veilig, omdat spreadsheets eenvoudig met iedereen kunnen worden gedeeld zonder toegangscontroles
- Niet voorzien van functies zoals automatische rekeningafstemming, onkostenregistratie en financiële rapportage
In plaats van gegevens van spreadsheet naar spreadsheet te kopiëren en plakken, heb je al je transactiegegevens op één plek. Je kunt eenvoudig zien wat er is uitgegeven of wat er in het bedrijf is binnengekomen, en je weet altijd waar je deze informatie kunt vinden.
Oké, maar heb je het nodig?
Technisch gezien niet. Net zoals je geen timmerman nodig hebt voor die verouderde vloerplank. Het enige wat je echt nodig hebt, is een scherp mes en wat lijm.
Maar als je er nog eens over nadenkt: na een kwartier, een gebroken vloerplank en een paar splinters was het misschien eenvoudiger geweest om er gewoon een te bellen?
Boekhoudsoftware is veel meer dan een centrale plek om financiële gegevens te bekijken. Het is ook een automatiseringsplatform, een rapportagetool en een waakhond die ervoor zorgt dat je aan de belastingregels voldoet. Dit zijn enkele van de meest impactvolle voordelen van boekhoudsoftware, gebaseerd op praktijkvoorbeelden uit verschillende B2B- en B2C-techstart-ups:
1. Realtime inzicht in financiën
In plaats van te vertrouwen op geïsoleerde gegevens in meerdere spreadsheets, integreren cloudboekhoudoplossingen met banken, betalingsverwerkers en bedrijfsapps om een altijd actueel beeld te geven van de kasstroom, omzet en uitgaven van een bedrijf. Dit is een van de belangrijkste functies van moderne boekhoudsoftware, die niet alleen grote ondernemingen kan helpen, maar ook mkb-bedrijven, start-ups en non-profitorganisaties.
Tijdens de lockdown in het VK hadden financiële leiders bij verschillende bedrijven hulp nodig om het tempo van de complexe verlofregeling van het land bij te houden. Pamela Phillips legt uit hoe integratie met Xero haar klanten hielp om in deze periode problemen met de kasstroom het hoofd te bieden:
2. Geautomatiseerde gegevensinvoer
Handmatige gegevensinvoer kost veel tijd, is foutgevoelig en belemmert groei. Boekhoudplatforms gebruiken hulpmiddelen zoals AI en optische tekenherkenning (OCR) om documenten snel en nauwkeurig te verwerken.
Stack Overflow, de onlinecommunity voor ontwikkelaars, gebruikt Tipalti sinds 2019 voor financiële automatisering.
Sinds de implementatie gebruikt Stack Overflow de oplossingen van Tipalti voor meerdere entiteiten en valuta's om 90% van hun financiële processen te automatiseren. Gedetailleerde auditlogboeken houden elke wijziging bij, zonder enige handmatige inspanning.
Waarom is dit belangrijk? Volgens Quickbooks besteedt de gemiddelde eigenaar van een klein bedrijf elke week meer dan tien uur aan handmatige taken voor het invoeren van boekhoudkundige gegevens. Dit alles kan eenvoudig worden geautomatiseerd, waardoor een bedrijf jaarlijks minstens $15,000 bespaart. Dit is ook een belangrijk voordeel van boekhoudsoftware voor freelancers.
3. Naadloze integratie tussen functies
Gartner ontdekte dat 39% van de bedrijfsleiders integraties met bestaande software beschouwt als de belangrijkste factor bij het kiezen van een nieuwe softwareleverancier.
Dat geldt in het bijzonder voor boekhoudkundige taken. Door financiële gegevens te koppelen aan operationele gegevens uit je CRM, voorraadbeheer, ERP, salarisadministratie en andere hulpmiddelen, krijg je een volledig beeld van je financiële prestaties in verschillende bedrijfsonderdelen.
Quickbooks wordt bijvoorbeeld al lange tijd beschouwd als de gouden standaard voor integratie onder boekhoudplatforms. Op dit moment beschikt het over een bibliotheek met meer dan 750 integraties van derden en een open API voor gegevensuitwisseling in meerdere richtingen.
Voordat we TSheets hadden, deden we onze planning volledig in een spreadsheet, wat tot veel fouten leidde. Nu kunnen we zien hoeveel uur elke technicus heeft gewerkt en aan welke opdracht.
Ter context: de integratie waarnaar hij verwijst, TSheets, heet nu Quickbooks Time en stelt operators in staat om de roosters van medewerkers bij te houden en in realtime aanpassingen te maken.
4. Auditlogboeken en nalevingsbeheer
In plaats van te vertrouwen op foutgevoelige handmatige registratie, leggen auditlogboeken moeiteloos vast wie wat, wanneer en waar heeft gedaan binnen financiële activiteiten. Door elke transactie, gebruikersactie en systeemgebeurtenis te registreren, bieden ze een financieel dossier dat kan worden gebruikt om naleving aan te tonen van wetten zoals GAAP, SOX en GDPR.
Door gedetailleerde auditlogboeken te creëren die zorgen voor een juiste verantwoordingsplicht binnen en buiten je organisatie, kunnen softwareoplossingen je op meerdere manieren helpen om te voldoen aan regelgeving zoals GAAP en SOX. Hier zijn enkele voorbeelden:
- Aantonen dat de opbrengstverantwoording correct is verwerkt volgens ASC 606.
- Controleren dat uitgaven in de juiste periode zijn geregistreerd.
- Aantonen dat de juiste afschrijvingsschema's zijn gevolgd voor vaste activa.
- Bevestigen dat overlopende posten en schattingen zijn berekend volgens de regels van GAAP.
In 2019 legde de SEC Hertz een boete van $16 miljoen op wegens onnauwkeurige rapportage die niet in overeenstemming was met de GAAP-normen. Evenzo kreeg Monsanto in 2016 een boete van $80 miljoen omdat het bedrijf de kosten van kortingen niet kon weergeven in overeenstemming met de GAAP-regels. Niet-naleving kan voor bedrijven duur uitpakken, en een elektronisch overzicht van je financiële transacties kan je team veel hoofdpijn besparen.
5. Consolidatie van meerdere entiteiten
Consolidatie van meerdere entiteiten is het proces waarbij de financiële overzichten van meerdere bedrijfseenheden, dochterondernemingen of juridische entiteiten worden samengevoegd tot één set financiële overzichten voor de moedermaatschappij.
Dit is essentieel om belanghebbenden zoals investeerders, kredietverstrekkers en toezichthouders een uitgebreid en nauwkeurig beeld te geven van de algehele financiële gezondheid en prestaties van een organisatie.
Het consolideren van financiële gegevens van entiteiten met verschillende rekeningschema's, boekhoudsystemen en rapportageperioden kan echter bijzonder complex en tijdrovend zijn. Boekhoudsoftware voor meerdere entiteiten automatiseert en stroomlijnt dit proces op verschillende belangrijke manieren:
- Financiële gegevens uit verschillende systemen automatisch verzamelen en standaardiseren
- Valutaconversies verwerken en intercompanytransacties elimineren
- Vooraf gebouwde consolidatiesjablonen bieden die zijn afgestemd op boekhoudnormen
- Audittrails en controles bieden om nauwkeurigheid en naleving te waarborgen
- Realtime geconsolideerde rapportage en analyse op detailniveau mogelijk maken
NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central en Tipalti zijn allemaal voorbeelden van goede boekhoudoplossingen die financiële gegevens van meerdere dochterondernemingen kunnen consolideren. Ze bieden zowel geavanceerde als basisfuncties, zoals gedeelde rekeningschema's, transacties tussen entiteiten, geautomatiseerde consolidatie in meerdere valuta's en meer.
6. Dimensionale rapportage van financiële gegevens
Met dimensionale rapportage kunnen startups financiële gegevens vanuit meerdere invalshoeken analyseren, waardoor diepere inzichten ontstaan die betere besluitvorming ondersteunen. Door transacties te taggen met relevante dimensies, zoals klant, product, locatie of project, kunnen financiële teams gegevens eenvoudig uitsplitsen en combineren om trends en kansen bloot te leggen. Dit is ook zeer nuttig bij het opstellen van budgetten en grootboeken.
Een SaaS-startup kan dimensionale rapportage bijvoorbeeld gebruiken om belangrijke maatstaven zoals klantacquisitiekosten (CAC) en klantlevensduurwaarde (LTV) te vergelijken tussen verschillende klantsegmenten, geografische gebieden of productlijnen.
Ook olie- en gasbedrijven kunnen de winstgevendheid van verschillende putten, regio's of extractiemethoden analyseren. Dit gedetailleerde beeld helpt te bepalen op welke gebieden groeipogingen het meest winstgevend kunnen worden gericht.
The Irish Times Group begon samen te werken met AccountsIQ om de financiële rapportage te stroomlijnen, kort nadat het bedrijf in 2018 The Examiner Group had overgenomen. Het beheer van verschillende systemen voor beide media-entiteiten was een uitdaging geworden, maar boekhouding voor meerdere entiteiten hielp om alle financiële transacties op één plek samen te brengen.
Een van de voordelen van het samenbrengen van een groep is het realiseren van synergieën in de kostenbasis terwijl we opnieuw vormgeven aan de manier waarop we dagelijks werken. Systeemautomatisering is de echte meerwaarde en AccountsIQ stelt ons in staat deze operationele doelstellingen te verwezenlijken.
7. Gestroomlijnd inkoop-tot-betalingsproces
Boekhoudplatforms met functionaliteit voor het inkoop-tot-betalingsproces automatiseren het volledige proces, van de inkoopaanvraag tot de betaling aan de leverancier. Geautomatiseerde driedubbele matching van inkooporders, goederenontvangsten en facturen zorgt ervoor dat bestellingen correct worden afgehandeld voordat de betaling wordt uitgevoerd.
De AP-oplossing van Tipalti hielp bijvoorbeeld mediabedrijf Tapjoy om de werklast voor betalingen met 50% te verminderen.
8. Lagere kosten voor IT-hardware
Cloudgebaseerde boekhoudsoftware maakt on-premises servers overbodig, waardoor de kosten voor hardware-infrastructuur en onderhoud met miljoenen dollars dalen. Omdat automatische software-updates en back-ups door de leverancier worden uitgevoerd, kunnen financiële teams zich richten op hun kerntaken in plaats van op technologiebeheer.
9. Betere samenwerking voor teams op afstand
Cloudboekhouding maakt realtime samenwerking mogelijk voor verspreid werkende financiële teams. Bedrijven met meerdere entiteiten kunnen ook processen standaardiseren op verschillende locaties, terwijl ze flexibiliteit behouden.
Dit alles gebeurt zonder de beveiliging van de organisatie in gevaar te brengen, dankzij gedetailleerde audittrajecten die managers verantwoordelijk houden voor hun acties.
10. Snellere maandafsluiting
Met goede boekhoudsoftware versnellen doorlopende financiële consolidatie en geautomatiseerde bankafstemming de maandafsluiting. Ramp wist bijvoorbeeld de tijd voor de maandafsluiting met maar liefst 5 dagen te verkorten door over te stappen op Netsuite, waardoor het bedrijf verder kon investeren in financiële automatisering voor het team.
11. Noodherstel voor gevoelige gegevens
Met geautomatiseerde back-ups, strikte toegangscontroles en 24/7-bewaking beschermt cloudboekhoudsoftware financiële gegevens tegen verlies of diefstal. Platformen zoals Oracle NetSuite en Workday beschikken over robuuste maatregelen voor noodherstel om uitvaltijd tot een minimum te beperken, wat van grote waarde kan zijn voor grotere bedrijven.
12. Nauwkeurige kasstroomprognoses
Tot slot bespreken we, als laatste van de uitgelichte voordelen van boekhoudsoftware, geavanceerde analyses. Boekhoudtools voor bedrijven gebruiken realtimegegevens, budgetten en planningen om inkomende en uitgaande kasstromen te voorspellen, zodat je altijd voorbereid bent. Dit is ook een belangrijk voordeel van boekhoudsoftware voor startups.
Visuele dashboards, aanpasbare rapporten en realtime meldingen bieden inzicht in de kaspositie, zodat mogelijke tekorten kunnen worden geïdentificeerd voordat ze gevolgen hebben voor het bedrijf.
Klaar om je systeem te kiezen?
Het team van analisten van The CFO Club heeft honderden, nee, duizenden uren besteed aan het analyseren van boekhoudsoftware; dit zijn de tools die als beste uit de bus kwamen:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Als je meer hulp nodig hebt bij het kiezen van het type boekhoudsoftware dat het beste bij je past, maak je dan geen zorgen — daar heb ik iets voor.
Abonneer je voor meer voordelen en inzichten over boekhoudsoftware
Zoals een louche informant in een donkere steeg ooit zei tegen een gerespecteerde journalist die diep in de problemen zat: “Volg gewoon... het geld.” Of je nu politieke corruptie aan het blootleggen bent of er simpelweg voor probeert te zorgen dat er binnen je eigen organisatie goede verantwoording wordt afgelegd, het is in je eigen belang om het geld eenvoudig te kunnen volgen.
... een vreemde vergelijking? Misschien heb ik te veel misdaadseries gekeken.
Hoe dan ook.
Ben je klaar om je organisatie te laten overstappen van foutgevoelige spreadsheets naar moderne boekhoudsoftware? Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten over de voordelen van boekhoudsoftware, rechtstreeks van financiële leiders die de technologie-industrie vormgeven.
