12 voordelen van boekhoudsoftware die geld besparen
Zonder de juiste tools om je boekhoudkundige workflow aan te sturen, kan financiën binnen je organisatie al snel veranderen in een ondoorgrondelijke black box, met vertragingen, fouten en onvoorziene kosten tot gevolg die allemaal voorkomen hadden kunnen worden.
Vraag je je af of dit het juiste moment is om te investeren in boekhoudsoftware? Dit zijn de belangrijkste voordelen van boekhoudsoftware om je te helpen beslissen.
Waarom boekhoudsoftware aanschaffen?
Er zijn veel redenen om boekhoudsoftware aan te schaffen. Maar als je er maar één moet kiezen, komt het hierop neer — transparantie.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Zonder een controleerbaar spoor van waar je financiële gegevens vandaan komen, wie verantwoordelijk is voor wijzigingen en hoe alles samenkomt om het grotere geheel te vormen, weet je nooit welke cijfers je kunt vertrouwen.
Hoewel je misschien denkt dat je Excel-spreadsheets je geld besparen, zijn ze in werkelijkheid:
- Gevoelig voor menselijke fouten die kunnen leiden tot kostbare vergissingen en onnauwkeurige rapportages
- Tijdrovend om te onderhouden naarmate je bedrijf groeit en het aantal transacties toeneemt
- Beperkt in samenwerkingsfuncties, waardoor het voor financiële teams moeilijk wordt om samen te werken
- Niet veilig, omdat spreadsheets eenvoudig met iedereen kunnen worden gedeeld zonder toegangsbeheer
- Niet voorzien van functies zoals geautomatiseerde reconciliatie, onkostentracking en financiële rapportage
In plaats van gegevens van spreadsheet naar spreadsheet te kopiëren en te plakken, heb je al je transactiegegevens op één plek. Je kunt eenvoudig zien wat er is uitgegeven of wat er in het bedrijf is binnengekomen, en je weet altijd waar je deze informatie kunt vinden.
Oké, maar heb je het nodig?
Technisch gezien niet. Net zoals je geen timmerman nodig hebt voor die verouderde vloerplank. Het enige wat je echt nodig hebt, is een scherp mes en wat lijm.
Maar nogmaals, na vijftien minuten, een gebroken vloerplank en een paar splinters was het misschien toch eenvoudiger geweest om er gewoon een te bellen?
Boekhoudsoftware is veel meer dan een centrale plek om financiële gegevens te bekijken. Het is ook een automatiseringsplatform, een rapportagetool en een waakhond die ervoor zorgt dat je aan de fiscale regels voldoet. Dit zijn enkele van de meest impactvolle voordelen van boekhoudsoftware, gebaseerd op praktijkvoorbeelden uit verschillende B2B- en B2C-techstart-ups:
1. Financiële zichtbaarheid in realtime
In plaats van te vertrouwen op geïsoleerde gegevens in meerdere spreadsheets, integreren cloudboekhoudoplossingen met banken, betalingsverwerkers en bedrijfsapps om een altijd actueel overzicht te bieden van de kasstroom, omzet en uitgaven van een bedrijf. Dit is een van de belangrijkste functies van moderne boekhoudsoftware die niet alleen grote ondernemingen kan helpen, maar ook mkb-bedrijven, start-ups en non-profitorganisaties.
Tijdens de lockdown in het VK hadden financiële leiders bij verschillende bedrijven hulp nodig om gelijke tred te houden met de complexe regeling voor werktijdverkorting van het land. Pamela Phillips legt uit hoe integratie met Xero haar klanten hielp om in deze periode met kasstroomproblemen om te gaan:
2. Geautomatiseerde gegevensinvoer
Handmatige gegevensinvoer is tijdrovend, foutgevoelig en belemmert groei. Boekhoudplatforms gebruiken tools zoals AI en optische tekenherkenning (OCR) om documenten snel en nauwkeurig te interpreteren.
Stack Overflow, de online community voor ontwikkelaars, gebruikt Tipalti sinds 2019 voor financiële automatisering.
Sinds de implementatie gebruikt Stack Overflow de oplossingen van Tipalti voor meerdere entiteiten en valuta's om 90% van hun financiële processen te automatiseren. Gedetailleerde audittrails houden daarbij elke wijziging bij, zonder handmatige inspanning.
Waarom is dit belangrijk? Volgens Quickbooks besteedt de gemiddelde eigenaar van een klein bedrijf meer dan tien uur per week aan handmatige boekhoudkundige gegevensinvoer. Dit kan allemaal eenvoudig worden geautomatiseerd, waardoor een bedrijf minstens $15,000/jaar kan besparen. Dit is ook een belangrijk voordeel van boekhoudsoftware voor freelancers.
3. Naadloze integratie tussen functies
Gartner stelde vast dat 39% van de bedrijfsleiders integraties met bestaande software beschouwt als de belangrijkste factor bij het kiezen van een nieuwe softwareleverancier.
Dat geldt vooral voor boekhoudkundige taken. Door financiële gegevens te verbinden met operationele gegevens uit je CRM, voorraadbeheer, ERP, salarisadministratie en andere tools, krijg je een volledig beeld van je financiële prestaties in verschillende bedrijfsonderdelen.
Quickbooks wordt bijvoorbeeld al lange tijd beschouwd als de gouden standaard voor integratie binnen boekhoudplatforms. Op dit moment beschikt het over een bibliotheek met meer dan 750 integraties van derden en een open API voor gegevensuitwisseling in meerdere richtingen.
Voordat we TSheets hadden, deden we onze planning volledig in een spreadsheet, wat tot veel fouten leidde. Nu kunnen we zien hoeveel uur elke technicus heeft gewerkt en aan welke opdracht.
Ter context: de integratie waar hij naar verwijst, TSheets, heet nu Quickbooks Time en stelt beheerders in staat om de roosters van medewerkers bij te houden en deze in realtime aan te passen.
4. Audittrails en compliancebeheer
In plaats van te vertrouwen op foutgevoelige handmatige administratie, leggen audittrails moeiteloos vast wie wat wanneer en waar heeft gedaan met betrekking tot financiële activiteiten. Door elke transactie, gebruikersactie en systeemgebeurtenis te registreren, bieden ze een financieel overzicht dat kan worden gebruikt om naleving aan te tonen van wetgeving zoals GAAP, SOX en GDPR.
Door gedetailleerde audittrails te creëren die zorgen voor de juiste verantwoordingsplicht binnen én buiten je organisatie, kunnen softwareoplossingen je op verschillende manieren helpen te voldoen aan regelgeving zoals GAAP en SOX. Hier zijn enkele voorbeelden:
- Aantonen dat omzetverantwoording correct is verwerkt volgens ASC 606.
- Valideren dat uitgaven in de juiste periode zijn geregistreerd.
- Aantonen dat voor vaste activa de juiste afschrijvingsschema's zijn gevolgd.
- Bevestigen dat overlopende posten en schattingen zijn berekend volgens de GAAP-regels.
In 2019 legde de SEC Hertz een boete van $16 miljoen op wegens onnauwkeurige rapportage die niet in overeenstemming was met de GAAP-standaarden. Evenzo kreeg Monsanto in 2016 een boete van $80 miljoen omdat het bedrijf de kosten van kortingen niet kon weergeven in overeenstemming met de GAAP-regels. Niet-naleving kan voor bedrijven duur uitvallen, en een elektronisch overzicht van je financiële transacties kan je team veel hoofdpijn besparen.
5. Consolidatie van meerdere entiteiten
Consolidatie van meerdere entiteiten is het proces waarbij de financiële overzichten van meerdere bedrijfseenheden, dochterondernemingen of juridische entiteiten worden samengevoegd tot één set financiële overzichten voor de moedermaatschappij.
Dit is essentieel om belanghebbenden zoals investeerders, kredietverstrekkers en toezichthouders een volledig en nauwkeurig beeld te geven van de algehele financiële gezondheid en prestaties van een organisatie.
Het consolideren van financiële gegevens van entiteiten met verschillende rekeningschema's, boekhoudsystemen en rapportageperioden kan echter uiterst complex en tijdrovend zijn. Boekhoudsoftware voor meerdere entiteiten automatiseert en stroomlijnt dit proces op verschillende belangrijke manieren:
- Financiële gegevens uit uiteenlopende systemen automatisch verzamelen en standaardiseren
- Valutaomrekeningen verwerken en intercompanytransacties elimineren
- Vooraf gemaakte consolidatiesjablonen aanbieden die zijn afgestemd op boekhoudkundige standaarden
- Audittrajecten en controles bieden om nauwkeurigheid en naleving te waarborgen
- Realtime geconsolideerde rapportage en doorklikanalyse mogelijk maken
NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central en Tipalti zijn allemaal voorbeelden van goede boekhoudoplossingen die financiële gegevens van meerdere dochterondernemingen kunnen consolideren. Ze bieden zowel geavanceerde als basisfuncties, zoals gedeelde rekeningschema's, transacties tussen entiteiten, geautomatiseerde consolidatie in meerdere valuta en meer.
6. Dimensionale rapportage van financiële gegevens
Met dimensionale rapportage kunnen startups financiële gegevens vanuit meerdere invalshoeken analyseren, wat diepere inzichten oplevert voor betere besluitvorming. Door transacties te voorzien van relevante dimensies, zoals klant, product, locatie of project, kunnen financiële teams gegevens eenvoudig uitsplitsen en analyseren om trends en kansen te ontdekken. Dit is ook zeer nuttig bij het opstellen van budgetten en grootboeken.
Een SaaS-startup kan bijvoorbeeld dimensionale rapportage gebruiken om belangrijke statistieken, zoals klantacquisitiekosten (CAC) en klantlevensduurwaarde (LTV), te vergelijken tussen verschillende klantsegmenten, geografische gebieden of productlijnen.
Ook olie- en gasbedrijven kunnen de winstgevendheid van verschillende bronnen, regio's of extractiemethoden analyseren. Dit gedetailleerde overzicht helpt bepalen op welke gebieden de groei-inspanningen het meest winstgevend kunnen worden gericht.
The Irish Times Group begon met AccountsIQ samen te werken om de financiële rapportage te stroomlijnen, kort nadat de groep in 2018 The Examiner Group had overgenomen. Het beheer van uiteenlopende systemen binnen beide media-entiteiten was een uitdaging geworden, maar boekhouding voor meerdere entiteiten hielp om alle financiële transacties op één plek samen te brengen.
Een van de voordelen van het samenbrengen van een groep is het creëren van synergieën in de kostenbasis terwijl we opnieuw vormgeven aan de manier waarop we dagelijks werken. Systeemautomatisering is de echte winst, en AccountsIQ stelt ons in staat deze operationele doelstellingen te realiseren.
7. Gestroomlijnd procure-to-payproces
Boekhoudplatforms met procure-to-payfunctionaliteit automatiseren het volledige proces, van de inkoopaanvraag tot de betaling aan de leverancier. Geautomatiseerde 3-wegmatching van inkooporders, goederenontvangsten en facturen zorgt ervoor dat bestellingen correct worden afgehandeld voordat de betaling wordt uitgevoerd.
De AP-oplossing van Tipalti hielp bijvoorbeeld het digitale mediabedrijf Tapjoy om de betalingswerkzaamheden met 50% te verminderen.
8. Lagere kosten voor IT-hardware
Cloudgebaseerde boekhoudsoftware maakt on-premises servers overbodig, waardoor de kosten voor hardware-infrastructuur en onderhoud met miljoenen dollars dalen. Omdat de leverancier automatische software-updates en back-ups verzorgt, kunnen financiële teams zich richten op hun kerntaken in plaats van op technologiemanagement.
9. Betere samenwerking voor externe teams
Cloudboekhouding maakt realtime samenwerking mogelijk voor verspreid werkende financiële teams. Bedrijven met meerdere entiteiten kunnen ook processen standaardiseren op verschillende locaties, terwijl ze flexibiliteit behouden.
Dit alles gebeurt zonder concessies te doen aan de beveiliging van de organisatie, dankzij gedetailleerde audittrailgegevens die managers verantwoordelijk houden voor hun acties.
10. Snellere maandafsluiting
Met goede boekhoudsoftware versnellen voortdurende financiële consolidatie en geautomatiseerde bankafstemming de maandafsluiting. Ramp kon bijvoorbeeld de tijd voor zijn maandafsluiting met maar liefst 5 dagen verkorten door over te stappen op Netsuite, waardoor het bedrijf verder kon investeren in financiële automatisering voor zijn team.
11. Rampherstel voor gevoelige gegevens
Met geautomatiseerde back-ups, strikte toegangscontroles en 24/7-monitoring beschermt cloudboekhoudsoftware financiële gegevens tegen verlies of diefstal. Platforms zoals Oracle NetSuite en Workday beschikken over robuuste maatregelen voor rampherstel om uitvaltijd tot een minimum te beperken. Dat kan van grote waarde zijn voor grotere bedrijven.
12. Nauwkeurige kasstroomprognoses
Om onze belangrijkste voordelen van boekhoudsoftware af te ronden, bespreken we geavanceerde analyses. Boekhoudtools voor bedrijven gebruiken realtimegegevens, budgetten en planningen om inkomende en uitgaande kasstromen te voorspellen, zodat je altijd voorbereid bent. Dit is ook een belangrijk voordeel van boekhoudsoftware voor startups.
Visuele dashboards, aanpasbare rapporten en realtime meldingen bieden inzicht in kasposities, zodat potentiële tekorten kunnen worden geïdentificeerd voordat ze gevolgen hebben voor het bedrijf.
Klaar om je systeem te kiezen?
Het team van analisten van The CFO Club heeft honderden, nee,duizenden uren besteed aan het analyseren van boekhoudsoftware; dit zijn de tools die als beste uit de bus kwamen:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Als je meer hulp nodig hebt bij het kiezen van het type boekhoudsoftware dat het beste bij je past, maak je dan geen zorgen — daar heb ik iets voor.
Abonneer je voor meer voordelen en inzichten over boekhoudsoftware
Zoals een schimmige informant in een donkere steeg ooit tegen een gerespecteerde journalist zei die zich diep in de problemen had gewerkt: “Volg gewoon het geld.” Of je nu politieke corruptie aan het blootleggen bent of gewoon de juiste verantwoordingsplicht binnen je eigen organisatie probeert te handhaven, het gemakkelijk maken om het geld te volgen is in je eigen belang.
... Een vreemde vergelijking? Misschien kijk ik te veel misdaadseries.
Hoe dan ook.
Ben je klaar om je organisatie te laten overstappen van foutgevoelige spreadsheets naar moderne boekhoudsoftware? Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten over de voordelen van boekhoudsoftware, rechtstreeks van financiële leiders die de technologiesector vormgeven.
