Bez odpowiednich narzędzi, które usprawniają obieg pracy księgowej, finanse mogą z łatwością stać się w Twojej organizacji niemożliwą do rozszyfrowania czarną skrzynką, prowadząc do opóźnień, błędów i nieprzewidzianych wydatków, których można było uniknąć.
Zastanawiasz się, czy nadszedł właściwy moment na inwestycję w oprogramowanie księgowe? Oto najważniejsze korzyści wynikające z korzystania z oprogramowania księgowego, które pomogą Ci podjąć decyzję.
Dlaczego warto korzystać z oprogramowania księgowego?
Istnieje wiele powodów, dla których warto korzystać z oprogramowania księgowego. Gdyby jednak trzeba było wybrać tylko jeden, sprowadzałby się on do jednego słowa — przejrzystości.
Bez ścieżki audytu pokazującej, skąd pochodzą dane finansowe, kto odpowiada za wprowadzanie zmian i jak wszystko łączy się w większy obraz, nigdy nie wiesz, którym liczbom można ufać.
Choć możesz sądzić, że arkusze Excela pozwalają Ci oszczędzać pieniądze, w rzeczywistości:
- Są podatne na błędy ludzkie, które mogą prowadzić do kosztownych pomyłek i niedokładnych raportów
- Ich utrzymanie staje się czasochłonne wraz z rozwojem firmy i wzrostem liczby transakcji
- Nie oferują funkcji współpracy, co utrudnia wspólną pracę zespołów finansowych
- Nie są bezpieczne, ponieważ arkusze kalkulacyjne można łatwo udostępnić dowolnej osobie bez mechanizmów kontroli dostępu
- Brakuje im funkcji takich jak automatyczne uzgadnianie, śledzenie wydatków i raportowanie finansowe
Zamiast kopiować i wklejać dane z jednego arkusza kalkulacyjnego do drugiego, wszystkie informacje o transakcjach masz w jednym miejscu. Możesz łatwo sprawdzić, ile wydano lub ile pieniędzy wpłynęło do firmy, a także zawsze wiesz, gdzie znaleźć te informacje.
Dobrze, ale czy naprawdę go potrzebujesz?
Technicznie rzecz biorąc — nie. Tak samo jak nie potrzebujesz stolarza do naprawy starzejącej się deski podłogowej. W rzeczywistości wystarczy Ci ostry nóż i trochę kleju.
Ale z drugiej strony, po piętnastu minutach, złamanej desce podłogowej i kilku drzazgach może okazać się, że łatwiej byłoby po prostu do niego zadzwonić?
Oprogramowanie księgowe to znacznie więcej niż centrum przeglądania danych finansowych. To także platforma automatyzacji, narzędzie do raportowania i strażnik pomagający zapewnić zgodność podatkową. Oto niektóre z najbardziej znaczących korzyści wynikających z korzystania z oprogramowania księgowego, zaczerpnięte z rzeczywistych przypadków zastosowania w różnych technologicznych startupach B2B i B2C:
1. Widoczność finansowa w czasie rzeczywistym
Zamiast polegać na odizolowanych danych w wielu arkuszach kalkulacyjnych, chmurowe rozwiązania księgowe integrują się z bankami, operatorami płatności i aplikacjami biznesowymi, zapewniając zawsze aktualny wgląd w przepływy pieniężne, przychody i wydatki firmy. Jest to jedna z kluczowych funkcji nowoczesnego oprogramowania księgowego, która może pomóc nie tylko dużym przedsiębiorstwom, lecz także małym i średnim firmom, startupom oraz organizacjom non-profit.
Podczas lockdownu w Wielkiej Brytanii liderzy finansowi z różnych firm potrzebowali pomocy w nadążaniu za złożonym programem urlopów przestojowych obowiązującym w tym kraju. Pamela Phillips wyjaśnia, jak integracja z Xero pomogła jej klientom radzić sobie z problemami związanymi z przepływami pieniężnymi w tym okresie:
Za każdym razem, gdy rząd wprowadzał nową inicjatywę, musieliśmy natychmiast reagować, interpretować, co oznaczała dla klientów, oraz komunikować, co się dzieje i w jaki sposób możemy pomóc im uzyskać do niej dostęp.
Dzięki Xero dane liczbowe naszych klientów są zawsze aktualne. Gdy tylko wybuchła pandemia, mogliśmy zajrzeć na konta naszych klientów i sprawdzić, czy mają problemy z przepływami pieniężnymi.
Have an account? Log In
2. Zautomatyzowane operacje wprowadzania danych
Ręczne wprowadzanie danych jest czasochłonne, podatne na błędy i hamuje rozwój. Platformy księgowe wykorzystują narzędzia takie jak sztuczna inteligencja i optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), aby szybko i dokładnie interpretować dokumenty.
Stack Overflow, internetowa społeczność programistów, korzysta z Tipalti do automatyzacji finansów od 2019 roku.
Od czasu wdrożenia Stack Overflow wykorzystuje rozwiązania Tipalti obsługujące wiele podmiotów i walut, aby zautomatyzować 90% swoich procesów finansowych, a szczegółowe ścieżki audytu rejestrują każdą zmianę bez konieczności wykonywania pracy ręcznie.
Dlaczego jest to ważne? Według Quickbooks przeciętny właściciel małej firmy poświęca ponad dziesięć godzin tygodniowo na ręczne wprowadzanie danych księgowych. Wszystko to można łatwo zautomatyzować, oszczędzając firmie co najmniej 15 000 USD rocznie. Jest to również ważna korzyść z oprogramowania księgowego dla freelancerów.
3. Bezproblemowa integracja międzyfunkcyjna
Firma Gartner ustaliła, że 39% liderów firm uważa integrację z istniejącym oprogramowaniem za najważniejszy czynnik przy wyborze nowego dostawcy oprogramowania.
Dotyczy to szczególnie zadań księgowych. Łącząc dane finansowe z danymi operacyjnymi z systemu CRM, zarządzania zapasami, ERP, listy płac i innych narzędzi, można uzyskać pełny obraz wyników finansowych firmy we wszystkich obszarach działalności.
Przykładowo Quickbooks od dawna jest uznawany za złoty standard integracji wśród platform księgowych. Obecnie oferuje bibliotekę ponad 750 integracji zewnętrznych oraz otwarte API umożliwiające wielokierunkową wymianę danych.
Zanim zaczęliśmy korzystać z TSheets, cały harmonogram był tworzony w arkuszu kalkulacyjnym, co prowadziło do wielu błędów. Teraz możemy sprawdzić, ile godzin przepracował każdy technik i przy którym zleceniu.
Dla wyjaśnienia: integracja, o której mówi, czyli TSheets, nosi obecnie nazwę Quickbooks Time i umożliwia operatorom śledzenie harmonogramów pracowników oraz wprowadzanie zmian w czasie rzeczywistym.
4. Ścieżki audytu i zarządzanie zgodnością
Zamiast polegać na podatnym na błędy ręcznym prowadzeniu dokumentacji, ścieżki audytu bez wysiłku rejestrują to, kto, co, kiedy i gdzie zrobił w ramach działań finansowych. Rejestrując każdą transakcję, działanie użytkownika i zdarzenie systemowe, zapewniają dokumentację finansową, którą można wykorzystać do wykazania zgodności z przepisami takimi jak GAAP, SOX i GDPR.
Tworząc szczegółowe ścieżki audytu, które zapewniają właściwą rozliczalność zarówno wewnątrz organizacji, jak i poza nią, rozwiązania programowe mogą na wiele sposobów pomóc w przestrzeganiu przepisów takich jak GAAP i SOX. Oto kilka przykładów:
- Wykazanie, że ujmowanie przychodów przeprowadzono prawidłowo zgodnie z ASC 606.
- Potwierdzenie, że wydatki ujęto we właściwym okresie.
- Wykazanie, że w przypadku środków trwałych zastosowano właściwe harmonogramy amortyzacji.
- Potwierdzenie, że rozliczenia międzyokresowe i szacunki obliczono zgodnie z zasadami GAAP.
W 2019 roku SEC nałożyła na firmę Hertz grzywnę w wysokości $16 milionów za niedokładne raportowanie, które nie było zgodne ze standardami GAAP. Podobnie w 2016 roku na firmę Monsanto nałożono grzywnę w wysokości $80 milionów za brak możliwości ujęcia kosztu rabatów zgodnie z zasadami GAAP. Nieprzestrzeganie przepisów może być dla firm kosztowne, a elektroniczna ewidencja transakcji finansowych może oszczędzić zespołowi wielu problemów.
5. Konsolidacja wielu jednostek
Konsolidacja wielu jednostek to proces łączenia sprawozdań finansowych wielu jednostek biznesowych, spółek zależnych lub podmiotów prawnych w jeden zestaw sprawozdań finansowych jednostki dominującej.
Ma to kluczowe znaczenie dla przedstawienia interesariuszom, takim jak inwestorzy, kredytodawcy i organy regulacyjne, kompleksowego i dokładnego obrazu ogólnej kondycji finansowej oraz wyników organizacji.
Jednak konsolidacja danych finansowych jednostek korzystających z różnych planów kont, systemów księgowych i okresów sprawozdawczych może być niezwykle złożona i czasochłonna. Oprogramowanie księgowe dla wielu jednostek automatyzuje i usprawnia ten proces na kilka kluczowych sposobów:
- Automatyczne gromadzenie i standaryzowanie danych finansowych z różnych systemów
- Obsługa przeliczeń walut i eliminowanie transakcji między jednostkami
- Udostępnianie gotowych szablonów konsolidacji zgodnych ze standardami rachunkowości
- Oferowanie ścieżek audytu i mechanizmów kontrolnych zapewniających dokładność i zgodność
- Umożliwianie raportowania skonsolidowanego w czasie rzeczywistym oraz analizy z możliwością przechodzenia do szczegółów
NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central i Tipalti to przykłady dobrych rozwiązań księgowych, które mogą konsolidować dane finansowe wielu spółek zależnych. Oferują zarówno zaawansowane, jak i podstawowe funkcje, takie jak wspólne plany kont, transakcje między jednostkami, automatyczna konsolidacja w wielu walutach i wiele innych.
6. Wymiarowe raportowanie danych finansowych
Raportowanie wymiarowe umożliwia startupom analizowanie danych finansowych z wielu perspektyw, zapewniając głębszy wgląd, który ułatwia podejmowanie lepszych decyzji. Oznaczając transakcje odpowiednimi wymiarami, takimi jak klient, produkt, lokalizacja lub projekt, zespoły finansowe mogą łatwo filtrować i analizować dane w celu odkrywania trendów i możliwości. Jest to również bardzo korzystne podczas tworzenia budżetów i prowadzenia ksiąg głównych.
Na przykład startup SaaS może wykorzystać raportowanie wymiarowe do porównania kluczowych wskaźników, takich jak koszt pozyskania klienta (CAC) i wartość klienta w całym okresie współpracy (LTV), w różnych segmentach klientów, regionach geograficznych lub liniach produktowych.
Podobnie firmy z sektora naftowego i gazowego mogą analizować rentowność różnych odwiertów, regionów lub metod wydobycia. Tak szczegółowy obraz pomaga określić, na których obszarach najlepiej skoncentrować działania związane ze wzrostem.
The Irish Times Group rozpoczęła współpracę z AccountsIQ w celu usprawnienia raportowania finansowego wkrótce po tym, jak w 2018 roku przejęła The Examiner Group. Zarządzanie różnymi systemami w obu podmiotach medialnych stało się wyzwaniem, ale księgowość wielu jednostek pomogła zgromadzić wszystkie transakcje finansowe w jednym miejscu.
Jedną z korzyści wynikających z połączenia grupy jest uzyskanie efektu synergii w bazie kosztowej poprzez przeprojektowanie sposobu, w jaki działamy na co dzień. Automatyzacja systemów jest największą korzyścią, a AccountsIQ umożliwia nam realizację tych celów operacyjnych.
7. Usprawniony proces od zakupu do płatności
Platformy księgowe z funkcją obsługi procesu od zakupu do płatności automatyzują cały proces — od zapotrzebowania na zakup po płatność na rzecz dostawcy. Automatyczne trójstronne uzgadnianie zamówień zakupu, potwierdzeń odbioru towarów i faktur zapewnia prawidłową realizację zamówień przed dokonaniem płatności.
Na przykład rozwiązanie AP firmy Tipalti pomogło firmie z branży mediów cyfrowych, Tapjoy, zmniejszyć nakład pracy związany z płatnościami o 50%.
8. Niższe koszty sprzętu IT
Oprogramowanie księgowe w chmurze eliminuje potrzebę korzystania z serwerów lokalnych, zmniejszając koszty infrastruktury sprzętowej i jej utrzymania o miliony dolarów. Dzięki automatycznym aktualizacjom oprogramowania i kopiom zapasowym obsługiwanym przez dostawcę zespoły finansowe mogą skupić się na swoich głównych obowiązkach zamiast na zarządzaniu technologią.
9. Lepsza współpraca w zespołach zdalnych
Księgowość w chmurze umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym rozproszonym zespołom finansowym. Firmy działające w wielu podmiotach mogą również standaryzować procesy w różnych lokalizacjach, zachowując jednocześnie elastyczność.
Wszystko to odbywa się bez uszczerbku dla bezpieczeństwa organizacji dzięki szczegółowym ścieżkom audytowym, które sprawiają, że menedżerowie ponoszą odpowiedzialność za swoje działania.
10. Szybsze zamknięcie miesiąca
Dobre oprogramowanie księgowe, dzięki ciągłej konsolidacji finansowej i automatycznemu uzgadnianiu rachunków bankowych, przyspiesza comiesięczne zamknięcie ksiąg. Na przykład firma Ramp zdołała skrócić czas zamknięcia miesiąca aż o 5 dni po przejściu na Netsuite, co pozwoliło jej dalej inwestować w automatyzację finansów dla swojego zespołu.
More Articles
- 10 najlepszych programów księgowych dla firm w 2026 roku
- 10 najlepszych programów księgowych dla małych firm w 2026 roku
- ERP a oprogramowanie księgowe: wskazówki dotyczące rozwoju firmy
- 10 najlepszych programów księgowych dla małych firm — recenzja na 2026 rok
- 10 najlepszych internetowych programów księgowych — recenzja na 2026 rok
11. Odzyskiwanie danych wrażliwych po awarii
Dzięki automatycznym kopiom zapasowym, ścisłej kontroli dostępu i całodobowemu monitorowaniu oprogramowanie księgowe w chmurze chroni dane finansowe przed utratą lub kradzieżą. Platformy takie jak Oracle NetSuite i Workday mają solidne mechanizmy odzyskiwania danych po awarii, które minimalizują przestoje, co może mieć ogromną wartość dla większych firm.
12. Dokładne prognozowanie przepływów pieniężnych
Na zakończenie omówienia najważniejszych korzyści z oprogramowania księgowego porozmawiajmy o zaawansowanej analityce. Narzędzia księgowe dla firm wykorzystują dane w czasie rzeczywistym, budżety i harmonogramy do prognozowania wpływów i wypływów środków pieniężnych, dzięki czemu zawsze jesteś przygotowany. Jest to również kluczowa korzyść z oprogramowania księgowego dla startupów.
Wizualne pulpity nawigacyjne, konfigurowalne raporty i powiadomienia w czasie rzeczywistym zapewniają wgląd w stan środków pieniężnych, pomagając zidentyfikować potencjalne niedobory, zanim wpłyną one na działalność firmy.
Gotowy, aby wybrać swój system?
Zespół analityków The CFO Club poświęcił setki, a nawet \u003cem\u003etysiące\u003c/em\u003e godzin na analizę oprogramowania księgowego; oto narzędzia, które znalazły się na szczycie zestawienia:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy w wyborze rodzaju oprogramowania księgowego najlepiej dopasowanego do Twoich potrzeb, nie martw się — mam coś dla Ciebie.
Subskrybuj, aby otrzymywać więcej informacji i wskazówek dotyczących korzyści z oprogramowania księgowego
Jak powiedział kiedyś podejrzany informator w ciemnej uliczce szanowanemu dziennikarzowi, który znalazł się zdecydowanie poza swoją strefą komfortu: „Po prostu... podążaj za pieniędzmi”. Niezależnie od tego, czy ujawniasz korupcję polityczną, czy po prostu próbujesz utrzymać odpowiedzialność w swojej organizacji, ułatwienie śledzenia przepływu pieniędzy leży w Twoim najlepszym interesie.
... dziwne porównanie? Chyba oglądam zbyt wiele seriali kryminalnych.
No dobra.
Czy jesteś gotowy, aby przenieść swoją organizację z podatnych na błędy arkuszy kalkulacyjnych do nowoczesnego oprogramowania księgowego? Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, aby otrzymywać porady ekspertów, przewodniki i informacje na temat korzyści z oprogramowania księgowego, przygotowywane przez liderów finansowych kształtujących branżę technologiczną.
