5 sposobów, w jakie systemy ERP zwiększają wydajność firmy w 2026 roku

Oto marzenie: firma, w której zadania przebiegają bez zakłóceń, dane są łatwo dostępne, a podejmowanie decyzji jest proste. 

Dzięki systemom planowania zasobów przedsiębiorstwa to marzenie może stać się rzeczywistością. Sprawdźmy, jak system ERP może zwiększyć efektywność Twojej firmy.

Jak systemy ERP poprawiają wyniki firmy

Doprowadzenie firmy do sprawnego działania jest możliwe tylko wtedy, gdy każde koło i każda zębatka współpracują ze sobą w doskonałej harmonii. W tym właśnie miejscu pomóc mogą rozwiązania ERP. Oferują one szereg funkcji zwiększających efektywność firmy, takich jak:

1. Scentralizowane repozytoria danych

Aby najlepiej zobrazować zmianę, którą zauważysz, opowiem Ci pewną historię:

Bez systemu ERP

Wyobraź sobie: prowadzisz dochodową firmę i sprzedajesz placki jak… no cóż, ciepłe bułeczki. Musisz jednak ręcznie aktualizować swój system zarządzania zapasami, aby uwzględnić każdą sprzedaż. 

W biznesie takie ręczne zadania są studnią bez dna — i nie, nie chodzi tu o basen z piłeczkami. Załóżmy na przykład, że pewnego dnia zapomnisz zaktualizować system. 

1. Zapasy się kurczą, ale zespół ds. zapasów i sprzedaży o tym nie wie. 
2. Pracownicy nadal sprzedają produkty i przypadkowo składają obietnice, których nie możesz spełnić.
3. Klienci nie otrzymują tego, czego chcą, a Ty musisz radzić sobie z bardzo rozgniewanymi miłośnikami gorących placków. 

Głównym winowajcą jest tu błąd ludzki. To częste wyzwanie w przypadku ręcznych procesów roboczych, prowadzące do strat finansowych, problemów ze zgodnością z przepisami i niezadowolenia klientów. Przyjrzyjmy się teraz światu, w którym wprowadzanie danych jest zautomatyzowane i dostępne.

Z systemem ERP

Każda sprzedaż jest aktualizowana w systemie zarządzania zapasami w momencie jej dokonania, dzięki czemu zespoły sprzedaży i zarządzania zapasami są na bieżąco. 

Celowo wybrano system ERP, aby utworzyć scentralizowane repozytorium danych. System integruje się z innymi funkcjami biznesowymi, umożliwiając pracownikom współpracę i komunikację, a jednocześnie eliminując ręczne wprowadzanie danych oraz izolowane silosy danych. 

Systemy ERP służą do usprawniania procesów biznesowych, zwiększania produktywności i poprawy efektywności. Co więcej, poszczególne funkcje biznesowe mogą bezproblemowo wymieniać między sobą dane, aby dostosować podejmowanie decyzji do strategicznych celów firmy.

2. Automatyzacja zadań biznesowych

Badanie firmy Wrike wykazało, że 69% pracowników poświęca do 3 godzin tygodniowo na powtarzalne zadania, takie jak wysyłanie wiadomości e-mail z aktualizacjami, przygotowywanie raportów i śledzenie rozliczanych godzin. To samo badanie pokazało, że automatyzacja zadań może pomóc pracownikom wykonać o 50% więcej pracy w tym samym czasie. 

System ERP obsługuje funkcje, które mogą automatyzować te powtarzalne zadania. Może wysyłać aktualizacje, tworzyć raporty i aktualizować rejestrator czasu pracy. Zamiast marnować czas na monotonne zadania, pracownicy mogą przeznaczyć go na zadania biznesowe o większej wartości, takie jak bezpośrednie kontakty z klientami i planowanie przyszłości.

Co więcej, wraz z wprowadzeniem GenAI obserwujemy zmianę w sposobie generowania komunikacji. Więcej firm będzie korzystać z GenAI do automatyzacji raportowania narracyjnego, komunikacji z interesariuszami i wiadomości e-mail. 

Na przykład w systemie Oracle Fusion Cloud ERP niedawno wprowadzono funkcje GenAI umożliwiające automatyczne generowanie propozycji planów projektów i podsumowań w module zarządzania projektami. Zamiast samodzielnie tworzyć te dane, ludzie będą przeglądać raporty wygenerowane przez AI, dzięki czemu będą mogli skupić się na zadaniach o wysokiej wartości. 

W tym samym czasie Oracle wprowadziło również GenAI w swoim systemie zarządzania wydajnością przedsiębiorstwa (EPM). System tworzył narracje generowane przez AI, aby wyjaśniać trendy, prognozy liczbowe i wyniki w prostszy sposób. Zapewnia więcej kontekstu dotyczącego czynników wpływających na prognozy.  

Najlepsze dostępne systemy ERP

Jeśli nie masz jeszcze systemu ERP, rozważ zapoznanie się z poniższymi rozwiązaniami:

1. 1. MRPeasy — Najlepsze rozwiązanie zapewniające przejrzystość małym producentom
2. 2. Cetec ERP — Najlepsze do narzędzi śledzenia produkcji
3. 3. Striven — Najlepszy wybór dla osób potrzebujących konfigurowalnych narzędzi do raportowania
4. 4. DualEntry — Najlepszy system ERP natywnie wykorzystujący AI
5. 5. VOGSY — Najlepsze do zarządzania globalnymi finansami
6. 6. Wrike — Najlepszy do planowania projektów z wykorzystaniem sztucznej inteligencji
7. 7. Microsoft Dynamics 365 — Najlepszy wybór pod względem integracji
8. 8. NetSuite — Najlepszy dla rozwijających się zespołów
9. 9. Acumatica — Najlepsze rozwiązanie do chmurowych przepływów pracy
10. 10. TallyPrime — Najlepsze dla organizacji non-profit

3. Zarządzanie zgodnością i finansami

Oprócz wydajnych procesów właściwe zarządzanie finansami jest prawdopodobnie najważniejszym elementem prowadzenia firmy. Jest jednak również dość złożone. Obowiązki menedżera finansowego obejmują zarówno prowadzenie zestawień zysków i strat oraz planowanie finansowe, jak i obsługę płac i opłacanie dostawców.

W poprzedniej sekcji omówiłem już, co może powodować ręczne wykonywanie tych zadań, więc ponownie daruję sobie krytykowanie nas, ludzi — automatyzacja tych zadań ułatwia dystrybucję faktur, dokonywanie płatności, generowanie prognoz finansowych i wiele więcej. 

Jednak zarządzanie finansami wiąże się z wyjątkowym problemem. Jest ograniczone przepisami dotyczącymi zgodności, a ich nieprzestrzeganie może prowadzić do wysokich kar, zależnie od kraju, szczególnie w obliczu rozwoju sztucznej inteligencji.

Przy całym szumie wokół generatywnej AI łatwo dać się porwać entuzjazmowi. Zatrzymaj się na chwilę i zastanów się nad AI, z którego już korzystasz w systemie ERP… Zwróć szczególną uwagę na ograniczanie ryzyka i zarządzanie, zwłaszcza jeśli działasz w ściśle regulowanych sektorach, takich jak opieka zdrowotna lub agencje rządowe. 

Na szczęście systemy ERP są tworzone z myślą o zgodności. Odpowiednie oprogramowanie ERP uwzględnia lokalne przepisy podatkowe i regulacje dotyczące zgodności, jednocześnie integrując funkcje finansowe, takie jak raportowanie finansowe, zarządzanie podatkami, budżetowanie i zarządzanie aktywami. 

Nie ma dwóch takich samych systemów ERP

Możliwości księgowe i zgodność mogą się różnić w zależności od oprogramowania ERP — na przykład Acumatica nie jest zgodna z tak wieloma zagranicznymi regulacjami jak Netsuite. 

Sprawdź dokumentację i skontaktuj się z zespołem sprzedaży, aby wyjaśnić, czy system jest zgodny z przepisami obowiązującymi w kraju, w którym prowadzisz działalność.

4. Przejrzystość i analiza w czasie rzeczywistym

Po rozszerzeniu działalności na trzy lokalizacje w całych Stanach Zjednoczonych firma N&N Moving Supplies — przedsiębiorstwo rodzinne — uznała, że utrzymanie dokładnych ewidencji czasu pracy i list płac przy użyciu dotychczasowych systemów jest niemal niemożliwe. 

Po przejściu na system ERP Netsuite organizacja:

• Odnotowano znaczny wzrost wydajności, skracając czas przetwarzania listy płac o 84%.
• Zwiększono widoczność trendów dotyczących kosztów pracy we wszystkich trzech lokalizacjach.
• Zapewniono menedżerom dostęp do spersonalizowanych pulpitów pracowników w czasie rzeczywistym, oferujących lepszy wgląd w zasoby ludzkie.

Jednak dostęp w czasie rzeczywistym niekoniecznie oznacza większą wydajność — systemy ERP nie są magicznym rozwiązaniem.

Musisz wykorzystać swoje dane, aby uzyskać wgląd w potencjalne wąskie gardła, nieefektywności itp.

W tym miejscu pomocna może być analityka ERP. Zwiększa ona widoczność operacji biznesowych, pokazując, dlaczego Twoja firma potrzebuje bardziej wydajnych procesów oraz co należy zrobić, aby zaspokoić tę potrzebę.

Odbywa się to w trzech krokach:

1. Przygotowanie danych: Systemy ERP zapewniają, że dane są dokładne i użyteczne, eliminując wszystko, co takie nie jest. 
2. Analiza danych: System wykorzystuje formuły do identyfikowania trendów, wzorców i informacji w przygotowanych danych. 
3. Przekazywanie wyników: Wykorzystuje wizualizację danych, aby przekazywać wyniki innym w łatwy do zrozumienia sposób.

Zabezpiecz swoją firmę

Nie każdy potrzebuje dostępu do danych Twojej firmy i nie każdy powinien go mieć. Wybierz system ERP oferujący profile i uprawnienia, aby wprowadzić ograniczenia oraz limity dostępu. Ochroni to Twoje dane przed nieautoryzowanym dostępem i wprowadzi odpowiedzialność do systemu.

5. Lepsze planowanie i podejmowanie decyzji

Liderzy biznesowi poświęcają tak wiele czasu na podejmowanie trudnych decyzji, że zaczynają cierpieć z powodu zmęczenia decyzyjnego (jeśli kiedykolwiek próbowałeś zdecydować, gdzie zjeść ze znajomymi, wiesz, co to oznacza). 

Biorąc pod uwagę wszystko, co systemy ERP robią, aby zwiększać wydajność firmy, nie dziwi fakt, że są najlepszym rozwiązaniem pomagającym walczyć ze zmęczeniem i ułatwiającym podejmowanie lepszych decyzji. Systemy ERP: 

1. Zapewniają dostęp do danych w czasie rzeczywistym. Konsolidują dane ze wszystkich funkcji biznesowych w jednym miejscu, pomagając liderom biznesowym podejmować świadome decyzje. Pomagają również zapobiegać problemom, identyfikując je, zanim się nasilą. 
2. Umożliwiają lepsze planowanie działalności. Oferują narzędzia do planowania zasobów, które upraszczają ich alokację. Identyfikując niewykorzystywane zasoby i niedostatecznie obsługiwane funkcje, systemy ERP mogą zapewnić przekierowanie zasobów do odpowiednich funkcji w celu utrzymania optymalnego przepływu pracy. Może to obejmować przydzielanie pracowników do zadań wymagających dużego nakładu pracy, zamawianie większej ilości zapasów itp. 
3. Usprawniają prognozowanie. Korzystając z narzędzi analitycznych ERP, firmy mogą generować raporty dotyczące wyników, które zapewniają wgląd w kondycję firmy. Można je wykorzystywać do zwiększania rentowności, podejmowania świadomych decyzji i poprawy wydajności zarządzania łańcuchem dostaw.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda udane wdrożenie systemu ERP, przyjrzyj się historii transformacji firmy Ernst & Young (EY). Integracja sprzedaży z systemem Microsoft Dynamics 365 jest doskonałym przykładem tego, co ujednolicone rozwiązanie do zarządzania relacjami z klientami (CRM) może zrobić dla międzynarodowej firmy. 

Wykorzystanie opartego na chmurze systemu ERP usprawniło istniejący system EY na wiele sposobów. 

• Zintegrowało informacje z różnych działów w jednym miejscu, usprawniając współpracę. 
• Zapewniło zespołom obsługi klienta, prognostykom finansowym i planistom biznesowym dostęp do szczegółowych informacji, umożliwiając szybsze podejmowanie decyzji.
• Ustandaryzowało globalnie proces sprzedaży, zapewniając zespołom EY zajmującym się obsługą klienta lepszy wgląd w stan lejka sprzedażowego.  

Korzystając z doświadczeń zdobytych podczas wdrażania rozwiązania Microsoft Dynamics 365 Sales, firma świadcząca usługi profesjonalne była w stanie zapewnić spersonalizowaną obsługę klienta, dostarczać kluczowych informacji biznesowych oraz zwiększyć elastyczność operacyjną. 

ERP aż po grób

Systemy ERP nie tylko umożliwiają podejmowanie lepszych decyzji po wdrożeniu. Oferują również narzędzia pozwalające sprawdzać, czy wszystko działa bez zarzutu. Możesz na przykład monitorować, czy dane sprzedażowe są prawidłowo aktualizowane, bez konieczności angażowania zespołu programistycznego do przeprowadzania regularnych testów obciążeniowych.

Zapisz się, aby otrzymywać więcej informacji o systemach ERP

Systemy ERP mają kluczowe znaczenie dla zwiększania efektywności firmy. Zmieniają sposób funkcjonowania przedsiębiorstwa poprzez automatyzację zadań, usprawnianie istniejących procesów i ulepszanie analizy danych — a wszystko to przy zachowaniu zgodności z lokalnymi przepisami. 

Ale możliwości systemów ERP na tym się nie kończą. Chcesz czerpać korzyści z systemów ERP? Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, aby otrzymywać porady ekspertów, przewodniki i analizy od liderów biznesu, którzy zmieniają przedsiębiorstwa dzięki systemom ERP.