Neue CFO-Checkliste: Ein Fahrplan für Ihre ersten 100 Tage
Gartner prognostiziert, dass 30 % der EBITDA-Margen bis 2027 aufgrund schwacher Nachfrage und steigender Kosten schrumpfen werden.
Wenn Sie auf dem CFO-Stuhl sitzen, werden dieses – und eine bedauerliche Vielzahl anderer Probleme – auf Ihrem Schreibtisch landen, bevor Sie es merken.
Wenn Sie sofort durchstarten wollen, brauchen Sie einen Schlachtplan … oder vielleicht eine neue CFO-Checkliste.
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Hintergrund der CFO-Checkliste
Warum sollten Sie meinen Rat befolgen? Als erfahrene Führungskraft im Bereich Finanzberichterstattung mit über 15 Jahren Erfahrung sowie als zertifizierte Fachkraft für Projektmanagement und IT-Praktiker, die bei der Einführung von Finanzsystemen in kleinen und mittleren Unternehmen, Großunternehmen und Regierungsbehörden geholfen hat, kann man wohl sagen, dass ich einiges gelernt habe.
Unter anderem habe ich gelernt, dass fast 90 % der neuen CFOs mit Selbstzweifeln kämpfen, die ihre Leistung negativ beeinflussen.
Ich kann Ihnen zwar bis zum Umfallen versichern, dass Sie sich Ihren Platz in der Führungsebene verdient haben, aber ich bin überzeugt, dass die von mir erstellte neue CFO-Checkliste Ihnen noch mehr helfen wird.
Keine Zeit zu verlieren – kommen wir also direkt zu den Maßnahmen, mit denen Sie Ihre neue Rolle erfolgreich starten.
Die ersten 30 Tage: Verschaffen Sie sich einen Überblick
Dringende finanzielle Probleme identifizieren
Nehmen Sie sich im ersten Monat etwas Zeit, um den aktuellen Stand der Finanzen Ihres Unternehmens zu beurteilen. Vereinbaren Sie anschließend erste Gespräche mit wichtigen Interessengruppen, um Ihre Erkenntnisse in den richtigen Kontext zu setzen.
Warum? Sie wurden aus einem bestimmten Grund eingestellt. Daher müssen Sie aus einer unvoreingenommenen Perspektive herausfinden, worin genau dieser Grund besteht.
Das Verständnis dieser Probleme ist entscheidend. Deshalb sollten Sie sorgfältig so viele Informationen aus erster Hand wie möglich zusammentragen, bevor Sie anfangen, einzelne Interessengruppen zu befragen. Es ist wie bei einem Detektiv, der von der Mafia beschäftigt wird … Sie müssen herausfinden, was passiert ist, sollten aber darauf achten, niemandem die Schuld zu geben.
Verstehen Sie Stückökonomie und interne Politik
Die Stückökonomie bezeichnet die direkten Umsätze und Kosten, die mit jeder Geschäftsaktivität in Ihrem Unternehmen verbunden sind. Wenn sie korrekt zusammengetragen werden, vermitteln sie ein Gesamtbild der finanziellen Gesundheit.
Achten Sie darauf, die interne Politik, die Beteiligten und deren Einfluss zu verstehen. Auch der Aufbau eines tiefgehenden Verständnisses der Stückökonomie sowie der möglichen politischen Konflikte, die Abteilungen und Unternehmenskultur beeinträchtigen, ist entscheidend.
Fragen, die Sie stellen sollten:
- Was kostet es uns, einen einzelnen Kunden zu gewinnen?
- Wie hoch ist unsere Gewinnmarge bei einzelnen Produkten oder Dienstleistungen?
- Wie ist das politische Klima des Unternehmens und welchen Einfluss hat es?
Die Antworten helfen dabei, Entscheidungsprozesse in Bezug auf die Ausgabenverteilung und mögliche Szenarien für eine Ausweitung zu steuern. Dies hilft, die wichtigsten Prioritäten eines CFOs zu definieren und mit den übergeordneten Anforderungen der Organisation abzustimmen.
Laufend: Entwickeln und pflegen Sie starke Beziehungen
Im gesamten Unternehmen
Ein effektiver und fortschrittlicher CFO kann nicht isoliert arbeiten.
Eine erfolgreiche Führungskraft im Finanzbereich zu werden bedeutet in der heutigen technologiegetriebenen Welt mehr als nur Zahlen zu analysieren. Es geht darum, solide Beziehungen zu allen Geschäftsbereichen und externen Interessengruppen aufzubauen, mit denen Sie zusammenarbeiten werden. Beziehen Sie diese Ziele und Interaktionen ein.
- Verstehen Sie die individuellen Bedürfnisse jeder Einheit. Sie können feststellen, in welchen Bereichen das Unternehmen zu großzügig mit dem Budget umgeht (ich sehe dich an, Vertrieb) und welche Teams etwas zusätzliches Geld gebrauchen könnten.
- Sprechen Sie offen darüber, wie sich Finanzprozesse auf diese Abteilungen auswirken. Dadurch erhalten Sie ein tieferes Verständnis dafür, wie die Dinge funktionieren, während andere gleichzeitig den Wert des Finanzteams erkennen. Bereichsübergreifende Zusammenarbeit kann das Ausgabenmanagement verbessern und gleichzeitig die Abstimmung zwischen operativen Maßnahmen und Finanzplänen sicherstellen.
Der Aufbau von Beziehungen zu anderen kann dazu beitragen, Prozesse zu optimieren, Ihnen ein besseres Verständnis der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu vermitteln und bei auftretenden Abweichungen zu einer schnelleren Problemlösung zu führen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Verständnis der bestehenden Unternehmenskultur. Jede Interaktion trägt dazu bei, dieses Verständnis zu prägen.
Fragen, die Sie stellen sollten:
- Wie arbeiten Menschen zusammen?
- Was treibt die Menschen in den einzelnen Teams an?
Neue CFOs, die in potenziell unstrukturierte Umgebungen eintreten, müssen den Ton angeben, indem sie ein positives und effizientes Arbeitsumfeld fördern.
Innerhalb Ihres Finanzteams bzw. Ihrer Finanzteams
Die Aufrechterhaltung einer auf Vertrauen und offener Kommunikation basierenden Verbindung zu relevanten Abteilungsleitern, Drittanbietern, Vorstandsmitgliedern und anderen Finanzkollegen ist für den täglichen Betrieb entscheidend.
Sie können auf deren bestehendes Wissen über die Organisation zurückgreifen, einschließlich ihrer Stärken und Schwächen, und dadurch über die Zahlen hinausgehende Kenntnisse über die Organisation gewinnen.
Doch es gibt eine potenzielle Herausforderung … Bedenken Sie, dass andere Führungskräfte im Finanzteam bei der Besetzung der CFO-Position möglicherweise übergangen wurden.
Stellen Sie sicher, dass Sie sich Ideen anhören, die Fragen Ihrer Kollegen beantworten, konstruktives Feedback geben, ihnen helfen, schnelle Erfolge zu erzielen, und von Anfang an klare Erwartungen festlegen. Dies fördert gegenseitigen Respekt, der zu stärkeren Bindungen führt.
Nach 30 Tagen: Langfristige Vision und strategische Ziele
Eine Ihrer wichtigsten Aufgaben als Tech-CFO besteht in der Finanzplanung und der Festlegung des finanziellen Kurses für Ihr Technologieunternehmen.
Die Entwicklung einer Vision und von Zielen, die mit den übergeordneten geschäftlichen Bestrebungen übereinstimmen, ist für den CFO von entscheidender Bedeutung. Daher sollten Sie anstreben, diesen Prozess nach einem Monat zu beginnen und spätestens 45 Tage nach Antritt Ihrer neuen Position abzuschließen.
Fortlaufend: Die Abstimmung mit der Unternehmensstrategie sicherstellen
Die Abstimmung der Ziele der Finanzabteilung mit der übergeordneten Unternehmensstrategie ist nicht nur vorteilhaft – sie ist unerlässlich, insbesondere für erfolgreiche Finanzprozesse in jedem Technologieunternehmen mit einem Jahresumsatz von $5-$50M. Diese Integration ermöglicht es der Finanzabteilung, das Wachstum zu unterstützen und ein intelligentes Ressourcenmanagement vollständig umzusetzen.
Strategische Abstimmung entsteht, indem man den Überblick über die täglichen betrieblichen Angelegenheiten behält und sich gleichzeitig auf übergeordnete Themen konzentriert, etwa auf die Identifizierung von Leistungskennzahlen (KPIs) auf Team- und Unternehmensebene. Die KPI-Verfolgung stellt sicher, dass alle Maßnahmen das Unternehmen seinen strategischen Zielen näherbringen.
Fortlaufend: Strategische Ziele formulieren
Der nächste Schritt der Finanzplanung besteht darin, individuelle strategische Ziele zu definieren, um eine finanzielle Roadmap zu erstellen. Sie müssen darauf vorbereitet sein, diese Fragen zu beantworten:
- Welche Meilensteine sollten in einem, drei und fünf Jahren erreicht sein?
- In welche Märkte sollten wir eintreten oder expandieren?
- Welchen Kunden sollten wir am besten ansprechen?
- Wo geben wir unnötig Geld aus?
- Welche Teams oder Abteilungen benötigen mehr Einblick in ihre Abläufe?
Ihre Finanzplanung wird die Antworten auf diese Fragen maßgeblich prägen und eine umsetzbare Roadmap für den weiteren Weg Ihrer Organisation schaffen.
Nach 60 Tagen und jährlich: Bestehende Prozesse prüfen
Neue CFOs sollten die Prüfung bestehender Prozesse vorantreiben, um den aktuellen Zustand zu bewerten und potenzielle Probleme zu identifizieren. Durch eine Prüfung können Sie erkennen, wo die Dinge derzeit stehen, und Warnsignale oder Ineffizienzen aufdecken.
3 wichtige Punkte, auf die Sie achten sollten:
- Ungenaue Daten: Wenn Ihre Zahlen nicht aufgehen, könnte dies auf tiefgreifendere Probleme bei der Dateneingabe oder den Verfahren zur Finanzberichterstattung hindeuten.
- Mangelnde interne Kontrollen: Defizite bei den internen Kontrollen können Raum für Fehler oder potenziellen Betrug lassen. Stellen Sie sicher, dass in allen Finanzprozessen Kontrollmechanismen und gegenseitige Prüfungen vorhanden sind.
- Schlechtes Cashflow-Management: Mittel, die nicht effizient zugewiesen werden oder eine hohe Verbrauchsrate aufweisen, ohne eine signifikante Rendite auf die Investition (ROI) zu erzielen, können auf eine Fehlverwaltung von Ressourcen hindeuten.
Wenn diese Probleme oder andere Warnsignale nicht schnell behoben werden, können sie im Laufe der Zeit katastrophale Schäden verursachen. Und wenn Sie etwas dagegen tun können … warum sollten Sie es nicht tun?
Dieser Prüfungsprozess kann mithilfe von Prüfsoftware für Finanzen und Buchhaltung vereinfacht werden. Diese verfolgt und analysiert umfassende Geschäftskennzahlen für Sie, sodass Sie sich auf die subjektiveren Aspekte Ihrer Rolle konzentrieren können.
60–90 Tage: Priorisieren Sie Ihre Prüfungsergebnisse
Nach Durchführung der Prüfung besteht der nächste Schritt in der Priorisierung. Als CFO müssen Sie entscheiden, was priorisiert werden muss und wie.
Stellen Sie sich dies wie einen Priorisierungsprozess vor, bei dem Dringlichkeit und Auswirkungen im Vordergrund stehen – und bei dem die Probleme angegangen werden, die die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens erheblich beeinflussen.
Beginnen Sie damit, Probleme nach ihrem Schweregrad und ihren Auswirkungen auf die Ziele Ihres Unternehmens zu kategorisieren. Erstellen Sie anschließend für jede Kategorie einen Maßnahmenplan, beginnend mit den Punkten mit hoher Priorität.
Wenn Sie einen solchen Plan erstellen und vor Ablauf der 90 Tage umsetzen, beweisen Sie Ihren Nutzen und schaffen unternehmensweit Vertrauen in Ihre Fähigkeiten. Mit anderen Worten: Sie sollten es tun.
Laufend: Wirksame Finanzkontrollen etablieren
Als erstmaliger oder zurückkehrender CFO in der Technologiebranche müssen angemessene Finanzkontrollen auf Ihrer Checkliste für den neuen CFO stehen.
Die Einrichtung angemessener interner Finanzkontrollen ist genauso entscheidend, wie sie einschüchternd wirkt. Dennoch ist dies einer der wichtigsten Bereiche, mit denen Sie sich in Ihrer Rolle beschäftigen werden. Jetzt, da Sie die Verantwortung tragen, sind Sie für alles verantwortlich, was durch die Maschen schlüpft.
Laufend: Robuste Buchhaltungsverfahren implementieren
Robuste Buchhaltungsverfahren bilden die Grundlage für wirksame Finanzkontrollen. Wie sieht das also aus?
Hier ist ein Beispiel. Denken Sie an Ihr Haussicherheitssystem – es besteht aus mehreren Ebenen mit Alarmanlagen, Schlössern und möglicherweise Videoüberwachung. Ein solides Buchhaltungsverfahren sollte mehrere Ebenen umfassen, etwa eine genaue Buchführung, regelmäßige Prüfungen und strenge Prozesse zur Genehmigung von Ausgaben. Buchhaltungsverfahren sind Ihre erste Verteidigungslinie gegen Fehler oder Betrug.
Buchhaltungsverfahren und -systeme liefern verlässliche Daten für die Definition wichtiger Leistungsindikatoren (KPIs) – der Messgrößen zur Beurteilung des Zustands Ihrer Finanzfunktion. Schaffen Sie mit diesen drei Aufgaben eine gute Grundlage .
- Machen Sie sich mit allen aktuellen internen Prozessen vertraut
- Identifizieren Sie dringende und nicht dringende Probleme
- Bearbeiten Sie alle dringenden Probleme umgehend
- Legen Sie einen realistischen Zeitplan fest, um die nicht dringenden Probleme kurz danach anzugehen
Anfangs mag dies überwältigend wirken, aber denken Sie daran: Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut.
Laufend: Cashflow-Transparenz aufrechterhalten
Ein erfolgreicher CFO weiß, dass Transparenz entscheidend ist, wenn er den Cashflow im gesamten Unternehmen sowie die Prognosen für Finanzplanung und -analyse (FP&A) verwaltet.
Das Teilen von Finanzinformationen kann dazu beitragen, das Vertrauen des Teams zu stärken und fundiertere Entscheidungen zu ermöglichen, was letztlich das Ausgabenmanagement verbessert.
Wie erreichen Sie diese Transparenz?
Der Schlüssel liegt im Einsatz von modernen Tools für die digitale Transformation, die allen relevanten Teammitgliedern Echtzeit-Einblick in den Cashflow-Status geben. Diese Tools ermöglichen die Automatisierung von Routineaufgaben und Arbeitsabläufen und schaffen Zeit für die strategische Planung – dadurch werden Ihre Arbeitstage deutlich müheloser.
Nach Ihren ersten 90 Tagen
Bis zum Ende Ihrer ersten 90 Tage sollten Sie darauf abzielen, all diese Aufgaben abgeschlossen oder für die laufende Analyse standardisiert zu haben. Wenn Sie das schaffen, legen Sie den Grundstein für langfristigen Erfolg.
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