15 Wege, die Betriebskosten zu senken (& dauerhaft niedrig zu halten)

Betriebskosten =  Herstellungskosten + Betriebsausgaben

• Herstellungskosten (COGs): Beziehen sich auf die direkten Ausgaben, die für die Produktion von Waren und Dienstleistungen anfallen.
• Betriebsausgaben (OpEx): Sind indirekte Ausgaben, die durch den normalen Geschäftsbetrieb entstehen.

Hier ist ein kurzer Überblick über die verschiedenen Arten von Herstellungskosten und Betriebsausgaben, die Sie erwarten können:

Unternehmen können nicht ohne Deckung ihrer Betriebskosten funktionieren, aber wenn diese nicht gut verwaltet werden, verringern sie die Gewinne. Die meisten Führungskräfte müssen sowohl Herstellungskosten als auch Betriebsausgaben überwachen, um zu messen, was die Rentabilität am meisten beeinflusst.

In der Regel kommen sie zum gleichen Schluss: Kostenreduktion = mehr Umsatz. 

Aber selbst die besten Ideen garantieren keine besseren Gewinnmargen. Geschäftsausgaben zu senken ist ein einfacherer und sichererer Weg, den Gewinn zu steigern – weshalb Manager diesen Ansatz bevorzugen. Allerdings gibt es auch eine Kehrseite. 

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Nehmen wir dieses Beispiel: Ein E-Commerce-Unternehmen reduziert seine Ausgaben für bezahlte Werbung. Das wird seine Betriebskosten deutlich senken, aber wenn es weniger in Werbung investiert, riskiert es auch, dass weniger Besucher auf die Website kommen, was die zukünftigen Umsätze beeinträchtigen kann. 

Darüber hinaus kann es die Produktivität der Mitarbeiter senken, wenn es nicht richtig umgesetzt wird. Wenn das Personal abgebaut wird, müssen weniger Mitarbeiter mehr Verantwortung übernehmen. Dies wirkt sich langfristig auf die Gesamtzufriedenheit und den Arbeitsablauf im Betrieb aus. Letztlich bringt diese Lösung nur kurzfristig etwas.

Aus diesem Grund ist es wichtig, Kostensenkungen mit einer gut durchdachten Strategie und gezielten Maßnahmen umzusetzen, statt nur irgendwo ein paar Euro zu sparen.

CapEx vs. OpEx

Investitionsausgaben und Betriebsausgaben sind zwei Seiten derselben Medaille. Betriebsausgaben umfassen die Kosten, die Ihr Unternehmen benötigt, um den laufenden Betrieb aufrechtzuerhalten. Investitionsausgaben werden hingegen verwendet, um physische Vermögenswerte zu erwerben, aufzuwerten oder zu erhalten.

15 Strategien zur Senkung der Betriebskosten

Sie dachten doch nicht, ich stelle Ihnen nur das Problem vor, ohne Lösungen anzubieten, oder? Hier sind 15 Strategien, die Sie sofort umsetzen können, um Ihre Betriebskosten im Laufe der Zeit effektiv zu senken:

1. Technologie nutzen

Neue Technologien zielen darauf ab, Effizienz und Produktivität zu steigern, können aber auch Betriebskosten senken, wenn sie richtig implementiert werden. Meiner Erfahrung nach gibt es zwei Systeme, die direkt Kosten sparen können:

Automatisierung:

Automatisierungstools vereinfachen mühsame und sich wiederholende Aufgaben, sodass sich Mitarbeitende auf umsatzsteigernde Tätigkeiten wie Kundenerlebnis, Forschung und Produktentwicklung konzentrieren können. 

Beispielsweise können Automatisierungstools für die Buchhaltung kleinen Unternehmen Zeit und Arbeitsaufwand sparen, indem sie finanzielle Prozesse automatisch ausführen. Die Automatisierung von Buchungssätzen reduziert zudem manuelle Fehler und liefert genauere Daten zu Liquidität, Einnahmen, Ausgaben usw. 

Hier sind einige meiner Top-Buchhaltungssoftware-Empfehlungen, um einen Eindruck zu bekommen, wie sie Ihr Unternehmen beeinflussen können:

Cloud-Computing:

Neben dem uneingeschränkten Zugriff auf Geschäftsdaten und -vorgänge von überall aus, reduziert Cloud-Computing auch die IT-Wartung und -Upgrades erheblich, und zwar aus folgenden zwei Gründen: 

• Da sie in der Regel von einem Drittanbieter verwaltet werden, liegt es in der Verantwortung des Anbieters, einen kontinuierlichen Service sicherzustellen. 
• Sie verwenden ein nutzungsbasiertes Preismodell, sodass Unternehmen nur für die Ressourcen zahlen, die sie tatsächlich verbrauchen.  

Obwohl sie bereits seit Jahren existieren, haben viele Unternehmen die Vorteile von cloudbasierten Lösungen – darunter auch Kosteneinsparungen – noch nicht voll ausgeschöpft. Da über die Hälfte der Unternehmensleiter angeben, noch keine Rendite aus ihrer Cloud-Investition zu sehen, bleibt noch viel zu tun, um diese Vorteile zu realisieren. 

2. Geschäftsbereiche auslagern

Das Auslagern sekundärer Geschäftsbereiche kann Betriebskosten sparen und gleichzeitig die Produktivität und Kundenzufriedenheit steigern. So können Unternehmen auf hochwertige Talente und Chancen zugreifen, ohne den administrativen und arbeitstechnischen Aufwand, der mit einer Festanstellung verbunden wäre. 

Darüber hinaus bieten Drittanbieter einen umfassenden operativen Support. Zum Beispiel verbessert ein Managed Service das gesamte Kundensupport-Erlebnis mit den besten Tools, Prozessen und Feedbacks. Letztendlich fungiert es als Erweiterung Ihres Unternehmens, mit dem Ziel, Sie bei der Erreichung Ihrer Geschäftsziele zu unterstützen. 

3. Fokus auf kluge Einstellungsentscheidungen

Wenn Outsourcing nicht das Richtige für Sie ist, können Sie Ihre Betriebskosten auch senken, indem Sie das richtige Talent einstellen.

• Stellen Sie Mitarbeitende ein, die mehrere Aufgaben übernehmen können: In kleineren Unternehmen wird von Mitarbeitenden oft erwartet, dass sie verschiedene Rollen übernehmen. Wenn Sie diese Erwartung schon im Einstellungsprozess berücksichtigen, können Sie Talente mit vielseitigen Fähigkeiten rekrutieren. Beispielsweise kann eine interne Webdesignerin zusätzlich gelegentlich Grafikdesign-Aufgaben übernehmen. 
• Beauftragung von Auftragnehmenden, Berater:innen und Freiberuflern: Teilzeitkräfte einzubinden ist eine weitere gute Möglichkeit, um Betriebskosten zu senken. Sie erhalten hochwertige Arbeit ohne den Administrationsaufwand, jemanden auf der Gehaltsliste zu führen. Allerdings kann es Zeit brauchen, die passende Person zu finden. 

Bedenken Sie, dass es Grenzen für die Aufgabenbereiche gibt, die Auftragnehmende und Freiberufler:innen übernehmen können. Beispielsweise sind Auftragnehmende vielleicht nicht die richtige Wahl für den Vertrieb, können aber Aufgaben wie Webentwicklung, Texterstellung, SEO, Grafikdesign und Offshore-Buchhaltungsdienstleistungen übernehmen.

4. Verhandeln Sie mit Anbietern  

Regelmäßige Überprüfung von Lieferantenverträgen stellt sicher, dass Sie das meiste für Ihr Geld herausholen. Dabei werden Sie wahrscheinlich einige ungünstige Preise und Vertragsbedingungen finden, die neu verhandelt werden können, beispielsweise Zahlungsbedingungen, Leistungen, Rabatte und Lieferungen. 

Sie können Lieferantenverträge zu Ihren Gunsten gestalten, indem Sie prüfen:

• Größere Bestellmengen, damit Sie von Mengenrabatten profitieren können. Dies funktioniert sowohl für Rohstoffe als auch für Software. Zum Beispiel können Sie einen besseren Preis für Ihr ERP erhalten, wenn Sie ein längeres oder umfassenderes Abonnement abschließen.
• Längere Vertragslaufzeiten geben Anbietern die Sicherheit, dass Sie an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert sind. Das motiviert die Anbieter, ihre Dienstleistungen und Produkte zu wettbewerbsfähigeren Konditionen anzubieten. 
• Aktualisierte Vertragsbedingungen könnten ebenfalls vorteilhaft sein. Beispielsweise können Sie kürzere Lieferzeiten aushandeln, um sicherzustellen, dass Sie Produkte oder Dienstleistungen schneller bereitstellen können. Insgesamt steigern Sie so Ihren Umsatz, indem Sie Ihre Time-to-Market verkürzen.

5. Führen Sie Remote- und Hybrid-Arbeitsmodelle ein

Büroflächen kosten Unternehmen im Schnitt zwischen 5-15 % der gesamten Betriebskosten. Der Wechsel zu einem hybriden oder vollständig remote Arbeitsumfeld kann diese Kosten erheblich senken.

Ein kürzlich erschienener Artikel in der Los Angeles Times zeigte jedoch, dass ein vollständig remote eingerichtetes Homeoffice-Modell bekanntermaßen die Produktivität der Mitarbeitenden senkt. Ich empfehle stattdessen ein hybrides Arbeitsmodell. So profitieren Sie von beiden Welten: Sie senken Ihre Betriebskosten und minimieren gleichzeitig den Einfluss auf Produktivität und Umsatz. 

Aber auch eine vollständig remote Struktur sollte man nicht von vornherein ausschließen. Unternehmen wie Buffer haben mit ihrer reinen Remote-Arbeitsweise großen Erfolg gehabt. Tatsächlich sind sie noch einen Schritt weiter gegangen und haben eine 4-Tage-Woche eingeführt. 

6. Überprüfen Sie Mitarbeiter-Benefits

Der Anteil der Sozialleistungen macht im Schnitt etwa 30% der gesamten Vergütung eines Mitarbeitenden aus. Das ist ein erheblicher Teil der Gesamtkosten pro Mitarbeitenden (CTC). Dennoch können Benefits nicht wahllos gekürzt werden, sonst werden einige Mitarbeitende sehr unzufrieden. Gehen Sie stattdessen strukturiert vor, um Missstimmung zu vermeiden. 

Beginnen Sie zunächst mit einer Auswertung der genutzten Benefits. Ermitteln Sie die beliebtesten und die teuersten Vorteile. Sprechen Sie anschließend mit Ihren Mitarbeitenden. Finden Sie heraus, welche Benefits geschätzt werden und warum.

Author's Tip

Manche Benefits wie Krankenversicherung sollten nie gestrichen werden. Aber seien Sie bereit, neue Konditionen zu verhandeln, z.B. reduzierte Service-Level, um die finanzielle Belastung für das Unternehmen zu senken.

7. Frühzahlungsrabatte nutzen

Lieferanten bieten Unternehmen häufig Rabatte an, wenn Rechnungen pünktlich bezahlt werden – insbesondere kleinere Anbieter, für die jede Rechnungserfüllung essenziell ist. 

Wenn Ihr Anbieter Rabatte gewährt, zahlen Sie Ihre Rechnungen frühzeitig, um diesen Vorteil zu nutzen. Falls keine Frühzahlungsrabatte bestehen, nehmen Sie eine entsprechende Klausel in die Vertragsverhandlungen auf. Die meisten Anbieter werden, sofern Sie ein langjähriger Kunde mit guter Zahlungsmoral sind, zustimmen.

8. Doppelungen erkennen und beseitigen

Strukturieren Sie den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden, um Bereiche zu identifizieren, in denen Ressourcen verschwendet werden. Beispielsweise: Reisen Mitarbeitende geschäftlich für Besprechungen, die auch per Videokonferenz möglich wären? Werden Softwarelösungen effizient genutzt? 

Sprechen Sie auch direkt mit Ihren Mitarbeitenden, um Ineffizienzen zu identifizieren, die genutzt werden könnten, um Betriebskosten zu senken, und bieten Sie einen Anreiz für hilfreiches Feedback. 

9. Nachhaltigen Ansatz verfolgen

Es gibt zahlreiche nachhaltige Initiativen, die dem Planeten zugutekommen. Da wir uns aber auf Lösungen konzentrieren, die die Betriebskosten direkt senken, habe ich sie auf zwei Praktiken eingegrenzt: 

• Werden Sie papierlos: Wenn Sie die Kosten für die Nutzung des Papiers berücksichtigen, können sich die Gesamtkosten leicht verdoppeln oder verdreifachen im Vergleich zum eigentlichen Papierpreis. Unternehmen können diese Kosten vollständig eliminieren, indem sie digital arbeiten. Speichern Sie stattdessen Dokumente und Dateien in der Cloud. Sie sind leichter zugänglich, nehmen weniger Platz ein und die Wartung ist günstiger.
• Werden Sie energieeffizient: Unternehmer können in Technologien wie Solarpanels investieren, um Energie in Büros, Fabriken, Lagerhäusern usw. zu erzeugen. Das spart Ihnen im Laufe der Zeit Geld. Darüber hinaus könnten Sie für die Umsetzung nachhaltiger Praktiken für staatliche oder lokale Steuergutschriften in Frage kommen. 

10. Bezahlen Sie nicht für ungenutzte Abonnements

Auch wenn vergessene Abonnements vielleicht kein großes Problem darstellen, zahlen Unternehmen möglicherweise mehr als nötig oder erwartet (z.B. für zusätzliche Nutzerplätze oder Dienste, die sie in ihrer aktuellen Buchhaltungssoftware nicht nutzen). 

Unternehmen können ihren Tarif auf einen passenderen Plan herabstufen, bessere Konditionen verhandeln oder auf die kostenlose Version umsteigen. Eine weitere sinnvolle Option ist das Zusammenlegen von Anbieterdiensten. Statt zum Beispiel Zoom für Videokonferenzen und Google Drive für Dateien zu nutzen, könnten Sie Microsoft Teams in Betracht ziehen, das beides bietet.  

11. Nutzen Sie datengestützte Erkenntnisse

Kosten zu senken bedeutet nicht, einfach planlos Vorschläge zu machen und zu hoffen, dass sie funktionieren (das können Sie zwar tun, aber es ist nicht empfehlenswert). Besser ist es, bestehende Kostendaten zu nutzen, um Ausgaben zu identifizieren und zu optimieren. Für große Unternehmen mit vielen Prozessen kann das allerdings komplex werden. 

Hier kann ein ERP helfen. Es verbindet einzelne Geschäftsprozesse und liefert Einblicke in das gesamte Unternehmen – von Vertrieb und Marketing bis hin zu Lager und Auslieferung. ERP-Lösungen bieten zudem prädiktive Analysen, um künftige Anforderungen in Bereichen wie Lieferketten, Wartung oder Personal zu bewerten.

12. Scheuen Sie sich nicht, Alternativen zu prüfen

Wir haben dies bereits im Zusammenhang mit Lieferverträgen und Abfallreduzierung behandelt. Doch die Suche nach Alternativen sollte nicht auf eine jährliche Überprüfung beschränkt sein. 

Menschen sind Gewohnheitstiere. Wir halten gerne an dem fest, was gerade funktioniert. Doch manchmal gibt es bessere Optionen – neue Technologien, günstigere Alternativen, bessere Angebote usw. Halten Sie Ausschau nach preiswerteren Alternativen zu Ihren aktuellen Lösungen. Sie können entweder zum neuen Produkt wechseln oder dieses als Argument nutzen, um mit Ihrem derzeitigen Anbieter einen besseren Deal zu verhandeln.

13. Legen Sie klare Ausgabenrichtlinien fest

Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiterausgaben erstattet, sollten Sie klare Regeln für tägliche Kartenlimits, Reisekosten und Berichtsformate festlegen. Klare Grenzen stellen sicher, dass Mitarbeiter die Firmenkreditkarte nicht missbrauchen und helfen, unnötige Ausgaben zu vermeiden. 

14. Kundeninteraktionen optimieren

Kunden bevorzugen beim Kontakt mit Unternehmen nach wie vor persönliche Interaktionen. Doch solche direkten Kundenerlebnisse sind teuer. 

Unternehmen können diese Kosten senken, indem sie Kundenanfragen qualifizieren. Sie können Technologien wie KI-Chatbots einsetzen, die einfache Fragen beantworten, während komplexere Anliegen an einen Kundendienstmitarbeiter weitergeleitet werden. 

Eine weitere Möglichkeit ist der Aufbau eines Help-Centers mit umfangreicher Dokumentation für verschiedene Szenarien. Kunden können dort eigenständig Lösungen finden, während Mitarbeiter die Informationen zur schnellen Bearbeitung nutzen können. 

15. Ständig analysieren und nachjustieren

Sie haben alles in die Wege geleitet, um Ihre Betriebskosten zu reduzieren. Das bedeutet jedoch nicht, dass alles perfekt ist. Es gibt womöglich Bereiche und Prozesse, die weiter optimiert werden können, um Kosten noch mehr zu senken. 

Um diese Felder zu identifizieren, müssen Sie laufend bestehende und neue Prozesse überwachen, mit historischen Daten vergleichen und Anpassungen vornehmen, um das Beste aus Ihren Verbesserungen herauszuholen. Die Einführung eines ERP kann Sie dabei unterstützen. Es bietet Module zur Messung Ihrer Geschäftsprozesse und zur Identifikation von unnötigen Ausgaben. 

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