15 Wege, Betriebskosten zu senken (& niedrig zu halten)

Betriebskosten =  Herstellungskosten + Betriebsaufwand

• Herstellungskosten (COGs): Umfassen die direkten Ausgaben, die mit der Herstellung von Waren und der Erbringung von Dienstleistungen verbunden sind.
• Betriebsaufwendungen (OpEx): Sind indirekte Ausgaben, die durch den normalen Geschäftsbetrieb entstehen.

Hier ist ein kurzer Überblick über die verschiedenen Arten von Herstellungskosten und Betriebsaufwendungen, die Ihnen entstehen können:

Unternehmen können nicht arbeiten, ohne ihre Betriebskosten zu decken, doch diese schmälern häufig die Gewinne, wenn sie nicht ordnungsgemäß verwaltet werden. Die meisten Führungskräfte müssen sowohl die Herstellungskosten als auch die Betriebsaufwendungen im Blick behalten, um zu messen, was die Rentabilität stärker beeinflusst.

In der Regel kommen sie zu demselben Schluss: Kostensenkung = höhere Einnahmen. 

Doch selbst die besten Ideen können keine besseren Gewinnmargen garantieren. Die Senkung von Geschäftsausgaben ist eine einfachere und sicherere Möglichkeit, Gewinne zu steigern – weshalb Manager diesen Ansatz bevorzugen. Allerdings gibt es auch eine Kehrseite. 

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Betrachten wir dieses Beispiel: Ein E-Commerce-Unternehmen hat seine Ausgaben für bezahltes Marketing reduziert. Dadurch werden seine Betriebskosten definitiv erheblich gesenkt. Durch die Reduzierung der Werbeausgaben riskiert das Unternehmen jedoch auch weniger Besucher auf seiner Website, was sich künftig auf die Umsätze auswirken kann. 

Darüber hinaus kann dies auch die Produktivität der Mitarbeiter verringern, wenn es nicht ordnungsgemäß umgesetzt wird. Eine Verkleinerung der Belegschaft bedeutet, dass weniger Mitarbeiter mehr Verantwortung übernehmen müssen, was sich langfristig auf die allgemeine Zufriedenheit und den Arbeitsablauf auswirkt. Letztendlich bietet diese Lösung nur kurzfristige Vorteile.

Deshalb ist es wichtig, Kostensenkungen mit einer gut durchdachten Strategie umzusetzen, die sich auf die richtigen Bereiche konzentriert, anstatt einfach nur ein paar Dollar einzusparen.

CapEx im Vergleich zu OpEx

Kapitalausgaben und Betriebsausgaben sind zwei unterschiedliche Seiten derselben Medaille. Betriebsausgaben umfassen die Kosten, die Ihr Unternehmen für den täglichen Betrieb benötigt. Kapitalausgaben hingegen sind Ausgaben für die Anschaffung, Modernisierung und Instandhaltung physischer Vermögenswerte.

15 Strategien zur Senkung der Betriebskosten

Sie dachten doch nicht, dass ich Ihnen das Problem präsentiere, ohne Lösungen anzubieten, oder? Hier sind 15 Strategien, die Sie jetzt umsetzen können, um die Betriebskosten im Laufe der Zeit wirksam zu senken:

1. Technologie nutzen

Neue Technologien konzentrieren sich auf die Verbesserung von Effizienz und Produktivität, können bei richtiger Umsetzung aber auch die Betriebskosten senken. Aus der Vielzahl an Möglichkeiten habe ich zwei Systeme identifiziert, die Kosten direkt reduzieren können:

Automatisierung:

Automatisierungstools vereinfachen monotone und sich wiederholende Aufgaben, sodass sich Mitarbeitende auf umsatzgenerierende Aufgaben wie Kundenerfahrung, Recherche und Produktentwicklung konzentrieren können. 

Beispielsweise können Tools zur Automatisierung der Buchhaltung kleinen Unternehmen Zeit und Arbeitsaufwand sparen, indem sie Finanzprozesse automatisch abschließen. Die Automatisierung von Buchungseinträgen reduziert zudem manuelle Fehler und liefert genauere Daten zu Cashflow, Einnahmen, Ausgaben usw. 

Sehen Sie sich einige meiner führenden Buchhaltungssoftware-Optionen an, um einen Eindruck davon zu bekommen, wie sie sich auf Ihr Unternehmen auswirken können:

Cloud-Computing:

Neben dem uneingeschränkten Zugriff auf Geschäftsdaten und -abläufe von überall aus reduziert Cloud-Computing auch den Aufwand für IT-Wartung und -Upgrades aus den folgenden zwei Gründen erheblich: 

• Da sie in der Regel von einem Drittanbieter verwaltet werden, liegt es in der Verantwortung des Anbieters, den kontinuierlichen Service sicherzustellen. 
• Sie verwenden ein nutzungsabhängiges Preismodell, sodass Unternehmen nur für die Ressourcen bezahlen, die sie tatsächlich nutzen.  

Obwohl es sie schon seit Jahren gibt, haben Unternehmen die Vorteile cloudbasierter Lösungen, einschließlich Kosteneinsparungen, noch nicht vollständig erkannt. Da mehr als die Hälfte der Unternehmensführungen angibt, keine Renditen aus ihren Investitionen zu sehen, ist es noch ein weiter Weg, diese Vorteile zu realisieren. 

2. Geschäftsfunktionen auslagern

Das Auslagern sekundärer Geschäftsfunktionen kann Betriebskosten senken und gleichzeitig Produktivität und Kundenzufriedenheit steigern. Es ermöglicht Unternehmen, auf hochqualifizierte Fachkräfte und Chancen zuzugreifen, ohne die zusätzlichen Verwaltungs- und Beschäftigungskosten, die mit einer Vollzeitkraft verbunden sind. 

Darüber hinaus bieten Drittanbieterdienste eine durchgängige operative Unterstützung. Ein verwalteter Dienst verbessert beispielsweise das gesamte Kundensupport-Erlebnis durch die besten Tools, Prozesse und Rückmeldungen. Letztlich fungiert er als Erweiterung Ihres Unternehmens und konzentriert sich darauf, Sie beim Erreichen Ihrer Geschäftsziele zu unterstützen. 

3. Kluge Einstellungsentscheidungen treffen

Wenn Outsourcing nicht Ihr Ding ist, können Sie Betriebskosten senken, indem Sie die richtigen Fachkräfte einstellen.

• Mitarbeitende einstellen, die mehrere Aufgaben bewältigen können: Kleinere Unternehmen erwarten von ihren Mitarbeitenden in der Regel, mehrere Rollen zu übernehmen. Wenn Sie diese Erwartungen bereits im Einstellungsprozess berücksichtigen, können Sie sich darauf konzentrieren, vielseitig qualifizierte Fachkräfte einzustellen. Beispielsweise können Sie eine interne Webdesignerin oder einen internen Webdesigner einstellen, die oder der gelegentlich auch bei Aufgaben im Grafikdesign unterstützt. 
• Auftragnehmer, Berater und Freelancer engagieren: Teilzeitunterstützung einzustellen, ist eine weitere gute Möglichkeit, Betriebsausgaben zu senken. Sie erhalten hochwertige Arbeit, ohne den Verwaltungsaufwand, der mit der Gehaltsabrechnung für eine Person verbunden ist. Die passende Person zu finden, kann jedoch Zeit in Anspruch nehmen. 

Denken Sie daran, dass es eine Grenze für die Verantwortlichkeiten gibt, die Auftragnehmer und Freelancer übernehmen können. Auftragnehmer sind beispielsweise möglicherweise nicht die richtigen Personen für den Vertrieb, können aber Aufgaben wie Webentwicklung, Texterstellung, SEO, Grafikdesign und Offshore-Buchhaltungsdienstleistungen übernehmen.

4. Mit Anbietern verhandeln  

Die regelmäßige Überprüfung von Anbieter-Verträgen trägt dazu bei, sicherzustellen, dass Sie das Beste für Ihr Geld erhalten. Dadurch finden Sie wahrscheinlich ungünstige Preise und Vertragsbedingungen, über die neu verhandelt werden kann, darunter Zahlungsbedingungen, Leistungen, Rabatte und Lieferung. 

Sie können Anbieter-Verträge zu Ihren Gunsten gestalten, indem Sie Folgendes prüfen:

• Größere Bestellmengen, damit Sie Mengenrabatte nutzen können. Das funktioniert sowohl bei Rohstoffen als auch bei Software. So können Sie beispielsweise einen besseren Preis für Ihr ERP erhalten, wenn Sie ein längeres oder umfassenderes Abonnement abschließen.
• Längere Vertragslaufzeiten geben Anbietern die Sicherheit, dass Sie eine langfristige Verpflichtung eingehen möchten. Das ermutigt Anbieter, ihre Dienstleistungen und Produkte zu wettbewerbsfähigeren Preisen anzubieten. 
• Aktualisierte Vertragsbedingungen können ebenfalls von Vorteil sein. Sie können beispielsweise schnellere Lieferfristen aushandeln, um sicherzustellen, dass Sie Produkte oder Dienstleistungen schneller auf den Markt bringen können. Insgesamt steigern Sie dadurch Ihren Umsatz, indem Sie Ihre Markteinführungszeit verkürzen.

5. Pläne für ortsunabhängiges und hybrides Arbeiten umsetzen

Büroräume kosten Unternehmen im Durchschnitt zwischen 5 und 15 % der gesamten Betriebsausgaben. Der Wechsel zu einer hybriden oder vollständig ortsunabhängigen Arbeitsumgebung kann diese Kosten deutlich senken.

Allerdings stellte ein aktueller Artikel der Los Angeles Times fest, dass ein vollständig ortsunabhängig ausgelegter WFH-Ansatz bekanntermaßen die Produktivität der Mitarbeitenden verringert. Stattdessen würde ich ein hybrides Arbeitsmodell empfehlen. So erhalten Sie das Beste aus beiden Welten: Sie senken die Betriebsausgaben und minimieren gleichzeitig die Auswirkungen auf Produktivität und Umsatz. 

Schreiben Sie ein vollständig ortsunabhängig ausgelegtes Modell jedoch auch nicht ab. Unternehmen wie Buffer waren mit ihrer vollständig ortsunabhängigen Arbeitsumgebung sehr erfolgreich. Tatsächlich gingen sie noch einen Schritt weiter und führten eine 4-Tage-Woche ein. 

6. Mitarbeitervorteile überprüfen

Die Kosten für Mitarbeitervorteile machen im Durchschnitt etwa 30 % der Gesamtvergütung eines Mitarbeitenden aus. Das ist ein großer Anteil der gesamten Kosten pro Mitarbeitenden für das Unternehmen (CTC). Sie können Mitarbeitervorteile jedoch nicht willkürlich kürzen, da Sie sonst einige Mitarbeitende sehr unzufrieden machen könnten. Gehen Sie stattdessen systematisch vor, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Mitarbeitenden nicht vor den Kopf stoßen. 

Beginnen Sie zunächst damit, die Nutzung der Mitarbeitervorteile zu überprüfen. Ermitteln Sie die beliebtesten und die teuersten Vorteile. Sprechen Sie anschließend mit Ihren Mitarbeitenden. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welche Vorteile sie mögen und warum.

Author's Tip

Einige Leistungen wie die Krankenversicherung sollten niemals zur Disposition stehen. Sie sollten jedoch bereit sein, neue Bedingungen auszuhandeln, beispielsweise eine Reduzierung des Leistungsumfangs, um die finanzielle Belastung für das Unternehmen zu verringern.

7. Frühzahlerrabatte nutzen

Anbieter bieten bekanntermaßen Unternehmen Rabatte an, die ihre Rechnungen pünktlich bezahlen – insbesondere kleine Anbieter, für die jede Rechnung dazu beiträgt, den Betrieb aufrechtzuerhalten. 

Wenn Ihr Anbieter Rabatte anbietet, begleichen Sie Ihre Rechnungen frühzeitig, um davon zu profitieren. Wenn keine Frühzahlerrabatte angeboten werden, fügen Sie bei der Neuaushandlung des Vertrags eine entsprechende Klausel hinzu. Wahrscheinlich wird der Anbieter zustimmen, wenn Sie ein langfristiger Kunde mit einer guten Kredithistorie sind.

8. Redundanzen erkennen und beseitigen

Analysieren Sie den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden, um die konkreten Bereiche zu ermitteln, in denen Ressourcen verschwendet werden. Schicken Unternehmen Mitarbeitende beispielsweise auf Geschäftsreisen für Gespräche, die auch per Videoanruf geführt werden könnten? Nutzen sie Software effizient? 

Sprechen Sie außerdem mit den Mitarbeitenden selbst, um Ineffizienzen zu erkennen, die beseitigt werden können, um die Betriebskosten zu senken, und bieten Sie ihnen einen Anreiz, damit sie Feedback geben. 

9. Eine nachhaltige Perspektive einnehmen

Es gibt viele nachhaltige Initiativen, die dem Planeten helfen können. Da wir uns jedoch Lösungen ansehen, die Geschäftskosten direkt senken, habe ich mich auf zwei Maßnahmen konzentriert: 

• Auf Papier verzichten: Wenn Sie auch die Kosten für die Verwendung des Papiers berücksichtigen, können sich die Gesamtkosten leicht verdoppeln oder verdreifachen und damit die Kosten des Papiers selbst übersteigen. Unternehmen können diese Kosten vollständig vermeiden, indem sie auf digitale Lösungen umsteigen. Speichern Sie Dokumente und Dateien stattdessen in der Cloud. Sie sind leichter zugänglich, benötigen weniger Platz und die Wartung ist günstiger.
• Energieeffizient werden: Unternehmer können in Technologien wie Solarmodule investieren, um in Büros, Fabriken, Lagerhäusern usw. Strom zu erzeugen. Das spart Ihnen im Laufe der Zeit Geld. Außerdem haben Sie möglicherweise Anspruch auf staatliche oder lokale Steuergutschriften für die Umsetzung nachhaltiger Praktiken. 

10. Zahlen Sie nicht für ungenutzte Abonnements

Auch wenn vergessene Abonnements möglicherweise kein großes Problem darstellen, zahlen Unternehmen eventuell mehr als nötig oder erwartet (z. B. für zusätzliche Benutzerplätze oder Dienste, die sie in ihrem aktuellen Buchhaltungssoftware-Stack nicht nutzen). 

Unternehmen können ihren Dienst auf einen passenderen Tarif herabstufen, ein besseres Angebot aushandeln oder zur kostenlosen Version wechseln. Eine weitere praktikable Lösung ist die Zusammenlegung von Anbieterdiensten. Anstatt beispielsweise Zoom für Videokonferenzen und Google Drive für Dateien zu verwenden, könnten Sie Microsoft Teams nutzen, das beides anbietet.  

11. Nutzen Sie datengestützte Erkenntnisse

Kosten zu senken bedeutet nicht, Ideen gegen die Wand zu werfen und zu hoffen, dass sie Anklang finden (Sie können das natürlich tun, aber es wird nicht empfohlen). Ein besserer Ansatz besteht darin, vorhandene Kostendaten zu nutzen, um Ausgaben zu identifizieren und zu optimieren. Das kann jedoch komplex sein, wenn Ihr Unternehmen groß ist und viele bewegliche Teile umfasst. 

Hier kann ein ERP helfen. Es verknüpft einzelne Geschäftsprozesse und liefert Einblicke in das gesamte Geschäftsumfeld – vom Vertrieb und Marketing bis hin zu Lagerbestand und Lieferung. ERPs bieten außerdem Werkzeuge für prädiktive Analysen, um künftige Anforderungen in Lieferkette, Wartung, Personal usw. zu bewerten.

12. Scheuen Sie sich nicht, Angebote zu vergleichen

Wir haben dies bereits zuvor im Zusammenhang mit Anbieterverträgen und der Abfallreduzierung behandelt. Aber die Suche nach Alternativen sollte nicht auf eine jährliche Überprüfung beschränkt sein. 

Menschen sind Gewohnheitstiere. Wir bleiben gerne bei dem, was gerade funktioniert. Aber manchmal gibt es bessere Optionen – neue Technologien, günstigere Möglichkeiten, bessere Angebote usw. Halten Sie Ausschau nach günstigeren Alternativen zu dem, was Sie derzeit verwenden. Sie können entweder zum neuen Produkt wechseln oder den Wechsel nutzen, um mit Ihrem derzeitigen Anbieter ein besseres Angebot auszuhandeln.

13. Legen Sie klare Ausgabenrichtlinien fest

Wenn Ihr Unternehmen die Ausgaben der Mitarbeiter erstattet, sollten Sie klare Richtlinien für tägliche Kartenlimits, Reisekosten und Berichtsformate festlegen. Klare Grenzen stellen sicher, dass Mitarbeiter die Firmenkreditkarte nicht missbrauchen, und reduzieren gleichzeitig unnötige Ausgaben. 

14. Optimieren Sie die Kundeninteraktionen

Kunden bevorzugen im Umgang mit einem Unternehmen weiterhin den persönlichen Kontakt. Die Bereitstellung persönlicher Erfahrungen kann jedoch teuer sein. 

Unternehmen können diese Kosten reduzieren, indem sie Kundenanfragen vorab qualifizieren. Sie können Technologien wie KI-Chatbots einsetzen, um einfache Fragen zu beantworten, während komplexere Anliegen an einen Kundendienstmitarbeiter weitergeleitet werden. 

Ein weiterer Ansatz besteht darin, in die Einrichtung eines Hilfezentrums mit ausführlicher Dokumentation zur Lösung verschiedener Szenarien zu investieren. Kunden können dort selbst nach Lösungen suchen, während Mitarbeiter es zur Behebung von Problemen nutzen können. 

15. Analysieren und passen Sie kontinuierlich an

Sie haben alles eingerichtet, um Ihre Betriebskosten zu senken. Das bedeutet jedoch nicht, dass alles perfekt ist. Es kann Bereiche und Prozesse geben, die optimiert werden müssen, um die Kosten noch weiter zu reduzieren. 

Um diese Bereiche zu ermitteln, müssen Sie bestehende und neue Prozesse kontinuierlich überwachen, sie mit historischen Daten vergleichen und Anpassungen vornehmen, damit Sie das Beste aus Ihren Aktualisierungen herausholen. Die Implementierung eines ERP-Systems kann Sie dabei unterstützen. Es bietet Module zur Messung Ihrer Geschäftsprozesse und zur Identifizierung übermäßiger Ausgaben. 

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