ERP-Beschaffung – Wie Ihr System Ihnen Geld sparen kann
Optimierung des Unternehmenseinkaufs: Die ERP-Beschaffung optimiert das Sourcing, das Lieferantenmanagement und die Bearbeitung von Bestellungen, indem diese mit anderen Geschäftsbereichen integriert werden.
Teamarbeit als Erfolgsfaktor: ERP-Systeme fördern die bereichsübergreifende Zusammenarbeit, indem sie verschiedene Funktionen wie Finanzen, Lagerhaltung, Vertrieb und Beschaffung integrieren.
Freisetzung von Effizienz: Zu den wichtigsten Vorteilen zählen die Automatisierung von Aufgaben, die Beschleunigung der Beschaffungsvorgänge und die Ermöglichung, dass Teams sich auf strategische Aufgaben wie Compliance und Risikomanagement konzentrieren können.
Ich weiß, es klingt so, aber nein – ERP-Beschaffung ist nicht der Prozess der Überprüfung und Auswahl geeigneter ERP-Software. Obwohl das natürlich wichtig für eine erfolgreiche Implementierung ist.
Wenn Sie Hilfe bei der Auswahl eines ERP-Systems suchen, sind Sie hier genau richtig. Das sind derzeit die besten Systeme auf dem Markt:
ERP-Beschaffung bedeutet, die ausgewählte ERP-Software zu nutzen, um Einkaufsaktivitäten im Unternehmen zu automatisieren und zu organisieren. Bleiben Sie dran, und ich zeige Ihnen, wie Sie mit Ihrem System den besten ROI erzielen.
Einführung in die ERP-Beschaffung
ERP-Beschaffung (auch ERP im Einkauf genannt) ist die Optimierung von Beschaffungsprozessen wie Beschaffung, Lieferantenmanagement und Bestellabwicklung mit einer ERP-Lösung.
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Der Markt für Beschaffungssoftware erzielte $4,6 Milliarden Umsatz im Jahr 2021 und wächst seither stetig, wobei SAP und Oracle die Kategorie anführen.
Wenn Sie bereits ERP-Software für Personal- und Finanzmanagement einsetzen, verfügt diese vielleicht über ein Einkaufs-Modul, das Sie ebenfalls integrieren können. Oder wenn Sie ein Beschaffungsautomatisierungs-Tool besitzen, enthält dieses möglicherweise eine ERP-Integration, um Ihren Einkaufsprozess mit anderen Unternehmensfunktionen zu verknüpfen.
Schlussendlich hilft jedes ERP-Beschaffungssystem, Budgets effektiv zu verwalten, Ausgaben zu verfolgen und Kosten zu minimieren.
Vorteile von ERP in der Beschaffung
Teamarbeit ist der Schlüssel zum Unternehmenserfolg, daher scheitern oder stagnieren Abteilungen, die isoliert arbeiten, häufiger. ERP-Systeme integrieren Funktionen wie Finanzen, Lagerverwaltung, Vertrieb und (natürlich!) Einkauf, fördern die Zusammenarbeit und sichern Unternehmenserfolg.
Konkret verbessert ERP-Software den Einkaufsprozess, indem sie den Erwerb von Waren und Dienstleistungen bei verschiedenen Lieferanten vereinfacht, Ressourcen optimiert und wertvolle Lieferantenbeziehungen aufrechterhält.
Zentrale Vorteile von ERP in der Beschaffung sind:
1. Zeit- und Kostenersparnis
ERP-Beschaffungssysteme automatisieren Routineaufgaben, beschleunigen den Einkaufsprozess und ermöglichen Ihrem Team, sich auf strategische Aufgaben wie Compliance und Risikomanagement zu konzentrieren.
Durch die Vereinheitlichung von Einkaufsdaten und -prozessen helfen ERP-Plattformen außerdem, Einsparpotenziale zu erkennen. Wenn Sie beispielsweise einen Artikel wöchentlich nachbestellen, können Sie diesen in größeren Mengen mit Mengenrabatt einkaufen. Oder wenn Sie feststellen, dass Sie Einkaufskosten immer erst am Quartalsende zurückerhalten, können Sie versuchen, flexiblere Zahlungsbedingungen mit Lieferanten auszuhandeln.
Das Ergebnis? Deutliche Zeit- und Kostenersparnis.
2. Verbesserte Ausgabenkontrolle
ERP-Systeme für den Einkauf bieten Echtzeit-Einblicke und Ausgabenanalysen und ermöglichen eine strengere Buchhaltung und Budgetkontrolle.
Sie können Ausgabentrends verfolgen, Unstimmigkeiten erkennen und Ressourcen besser steuern. Diese Transparenz unterstützt Sie dabei, datenbasierte Entscheidungen zu treffen, übermäßige Ausgaben zu vermeiden und Ausgaben effizienter zu verwalten.
3. Verbesserte Lieferantenbeziehungen
Gute Beziehungen zu Lieferanten erleichtern den Beschaffungsprozess – und ERP-Systeme helfen, diese aufzubauen. Sie dienen als zentrale Anlaufstellen für die Überwachung von Lieferantenleistungen, das Lieferantenmanagement und die Vertragsverwaltung.
Wenn all diese Daten an einem Ort gesammelt sind, fördert das die Zusammenarbeit und sorgt für eine schnelle Problemlösung, wodurch Lieferanten weniger häufig Lieferzeiten und Qualitäts-SLAs verfehlen. Zudem ermöglicht es verbesserte Verhandlungsergebnisse und zuverlässigere Lieferketten.
Es ist sehr wahrscheinlich, dass [die meisten Unternehmen] nur sehr begrenzte Möglichkeiten zur Analyse der Lieferantenleistung haben. Kombiniert man dies mit der Tatsache, dass die erforderlichen Informationen nur schwer zugänglich sein können… ERP-Systeme können diese Informationen nicht nur erfassen und speichern, sondern auch Berichte mit nur wenigen Klicks erstellen.
Herausforderungen von ERP im Einkauf
ERP-Systeme bieten zahlreiche Vorteile, sind jedoch nicht frei von Herausforderungen und blinden Flecken. Wer diese frühzeitig erkennt, erhöht die Chancen, ihnen auszuweichen.
Zu den häufigsten Herausforderungen bei der Nutzung von ERP im Einkauf zählen Prozessflexibilität, Probleme bei der Zusammenarbeit, unkontrollierte Einkäufe, Widerstand gegen Veränderungen und Grenzen der Anpassbarkeit. So äußert sich das:
Flexibilität im Einkauf
Da ERP-Plattformen darauf ausgelegt sind, betriebliche Abläufe zu standardisieren, kann es mitunter schwierig werden, sich an individuelle Geschäftsanforderungen anzupassen.
Beispielsweise könnte es nötig sein, Ihren Einkaufsprozess aufgrund von Lieferantenproblemen oder Marktveränderungen anzupassen. Starre ERP-Rahmenwerke sind dafür oft nicht flexibel genug, was zu Verzögerungen und verpassten Chancen führen kann.
Zum Glück helfen individuell anpassbare ERP-Software, regelmäßige Prozessanpassungen und maßgeschneiderte Lösungen durch den Plattformanbieter, dieses Problem zu bewältigen.
Probleme bei der Zusammenarbeit
Damit der Einkauf effizient abläuft, müssen alle Beteiligten – von der Finanzabteilung über die Produktion bis zum Inventarmanagement – auf dem gleichen Stand sein und in Echtzeit auf Informationen zugreifen können.
Ein ERP-System kann allerdings mitunter Silos schaffen, die zu Missverständnissen, doppelten Arbeitsaufwänden und Ineffizienzen führen – insbesondere dann, wenn die Module der Plattform nicht gut integriert sind.
Verbessern Sie die Kommunikation zwischen Abteilungen, indem Sie in reibungslose Integrationen zwischen den wichtigsten ERP-Modulen investieren. Planen Sie zudem regelmäßige bereichsübergreifende Meetings und Schulungen, um Zusammenarbeit sowie Systemverständnis zu fördern.
Unkontrollierte Einkäufe
Von unkontrollierten Einkäufen (auch "Maverick Spending" genannt) spricht man, wenn Teammitglieder Beschaffungen außerhalb der etablierten Einkaufsprozesse tätigen. Solche Abweichungen können Budgetüberschreitungen, angespannte Lieferantenbeziehungen, Compliance-Probleme und zahlreiche weitere Schwierigkeiten verursachen.
ERP-Systeme können helfen, diese Probleme durch die Durchsetzung von Einkaufsrichtlinien zu vermeiden; eine lückenlose Einhaltung im gesamten Team ist jedoch schwierig und teilweise schlichtweg unmöglich zu erreichen.
Beugen Sie diesem Risiko vor, indem Sie klare Richtlinien kommunizieren, Genehmigungsworkflows etablieren und regelmäßige Audits durchführen, um verdeckte Einkaufsaktionen aufzudecken.
Widerstand gegen Veränderungen
Die Einführung eines ERP-Systems ist meist mit erheblichen Veränderungen in bestehenden Arbeitsabläufen und Prozessen verbunden. Mitarbeitende, die an die bisherigen Vorgehensweisen gewöhnt sind, könnten diesen Veränderungen skeptisch gegenüberstehen.
Dieser Widerstand kann zu einer langsameren Akzeptanz und einer geringeren Wirksamkeit des neu implementierten ERP-Tools führen. Vermeiden Sie diese Probleme durch ein durchdachtes Veränderungsmanagement, umfassende Schulungen und klare Kommunikation der Vorteile.
Binden Sie Mitarbeitende auch während der Implementierungs- und Testphase ein, um ihre Akzeptanz zu fördern (Wortspiel beabsichtigt) und Widerstände zu verringern.
Grenzen der Anpassbarkeit
Standard-ERP-Systeme passen oftmals nicht vollständig zu den individuellen Beschaffungsabläufen eines Unternehmens, und Anpassungen können komplex, kostspielig oder wenig praktikabel sein. Zudem kann eine umfangreiche Individualisierung später zusätzliche Probleme verursachen.
Müssen Sie beispielsweise routinemäßige Wartungen durchführen oder die Software aktualisieren, wäre eine Automatisierung durch vordefinierte Programme des ERP-Anbieters ideal – Erweiterungsanpassungen könnten hier jedoch zusätzlichen manuellen Aufwand erfordern.
Vermeiden Sie solche Rückschläge, indem Sie ein ERP-System wählen, das modulare Anpassungsoptionen bietet und Ihren ERP-Anbieter bei notwendigen Anpassungen einbeziehen. Führen Sie außerdem nur wirklich notwendige Anpassungen durch, um eine Überkomplexität des Systems und spätere Kompatibilitätsprobleme bei Updates zu vermeiden.
Schlüsselfunktionen von ERP-Beschaffungsmodulen
Sie sind bereit, die Vorteile von ERPs für das Beschaffungsmanagement zu nutzen. Großartig! Doch die Vielzahl an möglichen Systemen kann die Auswahl überwältigend erscheinen lassen.
Sparen Sie Zeit und wählen Sie die beste Plattform für Ihr Unternehmen, indem Sie auf diese Top-Funktionen von ERP-Beschaffungsmodulen achten. Auch wenn Ihre bevorzugte Option nicht jede dieser Lösungen bietet, sollte sie Ihre wichtigsten Anforderungen erfüllen.
| Wichtige Funktionen von ERP-Beschaffungsmodulen | |
| Bestellmanagement (Purchase Order, PO) | Vereinfacht die Erstellung, Freigabe und Nachverfolgung von Bestellanforderungen und Bestellungen |
| Vertragsmanagement | Verwaltet Lieferantenverträge und Vereinbarungen für maximale Compliance und Transparenz |
| Lager- und Auftragsmanagement | Synchronisiert die Beschaffung mit Lagerbeständen, um Fehlbestände oder Überbestände zu vermeiden |
| Beschaffungsquellen (Sourcing) | Identifiziert und bewertet potenzielle Lieferanten für eine vielfältige und verlässliche Lieferantenbasis |
| Management von externen Arbeitskräften | Überwacht und optimiert den Einsatz von zeitlich befristeten oder externen Mitarbeitern entsprechend den Beschaffungsanforderungen. |
| Lieferantenrisiko- und Leistungsmanagement | Bewertet und überwacht die Leistung und Risiken von Lieferanten, um hohe Standards sicherzustellen |
| Ausgabenanalyse | Bietet Einblicke in die Ausgabenstruktur der Beschaffung, um Einsparpotenziale zu entdecken und die Finanzen zu verbessern |
| Integrationen | Ermöglicht die Konnektivität Ihres Tool-Stacks durch automatischen Datenaustausch |
1. Bestellmanagement (Purchase Order, PO)
Jedes umfassende ERP-Beschaffungsmodul beinhaltet umfangreiche PO-Management-Funktionen. Damit können Bestellungen erstellt, genehmigt und verfolgt werden, sodass Sie notwendige Artikel erhalten und deren Dokumentation gesichert ist.
2. Vertragsmanagement
Das Vertragsmanagement umfasst die effiziente Verwaltung von Lieferantenvereinbarungen sowie die Überwachung des Vertragsstatus. Das richtige ERP-Beschaffungsmodul dient als Vertragsdatenbank, in der alle Vertragsdetails leicht zugänglich sind – das hilft, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und erneuert Verträge unkompliziert.
3. Lager- und Auftragsmanagement
Die Lager- und Auftragsmanagement-Funktionen helfen Ihnen, die Beschaffungsaktivitäten mit Lagerbeständen und Kundennachfrage abzugleichen, um Engpässe oder Überbestellungen zu vermeiden. Außerdem gewährleisten sie eine reibungslose Nachverfolgung und Lieferung von Bestellungen.
4. Beschaffungsquellen (Sourcing)
Wenn Sie Ihren Prozess zur Lieferantenauswahl und -prüfung vereinfachen und beschleunigen möchten, ist ein ERP-Beschaffungsmodul mit strategischem Sourcing-Tool ideal. Diese Funktion bietet eine Lieferantendatenbank, in der Sie zuverlässige Anbieter finden und bewerten können – das schont Ressourcen und steigert die Qualität Ihrer Ergebnisse.
5. Management von externen Arbeitskräften
Mit diesem ERP-Beschaffungsfeature managen Sie externe oder befristete Mitarbeitende effektiv, indem Sie deren Einsatz auf die Beschaffungsbedarfe und Unternehmensziele abstimmen. So erhalten Sie mehr Übersicht und Kontrolle über externe Arbeitskräfte, was die Qualität steigert, Kosten senkt und Prozesse effizienter macht.
6. Lieferantenrisiko- und Leistungsmanagement
Diese Funktion ist entscheidend für den erfolgreichen Einsatz von ERP im Beschaffungsbereich, da sie die Bewertung und Überwachung potenzieller Risiken Ihrer Lieferanten ermöglicht.
Letztlich bedeutet gutes Risiko- und Leistungsmanagement bei Lieferanten: weniger Probleme und höhere Qualitätsstandards. Unbedingt zu empfehlen!
7. Ausgabenanalyse
Die besten ERP-Beschaffungsmodule verfügen über aussagekräftige Funktionen zur Ausgabenanalyse, die Ausgabemuster in der Beschaffung aufdecken. Die Erkenntnisse daraus helfen, Einsparpotenziale zu identifizieren, Beschaffungsstrategien zu optimieren und die finanzielle Gesamtleistung zu steigern.
8. Integrationen
Abschließend sollten Ihre ERP-Beschaffungsmodule leistungsstarke Integrationsmöglichkeiten bieten, um effiziente Geschäftsabläufe sowie nahtlose Konnektivität mit anderen Unternehmensprozessen und -systemen zu ermöglichen.
Schauen wir uns die Integration von Beschaffungs-ERP-Systemen im Detail an.
Integration von Beschaffungsautomatisierungssoftware
Die Integration Ihrer Beschaffungsautomatisierungssoftware (oder des ERP-Moduls) mit den übrigen Geschäftsbereichen und Ihrem Tool-Stack ist keine kleine Aufgabe, aber sie lohnt sich zu 100%.
Egal ob Sie Ihr Beschaffungs-ERP mit Finanztools synchronisieren oder es mit dem teamweiten Identitätsanbieter verbinden möchten – dieser Leitfaden unterstützt Sie dabei, Beschaffungsautomatisierungssoftware erfolgreich mit ERP-Systemen zu verbinden.
1. Bewerten Sie Ihren Integrationsbedarf
Analysieren Sie Ihre aktuellen Systemprozesse, um die Prozesse zu identifizieren, die mit Ihrem ERP-Beschaffungsmodul kommunizieren müssen, sowie die Daten, die ausgetauscht werden sollen.
Listen Sie zunächst alle an der Beschaffung beteiligten Systeme in Ihrem Unternehmen auf, wie Ihr CRM, Buchhaltungssoftware und Ihre Bestandsverwaltungs-App. Definieren Sie anschließend den Datenfluss zwischen diesen Systemen und legen Sie Integrationsziele fest, wie beispielsweise Echtzeitdatenaktualisierungen oder Batchverarbeitung.
2. Wählen Sie den besten Integrationstyp
Sie können Ihre Beschaffungsautomatisierungssoftware oder Ihr ERP-Modul auf unterschiedliche Weise mit Ihren Geschäftsprozessen und Ihrem Tool-Stack integrieren. Wählen Sie die Integrationsmethode, die am besten zu den Komplexitäts- und Skalierbarkeitsanforderungen Ihrer Systeme passt.
API-basierte Integrationen eignen sich zum Beispiel hervorragend für den direkten Datenaustausch zwischen Quell- und Zielsystemen, etwa zwischen Ihrer CDP und dem CRM.
Gleichzeitig sind Middleware-Lösungen wie Enterprise Service Bus (ESB) und iPaas-Tools ideal für komplexe Multi-System-Umgebungen bzw. für weniger komplexe, budgetfreundliche Implementierungen.
3. Erstellen Sie einen detaillierten Integrationsplan
Je nach Komplexität und Umfang Ihrer Abläufe kann die ERP-Beschaffungsintegration von wenigen Minuten bis zu mehreren Wochen dauern.
Ein Plan, der den Integrationsprozess, Verantwortlichkeiten, Meilensteine und Zeitpläne festlegt, standardisiert das Projekt und hält alles organisiert und effizient.
Dieser Schritt erfordert außerdem:
- Datenfelder abbilden.
- Workflows definieren.
- Überwachungsmechanismen einrichten.
Dieser Schritt ist sehr spezifisch und abhängig von Ihrem Unternehmen. Falls Sie den Plan nicht selbst erstellen können, empfiehlt es sich, mit einer internen Projektleitung oder einem externen ERP-Berater zusammenzuarbeiten.
4. Führen Sie die Integration durch
Integrieren Sie Ihre relevanten Systeme gemäß dem festgelegten Plan, beginnen Sie jedoch zunächst mit Pilot-ERP-Tests, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert, bevor Sie die vollständige Umsetzung durchführen.
5. Überwachen und warten Sie die Integration
Sobald Ihre ERP-Beschaffungsintegrationen live sind, überwachen Sie deren Leistung und halten Sie das System funktionsfähig.
Beachten Sie dabei mögliche Probleme wie inkonsistente Daten, Systemleistungsprobleme oder erforderliche Updates. Nutzen Sie außerdem Automatisierungstools zur Überwachung, führen Sie regelmäßige Wartungsprüfungen durch und sammeln Sie Feedback von Endnutzern, um Hindernisse frühzeitig zu erkennen und zu beseitigen.
Brancheneinsatz von ERP-Beschaffung
ERP im Beschaffungswesen verbessert das Lieferantenmanagement und unterstützt verschiedene Geschäftsbereiche, darunter Produktion, Einzelhandel, Lieferkettenmanagement und Logistik.
- Produktion: In der Fertigungsindustrie unterstützen ERP-Beschaffungsmodule den Einkauf von Rohstoffen und Komponenten und stellen sicher, dass die Produktion nicht wegen fehlender Vorräte stoppt.
- Einzelhandel: Für Einzelhändler helfen ERP-Beschaffungssysteme dabei, Lieferantenbeziehungen zu managen, bessere Verträge auszuhandeln, die Nachfrage vorherzusagen und sicherzustellen, dass die richtigen Produkte zur richtigen Zeit im Laden vorrätig sind.
- Supply Chain Management: ERP-Beschaffungsmodule erleichtern das Management der Lieferkette und sorgen dafür, dass alle Komponenten für Produktion und Vertrieb verfügbar sind, indem sie Einkaufsaktivitäten über mehrere Anbieter hinweg koordinieren.
- Logistik: Beschaffungs-ERP-Software im Bereich Logistik ermöglicht pünktliche Lieferungen und minimale Kosten durch effiziente Transport- und Lagerverwaltung.
Zukünftige Trends im ERP-Beschaffungswesen
Das ERP-Beschaffungswesen hat vielversprechende Aussichten, da neue Technologien für mehr Effizienz sorgen. Bleiben Sie der Konkurrenz voraus, indem Sie sich auf die Anforderungen dieser wichtigen zukünftigen Trends, ERP-Weiterentwicklungen und Verbesserungen in der Beschaffungstechnologie einstellen:
→ Mobiles ERP
Mobile ERP-Anwendungen werden im Beschaffungswesen immer beliebter, da sie es den Nutzern ermöglichen, Geschäftsankäufe bequem von überall aus einzusehen und zu verwalten.
Dieser Trend ermöglicht zeitnahe Entscheidungen, bessere Zusammenarbeit und erhöhte Produktivität für Procurement-Profis unterwegs.
→ Cloud-basierte ERP-Lösungen
Cloud-basierte ERP-Lösungen werden täglich beliebter; der globale Markt für Cloud-ERP wird bis 2025 eine Bewertung von 40,5 Milliarden $ erreichen.
Der Grund, warum sie für Beschaffungsteams so attraktiv sind, ist naheliegend: Während On-Premise-ERPs möglicherweise mehr Sicherheit und Kontrolle bieten, sind Cloud-ERPs flexibler, skalierbarer und kosteneffizienter.
→ Internet der Dinge (IoT)
Die Integration von IoT-Geräten in ERP-Systeme ermöglicht die Erfassung von Echtzeitdaten und eine sehr detaillierte Sicht auf die Lieferkette. Kein Wunder, dass Anbieter diese Technologie immer stärker nutzen. IoT-Daten ermöglichen zudem informierte Entscheidungen, optimierte Lagerbestände und eine verbesserte Lieferantenbewertung.
Die Verknüpfung von IoT- und Transaktionsdaten ist das Tor zur digitalen Transformation.
→ KI-Systemintegration
Künstliche Intelligenz ist ein Trend, der die Tech-Branche in den letzten Jahren im Sturm erobert hat – und auch das ERP-Segment blieb davon nicht unberührt.
KI wird zunehmend in ERP-Beschaffungssysteme integriert, um repetitive Aufgaben zu automatisieren, große Datenmengen zu analysieren und Nachfrage vorherzusagen – wodurch Lieferkettenrisiken proaktiv minimiert werden.
Tun Sie es – Werden Sie papierlos
Die traditionelle Beschaffung setzt auf physische Dokumente und ist mit vielen manuellen Prozessen verbunden, die der Vergangenheit angehören sollten.
Der Weg nach vorn ist die E-Beschaffung über ERP-Systeme. Sie digitalisieren Einkaufsunterlagen und automatisieren Lieferantenbeziehungen – für einen schnelleren, reibungsloseren und kosteneffizienteren Beschaffungszyklus.
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