8 bewährte Methoden zur ERP-Implementierung zur Minimierung von Ausfallzeiten
Schlüsselkennzahlen definieren und kommunizieren: Die Festlegung von wesentlichen Anforderungen und KPIs, die auf die Unternehmensziele abgestimmt sind, hilft bei der Priorisierung von Aufgaben, beschleunigt Entscheidungsprozesse und verhindert Fehltritte bei der ERP-Implementierung.
Sie brauchen Führungskräfte als Fürsprecher: Dieses Projekt lässt sich nicht allein umsetzen – selbst dann nicht, wenn Sie der CEO sind. Sie benötigen die Zustimmung anderer Führungskräfte, damit alle dieselbe Richtung einschlagen.
Vergessen Sie die Mitarbeitenden nicht: Wenn die Mitarbeitenden nicht frühzeitig über das System informiert und im Umgang geschult werden, lässt sich der erwartete ROI kaum erzielen.
Gehen Sie sorgfältig mit Daten um: Hastigkeit beim Datentransfer ist fehl am Platz; auch wenn dieser Teil nicht besonders spannend ist, zahlt sich Sorgfalt aus und erspart später viel Zeit und Ärger.
Implementierung ist kein Einmal-Projekt: Ausreichende Überwachung und Troubleshooting nach der Implementierung sind notwendig, um sich an veränderte Abläufe anzupassen.
Es besteht kein Zweifel daran – die Einführung eines ERP-Systems ist ein Gewinn für alle Unternehmensorganisationen. Besonders wichtig ist es, wenn Ihr Unternehmen Folgendes beheben möchte:
- Dateninkonsistenzen, die den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen
- Niedrige Produktivität und hohe Personalkosten aufgrund manueller Ressourcenplanung
- Schlechte Datentransparenz, was zu langsamem Change Management führt
Trotz aller potenziellen Vorteile kann eine ERP-Einführung zum Albtraum werden, wenn Sie potenzielle Probleme wie Prozessunterbrechungen, Kostenüberschreitungen und Fehler durch Anwender oder Software nicht vorab berücksichtigen und entsprechende Maßnahmen ergreifen.
Minimieren Sie Budgetüberschreitungen und Systemausfälle, indem Sie die folgenden Best Practices für eine erfolgreiche ERP-Einführung anwenden:
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1. Schlüsselanforderungen und KPIs klar definieren
Bevor Sie irgendetwas anderes tun, definieren Sie Ihre ERP-Software-Anforderungen sowie die KPIs, die mit Ihren Unternehmenszielen übereinstimmen. So stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Aufgaben priorisieren und schnell zielgerichtete Entscheidungen treffen können. Damit werden außerdem kritische Geschäftsanforderungen nicht übersehen und wichtige Deadlines eingehalten.
Nehmen Sie zum Beispiel Kambukka, einen führenden Hersteller von Ess- und Trinkgefäßen. In der Vergangenheit musste das Team der Marke die Lagerbestände manuell anpassen und für jeden Verkauf Rechnungen erstellen. Daher suchten sie ein ERP-System, um diese Prozesse zu automatisieren.
Mit klar definierten Zielsetzungen wählte Kambukka einfach die passendste Lösung (Microsoft Dynamics 365) für ihre Anforderungen aus – was Zeit spart, menschliche Fehler beseitigt und es den Mitarbeitenden ermöglicht, sich wieder verstärkt auf den Verkauf zu konzentrieren.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Hier eine kurze Anleitung zur Definition Ihrer ERP-Einführungsanforderungen und KPIs:
- Beziehen Sie alle relevanten Stakeholder ein, um die wichtigsten Ziele für die Einführung eines ERP-Systems zu benennen, zu diskutieren und abzustimmen.
- Priorisieren Sie die aufgeführten Ziele, indem Sie sie in folgende Kategorien gruppieren:
- Essentiell: Grundlegende Funktionen für Ihren Geschäftsbetrieb.
- Wünschenswert: Funktionen, die den Nutzen der neuen Software erhöhen.
- Kein unmittelbarer Bedarf: Funktionen, die Sie nicht sofort benötigen, die aber mit wachsendem Unternehmen nützlich werden.
- Nett zu haben: Nicht essentielle Funktionen, die Ihre Geschäftsprozesse vereinfachen können.
- Dokumentieren Sie alles und stellen Sie sicher, dass jeder Stakeholder eine Referenz für während und nach der Implementierung hat.
Führen Sie diesen Schritt vor der Auswahl eines ERP-Systems durch, damit Sie eine Lösung auswählen können, die den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht und den Aufwand eines späteren Systemwechsels vermeiden.
2. Entwickeln Sie einen soliden ERP-Einführungsplan
Ähnlich wie eine gute Karte vermittelt ein durchdachter ERP-Einführungsplan dem Team eine klare Richtung und stellt sicher, dass jedes Mitglied am selben Strang zieht. Diese Klarheit mindert das Ausfallrisiko, da ein gemeinsames Verständnis darüber besteht, wer was, wann und warum zu tun hat.
Die effektivsten ERP-Strategien umfassen diese drei Schlüsselschritte: Auswahl der passenden Software, Ernennung eines Projektmanagers und der Teammitglieder sowie Durchführung von ERP-Tests.
A) Wählen Sie eine geeignete ERP-Software aus
Nachdem Sie Ihre Ziele festgelegt haben, ist es an der Zeit, die beste ERP-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Natürlich könnten Sie einfach ein bekanntes Tool auswählen und es dabei belassen, aber davon würde ich abraten.
Erstellen Sie stattdessen eine Vorauswahl verschiedener ERP-Softwarelösungen und bewerten Sie diese nach Anwendungsbereichen, wichtigsten Funktionen, Integrationen, Qualität des Kundensupports, Skalierbarkeit und weiteren Faktoren. Wählen Sie anschließend die Plattform, die sich optimal in Ihre Projektpläne einfügt.
Dies sind die besten ERP-Systeme, die wir bislang gefunden haben, um Ihre Shortlist zu starten:
Zum Beispiel hat der ehemalige Buchhalter und Accurise-Gründer Rob Howard bei der Suche nach einem modernen Finanz-ERP zwei Hauptfaktoren berücksichtigt:
- Funktionen: Er wollte eine einzige Plattform für Ausgaben, Konsolidierung, Dokumentenmanagement-Freigaben und Echtzeitberichterstattung.
- Kundenerfahrung: Er suchte nach einem Anbieter, der ein überlegenes Onboarding-Erlebnis und praktische Unterstützung bot.
Nach Abwägung verschiedener Optionen, einschließlich Xero (eine der beliebtesten Buchhaltungslösungen), entschied sich Rob für Xledger aufgrund des erstklassigen Kundenservice, den die einheitliche Lösung bot.
B) Ernennen Sie einen Projektmanager und ein internes Implementierungsteam
Die Realität der ERP-Implementierung variiert je nach Unternehmensart, Branche und Größe. Kleine Unternehmen können sich für ERP-Implementierungsmethoden entscheiden, die sechs Monate oder weniger dauern, während große Unternehmen ihr System auch nach ein oder zwei Jahren noch entwickeln oder ausrollen können.
Deshalb benötigen Sie einen starken ERP-Projektmanagement-Plan, der auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist – er leitet Sie durch die gesamte Implementierungsphase. Dieser Plan sollte einen dedizierten Projektmanager und ein Implementierungsteam beinhalten, um Geschwindigkeit, Ordnung und Ressourcennutzung sicherzustellen.
Zu ihren Aufgaben gehören:
- Abstimmung Ihres ERP-Systems auf die Geschäftsbedürfnisse
- Definition des Projektumfangs und Sicherstellung der Einhaltung
- Sicherstellung, dass wichtige Führungskräfte, Executives und andere Interessengruppen in den Entscheidungsprozess eingebunden sind
- Überwachung und Umsetzung der funktionalen Details der ERP-Implementierung, wie z. B. Konfiguration des ERP-Systems, Management von Sicherheits- und Datenschutzaspekten sowie Anpassung von Geschäftsprozessen an die Möglichkeiten des ERP-Systems
C) Führen Sie umfangreiche ERP-Tests durch
Für reibungslose und nachhaltige ERP-Implementierungen sind sorgfältige Belastungs- und Funktionstests erforderlich.
Prüfen Sie, ob alle Funktionen und Module Ihres ERP-Systems fehlerfrei und auf verschiedene reale Szenarien anwendbar sind – auch unter Druck. Stärken Sie zudem das Vertrauen der Endanwender in die Software und vergewissern Sie sich, dass sie deren Anforderungen erfüllt, indem Sie sie in den Testprozess einbeziehen.
Kritische Tests, die Sie an Ihrem ERP-System vor dem Rollout durchführen können, umfassen:
- Funktionstests aller Features.
- Leistungstests zur Bewertung von Geschwindigkeit, Flexibilität und Stabilität.
- Sicherheitstests zur Aufdeckung und Behebung von Schwachstellen.
- Regressionstests nach Änderungen und Updates.
- Explorative Tests, um versteckte Fehler und Randfälle zu finden.
3. Unterstützung durch die Geschäftsleitung sichern
Der Erfolg einer ERP-Implementierung hängt maßgeblich vom Top-Management ab – das könnten Sie selbst sein oder die Person, der Sie das Projekt vorstellen. Allerdings ist das Überzeugen der Geschäftsleitung, dass sie die notwendigen Ressourcen für eine ERP-Implementierung genehmigt, nur der erste Schritt.
Echte Unterstützung der Geschäftsleitung ist unerlässlich für eine erfolgreiche Einführung und bezeichnet, wie sehr sie engagiert sind, das Projekt zu überwachen und daran teilzunehmen.
Ein Beispiel ist Midwest Wheel. Das Unternehmen für Lkw-Ersatzteilvertrieb hatte klar die Unterstützung der Geschäftsleitung bei der Implementierung des ERP-Tools Infor, da es so eingerichtet wurde, dass das Management benachrichtigt wird über:
- Spezifische Mitarbeiteraktionen, die auf einen Bedarf an Korrekturschulungen hindeuten könnten.
- Neue Kunden und Aufträge, um zu gewährleisten, dass Preisstandards konstant bleiben.
Wenn Ihr Management und Ihre Führungskräfte die Vorteile zwischen Ihren aktuellen Geschäftsprozessen und dem produktiveren zukünftigen Zustand dieser Prozesse – sowie den Return on Investment Ihres ERP-Projekts – klar verstehen, werden sie Ihnen eher die Zeit und das Personal zur Verfügung stellen, die Sie benötigen, um das Projekt zu rechtfertigen.
Gewinnen Sie die Unterstützung des Managements für eine effektive ERP-Einführung, indem Sie diese Schritte befolgen:
- Heben Sie die kurz- und langfristigen Vorteile der ERP-Software für Ihr Unternehmen hervor, seien dies Kosteneinsparungen, Umsatzsteigerungen oder eine höhere Produktivität der Mitarbeitenden.
- Führen Sie regelmäßige Meetings mit wichtigen Stakeholdern durch, um sie informiert und eingebunden zu halten.
- Richten Sie ein Lenkungsgremium mit Vertretern verschiedener Abteilungen ein, um das Projekt zu steuern.
- Stellen Sie eine ständige Kommunikation zwischen Führungskräften und Abteilungsleitern über ERP-Einführungsmethoden, veränderte Prozesse und konkrete Vorteile sicher.
- Teilen Sie das Projekt in überschaubare Abschnitte auf; wenn die Vorteile zu lange auf sich warten lassen, könnten Vorstandsmitglieder, die regelmäßig Ergebnisse präsentieren müssen, ihre Unterstützung entziehen.
- Automatisieren Sie Berichte und Benachrichtigungen über wichtige Aktivitäten, damit Ihre Geschäftsleitung Einblick in das Tagesgeschäft erhält.
4. Setzen Sie ein realistisches Budget und einen Zeitplan
Jede Phase des ERP-Einführungsprozesses bringt eigene Kosten- und Zeitfaktoren mit sich, für die Sie ausreichend planen müssen. Wenn Sie realistisch bleiben, was Ihr Team aufwenden kann, setzen Sie die richtigen Erwartungen und stellen sicher, dass Ihnen während der Implementierung nicht die Ressourcen ausgehen und dadurch das gesamte Projekt scheitert.
Im Fall von Nestlé legte das Unternehmen einen Zeitrahmen und ein Budget für die Einführung seines gewählten ERP-Systems, SAP, mit Unterstützung des unternehmenseigenen Service- und Supportteams fest.
Das Ergebnis? Eine termingerechte, budgetkonforme und reibungslose Umsetzung – trotz Projektgröße und -komplexität.
Ihr ERP-Einführungsbudget sollte neben den Kosten für die Systemeinrichtung Folgendes beinhalten:
- Gebühren für Hardware-Upgrades
- Beratungsgebühren
- Schulungskosten
- Eine Rücklage für unerwartete Ereignisse
5. Bereiten Sie sich auf die Datenmigration vor
Hier wird es etwas anspruchsvoller. Die Datenmigration beinhaltet die Übertragung aller relevanten Unternehmens- und Nutzerdaten in das ERP-Tool, sodass sie automatisch für unterschiedliche Bereiche und Abteilungen zugänglich sind.
Wird dieser Prozess schlampig durchgeführt, entstehen Fehler und Dateninkonsistenzen. Je nachdem, wie viele Daten Sie über Systeme, Tools und Teams verteilt haben, kann dies außerdem sehr hektisch und zeitintensiv werden.
Daher ist es ratsam, sich frühzeitig vorzubereiten und den Migrationsprozess zu starten.
Die passende ERP-Software kann Ihre aktuellen Systeme problemlos ersetzen oder integrieren und unterstützt eine zeitnahe, fehlerfreie Datenmigration.
Nutzen Sie die Migration als Gelegenheit, um veraltete historische Daten auszusortieren.
Hier ist eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Datenmigration:
- Überprüfen Sie die Daten Ihres bestehenden Systems, um sicherzustellen, dass sie mit dem neuen System kompatibel sind. Falls nicht, bewerten, bereiten Sie alle vorhandenen Daten vor und konvertieren Sie sie in ein kompatibles Format.
- Identifizieren und kategorisieren Sie die Arten von Daten, die migriert werden müssen.
- Bereinigen und validieren Sie die Daten auf Genauigkeit und Konsistenz.
- Lassen Sie doppelte Datensätze, veraltete Informationen und Inkonsistenzen weg.
- Stellen Sie Datenstandards für Ihr ERP-System auf (z. B. wie Kundennamen formatiert sein sollen).
- Beteiligen Sie ERP-Berater und Fachexperten, um den Datenprozess zu validieren.
- Testen Sie den Prozess und beheben Sie Schwachstellen.
- Entwickeln Sie einen Backup-Plan für den Fall von Datenverlust oder Fehlern.
- Planen Sie eine fortlaufende Data Governance, um die Qualität auch nach der Implementierung aufrechtzuerhalten.
6. Schulen Sie Mitarbeiter in ERP-Anwendungen
Bevor Sie Ihr neues ERP-System offiziell einführen, schulen Sie die Mitarbeitenden (die Endnutzer), wie es ihnen helfen kann, ihre Aufgaben zu erledigen, Prozesse zu optimieren und ihre Ziele zu erreichen. Diese Schulung fördert die Akzeptanz und sorgt dafür, dass sich Ihre Investition schneller auszahlt.
Wenn Ihre ERP-Plattform und Ihr Plan einen eigenen Account Manager oder ein Implementierungsteam vorsehen, nutzen Sie diese – sie haben das schon oft erlebt und können Sie unterstützen.
7. Sorgen Sie für kontinuierlichen Support und Wartung
Es ist (fast) unmöglich, dass Benutzer ein neues ERP-System sofort nach dem Start perfekt beherrschen. Nach dem Go-live Ihrer ERP-Software werden die Nutzer höchstwahrscheinlich Fragen stellen und Unterstützung suchen, sobald sie auf Probleme stoßen.
Sobald die Leute das System nutzen, ist es mehr als wahrscheinlich, dass sie auf Probleme stoßen und Fragen stellen. Es ist ratsam, sich darauf vorzubereiten, indem Sie verschiedene Ressourcen bereitstellen.
Daher sollte Ihr Implementierungsteam Lösungen für auftretende Probleme so schnell wie möglich bereitstellen, um zu vermeiden, dass die gleichen Probleme bei anderen Mitarbeitenden auftreten.
8. Führen Sie eine Nachimplementierungsbewertung durch
Die Implementierung des ERP-Systems endet nicht nach der Einführung. Tatsächlich beginnt jetzt die eigentliche Arbeit. Eine ausreichende Unterstützung nach der Implementierung begrenzt die Frustration der Nutzer (und die Gefahr, dass Ihr System abstürzt, bevor Sie den erwarteten ROI erzielen).
Ein unterstützender ERP-Anbieter ist hier ein großer Vorteil.
Zum Beispiel, als das ausgelagerte Buchhaltungsunternehmen Accurise Xledger eingeführt hat, entwickelte der Anbieter ein zweimonatiges Trainingsprogramm, um ihnen das Verständnis des Tools zu erleichtern. Darüber hinaus haben die Berater von Xledger auch nach dem Live-Gang weiterhin Unterstützung geleistet.
Der Punkt? Nach einem erfolgreichen ERP-Start gilt:
- Bewerten Sie Ihr ERP-System kontinuierlich anhand der wichtigsten Anforderungen, Kennzahlen und KPIs, die Sie zu Beginn des Projekts definiert haben.
- Sammeln Sie regelmäßig Rückmeldungen der Nutzer und nutzen Sie diese zur kontinuierlichen Verbesserung.
- Führen Sie regelmäßige System-Health-Checks durch.
- Schaffen Sie ein klares System zur Priorisierung und Bearbeitung neuer oder wiederkehrender Probleme.
Häufige Fehler bei der ERP-Implementierung
Jedes Unternehmen ist auf seine Art einzigartig … aber manche Herausforderungen betreffen scheinbar alle gleichermaßen. Hier sind einige der häufigsten Fehler bei der Implementierung:
Unterschätzung der Herausforderungen
Wer die technischen Herausforderungen und ihre Auswirkungen auf Geschäftsprozesse unterschätzt, riskiert unrealistische Zeitpläne und Budgets sowie eine unzureichende Ressourcenzuteilung für das Projekt.
Unwirksames Projektmanagement
Wenn Sie folgende Situationen haben:
- Schlechte Koordination zwischen verschiedenen Teams
- Mangel an klaren Meilensteinen und Zuständigkeiten
- Unzureichendes Risikomanagement
- Unfähigkeit, Scope Creep zu managen
Wird die Umsetzung aus dem Ruder laufen. Bringen Sie diese Punkte vor Projektstart unter Kontrolle und behalten Sie ihren Verlauf im Blick. Jede Unsicherheit kann Sie aus der Bahn werfen.
Mangelnde Unterstützung
Wenn die starke, sichtbare Unterstützung durch zentrale Interessengruppen fehlt, können ERP-Projekte an Schwung verlieren oder auf Widerstand des mittleren Managements stoßen.
Finden Sie Befürworter:innen in Ihrer Geschäftsleitung und binden Sie diese aktiv in die Projektkommunikation ein.
Unzureichende Ressourcenbereitstellung
Wenn Sie unterschätzen, was für das Projekt notwendig ist, resultiert das in einem unterbesetzten Projektteam, unzureichender Schulung oder zu starken Einsparungen bei entscheidenden Aspekten wie Datenmigration oder ERP-Tests.
Wenn Sie verstehen, was benötigt wird – und dies klar kommunizieren – erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen erheblich.
Übermäßige Anpassung
Auch wenn ERP-Anpassungen für manche Unternehmen sinnvoll sind, sollten Sie hier vorsichtig vorgehen.
Anpassungen verursachen höhere Kosten, erschweren Upgrades und Wartung und verlängern die Implementierungsdauer – stellen Sie also sicher, dass eine Anpassung wirklich erforderlich ist, bevor Sie diese vornehmen.
Ineffiziente Geschäftsprozesse
Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse nicht vor oder während der ERP-Einführung optimieren, arbeiten Sie später mit ineffizienten, automatisierten Abläufen – und müssen von vorn anfangen.
Das Projekt zu sehr anpreisen
Unterschätzen Sie das Projekt nicht, aber preisen Sie es auch nicht zu sehr an. Zu optimistische Zeitpläne und unrealistische Versprechen mögen die Unterschrift unter das Projekt bringen, doch sie führen zu Enttäuschung und dem Verlust von Unterstützung bevor das Projekt abgeschlossen ist.
Tests überspringen
Wer Testphasen überspringt oder sie zu schnell durchläuft, riskiert gravierende Probleme nach dem Go-Live. Verzichten Sie darauf! Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr System zu testen, und ergreifen Sie Maßnahmen auf Grundlage der Testergebnisse.
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Eine erfolgreiche ERP-Einführung ist ein komplexer Prozess, der sorgfältige Planung, konsequente Umsetzung und effektives Change Management erfordert.
Auch wenn Herausforderungen unvermeidbar sind: Mit diesen Best Practices meistern Sie die Komplexität einer ERP-Implementierung und minimieren Ausfallzeiten.
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