Spesenkonten: Der ultimative Leitfaden für das Finanzmanagement

Typische Beispiele für Ausgaben sind Miete, Gehälter/Löhne, Nebenkosten, Werbung, Büromaterial und Reisekostenmanagement. Bezahlt ein Unternehmen beispielsweise für eine Dienstreise, wird dieser Betrag auf das entsprechende Spesenkonto gebucht. Das erhöht die Gesamtausgaben und senkt dadurch den Gewinn des Unternehmens.

So läuft der Prozess in der Regel ab: 

Nehmen wir an, Sie haben dieses Jahr 10.000 $ für die jährliche Bürofahrt ausgegeben, inklusive Unterhaltungs­ausgaben. Die Reiseagentur wurde noch nicht bezahlt und akzeptiert eine Zahlung im nächsten Abrechnungs­zeitraum.

Die 10.000 $ werden auf das Konto „Büroreisespesen“ übertragen und das Konto der Reiseagentur wird im gleichen Betrag gutgeschrieben. Sollten Sie sich fragen, warum das so funktioniert, dann lesen Sie gerne unseren Leitfaden zu den drei goldenen Regeln der Buchhaltung.

Wenn Sie Ihre Bücher am Ende des Abrechnungs­zeitraums abschließen, wird der Saldo des Spesenkontos in das Gewinn- und Verlustkonto übertragen (dargestellt als Gewinn- und Verlustrechnung für die GAAP-Konformität). In Ihrem Journal werden die nachfolgenden Buchungen vorgenommen, um die oben diskutierte Transaktion zu erfassen:

Warum sind Spesenkonten wichtig?

Spesenkonten helfen dabei, Ausgaben und deren indirekte Kosten zu organisieren und zu kategorisieren. Außerdem ermöglichen sie die Überwachung von ausgabenkategorie­bezogenen Schwellenwerten, verschaffen Überblick, Kontrolle und Einblick in Ihre Unternehmensabläufe.

Beispiel: Angenommen, Sie haben ein Budget von 50.000 $ für Feierlichkeiten wie Geburtstage, Jubiläen und andere persönliche Anlässe Ihrer Mitarbeitenden. Viele Teammitglieder sind in diesem Quartal Eltern geworden und Sie haben das Budget bereits vor Ende des 2. Quartals überschritten.

Mit einem Spesenkonto für Mitarbeiterfeiern kann Ihr Team einen drohenden Budget­überschreitungs­fall frühzeitig erkennen. Das gibt Ihnen Zeit, andere Ausgabenkategorien oder das Kontenverzeichnis zu überprüfen und ggf. Mittel umzuschichten, um trotz allem innerhalb des Gesamtausgaben­rahmens zu bleiben.

IRS-konform

Auch für das IRS ist die getrennte Führung von Spesenkonten wichtig – das Finanzamt will wissen, wofür Sie Geld ausgegeben haben, nicht nur wie viel. Die getrennte Verbuchung aller Ausgabenkategorien erleichtert dem Steuerprüfer und externen Prüfenden die Kontrolle und Anerkennung der betrieblichen Ausgaben als abzugsfähige Kosten.

Die 4 verschiedenen Arten von Spesenkonten

Wussten Sie, dass es mehr als einen Typ von Spesenkonto gibt? Verschiedene Spesenkonten haben jeweils besondere Charakteristika, die langfristig wichtig sind. Hier eine vollständige Übersicht der verschiedenen Typen und ihrer Besonderheiten:

Herstellungskosten der verkauften Waren (COGS)

Die Herstellungskosten der verkauften Waren (cost of goods sold, COGS) umfassen bei Herstellern die direkt angefallenen Kosten für die Produktion der Waren. Im Handel zählen hierzu die Beschaffungskosten des Warenbestands sowie zugehörige Aufwendungen wie Frachtkosten.

Sogar Dienstleistungsunternehmen haben ein COGS-Äquivalent, nämlich die „Cost of Sales“ (COS), also die direkten Kosten (direkte Löhne und Gemeinkosten), die bei der Erbringung der Dienstleistung anfallen. CFOs in SaaS-Unternehmen beschäftigen sich meist mit Cost of Sales, während Tech-CFOs bei Hardware-Unternehmen weiterhin mit COGS und Inventar arbeiten müssen.

COS werden im Jahr ihrer Entstehung als Aufwand gebucht. In einigen Fällen werden sie aktiviert – dann erscheinen sie meist als aktive Rechnungsabgrenzungsposten (im Englischen: prepaid expenses) in der Bilanz. Wird zum Beispiel ein Teil der COS im Voraus für zukünftige Dienstleistungen bezahlt, wird dies als aktive Rechnungsabgrenzung erfasst und über die Nutzungsdauer verteilt.

Wann immer ein Hersteller für Rohstoffe, Löhne und Gemeinkosten aufwendet, werden diese Ausgaben als Bestand (Inventar) aktiviert. Sie verbleiben in der Bilanz, bis sie verkauft werden. Kauft ein Händler diese Waren, erscheint deren Einkaufspreis als Inventar in seiner Bilanz, bis sie weiterverkauft sind.

Angenommen, Sie verkaufen T-Shirts und die Stückkosten für ein T-Shirt betragen $10. Immer wenn Sie eine Einheit (ein T-Shirt) verkaufen, werden $10 vom Lagerbestand auf das Konto für Umsatzkosten (COGS) übertragen. Der Wert des unverkauften Lagerbestands – sagen wir 1.000 Einheiten im Wert von $10.000 – bleibt weiterhin in der Bilanz stehen.

Der Saldo im COGS-Konto wird am Jahresende auf das Gewinn- und Verlustkonto abgeschlossen, um den Bruttogewinn zu berechnen. 

Beachten Sie

Vorräte (ein Umlaufvermögen) werden erst zum Aufwand verbucht, wenn sie verkauft werden – sowohl bei Herstellern als auch bei Händlern, in Übereinstimmung mit dem Matching Principle der Rechnungslegung.

Betriebskosten

Betriebskosten werden selten aktiviert. Die meisten Betriebskostenkonten, wie Werbekosten, Reisekosten für geschäftliche Zwecke und Nebenkosten, werden zum Jahresende in die Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen.

Es gibt jedoch einige Ausnahmen. Beispiele dafür sind:

Nicht-betriebliche Aufwendungen

Nicht-betriebliche Aufwendungen sind Kosten, die nicht direkt mit den Kerngeschäftsaktivitäten des Unternehmens zusammenhängen. Sie werden wie alle anderen Aufwendungen behandelt. Hier ein paar Beispiele:

• Zinsen: Zinsen sind ein finanzieller Aufwand. Zinszahlungen für Kredite, Anleihen oder Kreditlinien zählen zu den nicht-betrieblichen Aufwendungen.
• Vergleichszahlungen und Anwaltskosten: Bußgelder, Strafen und Vergleiche aus Prozessen, die nicht aus normalen Geschäftstätigkeiten resultieren, werden als nicht-betrieblich erfasst.
• Abschreibungen (manchmal nicht-betrieblich): Abschreibungsaufwendungen für Vermögenswerte, die nicht im Kerngeschäft verwendet werden (z.B. vermietete Immobilien), können als nicht-betrieblich klassifiziert werden.

Nicht abzugsfähige Aufwendungen

Nicht abzugsfähige Aufwendungen werden wie alle anderen Aufwendungen verbucht, jedoch nicht bei der Steuererklärung berücksichtigt. Obwohl ein nicht abzugsfähiger Aufwand Ihren Nettogewinn mindert, reduziert er nicht Ihre Steuerlast, da die IRS ihn nicht anerkennt.

Beispiele für nicht abzugsfähige Aufwendungen sind Bußgelder und Strafen (z.B. IRS-Strafen und OSHA-Bußgelder), politische Spenden und Aufwendungen für Lobbyarbeit sowie bestimmte Lebensversicherungsprämien (wenn das Unternehmen der Begünstigte ist).

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Vorteile von Aufwandskonten

Aufwandskonten sind ein unverzichtbarer Bestandteil der Finanzbuchhaltung, denn ohne sie können keine Abschlüsse erstellt werden. Sie bringen aber auch weitere Vorteile, wie zum Beispiel:

• Präzise Finanzverfolgung: Die Trennung der Aufwendungen in eigene Konten verhindert finanzielles Chaos. Dies sorgt für übersichtliche Unterlagen zur Berichterstattung, Budgetierung und Analyse.
• Steueroptimierung und Compliance: Korrekt kategorisierte Aufwendungen helfen dabei, Abzüge zu maximieren und gleichzeitig die Vorgaben des Finanzamts zu erfüllen – niemand mag eine Prüfung.
• Einfachere Prüfungen und Analysen: Ob intern oder extern: Gut organisierte Aufwandskonten beschleunigen Prüfungen und erleichtern die Abstimmung der Buchführung.
• Kostenkontrolle und Budgetierung: Die Erfassung verschiedener Aufwandskategorien erleichtert die Budgetplanung und das Erkennen überhöhter Ausgaben, bevor diese zum Problem werden.

Nachteile von Spesenkonten

Es gibt keinen guten Grund – oder gar eine Option –, Spesen- bzw. Aufwandskonten zu ignorieren. Dennoch bringen sie einige Nachteile mit sich, darunter:

• Komplexität und administrativer Aufwand: Die Verwaltung mehrerer Spesenkategorien kann überwältigend werden, insbesondere für Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen. Zu viel Detailgenauigkeit bedeutet häufig ein administratives Desaster.
• Risiko der Falschzuordnung: Mitarbeitende oder Buchhalter können Spesen falsch zuordnen, was zu fehlerhaften Finanzberichten und möglichen Problemen mit der Steuereinhaltung führt.
• Uneinheitliche Kategorisierung zwischen Abteilungen: Wenn unterschiedliche Teams verschiedene Methoden zur Spesenerfassung nutzen, führt das zu Berichtsinkonsistenzen und Problemen bei der Abstimmung.

Wie man Spesen-/Aufwandskonten verwaltet

Die Verwaltung von Spesen- bzw. Aufwandskonten ist mehr als nur Buchhaltung. Es geht um finanzielle Kontrolle, Steueroptimierung und strategische Entscheidungsfindung. Hier sind einige Möglichkeiten, Spesenkonten effektiv zu managen:

1. Spesenkategorien standardisieren

Klassifizieren Sie Ausgaben und legen Sie fest, was jede Kategorie abdeckt. Vermeiden Sie jedoch zu viele Unterteilungen. Zu viele Kategorien machen die Berichterstattung unnötig komplex.

2. Spesenerfassung automatisieren

Nutzen Sie cloudbasierte Buchhaltungssoftware wie QuickBooks, Xero oder NetSuite, um Ausgaben automatisch zu kategorisieren und zu verfolgen. Ziehen Sie auch den Einsatz von Spesenautomatisierungstools wie Expensify, Brex oder Ramp in Betracht, damit Mitarbeitende Belege digital einreichen können.

3. Klare Richtlinien und Spesenberichte festlegen 

Definieren Sie zulässige Ausgaben, legen Sie fest, was Mitarbeitende abrechnen dürfen und was nicht, und nutzen Sie eine standardisierte Spesenberichtsvorlage. Verlangen Sie Belege für Ausgaben über einem bestimmten Betrag und etablieren Sie Genehmigungsabläufe. Beispielsweise könnten Sie Managerfreigaben für Spesenberichtserstattungen über 500 $ vorschreiben.

Es ist außerdem wichtig, festzulegen, wann Ausgaben eingereicht werden müssen und wann es zu früh ist. Wenn Sie zu früh einreichen, besteht das Risiko, das Nettoergebnis und die finanzielle Situation zu verzerren.

4. Konten regelmäßig abstimmen

Monatliche Abstimmungen, um sicherzustellen, dass gebuchte Ausgaben mit Kontoauszügen und Kreditkartentransaktionen übereinstimmen, sind eine hervorragende Methode, um Stress wegen fehlender oder fragwürdiger Buchungen zu vermeiden.

5. Ausgaben überwachen und Budgets festlegen 

Analysieren Sie Ausgabentrends, um festzustellen, wofür große Summen verwendet werden. Wenn Kosten stillschweigend steigen, helfen regelmäßige Überprüfungen, dies frühzeitig zu erkennen. Sie können Kosten auch kontrollieren, indem Sie Ausgabenlimits pro Abteilung festlegen und Performance-Tools wie die Budgetabweichungsanalyse nutzen.

6. Auf Steuerabzüge und Compliance achten

Um steuerliche Vorteile zu maximieren, bewahren Sie detaillierte Aufzeichnungen über abzugsfähige Ausgaben auf, wie z. B. Software-Abonnements und Spesen für Geschäftsreisen. Arbeiten Sie mit einem Steuerberater zusammen, um die Einhaltung der Vorschriften der Steuerbehörden sicherzustellen.

7. Konten regelmäßig überprüfen und optimieren

Konsolidieren Sie überflüssige Spesenkategorien, um das Finanzreporting zu vereinfachen. Identifizieren Sie kaum genutzte Abonnements oder Leistungen, die gekündigt werden können, und überprüfen Sie historische Ausgaben, um datenbasierte Budgetentscheidungen zu treffen.

Tools zur Verwaltung von Spesenkonten

Mit wachsendem Unternehmen kann Spesenmanagement zu komplex für den manuellen Umgang werden. Hier unterstützen Spesenmanagement-Tools. Die Vorteile von Software für das Spesenmanagement bestehen darin, dass sich die meisten Abläufe automatisieren, die Berichterstellung optimieren und datenbasierte Entscheidungen treffen lassen.

Wenn Sie nach einer Lösung für das Ausgabenmanagement suchen, finden Sie hier einige unserer Top-Empfehlungen:

Software und Einfachheit sind entscheidend

Spesenabrechnungen können sich zu einem komplexen Netz aus Transaktionen entwickeln. Der beste Weg, sie zu verwalten? Eine einfache Kategorisierung und Ausgabenmanagement-Software, die Ordnung schafft und Chaos, Fehler sowie manuellen Aufwand aus dem Prozess der Spesenverwaltung eliminiert.

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