Wie Sie Ihre Buchhaltungssoftware in 9 schmerzlosen Schritten wechseln
Veränderung akzeptieren: Wir Menschen sind fehlerhaft und neigen dazu, an Verlierern länger festzuhalten, als wir sollten. Erkennen Sie die Notwendigkeit des Wandels an und nutzen Sie die Vorteile des Upgrades.
Vorausplanen: Bereiten Sie sich auf den Wechsel vor, indem Sie Ziele festlegen, einen Zeitplan aufstellen und die Datenkompatibilität sicherstellen, um den Wechsel zur neuen Buchhaltungssoftware zu erleichtern.
Unterstützung suchen: Nehmen Sie Kontakt zum Kundensupport auf, besuchen Sie Schulungen und beziehen Sie Teammitglieder ein, um den Wechsel der Buchhaltungssoftware zu erleichtern.
Erste Erfahrungen sammeln: Testen Sie die neue Buchhaltungssoftware, bevor Sie sich vollständig darauf festlegen, um sicherzustellen, dass sie Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht und optimal zu Ihren Finanzprozessen passt.
Weiterentwicklung fördern: Nutzen Sie die Gelegenheit, sich weiterzuentwickeln und Prozesse zu optimieren, indem Sie auf cloudbasierte Buchhaltungssoftware umsteigen, um Effizienz und Skalierbarkeit in Ihren Geschäftsabläufen zu verbessern.
Der Versuch, Ihre Buchhaltungssoftware zu wechseln, kann sich manchmal so anfühlen, als würde man versuchen, eine schlechte Beziehung zu beenden. Vielleicht funktioniert sie nicht mehr für Sie, vielleicht sind Sie ihr entwachsen oder Sie müssen auf Cloud-Buchhaltungssoftware umsteigen. Aber der Sprung zu etwas Neuem fühlt sich einfach so... schwierig an.
Ich zeige Ihnen genau, wie Sie das Buchhaltungssoftwarepaket wechseln können, sodass der Prozess so schmerzlos wie möglich abläuft.
Bevor Sie wechseln: Die Vorbereitungen
Sie wissen also, dass Sie wechseln müssen. Doch bevor Sie sich auf den erstbesten Anbieter in Ihren Suchergebnissen stürzen, sollten Sie die Voraussetzungen für den Wechsel schaffen.
Hier ist die Vorarbeit, die Sie leisten sollten, um den Wechsel nahtlos zu gestalten:
1. Ermitteln Sie Ihre Schmerzpunkte
Es gibt einen Grund, warum Sie recherchieren, wie Sie zu einem neuen Buchhaltungssystem wechseln können. Vielleicht funktionieren bestimmte Aspekte Ihres bisherigen Systems nicht so, wie sie sollten, es fehlen Ihnen gewünschte Funktionen, der Support ist unzureichend oder es gibt andere Gründe.
Der erste entscheidende Schritt ist, diese Probleme so detailliert wie möglich zu benennen und zu quantifizieren. Machen Sie die Liste nicht zu vage; seien Sie gezielt und spezifisch.
Schlechtes Beispiel: Schwache Reporting-Fähigkeiten
Gutes Beispiel: Es ist nicht möglich, einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen, der automatisch die wichtigsten KPI-Kennzahlen für die vierteljährliche Board-Berichterstattung generiert
Es lohnt sich auch, neue Funktionen zu recherchieren, die immer häufiger auftreten und die Sie bisher vielleicht noch nicht genutzt haben, wie zum Beispiel Automatisierungstools, die helfen können, den Kreditoren- und Debitorenprozess zu optimieren. Einige sind online verfügbar, andere werden lokal installiert.
2. Austausch mit Stakeholdern
Ein Wechsel der Buchhaltungssoftware betrifft nicht nur das Finanzteam. Wahrscheinlich gibt es mehrere Stakeholder im Unternehmen, die durch die Umstellung Veränderungen erleben werden, und deren Meinung ist wichtig.
Dies können Nutzer aus anderen Abteilungen sein, die die in die aktuelle Buchhaltungssoftware eingeführten Daten verwalten, Führungskräfte, die die von der Software generierten Berichte interpretieren, oder FP&A-Teams, die auf Grundlage der Buchhaltungsdaten ihre Forecasts erstellen.
Sobald Sie diese Nutzer identifiziert haben, besprechen Sie mit ihnen den anstehenden Wechsel und holen Sie Vorschläge ein, was sie sich von einer neuen Lösung wünschen.
3. Recherche alternativer Lösungen
Mit einer detaillierten Liste aller Probleme, die gelöst werden müssen, und aller Beteiligten, die zufriedengestellt werden sollen, ist es Zeit, Alternativen zu recherchieren. Es gibt viele Ratgeber zu den besten Buchhaltungssoftwares online, womit Ihre Suche nahezu sicher beginnen wird.
Options to Consider
Our team has evaluated the options on the market, and these have emerged as the best accounting tools:
Aber das muss nicht das Ende sein.
Eine der besten Informationsquellen sind bestehende Nutzer. Das können ehemalige Kollegen, LinkedIn-Kontakte oder Mitglieder von branchenspezifischen Slack-Gruppen sein, in denen Sie aktiv sind. Es besteht eine gute Chance, dass andere bereits mit ähnlichen Problemen konfrontiert waren.
Finden Sie heraus, wie diese Personen vorgegangen sind und prüfen Sie, ob die Buchhaltungssoftware, für die sie sich entschieden haben, auch für Sie geeignet sein könnte.
4. Prüfen Sie die Integrationsfähigkeit
Sobald Sie eine Shortlist von Anbietern erstellt haben, prüfen Sie die Integrationsmöglichkeiten mit Ihrem bestehenden Technologie-Stack. Das erhöht nicht nur die Erfolgsaussichten der neuen Software langfristig, sondern vereinfacht auch erheblich die Datenmigration.
Idealerweise möchten Sie vermeiden, alles per CSV zu übertragen, da Sie so den Überblick schwieriger behalten und das Risiko menschlicher Fehler steigt.
Stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur prüfen, wie neue Daten integriert werden, sondern auch, wie die verschiedenen Anbieter den Umgang mit historischen Daten ermöglichen.
5. Planen Sie Ihren Zeitplan
Nachdem Sie sich für die neue Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen entschieden haben, müssen Sie einen detaillierten Zeitplan für den Übergang erstellen. Darin sollten die einzelnen Schritte (siehe unten) und die voraussichtliche Dauer der jeweiligen Schritte aufgeführt werden.
Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, die zuvor definierten Stakeholder erneut einzubeziehen, damit sie über die Umstellung informiert sind und notwendige Vorbereitungen treffen können.
Alles auf Start: Der Software-Wechsel
Es ist an der Zeit, den Wechsel durchzuführen.
Die Grundidee dabei ist, potenziellen Problemen frühzeitig entgegenzuwirken. Warten Sie nicht, bis das sprichwörtliche Kind in den Brunnen gefallen ist. Gehen Sie den Wechsel stattdessen methodisch und durchdacht an, damit alles reibungslos verläuft und alle informiert bleiben.
1. Auswahl der zu migrierenden Daten
Der erste Schritt beim Übergang ist die Auswahl der Daten, die Sie übertragen möchten. Die Standardantwort wäre, einfach alle Daten aus Ihrer aktuellen Datenbank zu übernehmen, was in Ordnung ist, solange alle Daten verwendbar und unter Einhaltung der Vorgaben gespeichert sind.
Allerdings bietet der Wechsel der Buchhaltungssoftware eine gute Gelegenheit, Ihre Datenpflege kritisch zu hinterfragen.
- Bewahren Sie Daten auf, die Sie eigentlich gar nicht brauchen?
- Gibt es Kategorien von schlechten Daten, die entfernt werden sollten?
Beachten Sie dabei die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung, damit Sie keine Informationen löschen, die Sie rechtlich behalten müssen.
2. Daten übertragen und testen
Sobald Ihr Datenbestand für die neue Software vorbereitet und normalisiert ist, steht die Übertragung an. Ihr neuer Anbieter sollte Sie hierbei unterstützen können; der Prozess hängt von alter und neuer Software ab.
In manchen Fällen kann eine direkte Verbindung der Datenquellen über APIs möglich sein; andernfalls müssen Sie vermutlich die Daten in eine Excel-Tabelle exportieren und anschließend ins neue System importieren.
Nach Abschluss der Übertragung ist es sehr wichtig, Testberichte zu erstellen, um zu kontrollieren, ob alles korrekt migriert wurde. Beispielsweise können Sie einige wichtige Aufgaben herausgreifen, sie im alten System ausführen und dann im neuen, um zu prüfen, ob die Ergebnisse wie erwartet stimmen.
3. Nutzer im neuen System schulen
Sobald Sie wissen, dass das neue System korrekt läuft, können Sie mit dem Rollout beginnen. Dafür sollte ein umfassendes Trainingskonzept bereitstehen, damit Ihr Team mit der neuen Lösung vertraut wird.
Übereilen Sie diesen Schritt nicht. Geben Sie allen ausreichend Zeit, sich einzuarbeiten, bevor das System live genutzt wird. Die Zeitinvestition im Vorfeld spart später viele Kopfschmerzen.
Teil des Trainings sollte auch ein dauerhafter Zugang zu einem Support-Team sein – intern oder vom Anbieter. So erhalten Nutzer auch nach der Schulung weiterhin Unterstützung.
4. Beide Systeme parallel betreiben
Seien Sie am Schluss nicht zu voreilig, das alte System abzuschalten. Es wird beim Umstieg mit Sicherheit Kinderkrankheiten geben. Das alte System aktiv zu lassen, gibt Sicherheit.
Während des gesamten Wechselvorgangs sollten Sie Ihre Beziehung zum neuen Anbieter nutzen, um einen möglichst reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Für den Anbieter ist es im eigenen Interesse, dass alles klappt, und er begleitet solche Umstellungen regelmäßig – während Sie das meist nur einmal machen.
Legen Sie einen Stichtag für die Abschaltung des alten Systems fest. Wenn Sie es dann endgültig schließen, erstellen Sie ein Archiv-Backup Ihrer Konfigurationen, um sie bei Bedarf wiederherstellen zu können.
Häufige Fehler bei der Migration von Buchhaltungssoftware
Natürlich lernt man am besten aus Fehlern – aber im Idealfall aus den Fehlern anderer. Deshalb habe ich einige der häufigsten Fehler bei der Migration von Buchhaltungssoftware von Experten gesammelt.
Unnötig zu viel bezahlen
Dank Technologien wie APIs muss man nicht mehr jeden Cent für eine Komplettlösung ausgeben, die jede Funktion nativ mitbringt.
Eine große Anzahl von Buchhaltungssoftwares verfügt inzwischen über APIs und unterstützende Apps, die Unternehmen manchmal bei der Auswahl eines neuen Anbieters nicht berücksichtigen.
Dies kann dazu führen, dass Unternehmen für Software mit “allen Extras” überbezahlen, da sie eine umfangreiche Anforderungsliste haben, obwohl einige dieser Funktionen besser von einem Spezialanbieter außerhalb der Kernbuchhaltungssoftware abgedeckt werden könnten.
Mangelnde Kontinuität in Buchhaltungsgrundsätzen
Aus buchhalterischer Sicht geht es nicht nur darum, die richtigen Daten zu übertragen, sondern auch sicherzustellen, dass die Kategorisierung dieser Daten im neuen System fortgeführt wird.
Überprüfen Sie Ihren Kontenplan und Ihre Buchhaltungsgrundsätze gründlich vor der Migration, um Prinzipienfehler zu vermeiden, die Ihre Finanzberichterstattung verfälschen können.
Ein häufiger Fehler beim Wechsel der Buchhaltungssoftware ist das unzureichende Mapping der Daten, sodass diese nicht mit dem Framework des neuen Systems übereinstimmen. Prinzipienfehler entstehen, wenn Transaktionen unter GAAP falsch klassifiziert oder behandelt werden. Zum Beispiel die falsche Zuordnung von Ausgaben, die fehlerhafte Anwendung von Erlöserfassungsregeln oder fehlerhafte Verbuchung von Rückstellungen. Diese technischen Fehler können sich schnell ausweiten und Ihre Abschlüsse verzerren.
Um dies zu verhindern, studieren Sie sorgfältig die Funktionen der neuen Software und sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, damit Ihre Einrichtung den bestehenden Büchern entspricht. Eine Investition in eine sorgfältige Planung und Umsetzung erspart Ihnen später Kopfschmerzen in Bezug auf Compliance und Entscheidungsfindung auf Basis fehlerhafter Zahlen.
Wahl eines Implementierungspartners ausschließlich nach Preis
Für größere Unternehmen ist es gängige Praxis, eine externe Fachkraft zu beauftragen, um eine neue Buchhaltungslösung zu implementieren. Wenn Ihr Unternehmen groß genug dafür ist, warnen Experten davor, auf die Wahl des Partners nicht ausreichend zu achten.
Unternehmen, die den günstigsten Partner wählen, machen schlechte Implementierungserfahrungen und müssen entweder mehr Geld für die Behebung der Probleme des ersten Implementierungsversuchs ausgeben oder gehen nie mit ihrer neuen Software live.
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