So finden Sie das beste Zahlungsmanagement-System (+5 großartige Optionen)
Seien wir ehrlich, das Zahlungsmanagement ist nicht gerade der spannendste Teil beim Führen eines Startups.
Als CFO verbringst du einen Teil deiner Tage damit, die Cash-Burn-Rate zu überwachen, Cashflows zu prognostizieren und nach einer Zahlungslösung zu suchen, die mit deinem wachsenden Unternehmen Schritt hält, ohne alles zu überfordern. Schließlich geraten erstaunliche 82% der kleinen Unternehmen irgendwann in Cashflow-Probleme, was zu ihrem Scheitern führen kann.
Jedes Unternehmen, das erfolgreich durch stürmische Zeiten kommen will, sollte die Bedeutung eines modernen Zahlungssystems kennen, um Finanzprozesse zu optimieren, Kosten zu senken und Skalierbarkeit sicherzustellen. Richtig umgesetzt, kann es das Fundament für schnelles und effizientes Wachstum sein. Doch angesichts der vielen verfügbaren Optionen stellt sich die Frage: Wie findet man die passende Lösung für die individuellen Geschäftsanforderungen? In diesem Artikel zeige ich dir alles, was du wissen musst, um ein Zahlungssystem zu finden, das auf die Prioritäten und Wachstumspläne deines Unternehmens zugeschnitten ist.
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Überblick über Zahlungssysteme
Ein Zahlungssystem (Payment Management System, PMS) ist eine Plattform zur Verwaltung der finanziellen Transaktionen eines Unternehmens, darunter Ausgaben, Barauszahlungen und weitere Aspekte des Cash-Managements. Sieh es als zentrale Schaltstelle – nicht nur zum Bezahlen von Rechnungen, sondern auch zur Steuerung des gesamten Zahlungsablaufs: Von der Initiierung bis zur Abstimmung, was es zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen jeder Größe macht.
Ein PMS ist in der Regel cloudbasiert und ermöglicht die Optimierung von Zahlungsprozessen – wie das Verwalten von Rechnungen, Verfolgen von Anfragen und Freigaben, Berichterstattung und Automatisierung von Zahlungen. Ein gutes PMS erhöht die Sicherheit von Zahlungen und verbessert die Transparenz sowie Kontrolle über Zahlungen im Unternehmen.
Standardfunktionen von Zahlungssystemen
Bei der Auswahl eines Zahlungssystems ist es wichtig, die Funktionen zu berücksichtigen, die am besten zu deinen Unternehmensanforderungen passen. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
Rechnungsverwaltung
Ein gutes PMS sollte die Rechnungsverwaltung abdecken, sodass du ganz einfach Kundenrechnungen erstellen, bearbeiten, versenden und nachverfolgen kannst. Das erleichtert die Übersicht über alle finanzrelevanten Geschäftsvorgänge im Verkauf und sorgt dafür, dass alle offenen und bezahlten Rechnungen dokumentiert sind.
Zahlungsabwicklung
Ohne effiziente Zahlungsabwicklung kann es zu Zahlungsrückständen oder Problemen mit abgelehnten Transaktionen kommen. Das ideale Zahlungssystem unterstützt verschiedene Zahlungsmethoden, z. B. Kreditkarten, Überweisungen und digitale Geldbörsen. Ein großes Plus ist die Abwicklung mehrerer Währungen und die Integration mit gängigen Zahlungsanbietern.
Nicht alle Zahlungsdienste bieten nahtlose Debit-Transaktionen an. Suche ein System, das Debit effizient abwickelt und zudem Einblicke in deine Liquiditätslage bietet, damit du jederzeit einen gesunden Cashflow sicherstellen kannst. ACH ist außerdem essenziell für direkte Belastungen und Gutschriften zwischen Banken. Achte darauf, dass das gewählte System ACH-Transaktionen sowohl für ausgehende als auch eingehende Zahlungen unterstützt. Über einfache Transaktionen hinaus sollte ein optimales System auch den Beschaffungsprozess unterstützen und Funktionen zur unkomplizierten, effizienten Zahlungsabwicklung rund um den Einkauf bieten.
Rechnungs- und Transaktionsaufzeichnung und -verfolgung
Du solltest ein System wählen, das sämtliche Rechnungen, Transaktionen, Belege und Zahlungen zentral erfasst, um eine einfache Verfolgung und Berichterstattung zu ermöglichen. Achte darauf, dass das PMS einen klaren Einblick in deine Finanzlage bietet, Echtzeit-Updates zum Zahlungsstatus, automatische Synchronisierung mit Bankkonten und eine Kategorisierung der Ausgaben ermöglicht. Es sollte außerdem eine einfache Suche und den Abruf vergangener Transaktionen bieten – mit Filtern nach Datum, Kunde, Betrag und mehr.
Belegerstellung
Belege dienen als Nachweis von Transaktionen, sind wichtig für die Steuerdokumentation des Unternehmens und stellen für Kunden einen Kaufbeleg dar. Suche eine Plattform, die automatisch professionelle Belege bei Zahlungseingang generiert und versendet. Optionen zur individuellen Gestaltung der Vorlagen, Branding und Versand über verschiedene Kanäle (z. B. E-Mail, SMS) sind von Vorteil. Gerade diese Funktion spart viel Zeit und Aufwand und trägt zu einem besseren Kundenerlebnis bei.
Berichtswesen
Reporting- und Analysetools sind unverzichtbar – du möchtest Einblicke in deinen Cashflow, Umsatz, offene Rechnungen und Transaktionsgebühren. Die Reporting-Funktion sollte eine Auswahl an vordefinierten Berichten wie Gewinn- und Verlustrechnungen, Verkaufsübersichten und Kostenaufstellungen bieten – ergänzt um individuelle Berichtserstellung, frei wählbare Zeiträume und Datenvisualisierungen in Form von Diagrammen oder Grafiken.
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Überlegungen beim Kauf eines Zahlungssystem-Managements
Sie sollten sich nicht ausschließlich auf diese Standardfunktionen verlassen, sondern auch einige wichtige umgebende Faktoren bei der Bewertung von Systemen berücksichtigen, darunter:
Geschäftsbedarf
Sie müssen zunächst Ihre unverzichtbaren Anforderungen festlegen, da diese letztlich bestimmen, welche Softwarelösung für Sie die richtige ist. Überlegen Sie beispielsweise, welche Arten von Zahlungen Sie abwickeln möchten, das Zahlungsvolumen und ob dieses in den nächsten Jahren voraussichtlich stark ansteigen wird. Einige Systeme sind besser für die Verarbeitung großer Zahlungsvolumina geeignet, während andere eher kleine Unternehmen mit geringeren Mengen ansprechen. Prognostizieren Sie das Wachstum Ihres Zahlungsvolumens, damit Sie ein System wählen können, das mit Ihren Anforderungen wachsen kann.
Kosten
Die Kosten dieser Systeme können je nach Funktionsumfang und gebotener Unterstützung stark variieren. Einige Systeme verlangen eine monatliche Abonnementgebühr, die auf der Anzahl der abgewickelten Transaktionen basiert. Andere bieten gestaffelte Preismodelle je nach Funktionsumfang und Funktionalität an. Manche Anbieter offerieren sogar völlig kostenfreie Basisdienste, um einen Einstieg zu ermöglichen. Überlegen Sie sich Ihre aktuellen und künftigen Anforderungen, um zu bestimmen, welches Niveau das richtige für Sie ist. Wenn Sie ein kleines Start-up sind, reicht möglicherweise zunächst eine kostenlose oder kostengünstige Lösung aus. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens können Sie jederzeit auf ein umfangreicheres Angebot upgraden.
Transaktionsgebühren sind ebenfalls üblich und bestehen meistens aus einem Prozentsatz des Gesamtbetrags sowie einer festen Gebühr pro Transaktion. Vergleichen Sie die Gebühren der verschiedenen Anbieter, um sicherzustellen, dass diese angemessen und wettbewerbsfähig sind. Einige Anbieter verzichten auf Gebühren oder reduzieren diese für gemeinnützige Organisationen oder bei der Abwicklung großer Zahlungsvolumina.
Sicherheit und Compliance
Robuste Sicherheit ist unerlässlich. Achten Sie auf ein System mit starker Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und rollenbasierter Zugriffskontrolle. Die Verschlüsselung verschlüsselt Ihre Daten so, dass nur autorisierte Personen diese lesen können. Die Multi-Faktor-Authentifizierung fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene beim Login hinzu, indem beispielsweise ein Code an Ihr Telefon oder Ihre E-Mail gesendet wird. Bei rollenbasierten Zugriffskontrollen erhalten Mitarbeitende nur Zugang zu den Daten und Funktionen, die sie für ihre Tätigkeit benötigen.
Für Compliance wählen Sie ein System, das Standards wie PCI DSS bei der Verarbeitung von Kreditkartendaten und HIPAA erfüllt, falls Sie mit Gesundheitsdaten arbeiten. Diese Zertifizierungen zeigen, dass das System strengen Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien entspricht.
Globale Zahlungsabdeckung
Für Unternehmen mit internationaler Geschäftstätigkeit ist ein System unerlässlich, das weltweite Zahlungsmethoden und Währungen unterstützt. Wählen Sie einen Anbieter mit Erfahrung im Umgang mit grenzüberschreitenden Zahlungen und der Anbindung an Zahlungsnetzwerke weltweit. Sie sollten die wichtigsten Zahlungsarten für jede Region abdecken, wie SEPA für Europa, Faster Payments für Großbritannien sowie lokale Kartenanbieter in der APAC-Region.
Integration und Kompatibilität
Sie sollten außerdem ein PMS finden, das nahtlos mit anderen Geschäftswerkzeugen wie Ihrer Buchhaltungssoftware, dem CRM, ERP, Ihrer E-Commerce-Plattform und weiteren für Ihren Betrieb wichtigen Systemen zusammenarbeitet. Andernfalls riskieren Sie einen Flickenteppich aus Prozessen, der mehr Probleme als Einsparungen bringt. Achten Sie auf Lösungen, die eine einfache Synchronisierung der Daten zwischen Systemen ermöglichen, um manuelle Dateneingaben zu vermeiden und eine korrekte Buchführung sicherzustellen. Einige Systeme bieten bereits vorgefertigte Integrationen zu bekannten Plattformen wie QuickBooks, NetSuite und Shopify an. Für weitere Tools kann der Zugang zur API helfen, um eine individuelle Integration zu schaffen.
Kundendienst
Unterschätzen Sie nicht den gebotenen Support der Anbieter. Suchen Sie nach einem Anbieter mit nachweislich hochwertigem Kundenservice, um Sie bei Implementierung, Verwaltung und Optimierung Ihres Zahlungssystem-Managements zu unterstützen. Zu den Angeboten können Telefon-, E-Mail- und Chat-Support sowie der Zugang zu Lernressourcen gehören. Ein starker Support stellt sicher, dass Sie das Beste aus Ihrer Investition herausholen.
Redundanz und Verfügbarkeit
Für viele Tech-Unternehmen sind Zahlungen unternehmenskritisch. Suchen Sie ein System mit integrierter Redundanz, Lastverteilung und Ausfallsicherheit, um eine hohe Verfügbarkeit zu garantieren. Es sollte eine Mindestverfügbarkeit von 99,9% bieten, damit Sie Zahlungen rund um die Uhr abwickeln können – 24/7/365. Mehrere Rechenzentren in verschiedenen Regionen sind für Redundanz ideal.
Testphasen
Manche Anbieter bieten Testphasen für eine bestimmte Anzahl an Tagen, andere wiederum gewähren Zugang zu einer Sandbox mit Beispieldaten, sodass Sie nach Herzenslust testen können. Ziel ist es, das Tool auszuprobieren, um vorauszusehen, wie das System mit Ihren individuellen Unternehmensprozessen und Anwendungsfällen zurechtkommt. Seien Sie vorsichtig: Kleine Ärgernisse während des Tests können sich nach einer festen Bindung zu ernsthaften Problemen auswachsen. Achten Sie deshalb auf eine wohlüberlegte Auswahl und darauf, dass das System wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.
Kundenbewertungen
Wenn Sie Zahlungssysteme bewerten, verlassen Sie sich nicht nur auf die Aussagen des Unternehmens – schauen Sie, was andere dazu sagen. Informieren Sie sich, was aktuelle Kundinnen und Kunden wirklich über das System und den Service denken. Achten Sie auf häufig wiederkehrende Lobeshymnen oder Beschwerden in den Bewertungen. Erhält ein System überwiegend negative Rezensionen, in denen schlechter Kundenservice, umständliche Benutzeroberflächen oder fehlende Kernfunktionen genannt werden, ist das ein ernstes Warnsignal. Umgekehrt deuten viele Vier- und Fünf-Sterne-Bewertungen, die einen einfachen Einrichtungsprozess, hilfsbereiten Support und nützliche Werkzeuge erwähnen, darauf hin, dass Sie einen starken Kandidaten gefunden haben.
Die 5 besten Zahlungsmanagement-Softwares für 2023
Wenn Sie nach einer verlässlichen Option suchen, finden Sie hier 5 beliebte PMS, die mir besonders ins Auge gefallen sind:
Stripe
Gegründet im Jahr 2011, ist Stripe der coole Newcomer, bekannt für seine erstklassigen Zahlungsabwicklungsfunktionen. Stripe akzeptiert über 135 globale Währungen, lässt sich nahtlos mit E-Commerce-Plattformen wie Drupal, WooCommerce und Magento integrieren, bietet umfassende Berichtsfunktionen sowie Tools für das Abonnementmanagement und ist für seine transparente Preisstruktur bekannt.
Es fallen keine monatlichen Gebühren an, da alle Kosten pro Transaktion berechnet werden. Für Online-Verkäufe berechnet Stripe 2,9 % + 30 Cent pro Transaktion, für die Kartenzahlung vor Ort 2,7 % + 5 Cent pro Transaktion. Eine zusätzliche Gebühr von 1 % gilt für internationale Transaktionen und Währungsumrechnungen.
Braintree
Braintree, eine Tochtergesellschaft von PayPal, ist eine technisch versierte Lösung zur Zahlungsabwicklung, die sich branchenweit einen starken Ruf erarbeitet hat. Hier einige bemerkenswerte Funktionen:
- Transaktionskosten betragen 2,59 % + 49 Cent pro Transaktion
- Die Software profitiert von der umfangreichen Infrastruktur von PayPal
- Unterstützt Zahlungen in über 130 Währungen
- Integration mit PayPal und Venmo
- Ermöglicht globale Transaktionen und Betrugsprüfungen
Braintree eignet sich optimal für alle, die einen unkomplizierten Zahlungsdienstleister bevorzugen und die Ressourcen von PayPal schätzen.
FreshBooks
FreshBooks ist eine Buchhaltungssoftware, die sich vor allem an Freiberufler, Einzelunternehmer und kleine Unternehmen richtet. Das Ziel ist die Unterstützung bei der Organisation, der Zahlungsabwicklung und beim Versand von Rechnungen. Sie könnten es als Zahlungsabwicklungssoftware für kleine Unternehmen mit günstigen Tarifen bezeichnen. Die Preise liegen zwischen $8.50/Monat und $27.50/Monat, wobei jeder Tarif eine 30-tägige kostenlose Testphase bietet.
Square
Square ist ein bekanntes Zahlungsabwicklungssystem sowie Kassensystem (Point-of-Sale, POS), das verschiedenste Unternehmen bedient – von jungen Startups bis hin zu großen, mehrfilialigen Unternehmen. Besonders kleinere Unternehmen und Startups profitieren von dem gebührenfreundlichen Preissystem, das sich flexibel an wechselnde Einnahmen anpasst. Nutzer zahlen lediglich einen kleinen Prozentsatz und eine feste Gebühr pro Transaktion.
Für persönliche Kartenzahlungen – inklusive Prepaid-Geschenkkarten, gängigen Kreditkarten und mobilen Geldbörsen wie Apple Pay – beträgt die Gebühr von Square 2,6 % + 10 Cent. Wird die Karte manuell eingegeben oder virtuell genutzt, liegt die Gebühr bei 3,5 % + 15 Cent pro Transaktion. Für Online-Käufe und andere digitale Transaktionen beträgt die Gebühr 2,9 % + 30 Cent.
Tipalti
Tipalti ist eine cloudbasierte Automatisierungslösung für Kreditorenbuchhaltung, die die Abwicklung von Lieferantenrechnungen vereinfacht. Optimal ist sie für wachsende Unternehmen mit großem Abrechnungsbedarf, insbesondere für solche, die mit internationalen Lieferanten arbeiten. Einige der wichtigsten Funktionen sind:
- Die Plattformgebühr beginnt bei $149 monatlich
- Unterstützt Zahlungen in 196 Ländern mit 120 Währungsoptionen.
- Geeignet für Unternehmen mit vielen lokalen und internationalen Lieferanten
- Integration mit gängiger Buchhaltungssoftware wie QuickBooks, Sage und Xero
Ein paar abschließende Tipps
Die Angst, sich für den falschen Anbieter zu entscheiden und in einem mehrjährigen Vertrag mit einem weniger überzeugenden Partner zu landen, ist real. Wie können Sie damit umgehen?
Hören Sie auf Ihr Bauchgefühl
Auch wenn Funktionen, Sicherheit und Kosten wichtig sind, sollten Sie den Wert einer guten Partnerschaft nicht unterschätzen. Wenn Ihnen das Team eines Anbieters ein gutes Gefühl vermittelt und echtes Interesse an Ihrem Erfolg zeigt, spricht das für sich. Menschen und eine passende Unternehmenskultur zählen.
Denken Sie langfristig
Eine glänzende neue Benutzeroberfläche verliert schnell ihren Reiz, aber Flexibilität, Skalierbarkeit und Kundensupport bleiben dauerhaft wichtig. Stellen Sie sicher, dass jedes System, das Sie in Erwägung ziehen, mit Ihrem Unternehmen wachsen und die Integrationen bieten kann, die Sie zukünftig benötigen. Sie möchten nicht nach einem Jahr aus einer Lösung herauswachsen und diesen gesamten Prozess erneut durchlaufen müssen.
Lassen Sie sich nicht nur vom Preis leiten
Ein Schnäppchen bringt wenig, wenn die Lösung Ihre Anforderungen nicht erfüllt. Und ein höherer Preis bedeutet nicht immer bessere Qualität. Betrachten Sie die Gesamtkosten über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg – inklusive zusätzlicher Gebühren für Support, Transaktionen und Erweiterungen. Die günstigsten Einstiegskosten können sich langfristig als teurer herausstellen.
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Lesen Sie das Kleingedruckte
Ich weiß, Verträge sind ungefähr so spannend wie dabei zuzusehen, wie Farbe trocknet. Aber Sie müssen alle Bedingungen, Klauseln und Verpflichtungen verstehen, bevor Sie unterschreiben. Stellen Sie sicher, dass keine versteckten Gebühren oder einschränkenden Klauseln enthalten sind, die nicht zu Ihren Zielen passen. Wenn Ihnen etwas merkwürdig vorkommt, fragen Sie nach. Ihr Vertriebsmitarbeiter sollte bereit sein, alle verwirrenden juristischen Formulierungen zu erklären.
Wenn die Vertriebler dann anfangen, mit Modewörtern wie "reibungslos", "supergeladen" oder "technologiebasiert" um sich zu werfen ... schalten Sie für einen Moment ab. Konzentrieren Sie sich darauf, was wirklich wichtig für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden ist.
Da haben Sie es – ein kurzer Leitfaden, wie Sie sich durch die Vielzahl der Zahlungssysteme kämpfen und eines finden, das auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
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