5 Beste Zahlungssysteme für Unternehmen + Kaufberatung
Seien wir ehrlich: Zahlungsmanagement ist nicht gerade der spannendste Teil beim Führen eines Startups.
Als CFO verbringst du einen Teil deiner Arbeitstage damit, die Cash-Burn-Rate zu überwachen, Cashflows zu prognostizieren und die passende Zahlungslösung zu finden, die mit deinem Unternehmen mitwächst, ohne dass alles zusammenbricht. Schließlich erleben erschreckende 82 % der kleinen Unternehmen irgendwann Cashflow-Probleme – was zu ihrem Scheitern führen kann.
Jedes Unternehmen, das erfolgreich durch turbulente Zeiten steuern will, sollte die Bedeutung eines modernen Zahlungsmanagementsystems verstehen. Es sorgt für effizientere Finanzprozesse, senkt Kosten und ermöglicht Wachstum. Richtig eingesetzt, kann es die Grundlage für schnelles und effizientes Wachstum sein. Doch angesichts der Vielzahl an Möglichkeiten: Wie findest du das System, das zu deinen individuellen Bedürfnissen passt? In diesem Artikel zeige ich dir, worauf du achten solltest, um ein Zahlungsmanagementsystem zu finden, das auf die Prioritäten und Wachstumspläne deines Unternehmens zugeschnitten ist.
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Überblick über Zahlungsmanagementsysteme
Ein Zahlungsmanagementsystem (PMS) ist eine Plattform, die die Geldtransaktionen eines Unternehmens verwaltet, darunter Ausgaben, Barauszahlungen und andere Aspekte des Cash Managements. Betrachte es als zentrale Drehscheibe, die nicht nur das Bezahlen von Rechnungen übernimmt, sondern den gesamten Zahlungszyklus – von der Initiierung bis zur Abstimmung – steuert. Es ist damit ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen jeder Größe.
Ein PMS ist in der Regel cloudbasiert und ermöglicht es dir, deine Zahlungsprozesse zu optimieren – Rechnungen zu verwalten, Anträge und Freigaben nachzuverfolgen, Berichte zu erstellen und Zahlungen zu automatisieren. Ein gutes PMS erhöht die Zahlungssicherheit und verbessert die Transparenz und Kontrolle über alle Zahlungen im Unternehmen.
Standardfunktionen von Zahlungsmanagementsystemen
Bei der Auswahl eines Zahlungsmanagementsystems kommt es darauf an, welche Funktionen am besten zu den Anforderungen deines Unternehmens passen. Zu den wichtigsten Merkmalen, auf die du achten solltest, gehören:
Rechnungsverwaltung
Ein gutes PMS sollte die Rechnungsverwaltung übernehmen: Erstelle, bearbeite, versende und verfolge Kundenrechnungen einfach. So behältst du sämtliche finanzielle Transaktionen im Blick und stellst sicher, dass alle ausstehenden und erhaltenen Zahlungen dokumentiert sind.
Zahlungsabwicklung
Ohne effiziente Zahlungsabwicklung riskierst du als Unternehmen verspätete Zahlungseingänge oder abgelehnte Transaktionen. Das ideale Zahlungsmanagementsystem unterstützt mehrere Zahlungsarten wie Kreditkarten, Überweisungen und digitale Wallets. Von großem Vorteil ist auch die Fähigkeit, mit mehreren Währungen umzugehen und beliebte Zahlungs-Gateways zu integrieren (dies ist auch ein wesentlicher Vorteil von mobilen Zahlungs-Apps).
Nicht alle Zahlungsdienste bieten reibungslose Lastschrifttransaktionen an. Suche dir ein System, das Lastschriften nicht nur effizient ausführt, sondern dir auch Einblicke in deine Liquidität verschafft, sodass du deinen Cashflow jederzeit im Griff behältst. ACH ist zudem wichtig für direkte Lastschriften und Gutschriften zwischen Banken. Achte darauf, dass das System, das du in Betracht ziehst, ACH-Transaktionen sowohl für Zahlungen als auch für Geldeingänge unterstützt. Über einfache Transaktionen hinaus sollte ein optimales System dich außerdem beim Beschaffungsprozess unterstützen, indem es Werkzeuge bereitstellt, mit denen der Einkauf und die Zahlungsabwicklung einfach und effizient werden.
Rechnungs- und Transaktionsaufzeichnung und -verfolgung
Du solltest ein System wählen, das all deine Rechnungen, Transaktionen, Quittungen und Zahlungen an einem Ort dokumentiert, sodass sie leicht nachverfolgt und ausgewertet werden können. Suche nach einem PMS, das dir einen klaren Überblick über deine finanzielle Lage liefert und Echtzeit-Updates zu Zahlungsstatus, automatische Synchronisation mit Bankkonten sowie eine Kategorisierung der Ausgaben bietet. Ebenso wichtig ist die einfache Suche und der Abruf vergangener Transaktionen mit Filtern für Datum, Kunden, Betrag und mehr.
Belegerstellung
Belege dienen als Nachweis von Transaktionen – für Unternehmen als steuerliche Dokumentation, für Kunden als Kaufnachweis. Achte darauf, dass die Plattform professionelle Belege bei Zahlungseingängen automatisch erstellt und versendet. Möglichkeiten zur Anpassung von Vorlagen, zur Integration des Firmendesigns und zum Versand über verschiedene Kanäle (z.B. E-Mail, SMS) sind von Vorteil. Dieses Feature spart dir viel Zeit und Aufwand und sorgt für ein besseres Kundenerlebnis.
Berichtswesen
Berichts- und Analyse-Tools sind ein Muss – Sie möchten Einblicke in Ihren Cashflow, Umsatz, offene Rechnungen und Transaktionsgebühren erhalten. Die Berichtsfunktion sollte eine Reihe vorgefertigter Berichte wie Gewinn- und Verlustrechnungen, Umsatzzusammenfassungen und Kostenaufschlüsselungen bieten. Zusätzlich sollte es möglich sein, Berichte individuell anzupassen, Zeiträume festzulegen und Daten mit Diagrammen oder Grafiken zu visualisieren.
Kaufkriterien für Zahlungssysteme
Verlassen Sie sich nicht nur auf diese Standardfunktionen, sondern berücksichtigen Sie auch einige wichtige zusätzliche Faktoren bei der Auswahl eines Systems, wie zum Beispiel:
Geschäftsanforderungen
Zunächst sollten Sie Ihre Must-haves festlegen, denn diese bestimmen letztlich, welche Softwarelösung zu Ihnen passt. Überlegen Sie beispielsweise, welche Zahlungsarten Sie verarbeiten möchten, welches Zahlungsvolumen aktuell anfällt und ob dieses voraussichtlich in den kommenden Jahren stark wächst. Manche Systeme sind besser für die Verarbeitung hoher Volumina geeignet, während andere eher auf kleine Unternehmen mit geringem Volumen zugeschnitten sind. Wenn Sie das Wachstum Ihres Zahlungsvolumens prognostizieren, können Sie ein System wählen, das mit Ihren Anforderungen mitwächst.
Kosten
Die Kosten dieser Systeme können je nach Funktionsumfang und Support stark variieren. Einige Systeme berechnen eine monatliche Abonnementgebühr in Abhängigkeit von der Anzahl der abgewickelten Transaktionen. Andere bieten gestaffelte Preismodelle, die sich nach Funktionen und Leistung richten. Manche Anbieter bieten sogar eine komplett kostenlose Basisausstattung an, um den Einstieg zu erleichtern. Denken Sie an Ihre aktuellen und zukünftigen Anforderungen, um herauszufinden, welches Niveau am besten zu Ihnen passt. Wenn Sie ein kleines Startup sind, reicht für den Anfang möglicherweise eine kostenlose oder günstige Version aus. Mit zunehmendem Wachstum können Sie jederzeit auf einen umfassenderen Tarif umsteigen.
Transaktionsgebühren sind ebenfalls üblich und meist ein Prozentsatz des gesamten Zahlungsbetrags plus einer fixen Gebühr pro Transaktion. Vergleichen Sie die Gebühren der verschiedenen Anbieter, um sicherzustellen, dass sie angemessen und wettbewerbsfähig sind. Manche Anbieter reduzieren oder erlassen Gebühren für gemeinnützige Organisationen oder bei großen Zahlungsvolumina.
Sicherheit und Compliance
Umfassende Sicherheit ist unerlässlich. Achten Sie auf ein System mit starker Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und rollenbasierter Zugriffskontrolle. Verschlüsselung verschlüsselt Ihre Daten so, dass nur autorisierte Nutzer diese lesen können. Multi-Faktor-Authentifizierung sorgt für zusätzliche Login-Sicherheit, indem beispielsweise ein Code an Ihr Telefon oder Ihre E-Mail-Adresse gesendet wird. Rollenbasierte Rechte sorgen dafür, dass Mitarbeitende nur Zugriff auf die Daten und Funktionen haben, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Für Compliance wählen Sie ein System, das Standards wie PCI DSS für die Verarbeitung von Kreditkartendaten oder HIPAA bei Gesundheitsdaten erfüllt. Diese Zertifizierungen zeigen, dass das System strenge Sicherheits- und Datenschutzvorgaben einhält.
Globale Zahlungsabdeckung
Für Unternehmen mit internationalen Geschäften ist ein System, das weltweite Zahlungsmethoden und Währungen unterstützt, unerlässlich. Wählen Sie einen Anbieter mit Erfahrung in der Abwicklung grenzüberschreitender Zahlungen, der Anbindung an Zahlungsnetzwerke weltweit ermöglicht. Er sollte die wichtigsten Zahlungstypen jeder Region unterstützen, wie SEPA für Europa, Faster Payments für Großbritannien und lokale Kartenanbieter im asiatisch-pazifischen Raum.
Integration und Kompatibilität
Suchen Sie ein Zahlungssystem, das optimal mit anderen Business-Tools wie Ihrer Buchhaltungssoftware, Ihrem CRM, ERP, Ihrer E-Commerce-Plattform und anderen zentralen Anwendungen zusammenarbeitet. Andernfalls geraten Sie schnell an einen Flickenteppich aus Workflows und erleben mehr Kopfschmerzen als die Kosteneinsparungen wert wären. Achten Sie auf Lösungen, die die Daten nahtlos zwischen den Systemen synchronisieren, um manuelle Eingaben zu vermeiden und korrekte Buchhaltung sicherzustellen. Manche Systeme bieten fertige Integrationen zu wichtigen Plattformen wie QuickBooks, NetSuite oder Shopify. Für weitere Tools kann API-Zugang eigene Schnittstellen ermöglichen.
Kundenservice
Unterschätzen Sie nicht den angebotenen Support jedes Anbieters. Achten Sie auf einen Dienstleister mit nachweislich exzellentem Kundenservice, der Ihnen bei Implementierung, Betrieb und Optimierung Ihres Zahlungsmanagementsystems hilft. Die Angebote können telefonischen Support, E-Mail- und Chat-Support sowie Zugang zu Schulungsressourcen umfassen. Zuverlässiger Support sorgt dafür, dass Sie das Optimum aus Ihrer Investition herausholen.
Redundanz und Verfügbarkeit
Für viele Tech-Unternehmen sind Zahlungen geschäftskritisch. Achten Sie auf ein System mit integrierter Redundanz, Lastverteilung und Failover, um eine hohe Verfügbarkeit zu gewährleisten. Es sollte mindestens eine Verfügbarkeit von 99,9 % anbieten, damit Ihre Zahlungen rund um die Uhr funktionieren. Mehrere Rechenzentren in verschiedenen Regionen sorgen zusätzlich für Ausfallsicherheit.
Testphasen
Einige Anbieter bieten Testversionen für eine festgelegte Anzahl von Tagen an, während andere den Zugang zu einer Sandbox-Umgebung mit Beispieldaten ermöglichen, damit Sie nach Belieben herumprobieren können. Die Idee dahinter ist, das Tool zu testen, um abzuschätzen, wie das System mit den einzigartigen Arbeitsabläufen und Anwendungsfällen Ihres Unternehmens umgeht. Seien Sie vorsichtig – kleine Ärgernisse während der Testphase können sich nach dem Kauf zu großen Kopfschmerzen entwickeln. Stellen Sie sicher, dass Sie eine lohnenswerte Anschaffung tätigen und dass das Produkt auch wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.
Kundenbewertungen
Wenn Sie Zahlungssysteme vergleichen, verlassen Sie sich nicht nur auf die Aussagen des Herstellers, sondern achten Sie darauf, was andere darüber berichten. Schauen Sie sich an, wie aktuelle Kunden das System und den Service wirklich einschätzen. Suchen Sie nach wiederkehrendem Lob oder Kritik in den Bewertungen. Wenn ein System überwiegend schlechte Bewertungen erhält, in denen schlechter Kundenservice, komplizierte Bedienoberflächen oder fehlende wichtige Funktionen erwähnt werden, ist das ein deutliches Warnsignal. Umgekehrt deuten zahlreiche Vier- und Fünf-Sterne-Bewertungen mit Hinweisen auf eine einfache Einrichtung, hilfreichen Support und Werkzeuge, die die Arbeit erleichtern, darauf hin, dass Sie einen Volltreffer gefunden haben.
Die 5 besten Zahlungssysteme für das Management
Wenn Sie nach einer verlässlichen Lösung suchen, finden Sie hier 5 beliebte Zahlungsmanagement-Systeme, die mir ins Auge gefallen sind:
Stripe
Stripe wurde 2011 gegründet und ist so etwas wie das coole Kind in der Zahlungsabwicklung, das für seine Premium-Funktionen bekannt ist. Stripe akzeptiert über 135 Währungen weltweit, lässt sich nahtlos mit E-Commerce-Plattformen wie Drupal, WooCommerce und Magento integrieren, bietet umfassende Berichtsfunktionen und Tools für das Abonnementmanagement und ist bekannt für transparente Preise.
Es gibt keine monatlichen Grundgebühren, sämtliche Kosten werden pro Transaktion berechnet. Beim Online-Verkauf beträgt die Gebühr 2,9 % plus 30 Cent pro Transaktion, und 2,7 % plus 5 Cent pro Transaktion für das Bezahlen mit Karte vor Ort. Für internationale Zahlungen und Währungsumrechnungen fällt eine zusätzliche Gebühr von 1 % an.
Braintree
Braintree, eine Tochtergesellschaft von PayPal, ist eine technisch versierte Zahlungslösung mit starkem Ruf in der Branche. Hier sind einige bemerkenswerte Funktionen:
- Die Transaktionskosten betragen 2,59 % plus 49 Cent pro Transaktion
- Die Software profitiert von PayPals umfangreicher Infrastruktur
- Unterstützt Zahlungen in über 130 Währungen
- Integration mit PayPal und Venmo
- Ermöglicht internationale Transaktionen und Betrugsprüfungen
Braintree ist optimal für alle, die einen unkomplizierten Zahlungsabwickler schätzen und die Ressourcen von PayPal bevorzugen.
FreshBooks
FreshBooks ist eine Buchhaltungssoftware, die sich vor allem an Freiberufler, Einzelunternehmer und kleine Unternehmen richtet. Ihr Ziel ist es, Ordnung zu schaffen, Zahlungen zu verwalten und Rechnungen zu versenden. Sie könnte als Zahlungsabwicklungslösung für kleine Unternehmen mit günstigen Tarifen bezeichnet werden. Die Preise reichen von $8.50/Monat bis $27.50/Monat, jedes Paket beinhaltet eine 30-tägige kostenlose Testphase.
Square
Square ist eine bekannte Zahlungsabwicklung und Kassensoftware (POS), die vom frischen Start-up bis zum großen, mehrfilialigen Unternehmen unterschiedlichste Betriebe bedient. Besonders attraktiv ist sie für kleinere Unternehmen und Start-ups dank ihres günstigen Preismodells, das sich an wechselnde Umsätze anpasst. Nutzer zahlen nur einen kleinen Prozentsatz sowie eine feste Gebühr pro Transaktion.
Bei Kartenzahlungen vor Ort, einschließlich Prepaid-Geschenkkarten, gängiger Kreditkarten und mobilen Wallets wie Apple Pay, beträgt die Gebühr 2,6 % plus 10 Cent. Wenn eine Karte manuell eingegeben oder virtuell genutzt wird, sind es 3,5 % plus 15 Cent pro Transaktion. Für Online-Käufe und andere digitale Zahlungen liegt die Gebühr bei 2,9 % plus 30 Cent.
Tipalti
Tipalti ist eine cloudbasierte Lösung zur Automatisierung von Kreditorenbuchhaltung, die Abrechnungsprozesse mit Lieferanten effizient gestaltet. Sie eignet sich optimal für wachsende Unternehmen mit hohem Belegaufkommen, insbesondere, wenn viele internationale Partner beteiligt sind. Zu den Hauptfunktionen zählen:
- Die monatliche Plattformgebühr startet bei $149
- Ermöglicht Zahlungen in 196 Ländern mit 120 verschiedenen Währungen.
- Geeignet für Unternehmen mit zahlreichen nationalen und internationalen Partnern
- Integration mit gängigen Buchhaltungsprogrammen wie QuickBooks, Sage und Xero
Zum Schluss noch ein paar Tipps
Die Angst, eine falsche Wahl zu treffen und jahrelang in einem Vertrag mit einem weniger idealen Partner festzustecken, ist real. Wie gehst du damit um?
Vertraue deinem Bauchgefühl
Auch wenn Spezifikationen, Sicherheit und Kosten wichtig sind, unterschätze nicht den Wert einer guten Partnerschaft. Wenn das Team eines Anbieters einen positiven Eindruck hinterlassen hat und wirklich an deinem Erfolg interessiert schien, sagt das viel aus. Menschen und kulturelle Passung sind entscheidend.
Denke langfristig
Eine glänzende neue Oberfläche verliert schnell ihren Reiz, aber Flexibilität, Skalierbarkeit und Kundensupport bleiben. Stelle sicher, dass jedes System, das du in Betracht ziehst, mit deinem Unternehmen wachsen kann und die nötigen Integrationen für die Zukunft bietet. Du willst nicht nach einem Jahr aus einer Lösung herauswachsen und den gesamten Auswahlprozess erneut durchlaufen müssen.
Lass dich nicht nur vom Preis leiten
Ein Dumping-Angebot bringt wenig, wenn die Lösung deine Anforderungen nicht erfüllt. Und ein höherer Preis bedeutet nicht zwangsläufig bessere Qualität. Betrachte die Gesamtkosten über die gesamte Vertragslaufzeit, inklusive Zusatzgebühren für Support, Transaktionen und Erweiterungen. Die günstigste Anfangsinvestition kann auf lange Sicht teurer werden.
Lies das Kleingedruckte
Ich weiß, Verträge zu lesen ist etwa so spannend wie Farbe beim Trocknen zuzusehen. Aber du musst alle Bedingungen, Konditionen und Verpflichtungen verstehen, bevor du unterschreibst. Achte darauf, dass keine versteckten Gebühren oder einschränkenden Klauseln enthalten sind, die nicht zu deinen Zielen passen. Wenn dir etwas seltsam vorkommt, frage nach. Dein Vertriebsmitarbeiter sollte bereit sein, unverständliche Rechtsbegriffe zu erklären.
Und wenn die Vertriebsmitarbeiter anfangen, mit Schlagwörtern wie „reibungslos“, „supergeladen“ oder „technologiebasiert“ um sich zu werfen ... blende das für einen Moment aus. Konzentriere dich auf das, was wirklich für dein Unternehmen und deine Kunden zählt.
Das war's. Ein schneller Leitfaden, wie du dich durch die Masse der Zahlungsmanagementsysteme kämpfen und die Lösung finden kannst, die zu deinen Bedürfnissen passt.
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