5 beste Zahlungsverwaltungssysteme + Kaufberatung
Zahlungsmanagement ist der Prozess der Organisation, Optimierung und Vereinfachung, wie Ihr Unternehmen den Cashflow, Zahlungen und finanzielle Abläufe steuert. Durch die Nutzung eines modernen Zahlungssystems können Sie Kosten senken, die Effizienz steigern und Ihr Unternehmen für Wachstum positionieren.
In diesem Artikel zeige ich Ihnen genau, wie Sie eine Zahlungslösung auswählen, die zu den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens passt und Ihnen hilft, finanziellen Herausforderungen einen Schritt voraus zu sein.
Überblick über Zahlungssysteme
Ein Payment Management System (PMS) ist eine Plattform zur Verwaltung der finanziellen Transaktionen eines Unternehmens, darunter Ausgaben, Barauszahlungen und andere Cash-Management-Belange. Betrachten Sie es als ein zentrales Steuerungselement, das nicht nur die Rechnungszahlung abdeckt, sondern auch den gesamten Zahlungszyklus verwaltet – von der Einleitung bis zur Abstimmung. Dadurch wird es ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen jeder Größe.
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Ein PMS ist in der Regel cloudbasiert und ermöglicht Ihnen, Ihre Zahlungsprozesse zu optimieren – Rechnungen verwalten, Anfragen und Genehmigungen verfolgen, Berichte einsehen und Zahlungen automatisieren. Ein gutes PMS hilft Ihnen, die Zahlungssicherheit zu erhöhen und einen besseren Überblick sowie mehr Kontrolle über die Zahlungen in Ihrem Unternehmen zu erhalten.
Standardfunktionen eines Zahlungssystems
Wenn Sie ein Payment Management System auswählen, sollten Sie darauf achten, welche Funktionen für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind. Zu den wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten, gehören:
Rechnungsverwaltung
Ein gutes PMS sollte die Rechnungsverwaltung übernehmen und es Ihnen ermöglichen, Kundenrechnungen einfach zu erstellen, zu bearbeiten, zu versenden und zu verfolgen. So behalten Sie alle finanzrelevanten Transaktionen im Blick und stellen sicher, dass es eine lückenlose Dokumentation aller fälligen und erhaltenen Zahlungen gibt.
Zahlungsabwicklung
Ohne eine effiziente Zahlungsabwicklung kann es zu Verzögerungen beim Zahlungseingang oder zu Problemen mit abgelehnten Transaktionen kommen. Das optimale Zahlungssystem unterstützt verschiedene Zahlungsmethoden wie Kreditkarten, Banküberweisungen und digitale Wallets. Besonders vorteilhaft ist zudem die Möglichkeit, mehrere Währungen zu verarbeiten und sich mit gängigen Zahlungsgateways zu verknüpfen (dies ist auch ein wichtiger Vorteil von mobilen Zahlungs-Apps).
Nicht alle Zahlungsdienste bieten reibungslose Lastschrift-Transaktionen an. Suchen Sie nach einem System, das nicht nur effiziente Lastschriftverfahren ermöglicht, sondern Ihnen auch Einblicke in Ihre aktuelle Liquiditätslage gibt, sodass Sie stets über einen gesunden Cashflow verfügen. ACH ist außerdem für direkte Lastschriften und Überweisungen zwischen Banken unerlässlich. Achten Sie darauf, dass das von Ihnen ausgewählte System ACH-Transaktionen sowohl für Verbindlichkeiten als auch Forderungen unterstützt. Über gewöhnliche Transaktionen hinaus sollte ein optimales System auch den Beschaffungsprozess unterstützen und Tools bieten, die Einkaufs- und Zahlungsprozesse einfach und effizient gestalten.
Rechnungs- und Transaktionsaufzeichnung sowie -verfolgung
Sie sollten ein System wählen, das sämtliche Rechnungen, Transaktionen, Belege und Zahlungen an einem Ort erfasst, um eine einfache Nachverfolgung und Berichterstellung zu gewährleisten. Achten Sie auf ein PMS, das Ihnen einen transparenten Überblick über Ihre finanzielle Situation gibt und Echtzeit-Updates zum Zahlungsstatus, automatische Synchronisation mit Bankkonten und Kategorisierung von Ausgaben bietet. Außerdem sollte eine leichte Suche und das Abrufen älterer Transaktionen möglich sein, etwa mit Filtern für Datum, Kunden, Beträge und mehr.
Belegerstellung
Belege dienen als Nachweis von Transaktionen – für Unternehmen zur steuerlichen Dokumentation und für Kunden als Kaufbeleg. Suchen Sie nach einer Plattform, die automatisch professionelle Belege nach erfolgter Zahlung erstellt und verschickt. Optionen für individuell anpassbare Belegvorlagen, Branding sowie Versand über verschiedene Kanäle (zum Beispiel E-Mail oder SMS) sind von Vorteil. Besonders dieses Feature spart im Alltag viel Zeit und Mühe und bietet Ihren Kunden ein besseres Erlebnis.
Berichterstellung
Berichts- und Analysetools sind ein Muss – Sie möchten Einblicke in Ihren Cashflow, Ihre Umsätze, offene Rechnungen und anfallende Transaktionsgebühren erhalten. Die Berichts-Funktion sollte verschiedene vorgefertigte Berichte wie Gewinn- und Verlustrechnungen, Umsatzübersichten und Kostenaufstellungen bieten, dazu die Möglichkeit, Berichte individuell anzupassen, Zeiträume auszuwählen und Daten grafisch (Diagramme/Grafiken) darzustellen.
Kaufüberlegungen für Zahlungsmanagementsysteme
Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf diese Standardfunktionen, sondern berücksichtigen Sie auch wichtige weitere Faktoren bei der Bewertung von Systemen, darunter:
Geschäftsbedürfnisse
Zunächst müssen Sie Ihre unverzichtbaren Anforderungen festlegen, denn diese bestimmen letztlich die passende Software-Lösung. Überlegen Sie sich zum Beispiel, welche Arten von Zahlungen Sie abwickeln möchten, das Zahlungsvolumen und ob dieses in den nächsten Jahren voraussichtlich stark ansteigen wird. Einige Systeme sind besser für die Verarbeitung großer Volumina geeignet, während andere sich mehr an kleine Unternehmen mit geringeren Mengen richten. Die Prognose Ihres Zahlungvolumens hilft Ihnen dabei, ein System zu wählen, das mit Ihren Anforderungen skalieren kann.
Kosten
Die Kosten dieser Systeme können je nach angebotenen Funktionen und Support stark variieren. Manche Systeme berechnen eine monatliche Abonnementgebühr basierend auf der Anzahl der abgewickelten Transaktionen. Andere bieten gestaffelte Preismodelle nach Funktionsumfang und Leistung. Einige Anbieter stellen kostenlose Basisdienste für den Einstieg zur Verfügung. Überlegen Sie, welche Leistungen Sie jetzt und in Zukunft benötigen, um das passende Level für Ihr Unternehmen zu bestimmen. Für Startups können kostenlose oder preisgünstige Varianten zunächst ausreichen. Mit dem Wachstum können Sie später auf umfangreichere Tarife umsteigen.
Transaktionsgebühren sind ebenfalls üblich und bestehen meist aus einem Prozentsatz des gesamten Zahlungsbetrags zuzüglich einer festen Gebühr pro Transaktion. Vergleichen Sie die Gebühren unterschiedlicher Anbieter, um sicherzustellen, dass diese angemessen und wettbewerbsfähig sind. Manche Anbieter erlassen oder reduzieren die Gebühren für gemeinnützige Organisationen oder bei der Abwicklung großer Zahlungsvolumina.
Sicherheit und Compliance
Umfassende Sicherheit ist unverzichtbar. Achten Sie auf ein System mit starker Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und rollenbasierten Zugriffskontrollen. Die Verschlüsselung sorgt dafür, dass Ihre Daten nur von berechtigten Personen gelesen werden können. Multi-Faktor-Authentifizierung erschwert unberechtigten Zugriff, indem zum Beispiel ein Code ans Handy oder per E-Mail gesendet wird. Rollenbasierte Kontrollen beschränken den Mitarbeiterzugriff auf die für ihre Arbeit notwendigen Daten und Funktionen.
Für die Compliance wählen Sie ein System, das Standards wie PCI DSS für den Umgang mit Kreditkartendaten und HIPAA bei Gesundheitsdaten erfüllt. Diese Zertifizierungen zeigen, dass das System strikte Sicherheits- und Datenschutzvorgaben einhält.
Globale Zahlungsabdeckung
Für Unternehmen, die international tätig sind, ist ein System, das globale Zahlungsmethoden und Währungen unterstützt, unerlässlich. Entscheiden Sie sich für einen Anbieter mit Erfahrung bei grenzüberschreitenden Zahlungen, der Anbindungen zu weltweiten Zahlungsnetzwerken bietet. Er sollte die wichtigsten Zahlungsarten für jede Region abdecken, zum Beispiel SEPA für Europa, Faster Payments für Großbritannien und regionale Kartenanbieter für den asiatisch-pazifischen Raum.
Integration und Kompatibilität
Sie sollten ein Zahlungsmanagementsystem wählen, das perfekt mit anderen Geschäftstools wie Ihrer Buchhaltungssoftware, CRM, ERP, E-Commerce-Plattform und allen weiteren wichtigen Systemen zusammenspielt. Ist das nicht der Fall, geraten Sie schnell in ein unkoordiniertes Chaos mit mehr Problemen als Einsparungen. Suchen Sie nach Lösungen, die einen bequemen Datenaustausch zwischen den Systemen ermöglichen, um manuelle Eingaben und Fehlerquellen zu vermeiden. Einige Systeme bieten fertige Integrationen mit Plattformen wie QuickBooks, NetSuite und Shopify. Für andere Tools kann ein API-Zugang den Eigenbau einer Schnittstelle ermöglichen.
Kundendienst
Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung des vom Anbieter gebotenen Supports. Wählen Sie einen Dienstleister mit nachweislich gutem Kundenservice, der Sie bei Einführung, Verwaltung und Optimierung Ihres Zahlungssystems unterstützt. Zu den Supportoptionen können Telefon-, E-Mail- und Chat-Support sowie Zugriff auf Schulungsmaterialien zählen. Ein starker Support hilft Ihnen, das Optimum aus Ihrer Investition herauszuholen.
Redundanz und Verfügbarkeit
Für viele Tech-Unternehmen sind Zahlungen geschäftskritisch. Achten Sie auf ein System mit integrierter Redundanz, Lastverteilung und automatischem Failover, um hohe Verfügbarkeit zu gewährleisten. Eine Mindestverfügbarkeit von 99,9 % sollte garantiert werden, damit Zahlungen rund um die Uhr abgewickelt werden können. Mehrere Rechenzentren an verschiedenen Standorten sind optimal für Redundanz.
Testphasen
Manche Anbieter bieten Testphasen für eine bestimmte Anzahl von Tagen, andere stellen einen Sandbox-Modus mit Testdaten zur Verfügung, sodass Sie das System nach Belieben ausprobieren können. Ziel ist es, die Lösung zu testen, um einschätzen zu können, wie das System mit den individuellen Abläufen und Anwendungsfällen Ihres Unternehmens umgeht. Seien Sie wachsam – kleine Ärgernisse während einer Testphase können sich nach der finalen Einführung in ernsthafte Probleme verwandeln. Stellen Sie sicher, dass Sie eine passende und lohnenswerte Investition tätigen.
Kundenbewertungen
Wenn Sie Zahlungslösungen bewerten, verlassen Sie sich nicht nur auf die Aussagen des Anbieters, sondern schauen Sie auch, was andere dazu sagen. Prüfen Sie, wie aktuelle Kund:innen das System und den Service einschätzen. Achten Sie auf wiederkehrendes Lob oder Beschwerden in den Bewertungen. Bekommt ein System überwiegend negative Rückmeldungen, in denen mangelhafter Kundenservice, umständliche Benutzeroberflächen oder fehlende Schlüsselfunktionen erwähnt werden, ist das ein großes Warnsignal. Umgekehrt sind viele 4- und 5-Sterne-Bewertungen, die eine einfache Einrichtung, hilfreichen Support und Werkzeuge loben, die die Arbeit erleichtern, ein gutes Zeichen dafür, dass Sie einen Gewinner gefunden haben.
Die 5 besten Zahlungsmanagement-Softwares
Falls Sie eine zuverlässige Option suchen, hier sind 5 beliebte Zahlungslösungen, die mir ins Auge gefallen sind:
Stripe
Seit 2011 ist Stripe sozusagen das coole Kind unter den Zahlungsdienstleistern und bekannt für erstklassige Zahlungsabwicklung. Stripe akzeptiert mehr als 135 Währungen weltweit, lässt sich nahtlos mit E-Commerce-Plattformen wie Drupal, WooCommerce und Magento integrieren, bietet umfangreiche Reporting-Funktionen und Abo-Verwaltungstools und überzeugt durch transparente Preisgestaltung.
Es gibt keine monatlichen Gebühren, alle Kosten fallen pro Transaktion an. Für Online-Verkäufe werden 2,9 % + 30 Cent pro Transaktion berechnet, bei Zahlungen mit Karte vor Ort sind es 2,7 % + 5 Cent je Transaktion. Für internationale Zahlungen und Währungsumrechnungen kommt eine zusätzliche Gebühr von 1 % hinzu.
Braintree
Braintree, eine Tochtergesellschaft von PayPal, ist eine technisch ausgefeilte Zahlungslösung mit einem hervorragenden Ruf in der Branche. Zu den bemerkenswerten Funktionen gehören:
- Transaktionskosten liegen bei 2,59 % + 49 Cent pro Zahlung
- Die Software profitiert von der umfassenden Infrastruktur von PayPal
- Akzeptanz von Zahlungen in mehr als 130 Währungen
- Integration mit PayPal und Venmo möglich
- Ermöglicht globale Transaktionen und Betrugsüberprüfungen
Braintree eignet sich besonders für alle, die auf eine unkomplizierte Zahlungsabwicklung Wert legen und die Ressourcen von PayPal schätzen.
FreshBooks
FreshBooks ist eine Buchhaltungssoftware, die sich vor allem an Freiberufler:innen, Einzelunternehmer:innen und kleine Unternehmen richtet. Sie unterstützt bei der Organisation, Verwaltung von Zahlungen und beim Versenden von Rechnungen. Man könnte es als eine Zahlungslösung für kleine Unternehmen bezeichnen – mit günstigen Preismodellen. Die Preise reichen von $8,50/Monat bis $27,50/Monat, jede Variante wird mit einem 30-tägigen Gratiszeitraum angeboten.
Square
Square ist eine bekannte Zahlungsabwicklungs- und Point-of-Sale (POS)-Lösung, die für unterschiedliche Unternehmen geeignet ist – von Start-ups bis hin zu weit verzweigten Filialbetrieben. Besonders für kleinere Unternehmen und Start-ups ist Square aufgrund seines günstigen Entgeltmodells attraktiv, das sich optimal an schwankende Einnahmen anpasst. Nutzer:innen zahlen lediglich einen kleinen prozentualen Anteil und eine feste Gebühr pro Transaktion.
Bei Transaktionen vor Ort – etwa mit Geschenkkarten, Kreditkarten oder mobilen Wallets wie Apple Pay – werden 2,6 % + 10 Cent pro Zahlung berechnet. Wird eine Karte manuell eingegeben oder virtuell genutzt, beträgt die Gebühr 3,5 % + 15 Cent. Für Online-Transaktionen und sonstige digitale Zahlungen fallen 2,9 % + 30 Cent an.
Tipalti
Tipalti ist eine cloudbasierte Automatisierungssoftware für Kreditorenbuchhaltung, die den Rechnungsstellungsprozess für Lieferant:innen vereinfacht. Sie eignet sich besonders für wachsende Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen, vor allem wenn viele internationale Geschäftspartner:innen im Spiel sind. Wichtige Merkmale sind:
- Die Plattformgebühr startet bei $149 monatlich
- Abwicklung von Zahlungen in 196 Ländern mit 120 Währungsoptionen
- Eignet sich für Unternehmen mit zahlreichen lokalen und internationalen Lieferanten
- Integration bekannter Buchhaltungssoftware wie QuickBooks, Sage und Xero
Ein paar abschließende Tipps
Die Angst, eine falsche Wahl zu treffen und dann für mehrere Jahre bei einem nicht optimalen Anbieter festzusitzen, ist absolut nachvollziehbar. Wie geht man damit um?
Hören Sie auf Ihr Bauchgefühl
Neben technischen Daten, Sicherheit und Kosten sollten Sie den Wert einer guten Partnerschaft nicht unterschätzen. Wenn das Team eines Anbieters Ihnen ein gutes Gefühl vermittelt und sich wirklich für Ihren Erfolg interessiert, spricht das für sich. Menschen und Unternehmenskultur spielen eine entscheidende Rolle.
Denken Sie langfristig
Eine glänzende neue Benutzeroberfläche verliert schnell ihren Reiz, aber Flexibilität, Skalierbarkeit und Kundensupport bleiben. Stellen Sie sicher, dass jedes System, das Sie in Betracht ziehen, mit Ihrem Unternehmen wachsen und die Integrationen bieten kann, die Sie in Zukunft benötigen. Sie möchten nicht innerhalb eines Jahres aus einer Lösung herauswachsen und den ganzen Auswahlprozess erneut durchlaufen müssen.
Lassen Sie sich nicht nur vom Preis leiten
Ein Dumping-Angebot bringt Ihnen wenig, wenn die Lösung Ihre Anforderungen nicht wirklich erfüllt. Und ein höherer Preis bedeutet nicht automatisch bessere Qualität. Schauen Sie sich die Gesamtkosten über die gesamte Vertragslaufzeit an, einschließlich zusätzlicher Gebühren für Support, Transaktionen und Erweiterungen. Die günstigeren Anschaffungskosten können sich am Ende als die teurere Option herausstellen.
Lesen Sie das Kleingedruckte
Ich weiß, Verträge durchzulesen ist ungefähr so spannend wie beim Trocknen von Farbe zuzusehen. Aber Sie müssen alle Bedingungen, Konditionen und Verpflichtungen kennen, bevor Sie unterschreiben. Stellen Sie sicher, dass es keine versteckten Gebühren oder restriktiven Klauseln gibt, die nicht zu Ihren Zielen passen. Wenn Ihnen etwas merkwürdig erscheint, fragen Sie nach. Ihr Vertriebsmitarbeiter sollte bereit sein, Ihnen unverständliche juristische Formulierungen zu erklären.
Zu guter Letzt: Wenn Vertriebsmitarbeiter mit Schlagworten wie "reibungslos", "supergeladen" oder "technologiegetrieben" um sich werfen… blenden Sie das für einen Moment aus. Konzentrieren Sie sich darauf, was für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden wirklich zählt.
Das war‘s schon — ein kurzer Leitfaden, wie Sie sich durch die Vielzahl an Zahlungsmanagementsystemen arbeiten und eine Lösung finden, die zu Ihren Bedürfnissen passt.
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