Die 10 besten Softwarelösungen für Spesenmanagement für kleine Unternehmen 2026
Spesenmanagement-Software für kleine Unternehmen
Spesenmanagement-Software kann Ihrem kleinen Unternehmen dabei helfen, Ausgaben zu verfolgen, zu kategorisieren und zu kontrollieren, sodass Sie gesetzeskonform bleiben und fundierte Entscheidungen treffen können. Wenn Sie auf der Suche nach dem passenden Tool sind, möchten Sie wahrscheinlich eine genaue Berichterstattung, die Durchsetzung von Richtlinien und Zeitersparnis abwägen – und das alles, ohne Ihren Arbeitsablauf zu verkomplizieren.
Die richtige Lösung hilft Ihnen, Belege zu verwalten, Genehmigungen zu automatisieren und Ausgaben organisiert zu halten – selbst wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich Vorschriften ändern. In dieser Liste finden Sie Optionen, die auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen zugeschnitten sind, mit Details zu Funktionen, Preisen und Alleinstellungsmerkmalen, damit Sie die beste Wahl für Ihr Team treffen können.
Warum Sie unseren Softwarebewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten Finanzsoftware seit 2023. Als Finanzspezialisten wissen wir, wie kritisch und schwierig die richtige Auswahl von Software ist. Wir investieren in gründliche Recherchen, um unserer Zielgruppe bessere Kaufentscheidungen zu ermöglichen. Wir haben über 2.000 Tools für verschiedene Finanzanwendungen getestet und über 1.000 ausführliche Softwarebewertungen verfasst. Erfahren Sie, wie wir transparent bleiben & unsere Bewertungsmethodik für Software.
Beste Spesenmanagement-Software für kleine Unternehmen – Zusammenfassung
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisdetails meiner Top-Auswahl an Spesenmanagement-Software für kleine Unternehmen zusammen, damit Sie die passende Lösung für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten mit integrierten Buchhaltungstools | 30-tägige kostenlose Testphase verfügbar | Ab $38/Benutzer/Monat | Website | |
| 2 | Am besten geeignet für anpassbare Genehmigungs-Workflows | Kostenlose Testversion + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $3 pro Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 3 | Am besten für Freiberufler, die Ausgaben verwalten | 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar | Ab $23/Monat | Website | |
| 4 | Am besten geeignet für die schnelle Erstellung von Spesenabrechnungen | Kostenlose Demo verfügbar | Ab €8/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 5 | Beste Lösung für mobile Spesenabrechnung | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $15.50/Nutzer/Monat | Website | |
| 6 | Am besten geeignet für Ausgaben-Transparenz in Echtzeit | Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $49/Benutzer/Monat | Website | |
| 7 | Am besten geeignet für Unterstützung bei globalen Reisekosten | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 8 | Certify automatisiert die Spesenabrechnung mit Genehmigungen und Analysen | Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 9 | Am besten für die Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $5.99/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 10 | Am besten für die Integration von Firmenkarten | 30 Tage kostenlos testen + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $15/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website |
-
Creatio CRM
Visit WebsiteThis is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.4.7 -
DealHub AI
Visit WebsiteThis is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.4.7 -
LiveFlow
Visit WebsiteThis is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.4.9
Spesenmanagement-Software für kleine Unternehmen
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der Spesenmanagement-Software für kleine Unternehmen, die es auf meine Auswahlliste geschafft haben. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Überblick über Funktionen, beste Anwendungsfälle und Integrationen der jeweiligen Software, um Ihnen die Auswahl zu erleichtern.
Wenn Sie nach einem Ausgabenmanagement suchen, das sich direkt mit Ihrer Buchhaltung verbindet, ist QuickBooks eine starke Wahl. Diese Plattform ist für kleine Unternehmen konzipiert, die Ausgaben verfolgen, Rechnungen verwalten und die Gehaltsabrechnung an einem Ort erledigen möchten. QuickBooks zeichnet sich durch die enge Integration zwischen Ausgabenverfolgung und den zentralen Buchhaltungsfunktionen aus und hilft Geschäftsinhabern, Finanzdaten genau und prüfbereit zu halten.
Warum ich QuickBooks ausgewählt habe
QuickBooks unterscheidet sich dadurch, dass Ausgabenmanagement und Buchhaltung in einem System zusammengeführt werden. Ich habe QuickBooks ausgewählt, weil es Ausgabendaten automatisch mit dem Hauptbuch synchronisiert und so den manuellen Aufwand sowie das Fehlerrisiko reduziert. Die Plattform ermöglicht außerdem das Kategorisieren von Ausgaben, das Anhängen von Belegen und das Abgleichen von Transaktionen direkt im Buchhaltungsworkflow. Kleine Unternehmen, die ihre Buchhaltung korrekt und prüfbereit halten möchten, ohne mehrere Tools verwenden zu müssen, finden mit QuickBooks eine eng integrierte Lösung.
QuickBooks Hauptfunktionen
Weitere Funktionen von QuickBooks, die für kleine Unternehmen nützlich sein können:
- Lohn- und Gehaltsabrechnung: Gehaltsabrechnungen erstellen, Steuern berechnen und Mitarbeiterzahlungen innerhalb der Plattform verwalten.
- Individuell anpassbare Rechnungsstellung: Rechnungen mit individuellem Branding und Zahlungsoptionen erstellen, versenden und verfolgen.
- Bestandsverwaltung: Bestandsmengen überwachen, Nachbestellpunkte festlegen und Produktverkäufe verfolgen.
- Mobile App: Belege erfassen, Fahrten aufzeichnen und Ausgaben unterwegs verwalten.
QuickBooks-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Shopify, PayPal, Square, TSheets, Bill.com, HubSpot, Salesforce, Expensify, Gusto und Receipt Bank.
Pros and Cons
Pros:
- Integrierte Buchhaltung und Ausgabenverfolgung reduzieren manuelle Arbeit in einem cloudbasierten System
- Bank-Feeds, Belegerfassung und Fahrtenbuchunterstützung sorgen für saubere Aufzeichnungen und Steuererklärung
- Umfangreiche Integrationen helfen kleinen Unternehmen, über Excel und isolierte Tabellen hinauszugehen
Cons:
- Verbindungsprobleme mit Bank-Feeds werden in Drittanbieter-Bewertungen immer wieder beanstandet
- Erweiterte Berichte und hochwertige Funktionen erfordern oft teurere Tarife
Für kleine Unternehmen, die eine flexible Kontrolle über Ausgabenfreigaben benötigen, bietet Zoho Expense eine äußerst anpassbare Workflow-Engine. Finanzteams und Administratoren können mehrstufige Genehmigungsprozesse so gestalten, dass sie den individuellen Unternehmensrichtlinien oder den Anforderungen einzelner Abteilungen entsprechen. So können Organisationen Compliance und Verantwortlichkeit sicherstellen, ohne den Erstattungsprozess zu verlangsamen.
Warum ich Zoho Expense gewählt habe
Was mich an Zoho Expense überzeugt hat, ist die Möglichkeit, dass kleine Unternehmen Freigabe-Workflows nach ihren genauen Bedürfnissen gestalten können. Sie können mehrstufige Genehmigungswege anlegen, bedingte Regeln nach Ausgabentyp oder Betrag definieren und unterschiedliche Freigabeberechtige für verschiedene Abteilungen zuweisen. Ich schätze, dass diese Flexibilität Unternehmen dabei hilft, die Einhaltung von Richtlinien durchzusetzen, ohne für jeden Nutzer unnötige Schritte einzufügen. Für Teams mit speziellen oder sich ändernden Anforderungen an Freigaben bietet Zoho Expense einen Grad an Anpassbarkeit, der anderswo nur schwer zu finden ist.
Wichtige Funktionen von Zoho Expense
Weitere Funktionen, die Zoho Expense zu einer starken Wahl für die Spesenverwaltung kleiner Unternehmen machen, sind:
- Abstimmung von Firmenkreditkarten: Gleichen Sie Kartentransaktionen mit eingereichten Ausgaben ab, um die Kontenabstimmung zu vereinfachen.
- Kilometer- und Tagessatzabrechnung: Berechnen und erfassen Sie reisebedingte Ausgaben auf Basis von Distanzen oder Tagessätzen.
- Mehrwährungsunterstützung: Reichen Sie Ausgaben in verschiedenen Währungen ein und genehmigen Sie diese – ideal für internationale Teams.
- Mobiles Belegescannen: Erfassen und laden Sie Belege direkt über Smartphone oder Tablet hoch.
Zoho Expense Integrationen
Zu den Integrationen gehören Zoho Books, Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho People, QuickBooks Online, Xero, G Suite, Slack, Microsoft Teams und Zapier.
Pros and Cons
Pros:
- Individuell anpassbare Freigabeworkflows und Berechtigungen sind eine große Stärke für richtlinienorientierte Teams
- Benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert kleinen Unternehmen die schnelle Einführung der Plattform
- Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für Unternehmen, die eine cloudbasierte Spesenverwaltung ohne Unternehmenspreise suchen
Cons:
- Es kann eine gewisse Einarbeitungszeit für die Konfiguration von Richtlinien, Berichten und Workflows nötig sein
- Der Umfang der Integrationen außerhalb des Zoho-Ökosystems ist begrenzter als bei einigen Wettbewerbern
Freiberufler und Einzelunternehmer, die geschäftliche und private Ausgaben im Blick behalten müssen, greifen häufig zu FreshBooks. Dieses Tool verbindet Ausgabenmanagement mit Rechnungsstellung und Zeiterfassung, sodass alle Aspekte der Freelancer-Finanzen an einem Ort verwaltet werden können. FreshBooks ist besonders hilfreich für alle, die Ausgaben automatisch importieren und die Steuererklärung vereinfachen möchten.
Warum ich FreshBooks gewählt habe
Für Freiberufler, die Geschäftsausgaben getrennt und übersichtlich halten müssen, bietet FreshBooks zielgerichtete Funktionen, die das Ausgabenmanagement erleichtern. Ich habe FreshBooks ausgewählt, weil es Ausgaben automatisch von Bankkonten und Kreditkarten importiert, den manuellen Aufwand reduziert und dabei hilft, die Finanzen im Griff zu behalten.
Mit FreshBooks können Quittungen zu Ausgaben hinzugefügt und diese für die Steuer kategorisiert werden, was besonders für Einzelunternehmer praktisch ist. Dank integrierter Rechnungsstellung und Zeiterfassung erhalten Freiberufler eine zentrale Plattform für die Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben.
FreshBooks Hauptfunktionen
Weitere für Freiberufler nützliche Funktionen in FreshBooks sind:
- Projektverfolgung: Überwachen Sie Projektbudgets, Ausgaben und abrechenbare Stunden an einem Ort.
- Kundenportal: Teilen Sie Rechnungen, Kostenvoranschläge und Projekt-Updates direkt mit Ihren Kunden.
- Wiederkehrende Abrechnung: Richten Sie automatische wiederkehrende Rechnungen für laufende Kunden oder Abos ein.
- Mobile App: Erfassen Sie Ausgaben, senden Sie Rechnungen und erfassen Sie Zeiten direkt vom Smartphone.
FreshBooks Integrationen
Zu den Integrationen gehören Mailchimp, Zapier, HubSpot CRM, Gusto und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Ideal für Freiberufler und Dienstleistungsunternehmen, die Ausgaben, Rechnungsstellung und Zeiterfassung zusammen verwalten möchten
- Benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht auch Nicht-Buchhaltern einen einfachen Einstieg ins Ausgabenmanagement
- Bankimporte und Belegerfassung helfen, Steuerabzüge ohne Tabellenkalkulationen zu organisieren
Cons:
- Der Umfang der Berichte ist für komplexere finanzielle Analysen begrenzt
- Mehrwährungsunterstützung und manche erweiterten Funktionen sind höheren Preiskategorien vorbehalten
New Product Updates from FreshBooks
Faster Payouts and Smarter Payroll With FreshBooks
FreshBooks introduces Instant Payouts, Buy Now, Pay Later through Affirm, and smarter payment defaults to improve cash flow and payment flexibility. These updates help businesses access funds faster while giving clients more convenient ways to pay. For more information, visit FreshBooks' official site.
.
Rydoo
Am besten geeignet für die schnelle Erstellung von Spesenabrechnungen
Rydoo ist für kleine Unternehmen und Finanzteams konzipiert, die Spesenabrechnungen schnell und ohne Genauigkeitseinbußen bearbeiten müssen. Es ist besonders nützlich für Unternehmen mit häufigen Geschäftsreisen oder dezentralen Teams, die Ausgaben unterwegs erfassen und genehmigen möchten. Mit Funktionen, die die Belegerfassung automatisieren und Freigaben vereinfachen, hilft Rydoo dabei, den manuellen Aufwand zu reduzieren und den Spesenprozess reibungslos zu halten.
Warum ich Rydoo gewählt habe
Wenn Schnelligkeit bei der Spesenabrechnung Priorität hat, bietet Rydoo einen klaren Vorteil. Ich habe es ausgewählt, weil man einen Beleg fotografieren kann und die Daten sofort extrahiert werden, was weniger Zeit für die manuelle Eingabe bedeutet.
Die Plattform unterstützt außerdem Freigaben in Echtzeit, sodass Vorgesetzte Ausgaben direkt nach Einreichung prüfen und genehmigen können. Gerade für kleine Unternehmen, die ihre Prozesse effizient halten müssen, helfen diese Funktionen, Engpässe zu reduzieren und Rückerstattungen im Fluss zu halten.
Rydoo Hauptfunktionen
Weitere Funktionen, die Rydoo für das Ausgabenmanagement kleiner Unternehmen wertvoll machen, sind:
- Kilometergeld-Erfassung: Nutzer können Geschäftsreise-Kilometer direkt in der App erfassen, um eine genaue Rückerstattung zu ermöglichen.
- Tagespauschalen-Management: Die Plattform unterstützt die automatisierte Berechnung von Tagespauschalen auf Grundlage der Unternehmensrichtlinie und des Reiseziels.
- Mehrwährungsfähigkeit: Rydoo verarbeitet Ausgaben in mehreren Währungen und eignet sich damit auch für internationale Teams.
- Richtlinien-Prüfmodul: Eingebaute Kontrollmechanismen markieren Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen, bevor sie zur Freigabe gelangen.
Rydoo Integrationen
Zu den Integrationen gehören SAP S/4HANA, NetSuite, QuickBooks, Xero, Sage und Uber.
Pros and Cons
Pros:
- Schnelles Beleg-Scanning und die OCR-basierte Berichtserstellung sind eine klare Stärke
- Die benutzerfreundliche mobile App erleichtert Mitarbeitern das Einreichen von Ausgaben mit minimalem Schulungsaufwand
- Tagespauschalen und Mehrwährungsfähigkeit bieten mehr Möglichkeiten als einfache Spesen-Tracker für kleine Unternehmen
Cons:
- Die Anpassbarkeit der Freigabe ist geringer als bei komplexeren Enterprise-Tools
- Einige Nutzer berichten von Instabilität der App oder Synchronisierungsproblemen beim Hochladen mehrerer Belege
Webexpenses ist speziell für kleine Unternehmen konzipiert, die Spesenabrechnungen von überall aus vereinfachen möchten. Der Mobile-First-Ansatz spricht Teams mit häufig reisenden oder remote arbeitenden Mitarbeitenden an, die Spesen unterwegs erfassen und einreichen müssen. Wenn Ihr Unternehmen Schwierigkeiten mit verspäteten oder unvollständigen Spesenberichten hat, sorgt Webexpenses mit mobilen Echtzeit-Tools dafür, dass alles reibungslos läuft.
Warum ich Webexpenses ausgewählt habe
Was Webexpenses besonders macht, ist der Fokus auf mobile Spesenabrechnung, was besonders wertvoll für kleine Unternehmen mit viel unterwegs befindlichen Mitarbeitenden ist. Ich habe es ausgewählt, weil die mobile App Nutzer:innen ermöglicht, Quittungen zu fotografieren, Ansprüche sofort einzureichen und den Genehmigungsstatus direkt vom Smartphone zu verfolgen.
Die App unterstützt auch die Offline-Erfassung von Spesen, sodass Ihr Team Ausgaben auch ohne Internetverbindung erfassen kann. Für Unternehmen, die die Spesenabrechnung beschleunigen und Papierkramverzögerungen reduzieren möchten, sind diese mobilen Funktionen eine echte Stärke von Webexpenses.
Wichtige Funktionen von Webexpenses
Zusätzlich zum Mobile-First-Ansatz fand ich diese Funktionen für das Spesenmanagement in kleinen Unternehmen nützlich:
- Automatisierte Richtliniendurchsetzung: Das System prüft jeden Antrag vor der Freigabe auf Konformität mit den Spesenrichtlinien Ihres Unternehmens.
- Kreditkartenintegration: Geschäftskreditkartentransaktionen können direkt importiert und einzelnen Spesenanträgen zugeordnet werden.
- Mehrstufige Genehmigungsworkflows: Erstellen Sie individuelle Freigabeketten, die der Organisationsstruktur Ihres Unternehmens entsprechen.
- Digitale Prüfspur: Jede Aktion an einem Spesenantrag wird aus Compliance- und Überprüfungsgründen protokolliert.
Webexpenses-Integrationen
Zu den Integrationen gehören NetSuite, Sage Intacct, Oracle, Microsoft Dynamics und Amazon.
Pros and Cons
Pros:
- Mobile App ermöglicht Quittungserfassung und Antragseinreichung überall
- Automatisierte Richtlinienprüfungen reduzieren manuellen Prüfungsaufwand
- Hochgradig anpassbare Genehmigungsabläufe
Cons:
- Für kleine Unternehmen unter Umständen teuer
- Berichtsfunktionen bieten eventuell zu wenig Tiefe für fortgeschrittene analytische Anforderungen
Wenn Ihr kleines Unternehmen sofortige Einblicke in die Unternehmensausgaben benötigt, ist BILL Spend & Expense für Sie konzipiert. Die Plattform bietet Finanzteams und Geschäftsinhabern Echtzeit-Transparenz bei jeder Transaktion, sobald sie erfolgt. So können Sie Budgets überwachen, ungewöhnliche Aktivitäten erkennen und die Ausgaben an den Unternehmensrichtlinien ausrichten.
Warum ich BILL Spend & Expense ausgewählt habe
Was an BILL Spend & Expense auffällt, ist der Fokus auf Echtzeit-Transparenz bei Ausgaben, was für kleine Unternehmen, die Budgets genau im Auge behalten müssen, wesentlich ist. Die Plattform aktualisiert Transaktionsdaten sofort, sodass Sie immer wissen, wohin das Unternehmensgeld fließt.
Mir gefällt, dass Sie individuelle Ausgabenkontrollen einrichten und Benachrichtigungen für nicht regelkonforme Käufe in Echtzeit erhalten können. Für Teams, die Ausgabenüberschreitungen verhindern und schnell auf ungewöhnliche Aktivitäten reagieren möchten, ist dieses Maß an Transparenz ein großer Vorteil.
Wichtige Funktionen von BILL Spend & Expense
Weitere Funktionen, die BILL Spend & Expense für das Ausgabenmanagement kleiner Unternehmen nützlich machen, sind:
- Ausgabe von virtuellen und physischen Karten: Firmenkarten für Mitarbeiter ausgeben, um Ausgaben zu steuern und einfach zu verfolgen.
- Automatisches Erfassen von Belegen: Belege direkt vom mobilen Gerät hochladen und den Transaktionen zuordnen.
- Anpassbare Genehmigungsprozesse: Mehrstufige Freigaben einrichten, um die Richtlinien Ihres Unternehmens zu unterstützen.
- Integration mit Buchhaltungssoftware: Spesendaten mit Plattformen wie QuickBooks und NetSuite für eine präzise Buchführung synchronisieren.
BILL Spend & Expense Integrationen
Von BILL Spend & Expense werden derzeit keine nativen Integrationen aufgelistet.
Pros and Cons
Pros:
- Transparenz bei Echtzeit-Ausgaben gibt Finanzteams mehr Kontrolle über Budgets und Prognosen
- Firmenkarten und Belegerfassung reduzieren manuelle Eingaben und beschleunigen die Spesenerfassung
- Die Synchronisierung mit QuickBooks wird häufig als praktischer Vorteil für Buchhaltungsprozesse kleiner Unternehmen genannt
Cons:
- Synchronisationsprobleme bei Transaktionen tauchen laut Nutzerfeedback weiterhin auf
- Rückerstattungen und Berichte sind weniger ausgereift als der hauptsächliche Karten-Workflow
Wenn Ihr kleines Unternehmen Reisekosten in mehreren Ländern verwaltet, bietet SAP Concur spezialisierte Tools für globale Compliance und Währungsverwaltung. Es ist auf Finanzteams ausgerichtet, die Reiseausgaben verfolgen, prüfen und erstatten müssen und dabei internationale Steuer- und Richtlinienanforderungen erfüllen. Damit ist es eine starke Wahl für Organisationen mit verteilten Teams oder häufigen grenzüberschreitenden Reisen.
Warum ich SAP Concur gewählt habe
Für kleine Unternehmen, die Reisekosten grenzüberschreitend managen müssen, sticht SAP Concur durch seine Unterstützung bei globalen Reisekosten hervor. Ich habe es ausgewählt, weil es Transaktionen in mehreren Währungen verarbeitet und die Einhaltung internationaler Steuervorschriften automatisiert – eine Herausforderung für viele wachsende Unternehmen.
Die Plattform ermöglicht es außerdem, Reiserichtlinien festzulegen, die sich an verschiedene Länder anpassen lassen, wodurch Sie Kosten besser kontrollieren und Richtlinienverstöße reduzieren können. Wenn Ihr Team international reist oder Sie Mitarbeitende in mehreren Regionen haben, sind die globalen Funktionen von SAP Concur kaum zu übertreffen.
SAP Concur – Hauptfunktionen
Weitere Funktionen, die SAP Concur für das Ausgabenmanagement kleiner Unternehmen nützlich machen, sind unter anderem:
- Mobiles Erfassen von Belegen: Fotografieren Sie Quittungen und laden Sie sie direkt vom Handy hoch.
- Automatisierte Erstellung von Ausgabenberichten: Erstellen Sie Ausgabenberichte automatisch aus importierten Kartentransaktionen und Belegen.
- Fahrtenbuchführung: Erfassen und berechnen Sie Kilometer für Geschäftsreisen mit integrierten GPS-Tools.
- Audit-Regel-Engine: Wenden Sie benutzerdefinierte Prüfregeln an, um Ausgaben außerhalb der Richtlinien vor der Erstattung zu kennzeichnen.
SAP Concur Integrationen
Zu den Integrationen gehören Microsoft Outlook, Salesforce, Oracle, Workday, NetSuite, ADP, Chrome River, Expensify, QuickBooks und SAP ERP.
Pros and Cons
Pros:
- Am besten geeignet für reiselastige Teams, die globale Ausgabenkontrollen und Multiwährungsunterstützung benötigen
- Reisebuchung und Ausgabenverwaltung in einem System reduzieren Tool-Vielfalt für verteilte Teams
- Prüfpfade und Richtlinienautomatisierung bieten stärkere Compliance als einfachere kleine Business-Tools
Cons:
- Einrichtung und Konfiguration können für kleine Unternehmen zeitaufwendig sein
- Oberflächenaktualisierungen können etablierte Arbeitsabläufe für Nutzer stören
Certify ist für kleine Unternehmen konzipiert, die strenge Ausgabenrichtlinien durchsetzen und Compliance-Risiken reduzieren müssen. Besonders nützlich ist es für Finanzteams, die automatisierte Kontrollen wünschen, um Ausgaben außerhalb der Richtlinien zu kennzeichnen, bevor sie zum Problem werden. Mit Certify lassen sich benutzerdefinierte Regeln und Genehmigungs-Workflows einrichten, sodass Ausgaben mit den Unternehmensrichtlinien in Einklang bleiben.
Warum ich Certify gewählt habe
Certify hebt sich durch seinen Fokus auf die Einhaltung von Richtlinien hervor – ein zentrales Anliegen von kleinen Unternehmen bei der Verwaltung von Mitarbeiterausgaben. Ich habe Certify ausgewählt, weil es die Möglichkeit bietet, detaillierte Richtlinienregeln zu erstellen, die Einreichungen außerhalb der Richtlinien automatisch kennzeichnen oder blockieren, bevor sie zur Genehmigung gelangen. Die Plattform unterstützt zudem mehrstufige Genehmigungs-Workflows, sodass Ausgaben je nach Betrag, Abteilung oder anderen Kriterien an die richtigen Personen weitergeleitet werden können. Für Teams, die Ausgabenlimits durchsetzen und Compliance-Anforderungen reduzieren müssen, bietet Certify detaillierte Steuerungsmöglichkeiten, um Ausgaben im Griff zu behalten.
Certify Hauptfunktionen
Neben den Kontrollen zur Einhaltung von Richtlinien sind mir außerdem diese Funktionen aufgefallen:
- Automatische Belegerfassung: Belege per Mobile App oder E-Mail hochladen, Certify extrahiert die Daten automatisch.
- Abgleich von Firmenkreditkarten: Kartenumsätze mit eingereichten Ausgaben abgleichen, um die Abstimmung zu vereinfachen.
- Anpassbare Berichterstattung: Detaillierte Berichte nach Kategorie, Nutzer oder Abteilung erstellen und exportieren.
- Integration von Geschäftsreisen: Geschäftsreisen direkt in der Plattform buchen und Reisedaten mit Spesenberichten verbinden.
Certify Integrationen
Zu den Integrationen gehören SAP Concur, Oracle, NetSuite, QuickBooks, Microsoft Dynamics, Salesforce, Workday, ADP, Chrome River und Coupa.
Pros and Cons
Pros:
- Starke Richtliniendurchsetzung hilft Finanzteams, Ausgaben außerhalb der Richtlinie frühzeitig zu kontrollieren
- Mehrstufige Genehmigungen und Berechtigungen eignen sich für kleine Unternehmen mit strengeren Compliance-Anforderungen
- Mobile Belegerfassung und Verknüpfung von Reiseausgaben reduzieren die Abhängigkeit von manuellen Tabellen
Cons:
- Ungenauigkeiten bei Belegdatum und -betrag können manuelle Korrekturen erfordern
- Das Einrichten detaillierter Richtlinienregeln und Genehmigungslogik kann zeitaufwändig sein
Am besten für die Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben
Wenn Sie private und geschäftliche Ausgaben klar voneinander trennen müssen, bietet Quicken Simplifi eine unkomplizierte Lösung. Dieses Tool eignet sich besonders für Kleinunternehmer, Freelancer oder alle, die gemischte Finanzen verwalten und Verwirrung bei der Steuererklärung vermeiden wollen. Mit individuell anpassbarer Nachverfolgung und klarer Kategorisierung bleiben Sie organisiert und führen für beide Seiten Ihres Finanzlebens korrekte Aufzeichnungen.
Warum ich Quicken Simplifi gewählt habe
Im Gegensatz zu vielen Ausgaben-Tools, die die Grenze zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben verschwimmen lassen, zeichnet sich Simplifi durch seine deutlichen Trennungsfunktionen aus. Ich habe es ausgewählt, weil Sie benutzerdefinierte Kategorien und Tags erstellen können, um sowohl geschäftliche als auch private Transaktionen in einem Dashboard zu verfolgen. Das Tool ermöglicht es zudem, für beide Bereiche separate Berichte zu generieren, was die Vorbereitung auf die Steuererklärung oder Geschäftsprüfungen erleichtert. Für Kleinunternehmer, die beide Arten von Ausgaben jonglieren, unterstützt dieses Maß an Organisation dabei, Verwechslungen zu vermeiden und die Unterlagen prüfungsbereit zu halten.
Quicken Simplifi Hauptfunktionen
Weitere Funktionen, die Simplifi für das Management von Geschäftsausgaben nützlich machen, sind:
- Automatischer Bankabgleich: Das Tool verbindet sich mit Ihren Bankkonten und importiert Transaktionen in Echtzeit.
- Erstellung von Ausgabenplänen: Sie können monatliche oder individuelle Ausgabenpläne einrichten, um den Zahlungsfluss zu überwachen.
- Individuelle Benachrichtigungen: Erhalten Sie Mitteilungen für hohe Transaktionen, niedrige Kontostände oder anstehende Rechnungen.
- Zielverfolgung: Verfolgen Sie Ihre Fortschritte bei Spar- oder Investitionszielen innerhalb der Plattform.
Quicken Simplifi Integrationen
Zu den Integrationen gehören Dropbox, PayPal und Zillow.
Pros and Cons
Pros:
- Ermöglicht die Erstellung separater Kategorien für Geschäfts- und Privatkosten
- Importiert Transaktionen automatisch von den meisten großen US-Banken
- Bietet individuell anpassbare Hinweise bei hohen oder ungewöhnlichen Geschäftsausgaben
Cons:
- Unterstützt keinen Mehrbenutzerzugriff zur Verwaltung von Team-Ausgaben
- Eingeschränkte Berichtsfunktionen im Vergleich zu geschäftsorientierten Ausgaben-Tools
Ramp ist für kleine Unternehmen konzipiert, die das Ausgabenmanagement eng mit der Nutzung von Firmenkreditkarten verknüpfen möchten. Finanzteams können physische und virtuelle Karten ausgeben, detaillierte Ausgabenkontrollen festlegen und jede Transaktion in Echtzeit verfolgen. Dieser Ansatz hilft Organisationen, die Erfassung von Ausgaben und die Durchsetzung von Richtlinien direkt am Kaufort zu automatisieren.
Warum ich Ramp ausgewählt habe
Was Ramp für mich besonders macht, ist die tiefe Integration von Firmenkartenverwaltung und Ausgabenkontrollen. Sie können sowohl physische als auch virtuelle Karten ausgeben, diese Mitarbeitenden zuweisen und individuelle Ausgabenlimits für jede Karte festlegen.
Mir gefällt, dass jede Transaktion automatisch verfolgt und kategorisiert wird. Das reduziert manuelle Eingaben und hilft, Ausgaben außerhalb der Richtlinien zu verhindern. Für kleine Unternehmen, die die Erfassung von Ausgaben automatisieren und Richtlinien am Kaufort durchsetzen wollen, ist die Kartenintegration von Ramp eine sehr gute Lösung.
Ramp Schlüsselfunktionen
Weitere Funktionen, die Ramp für das Ausgabenmanagement kleiner Unternehmen nützlich machen, sind:
- Automatischer Belegabgleich: Belege hochladen und das System ordnet sie automatisch den Kartentransaktionen zu.
- Echtzeit-Ausgabeanalysen: Dashboards bieten Übersichten zu Ausgaben nach Kategorie, Abteilung oder Anbieter.
- Individuelle Genehmigungsworkflows: Multi-Level-Genehmigungsprozesse für Ausgabeneinreichungen und Erstattungen einrichten.
- Direkte Buchhaltungsintegrationen: Ausgabendaten mit Plattformen wie QuickBooks, Xero und NetSuite synchronisieren.
Ramp Integrationen
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, NetSuite, Expensify, Slack, Gusto, Salesforce, HubSpot und Google Workspace.
Pros and Cons
Pros:
- Kontrollen für Firmenkarten und Ausgabenlimits machen es besonders nützlich für Startups und schnell wachsende Teams
- Einfache Buchhaltungsintegrationen und Abstimmung helfen, den Aufwand mit Tabellenkalkulationen am Monatsende zu reduzieren
- Cashback und sofortige virtuelle Karten bieten einen Mehrwert gegenüber herkömmlichen Ausgaben-Trackern
Cons:
- Erstattungs-Workflows sind schwächer als die Tools für kartenbasiertes Ausgabenmanagement
- Internationaler Support ist für Unternehmen außerhalb der USA eingeschränkter
Weitere Spesenmanagement-Software für kleine Unternehmen
Hier sind einige weitere Spesenmanagement-Softwarelösungen für kleine Unternehmen, die es zwar nicht auf meine Auswahlliste geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- Sage Expense Management (formerly Fyle)
Ideal für die Spesenverfolgung in mehreren Währungen
Auswahlkriterien für Spesenmanagement-Software für KMU
Bei der Auswahl der besten Spesenmanagement-Software für kleine Unternehmen, die in diese Liste aufgenommen wurde, habe ich auf die häufigsten Käuferbedürfnisse und Pain Points wie die Reduzierung manueller Dateneingaben und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien geachtet. Außerdem habe ich folgendes Bewertungsraster genutzt, um meine Evaluierung strukturiert und objektiv zu gestalten:
Kernfunktionen (25% der Gesamtbewertung)
Jede Lösung musste folgende Anwendungsfälle abdecken, um für diese Liste in Frage zu kommen:
- Digitale Belege erfassen und speichern
- Spesenberichte einreichen und genehmigen
- Fahrten und Reisekosten verfolgen
- Firmenrichtlinien für Ausgaben durchsetzen
- Datenexport zur Buchhaltungssoftware ermöglichen
Zusätzliche besondere Funktionen (25% der Gesamtbewertung)
Um die Auswahl weiter einzugrenzen, habe ich auch nach Alleinstellungsmerkmalen gesucht, beispielsweise:
- Echtzeit-Belegerfassung mit OCR
- Automatisierte Tagespauschalen-Berechnung
- Multiwährungs- und internationale Unterstützung
- Integriertes Fahrtenbuch via GPS
- Anpassbare Freigabeprozesse
Benutzerfreundlichkeit (10% der Gesamtbewertung)
Um das Nutzererlebnis jeder Lösung einzuschätzen, habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Einfache und intuitive Benutzeroberfläche
- Verfügbarkeit und Funktionalität mobiler Apps
- Klare Navigation und Beschriftung der Funktionen
- Minimale Schritte für häufige Aufgaben
- Barrierefreiheit für verschiedene Nutzergruppen
Einarbeitung (10% der Gesamtbewertung)
Um das Onboarding jeder Plattform zu bewerten, habe ich folgende Kriterien hinzugezogen:
- Verfügbarkeit von Trainingsvideos und Tutorials
- Zugriff auf Einrichtungsvorlagen und Anleitungen
- Interaktive Produkttouren für neue Nutzer
- In-App-Chatbots zur Unterstützung beim Onboarding
- Live- oder aufgezeichnete Webinare für neue Kunden
Kundensupport (10% der Gesamtbewertung)
Um den Kundenservice jedes Softwareanbieters zu beurteilen, habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Mehrere Support-Kanäle (Chat, E-Mail, Telefon)
- Schnelle Reaktionszeiten auf Anfragen
- Zugriff auf ein durchsuchbares Hilfe-Center
- Verfügbarkeit dedizierter Account Manager
- Community-Foren oder Nutzergruppen
Preis-Leistungs-Verhältnis (10% der Gesamtbewertung)
Zur Bewertung des Preis-Leistungs-Verhältnisses jeder Plattform habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Transparente und vorhersehbare Preisstruktur
- Enthaltene Funktionen im Basistarif
- Rabatte bei jährlicher Abrechnung oder größeren Mengen
- Keine versteckten Gebühren oder unerwarteten Kosten
- Verfügbarkeit von kostenloser Testphase oder Demo
Kundenbewertungen (10% der Gesamtbewertung)
Um einen Eindruck von der allgemeinen Kundenzufriedenheit zu erhalten, habe ich beim Lesen von Kundenbewertungen auf Folgendes geachtet:
- Konsistent positives Feedback zu den Kernfunktionen
- Berichte über verlässlichen Kundensupport
- Anmerkungen der Nutzer zur einfachen Einführung
- Feedback zur Leistung der mobilen App
- Bekannte Einschränkungen oder Frustrationen mit dem Tool
Wie wählt man Spesenmanagement-Software für kleine Unternehmen aus?
Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie bei der Auswahl Ihrer individuellen Software den Überblick behalten, finden Sie hier eine Checkliste mit wichtigen Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
| Faktor | Worauf achten? |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Kann die Software mit Ihrem Unternehmen wachsen, d. h. mehr Nutzer, höhere Transaktionsvolumen oder neue Standorte abdecken? Vermeiden Sie Tools, die Nutzer oder Berichte begrenzen. |
| Integrationen | Stellt das Tool eine native Verbindung zu Ihren Buchhaltungs-, Lohnbuchhaltungs- und Banksystemen her? Achten Sie auf direkte Integrationen, nicht nur auf API- oder Zapier-Lösungen. |
| Anpassbarkeit | Können Sie Freigabeworkflows, Spesenkategorien und Richtlinien an Ihre Geschäftsprozesse anpassen? Unflexible Systeme zwingen Sie womöglich, Ihre Abläufe zu ändern. |
| Benutzerfreundlichkeit | Kann Ihr Team das Tool schnell einführen oder sind umfangreiche Schulungen nötig? Achten Sie auf eine übersichtliche Navigation und mobilen Zugriff für unterwegs. |
| Implementierung und Onboarding | Wie lange dauert es, bis Sie einsatzbereit sind? Fragen Sie nach Datenmigration, Schulungsressourcen und Support während der Einführung – insbesondere, wenn Sie über begrenztes IT-Personal verfügen. |
| Kosten | Sind alle notwendigen Funktionen im Grundpreis enthalten, oder fallen Zusatzgebühren an? Vergleichen Sie Monats- und Jahrespreise und achten Sie auf Mindestnutzerzahlen. |
| Sicherheitsmaßnahmen | Bietet die Software Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffsrechte und Prüfpfade? Stellen Sie sicher, dass sie Ihre Datenschutz- und Compliance-Anforderungen erfüllt. |
| Support-Verfügbarkeit | Welche Support-Kanäle werden angeboten und zu welchen Zeiten? Überlegen Sie, ob Sie 24/7-Hilfe, einen dedizierten Ansprechpartner oder Self-Service-Ressourcen benötigen. |
Was ist eine Spesenmanagement-Software für kleine Unternehmen?
Eine Spesenmanagement-Software für kleine Unternehmen ist ein digitales Tool, das Firmen dabei unterstützt, Mitarbeiterausgaben und Geschäftskosten zu verfolgen, zu verarbeiten und zu kontrollieren. Sie automatisiert Aufgaben wie das Erfassen von Belegen, die Einreichung von Spesenabrechnungen und die Durchsetzung von Richtlinien und reduziert so manuelle Arbeit und Fehler.
Diese Systeme verschaffen dem Finanzteam einen besseren Einblick in Ausgaben, unterstützen die Einhaltung von Vorschriften und vereinfachen Erstattungs- und Buchhaltungsprozesse.
Funktionen
Bei der Auswahl einer Spesenmanagement-Software für kleine Unternehmen sollten Sie auf folgende Schlüsselfunktionen achten:
- Belegerfassung: Ermöglicht es Nutzern, Fotos oder Scans von Belegen hochzuladen, die automatisch jeder Ausgabe zugeordnet und für eine einfache Referenz sowie Prüfungen gespeichert werden.
- Erstellung von Spesenberichten: Mitarbeitende können Ausgaben zu Berichten zusammenfassen, Ausgaben kategorisieren und diese zur Überprüfung und Genehmigung an Vorgesetzte einreichen.
- Richtlinieneinhaltung: Markiert oder blockiert Ausgaben, die gegen Unternehmensregeln verstoßen, unterstützt die Einhaltung und reduziert nicht autorisierte Ausgaben.
- Genehmigungsworkflows: Leitet eingereichte Ausgaben an die zuständigen Vorgesetzten oder Finanzmitarbeitenden zur Überprüfung weiter. Die Schritte sind an die Unternehmensstruktur anpassbar.
- Fahrtenbuchführung: Mitarbeitende können dienstliche Fahrtstrecken erfassen, häufig per GPS oder manueller Eingabe, was eine genaue Rückerstattung ermöglicht.
- Mehrwährungsunterstützung: Bearbeitet Ausgaben in verschiedenen Währungen, wandelt Beträge automatisch um und unterstützt internationale Geschäftstätigkeit.
- Integration mit Buchhaltungssoftware: Synchronisiert Spesendaten direkt mit Ihrer Buchhaltungs- oder ERP-Software, was manuelle Eingaben und Abstimmungsaufwände reduziert.
- Abrechnung von Tagespauschalen: Berechnet gemäß Unternehmensrichtlinie und Standort tägliche Pauschalen für Geschäftsreisen, wodurch die Einhaltung und Rückerstattung erleichtert wird.
- Zugriff über mobile App: Mitarbeitende können Ausgaben einreichen, Belege erfassen und Ausgaben von ihrem Smartphone oder Tablet aus nachverfolgen.
- Prüfprotokoll: Führt eine detaillierte Aufzeichnung aller Ausgabeneinreichungen, Genehmigungen und Änderungen, um Transparenz und regulatorische Richtlinientreue zu unterstützen.
Vorteile
Die Einführung einer Ausgabenverwaltungssoftware für Ihr kleines Unternehmen bietet Ihrem Team und Ihrem Geschäft zahlreiche Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Reduzierte manuelle Dateneingabe: Automatisierte Belegerfassung und Berichtserstellung verringern den Zeitaufwand für Papierarbeit und senken das Fehlerpotenzial.
- Verbesserte Richtlinieneinhaltung: Integrierte Richtlinienüberprüfung und Genehmigungsworkflows sorgen dafür, dass Ausgaben den Unternehmensregeln und gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
- Schnellere Rückerstattungen: Digitale Einreichung und Bearbeitung von Ausgaben beschleunigen Genehmigungsprozesse und sorgen dafür, dass Mitarbeitende schneller ihre Erstattungen erhalten.
- Mehr Transparenz über Finanzen: Funktionen für Echtzeit-Überwachung und Berichterstattung verschaffen Finanzteams einen klaren Überblick über Ausgabenmuster und Budgeteinhaltung.
- Vereinfachte Prüfungen und Archivierung: Zentrale Speicherung von Belegen, Berichten und Prüfprotokollen erleichtert die Vorbereitung auf Prüfungen und die Einhaltung von Vorschriften.
- Verbesserte Integration mit der Buchhaltung: Direkte Synchronisation mit Buchhaltungssoftware reduziert manuelle Abstimmung und beschleunigt den Monatsabschluss.
- Unterstützung für Unternehmenswachstum: Skalierbare Plattformen und Mehrwährungsunterstützung ermöglichen es, die Ausgabenverwaltung parallel zum Wachstum des Unternehmens anzupassen.
Kosten und Preise
Die Auswahl einer Ausgabenverwaltungssoftware für ein kleines Unternehmen setzt ein Verständnis der unterschiedlichen Preismodelle und Tarifoptionen voraus. Die Kosten unterscheiden sich je nach Funktionsumfang, Teamgröße, Zusatzoptionen und mehr. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, deren Durchschnittspreise und typische Funktionen von Lösungen zur Ausgabenverwaltung für kleine Unternehmen zusammen:
Tarifvergleichstabelle für Ausgabenverwaltungssoftware für KMU
| Tariftyp | Durchschnittspreis | Häufige Funktionen |
|---|---|---|
| Gratis-Tarif | $0 | Grundlegende Belegerfassung, begrenzte Spesenberichte, manuelle Genehmigungen und Basissupport. |
| Persönlicher Tarif | $5-$10/user/month | Belegerfassung, Fahrtenbuchführung, einfache Richtlinieneinhaltung, mobiler App-Zugang und E-Mail-Support. |
| Firmentarif | $10-$25/user/month | Automatisierte Genehmigungen, Integration mit Buchhaltungssoftware, Mehrwährungsunterstützung, erweiterte Berichte und Chat-Support. |
| Enterprise-Tarif | $25-$50/user/month | Individuelle Workflows, erweiterte Sicherheit, dedizierte Kundenbetreuung, API-Zugang und Prioritätssupport. |
FAQs zu Spesenmanagement-Software für kleine Unternehmen
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Spesenmanagement-Software für kleine Unternehmen:
Woran erkenne ich, ob mein Unternehmen eine Spesenmanagement-Software benötigt?
Wenn Ihr Team viel Zeit mit dem Nachverfolgen von Belegen, der Bearbeitung von Rückerstattungen oder der manuellen Verwaltung von Spesenabrechnungen verbringt, benötigen Sie wahrscheinlich eine Spesenmanagement-Software. Diese Tools helfen, Fehler zu reduzieren, Genehmigungen zu beschleunigen und bieten bessere Einsicht in die Ausgaben Ihres Unternehmens.
Kann Spesenmanagement-Software mit meinem bestehenden Buchhaltungssystem integriert werden?
Ja, die meisten Spesenmanagement-Softwares für kleine Unternehmen bieten Integrationen mit gängigen Buchhaltungsplattformen. Überprüfen Sie vor der Auswahl eines Tools, ob eine direkte Synchronisierung mit Ihrem aktuellen System möglich ist – so vermeiden Sie das manuelle Eingeben von Daten und stellen korrekte Finanzaufzeichnungen sicher.
Welche Sicherheitsmaßnahmen sollte ich bei Spesenmanagement-Software beachten?
Achten Sie auf Software mit Datenverschlüsselung, rollenbasierten Zugriffsrechten und Prüfpfaden. Diese Funktionen schützen sensible Finanzdaten und unterstützen die Einhaltung der für Ihr Unternehmen relevanten Datenschutzvorschriften.
Ist es möglich, Ausgaben für remote oder reisende Mitarbeiter zu verwalten?
Ja, viele Lösungen bieten mobile Apps und Cloud-Zugang, sodass Mitarbeiter Ausgaben einreichen, Belege erfassen und Fahrten von überall aus dokumentieren können. Diese Flexibilität ist besonders für verteilte Teams oder Geschäftsreisende von Vorteil.
Wie lange dauert die Einführung einer Spesenmanagement-Software?
Die Einführungsdauer hängt vom Anbieter und der Unternehmensgröße ab, aber die meisten kleinen Unternehmen können innerhalb weniger Tage bis zu einigen Wochen starten. Achten Sie auf Tools mit Onboarding-Ressourcen wie Schulungsvideos, Anleitungen und schnellem Support, um den Prozess zu beschleunigen.
Wie geht es weiter?
Wenn Sie gerade Spesenmanagement-Software für Ihr kleines Unternehmen recherchieren, nehmen Sie Kontakt zu einem SoftwareSelect-Berater auf, um kostenlose Empfehlungen zu erhalten.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre spezifischen Anforderungen geklärt werden. Anschließend erhalten Sie eine Liste ausgewählter Software zur Überprüfung. Der Service unterstützt Sie auch während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich Preisverhandlungen.