Software zur Erstattung von Ausgaben hilft Unternehmen dabei, Mitarbeiterausgaben zu erfassen, zu verwalten und zu genehmigen – ganz ohne unübersichtliche Tabellen oder verspätete Auszahlungen. Wenn Ihr Team immer noch mit manuellen Prozessen arbeitet oder Belege per E-Mail nachverfolgen muss, ist es Zeit für eine schnellere und genauere Lösung zur Abwicklung von Erstattungen.
Als Experte für digitale Software weiß ich, wie schwierig es ist, ein Tool zu finden, das tatsächlich zu Ihren Arbeitsabläufen passt. Manche Lösungen sind zu komplex, andere zu eingeschränkt, und viele lassen sich nicht entsprechend Ihren Anforderungen skalieren. Sie brauchen eine Lösung, die Zeit spart und nahtlos mit Ihren bestehenden Systemen zusammenarbeitet.
Ich habe die führenden Plattformen geprüft und getestet, um Tools zu finden, die einfach zu bedienen sind, Genehmigungsabläufe automatisieren und mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisiert werden können. Diese Auswahl an Software zur Erstattung von Ausgaben hilft Ihrem Team, schneller zu arbeiten, die Compliance einzuhalten und Mitarbeitenden ihr Geld ohne die üblichen Verzögerungen zurückzuzahlen.
Warum Sie unseren Software-Empfehlungen vertrauen können
6,700+
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20
Industry experts
16+
Evaluation factors
14
Years
Unsere Bewertungen spiegeln unser unabhängiges Urteilsvermögen wider – keine Verkaufsstrategie. Erfahren Sie, wie wir transparent bleiben.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Vergleichstabelle für Software zur Erstattung von Ausgaben
Die folgende Tabelle vergleicht die Preisinformationen meiner besten ausgewählten Lösungen zur Erstattung von Ausgaben.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten geeignet für automatisierte Erstattungspolicen | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $8/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 2 | Am besten für die Übermittlung von Belegen in Echtzeit | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $11.99/Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 3 | Am besten für die Erfassung von großen Dokumentenmengen für Teams | 14-tägige kostenlose Testphase | Preise auf Anfrage | Website | |
| 4 | Am besten für automatisierte Rückerstattungs-Synchronisierung | Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $49/Nutzer/Monat | Website | |
| 5 | Am besten geeignet für Firmenkarten | 30-tägige kostenlose Testphase + Gratis-Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab $15/Nutzer/Monat + plattformbasierte Gebühr | Website | |
| 6 | Am besten geeignet für Multiwährungsunterstützung | Kostenlose Testversion verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 7 | Idéal pour l'intégration comptable | Essai gratuit de 30 jours disponible | À partir de $25/mois | Website | |
| 8 | Am besten für automatisierte Zahlungen | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $99/Monat | Website | |
| 9 | Am besten für globale Compliance | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $8.50 bis $12/aktiver Nutzer | Website | |
| 10 | Am besten für kleine Team-Budgets | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $8/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website |
Test: Die beste Software zur Erstattung von Ausgaben
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Softwarelösungen zur Erstattung von Ausgaben, die es in meine Auswahl geschafft haben. Meine Tests bieten einen detaillierten Einblick in die wichtigsten Funktionen, Vor- und Nachteile, Integrationen und idealen Anwendungsfälle jedes Tools, damit Sie die beste Lösung für sich finden.
Am besten geeignet für automatisierte Erstattungspolicen- Kostenlose Demo verfügbar
- Ab $8/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Das Gehaltsabrechnungs-Dashboard von Rippling Spend zeigt Erstattungen zusammen mit Mitarbeiterausgaben an. Rippling Spend ist eine Lösung für das Ausgabenmanagement, mit der Sie Unternehmensausgaben zentral steuern und überwachen können. Sie wurde entwickelt, um die Verwaltung von Erstattungen, die Nutzung von Firmenkreditkarten und Reisekosten für Ihr Team zu vereinfachen.
Warum ich Rippling Spend gewählt habe: Ich habe Rippling Spend gewählt, weil Sie damit die Erstattung von Ausgaben mit automatisierten Richtlinien kontrollieren können, die regelwidrige Kosten kennzeichnen oder ablehnen. Außerdem können Sie Firmenkarten mit vordefinierten Limits ausgeben, wodurch Sie Problemen vorbeugen, anstatt sie erst im Nachhinein zu beheben. Diese Kontrollen sparen Ihrem Finanzteam Zeit und reduzieren manuelle Prüfungen. Insgesamt machen sie den Erstattungsprozess planbarer und sorgen für mehr Compliance im gesamten Unternehmen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen globale Ausgabenkontrollen, mit denen sich Erstattungen und Ausgaben in mehreren Ländern steuern lassen, Reisetools, die helfen, Kosten zu senken und Buchungen effizienter abzuwickeln, sowie Analysen, die Ihnen detaillierte Berichte über den Verbleib von Unternehmensgeldern liefern.
Integrationen umfassen Zoom, Asana, Salesforce, Microsoft 365, Guideline, GitHub, Carta, Jira, Datadog, Hubspot, Microsoft Teams und Slack.
Pros and Cons
Pros:
- Starke Werkzeuge zur Durchsetzung von Ausgabenrichtlinien
- Mehrwährungsunterstützung für globale Teams
- Automatisierte Freigabeworkflows für Erstattungen
Cons:
- Für sehr kleine Teams möglicherweise komplex
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten bei Berichten
Learn more about Rippling Spend:
Am besten für die Übermittlung von Belegen in Echtzeit- Kostenlose Demo verfügbar
- Ab $11.99/Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.6/5
Sage Expense Management ordnet Belege automatisch Kartentransaktionen zu. Sage Expense Management ist eine Plattform zur Erstattung von Ausgaben, die Belege per SMS, E-Mail und mobiler App erfasst und sie dann automatisch mit bestehenden Firmenkarten von Visa, Mastercard und American Express abgleicht – ohne dass neue Karten ausgestellt werden müssen.
Für wen ist Sage Expense Management am besten geeignet?
Sage Expense Management eignet sich besonders für Finanzteams in kleinen bis mittelgroßen Unternehmen, die bereits Firmenkarten ausgeben und den Zeitaufwand für die Belegeinreichung durch Mitarbeitende reduzieren möchten.
Warum ich Sage Expense Management ausgewählt habe
Ich habe Sage Expense Management in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil die Übermittlung von Belegen genau in dem Moment erfolgt, in dem eine Karte verwendet wird. Wenn ein Mitarbeiter eine Firmenkarte von Visa oder Mastercard verwendet, erhält er in Echtzeit eine SMS-Benachrichtigung und kann sofort mit einem Foto des Belegs antworten. Die ML-OCR extrahiert innerhalb von Sekunden den Händler, den Betrag, das Datum und die Kategorie und ordnet diese Daten dann automatisch der Kartentransaktion zu. Dadurch wird die Lücke zwischen Ausgabe und Berichterstattung geschlossen, bevor der Beleg überhaupt verloren gehen kann.
Wichtige Funktionen von Sage Expense Management
- Mehrstufige Genehmigungsweiterleitung: Ermöglicht Finanzteams, richtlinienbasierte Genehmigungsketten nach Abteilung, Projekt oder Kostenstelle zu erstellen; verfügbar ab dem Business-Tarif.
- Integrierte ACH-Erstattung: Zahlt Mitarbeitende direkt auf US-amerikanische Spar- oder Girokonten aus; mit Express ACH werden Erstattungen unter 1.000 $ innerhalb von 1–2 Werktagen abgewickelt.
- Echtzeit-Richtlinienprüfungen: Kennzeichnet nicht richtlinienkonforme Ausgaben, doppelte Einreichungen und fehlende Belege in dem Moment, in dem eine Ausgabe eingereicht wird, und zwar in jedem Tarif.
- Analysen mit AI Copilot: Bietet Finanzteams einen Überblick über die Ausgaben, Erkenntnisse zur Bearbeitungszeit von Genehmigungen und Risikoanalysen für die gesamte Organisation.
Integrationen von Sage Expense Management
Sage Expense Management bietet native Integrationen mit QuickBooks Online, Xero, Sage 50, Sage Intacct, Sage 300 Construction & Real Estate, QuickBooks Desktop und Perk. Die Business- und Enterprise-Tarife unterstützen außerdem API-Verbindungen, Genehmigungen über Slack sowie Workflows mit Gmail und Outlook.
Pros and Cons
Pros:
- Belege treffen beim Kauf per SMS ein
- Schnelles Hochladen von Belegen per Mobilgerät
- Erstattungen treffen schnell ein
Cons:
- Fehler bei der OCR-Erkennung erzeugen doppelte Ausgaben
- Synchronisierungsprobleme erfordern manuelle Korrekturen
Learn more about Sage Expense Management (formerly Fyle):
3Am besten für die Erfassung von großen Dokumentenmengen für TeamsDext
- 14-tägige kostenlose Testphase
- Preise auf Anfrage
Visit WebsiteCustomer Rating:4.5/5
Dext bietet mehrere Upload-Möglichkeiten für Dokumente, darunter Drag-and-drop, E-Mail-Einreichung, Fotoaufnahme mit dem Handy und Anbindung von Lieferanten – für eine reibungslose Spesenerfassung. Dext ist eine Plattform zur Belegerfassung und Buchhaltungsautomatisierung, mit der Teams Quittungen, Rechnungen und Spesenbelege per Handy, E-Mail oder Direkt-Upload einreichen können. Dank KI-gestützter OCR-Erkennung werden Daten automatisch extrahiert und direkt mit führender Buchhaltungssoftware synchronisiert.
Für wen eignet sich Dext besonders?
Dext ist ideal für kleine Unternehmen und Buchhaltungsfirmen, die hohe Mengen an Quittungen und Rechnungen mit minimalem manuellen Aufwand verarbeiten lassen möchten.
Warum habe ich Dext gewählt?
Ich habe Dext zu den besten Lösungen gewählt, weil es die Erfassung großer Dokumentenmengen in verteilten Teams effizient gestaltet. Mitarbeitende können Quittungen über WhatsApp, E-Mail, Dropbox oder die mobile App einreichen – alles läuft in ein gemeinsames Postfach. Die Multi-Aufnahme- und Kombimodi der Handykamera ermöglichen es, eine ganze Woche an Belegen in einer Sitzung zu fotografieren, statt einzeln.
Wichtige Funktionen von Dext
- KI-unterstützte OCR und Einzelpostenerkennung: Extrahiert sofort Lieferanten-, Steuer- und Zahlungsdetails aus Quittungen, Rechnungen und Kontoauszügen.
- Integration mit Buchhaltungssoftware: Synchronisiert mit Xero, QuickBooks, Sage und über 30 weiteren Buchhaltungsplattformen.
- Unterstützung mehrerer Währungen: Verarbeitet Ausgaben in verschiedenen Währungen – ideal für internationale und remote Teams.
- Fahrtenbuch-Funktion: Nutzer können die zurückgelegten Strecken bei Geschäftsreisen erfassen und direkt zu Spesenbelegen hinzufügen.
Dext-Integrationen
Dext bietet native Integrationen zu Xero, QuickBooks, Sage, FreeAgent, KashFlow und Gusto. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Batch-Erfassung von Quittungen über verschiedene Einreichungskanäle
- Hohe OCR-Genauigkeit bei unterschiedlichen Dokumentenformaten
- Teamweites, gemeinsames Postfach für Speseneinreichungen
Cons:
- Keine native Auszahlung von Rückerstattungen an Mitarbeitende
- Genehmigungsworkflows sind einfacher als bei Wettbewerbern
Learn more about Dext:
4Am besten für automatisierte Rückerstattungs-SynchronisierungBILL
- Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar
- Ab $49/Nutzer/Monat
Visit WebsiteCustomer Rating:4.5/5
Bill bietet Schnellaktionen für Ihre Rechnungen, um Rückerstattungen im Blick zu behalten. BILL ist eine Plattform für Finanzoperationen, die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie Ausgaben- und Spesenmanagement kombiniert, einschließlich Firmenkarten, Mitarbeiterrückerstattungen und Ausgabenkontrolle auf Budgetebene.
Für wen ist BILL am besten geeignet?
BILL eignet sich gut für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die eine einzige Plattform benötigen, um sowohl Mitarbeiterrückerstattungen als auch umfassendere Kreditoren- und Debitorenprozesse zu verwalten.
Warum ich BILL ausgewählt habe
BILL verdient einen Platz auf meiner Shortlist, weil für jede Rückerstattungstransaktion automatisch eine eigene Prüfungshistorie erstellt wird — einschließlich Belegen, Freigabeverlauf und Notizen, die gleichzeitig an jeden Datensatz angehängt werden. Mir gefällt, dass Ausgabenrichtlinien auf Policenebene durchgesetzt werden können, sodass Anträge außerhalb der Richtlinien markiert werden, bevor sie genehmigt werden. Die KI-gestützte Belegerfassung von BILL sorgt außerdem dafür, dass fehlende Dokumentationen selten sind, da das System entweder Belege über Integrationen abruft oder Mitarbeitende ein Foto per SMS an eine spezielle BILL-Nummer senden können; alle Felder werden automatisch erfasst.
BILL-Hauptfunktionen
- Kilometergeldabrechnung: Verfolgen Sie kilometerbezogene Rückerstattungen mit automatischen jährlichen Updates des IRS-Satzes, sodass Sie stets mit dem aktuellen Satz rechnen.
- Budgetgebundene Rückerstattungen: Jeder Rückerstattungsantrag kann einer bestimmten Budgetposition zugeordnet werden, sodass Sie Ausgaben im Vergleich zu genehmigten Budgets in Echtzeit überblicken können.
- Einreichungen in Landeswährung: Mitarbeitende können Rückerstattungsanträge in ihrer lokalen Währung einreichen, was praktisch für international aufgestellte Teams ist.
- Auszahlungen per ACH und Gehaltsabrechnung: Genehmigte Rückerstattungen können direkt per ACH oder über die Gehaltsabrechnung ausgezahlt werden, ohne dass zwischen verschiedenen Systemen gewechselt werden muss.
BILL-Integrationen
BILL bietet native Integrationen mit QuickBooks Online und Desktop, Xero, Oracle NetSuite, Sage Intacct, Microsoft Dynamics und Acumatica. Zudem integriert es sich mit Slack und HR-Plattformen wie BambooHR, Workday, Gusto und ADP Workforce Now für die Synchronisation von Mitarbeiter-Onboardings. Für individuelle Verbindungen steht eine API zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Kostenlose Firmenkarten mit eingebauten Rückerstattungen
- Automatischer Audit-Trail für jede Transaktion
- Mehrstufige Genehmigungsketten nach Ausgabenhöhe
Cons:
- Rückerstattungs-Auszahlungen nur über ACH möglich
- Mobiles Erfassen von Belegen manchmal inkonsistent
Learn more about BILL:
5Am besten geeignet für FirmenkartenRamp
- 30-tägige kostenlose Testphase + Gratis-Tarif + kostenlose Demo verfügbar
- Ab $15/Nutzer/Monat + plattformbasierte Gebühr
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Ramp optimiert Finanzprozesse durch Verwaltung von Ausgaben, Rechnungen und Zahlungen. Ramp ist eine Spesenmanagement-Plattform, die für Unternehmen entwickelt wurde, die ihre Finanzprozesse optimieren möchten. Sie richtet sich an Firmen jeder Größe und bietet Werkzeuge für die Verwaltung von Ausgaben, Rechnungen und Zahlungen.
Warum ich Ramp ausgewählt habe: Ramp überzeugt durch die Bereitstellung von Firmenkarten, die für Unternehmen, die Ausgaben effektiv steuern möchten, ein bedeutender Vorteil sind. Die Plattform bietet unbegrenzt viele virtuelle und physische Karten, sodass Ihr Team Einkäufe einfach tätigen kann. Zudem ermöglicht Ramp die automatische Erfassung von Belegen, wodurch manueller Aufwand und Fehler reduziert werden. Echtzeit-Einblicke in Ausgaben unterstützen Sie zudem dabei, Ausgaben nachzuverfolgen und Budgets effizient zu optimieren.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen die automatische Kategorisierung von Ausgaben, womit Ihr Team Zeit spart und Fehler minimiert werden. Die Software bietet fortschrittliche Ausgabenkontrollen, mit denen Sie Limits festlegen und Transaktionen überwachen können. Außerdem stellt Ramp ein erweitertes Dashboard zur Verfügung, das einen klaren Überblick über Finanzdaten und -trends liefert.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, Sage, Microsoft Dynamics, SAP, Oracle, Slack, Google Workspace und Salesforce.
Pros and Cons
Pros:
- Unbegrenzte virtuelle und physische Karten
- Automatische Belegerfassung
- Echtzeit-Einblicke in Ausgaben
Cons:
- Eingeschränkte Offline-Fähigkeiten
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten
Am besten geeignet für Multiwährungsunterstützung- Kostenlose Testversion verfügbar
- Preise auf Anfrage
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
Spendesk kontrolliert Ausgaben mit Tools zur Nachverfolgung von Ausgaben, Budgets und Zahlungen. Spendesk ist eine Plattform für Ausgabenmanagement, die sich an Unternehmen richtet, die ihre Ausgaben effektiv verwalten möchten. Sie bietet Tools zur Nachverfolgung von Ausgaben, zur Budgetverwaltung und zur Zahlungsabwicklung.
Warum ich Spendesk ausgewählt habe: Spendesk ist ideal für Unternehmen, die mit mehreren Währungen arbeiten, und bietet Funktionen, die internationale Transaktionen vereinfachen. Die virtuellen Karten ermöglichen es Ihrem Team, Einkäufe in verschiedenen Währungen unkompliziert zu tätigen. Die Software liefert außerdem Echtzeit-Einblicke in Ausgaben, sodass Sie den Überblick über die Ausgaben in verschiedenen Regionen behalten. Zudem sorgen automatisierte Ausgabenkontrollen für die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten Rechnungsmanagement, das Ihrem Team hilft, Lieferantenzahlungen effizient abzuwickeln. Spendesk bietet zudem Budgetüberwachung, sodass Sie Ausgaben gegenüber festgelegten Limits kontrollieren können. Darüber hinaus lassen sich die Freigabe-Workflows der Software an die Prozesse Ihrer Organisation anpassen.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, Sage, Microsoft Dynamics, SAP, Oracle, Slack, Google Workspace und Office 365.
Pros and Cons
Pros:
- Echtzeit-Einblicke in die Ausgaben
- Automatisierte Ausgabenkontrollen
- Budgetüberwachungsfunktionen
Cons:
- Begrenzte Offline-Funktionen
- Komplexer Onboarding-Prozess
Learn more about Spendesk:
7Idéal pour l'intégration comptableXero
- Essai gratuit de 30 jours disponible
- À partir de $25/mois
Visit WebsiteCustomer Rating:4.4/5
Xero offre la gestion financière avec des outils de suivi et de reporting des dépenses. Xero est une solution de logiciel comptable conçue pour les petites et moyennes entreprises. Elle propose des outils de gestion financière, dont le suivi et le reporting des dépenses.
Pourquoi j'ai choisi Xero : Xero offre une synchronisation automatisée et transparente des données de dépenses directement dans le système comptable, éliminant la saisie manuelle et réduisant les erreurs. Son API ouverte et son vaste écosystème d'intégrations permettent aux entreprises de connecter des outils de gestion des dépenses populaires comme Expensify, Pleo ou Receipt Bank, garantissant une mise à jour en temps réel des reçus, remboursements et transactions par carte de crédit.
Selon Mark Gilham, un dirigeant financier avec plus de 20 ans d'expérience dans le secteur, l'intégration via API a été sa fonctionnalité la plus utile. 'J'ai pu moi-même créer une connexion API avec notre plateforme e-commerce, ce qui nous a permis de générer automatiquement des factures avec tous les détails et pièces jointes nécessaires. J'ai trouvé toutes les informations nécessaires sur les API et intégrations sans avoir besoin de recourir à une expertise supplémentaire.'
Fonctionnalités & intégrations remarquables :
Fonctionnalités comprennent la facturation, qui aide votre équipe à envoyer et gérer les factures facilement. Le logiciel propose également le rapprochement bancaire, vous permettant d'apparier les transactions avec vos relevés bancaires. De plus, sa fonctionnalité de gestion des stocks vous aide à suivre les niveaux de stock et à gérer les commandes.
Intégrations incluent PayPal, Stripe, Square, HubSpot, Shopify, Salesforce, Gusto, Mailchimp, Harvest et Bill.com.
Pros and Cons
Pros:
- Reporting financier en temps réel
- Outils de facturation avancés
- Fonction de rapprochement bancaire
Cons:
- Accès hors ligne limité
- Options de support client limitées
Learn more about Xero:
Am besten für automatisierte Zahlungen- Kostenlose Demo verfügbar
- Ab $99/Monat
Visit WebsiteCustomer Rating:4.5/5
Tipalti automatisiert Finanzabläufe mit Tools für Ausgaben, Zahlungen und Compliance. Tipalti ist eine Plattform für das Ausgabenmanagement, die für Unternehmen entwickelt wurde, die ihre Finanzabläufe automatisieren möchten. Sie unterstützt Unternehmen jeder Größe und bietet Tools zur Verwaltung von Ausgaben, Zahlungen und Compliance.
Warum ich Tipalti ausgewählt habe: Tipalti zeichnet sich durch automatisierte Zahlungen aus und bietet Funktionen, die den Zahlungsprozess für Unternehmen optimieren. Die Plattform ermöglicht es Ihrem Team, Zahlungsabläufe zu automatisieren und dadurch manuellen Aufwand sowie Fehler zu reduzieren. Außerdem bietet sie globale Zahlungsfunktionen und gewährleistet reibungslose Transaktionen in verschiedenen Währungen. Zusätzlich bietet Tipalti Compliance-Prüfungen, die Ihrem Team dabei helfen, regulatorische Anforderungen einzuhalten.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Zu den Funktionen gehört die Lieferantenverwaltung, mit der Sie Lieferantendatensätze effizient pflegen und organisieren können. Darüber hinaus bietet die Echtzeit-Zahlungsverfolgung von Tipalti Einblicke in den Transaktionsstatus und sorgt so für Transparenz.
Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Xero, Sage, SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Salesforce, Workday und Intacct.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisierte Zahlungsabläufe
- Globale Zahlungsfunktionen
- Compliance-Prüfungen inklusive
Cons:
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten
- Gelegentliche Systemverlangsamungen
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Am besten für globale Compliance- Kostenlose Demo verfügbar
- Ab $8.50 bis $12/aktiver Nutzer
Visit WebsiteCustomer Rating:4.4/5
Webexpenses vereinfacht die finanzielle Kontrolle mit Tools zur Nachverfolgung und Verwaltung von Ausgaben. Webexpenses ist eine Ausgabenmanagement-Software, die für Unternehmen entwickelt wurde, die ihre finanzielle Kontrolle verbessern möchten. Sie richtet sich an Unternehmen unterschiedlichster Größen und bietet Werkzeuge zur effizienten Verwaltung und Nachverfolgung von Ausgaben.
Warum ich Webexpenses gewählt habe: Webexpenses eignet sich am besten für Unternehmen, die globale Compliance benötigen, da es Funktionen bietet, die die Einhaltung internationaler Standards gewährleisten. Die Software bietet Mehrwährungsunterstützung, sodass Ihr Team Ausgaben aus verschiedenen Regionen problemlos abwickeln kann. Zudem helfen automatisierte Richtlinienprüfungen, die Einhaltung lokaler Vorschriften sicherzustellen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten eine mobile App, mit der Ihr Team Ausgaben unterwegs einreichen kann. Die Plattform bietet außerdem das Scannen von Belegen, wodurch die manuelle Eingabe reduziert, Zeit gespart und Fehler minimiert werden.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, Sage, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Salesforce, Workday und ADP.
Pros and Cons
Pros:
- Mehrwährungsunterstützung
- Automatisierte Richtlinienprüfungen
- Anpassbare Workflows
Cons:
- Begrenzte Offline-Funktionalität
- Einarbeitungszeit für neue Nutzer
Learn more about Webexpenses:
10Am besten für kleine Team-BudgetsRydoo
- Kostenlose Demo verfügbar
- Ab $8/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.4/5
Rydoo erfasst und verwaltet Ausgaben für kleine bis mittelgroße Teams. Rydoo ist eine Ausgabenmanagement-Software, die speziell für kleine bis mittelgroße Teams entwickelt wurde. Sie hilft Nutzern, Ausgaben effizient zu erfassen und zu verwalten und sorgt so für finanzielle Kontrolle und Compliance.
Warum ich Rydoo gewählt habe: Rydoo kombiniert einfaches Ausgaben-Tracking mit automatisierten Genehmigungs-Workflows, sodass Teams Überausgaben vermeiden können, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu erzeugen. Die Echtzeit-Ausgabenberichte geben Managern sofortigen Einblick in die Ausgaben, was die Durchsetzung von Budgetgrenzen erleichtert und Kosteneinsparpotenziale frühzeitig erkennbar macht. Außerdem ermöglicht das mobile Design Mitarbeitenden, Belege unterwegs zu fotografieren und Ausgaben einzureichen, wodurch Verzögerungen reduziert und Papierbelege überflüssig werden.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen automatisierte Genehmigungsprozesse, die die Abgabe von Ausgaben vereinfachen. KI-gestützte Belegerkennung macht das Erfassen von Ausgaben schnell und einfach und reduziert Fehler bei der manuellen Eingabe. Die Insights-Funktion bietet einen klaren Überblick über Ausgabemuster und unterstützt das Team bei fundierten finanziellen Entscheidungen.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, NetSuite, SAP, Workday, Microsoft Dynamics, Salesforce, Egencia, Sage und Expensify.
Pros and Cons
Pros:
- KI-Belegerkennung
- Automatisierte Genehmigungen
- Abgleich von Firmenkreditkarten
Cons:
- Begrenzt für große Unternehmen
- Einfache Berichtswerkzeuge
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Weitere Software zur Erstattung von Ausgaben
Hier sind einige weitere Optionen für Software zur Erstattung von Ausgaben, die es nicht in meine Auswahl geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
Wie ich Software für Spesenabrechnungen bewerte
Meine Bewertung gliedert sich in zwei Ebenen: Grundfunktionen, die ein Tool unbedingt bieten muss – wie OCR, Genehmigungs-Workflows und Erstattungsabwicklung – und Unterscheidungsmerkmale, die Anbieter voneinander abheben.
Kernfunktionen (Mindestanforderungen für diese Liste)
Für jede Software auf meiner Liste vergebe ich auf einer Skala von 0 (Funktionalität nicht vorhanden) bis 5 (herausragend in diesem Bereich) Punkte je Kernfunktionalität. Die Gesamtbewertung eines Tools rechne ich danach prozentual um. Jedes Tool muss mindestens eine Gesamtbewertung von 75 % erreichen, um berücksichtigt zu werden.
- Belegerfassung & OCR: Ich prüfe, ob mobile Erfassung und OCR zuverlässig Händlernamen, Daten und Einzelposten auslesen – oder ob Finanzteams die meisten Felder trotzdem manuell korrigieren müssen.
- Spesenbericht-Workflows: Entscheidend sind hier mehrstufige Genehmigungswege, insbesondere konfigurierbare Ketten, in denen Berichte ab einem bestimmten Schwellenwert automatisch an eine zweite Instanz weitergeleitet werden.
- Richtlinienkonformitäts-Engine: Ich beurteile, ob das Tool bereits bei der Erfassung Verstöße wie doppelte Einreichungen oder nicht regelkonforme Hotelraten meldet, sodass Berichte mit Verstößen nie in die Genehmigungswarteschlange gelangen.
- Erstattungsabwicklung: Das Tool sollte die direkte Auszahlung an Mitarbeitende via ACH, Lohnbuchhaltungssynchronisation oder eine andere elektronische Methode unterstützen – nicht nur eine Datei erzeugen, die manuell hochgeladen werden muss.
- Buchhaltungs- & ERP-Integration: Ich achte auf native Anbindungen zu Systemen wie QuickBooks, NetSuite, Sage Intacct oder SAP mit GL-Verschlüsselung und Kostenstellenzuordnung, die ohne manuelle Buchungen synchronisiert werden.
- Fahrtenbuch- & Mehrwährungsunterstützung: Teams mit Außendienst oder internationalen Angestellten brauchen Fahrtenbuchfunktionen und automatische Währungsumrechnung. Ich prüfe, ob diese Features integriert sind oder mit Workarounds gelöst werden müssen.
Erfüllt ein Tool diese Kriterien, betrachte ich, wodurch es sich von den anderen abhebt.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander unterscheidet)
So vergleiche und bewerte ich die verschiedenen Anbieter:
Herausragende Funktionen
Die Integration von Firmenkreditkarten ist ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal. Tools wie Brex, Ramp und Navan bieten virtuelle und physische Karten mit Echtzeit-Transaktionsdaten, wodurch Ausgaben aus eigener Tasche komplett wegfallen. Außerdem suche ich nach KI-gestützten Audit-Funktionen, die alle Berichte automatisch auf Duplikate und Betrugsindikatoren scannen, weil Stichprobenkontrollen oft zu wenig erfassen. Ausgereifte Ausgabenanalysen sind ebenfalls relevant: Ich prüfe, ob Dashboards umsetzbare Trends wie Anbieter-Konzentration oder Richtlinieneinhaltung auf Abteilungsebene sichtbar machen.
Über die Funktionen hinaus
Die Preisstruktur ist wichtiger, als viele erwarten. Einige Anbieter wie Ramp und Brex finanzieren ihr Modell über Kartenumsatz, andere berechnen pro Nutzer oder pro aktivem Nutzer – je nach Mitarbeitendenfluktuation ist das ein großer Unterschied. Ich bewerte außerdem globale Multi-Entity-Unterstützung: Kann das System Intercompany-Buchungen und lokale Erstattungsvorgaben in verschiedenen Tochtergesellschaften handhaben? Zudem beziehe ich Compliance-Zertifizierungen wie SOC 2 Typ II und DSGVO mit ein, da Spesendaten sensible persönliche Finanzinformationen enthalten.
So wählen Sie Software zur Erstattung von Ausgaben aus
Bei langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen verliert man leicht den Überblick. Damit Sie sich bei der Auswahl der für Ihre individuellen Anforderungen passenden Software auf das Wesentliche konzentrieren können, finden Sie hier eine Checkliste mit den wichtigsten Faktoren:
| Faktor | Was Sie beachten sollten |
|---|---|
| FaktorSkalierbarkeit | Was Sie beachten solltenWächst die Software mit Ihrem Unternehmen? Berücksichtigen Sie zukünftige Erweiterungen und prüfen Sie, ob das Tool eine steigende Anzahl von Benutzern und Transaktionen ohne zusätzliche Kosten bewältigen kann. |
| FaktorIntegrationen | Was Sie beachten solltenVerbindet sich die Software mit Ihren aktuellen Systemen? Stellen Sie die Kompatibilität mit Ihrer Buchhaltungs-, ERP-, Personal- und anderer Software sicher, um die manuelle Dateneingabe zu vermeiden. |
| FaktorAnpassbarkeit | Was Sie beachten solltenKönnen Sie die Software an Ihre Arbeitsabläufe anpassen? Achten Sie auf Möglichkeiten, Genehmigungsprozesse und Berichte an Ihre Anforderungen anzupassen. |
| FaktorBenutzerfreundlichkeit | Was Sie beachten solltenIst die Benutzeroberfläche für Ihr Team intuitiv? Ein benutzerfreundliches Design reduziert Schulungsaufwand und Fehler. Testen Sie Demos, um die Benutzerfreundlichkeit einzuschätzen. |
| FaktorImplementierung und Einführung | Was Sie beachten solltenWie schnell können Sie loslegen? Bewerten Sie den erforderlichen Einrichtungsaufwand und die benötigten Ressourcen. Achten Sie auf Tools mit geführter Einführung und Schulungsmaterialien. |
| FaktorKosten | Was Sie beachten solltenPasst die Preisgestaltung zu Ihrem Budget? Vergleichen Sie die Kosten verschiedener Anbieter, einschließlich versteckter Gebühren für zusätzliche Funktionen und Vorteile für Benutzer. |
| FaktorSicherheitsvorkehrungen | Was Sie beachten solltenSind Ihre Daten und Transaktionen sicher? Stellen Sie sicher, dass die Software branchenüblichen Sicherheitsprotokollen entspricht, einschließlich Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung. |
| FaktorCompliance-Anforderungen | Was Sie beachten solltenEntspricht die Software den gesetzlichen und finanziellen Vorschriften? Prüfen Sie, ob Funktionen vorhanden sind, die dabei helfen, die Einhaltung relevanter Gesetze und Standards sicherzustellen. |
Was ist Software zur Erstattung von Ausgaben?
Software zur Erstattung von Ausgaben ist ein digitales Tool, das automatisiert, wie Teams Ausgaben einreichen und Unternehmen ihren Mitarbeitern Kosten erstatten. Sie vereinfacht den Genehmigungs-, Nachverfolgungs- und Auszahlungsprozess und reduziert den Papieraufwand sowie Betrug.
Diese Software wird von Finanzteams, Personalabteilungen und Mitarbeitern in verschiedenen Branchen eingesetzt. Sie macht manuelle Spesenabrechnungen überflüssig und beschleunigt die Erstattung von Ausgaben.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören typischerweise das Scannen von Belegen, Prüfungen der Richtlinienkonformität, automatisierte Genehmigungen sowie Integrationen mit Lohnabrechnungs- oder Buchhaltungssystemen. Sie ist besonders wertvoll für Unternehmen, die ihre Kontrolle über den Cashflow verbessern und die Einhaltung interner sowie steuerlicher Richtlinien sicherstellen möchten.
Funktionen von Software zur Erstattung von Ausgaben
Achten Sie bei der Auswahl einer Software zur Erstattung von Ausgaben auf die folgenden wichtigen Funktionen:
- Automatisierte Ausgabenverfolgung: Diese Funktion erfasst Ausgaben automatisch, reduziert manuelle Eingaben und minimiert Fehler bei der Ausgabenverwaltung.
- Belegerfassung: Ermöglicht es Benutzern, Belege digital zu erfassen und mit integrierten Tools zur Belegverwaltung zu speichern, wodurch sich Ausgaben leichter nachverfolgen und überprüfen lassen.
- Prüfungen der Richtlinienkonformität: Stellt sicher, dass alle Ausgaben den Unternehmensrichtlinien entsprechen, und verhindert nicht genehmigte Ausgaben.
- Unterstützung mehrerer Währungen: Erleichtert internationale Transaktionen durch die problemlose Verarbeitung mehrerer Währungen.
- Anpassbare Genehmigungsabläufe: Ermöglichen es Ihnen, Genehmigungsprozesse an die spezifischen Anforderungen Ihrer Kreditorenbuchhaltung anzupassen.
- Integration mit Buchhaltungssystemen: Verbindet sich mit Ihrer bestehenden Buchhaltungssoftware, um Finanzprozesse zu optimieren.
- Echtzeitberichte: Bieten aktuelle Einblicke in die Ausgabenmuster des Unternehmens und helfen Ihnen, fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen.
- Zugriff über eine mobile App: Ermöglicht es Benutzern, Ausgaben unterwegs zu verwalten, und erhöht so den Komfort und die Flexibilität bei den Ausgaben der Mitarbeiter.
- Steuerkonformitätsverwaltung: Unterstützt bei der Steuerberichterstattung und Dokumentation und stellt die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicher.
- Verwaltung virtueller Karten: Bietet virtuelle Karten für sichere und kontrollierte Ausgaben und reduziert das Betrugsrisiko.
Vorteile von Software zur Erstattung von Ausgaben
Die Einführung einer Software zur Erstattung von Ausgaben bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Zeiteinsparung: Die automatisierte Nachverfolgung und Belegerfassung reduzieren den Zeitaufwand für die manuelle Dateneingabe.
- Verbesserte Genauigkeit: Prüfungen der Richtlinienkonformität und Echtzeitberichte minimieren Fehler und gewährleisten genaue Finanzunterlagen und Buchhaltungsdaten.
- Verbesserte Kontrolle: Anpassbare Genehmigungsabläufe und die Verwaltung virtueller Karten geben Ihnen eine bessere Kontrolle über die Ausgaben.
- Komfort: Der Zugriff über eine mobile App oder die Cloud ermöglicht es Benutzern, Ausgaben überall zu verwalten, und erhöht die Flexibilität bei der Arbeit im Homeoffice.
- Kosteneffizienz: Die Integration mit Buchhaltungssystemen vereinfacht die Prozesse der Ausgabenverwaltung und senkt die Verwaltungskosten.
- Bessere Entscheidungsfindung: Echtzeitberichte bieten Einblicke in Ausgabenmuster und Geschäftsausgaben und helfen Ihnen, fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen.
- Sicherstellung der Konformität: Die Steuerkonformitätsverwaltung gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und Ausgabenrichtlinien und reduziert das Risiko von Strafen.
Kosten und Preise von Software zur Erstattung von Ausgaben
Bei der Auswahl einer Software zur Erstattung von Ausgaben ist es wichtig, die verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife zu verstehen. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren.
Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, ihre durchschnittlichen Preise und typische Funktionen zusammen, die in Lösungen zur Erstattung von Ausgaben enthalten sind:
Vergleichstabelle der Tarife für Software zur Erstattung von Ausgaben
| Plantyp | Durchschnittlicher Preis | Übliche Funktionen |
|---|---|---|
| PlantypKostenloser Plan | Durchschnittlicher Preis$0 | Übliche FunktionenGrundlegende Ausgabenverfolgung, Belegerfassung und eingeschränkte Integrationen. |
| PlantypPersönlicher Plan | Durchschnittlicher Preis$5-$15/Nutzer/Monat | Übliche FunktionenBelegerfassung, automatisierte Ausgabenverfolgung und Zugriff auf die mobile App. |
| PlantypGeschäftsplan | Durchschnittlicher Preis$20-$40/Nutzer/Monat | Übliche FunktionenAnpassbare Genehmigungsworkflows, Unterstützung mehrerer Währungen und Integration in Buchhaltungssysteme. |
| PlantypUnternehmensplan | Durchschnittlicher Preis$50-$100/Nutzer/Monat | Übliche FunktionenErweiterte Berichte, Verwaltung der Steuerkonformität und Verwaltung virtueller Karten. |
Häufig gestellte Fragen zur Software für die Kostenerstattung
Hier finden Sie einige Antworten auf häufige Fragen zur Software für die Kostenerstattung:
Wie automatisiert Software für die Kostenerstattung Genehmigungen?
Software für die Kostenerstattung automatisiert Genehmigungen, indem sie vordefinierte Regeln und Workflows festlegt, die auf die Richtlinien Ihres Unternehmens abgestimmt sind. Wenn Mitarbeitende Ausgaben einreichen, leitet das System sie anhand dieser Regeln automatisch zur Genehmigung weiter. Dadurch werden manuelle Eingriffe reduziert, der Prozess beschleunigt und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sichergestellt.
Kann Software für die Kostenerstattung in bestehende Buchhaltungssysteme integriert werden?
Ja, die meisten Softwarelösungen für die Kostenerstattung können in beliebte Buchhaltungssysteme wie QuickBooks und NetSuite integriert werden. Diese Integration ermöglicht eine nahtlose Datenübertragung und reduziert manuelle Eingaben sowie Fehler. Sie stellt sicher, dass alle Finanzdaten synchronisiert werden, sodass Ihr Finanzteam Ausgaben und Finanzberichte leichter verwalten kann.
Welche Sicherheitsmaßnahmen schützen Daten in Software für die Kostenerstattung?
Software für die Kostenerstattung umfasst häufig Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung, sichere Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsprüfungen. Diese Maßnahmen schützen sensible Finanzdaten vor unbefugtem Zugriff. Bei der Bewertung von Optionen sollten Sie sicherstellen, dass die Software den Sicherheitsstandards der Branche entspricht, um die Informationen Ihres Unternehmens zu schützen.
Wie verarbeitet Software für die Kostenerstattung Transaktionen in mehreren Währungen?
Software, die Transaktionen in mehreren Währungen unterstützt, rechnet Ausgaben anhand aktueller Wechselkurse automatisch in die Basiswährung Ihres Unternehmens um. Diese Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen mit internationaler Geschäftstätigkeit, da sie den Erstattungsprozess vereinfacht und eine genaue Finanzberichterstattung über verschiedene Währungen hinweg gewährleistet.
Ist es möglich, Workflows in Software für die Kostenerstattung anzupassen?
Ja, viele Softwarelösungen für die Kostenerstattung ermöglichen es Ihnen, Workflows an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Sie können individuelle Genehmigungsprozesse einrichten, Ausgabenlimits festlegen und bestimmte Kategorien für Ausgaben erstellen. Diese Flexibilität trägt dazu bei, dass sich die Software an Ihre bestehenden Geschäftsprozesse anpasst, anstatt Sie zu deren Änderung zu zwingen.
Welche Unterstützung steht Nutzerinnen und Nutzern von Software für die Kostenerstattung zur Verfügung?
Die meisten Anbieter bieten verschiedene Supportoptionen an, darunter Online-Dokumentation, Tutorials und Kundendienstmitarbeitende. Einige bieten außerdem Live-Chat- oder Telefonsupport an. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer Software den verfügbaren Supportumfang und prüfen Sie, ob er den Anforderungen Ihres Teams entspricht, insbesondere während der Implementierung und Einarbeitung.