Die 10 besten Softwarelösungen für die Ausgabenerstattung im Test 2026

Rippling Spend ist eine Lösung für das Ausgabenmanagement, mit der Sie Unternehmensausgaben zentral steuern und überwachen können. Sie wurde entwickelt, um die Verwaltung von Erstattungen, die Nutzung von Firmenkreditkarten und Reisekosten für Ihr Team zu vereinfachen.

Warum ich Rippling Spend gewählt habe: Ich habe Rippling Spend gewählt, weil Sie damit die Erstattung von Ausgaben mit automatisierten Richtlinien kontrollieren können, die regelwidrige Kosten kennzeichnen oder ablehnen. Außerdem können Sie Firmenkarten mit vordefinierten Limits ausgeben, wodurch Sie Problemen vorbeugen, anstatt sie erst im Nachhinein zu beheben. Diese Kontrollen sparen Ihrem Finanzteam Zeit und reduzieren manuelle Prüfungen. Insgesamt machen sie den Erstattungsprozess planbarer und sorgen für mehr Compliance im gesamten Unternehmen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen globale Ausgabenkontrollen, mit denen sich Erstattungen und Ausgaben in mehreren Ländern steuern lassen, Reisetools, die helfen, Kosten zu senken und Buchungen effizienter abzuwickeln, sowie Analysen, die Ihnen detaillierte Berichte über den Verbleib von Unternehmensgeldern liefern.

Integrationen umfassen Zoom, Asana, Salesforce, Microsoft 365, Guideline, GitHub, Carta, Jira, Datadog, Hubspot, Microsoft Teams und Slack.

Sage Expense Management (früher Fyle) ist eine fortschrittliche Software zur Spesenabrechnung, die darauf ausgelegt ist, die Verwaltung Ihrer Ausgaben zu vereinfachen. Mit Funktionen wie der sofortigen Belegübermittlung in Echtzeit und automatisierten Freigaben erleichtert Sage Expense Management Ihnen und Ihrem Team die Nachverfolgung und Erstattung von Ausgaben.

Warum ich Sage Expense Management ausgewählt habe: Ich habe Sage Expense Management aufgrund der Funktion zur Echtzeit-Belegerfassung per SMS oder App gewählt, die Papierkram überflüssig macht und für eine bessere Organisation sorgt. Die KI-gestützte Spesencodierung reduziert die manuelle Dateneingabe, während die automatische Kreditkartenabstimmung Transaktionen mit Firmenkarten verknüpft und so die Nachverfolgung erleichtert. Sage Expense Management kennzeichnet zudem aus Politik-verstoßende Ausgaben und unterstützt so die Einhaltung von Richtlinien.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten Budgetüberwachung, die Ihnen Einblicke in Ihre Ausgabengewohnheiten gibt und Ihnen hilft, Ihre Finanzen besser zu verwalten. Sage Expense Management bietet außerdem eine benutzerfreundliche mobile App, mit der Sie Ihre Ausgaben auch unterwegs verwalten können, egal ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein großes Unternehmen sind. Eine weitere erwähnenswerte Funktion ist der KI-Assistent, der schnelle Einblicke in Ihre Ausgaben liefert und das Finanzmanagement erleichtert.

Integrationen umfassen NetSuite, Sage Intacct, Xero, QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, Sage 300 CRE, TravelPerk und Bamboo HR.

Dext ist eine Plattform zur Belegerfassung und Buchhaltungsautomatisierung, mit der Teams Quittungen, Rechnungen und Spesenbelege per Handy, E-Mail oder Direkt-Upload einreichen können. Dank KI-gestützter OCR-Erkennung werden Daten automatisch extrahiert und direkt mit führender Buchhaltungssoftware synchronisiert.

Für wen eignet sich Dext besonders?

Dext ist ideal für kleine Unternehmen und Buchhaltungsfirmen, die hohe Mengen an Quittungen und Rechnungen mit minimalem manuellen Aufwand verarbeiten lassen möchten.

Warum habe ich Dext gewählt?

Ich habe Dext zu den besten Lösungen gewählt, weil es die Erfassung großer Dokumentenmengen in verteilten Teams effizient gestaltet. Mitarbeitende können Quittungen über WhatsApp, E-Mail, Dropbox oder die mobile App einreichen – alles läuft in ein gemeinsames Postfach. Die Multi-Aufnahme- und Kombimodi der Handykamera ermöglichen es, eine ganze Woche an Belegen in einer Sitzung zu fotografieren, statt einzeln.

Wichtige Funktionen von Dext

• KI-unterstützte OCR und Einzelpostenerkennung: Extrahiert sofort Lieferanten-, Steuer- und Zahlungsdetails aus Quittungen, Rechnungen und Kontoauszügen.
• Integration mit Buchhaltungssoftware: Synchronisiert mit Xero, QuickBooks, Sage und über 30 weiteren Buchhaltungsplattformen.
• Unterstützung mehrerer Währungen: Verarbeitet Ausgaben in verschiedenen Währungen – ideal für internationale und remote Teams.
• Fahrtenbuch-Funktion: Nutzer können die zurückgelegten Strecken bei Geschäftsreisen erfassen und direkt zu Spesenbelegen hinzufügen.

Dext-Integrationen

Dext bietet native Integrationen zu Xero, QuickBooks, Sage, FreeAgent, KashFlow und Gusto. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

BILL ist eine Plattform für Finanzoperationen, die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie Ausgaben- und Spesenmanagement kombiniert, einschließlich Firmenkarten, Mitarbeiterrückerstattungen und Ausgabenkontrolle auf Budgetebene.

Für wen ist BILL am besten geeignet?

BILL eignet sich gut für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die eine einzige Plattform benötigen, um sowohl Mitarbeiterrückerstattungen als auch umfassendere Kreditoren- und Debitorenprozesse zu verwalten.

Warum ich BILL ausgewählt habe

BILL verdient einen Platz auf meiner Shortlist, weil für jede Rückerstattungstransaktion automatisch eine eigene Prüfungshistorie erstellt wird — einschließlich Belegen, Freigabeverlauf und Notizen, die gleichzeitig an jeden Datensatz angehängt werden. Mir gefällt, dass Ausgabenrichtlinien auf Policenebene durchgesetzt werden können, sodass Anträge außerhalb der Richtlinien markiert werden, bevor sie genehmigt werden. Die KI-gestützte Belegerfassung von BILL sorgt außerdem dafür, dass fehlende Dokumentationen selten sind, da das System entweder Belege über Integrationen abruft oder Mitarbeitende ein Foto per SMS an eine spezielle BILL-Nummer senden können; alle Felder werden automatisch erfasst.

BILL-Hauptfunktionen

• Kilometergeldabrechnung: Verfolgen Sie kilometerbezogene Rückerstattungen mit automatischen jährlichen Updates des IRS-Satzes, sodass Sie stets mit dem aktuellen Satz rechnen.
• Budgetgebundene Rückerstattungen: Jeder Rückerstattungsantrag kann einer bestimmten Budgetposition zugeordnet werden, sodass Sie Ausgaben im Vergleich zu genehmigten Budgets in Echtzeit überblicken können.
• Einreichungen in Landeswährung: Mitarbeitende können Rückerstattungsanträge in ihrer lokalen Währung einreichen, was praktisch für international aufgestellte Teams ist.
• Auszahlungen per ACH und Gehaltsabrechnung: Genehmigte Rückerstattungen können direkt per ACH oder über die Gehaltsabrechnung ausgezahlt werden, ohne dass zwischen verschiedenen Systemen gewechselt werden muss.

BILL-Integrationen

BILL bietet native Integrationen mit QuickBooks Online und Desktop, Xero, Oracle NetSuite, Sage Intacct, Microsoft Dynamics und Acumatica. Zudem integriert es sich mit Slack und HR-Plattformen wie BambooHR, Workday, Gusto und ADP Workforce Now für die Synchronisation von Mitarbeiter-Onboardings. Für individuelle Verbindungen steht eine API zur Verfügung.

Slash ist eine Finanztechnologie-Plattform, die entwickelt wurde, um Unternehmen die Verwaltung von Ausgaben, Erstattungen und Zahlungen zu erleichtern. Sie vereint Firmenkreditkarten, virtuelle Konten und Analysetools in einem intuitiven Dashboard, sodass Ausgaben in Echtzeit verfolgt und kontrolliert werden können. Mit Unterstützung für globale Transaktionen und Multi-Entity-Management hilft Slash Teams, die Finanzen über mehrere Regionen oder Abteilungen hinweg zu verwalten, ohne verschiedene Systeme koordinieren zu müssen.

Warum ich Slash gewählt habe: Ich habe Slash gewählt, weil es dank sofortiger Analysen und automatisierter Überweisungen eine Echtzeit-Transparenz über die Unternehmensausgaben bietet. Anstatt auf Monatsberichte zu warten, können Sie Transaktionen sofort überwachen und schneller fundierte Entscheidungen über Erstattungen treffen. Zudem gefielen mir die individuell anpassbaren Nutzerkontrollen, mit denen Sie Limits und Berechtigungen für jeden Karteninhaber festlegen können. Dank erweiterter FDIC-Absicherung und SOC 2 Typ II-Konformität erhalten Sie eine sichere Plattform, die auf finanzielle Rechenschaftspflicht ausgelegt ist.

Herausragende Funktionen & Integrationen von Slash:

Funktionen umfassen unbegrenzt viele virtuelle Karten für kontrollierte Ausgaben im Team, Multi-Entity-Management zur Verwaltung von Finanzen über mehrere Unternehmen hinweg sowie nahtlose Konvertierungen von Fiat zu Krypto für Organisationen, die mit digitalen Vermögenswerten arbeiten. Die Plattform bietet außerdem Tools für automatisierte Überweisungen, Treasury-Management und globale USD-Transaktionen.

Integrationen beinhalten QuickBooks, Xero, USDC und USDT.

Ramp ist eine Spesenmanagement-Plattform, die für Unternehmen entwickelt wurde, die ihre Finanzprozesse optimieren möchten. Sie richtet sich an Firmen jeder Größe und bietet Werkzeuge für die Verwaltung von Ausgaben, Rechnungen und Zahlungen.

Warum ich Ramp ausgewählt habe: Ramp überzeugt durch die Bereitstellung von Firmenkarten, die für Unternehmen, die Ausgaben effektiv steuern möchten, ein bedeutender Vorteil sind. Die Plattform bietet unbegrenzt viele virtuelle und physische Karten, sodass Ihr Team Einkäufe einfach tätigen kann. Zudem ermöglicht Ramp die automatische Erfassung von Belegen, wodurch manueller Aufwand und Fehler reduziert werden. Echtzeit-Einblicke in Ausgaben unterstützen Sie zudem dabei, Ausgaben nachzuverfolgen und Budgets effizient zu optimieren.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen die automatische Kategorisierung von Ausgaben, womit Ihr Team Zeit spart und Fehler minimiert werden. Die Software bietet fortschrittliche Ausgabenkontrollen, mit denen Sie Limits festlegen und Transaktionen überwachen können. Außerdem stellt Ramp ein erweitertes Dashboard zur Verfügung, das einen klaren Überblick über Finanzdaten und -trends liefert.

Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, Sage, Microsoft Dynamics, SAP, Oracle, Slack, Google Workspace und Salesforce.

Spendesk ist eine Plattform für Ausgabenmanagement, die sich an Unternehmen richtet, die ihre Ausgaben effektiv verwalten möchten. Sie bietet Tools zur Nachverfolgung von Ausgaben, zur Budgetverwaltung und zur Zahlungsabwicklung.

Warum ich Spendesk ausgewählt habe: Spendesk ist ideal für Unternehmen, die mit mehreren Währungen arbeiten, und bietet Funktionen, die internationale Transaktionen vereinfachen. Die virtuellen Karten ermöglichen es Ihrem Team, Einkäufe in verschiedenen Währungen unkompliziert zu tätigen. Die Software liefert außerdem Echtzeit-Einblicke in Ausgaben, sodass Sie den Überblick über die Ausgaben in verschiedenen Regionen behalten. Zudem sorgen automatisierte Ausgabenkontrollen für die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten Rechnungsmanagement, das Ihrem Team hilft, Lieferantenzahlungen effizient abzuwickeln. Spendesk bietet zudem Budgetüberwachung, sodass Sie Ausgaben gegenüber festgelegten Limits kontrollieren können. Darüber hinaus lassen sich die Freigabe-Workflows der Software an die Prozesse Ihrer Organisation anpassen.

Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, Sage, Microsoft Dynamics, SAP, Oracle, Slack, Google Workspace und Office 365.

Xero est une solution de logiciel comptable conçue pour les petites et moyennes entreprises. Elle propose des outils de gestion financière, dont le suivi et le reporting des dépenses.

Pourquoi j'ai choisi Xero : Xero offre une synchronisation automatisée et transparente des données de dépenses directement dans le système comptable, éliminant la saisie manuelle et réduisant les erreurs. Son API ouverte et son vaste écosystème d'intégrations permettent aux entreprises de connecter des outils de gestion des dépenses populaires comme Expensify, Pleo ou Receipt Bank, garantissant une mise à jour en temps réel des reçus, remboursements et transactions par carte de crédit.

Selon Mark Gilham, un dirigeant financier avec plus de 20 ans d'expérience dans le secteur, l'intégration via API a été sa fonctionnalité la plus utile. 'J'ai pu moi-même créer une connexion API avec notre plateforme e-commerce, ce qui nous a permis de générer automatiquement des factures avec tous les détails et pièces jointes nécessaires. J'ai trouvé toutes les informations nécessaires sur les API et intégrations sans avoir besoin de recourir à une expertise supplémentaire.'

Fonctionnalités & intégrations remarquables :

Fonctionnalités comprennent la facturation, qui aide votre équipe à envoyer et gérer les factures facilement. Le logiciel propose également le rapprochement bancaire, vous permettant d'apparier les transactions avec vos relevés bancaires. De plus, sa fonctionnalité de gestion des stocks vous aide à suivre les niveaux de stock et à gérer les commandes.

Intégrations incluent PayPal, Stripe, Square, HubSpot, Shopify, Salesforce, Gusto, Mailchimp, Harvest et Bill.com.

Tipalti ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die für Unternehmen entwickelt wurde, die ihre Finanzprozesse automatisieren möchten. Sie richtet sich an Unternehmen jeder Größe und bietet Werkzeuge zur Verwaltung von Ausgaben, Zahlungen und Compliance.

Warum ich Tipalti ausgewählt habe: Tipalti überzeugt durch automatisierte Zahlungen und bietet Funktionen, die den Zahlungsprozess für Unternehmen vereinfachen. Mit der Plattform kann Ihr Team Zahlungsabläufe automatisieren und so manuelle Arbeit und Fehler reduzieren. Außerdem sind weltweite Zahlungsfunktionen verfügbar, die reibungslose Transaktionen in verschiedenen Währungen ermöglichen. Zusätzlich sorgt Tipalti mit Compliance-Prüfungen dafür, dass Ihr Team regulatorischen Anforderungen entspricht.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen das Lieferantenmanagement, mit dem Sie Lieferantendaten effizient verwalten und organisieren können. Darüber hinaus bietet Tipalti ein Echtzeit-Zahlungstracking, welches Einblicke in den Transaktionsstatus liefert und Transparenz gewährleistet.

Integrationen sind unter anderem QuickBooks, Xero, Sage, SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Salesforce, Workday und Intacct.

Webexpenses ist eine Ausgabenmanagement-Software, die für Unternehmen entwickelt wurde, die ihre finanzielle Kontrolle verbessern möchten. Sie richtet sich an Unternehmen unterschiedlichster Größen und bietet Werkzeuge zur effizienten Verwaltung und Nachverfolgung von Ausgaben.

Warum ich Webexpenses gewählt habe: Webexpenses eignet sich am besten für Unternehmen, die globale Compliance benötigen, da es Funktionen bietet, die die Einhaltung internationaler Standards gewährleisten. Die Software bietet Mehrwährungsunterstützung, sodass Ihr Team Ausgaben aus verschiedenen Regionen problemlos abwickeln kann. Zudem helfen automatisierte Richtlinienprüfungen, die Einhaltung lokaler Vorschriften sicherzustellen. 

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten eine mobile App, mit der Ihr Team Ausgaben unterwegs einreichen kann. Die Plattform bietet außerdem das Scannen von Belegen, wodurch die manuelle Eingabe reduziert, Zeit gespart und Fehler minimiert werden. 

Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, Sage, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Salesforce, Workday und ADP.