Estructura Perfecta del Departamento de Contabilidad: Por Qué, Cuándo y Cómo
La estructura perfecta del departamento de contabilidad cambia con cada evolución de tu negocio... pero una cosa es segura: no puedes hacerlo todo.
Me atrevo a apostar que el agotamiento y los plazos incumplidos te han traído hasta aquí. Después de todo, los líderes financieros son notoriamente reacios a aumentar el personal. Como dice la famosa cita, “Estamos malditos, porque podemos ver los números.”
Este artículo está hecho a medida para ayudarte a justificar esas decisiones de contratación y hacer crecer tu equipo de contabilidad de la manera correcta.
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La importancia de elegir la estructura correcta
Hay muy pocos departamentos que dependan tanto del orden y la organización como el de contabilidad.
Estas son las personas que se aseguran de que cumplas con las normativas, de que estés preparado para los pasos financieros necesarios y de que cuentes con los números que necesitas para tomar decisiones informadas.
Si eso no es suficiente para convencerte, piensa en cuántos más conocimientos basados en datos tendrás sobre tu empresa.
Más datos significan más información, lo que genera beneficios a corto, medio y largo plazo.
Funciones del departamento de contabilidad
El equipo de contabilidad es responsable de muchas funciones financieras clave, incluyendo:
- Registrar, rastrear y analizar los datos financieros de tu empresa
- Preparar una variedad de informes y documentos financieros esenciales
- Gestionar impuestos, auditorías financieras internas y cumplimiento
- Gestión del flujo de caja
- Seguimiento y asignación de capital
- Contabilidad básica
Para hacer todo esto bien, se necesita tiempo, atención al detalle y conocimientos especializados.
Quien haya intentado encargarse de todas estas tareas solo sabrá que hacerlo sin ayuda es difícil en el mejor de los casos, y llega a ser imposible una vez que alcanzas cierto ritmo de crecimiento.
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Ahora, echemos un vistazo más de cerca a las funciones principales del equipo de contabilidad.
Si solo buscas consejos para la formación de equipos, puedes saltar a la sección de consejos funcionales; si eres relativamente nuevo en este mundo, vas a beneficiarte leyendo lo siguiente.
Contabilidad básica
La contabilidad básica es el proceso de registrar tu información financiera, incluyendo:
- Fuentes de ingresos
- Cuentas por pagar
- Cuentas por cobrar
- Pérdidas
- Incluyendo montos, fechas y referencias relevantes
Los encargados de la contabilidad registran las transacciones de forma cronológica utilizando documentos como recibos de ventas, órdenes de compra y facturas.
El ciclo contable tiene 8 pasos; sin embargo, la contabilidad básica se enfoca principalmente en los primeros cuatro:
- Analizar las transacciones financieras y asignar cada una a la cuenta correspondiente
- Crear asientos en el diario
- Registrar las entradas en el libro mayor
- Realizar una conciliación al final de cada periodo
Unos registros precisos forman la base de la salud financiera y facilitan la toma de decisiones inteligentes y oportunas. Además, contar con un buen encargado de la contabilidad le facilita la vida a todos cuando llega el inspector de impuestos.
Nómina
Las tareas de nómina incluyen:
- Realizar pagos a los empleados
- Pagar impuestos en su nombre
- Mantener registros de deducciones, incentivos, pagos y beneficios de la empresa
Veamos un ejemplo.
Gerald y su amigo Brett montaron un negocio como socios, y han contratado a un empleado interno para que se encargue de sus finanzas.
¿La ironía? La única persona para la que necesitan ejecutar la nómina es su contador. Si no lo hacen, están sujetos a multas y sanciones considerables.
En el caso de los propietarios únicos y las sociedades, los dueños no necesitan procesar la nómina para sí mismos, pero sí para cualquier persona con un contrato. Cuando se trata de sociedades de responsabilidad limitada y corporaciones, deberá ejecutar la nómina para usted, los directores y los empleados.
Estados financieros
Crear estados financieros es como hacerse un análisis de sangre; un mal necesario para la buena salud (organizacional).
Informan a los inversionistas y responsables de la toma de decisiones sobre las ganancias, el flujo de caja, las deudas y el crecimiento. Ejemplos de estados financieros incluyen lo siguiente:
- Balance general (o Estado de situación financiera): Un resumen de los activos, pasivos y patrimonio de su empresa
- Estado de resultados: Estados trimestrales y anuales que muestran ingresos, gastos, utilidad neta y ganancias
- Estado de flujo de efectivo: Un informe que permite ver qué tan saludable es tu empresa de un vistazo, que contiene tres secciones: actividades de operación, actividades de inversión y actividades de financiamiento
Las partes interesadas utilizan estos registros formales para medir qué tan eficazmente se gestionan el efectivo, los activos, los pasivos y el patrimonio. Si su empresa tiene problemas, debería poder detectarlo, diagnosticarlo y resolverlo a tiempo —siempre y cuando sus cuentas estén al día. Los acreedores, auditores y el IRS también recurren a estos informes para medir la rentabilidad y asegurar el cumplimiento.
Controles internos
Contar con controles financieros sólidos es esencial para el cumplimiento, la seguridad, la gestión de los recursos y la sostenibilidad a largo plazo de una organización.
Negarse a crear controles internos genera un riesgo inevitable de fraude o un error grave que podría poner al propietario y a los directores en serios problemas financieros y legales.
Tesorería corporativa
El equipo de tesorería es responsable de asegurar que la empresa disponga de suficiente efectivo para cubrir sus necesidades inmediatas. Esto incluye:
- Llevar a cabo actividades de previsión intensivas
- Optimizar el uso del crédito
- Reducir la deuda
- Localizar las mejores oportunidades de inversión
Declaraciones de impuestos
Una de las maneras más sencillas de cerrar su empresa es equivocándose en la declaración anual de impuestos, acumulando multas enormes y no pudiendo restaurar el flujo de efectivo.
A menos que sea una empresa unipersonal muy pequeña con gastos mínimos, normalmente vale la pena contratar a un contador público certificado (CPA) para supervisar la preparación y presentación de impuestos.
Más vale prevenir que lamentar, como dice el viejo refrán.
Cómo construir la estructura del departamento de contabilidad
Adoptar un enfoque estratégico en los negocios es una de las formas más inteligentes de implementar sistemas y procesos que preparan a su empresa para la rentabilidad a largo plazo. La manera en que estructura y desarrolla su departamento financiero no es diferente.
Estas son algunas de las funciones clave de la contabilidad:
- Director financiero (CFO): Ese sería usted. Trabajando directamente con el CEO y dirigiendo todos los aspectos financieros de una empresa: estableciendo políticas, desarrollando estrategias financieras y operativas, mejorando la eficiencia operativa y utilizando informes para tomar decisiones.
- Gerente de tesorería: Monitorea los cambios regulatorios, hace cumplir las políticas financieras y mantiene relaciones con acreedores e inversionistas.
- Contralor: Prepara informes mensuales, genera estados financieros y supervisa la nómina, además de gestionar las operaciones diarias (incluido el personal) y encargarse del cumplimiento.
- Contador: Gestiona el libro mayor, prepara informes diarios, se encarga de los impuestos y procesa la nómina.
- Auxiliar contable: Ingreso de datos, incluyendo el registro de cobros, mantenimiento de hojas de cálculo en Excel o uso de software de contabilidad y emisión de cheques. Muchas empresas pequeñas tienen dos auxiliares, uno para cuentas por pagar y otro para cuentas por cobrar.
Otros roles comunes en contabilidad incluyen:
- Analista financiero
- Gerente de auditoría interna
- Gerente de crédito y cobranza
- Gerente de compras
- Gerente de contabilidad
Cómo interactúan los roles financieros
Cuanto más pequeña es tu empresa, más probable será que dependas de unas pocas personas o de un proveedor externo para encargarse de todas las funciones contables.
A medida que creces, la carga de trabajo aumenta considerablemente y necesitarás contratar a personas calificadas para cada puesto y establecer una jerarquía. Sé lo que piensas: ¡por fin, lo interesante!
Sigue leyendo para conocer las mejores prácticas sobre la estructura del departamento de contabilidad.
Cómo elegir la estructura organizativa del departamento de contabilidad de tu empresa
Los ingresos, la antigüedad y el tamaño de tu empresa, sin duda, dictarán la estructura y los requisitos de tu departamento financiero.
Ni que decir tiene que una startup, en general, no necesitará, ni tendrá acceso, a los mismos recursos que organizaciones multinacionales, así que ten en cuenta que nada de esta información es de talla única para todos.
Otros factores comunes incluyen:
- El sector en el que operas
- La antigüedad de tu empresa
- La cantidad de empleados que tienes
- Número de ubicaciones geográficas
Todo influye en cómo construirás y estructurarás tu equipo financiero.
Veamos cómo uno de los factores más importantes –la antigüedad y etapa de la empresa– puede influir en la estructura de su departamento financiero.
Startup
En la mayoría de los casos, las startups se enfocan en el crecimiento y la escalabilidad con el objetivo de desarrollar un modelo de negocio que pueda generar altos beneficios. Un equipo pequeño suele llevar a que los fundadores y personal clave deban desempeñar múltiples funciones.
Mientras compartes las funciones de CFO o tesorero con otros miembros en etapa temprana, es recomendable invertir en buen software contable para mantener la información centralizada.
Cuando el crecimiento se desarrolla, gran parte de tu equipo financiero podría estar externalizado a proveedores especialistas. Como startup, tus principales preocupaciones financieras suelen ser:
- Mantener la nómina a tiempo cumpliendo con las regulaciones de retenciones fiscales.
- Llevar un control estricto y detallado del flujo de efectivo de la empresa, incluyendo cuentas por pagar y cobrar.
- Monitorear el gasto empresarial para asegurarse de que no se generen gastos irracionales durante la etapa de crecimiento.
Si estás experimentando un crecimiento rápido y masivo, es conveniente establecer un plan de contratación para el departamento contable y ejecutarlo tan pronto como las cargas laborales se vuelvan insostenibles.
Pequeña Empresa
El término "pequeña empresa" puede ser algo engañoso.
En EE.UU., la Administración de Pequeñas Empresas (SBA) define una pequeña empresa como cualquier organización con menos de 500 empleados... lo que incluye al 99,9% de todas las empresas en Estados Unidos.
Ten en cuenta que, aunque los objetivos estratégicos de una pequeña empresa dependerán de los objetivos del (los) propietario(s), la rentabilidad siempre es un objetivo central. A medida que tu empresa crece, deberás considerar seriamente contar con un departamento financiero completo.
Me centraré en pequeñas empresas con ingresos de $2 a $10 millones.
La estructura de tu departamento de contabilidad aún puede ser bastante ágil, si así lo prefieres—especialistas en nómina y gerentes contables pueden encargarse de las tareas contables de una pequeña empresa, como instalar paneles de informes para monitorear los KPI. En este punto, el CFO y el controller pueden centrarse en el panorama estratégico general, incluyendo la elaboración de informes a nivel departamental u operacional.
Empresas grandes
Las empresas grandes, es decir, aquellas con más de 500 empleados y ubicaciones alrededor del mundo, usualmente buscan expandirse a nuevos mercados y lograr eficiencia (o al menos reducción de costos).
Si aún no se ha hecho, estarás buscando simplificar y optimizar tu estructura organizativa. Un objetivo clave es permitir que el equipo ejecutivo, y el CFO en particular, se concentren en estrategias a largo plazo. Considera un vicepresidente de finanzas para supervisar la salud financiera del negocio, incluida la planificación y los informes financieros, así como el cumplimiento y la gestión de riesgos.
Los objetivos clave para empresas más grandes dependen de los objetivos generales de la compañía, pero pueden incluir lo siguiente:
- Centralizar las herramientas operativas clave: Si tu empresa no está aprovechando el poder de un ERP, el tema inevitablemente surgirá. Contar con el aporte de un equipo financiero experto —y personas en funciones específicas de contabilidad— será de gran ayuda al implementar el ERP y preparar a la empresa para el éxito y el crecimiento.
- Fusiones y adquisiciones: Como parte de la estrategia corporativa, fusionarse con o adquirir otras entidades podría ser un enfoque importante para el crecimiento y la expansión. En estos casos, tus líderes financieros serán fundamentales en todas las etapas, desde la planificación hasta la integración. Esto incluye la debida diligencia y la modelización financiera.
Profundizando en el equipo contable sénior
A continuación respondemos algunas de las preguntas más frecuentes que tienen los operadores sobre la estructura del departamento de contabilidad.
¿Cuándo tiene sentido contratar a un CFO?
Si sientes que tu manejo de las finanzas no es lo suficientemente sólido como para asumir el título de CFO, está bien. Es mejor admitir tus debilidades y construir un equipo de finanzas y/o contabilidad que te respalde que tratar de forzar algo para lo que no estás preparado.
Todas las empresas tienen algo en común: necesitan generar (y administrar adecuadamente) dinero para seguir en marcha. La planificación financiera estratégica y la elaboración de informes basados en datos son el corazón de cualquier empresa exitosa, y contratar un CFO es una forma segura de asegurarte de que tu startup tenga un buen comienzo.
CFO vs. Controller: ¿Cuál es la diferencia?
El CFO está en la cima de la jerarquía estructural del departamento de finanzas. Mientras que el primero necesita tener una visión global para comprender cómo refinar y mejorar el negocio, el segundo se ocupa de las funciones contables y de optimizar las operaciones diarias de la empresa.
Gerente de Contabilidad vs. Controller: ¿Cuál es la diferencia?
En organizaciones pequeñas, los controllers suelen desempeñar dos roles y pueden gestionar un pequeño equipo de contadores y auxiliares. Sin embargo, es recomendable que en operaciones más grandes se contraten gerentes de contabilidad para gestionar al personal y dejar que los controllers se concentren en presupuestos, pronósticos y otros informes clave.
Sculpir un departamento financiero sobrealimentado
Ya sea que dirijas el departamento financiero de una pequeña empresa o de una empresa tecnológica de rápido crecimiento, la manera en que puedes estructurar ese departamento siempre tendrá matices según tus necesidades específicas.
La primera pregunta que debes hacerte es si eres el CFO adecuado para el puesto o si contratar para ese rol te colocaría en una mejor posición para crecer. A partir de ahí, puedes desarrollar una estrategia que asegure que haya una sana segregación de funciones, con cada tarea contable desempeñada por la persona adecuada y una jerarquía perfecta del departamento de contabilidad en su lugar.
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