Estructura Perfecta del Departamento de Contabilidad: Por Qué, Cuándo y Cómo
No Puedes Hacerlo Todo: A medida que tu negocio evoluciona, intentar gestionar todo dentro del departamento de contabilidad conduce al agotamiento y a plazos incumplidos. Tomar decisiones inteligentes sobre el personal es crucial.
Los Números Importan Muchísimo: Los líderes financieros a menudo dudan en ampliar los equipos. Pero aumentar la plantilla puede prevenir el agotamiento y mejorar el cumplimiento oportuno de las tareas, proporcionando una mejor visibilidad financiera.
Planifica Bien las Cosas: Elegir la estructura adecuada para tu departamento de contabilidad garantiza el cumplimiento y una gestión financiera bien organizada, sentando una base sólida para una toma de decisiones informada.
Crecimiento a través de los Datos: Una contabilidad más organizada conduce a más datos, lo que impulsa mayores conocimientos sobre tu negocio y apoya su crecimiento a lo largo del tiempo.
La estructura perfecta del departamento de contabilidad cambia con cada evolución de tu negocio... pero hay algo seguro: no puedes hacerlo todo.
Apuesto a que el agotamiento y los plazos incumplidos te han traído aquí. Después de todo, los líderes financieros suelen ser notoriamente reacios a aumentar el personal. Como dice la famosa cita, “Estamos malditos, porque podemos ver los números.”
Este artículo está hecho a medida para ayudarte a justificar esas decisiones de contratación y hacer crecer tu equipo de contabilidad de la manera correcta.
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La importancia de elegir la estructura adecuada
Hay muy pocos departamentos que dependan tanto del orden y la organización como contabilidad.
Estas son las personas que aseguran que cumplas con la normativa, que estés preparado para los pasos financieros necesarios y que dispongas de los números que necesitas para tomar decisiones informadas.
Si eso no es suficiente para convencerte, piensa en cuántas más ideas respaldadas por datos tendrás sobre tu negocio.
Más datos significan más información, lo que aporta beneficios a corto, medio y largo plazo.
Funciones del departamento de contabilidad
El equipo contable es responsable de muchas funciones financieras clave, que incluyen:
- Registrar, seguir y analizar los datos financieros de tu empresa
- Preparar una variedad de informes y documentos financieros esenciales
- Gestionar impuestos, auditorías financieras internas y cumplimiento normativo
- Gestión del flujo de caja
- Seguimiento y asignación de capital
- Contabilidad
Para hacer todo esto bien, se necesita tiempo, atención al detalle y conocimientos especializados.
Cualquiera que haya intentado hacer todo esto por sí mismo sabe que hacerlo solo es difícil en el mejor de los casos, y se vuelve imposible en cuanto llegas a cierto ritmo de crecimiento.
Si eres de los que hace todo por sí mismo hasta el final
Si estás convencido de que puedes hacerlo todo tú solo… quizá tengas razón. Pero necesitarás algo de ayuda. Aquí tienes el mejor software de contabilidad que puedes conseguir, evaluado por mi equipo y por mí:
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Ahora, veamos más de cerca las funciones principales del equipo contable.
Si solo buscas consejos para construir tu equipo, puedes saltar a la sección de consejos funcionales; si eres relativamente nuevo en este mundo, te conviene leer lo siguiente.
Contabilidad
La contabilidad es el proceso de registrar tu información financiera, que incluye:
- Fuentes de ingresos
- Cuentas por pagar
- Cuentas por cobrar
- Pérdidas
- Incluyendo importes, fechas y referencias relevantes
Los encargados de la contabilidad registran movimientos de forma cronológica, usando documentos como recibos de ventas, órdenes de compra y facturas.
El ciclo contable tiene 8 pasos; sin embargo, la contabilidad se concentra, principalmente, en los primeros cuatro:
- Analizar las transacciones financieras y asignar cada una a la cuenta correspondiente
- Crear asientos contables
- Registrar los movimientos en el libro mayor
- Realizar una conciliación al final de cada período
Los registros precisos forman la base de la salud financiera y facilitan la toma de decisiones inteligentes y oportunas. Además, contar con un buen encargado de contabilidad facilita la vida de todos cuando llega el recaudador de impuestos.
Nómina
Las tareas de nómina incluyen:
- Realizar pagos a empleados
- Pagar impuestos en su nombre
- Mantener registros de deducciones, incentivos, pagos y beneficios de la empresa
Veamos un ejemplo.
Gerald y su amigo Brett establecieron un negocio como sociedad, y han contratado a un empleado interno para que se ocupe de sus finanzas.
¿La ironía? La única persona para la que necesitan procesar la nómina es su contador. Si no lo hacen, están sujetos a multas y sanciones considerables.
Para los propietarios únicos y sociedades, el(los) dueño(s) no necesitan procesar la nómina para sí mismos, pero sí para cualquier persona con un contrato. Cuando se trata de sociedades de responsabilidad limitada y corporaciones, deberá procesar la nómina para usted, sus directivos y sus empleados.
Estados Financieros
Crear estados financieros es como hacerse análisis de sangre; un mal necesario para una buena salud (organizacional).
Informan a los inversionistas y a los tomadores de decisiones sobre las ganancias, flujo de caja, deudas y crecimiento. Ejemplos de estados financieros incluyen lo siguiente:
- Balance general (o Estado de Situación Financiera): Una visión general de los activos, pasivos y patrimonio de su empresa
- Estado de Resultados: Estados trimestrales y anuales que muestran ingresos, gastos, utilidad neta y beneficios
- Estado de Flujos de Efectivo: Un estado que le permite ver cuán saludable es su empresa de un vistazo, que contiene tres secciones: actividades operativas, actividades de inversión y actividades de financiamiento
Los interesados utilizan estos registros formales para medir la eficacia con la que se gestionan el efectivo, los activos, los pasivos y el patrimonio. Si su empresa está en problemas, debería poder detectarlo, analizarlo y resolverlo a tiempo — siempre que sus cuentas estén en orden. Los acreedores, auditores y el IRS también consultan estos informes para medir la rentabilidad y garantizar el cumplimiento.
Controles Internos
Controles financieros sólidos son esenciales para el cumplimiento, la seguridad, la gestión de recursos y la sostenibilidad a largo plazo de una organización.
Negarse a crear controles internos genera un inevitable riesgo de fraude o un gran error que podría poner al propietario y a los directores de la empresa en serios problemas financieros y legales.
Tesorería Corporativa
El equipo de tesorería es responsable de garantizar que la empresa tenga suficiente efectivo para cubrir sus necesidades inmediatas. Esto incluye:
- Realizar intensas actividades de previsión
- Optimizar el uso del crédito
- Reducir la deuda
- Ubicar las mejores oportunidades de inversión
Declaraciones de Impuestos
Una de las formas más sencillas de cerrar su negocio es equivocarse en la declaración anual de impuestos, recibir multas enormes y no poder restablecer el flujo de efectivo.
A menos que sea una empresa unipersonal muy pequeña con gastos mínimos, generalmente vale la pena contratar a un contador público certificado (CPA) para supervisar la preparación y presentación de impuestos.
Mejor prevenir que lamentar, como dice el dicho.
Construyendo la Estructura de su Departamento de Contabilidad
Adoptar un enfoque estratégico para el negocio es una de las formas más inteligentes de incorporar sistemas y procesos en su empresa y prepararla para la rentabilidad a largo plazo. La forma en que estructura y construye su departamento financiero no es diferente.
Estas son algunas de las funciones clave de contabilidad:
- Director Financiero (Chief Financial Officer): Ese sería usted. Trabajando directamente con el CEO y dirigiendo todos los elementos financieros de una empresa: establecer políticas, desarrollar estrategias financieras y operativas, mejorar la eficiencia operativa y utilizar los informes para tomar decisiones.
- Gerente de Tesorería: Supervisa los cambios normativos, aplica las políticas financieras y mantiene relaciones con acreedores e inversionistas.
- Controlador: Prepara informes mensuales, genera estados financieros y supervisa la nómina, además de gestionar las operaciones diarias (incluida la gestión del personal) y encargarse del cumplimiento.
- Contador: Administra el libro mayor, prepara informes diarios, gestiona impuestos y procesa la nómina.
- Empleado Administrativo: Ingreso de datos, incluido el registro de recibos de efectivo, el mantenimiento de hojas de cálculo de Excel o el manejo de software de contabilidad y la impresión de cheques. Muchas empresas pequeñas tienen dos empleados de este tipo: uno para cuentas por pagar y otro para cuentas por cobrar.
Otros roles comunes en contabilidad incluyen:
- Analista financiero
- Gerente de auditoría interna
- Gerente de crédito y cobranzas
- Gerente de compras
- Gerente de contabilidad
Cómo interactúan los roles financieros
Mientras más pequeña es tu empresa, es más probable que dependas de unas pocas personas o de un proveedor externo para encargarse de todas las funciones contables.
A medida que creces, la carga de trabajo aumenta significativamente y necesitas contratar personas calificadas para cada rol y establecer una jerarquía. Sé lo que estás pensando: ¡por fin viene lo bueno!
Sigue leyendo para descubrir las mejores prácticas para la estructura del departamento de contabilidad.
Cómo elegir la estructura organizativa del departamento de contabilidad de tu empresa
Los ingresos, antigüedad y tamaño de tu empresa inevitablemente dictarán la estructura y los requisitos de tu departamento financiero.
Está claro que una startup generalmente no necesitará, ni tendrá acceso a, los mismos recursos que organizaciones multinacionales, así que ten en cuenta que nada de esta información es de talla única para todos.
Otros factores comunes incluyen:
- El sector en el que operas
- Cuántos años tiene tu negocio
- Cuántos empleados tienes
- Cantidad de ubicaciones geográficas
Todos estos factores influyen en cómo conformas y estructuras tu equipo financiero.
Analicemos cómo uno de los factores más importantes, la antigüedad y etapa de una empresa, puede afectar la estructura de su departamento financiero.
Startup
En la mayoría de los casos, las startups se enfocan en el crecimiento y la escalabilidad, buscando desarrollar un modelo de negocio capaz de generar altas ganancias. Un equipo reducido suele hacer que los fundadores y el personal clave asuman varios roles.
Aunque compartas las responsabilidades de CFO o tesorero con otros miembros de tu equipo inicial, es mejor invertir en un buen software de contabilidad para mantener la información centralizada.
A medida que la empresa crece, la mayor parte del equipo financiero podrá estar externalizado en proveedores especializados. Como startup, tus principales preocupaciones financieras normalmente son:
- Mantener la nómina en movimiento a tiempo y cumplir las regulaciones de retenciones fiscales.
- Tener una visión atenta y control estricto del flujo de caja de la empresa, incluyendo cuentas por pagar y por cobrar.
- Supervisar el gasto de la empresa para evitar la creación de gastos desmedidos durante la fase de crecimiento.
Si experimentas un crecimiento masivo y rápido, vale la pena establecer un plan de contratación para el departamento contable y ponerlo en marcha tan pronto como la carga laboral se vuelva insostenible.
Pequeña empresa
El término “pequeña empresa” puede ser un tanto engañoso.
En Estados Unidos, la Small Business Administration (SBA) define una pequeña empresa como aquella con menos de 500 empleados... lo que incluye al 99,9% de todas las empresas del país.
Considera esto: los objetivos estratégicos de una pequeña empresa dependen de los objetivos de quien la dirige, aunque la rentabilidad siempre es un objetivo central. A medida que crece tu negocio, deberás considerar más seriamente la conformación de un departamento financiero propio.
Me enfocaré en pequeñas empresas que generan entre $2 y 10 millones en ingresos.
La estructura de tu departamento de contabilidad puede seguir siendo bastante reducida, si se ajusta a tus necesidades—especialistas en nómina y gerentes de contabilidad pueden mantener en marcha las tareas contables de las pequeñas empresas, como configurar paneles de reportes para monitorear los KPIs. En este punto, el CFO y el controller pueden enfocarse en la visión estratégica más amplia, lo que incluye los reportes departamentales u operativos.
Empresas grandes
Las empresas grandes, es decir, aquellas con más de 500 empleados y presencia en diversos lugares del mundo, suelen enfocarse en la expansión hacia nuevos mercados y en la eficiencia (o al menos en la reducción de costos).
Si esto no se ha hecho todavía, estarás buscando agilizar y optimizar la estructura organizacional. Un objetivo clave es permitir que el equipo directivo, y el director financiero en particular, puedan enfocarse en estrategias a largo plazo. Considera a un vicepresidente de finanzas para supervisar la salud financiera de la empresa, incluyendo la planificación y los reportes financieros, así como el cumplimiento y la gestión de riesgos.
Los objetivos clave para las empresas grandes dependen de sus metas, pero pueden incluir lo siguiente:
- Centralizar las herramientas operativas clave: Si tu empresa no está aprovechando el poder de un ERP, inevitablemente ese tema surgirá. Contar con la aportación de un equipo financiero experto—y personas en funciones específicas de contabilidad—será de gran ayuda en la implementación del ERP y en preparar a la empresa para el éxito y el crecimiento.
- Fusiones y adquisiciones: Como parte de la estrategia corporativa, la fusión con o adquisición de otras entidades puede ser un enfoque principal para el crecimiento y expansión. En estos casos, tus líderes financieros serán fundamentales en todas las etapas, desde la planificación hasta la integración. Esto incluye la debida diligencia y la modelización financiera.
Profundizando en el equipo senior de contabilidad
A continuación respondemos algunas de las preguntas más frecuentes que los operadores tienen sobre la estructura del departamento de contabilidad.
¿Cuándo tiene sentido contratar a un CFO?
Si sientes que tu dominio de las finanzas no es lo suficientemente fuerte como para asumir el título de CFO por ti mismo, está bien. Es mejor admitir tus debilidades y construir un equipo de finanzas y/o contabilidad a tu alrededor que intentar encajar una pieza que no corresponde.
Todas las empresas tienen algo en común: necesitan generar (y administrar adecuadamente) ingresos para seguir funcionando. La planificación financiera estratégica y la elaboración de informes basada en datos son el corazón de cualquier empresa exitosa, y contratar a un CFO es la forma más segura de garantizar que tu empresa despegue con buen pie.
CFO vs. Controller: ¿Cuál es la diferencia?
El CFO está en la cima de la jerarquía estructural del departamento financiero. Mientras que la visión del primero debe ser amplia para comprender y mejorar el panorama general, el segundo se ocupa de las funciones contables y de optimizar las actividades diarias de la empresa.
Accounting Manager vs Controller: ¿Cuál es la diferencia?
En organizaciones más pequeñas, los controllers financieros suelen asumir dos funciones y podrían gestionar un pequeño equipo de contadores y auxiliares. Sin embargo, resulta conveniente que en operaciones más grandes se contraten gerentes contables para dirigir al personal y permitir que los controllers se enfoquen en presupuestos, proyecciones y otros informes críticos.
Modelando un departamento financiero de alto rendimiento
Ya sea que dirijas el departamento financiero de una pequeña empresa o de una tecnológica en rápido crecimiento, las formas en que puedes estructurarlo siempre tendrán matices según tus necesidades específicas.
La primera pregunta que debes hacerte es si eres la persona adecuada para el puesto de CFO o si contratar a alguien para ese rol te pondría en una mejor posición para crecer. A partir de ahí, puedes desarrollar una estrategia que garantice una sana segregación de funciones, con cada área contable en manos de la persona adecuada y la jerarquía perfecta para el departamento de contabilidad.
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