Los 8 pasos del ciclo contable y por qué cada uno importa
El ciclo contable es el proceso mediante el cual las transacciones llegan a los estados financieros. Por ejemplo, cuando un cliente paga su suscripción, no se suma ese monto directamente a los ingresos de tu estado de resultados. Pasa por el diario, el libro mayor general, y luego a los estados financieros.
En este artículo, explico cómo una transacción se registra inicialmente en tu contabilidad y los pasos consecuentes del ciclo contable que culminan en que una transacción se vea reflejada en tu estado de resultados o balance general.
¿Qué es el ciclo contable?
El ciclo contable es un proceso de ocho pasos que utilizan las empresas para registrar las transacciones financieras, desde que ocurre la transacción hasta el cierre de las cuentas de la empresa.
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El tiempo que tarda una empresa en completar el ciclo contable varía dependiendo de varios factores. Por ejemplo, las empresas que utilizan software de contabilidad automatizado y aquellas que emplean el cierre financiero continuo pueden completar el ciclo contable más rápido que las que usan procesos manuales y un enfoque de cierre rígido.
Propósito del ciclo contable
El propósito principal del ciclo contable es proporcionar un marco sistemático para registrar las transacciones financieras de una empresa.
El marco ofrece a contadores y responsables de la contabilidad la oportunidad de verificar que las transacciones registradas sean uniformes y precisas, ambos parámetros críticos para el cumplimiento normativo.
Por ejemplo, uno de los pasos del ciclo contable implica crear una balanza de comprobación. Una balanza de comprobación ayuda a verificar la exactitud aritmética de las transacciones registradas. Si los débitos no son iguales a los créditos, es probable que se haya registrado alguna cifra de manera incorrecta.
Los 8 pasos del ciclo contable
El proceso comienza con el registro de las transacciones individuales y termina con la elaboración de un resumen (estados financieros) de la situación financiera de la empresa durante un periodo específico.
El software de contabilidad financiera puede ejecutar muchos de los pasos del ciclo contable de forma automática. Sin embargo, entender cómo funciona el proceso es fundamental para poder intervenir cuando sea necesario.
Ten en cuenta que no es necesario implementar el ciclo contable tal cual. Puedes modificarlo para adaptarlo al modelo de negocio y a los procesos contables de tu empresa. Con esta base sentada, hablemos en detalle de los ocho pasos del ciclo contable.
Paso 1: Identificar las transacciones
El primer paso del ciclo contable es identificar las transacciones comerciales. Puedes utilizar diversos sistemas tecnológicos para identificar las transacciones. Las empresas utilizan controles internos para asegurar que todas las transacciones sean identificadas y registradas con precisión. Los números de factura son un ejemplo de estos controles internos.
El CRM (Gestión de Relación con el Cliente), ERP (Planificación de Recursos Empresariales) y otros sistemas tecnológicos pueden ayudar a identificar transacciones relacionadas con ventas, gastos, préstamos, retiros y más.
Por ejemplo, cuando un cliente paga $500 para iniciar una suscripción anual, comienza el ciclo contable. Si eres propietario de varias empresas, primero necesitarás consolidar tus finanzas.
Paso 2: Registrar las transacciones
El segundo paso es registrar en el diario las transacciones que identificaste en el primer paso.
Cuándo registras las transacciones en el diario dependerá de si utilizas contabilidad de caja o contabilidad de acumulación. Si empleas contabilidad de acumulación, deberás emparejar ingresos y gastos.
De acuerdo con la contabilidad de partida doble, todas las transacciones impactan dos o más cuentas auxiliares, con débitos y créditos iguales.
Por ejemplo, cuando generas una factura por una cuota de suscripción de $500, acreditas la subcuenta de ingresos y cargas la de cuentas por cobrar:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Ingresos | $500 | - |
| Cuentas por Cobrar | - | $500 |
Paso 3: Registrar las transacciones en el libro mayor
El libro mayor general (GL) es un registro maestro de todas las transacciones categorizadas en categorías específicas como costo de bienes vendidos (COGS), cuentas por pagar, cuentas por cobrar, efectivo y más.
Casi todas las empresas utilizan software contable, por lo que registrar transacciones en el GL es menos preocupante ahora que en el pasado. El software contable registra automáticamente las transacciones en el GL en tiempo real.
Paso 4: Prepara la Balanza de Comprobación No Ajustada
Una balanza de comprobación ayuda a comprobar la exactitud aritmética de las transacciones registradas. La balanza de comprobación es esencialmente una lista de cuentas junto con sus cantidades de débito y crédito.
Se prepara al final del período contable. Pero si usas software contable, no tendrás que preparar la balanza de comprobación manualmente.
Si los débitos y créditos no son iguales, puedes haber:
- Ingresado una cantidad incorrecta en una de las partidas del diario, o
- Confundido las cuentas que debían ser debitadas y acreditadas
El software contable puede ayudar a evitar la molestia de corregir estos errores porque verifica los montos y si los débitos y créditos son iguales cuando registras partidas del diario.
Paso 5: Prepara una Hoja de Trabajo
Una hoja de trabajo es donde ajustas la balanza de comprobación "no ajustada" si es necesario. Si la balanza de comprobación revela errores, la hoja de trabajo puede ayudar a identificar la razón.
Preparar una hoja de trabajo implica agregar los débitos y créditos realizados durante el período contable actual en una hoja de cálculo. Si los débitos y créditos no coinciden, deberás hacer los asientos de ajuste necesarios para preparar la balanza de comprobación ajustada.
Por ejemplo, si el tenedor de libros debitó efectivo por $100 y acreditó la cuenta del cliente A por $1,000, los saldos de crédito y débito no coincidirían. El tenedor de libros necesitará cambiar la cantidad en la partida del diario o hacer un asiento de ajuste para corregir el error.
Paso 6: Ajusta las Partidas del Diario
Una vez que reconozcas un error, deberás corregir los importes en tu sistema contable o registrar una partida adicional en el diario.
También deberás registrar partidas adicionales en el diario para acumular gastos que no estén registrados en la cuenta de cuentas por pagar, o gastos incurridos después de que las cuentas por pagar se registraron en el GL pero antes del final del período contable.
Por ejemplo, cuando el tenedor de libros nota que la cuenta de efectivo fue debitada por $100 en lugar de $1,000, debe registrar un asiento de ajuste de $900 para corregir el saldo en la cuenta de efectivo.
Paso 7: Crea los Estados Financieros
Los estados financieros son informes que resumen el desempeño y la posición financiera de la empresa durante un período de tiempo específico. Las empresas preparan tres estados financieros:
- Estado de resultados: El estado de resultados es un informe de desempeño que muestra la rentabilidad de la empresa. Ayuda a los dueños y a los interesados a entender la estructura de costos de la empresa, lo que ayuda a identificar oportunidades para mejorar la rentabilidad.
- Balance general: El balance general es un resumen del patrimonio de los accionistas, así como de los activos y las deudas de la empresa. Enumera los saldos deudores (activos) y acreedores (patrimonio y pasivos) de todas las cuentas de la empresa. Piensa en el balance general como una instantánea de la posición financiera de la empresa en una fecha específica.
- Estado de flujo de efectivo: El estado de flujos de efectivo es un resumen de las transacciones que afectan el efectivo. Muestra las entradas, las salidas y el cambio neto en la posición de efectivo de la empresa. El flujo de efectivo es un estado fundamental para evaluar la salud financiera de una empresa, mantener la liquidez y entender si y dónde tu empresa está perdiendo exceso de efectivo.
Paso 8: Cierra los Libros
Cerrar los libros implica reiniciar las cuentas temporales a un saldo cero. Estas son las cuentas que aparecen en el estado de resultados. Las cuentas del balance general no se cierran, por eso aparecen en el "balance" general.
Por ejemplo, debes registrar asientos de cierre para cerrar todas las cuentas de ingresos y de gastos. La utilidad neta se transfiere a las utilidades retenidas (una cuenta permanente) que aparece en el balance general en la sección del patrimonio de los accionistas con la siguiente partida:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Utilidad neta | $200,000 | - |
| Utilidades retenidas | - | $200,000 |
Una vez que cierras las cuentas, estás listo para reiniciar el ciclo contable para el próximo año fiscal. Ten en cuenta que cerrar las cuentas no es necesario en un cierre parcial.
Optimización de tu ciclo contable
Realizar los ocho pasos del ciclo contable puede llevar mucho tiempo. Además, existe una mayor posibilidad de error humano: cuando registras y transfieres miles de transacciones en tus libros, es posible que ingreses incorrectamente un monto o te saltes alguna transacción.
El software contable puede ayudar a optimizar el ciclo contable. Incluso si eres una pequeña empresa, invertir en un software de contabilidad tiene sentido porque automatiza casi todos los pasos del ciclo contable.
Puedes integrar el software contable con tu sistema de ventas. Cuando realizas una venta, el software contable agrega automáticamente la transacción a la cuenta de ingresos y actualiza el estado de resultados. También puedes vincular tu ERP y otros sistemas para que el software de contabilidad pueda registrar y monitorear los gastos.
El software genera automáticamente los estados financieros para que puedas cerrar directamente tus libros al final del periodo contable. Esto ahorra mucho dinero que hubieras gastado en mantener los libros y corregir errores. Por supuesto, es posible que necesites que tus estados financieros sean auditados por un CPA si eres una empresa pública.
Diferencia entre el ciclo contable y el ciclo presupuestario
La principal diferencia entre el ciclo contable y el ciclo presupuestario es el periodo de tiempo considerado.
El ciclo contable se centra en registrar y resumir las actividades financieras que ocurren durante el año.
Por otro lado, el ciclo presupuestario utiliza la información financiera recopilada durante el proceso del ciclo contable para pronosticar ingresos, gastos, posición de caja y más durante el próximo período contable.
Registrar, informar, repetir
El ciclo contable brinda un marco para registrar transacciones y verificarlas por exactitud antes de que lleguen a los estados financieros.
La precisión es fundamental porque utilizarás la información financiera generada por el ciclo contable para analizar transacciones y el desempeño financiero. Es aún más importante para las empresas que necesitan reportar información financiera a la SEC (Comisión de Bolsa y Valores).
La mayoría de las empresas hoy en día utilizan software de contabilidad para mejorar la precisión y acelerar los procesos contables. Aunque deberás invertir algo de dinero al principio en la compra e implementación de software, los beneficios a largo plazo superan ampliamente los costes.
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