Colaboración en ERP: herramientas, beneficios y ejemplos
Imagina una organización en la que cada empleado, desde la planta de producción hasta la alta dirección, tiene la información que necesita para hacer su trabajo. Eso es lo que puede lograr la colaboración mediante ERP.
- Tu equipo de ventas puede consultar los datos y confirmar las fechas de entrega a los clientes.
- El departamento financiero puede supervisar los niveles de inventario en tiempo real para optimizar el flujo de caja.
- Puedes tomarte un descanso, sabiendo que tu empresa funciona correctamente.
A continuación, te explicamos cómo seleccionar e implementar una plataforma ERP que fomente la colaboración en toda tu organización.
Introducción a la colaboración mediante ERP
Los sistemas ERP (planificación de recursos empresariales) facilitan la colaboración al proporcionar una plataforma centralizada que integra datos y procesos de diferentes departamentos y funciones dentro de una organización. Esto permite compartir información en tiempo real, agiliza los flujos de trabajo y, como era de esperar, mejora la comunicación y la coordinación entre los equipos.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Por ejemplo, la Universidad de Toronto implementó el sistema ERP de SAP para integrar sus datos financieros, de investigación, de estudiantes y de RR. HH. Esto les permitió:
- Automatizar flujos de trabajo como los procesos de compra a pago y de contratación a jubilación, agilizando los procesos entre departamentos
- Proporcionar acceso autoservicio a datos en tiempo real a 18.000 empleados y profesores, lo que permitió tomar decisiones más rápidamente
- Ofrecer analítica avanzada y paneles de control para mejorar los informes y obtener más información
Al convertir la automatización y la colaboración en sus principales prioridades, la Universidad de Toronto utilizó el paquete de software S/4HANA de SAP para lograr una duración del cierre mensual un 50 % menor y un procesamiento por lotes un 25 % más rápido.
Principales beneficios de la colaboración mediante ERP
Gracias al software ERP, las empresas pueden facilitar el acceso a la información en toda la organización. Cuando departamentos como finanzas, ventas, operaciones y RR. HH. trabajan juntos con la misma fuente de datos centralizada, resulta mucho más fácil tomar decisiones fundamentadas.
Estos son algunos ejemplos habituales de cómo la colaboración mediante ERP beneficia a las empresas, junto con ejemplos reales de cada uno:
1. Intercambio de información en tiempo real
Al integrar todos los datos en una única base de datos, el ERP proporciona una «fuente única de verdad» a la que todos los departamentos pueden acceder al instante. Esto elimina los silos de datos, las redundancias y los errores derivados del uso de sistemas heredados dispares.
48 % de ROI anual y más
Al adoptar Oracle Analytics Cloud y Oracle Fusion ERP Analytics, una empresa de ciencia de datos logró un ROI anual del 48 %, con un periodo de recuperación de 2,7 años. Como los datos en tiempo real permitían a los usuarios combinar fácilmente ERP, HCM y otros programas para realizar análisis interfuncionales, el tiempo de preparación de datos se redujo en varios cientos de horas.
2. Eliminación de las barreras geográficas
Al reunir tus datos y procesos en una única plataforma, los ERP permiten a los empleados acceder a información en tiempo real independientemente de su ubicación física. Esto resulta especialmente valioso para las organizaciones globales con oficinas, almacenes e instalaciones de fabricación distribuidos en varios países o continentes.
Acortar las distancias
Coca-Cola HBC, uno de los mayores socios de envasado de Coca-Cola del mundo, implementó SAP ERP en sus operaciones de 28 países.
Prestamos servicio a clientes que exigen y adoptan servicios digitales y rapidez. Los servicios y el soporte de SAP nos permitieron migrar correctamente a SAP S/4HANA para cumplir estos requisitos.
3. Mayor transparencia y responsabilidad
La implementación de un sistema ERP puede mejorar significativamente la transparencia y la responsabilidad dentro de una organización. El estudio de caso de Quantum Group es un excelente ejemplo de ello.
Mejor seguimiento
Quantum, un proveedor líder de servicios de impresión y marketing, implementó un sistema ERP llamado Interprise Suite para abordar las ineficiencias y mejorar la transparencia.
Con una plataforma unificada que facilitaba el intercambio de datos en tiempo real entre departamentos, pudo realizar un seguimiento de los pedidos, mejorar la gestión del inventario y renovar sus procesos financieros. Esto se tradujo en una reducción del 35 % de los costes operativos durante el primer año.
4. Agilización del acceso a los datos financieros
Los sistemas ERP consolidan los datos financieros, lo que permite a los equipos de finanzas acceder a información actualizada de forma rápida y eficiente. Eliminan la necesidad de utilizar sistemas financieros dispares y realizar la introducción manual de datos, lo que se traduce en un procesamiento más rápido de las transacciones y menos errores.
Implementación en tres días = un 50 % más de ventas
Fulton & Roark es un minorista con sede en Carolina del Norte dedicado a la venta de productos de cuidado personal masculino que recientemente se asoció con Netsuite ERP para consolidar sus datos financieros. Tras un proceso de implementación de tres semanas, la empresa logró aumentar su volumen de ventas anual en más de un 50 %.
Con el ERP en funcionamiento, el equipo de finanzas también pudo reducir sus errores contables e internalizar por completo la contabilidad.
5. Mejora de la comunicación del equipo
Con una plataforma centralizada para compartir datos y realizar actualizaciones en tiempo real, respaldada por herramientas de comunicación integradas, los sistemas ERP pueden mejorar considerablemente la colaboración en equipos remotos con flujos de trabajo distribuidos.
Minimización de la pila tecnológica
Tomemos como ejemplo al fabricante de productos de limpieza industrial ABC Compounding. ABC comenzó a utilizar Sage ERP X3 para mejorar el intercambio de datos y la comunicación interna dentro de su equipo de 150 empleados.
Hemos podido abandonar varias aplicaciones de terceros que necesitábamos. Solo llevamos poco tiempo trabajando con el sistema, pero nuestro equipo ya valora positivamente la contribución de Sage ERP X3.
6. Mejora de la asignación de recursos
Con datos en tiempo real sobre la disponibilidad, la carga de trabajo y la demanda, las organizaciones pueden asignar sus recursos de forma más eficiente. Muchas herramientas ERP basadas en la nube también pueden prever la disponibilidad futura de recursos a partir de datos históricos, garantizando una utilización óptima.
Centralización de los datos
Moul'appétit SRL, una empresa de distribución de productos del mar con sede en Bélgica, se enfrentaba a dificultades para gestionar el inventario, realizar el seguimiento de los pedidos y coordinar las entregas. Con Odoo ERP, Moul'appétit pudo integrar sus operaciones de gestión de inventario, ventas y entregas en una única plataforma. Esta integración proporcionó visibilidad en tiempo real de los niveles de inventario, el estado de los pedidos y los calendarios de entrega.
Como resultado, la empresa pudo prever la demanda con mayor precisión, optimizar los niveles de existencias y garantizar entregas puntuales.
Mejores herramientas ERP para el trabajo colaborativo
Mi equipo y yo hemos analizado los principales sistemas ERP del mercado y hemos determinado que estos son los mejores disponibles:
Los clics en los enlaces a continuación pueden generar una comisión, la cual apoya nuestras pruebas y revisiones independientes de software y servicios. Conozca más sobre cómo mantenemos la transparencia.
Ejemplos de cómo el ERP mejora la colaboración
¿Cómo se manifiesta la colaboración mediante un ERP en la práctica? He recopilado una serie de casos de uso avanzados de ERP para ofrecerte una muestra de estas funciones en la práctica. Desde paneles compartidos para los KPI hasta la gestión colaborativa de documentos con control de versiones, estas son algunas formas únicas en las que los sistemas ERP pueden fomentar la colaboración en equipos B2B:
Paneles compartidos para alinear al equipo
Los sistemas ERP proporcionan paneles compartidos que ofrecen una visión integral del panorama de datos de una organización. Estos paneles garantizan que todos los miembros del equipo tengan acceso a la misma información en tiempo real, lo que elimina las incoherencias y promueve una toma de decisiones sincronizada.
Por ejemplo, los paneles de equipo de Freshservice permiten a los responsables seleccionar indicadores clave de rendimiento (KPI) para sus equipos, garantizando que todos estén alineados en torno a los asuntos críticos.
Canales de comunicación centralizados
Los sistemas ERP mejoran la comunicación al proporcionar canales centralizados para la mensajería y la colaboración. Las herramientas integradas, como la mensajería, el uso compartido, las videoconferencias y el CRM, facilitan la comunicación en tiempo real y eliminan los silos departamentales.
TallyPrime cuenta con una función que permite compartir documentos específicos mediante WhatsApp. Del mismo modo, Katana es un ERP basado en la nube con integración con Facebook Messenger a través de Zapier.
Gestión documental para optimizar los flujos de trabajo
Los sistemas ERP optimizan la gestión documental al centralizar el almacenamiento, el uso compartido y el control de versiones. Esto garantiza que todos los miembros del equipo tengan acceso a la información más reciente, reduciendo la duplicación y los errores.
Por ejemplo, el sistema de gestión documental de Infor CloudSuite permite recuperar y editar documentos rápidamente en tiempo real, lo que mejora la colaboración entre los empleados y acelera los plazos de los proyectos. Esto resulta muy útil para mantener flujos de trabajo eficientes y sin errores.
Gestión de tareas y responsabilidad
Los sistemas ERP permiten gestionar proyectos con plazos específicos y funciones de seguimiento, garantizando la responsabilidad.
El módulo ERP integrado de XB Software permite crear, asignar y realizar el seguimiento de tareas, ayudando a los responsables a supervisar el progreso y garantizar que las tareas se completen según lo previsto. Esto crea un sentido de responsabilidad y visibilidad en todos los proyectos, permitiendo que los equipos trabajen de forma coordinada.
Colaboración móvil
Las soluciones ERP permiten la colaboración móvil, lo que facilita que los equipos se mantengan conectados y tomen decisiones en tiempo real independientemente de su ubicación. Es una función de gran valor para los equipos remotos y el personal de campo.
Vault ERP es uno de los proveedores que incluye aplicaciones móviles que permiten a los equipos colaborar desde cualquier lugar, garantizando una conectividad y participación continuas en los procesos de toma de decisiones. QuickBooks, Dynamics365 y Bitrix24 también ofrecen aplicaciones móviles específicas para Android e iOS.
Integración con otras herramientas de colaboración
Muchos de los proveedores de ERP actuales se integran perfectamente con otras herramientas de colaboración, como Microsoft Teams, Slack y Zoom. Las integraciones permiten a los empleados seguir utilizando sus herramientas de comunicación favoritas para compartir información, al tiempo que se benefician de las funciones mejoradas de un sistema ERP.
La mayoría de los sistemas ERP disponibles actualmente ofrecen múltiples opciones de integración de forma nativa, mediante plataformas de automatización como Zapier y Make, así como a través de API abiertas. Algunos ejemplos son NetSuite ERP, Intuit Quickbooks, Microsoft Dynamics365 y otros.
ERP social: el siguiente paso en la colaboración ERP
El ERP social representa el siguiente paso en los sistemas ERP colaborativos, al combinar el poder de las redes sociales con la planificación tradicional de recursos.
Aunque muchos tipos de sistemas ERP ya ofrecen sus propias herramientas de colaboración integradas, poder reunirse con clientes, empleados y socios en la plataforma que ellos elijan hace que la comunicación sea mucho más fluida.
¿Qué es el ERP social?
El ERP social integra los sistemas ERP tradicionales con herramientas de redes sociales como Twitter, LinkedIn y Facebook para mejorar la productividad y la comunicación entre empleados, clientes, proveedores y socios. Al reunirse con las partes interesadas en sus propios términos y utilizar la plataforma que elijan, se puede facilitar una resolución de problemas más eficaz.
A diferencia de los sistemas ERP tradicionales —que ofrecen herramientas de comunicación integradas para compartir documentos, chatear y realizar videollamadas—, el ERP social se integra con plataformas de redes sociales de terceros para crear la experiencia de colaboración más fluida para los equipos.
Por ejemplo, la integración de SAP con las redes sociales a través de SAP Jam permite una colaboración fluida en los procesos empresariales, mejorando tanto las comunicaciones internas como las externas. Otros ejemplos de proveedores de ERP que exploran integraciones con redes sociales son Oracle SRM y Epicor Social Enterprise.
Ventajas del ERP social
El ERP social no supone un cambio radical para todo el mundo, pero para las organizaciones orientadas al futuro que suelen trabajar con plantillas distribuidas, puede representar una enorme ventaja competitiva. Estas son algunas ventajas clave:
- Colaboración mejorada: Los sistemas ERP sociales facilitan la colaboración y la comunicación de los equipos al proporcionar herramientas como fuentes de actividad, chatbots e hilos de conversación. SYSPRO Harmony, por ejemplo, permite compartir información y colaborar en tiempo real entre departamentos, mejorando la productividad general y la capacidad de respuesta.
- Interacción con los clientes: La integración de las redes sociales con los sistemas ERP permite a las empresas interactuar de forma más eficaz con los clientes. Al realizar un seguimiento y analizar las interacciones de los clientes en las plataformas sociales, las empresas pueden ofrecer servicios personalizados y responder rápidamente a las consultas y comentarios de los clientes.
- Flujos de trabajo optimizados: Los sistemas ERP sociales pueden impulsar los procesos empresariales al proporcionar acceso en tiempo real a los datos sociales e integrarlos con las funciones tradicionales del ERP. Esta integración ayuda a optimizar los flujos de trabajo, reducir las redundancias y mejorar la toma de decisiones.
- Mayor transparencia: Al integrar herramientas de redes sociales, los sistemas ERP sociales ofrecen una mayor visibilidad de los procesos empresariales y fomentan una cultura de transparencia y responsabilidad. Por ejemplo, Oracle Social Relationship Management (SRM) supervisa el contenido de medios de pago, propios y obtenidos en redes sociales, foros de mensajes, blogs y otros canales. Al filtrar más de 700 millones de mensajes cada día, muestra las conversaciones relevantes para que las empresas puedan realizar un seguimiento.
ERP social frente a ERP tradicional
| ERP tradicional | ERP social | |
| Definición | Optimiza los flujos de trabajo empresariales del día a día en recursos humanos, contabilidad, servicios, cadena de suministro y otros ámbitos. | También se integra con herramientas de redes sociales como Twitter, LinkedIn y Facebook para mejorar la colaboración, la comunicación y la interacción con los clientes. |
| Características clave | - Utiliza herramientas de comunicación nativas para el trabajo en equipo y la colaboración - No funciona de forma predeterminada con herramientas de terceros para compartir archivos, redes sociales y mensajería instantánea - Carece de herramientas de integración sólidas, como complementos, conectores o API | - Se integra con herramientas de redes sociales - Puede realizar fácilmente un seguimiento de conversaciones, proyectos y procesos en varias plataformas sociales - Incluye funciones avanzadas, como acceso a API y funciones de integración |
| Ventajas | - Plataforma segura - Amplias posibilidades de personalización - Control local | - Mejora del trabajo en equipo - Mejor interacción con los clientes - Comunicaciones optimizadas |
| Desventajas | - Costes iniciales - Implementación compleja - Resistencia de los empleados | - Mayores riesgos de seguridad - Dificultades con las integraciones - Mayor coste |
Suscríbete para obtener más información sobre ERP
¿Te estás preparando para implementar un sistema ERP que mejore la organización del trabajo en equipo en toda la empresa?
Asegúrate de que tu transformación se desarrolle sin problemas suscribiéndote a nuestro boletín gratuito para recibir asesoramiento, guías e información de expertos sobre la implementación de ERP, de la mano de los líderes financieros que están dando forma al sector tecnológico.
