12 plus grands avantages des logiciels de comptabilité (Spoiler : vous économisez $$$)
Sans les bons outils pour soutenir votre flux de travail comptable, la finance peut facilement devenir une boîte noire impénétrable au sein de votre organisation, entraînant des retards, des erreurs et des dépenses imprévues qui auraient toutes pu être évitées.
Vous vous demandez s’il est temps d’investir dans un logiciel comptable ? Voici les principaux avantages des logiciels comptables pour vous aider à décider.
Pourquoi se procurer un logiciel comptable ?
Il existe de nombreuses raisons d’opter pour un logiciel comptable. Mais si vous ne deviez en retenir qu’une, c’est celle-ci : la transparence.
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Sans piste d’audit permettant de savoir d’où proviennent vos données financières, qui est responsable des modifications, et comment tout cela s’assemble pour former une vue d’ensemble, il est impossible de savoir à quels chiffres se fier.
Vous pensez peut-être que vos feuilles Excel vous font économiser de l’argent, mais en réalité elles :
- Sont sujettes aux erreurs humaines, qui peuvent entraîner des fautes coûteuses et des rapports inexacts
- Demandent de plus en plus de temps à entretenir à mesure que votre entreprise se développe et que le volume de transactions augmente
- Manquent de fonctionnalités collaboratives, ce qui complique le travail d’équipe côté finances
- Ne sont pas sécurisées, puisque les feuilles de calcul peuvent facilement être partagées sans contrôle d’accès
- Sont dépourvues de fonctionnalités telles que le rapprochement automatisé, le suivi des dépenses et la production de rapports financiers
Au lieu de copier et coller des données de feuille en feuille, vous avez toutes vos informations de transactions réunies au même endroit. Vous pouvez facilement voir ce qui a été dépensé ou ce qui est entré dans l’entreprise, et vous savez toujours où trouver cette information.
D’accord, mais en avez-vous besoin ?
Techniquement, non. Tout comme vous n’avez pas besoin d’un menuisier pour cette vieille lame de parquet. Tout ce dont vous avez vraiment besoin, c’est d’une lame bien affûtée et d’un peu de colle.
Mais après quinze minutes, une planche brisée et quelques échardes, n’aurait-il pas été plus simple d’en appeler un finalement ?
Un logiciel comptable est bien plus qu’une plateforme pour visualiser les données financières. C’est aussi une plateforme d’automatisation, un outil de génération de rapports, et un garde-fou pour garantir la conformité fiscale. Voici quelques-uns des bénéfices les plus impactants d'un logiciel comptable, inspirés d’exemples réels issus de différentes startups B2B et B2C du secteur technologique :
1. Visibilité Financière en Temps Réel
Plutôt que de se reposer sur des données fragmentées entre plusieurs feuilles de calcul, les solutions comptables cloud s'intègrent avec les banques, prestataires de paiement et applications métiers afin d’offrir une vue constamment à jour de la trésorerie, des revenus et des dépenses de l’entreprise. Il s'agit là de l’une des fonctionnalités clés des logiciels comptables modernes pouvant servir aussi bien les grands groupes que les PME, les startups ou encore les organisations à but non lucratif.
Pendant le confinement au Royaume-Uni, les responsables financiers de diverses entreprises avaient besoin d’aide pour suivre le rythme du système complexe d’activité partielle du pays. Pamela Phillips explique comment le fait d’intégrer Xero a permis à ses clients de mieux gérer leur trésorerie durant cette période :
Chaque fois que le gouvernement lançait une nouvelle initiative, nous devions réagir immédiatement, interpréter ce que cela signifiait pour nos clients, et leur communiquer la situation ainsi que les moyens dont nous disposions pour les aider à en bénéficier.
Avec Xero, les chiffres de nos clients sont toujours à jour. Dès que la pandémie a éclaté, nous avons pu consulter les comptes de nos clients et vérifier s’ils avaient un problème de trésorerie.
2. Opérations de saisie de données automatisées
La saisie manuelle des données prend du temps, est sujette aux erreurs et freine la croissance. Les plateformes comptables utilisent des outils tels que l’IA et la Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) pour analyser les documents rapidement et avec précision.
Stack Overflow, la communauté en ligne pour les développeurs, utilise Tipalti pour l’automatisation financière depuis 2019.
Depuis la mise en œuvre, Stack Overflow utilise les solutions multi-entité et multi-devises de Tipalti pour automatiser 90% de leurs processus financiers, avec des pistes d’audit détaillées permettant de suivre chaque modification sans aucun effort manuel.
Pourquoi est-ce important ? Selon Quickbooks, un dirigeant de petite entreprise consacre en moyenne plus de dix heures par semaine à la saisie manuelle des données comptables. Toutes ces tâches pourraient être aisément automatisées, permettant à une entreprise d’économiser au moins 15 000 $ par an. C’est aussi un avantage important des logiciels de comptabilité pour les freelances.
3. Intégration transversale transparente
Gartner a révélé que 39 % des dirigeants d’entreprise considèrent les intégrations avec leurs logiciels existants comme le facteur le plus important lors du choix d’un nouveau fournisseur de logiciels.
C’est d’autant plus vrai pour les tâches comptables. En connectant les données financières avec les données opérationnelles de votre CRM, gestion d’inventaire, ERP, paie et autres outils, vous obtenez une vision complète de vos performances financières à travers tous les secteurs.
Par exemple, Quickbooks est depuis longtemps considéré comme la référence en matière d’intégration parmi les plateformes comptables. À l’heure actuelle, il dispose d’une bibliothèque de plus de 750 intégrations tierces et d’une API ouverte permettant des échanges de données multi-directionnels.
Avant d’avoir TSheets, toute notre planification se faisait sur un tableur, ce qui entraînait de nombreuses erreurs. Désormais, nous pouvons voir combien d’heures chaque technicien a travaillées et sur quel chantier.
Pour information, l’intégration dont il est question, TSheets, s’appelle désormais Quickbooks Time, et permet aux responsables de suivre les plannings des employés et d’y apporter des ajustements en temps réel.
4. Pistes d’audit et gestion de la conformité
Plutôt que de compter sur une tenue de dossiers manuelle et sujette aux erreurs, les pistes d’audit saisissent automatiquement le qui, quoi, quand et où des activités financières. En enregistrant chaque transaction, action utilisateur et événement système, elles fournissent un historique financier servant à démontrer la conformité à des lois telles que GAAP, SOX et GDPR.
En créant des pistes d’audit détaillées garantissant la bonne traçabilité à l’intérieur et à l’extérieur de votre organisation, les solutions logicielles offrent de multiples moyens de respecter les réglementations telles que GAAP et SOX. Voici quelques exemples :
- Prouver que la reconnaissance de revenus a été traitée correctement selon ASC 606.
- Valider que les dépenses ont été enregistrées dans la période adéquate.
- Montrer que les calendriers d’amortissement adéquats ont été respectés pour les immobilisations.
- Confirmer que les provisions et estimations ont été calculées conformément aux règles GAAP.
En 2019, la SEC a infligé une amende de 16 millions de dollars à Hertz pour des déclarations inexactes qui n’étaient pas conformes aux normes GAAP. De même, en 2016, Monsanto a été condamné à une amende de 80 millions de dollars pour ne pas avoir été en mesure de refléter le coût des remises conformément aux règles GAAP. La non-conformité peut coûter cher aux entreprises, et le fait de disposer d’un enregistrement électronique de vos transactions financières peut éviter bien des ennuis à votre équipe.
5. Consolidation multi-entreprises
La consolidation multi-entreprises est le processus qui consiste à combiner les états financiers de plusieurs unités commerciales, filiales ou entités juridiques dans un seul ensemble d’états financiers pour la société mère.
Cela est crucial pour présenter une image complète et précise de la santé financière globale et de la performance d’une organisation auprès des parties prenantes telles que les investisseurs, les prêteurs et les régulateurs.
Cependant, la consolidation des données financières entre différentes entités ayant divers plans comptables, systèmes comptables et périodes de reporting peut s’avérer extrêmement complexe et chronophage. Un logiciel de comptabilité multi-entreprises automatise et simplifie ce processus de plusieurs façons essentielles :
- Collecte et standardisation automatiques des données financières provenant de systèmes disparates
- Gestion des conversions de devises et élimination des transactions interentreprises
- Fourniture de modèles de consolidation prédéfinis alignés sur les normes comptables
- Proposition de pistes d’audit et contrôles pour garantir l’exactitude et la conformité
- Possibilité de rapports consolidés en temps réel et d’analyses détaillées
NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central et Tipalti sont tous des exemples de bonnes solutions comptables capables de consolider les données financières de plusieurs filiales. Elles proposent aussi bien des fonctionnalités avancées que des fonctions de base telles que des plans comptables partagés, des transactions inter-entreprises, la consolidation automatique des devises multiples, et plus encore.
6. Reporting dimensionnel des données financières
Le reporting dimensionnel permet aux startups d’analyser les données financières selon plusieurs axes, offrant ainsi une compréhension approfondie pour prendre de meilleures décisions. En étiquetant les transactions avec des dimensions pertinentes comme le client, le produit, le lieu ou le projet, les équipes financières peuvent facilement segmenter les données afin de révéler des tendances et des opportunités. Cela s’avère aussi très utile lors de l’établissement de budgets et de comptes généraux.
Par exemple, une startup SaaS pourrait utiliser le reporting dimensionnel pour comparer des indicateurs clés comme le coût d’acquisition client (CAC) et la valeur vie client (LTV) selon différents segments clients, zones géographiques ou gammes de produits.
De la même manière, les entreprises pétrolières et gazières peuvent analyser la rentabilité par puits, région ou méthode d’extraction. Cette vision granulaire permet d’identifier les zones les plus rentables sur lesquelles concentrer les efforts de croissance.
The Irish Times Group a commencé à collaborer avec AccountsIQ pour simplifier leur reporting financier peu après avoir acquis The Examiner Group en 2018. La gestion de systèmes disparates entre les deux entités médiatiques était devenue un défi, mais la comptabilité multi-entreprises a permis de regrouper toutes les transactions financières en un seul endroit.
L’un des avantages de regrouper un groupe est de générer des synergies sur la base des coûts au moment où nous repensons notre mode de fonctionnement quotidien. L’automatisation des systèmes est la véritable récompense et AccountsIQ nous permet d’atteindre ces objectifs opérationnels.
7. Processus procure-to-pay rationalisé
Les plateformes comptables dotées de la fonctionnalité procure-to-pay automatisent l’ensemble du processus, de la demande d’achat jusqu’au paiement du fournisseur. Le rapprochement automatisé à trois voies entre bons de commande, réceptions de marchandises et factures garantit que les commandes sont correctement exécutées avant le paiement.
Par exemple, la solution de comptes fournisseurs de Tipalti a permis à l'entreprise de médias digitaux Tapjoy de réduire sa charge de travail en paiements de 50%.
8. Réduction des coûts matériels IT
Un logiciel de comptabilité basé sur le cloud élimine le besoin de serveurs sur site, réduisant considérablement les coûts d'infrastructure matérielle et de maintenance de plusieurs millions de dollars. Avec les mises à jour et les sauvegardes automatiques gérées par le fournisseur, les équipes financières peuvent se concentrer sur leurs responsabilités principales, au lieu de la gestion de la technologie.
9. Meilleure collaboration pour les équipes à distance
La comptabilité cloud permet une collaboration en temps réel pour les équipes financières dispersées. Les entreprises multi-entités peuvent également standardiser les processus sur plusieurs sites tout en conservant de la flexibilité.
Tout cela est réalisé sans compromettre la sécurité de l'organisation, grâce à des pistes d'audit détaillées qui rendent les responsables redevables de leurs actions.
10. Clôture mensuelle plus rapide
Avec un bon logiciel de comptabilité, la consolidation financière continue et le rapprochement bancaire automatisé accélèrent la clôture mensuelle. Par exemple, Ramp a pu réduire son temps de clôture mensuelle de 5 jours entiers en passant à Netsuite, ce qui lui a permis d'investir encore plus dans l'automatisation financière pour son équipe.
11. Reprise après sinistre pour les données sensibles
Grâce à des sauvegardes automatiques, des contrôles d'accès stricts et une surveillance 24h/24, 7j/7, les logiciels de comptabilité cloud protègent les données financières contre la perte ou le vol. Des plateformes comme Oracle NetSuite et Workday disposent de mesures de reprise après sinistre robustes pour minimiser les temps d'arrêt, ce qui peut avoir une valeur inestimable pour les grandes entreprises.
12. Prévisions de trésorerie précises
Pour conclure nos avantages vedettes des logiciels de comptabilité, parlons d’analyses avancées. Les outils de comptabilité professionnelle utilisent des données en temps réel, des budgets et des calendriers pour prévoir les encaissements et décaissements, afin de vous assurer d'être toujours prêt.
Des tableaux de bord visuels, des rapports personnalisables et des alertes en temps réel offrent une visibilité sur la position de trésorerie afin d’anticiper d’éventuels déficits avant qu’ils n’impactent l’activité.
Prêt à choisir votre système ?
L’équipe d’analystes du CFO Club a passé des centaines, non, des milliers d’heures à analyser les logiciels de comptabilité ; voici les outils qui ont remporté la palme :
Si vous avez besoin d'aide pour choisir le type de logiciel de comptabilité qui vous convient le mieux, ne vous inquiétez pas — j'ai quelque chose pour cela.
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Comme l’a dit un indic douteux au fond d’une ruelle à un respectable journaliste qui s’était retrouvé dans une sale histoire : « Suis… simplement l’argent. » Que vous dévoiliez la corruption politique ou que vous cherchiez simplement à garantir une bonne traçabilité dans votre propre organisation, faciliter le suivi de l’argent va dans votre intérêt.
... Parallèle étrange ? Peut-être que je regarde trop de séries criminelles.
Bref.
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