12 plus grands avantages des logiciels de comptabilité (Spoiler : vous économisez $$$)
Sans les bons outils pour optimiser votre flux de travail comptable, la finance peut facilement devenir une boîte noire impénétrable au sein de votre organisation, entraînant des retards, des erreurs et des dépenses imprévues qui auraient toutes pu être évitées.
Vous vous demandez s’il est temps d’investir dans un logiciel de comptabilité ? Voici les principaux avantages qui pourraient vous aider à prendre votre décision.
Pourquoi investir dans un logiciel de comptabilité ?
Il existe de nombreuses raisons d’adopter un logiciel de comptabilité. Mais s’il ne fallait en retenir qu’une seule, ce serait la transparence.
Sans une piste d’audit indiquant d’où viennent vos données financières, qui est responsable des modifications et comment toutes ces informations s’assemblent pour former la vue d’ensemble, vous n’aurez jamais la certitude de pouvoir faire confiance à vos chiffres.
Même si vous pensez qu’Excel vous fait économiser de l’argent, en réalité, vos feuilles de calcul :
- Sont sujettes aux erreurs humaines pouvant mener à des fautes coûteuses et à des rapports inexacts
- S’avèrent chronophages à maintenir à mesure que votre entreprise grandit et que le volume de transactions augmente
- Sont dépourvues de fonctionnalités collaboratives, compliquant la coopération des équipes financières
- Ne sont pas sécurisées, car les feuilles de calcul peuvent facilement être partagées sans contrôle d’accès
- Manquent de fonctions comme le rapprochement automatisé, le suivi des dépenses, et le reporting financier
Au lieu de copier-coller des données d’une feuille à l’autre, toutes vos informations de transaction se trouvent au même endroit. Vous pouvez facilement voir ce qui a été dépensé, ou ce qui est entré dans l’entreprise, et vous savez toujours où trouver ces informations.
D’accord, mais en avez-vous vraiment besoin ?
Techniquement, non. Tout comme on n’a pas besoin d’un menuisier pour remplacer une vieille latte de parquet. Tout ce qu’il vous faut, c’est une lame bien aiguisée et un peu de colle.
Mais après quinze minutes, une latte cassée et quelques échardes, n’auriez-vous pas mieux fait d’en appeler un finalement ?
Un logiciel de comptabilité est bien plus qu’un tableau de bord pour consulter vos données financières. C’est aussi une plateforme d’automatisation, un outil de reporting, et un gardien du respect des obligations fiscales. Voici quelques avantages majeurs, tirés de cas d’usages concrets dans diverses startups tech B2B et B2C :
1. Visibilité financière en temps réel
Au lieu de s’appuyer sur des données cloisonnées dispatchées dans des feuilles de calcul, les solutions cloud de comptabilité s’intègrent aux banques, processeurs de paiement et applications métier pour offrir une vue toujours à jour de la trésorerie, du chiffre d’affaires et des dépenses. Il s’agit là d’une des fonctionnalités clés des logiciels de comptabilité modernes qui peut aider aussi bien les grandes entreprises que les PME, les startups et les organisations à but non lucratif.
Pendant le confinement au Royaume-Uni, les responsables financiers avaient besoin d’aide pour suivre le rythme du complexe dispositif de chômage partiel. Pamela Phillips explique comment l’intégration avec Xero a aidé ses clients à gérer leur trésorerie durant cette période :
À chaque nouvelle mesure gouvernementale, il fallait réagir immédiatement, en comprendre l’impact pour les clients et leur communiquer les changements, ainsi que les solutions mises à leur disposition.
Avec Xero, les chiffres de nos clients sont toujours à jour. Dès que la pandémie a éclaté, nous avons pu consulter les comptes de nos clients et voir s’ils avaient un problème de trésorerie.
2. Automatisation de la saisie des données
La saisie manuelle des données est chronophage, source d’erreurs et freine la croissance. Les plateformes comptables utilisent des outils comme l’IA et la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour analyser rapidement et précisément les documents.
Stack Overflow, la communauté en ligne des développeurs, utilise Tipalti pour son automatisation financière depuis 2019.
Depuis son implémentation, Stack Overflow a recours aux solutions multi-entités et multi-devises de Tipalti pour automatiser 90 % de ses processus financiers, avec des pistes d’audit détaillées permettant de tout tracer, sans effort manuel.
Pourquoi est-ce important ? Selon Quickbooks, un propriétaire de petite entreprise consacre en moyenne plus de dix heures par semaine à la saisie manuelle de données comptables. Tout cela pourrait être facilement automatisé, permettant d’économiser au moins 15 000 $/an à l’entreprise.
3. Intégration interfonctionnelle transparente
Gartner a révélé que 39 % des dirigeants d’entreprise considèrent l’intégration aux logiciels existants comme le critère le plus important au moment de choisir un nouveau fournisseur.
C’est particulièrement vrai pour la comptabilité. En reliant les données financières aux données opérationnelles issues du CRM, de la gestion de stock, de l’ERP, de la paie et d’autres outils, vous obtenez une vision complète de votre performance financière transversale.
Par exemple, Quickbooks est depuis longtemps considéré comme la référence de l’intégration parmi les plateformes comptables. À l’heure actuelle, il propose une bibliothèque de plus de 750 intégrations tierces et une API ouverte pour des échanges multi-directionnels de données.
Avant d’adopter TSheets, notre planification se faisait exclusivement sous Excel, ce qui entraînait de nombreuses erreurs. Désormais, nous savons combien d’heures chaque technicien passe sur chaque chantier.
Pour information, l’intégration en question, TSheets, s’appelle aujourd’hui Quickbooks Time et permet aux responsables de suivre les plannings des employés et de les ajuster en temps réel.
4. Pistes d’audit et gestion de la conformité
Au lieu de compter sur une tenue manuelle des registres, source d’erreurs, les pistes d’audit capturent automatiquement le qui, quoi, quand et où de chaque activité financière. En enregistrant chaque transaction, action utilisateur et événement système, elles constituent une traçabilité pouvant prouver la conformité avec des lois comme les GAAP, SOX ou RGPD.
En assurant une traçabilité détaillée qui garantit la responsabilisation au sein comme en dehors de votre organisme, ces solutions logicielles vous aident à respecter les réglementations telles que GAAP ou SOX, de plusieurs façons. Voici quelques exemples :
- Prouver que la reconnaissance du chiffre d’affaires a été réalisée conformément à ASC 606.
- Valider que les dépenses ont bien été comptabilisées sur la bonne période.
- Montrer que les plans d’amortissement des immobilisations ont été correctement appliqués.
- Confirmer que les provisions et estimations ont été calculées selon les règles des GAAP.
En 2019, la SEC a infligé une amende de 16 millions de dollars à Hertz pour des rapports inappropriés non conformes aux normes GAAP. De la même manière, en 2016, Monsanto a écopé d’une amende de 80 millions de dollars pour ne pas avoir pu refléter le coût des remises conformément aux GAAP. La non-conformité peut coûter cher, et disposer d’une traçabilité électronique de vos transactions financières peut vous éviter bien des ennuis.
5. Consolidation multi-entités
La consolidation multi-entités est le processus de regroupement des états financiers de plusieurs unités, filiales ou personnes morales en un seul jeu d’états financiers pour la société mère.
C’est essentiel pour donner aux investisseurs, prêteurs et régulateurs une vue globale et précise de la santé et de la performance financières de l’organisation.
Cependant, consolider les données financières d’entités dotées de plans comptables, de systèmes ou de périodes de reporting différents peut se révéler extrêmement complexe et chronophage. Un logiciel de comptabilité multi-entités automatise et simplifie ce processus de plusieurs manières clés :
- Collecte et normalisation automatiques des données financières issues de systèmes différents
- Gestion des conversions de devises et élimination des transactions intra-groupe
- Fourniture de modèles de consolidation préconçus conformes aux normes comptables
- Proposition de pistes d’audit et de contrôles pour garantir l’exactitude et la conformité
- Permettre le reporting consolidé en temps réel et des analyses détaillées
NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central et Tipalti sont tous des exemples de bonnes solutions comptables capables de consolider les données financières de plusieurs filiales d'entreprise. Elles offrent à la fois des fonctionnalités avancées et basiques telles que les plans comptables partagés, les transactions inter-entreprises, la consolidation multi-devises automatisée, et bien plus encore.
6. Reporting dimensionnel des données financières
Le reporting dimensionnel permet aux startups d’analyser les données financières sous différents angles, fournissant des insights approfondis pour améliorer la prise de décision. En étiquetant les transactions avec des dimensions pertinentes comme le client, le produit, la localisation ou le projet, les équipes financières peuvent facilement découper et examiner les données afin de révéler des tendances et opportunités. C’est également très utile lors de l’élaboration des budgets et des grands livres généraux.
Par exemple, une startup SaaS peut utiliser le reporting dimensionnel pour comparer des indicateurs clés comme le coût d’acquisition client (CAC) et la valeur vie client (LTV) selon différents segments de clientèle, zones géographiques ou lignes de produits.
De même, les entreprises pétrolières et gazières peuvent analyser la rentabilité selon les différents puits, régions ou méthodes d’extraction. Cette vision granulaire permet d’identifier les zones les plus rentables pour orienter les efforts de croissance.
The Irish Times Group a commencé à travailler avec AccountsIQ afin de rationaliser le reporting financier peu après l’acquisition du Examiner Group en 2018. Gérer des systèmes disparates dans les deux entités médiatiques était devenu un défi, mais la comptabilité multi-entités a permis de centraliser toutes les transactions financières.
One of the benefits of bringing a group together is to drive synergies in the cost base as we re-engineer how we operate day-to-day. Systems automation is the real prize and AccountsIQ is enabling us to realize these operational goals.
7. Processus d’approvisionnement-paiement simplifié
Les plateformes comptables dotées de fonctionnalités procure-to-pay automatisent l’ensemble du processus, de la demande d’achat au paiement du fournisseur. L’appariement automatisé entre bons de commande, réceptions de marchandises et factures ("3-way matching") garantit la conformité de chaque commande avant qu’un paiement ne soit effectué.
Par exemple, la solution AP de Tipalti a permis à l’entreprise de médias digitaux Tapjoy de réduire le temps consacré au traitement des paiements de 50 %.
8. Réduction des coûts matériels IT
Un logiciel comptable basé sur le cloud élimine le besoin de serveurs sur site, réduisant ainsi les coûts d’infrastructure matérielle et de maintenance de plusieurs millions de dollars. Avec des mises à jour et sauvegardes gérées automatiquement par le fournisseur, les équipes financières peuvent se concentrer sur leurs tâches cœur de métier plutôt que la gestion informatique.
9. Une meilleure collaboration pour les équipes à distance
La comptabilité cloud permet une collaboration en temps réel pour les équipes financières distribuées. Les entreprises multi-entités peuvent aussi standardiser leurs processus entre différents sites tout en conservant de la flexibilité.
Tout cela sans compromettre la sécurité de l’organisation, grâce à des pistes d’audit détaillées qui tiennent les responsables pour garants de leurs actions.
10. Clôture mensuelle accélérée
Avec un bon logiciel comptable, la consolidation financière continue et le rapprochement bancaire automatisé accélèrent la clôture mensuelle. Par exemple, Ramp a pu réduire la durée de sa clôture mensuelle de 5 jours entiers en passant sur Netsuite, ce qui leur a permis d’investir davantage dans l’automatisation comptable pour leur équipe.
11. Récupération après sinistre pour les données sensibles
Grâce aux sauvegardes automatiques, au contrôle strict des accès et à la surveillance 24/7, les logiciels de comptabilité cloud protègent les données financières contre la perte ou le vol. Des plateformes telles que Oracle NetSuite et Workday disposent de mesures robustes de continuité d’activité, ce qui est d’une grande valeur pour les grandes entreprises.
12. Prévisions de trésorerie précises
Pour clore notre liste des avantages phares des logiciels de comptabilité, parlons d’analyses avancées. Les outils de comptabilité d’entreprise utilisent des données en temps réel, des budgets et des calendriers pour projeter les flux de trésorerie entrants et sortants, afin que vous soyez toujours prêt.
Des tableaux de bord visuels, des rapports personnalisables et des notifications en temps réel fournissent une vue claire des positions de trésorerie pour anticiper d’éventuels déficits avant qu’ils n’affectent l’entreprise.
Prêt à choisir votre système ?
L’équipe d’analystes de The CFO Club a passé des centaines, voire des milliers d’heures à analyser des logiciels comptables ; voici les outils qui se sont démarqués :
Si vous avez besoin d’un coup de pouce pour choisir le type de logiciel comptable le mieux adapté à vos besoins, pas d’inquiétude : j’ai ce qu’il vous faut.
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Comme l’a dit un informateur louche dans une ruelle sombre à un journaliste respectable dépassé par la situation : « Il suffit de… suivre l’argent. » Que vous mettiez au jour la corruption politique ou que vous cherchiez simplement à garantir une vraie responsabilité au sein de votre organisation, faciliter le suivi des flux financiers est dans votre intérêt.
... drôle de parallèle ? Peut-être que je regarde un peu trop de séries policières.
Bref.
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