12 avantages des logiciels de comptabilité qui permettent d’économiser de l’argent
Sans les bons outils pour optimiser votre flux de travail comptable, la finance peut facilement devenir une boîte noire impénétrable au sein de votre organisation, générant des retards, des erreurs et des coûts imprévus qui auraient tous pu être évités.
Vous vous demandez s’il est temps d’investir dans un logiciel de comptabilité ? Voici les plus grands avantages des logiciels de comptabilité pour vous aider à décider.
Pourquoi opter pour un logiciel de comptabilité ?
Il existe de nombreuses raisons d’adopter un logiciel de comptabilité. Mais si vous ne deviez en retenir qu’une seule, c’est la transparence.
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Sans une piste d’audit indiquant la provenance de vos données financières, qui est responsable des modifications, et comment tout cela s’assemble pour créer une vue d’ensemble, vous ne pouvez jamais savoir à quels chiffres vous fier.
Vous pensez peut-être économiser de l’argent avec vos feuilles Excel, mais en réalité elles sont :
- Sujettes aux erreurs humaines qui peuvent entraîner des conséquences coûteuses et des rapports inexacts
- Prenantes à gérer à mesure que votre entreprise grandit et que le volume des transactions augmente
- Dépourvues de fonctionnalités collaboratives, ce qui complique la tâche des équipes financières souhaitant travailler ensemble
- Peu sécurisées, car les feuilles de calcul peuvent facilement être partagées sans contrôle d’accès
- Dépourvues d’options telles que le rapprochement automatisé, le suivi des dépenses et la production de rapports financiers
Plutôt que de copier-coller des données d’une feuille à l’autre, vous avez toutes vos informations de transaction en un seul endroit. Vous pouvez facilement voir ce qui a été dépensé ou ce qui est entré dans l’entreprise, et vous savez toujours où trouver cette information.
D’accord, mais est-ce vraiment indispensable ?
Techniquement, non. De la même façon que vous n’avez pas besoin d’un menuisier pour ces lames de parquet abîmées. Tout ce qu’il vous faut vraiment, c’est une lame aiguisée et un peu de colle.
Mais après quinze minutes, une lame de parquet cassée et quelques échardes, cela n’aurait-il pas été plus simple d’en appeler un ?
Un logiciel de comptabilité est bien plus qu’un centre de consultation des données financières. C’est aussi une plateforme d’automatisation, un outil de reporting, et un garant de conformité fiscale. Voici quelques-uns des avantages concrets les plus marquants du logiciel de comptabilité, tirés de cas d’usage réels rencontrés dans diverses start-up tech B2B et B2C :
1. Visibilité financière en temps réel
Au lieu de s’appuyer sur des données cloisonnées réparties dans de multiples feuilles de calcul, les solutions de comptabilité cloud s’intègrent avec les banques, prestataires de paiement et applications métier pour offrir à tout moment une vision à jour de la trésorerie, du chiffre d’affaires et des dépenses de l’entreprise. Il s’agit là d’une des fonctionnalités clés des logiciels de comptabilité modernes qui peuvent aider aussi bien les grandes entreprises que les PME, les start-ups, et les organisations à but non lucratif.
Pendant le confinement au Royaume-Uni, les responsables financiers de divers secteurs ont dû faire face à la complexité du dispositif de chômage partiel. Pamela Phillips explique comment l’intégration avec Xero a aidé ses clients à gérer leur trésorerie durant cette période :
Chaque fois que le gouvernement lançait une nouvelle initiative, nous devions immédiatement réagir, interpréter ce que cela signifiait pour les clients et communiquer sur les évolutions ainsi que sur les façons dont nous pouvions les aider à y accéder.
Avec Xero, les chiffres de nos clients sont toujours à jour. Dès que la pandémie a éclaté, nous avons pu consulter les comptes de nos clients et vérifier s’ils faisaient face à un problème de trésorerie.
2. Opérations de saisie de données automatisées
La saisie manuelle des données est chronophage, sujette aux erreurs et freine la croissance. Les plateformes de comptabilité utilisent des outils tels que l’IA et la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour analyser les documents rapidement et avec précision.
Stack Overflow, la communauté en ligne pour les développeurs, utilise Tipalti pour automatiser ses finances depuis 2019.
Depuis la mise en œuvre, Stack Overflow s’appuie sur les solutions multi-entités et multidevises de Tipalti pour automatiser 90 % de ses processus financiers, avec des pistes d’audit détaillées permettant de suivre chaque modification sans effort manuel.
Pourquoi est-ce important ? Selon Quickbooks, un propriétaire de petite entreprise consacre en moyenne plus de dix heures par semaine à la saisie manuelle de données comptables. Tout cela pourrait être facilement automatisé, ce qui permettrait d’économiser au moins 15 000 $/an. C’est également un avantage important des logiciels de comptabilité pour les freelances.
3. Intégration transversale fluide
Gartner a constaté que 39 % des cadres d’entreprise considèrent l’intégration avec les logiciels existants comme le facteur le plus important lors du choix d’un nouveau fournisseur de logiciels.
Cela est particulièrement vrai pour les tâches comptables. En connectant les données financières avec les données opérationnelles issues de votre CRM, gestion des stocks, ERP, paie et autres outils, vous obtenez une vision complète de vos performances financières, tous secteurs confondus.
Par exemple, Quickbooks est depuis longtemps considéré comme la référence en matière d’intégration parmi les plateformes comptables. À l’heure actuelle, il propose une bibliothèque de plus de 750 intégrations tierces et une API ouverte pour un échange de données dans les deux sens.
Avant d’utiliser TSheets, tout notre planning était géré sur une feuille de calcul, ce qui entraînait de nombreuses erreurs. Désormais, nous pouvons voir combien d’heures chaque technicien a travaillé et sur quel chantier.
Pour information, l’intégration dont il parle, TSheets, s’appelle aujourd’hui Quickbooks Time et permet aux exploitants de suivre les emplois du temps des employés et de procéder à des ajustements en temps réel.
4. Pistes d’audit et gestion de la conformité
Au lieu de compter sur une tenue de dossiers manuelle et sujette aux erreurs, les pistes d’audit capturent sans effort le qui, le quoi, le quand et le où des activités financières. En enregistrant chaque transaction, action utilisateur et événement système, elles constituent un registre financier permettant de démontrer la conformité avec des lois telles que GAAP, SOX et RGPD.
En mettant en place des pistes d’audit détaillées assurant une véritable traçabilité au sein et au-delà de votre organisation, les solutions logicielles peuvent vous aider de multiples façons à respecter les réglementations comme GAAP et SOX. Voici quelques exemples :
- Prouver que la reconnaissance du chiffre d’affaires a été effectuée correctement conformément à la norme ASC 606.
- Valider que les dépenses ont été enregistrées pendant la bonne période.
- Démontrer que les plannings d’amortissement appliqués aux immobilisations ont été respectés.
- Confirmer que les provisions et estimations ont été calculées conformément aux règles GAAP.
En 2019, la SEC a infligé une amende de 16 millions de dollars à Hertz pour des rapports inexacts qui n'étaient pas conformes aux normes GAAP. De même, en 2016, Monsanto a été condamné à une amende de 80 millions de dollars pour ne pas avoir pu refléter le coût des remises conformément aux règles GAAP. Le non-respect des normes peut coûter cher aux entreprises, et disposer d’un registre électronique de vos transactions financières peut épargner bien des maux de tête à votre équipe.
5. Consolidation multi-entités
La consolidation multi-entités est le processus consistant à combiner les états financiers de plusieurs unités commerciales, filiales ou entités juridiques en un seul ensemble d’états financiers pour la société mère.
Cela est crucial pour présenter une vision complète et précise de la santé financière et des performances globales d’une organisation à des parties prenantes telles que les investisseurs, prêteurs et régulateurs.
Toutefois, la consolidation des données financières entre différentes entités ayant des plans comptables, des systèmes d’information et des périodes de reporting différents peut s’avérer extrêmement complexe et chronophage. Un logiciel de comptabilité multi-entités automatise et simplifie ce processus de plusieurs manières clés :
- Collecter et standardiser automatiquement les données financières issues de systèmes disparates
- Gérer les conversions de devises et éliminer les transactions intersociétés
- Fournir des modèles de consolidation préconçus alignés sur les normes comptables
- Mettre à disposition des pistes d’audit et des contrôles afin de garantir la précision et la conformité
- Permettre la génération de rapports consolidés et d’analyses détaillées en temps réel
NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central et Tipalti sont tous des exemples de bonnes solutions comptables capables de consolider les données financières de plusieurs filiales. Elles proposent des fonctionnalités avancées et basiques telles que des plans comptables partagés, la gestion des transactions entre entités, la consolidation multidevise automatisée, et bien plus encore.
6. Reporting dimensionnel des données financières
Le reporting dimensionnel permet aux startups d’analyser les données financières sous de multiples angles, offrant des perspectives approfondies afin de prendre de meilleures décisions. En associant les transactions à des dimensions pertinentes telles que client, produit, localisation ou projet, les équipes financières peuvent facilement segmenter les données pour révéler des tendances et des opportunités. Cela est également très utile lors de l'élaboration de budgets ou de grands livres généraux.
Par exemple, une startup SaaS pourrait utiliser le reporting dimensionnel pour comparer des indicateurs clés, tels que le coût d’acquisition client (CAC) et la valeur vie client (LTV), selon différents segments de clientèle, zones géographiques ou gammes de produits.
De même, les entreprises pétrolières et gazières peuvent analyser la rentabilité selon les puits, régions ou méthodes d’extraction. Cette vue granulaire aide à identifier les secteurs les plus rentables sur lesquels concentrer les efforts de croissance.
The Irish Times Group a commencé à collaborer avec AccountsIQ pour rationaliser son reporting financier, peu après avoir acquis The Examiner Group en 2018. Gérer des systèmes distincts pour les deux entités médiatiques était devenu un défi, mais la comptabilité multi-entités a permis de regrouper toutes les transactions financières au même endroit.
L’un des avantages de regrouper un ensemble d’entreprises est de générer des synergies au niveau des coûts, car nous réinventons notre fonctionnement quotidien. L’automatisation des systèmes est le véritable enjeu, et AccountsIQ nous permet de concrétiser ces objectifs opérationnels.
7. Processus rationalisé procure-to-pay
Les plateformes comptables dotées de fonctionnalités procure-to-pay automatisent l’ensemble du processus, depuis la demande d’achat jusqu’au paiement du fournisseur. La correspondance automatisée des bons de commande, des réceptions de marchandises et des factures garantit que les commandes sont correctement exécutées avant que le paiement ne soit émis.
Par exemple, la solution de gestion des comptes fournisseurs de Tipalti a aidé l'entreprise de médias numériques Tapjoy à réduire de 50 % sa charge de travail liée aux paiements.
8. Réduction des coûts de matériel informatique
Les logiciels de comptabilité basés sur le cloud éliminent le besoin de serveurs sur site, réduisant ainsi de plusieurs millions de dollars les coûts liés à l'infrastructure matérielle et à la maintenance. Les mises à jour logicielles et les sauvegardes automatiques étant gérées par le fournisseur, les équipes financières peuvent se concentrer sur leurs responsabilités principales plutôt que sur la gestion de la technologie.
9. Meilleure collaboration pour les équipes à distance
La comptabilité dans le cloud permet une collaboration en temps réel pour les équipes financières réparties sur plusieurs sites. Les entreprises multi-entités peuvent également standardiser leurs processus entre différents établissements, tout en conservant de la flexibilité.
Tout cela se fait sans compromettre la sécurité de l'organisation, grâce à des pistes d'audit détaillées qui permettent de responsabiliser les gestionnaires pour leurs actions.
10. Clôture de fin de mois plus rapide
Avec un bon logiciel de comptabilité, une consolidation financière continue et un rapprochement bancaire automatisé accélèrent la clôture mensuelle. Par exemple, Ramp a pu réduire son temps de clôture de fin de mois de 5 jours entiers en passant à Netsuite, ce qui leur a permis d’investir davantage dans l’automatisation comptable pour leur équipe.
11. Reprise après sinistre pour les données sensibles
Grâce à des sauvegardes automatisées, des contrôles d'accès stricts et une surveillance 24h/24 et 7j/7, les logiciels de comptabilité cloud protègent les données financières contre la perte ou le vol. Des plateformes comme Oracle NetSuite et Workday disposent de mesures de reprise après sinistre robustes pour minimiser les interruptions, un atout inestimable pour les grandes entreprises.
12. Prévisions précises de trésorerie
Pour terminer notre sélection des avantages des logiciels de comptabilité, parlons d’analyses avancées. Les outils de comptabilité d'entreprise utilisent les données en temps réel, les budgets et les plannings pour prévoir les entrées et sorties de trésorerie, vous assurant ainsi d’être toujours prêt. C’est aussi un avantage majeur des logiciels de comptabilité pour les startups.
Des tableaux de bord visuels, des rapports personnalisables et des notifications en temps réel offrent une visibilité sur les positions de trésorerie afin d’identifier les déficits potentiels avant qu’ils n’affectent l’entreprise.
Prêt à choisir votre système ?
L’équipe d’analystes du CFO Club a passé des centaines, que dis-je, <milliers< d’heures à analyser des logiciels de comptabilité ; voici les outils qui se sont démarqués :
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Comme l’a dit un informateur louche à un journaliste respectable se retrouvant dépassé par les événements dans une ruelle sombre : « Suivez juste... l’argent. » Que vous dénonciez la corruption politique ou cherchiez simplement à assurer une bonne traçabilité dans votre organisation, faciliter le suivi de l’argent est dans votre propre intérêt.
... parallèle étrange ? Peut-être que je regarde trop de séries policières.
Breeeef.
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