12 avantages des logiciels de comptabilité qui font économiser de l’argent
Sans les bons outils pour optimiser votre flux de travail comptable, la finance pourrait facilement devenir une boîte noire impénétrable au sein de votre organisation, entraînant des retards, des erreurs et des dépenses imprévues qui auraient toutes pu être évitées.
Vous vous demandez s'il est temps d'investir dans un logiciel de comptabilité ? Voici les plus grands avantages des logiciels de comptabilité pour vous aider à décider.
Pourquoi adopter un logiciel de comptabilité ?
Il existe de nombreuses raisons d’opter pour un logiciel de comptabilité. Mais si vous ne deviez en retenir qu’une, ce serait celle-ci : la transparence.
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Sans piste d’audit sur l’origine de vos données financières, les responsables des modifications, et leur contribution à la vision globale, il est impossible de savoir à quels chiffres se fier.
Vous pensez peut-être qu’Excel vous fait économiser de l'argent, mais en réalité :
- Sujet aux erreurs humaines qui peuvent entraîner des fautes coûteuses et des rapports inexacts
- Long à maintenir à mesure que votre entreprise grandit et que le volume de transactions augmente
- Manque de fonctionnalités de collaboration, ce qui complique le travail d’équipe dans le service financier
- Peu sécurisé, car les feuilles de calcul peuvent facilement être partagées sans contrôle d’accès
- Privé de fonctionnalités comme le rapprochement automatisé, le suivi des dépenses, et la production de rapports financiers
Au lieu de copier-coller des données de feuille en feuille, toutes vos informations de transaction se trouvent au même endroit. Vous voyez facilement ce qui a été dépensé ou ce qui est rentré dans l’entreprise, et vous savez en permanence où retrouver ces informations.
D’accord, mais en avez-vous besoin ?
Techniquement, non. Tout comme vous n’avez pas besoin d’un menuisier pour cette vieille latte de plancher. Il vous suffit d’une lame bien aiguisée et d’un peu de colle.
Mais après quinze minutes, une latte brisée et quelques échardes, n’aurait-il pas été plus simple de l’appeler finalement ?
Un logiciel de comptabilité, c’est bien plus qu’un simple tableau de bord pour visualiser vos données financières. C’est aussi une plateforme d’automatisation, un outil de reporting et un gardien de la conformité fiscale. Voici quelques-uns des bénéfices les plus marquants d’un logiciel de comptabilité, issus de cas d’usage réels dans différentes startups tech B2B et B2C :
1. Visibilité financière en temps réel
Au lieu de s’appuyer sur des données cloisonnées dans de multiples feuilles de calcul, les solutions de comptabilité cloud s’intègrent aux banques, prestataires de paiement et applications métier pour fournir une vue constamment à jour de la trésorerie, des revenus et des dépenses de l’entreprise. Il s’agit de l’une des fonctionnalités clés des logiciels de comptabilité modernes pouvant aider non seulement les grandes entreprises, mais aussi les PME, startups et organisations à but non lucratif.
Pendant le confinement au Royaume-Uni, de nombreux responsables financiers avaient besoin d’aide pour suivre le rythme du dispositif complexe de chômage partiel. Pamela Phillips explique comment l’intégration avec Xero a aidé ses clients à gérer les problématiques de trésorerie durant cette période :
Chaque fois que le gouvernement lançait une nouvelle initiative, nous devions réagir immédiatement, interpréter ce que cela signifiait pour les clients et leur communiquer ce qui se passait ainsi que les moyens dont nous disposions pour les aider à y accéder.
Avec Xero, les chiffres de nos clients sont toujours à jour. Dès que la pandémie a éclaté, nous avons pu consulter les comptes de nos clients et voir s’ils rencontraient un problème de trésorerie.
2. Opérations de saisie automatisée des données
La saisie manuelle des données est chronophage, sujette aux erreurs et freine la croissance. Les plateformes comptables utilisent des outils comme l’intelligence artificielle et la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour traiter les documents rapidement et avec précision.
Stack Overflow, la communauté en ligne pour les développeurs, utilise Tipalti pour l’automatisation financière depuis 2019.
Depuis son implémentation, Stack Overflow utilise les solutions multi-entités et multi-devises de Tipalti pour automatiser 90 % de ses processus financiers, avec des pistes d’audit détaillées permettant de suivre chaque changement sans aucun effort manuel.
Pourquoi est-ce important ? Selon Quickbooks, un propriétaire de petite entreprise consacre en moyenne plus de dix heures par semaine à la saisie manuelle des données comptables. Tout cela pourrait être facilement automatisé, permettant ainsi d’économiser au moins 15 000 $/an à une entreprise. C’est aussi un avantage important des logiciels de comptabilité pour les freelances.
3. Intégration transversale transparente
Gartner a constaté que 39 % des responsables d'entreprise considèrent l’intégration avec les logiciels existants comme le facteur le plus important lors du choix d’un nouveau fournisseur de logiciel.
C’est particulièrement vrai pour les tâches comptables. En connectant les données financières aux données opérationnelles provenant de votre CRM, gestion des stocks, ERP, paie et autres outils, vous obtenez une vue complète de la performance financière sur l’ensemble de vos activités.
Par exemple, Quickbooks est depuis longtemps considéré comme la référence en matière d’intégration parmi les plateformes comptables. Actuellement, il dispose d’une bibliothèque de plus de 750 intégrations tierces et d’une API ouverte pour un échange de données multidirectionnel.
Avant d’utiliser TSheets, notre planification se faisait entièrement via un tableur, ce qui entraînait beaucoup d’erreurs. Maintenant, nous pouvons voir combien d’heures chaque technicien a travaillé, et sur quel chantier.
Pour information, l’intégration à laquelle il fait référence, TSheets, s’appelle maintenant Quickbooks Time, et elle permet aux responsables de suivre les plannings des employés et d’effectuer des ajustements en temps réel.
4. Pistes d’audit et gestion de la conformité
Au lieu de s’appuyer sur une tenue de registres manuelle et faillible, les pistes d’audit capturent sans effort le qui, quoi, quand et où des activités financières. En enregistrant chaque transaction, action utilisateur et événement système, elles fournissent un historique financier permettant de prouver la conformité à des lois telles que GAAP, SOX et RGPD.
En créant des pistes d’audit détaillées qui garantissent une responsabilité appropriée, tant en interne qu’en externe, les solutions logicielles peuvent vous aider de multiples façons à respecter les réglementations comme GAAP et SOX. Voici quelques exemples :
- Prouver que la reconnaissance des revenus a été faite correctement selon la norme ASC 606.
- Valider que les dépenses ont été enregistrées au bon exercice.
- Montrer que les plans d’amortissement des immobilisations ont bien été respectés.
- Confirmer que les provisions et estimations ont été calculées conformément aux règles GAAP.
En 2019, la SEC a infligé une amende de 16 millions de dollars à Hertz pour avoir communiqué des informations inexactes qui n’étaient pas conformes aux normes GAAP. De même, en 2016, Monsanto a été condamné à une amende de 80 millions de dollars pour ne pas avoir pu refléter le coût des remises conformément aux règles GAAP. Le non-respect peut coûter cher aux entreprises et le fait de conserver un enregistrement électronique de vos transactions financières peut épargner bien des maux de tête à votre équipe.
5. Consolidation multi-entités
La consolidation multi-entités est le processus de combinaison des états financiers de plusieurs unités commerciales, filiales ou entités juridiques en un seul jeu d’états financiers pour la société mère.
Cela est crucial pour présenter un aperçu complet et précis de la santé financière et des performances globales d’une organisation aux parties prenantes telles que les investisseurs, les prêteurs ou les régulateurs.
Cependant, la consolidation des données financières entre des entités ayant des plans comptables, des systèmes comptables et des périodes de reporting différents peut être extrêmement complexe et chronophage. Les logiciels de comptabilité multi-entités automatisent et simplifient ce processus de plusieurs façons essentielles :
- Collecte et standardisation automatiques des données financières issues de systèmes disparates
- Gestion des conversions de devises et élimination des transactions inter-sociétés
- Fourniture de modèles de consolidation préétablis alignés sur les normes comptables
- Mise à disposition de pistes d’audit et de contrôles pour garantir l’exactitude et la conformité
- Possibilité de reporting consolidé en temps réel et d’analyses approfondies
NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central et Tipalti sont autant d’exemples de bonnes solutions comptables capables de consolider les données financières de plusieurs filiales d'une entreprise. Elles offrent à la fois des fonctionnalités avancées et des fonctionnalités de base telles que des plans comptables partagés, des transactions inter-entités, la consolidation automatique multi-devises, et bien plus.
6. Rapport dimensionnel des données financières
Le reporting dimensionnel permet aux startups d’analyser les données financières sous de multiples angles, offrant ainsi des perspectives plus approfondies pour prendre de meilleures décisions. En associant des transactions à des dimensions pertinentes comme le client, le produit, la localisation ou le projet, les équipes financières peuvent facilement segmenter les données pour détecter des tendances et des opportunités. Cela s’avère également très utile lors de l’élaboration de budgets et de grands livres.
Par exemple, une startup SaaS pourrait utiliser le reporting dimensionnel pour comparer des indicateurs clés comme le coût d’acquisition client (CAC) et la valeur vie client (LTV) entre différents segments de clientèle, zones géographiques ou lignes de produits.
De même, les entreprises pétrolières et gazières peuvent analyser la rentabilité à travers différents puits, régions ou méthodes d’extraction. Cette vue granulaire aide à identifier les zones les plus rentables pour cibler les efforts de croissance.
The Irish Times Group a commencé à collaborer avec AccountsIQ pour rationaliser leur reporting financier peu après l’acquisition de The Examiner Group par le premier en 2018. Gérer des systèmes disparates pour ces deux entités médiatiques était devenu un défi, mais la comptabilité multi-entités a permis de centraliser toutes les transactions financières.
L’un des avantages de rassembler un groupe est de générer des synergies sur la base de coûts, alors que nous réorganisons notre fonctionnement au quotidien. L’automatisation des systèmes est le véritable atout et AccountsIQ nous permet d’atteindre ces objectifs opérationnels.
7. Rationalisation du processus Procure-to-Pay
Les plateformes comptables dotées de fonctionnalités Procure-to-Pay automatisent l’ensemble du processus, de la demande d’achat au paiement du fournisseur. La correspondance automatisée en trois étapes des bons de commande, des réceptions de marchandises et des factures garantit que les commandes sont correctement validées avant que le paiement ne soit effectué.
Par exemple, la solution AP de Tipalti a aidé la société de médias numériques Tapjoy à réduire ses charges de paiement de 50 %.
8. Réduction des coûts matériels informatiques
Les logiciels de comptabilité basés sur le cloud éliminent le besoin de serveurs sur site, réduisant ainsi considérablement les coûts d'infrastructure matérielle et de maintenance, à hauteur de millions de dollars. Grâce aux mises à jour logicielles et aux sauvegardes automatiques effectuées par le fournisseur, les équipes financières peuvent se concentrer sur leurs responsabilités principales au lieu de la gestion technologique.
9. Meilleure collaboration pour les équipes à distance
La comptabilité dans le cloud permet une collaboration en temps réel pour les équipes financières réparties. Les entreprises multi-entités peuvent également standardiser les processus sur plusieurs sites tout en conservant une certaine flexibilité.
Tout cela s’effectue sans compromettre la sécurité de l’organisation, grâce à des pistes d’audit détaillées qui permettent de tenir les responsables pour redevables de leurs actions.
10. Clôture de fin de mois plus rapide
Avec un bon logiciel de comptabilité, la consolidation financière continue et le rapprochement bancaire automatisé accélèrent la clôture mensuelle. Par exemple, Ramp a pu réduire son temps de clôture de fin de mois de 5 jours entiers en migrant vers Netsuite, ce qui leur a permis d'investir davantage dans l'automatisation financière pour leur équipe.
11. Reprise après sinistre pour les données sensibles
Avec des sauvegardes automatisées, des contrôles d'accès stricts et une surveillance 24h/24, les logiciels de comptabilité en cloud protègent les données financières contre la perte ou le vol. Des plateformes comme Oracle NetSuite et Workday disposent de mesures robustes de reprise après sinistre pour minimiser les temps d’arrêt — ce qui représente une forte valeur ajoutée pour les grandes entreprises.
12. Prévisions de trésorerie précises
Pour conclure notre tour d’horizon des avantages des logiciels de comptabilité, abordons l’analyse avancée. Les outils de comptabilité d’entreprise utilisent des données en temps réel, des budgets et des échéanciers pour projeter les flux de trésorerie entrants et sortants, garantissant que vous soyez toujours préparé. C’est aussi un bénéfice essentiel pour les startups.
Des tableaux de bord visuels, des rapports personnalisables et des notifications en temps réel offrent une visibilité sur la position de trésorerie afin d’identifier les éventuels manques avant qu’ils n’impactent l’entreprise.
Prêt à choisir votre système ?
L’équipe d’analystes du CFO Club a passé des centaines, que dis-je, des milliers d’heures à analyser des logiciels de comptabilité ; voici les outils qui se distinguent du lot :
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Comme le disait un informateur louche dans une ruelle sombre à un journaliste respectable dépassé par les événements : « Il suffit… de suivre l’argent. » Que vous dévoiliez de la corruption politique ou que vous cherchiez simplement à assurer le suivi et la transparence au sein de votre entreprise, faciliter la traçabilité de l’argent est dans votre meilleur intérêt.
… parallèle bizarre ? Peut-être que je regarde trop de séries policières.
Bref.
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