Gli 8 Passaggi del Ciclo Contabile e Perché Ognuno È Importante
Il ciclo contabile è il processo attraverso il quale le transazioni finiscono nei tuoi bilanci. Ad esempio, quando un cliente paga il suo abbonamento, non aggiungi direttamente tale importo ai ricavi nel conto economico. Passa attraverso il giornale, il libro mastro generale e poi nei bilanci.
In questo articolo, spiego come una transazione viene prima registrata nei tuoi libri contabili e i successivi passaggi del ciclo contabile che portano una transazione a essere riflessa nel conto economico o nello stato patrimoniale.
Cos'è il ciclo contabile?
Il ciclo contabile è un processo in otto fasi utilizzato dalle aziende per registrare le transazioni finanziarie di una società, dal momento in cui la transazione avviene fino alla chiusura dei conti dell’azienda.
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Il tempo necessario a un'azienda per completare il ciclo contabile varia a seconda di diversi fattori. Ad esempio, le aziende che utilizzano software contabili automatizzati e chi utilizza la chiusura finanziaria continua può completare il ciclo contabile più velocemente rispetto alle aziende che impiegano processi manuali e un approccio di chiusura rigida.
Scopo del ciclo contabile
Lo scopo principale del ciclo contabile è fornire un quadro sistematico per registrare le transazioni finanziarie di un’azienda.
Il processo offre a contabili e ragionieri la possibilità di verificare che le transazioni registrate siano uniformi e corrette, due parametri fondamentali ai fini della conformità.
Ad esempio, una delle fasi del ciclo contabile prevede la creazione di una bilancia di verifica. Una bilancia di verifica aiuta a verificare la correttezza aritmetica delle operazioni registrate. Se i totali dei dare e degli avere non coincidono, il contabile potrebbe aver sbagliato a registrare una delle cifre.
Le 8 fasi del ciclo contabile
Il processo inizia con la registrazione delle singole transazioni e si conclude con la creazione di un riepilogo (bilanci) della situazione finanziaria dell’azienda in un periodo specifico.
I software di contabilità finanziaria possono eseguire automaticamente molte delle fasi del ciclo contabile. Tuttavia, è fondamentale comprendere come funziona il processo, così da poter intervenire quando necessario.
Ricorda che non sei obbligato a implementare il ciclo contabile così com’è. Puoi modificarlo per adattarlo al modello di business e ai processi contabili della tua azienda. Detto questo, vediamo nel dettaglio le otto fasi del ciclo contabile.
Fase 1: Identificare le transazioni
La prima fase del ciclo contabile consiste nell’identificare le transazioni aziendali. Puoi utilizzare diversi sistemi tecnologici per identificare le transazioni. Le aziende usano controlli interni per assicurarsi che tutte le transazioni vengano individuate e registrate correttamente. I numeri delle fatture sono esempio di tali controlli interni.
CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning) e altri sistemi tecnologici possono aiutare a identificare transazioni relative a vendite, spese, prestiti, prelievi e altro ancora.
Ad esempio, quando un cliente paga 500 $ per avviare un abbonamento annuale, si dà inizio al ciclo contabile. Se possiedi più aziende, sarà necessario consolidare prima le tue finanze.
Fase 2: Registrare le transazioni
La seconda fase consiste nel registrare a libro giornale le transazioni individuate nella prima fase.
Quando si registrano le transazioni nel giornale dipende dal fatto che si utilizzi la contabilità per cassa o il principio di competenza. Se usi il principio di competenza, dovrai correlare ricavi e spese.
Secondo la contabilità a partita doppia, tutte le transazioni coinvolgono due o più conti della sottocategoria contabile, con pari importi in dare e in avere.
Ad esempio, quando generi una fattura per una quota di abbonamento di 500 $, accrediti il sottoconto ricavi e addebiti il sottoconto crediti verso clienti:
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| Ricavi | $500 | - |
| Crediti vs. clienti | - | $500 |
Fase 3: Registrare le transazioni nel libro mastro generale
Il libro mastro generale (GL) è un registro principale di tutte le transazioni, categorizzate in specifiche categorie come costo del venduto (COGS), conti da pagare, conti da ricevere, cassa e altre.
Quasi tutte le aziende utilizzano software contabili, quindi la registrazione delle transazioni sul GL è oggi meno preoccupante rispetto al passato. Il software contabile registra automaticamente le transazioni nel GL in tempo reale.
Fase 4: Prepara la Prova Saldi Non Rettificata
La prova saldi serve a verificare l’accuratezza aritmetica delle transazioni registrate. Essa è essenzialmente un elenco di conti con i rispettivi importi in dare e avere.
Viene preparata al termine del periodo contabile. Ma se utilizzi un software contabile, non dovrai preparare manualmente la prova saldi.
Se i totali dei dare e avere non sono uguali, potresti aver:
- Inserito un importo sbagliato in una delle scritture contabili, oppure
- Invertito i conti da addebitare e accreditare
Il software contabile può aiutare ad evitare la fatica di correggere questi errori, perché controlla gli importi e se dare e avere sono uguali quando registri una scrittura contabile.
Fase 5: Prepara un Foglio di Lavoro
Un foglio di lavoro serve ad apportare rettifiche alla prova saldi “non rettificata”, se necessario. Se la prova saldi rivela errori, il foglio di lavoro può aiutare a individuarne la causa.
Preparare un foglio di lavoro significa aggregare i movimenti di dare e avere effettuati durante il periodo contabile corrente in un foglio elettronico. Se dare e avere non coincidono, dovrai fare le opportune scritture di rettifica per preparare la prova saldi rettificata.
Ad esempio, se il contabile ha registrato un addebito di cassa per $100 e un accredito sul conto del cliente A per $1.000, i saldi dare e avere non coincideranno. Il contabile dovrà modificare l’importo nella scrittura contabile o effettuare una scrittura di rettifica per correggere l’errore.
Fase 6: Rettifica delle Scritture Contabili
Una volta individuato un errore, dovrai correggere gli importi nel tuo sistema contabile oppure effettuare una scrittura aggiuntiva.
Dovrai inoltre registrare ulteriori scritture contabili per rilevare spese non ancora contabilizzate tra i conti da pagare, o spese sostenute dopo la registrazione nel GL, ma prima della fine del periodo contabile.
Ad esempio, quando il contabile si accorge che il conto cassa è stato addebitato per $100 invece di $1.000, dovrà eseguire una scrittura di rettifica per $900 per correggere il saldo del conto cassa.
Fase 7: Redigi i Bilanci
I bilanci sono report che riassumono le prestazioni e la situazione finanziaria dell’azienda in uno specifico periodo. Le aziende redigono tre bilanci:
- Conto economico: Il conto economico è un report delle prestazioni che mostra la redditività dell’azienda. Aiuta imprenditori e stakeholder a comprendere la struttura dei costi aziendali e a individuare margini di miglioramento della redditività.
- Stato patrimoniale: Lo stato patrimoniale è una sintesi del patrimonio netto degli azionisti, nonché delle attività e delle passività dell’azienda. Elenca i saldi in dare (attività) e avere (patrimonio netto e passività) di tutti i conti aziendali. Consideralo come un’istantanea della situazione finanziaria dell’azienda in una data specifica.
- Rendiconto finanziario: Il rendiconto finanziario è un riassunto delle movimentazioni che incidono sulla liquidità. Mostra i flussi di cassa in entrata, in uscita e la variazione netta della liquidità aziendale. Il rendiconto finanziario è un documento fondamentale per valutare la solvibilità aziendale, mantenere la liquidità e capire se e dove l’azienda sta perdendo liquidità in eccesso.
Fase 8: Chiusura dei Conti
La chiusura dei conti consiste nell’azzerare i conti temporanei. Questi sono i conti che si trovano nel conto economico. I conti dello stato patrimoniale non si chiudono – infatti compaiono nello "stato" patrimoniale.
Ad esempio, bisogna fare scritture di chiusura per azzerare tutti i conti dei ricavi e delle spese. L’utile netto viene trasferito agli utili portati a nuovo (un conto permanente) che appare nello stato patrimoniale nella sezione del patrimonio netto con la seguente registrazione:
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| Utile netto | $200,000 | - |
| Utili portati a nuovo | - | $200,000 |
Una volta chiusi i conti, sei pronto per riavviare il ciclo contabile per il prossimo anno fiscale. Nota che la chiusura dei conti non è necessaria in un soft close.
Ottimizzazione del tuo ciclo contabile
Svolgere tutti e otto i passaggi del ciclo contabile può richiedere molto tempo. Si riscontra anche una maggiore possibilità di errore umano—quando si registrano e si trasferiscono migliaia di transazioni nei registri, è possibile digitare erroneamente un importo o saltare una transazione.
Il software di contabilità può aiutare a ottimizzare il ciclo contabile. Anche come piccola impresa, investire in un software di contabilità ha senso perché automatizza quasi tutti i passaggi del ciclo contabile.
Puoi integrare il software di contabilità con il tuo sistema di vendita. Quando effettui una vendita, il software di contabilità aggiunge automaticamente la transazione al conto ricavi e aggiorna il conto economico. Puoi inoltre collegare il tuo ERP e altri sistemi affinché il software di contabilità possa registrare e monitorare le spese.
Il software genera automaticamente i bilanci così puoi chiudere direttamente i registri alla fine del periodo di rendicontazione. Questo ti fa risparmiare molto denaro che avresti speso per mantenere i registri e correggere gli errori. Naturalmente, potresti dover far revisionare i tuoi bilanci da un commercialista se la tua azienda è quotata in borsa.
Differenza tra ciclo contabile e ciclo di budget
La differenza principale tra il ciclo contabile e quello di budget è l’arco temporale preso in considerazione.
Il ciclo contabile si concentra sulla registrazione e sulla sintesi delle attività finanziarie che si verificano durante l’anno.
Al contrario, il ciclo di budget utilizza le informazioni finanziarie raccolte dal processo del ciclo contabile per prevedere ricavi, spese, situazione di cassa e altro ancora per il prossimo periodo contabile.
Registra, Riporta, Ripeti
Il ciclo contabile fornisce una struttura per registrare le transazioni e verificarne la correttezza prima che compaiano nei bilanci.
La precisione è fondamentale perché utilizzerai le informazioni finanziarie generate dal ciclo contabile per analizzare le transazioni e la performance finanziaria. È ancora più importante per le aziende che devono comunicare le informazioni finanziarie alla SEC (Securities and Exchange Commission).
La maggior parte delle aziende oggi utilizza software di contabilità per una maggiore precisione e una contabilità più rapida. Anche se dovrai investire un po' di denaro inizialmente per acquistare e implementare un software di contabilità, i benefici a lungo termine superano di gran lunga i costi.
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