Struttura Perfetta del Dipartimento Contabilità: Perché, Quando, Come
Non Puoi Fare Tutto Da Solo: Man mano che la tua azienda evolve, tentare di gestire tutto all'interno del dipartimento contabilità porta al burnout e a scadenze mancate. Sono fondamentali decisioni intelligenti sulle risorse umane.
I Numeri Contano Davvero: I responsabili finanziari spesso esitano ad ampliare i team. Ma aggiungere personale può prevenire il burnout e migliorare la tempestività del lavoro, offrendo maggiore visibilità finanziaria.
Pianifica Bene: Scegliere la struttura giusta per il tuo dipartimento contabilità assicura conformità e una gestione finanziaria organizzata, creando solide basi per decisioni informate.
Crescita Attraverso i Dati: Una contabilità più organizzata porta a più dati, che favoriscono maggiori intuizioni sulla tua azienda e ne supportano la crescita in vari periodi temporali.
La struttura perfetta del dipartimento contabile cambia ad ogni evoluzione della tua azienda... ma una cosa è certa: non puoi fare tutto da solo.
Sono pronto a scommettere che burnout e scadenze mancate ti hanno portato qui. Dopotutto, i responsabili finanziari sono tristemente famosi per la loro riluttanza ad aumentare il personale. Come dice l'infame citazione, “Siamo maledetti, perché vediamo i numeri.”
Questo articolo è pensato su misura per aiutarti a giustificare quelle assunzioni e a far crescere il tuo team contabile nel modo giusto.
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L'importanza di scegliere la struttura giusta
Sono pochissimi i reparti che dipendono dall’ordine e dall’organizzazione quanto la contabilità.
Queste sono le persone che garantiscono la conformità, che tu sia preparato per gli step finanziari necessari e che tu abbia i numeri di cui hai bisogno per prendere decisioni informate.
Se questo non è sufficiente a convincerti, pensa a quanti più insight basati sui dati otterrai riguardo la tua attività.
Più dati significa più conoscenze, che portano benefici nel breve, medio e lungo termine.
Funzioni del Dipartimento Contabile
Il team contabile è responsabile di molte funzioni finanziarie principali, tra cui:
- Registrazione, monitoraggio e analisi dei dati finanziari dell'azienda
- Preparazione di una serie di report e documenti finanziari essenziali
- Gestione delle tasse, audit finanziari interni e conformità
- Gestione dei flussi di cassa
- Monitoraggio e allocazione del capitale
- Contabilità
Per gestire correttamente tutte queste attività ci vogliono tempo, attenzione ai dettagli e conoscenze specialistiche.
Chiunque abbia provato a gestire tutto questo da solo sa che farlo da soli è difficile, nella migliore delle ipotesi, e impossibile dopo una certa crescita.
Se sei una persona del tipo Faccio-da-me-finché-campo
Se sei convinto di poter fare tutto da solo… forse hai ragione. Ma ti servirà aiuto. Ecco i migliori software di contabilità che puoi ottenere, valutati da me e dal mio team:
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Ora, diamo uno sguardo più da vicino alle funzioni principali del team contabile.
Se stai cercando semplicemente consigli per costruire il team, puoi saltare alla sezione con i consigli pratici; se invece sei relativamente nuovo in questo mondo, leggere quanto segue ti sarà utile.
Contabilità
La contabilità è il processo di registrazione delle informazioni finanziarie, tra cui:
- Fonti di ricavo
- Conti da pagare
- Conti da ricevere
- Perdite
- Inclusi importi, date e riferimenti pertinenti
I contabili registrano le voci in ordine cronologico, utilizzando documenti come ricevute di vendita, ordini di acquisto e fatture.
Il ciclo contabile ha 8 fasi; tuttavia, la contabilità si concentra principalmente sulle prime quattro:
- Analisi delle transazioni finanziarie e suddivisione di ciascuna voce nei conti appropriati
- Creazione delle scritture contabili
- Registrazione delle voci nel libro mastro
- Esecuzione di una riconciliazione alla fine di ogni periodo
Registrazioni accurate sono la base della salute finanziaria e facilitano decisioni intelligenti e tempestive. Inoltre, avere un buon contabile rende la vita di tutti più semplice quando arriva il fisco.
Paghe e stipendi
Le attività relative al payroll includono:
- Erogazione dei pagamenti ai dipendenti
- Pagamento delle tasse per loro conto
- Tenuta dei registri di trattenute, incentivi, pagamenti e benefit aziendali
Vediamo un esempio.
Gerald e il suo amico Brett hanno avviato un'attività come società di persone e hanno assunto un dipendente interno per occuparsi delle loro finanze.
L'ironia? L'unica persona per cui devono elaborare le buste paga è il loro contabile. Se non lo fanno, rischiano multe e sanzioni salate.
Per i lavoratori autonomi e le società di persone, i titolari non devono elaborare le buste paga per sé stessi, ma devono farlo per chiunque abbia un contratto. Nel caso di società a responsabilità limitata e società di capitali, devi elaborare la busta paga per te stesso, i tuoi amministratori e i tuoi dipendenti.
Bilanci
Redigere i bilanci è come fare le analisi del sangue: un male necessario per una buona salute (organizzativa).
Informano investitori e decisori su profitti, flussi di cassa, debiti e crescita. Esempi di bilanci sono i seguenti:
- Stato patrimoniale (o Bilancio d’esercizio): Una panoramica di attività, passività e patrimonio netto dell'azienda
- Conto economico: Rendiconti trimestrali e annuali che mostrano ricavi, costi, utile netto e guadagni
- Rendiconto finanziario: Un prospetto che ti permette di vedere a colpo d'occhio la salute della tua azienda, suddiviso in tre sezioni: attività operative, attività di investimento e attività di finanziamento
Gli stakeholder utilizzano questi documenti ufficiali per valutare quanto efficacemente vengono gestiti liquidità, attività, passività e patrimonio netto. Se la tua azienda è in difficoltà, dovresti essere in grado di accorgertene, risolvere e affrontare i problemi tempestivamente — a patto che la contabilità sia in ordine. Creditori, revisori e l'Agenzia delle Entrate fanno anch'essi riferimento a questi report per misurare la redditività e garantire la conformità.
Controlli interni
Solidi controlli finanziari sono fondamentali per la conformità, la sicurezza, la gestione delle risorse e la sostenibilità a lungo termine di un'organizzazione.
Rifiutarsi di creare controlli interni comporta un inevitabile rischio di frode o errori gravi che potrebbero mettere il titolare e gli amministratori in seria difficoltà finanziaria e legale.
Tesoreria aziendale
Il team di tesoreria è responsabile di garantire che l'azienda disponga di liquidità sufficiente per soddisfare le sue esigenze immediate. Questo include:
- Svolgere intense attività di previsione
- Ottimizzare l'uso del credito
- Ridurre il debito
- Individuare le migliori opportunità di investimento
Dichiarazioni fiscali
Uno dei modi più semplici per chiudere un'azienda è sbagliare la dichiarazione dei redditi annuale, incappare in multe pesantissime e non riuscire più a ripristinare il flusso di cassa.
A meno che tu non sia una piccolissima impresa individuale con spese minime, di solito conviene affidarsi a un commercialista abilitato (CPA) per la preparazione e la presentazione della dichiarazione fiscale.
Meglio prevenire che curare, come dice il vecchio adagio.
Come strutturare il dipartimento contabile
Adottare un approccio strategico al business è uno dei metodi migliori per integrare sistemi e processi nella tua azienda che la preparino a una redditività a lungo termine. Il modo in cui strutturi e costruisci il tuo dipartimento finanziario non fa eccezione.
Queste sono alcune delle principali funzioni contabili:
- Chief Financial Officer: Sei tu. Lavora a stretto contatto con il CEO e sovrintende tutti gli aspetti finanziari di un’azienda: definisce le politiche, sviluppa strategie finanziarie e operative, migliora l'efficienza operativa e utilizza i report per prendere decisioni.
- Treasury Manager: Monitora i cambiamenti normativi, applica le politiche finanziarie e mantiene i rapporti con creditori e investitori.
- Controller: Prepara i report mensili, elabora i bilanci e gestisce le buste paga, oltre a supervisionare le operazioni quotidiane (incluso il personale) e a occuparsi della conformità.
- Contabile: Gestisce il libro mastro, prepara i report giornalieri, si occupa delle tasse e dei pagamenti degli stipendi.
- Impiegato amministrativo: Inserimento dati, inclusa la registrazione degli incassi, la gestione dei fogli Excel o l’utilizzo di software contabili, e la stampa degli assegni. Molte piccole imprese hanno due impiegati, uno per i pagamenti e uno per gli incassi.
Altri ruoli comuni nella contabilità includono:
- Analista finanziario
- Responsabile audit interno
- Responsabile del credito e delle riscossioni
- Responsabile degli acquisti
- Responsabile contabile
Come interagiscono i ruoli finanziari
Più la tua azienda è piccola, più probabilmente ti affiderai a poche persone o a un fornitore esterno per occuparsi di tutte le funzioni contabili.
Man mano che cresci, il carico di lavoro aumenta sensibilmente e avrai bisogno di assumere persone qualificate per ciascun ruolo e stabilire una gerarchia. So cosa stai pensando: finalmente le cose interessanti!
Continua a leggere per scoprire le migliori pratiche per la struttura del reparto contabilità.
Scegliere la struttura organizzativa del reparto contabilità della tua azienda
Il fatturato, l’età e la dimensione della tua azienda determineranno inevitabilmente la struttura e le esigenze del tuo reparto finanziario.
È scontato dire che una startup in genere non avrà bisogno, né avrà accesso, alle stesse risorse di un'organizzazione multinazionale, quindi tieni presente che nessuna di queste informazioni vale per tutti indistintamente.
Altri fattori comuni includono:
- Il settore in cui operi
- L’anzianità della tua attività
- Il numero di dipendenti
- Numero di sedi geografiche
Tutti questi aspetti influiscono su come costruisci e strutturi il tuo team finanziario.
Vediamo nel dettaglio come uno dei fattori principali, l’età e la fase aziendale, può influenzare la struttura del reparto finanziario.
Startup
Nella maggior parte dei casi, le startup si concentrano su crescita e scalabilità con l’obiettivo di sviluppare un modello di business in grado di generare alti profitti. Un numero ristretto di dipendenti porta spesso i fondatori e le figure chiave a ricoprire più ruoli contemporaneamente.
Mentre condividi le mansioni di CFO o tesoriere con altri membri del team nelle prime fasi, è consigliabile investire in un buon software di contabilità per centralizzare le informazioni.
Quando la crescita accelera, la maggior parte del team finanziario può essere affidata a fornitori specializzati esterni. In fase di startup, le principali preoccupazioni finanziarie riguardano soprattutto:
- Garantire la regolarità dei pagamenti degli stipendi e il rispetto delle normative sulla ritenuta d'acconto.
- Tener d’occhio attentamente il flusso di cassa aziendale, inclusi crediti e debiti.
- Monitorare le spese per evitare costi non sostenibili durante la fase di crescita.
Se stai sperimentando una crescita rapida e significativa, conviene pianificare le future assunzioni in area contabile ed eseguirle non appena il carico di lavoro diventa insostenibile.
Piccola impresa
Il termine “piccola impresa” può essere un po’ fuorviante.
Negli Stati Uniti, la Small Business Administration (SBA) definisce una piccola impresa come quella con meno di 500 dipendenti... il che comprende il 99,9% di tutte le aziende negli Stati Uniti.
Considera che, gli obiettivi strategici di una piccola impresa dipenderanno dagli obiettivi dei titolari, ma la redditività rimane sempre un obiettivo centrale. Man mano che la tua azienda cresce, dovrai valutare la creazione di un reparto finanziario strutturato in modo più serio.
Mi concentrerò sulle piccole imprese che realizzano un fatturato di $2-10M.
La struttura del tuo reparto contabile può rimanere abbastanza snella, se funziona per te—specialisti payroll e responsabili contabili possono gestire le attività di contabilità per piccole imprese, come configurare dashboard di reportistica per monitorare i KPI. A questo punto, CFO e controller possono concentrarsi sugli aspetti strategici più ampi, inclusi reporting dipartimentali o operativi.
Grandi Aziende
Le grandi aziende, cioè quelle con più di 500 dipendenti e sedi in tutto il mondo, di solito puntano ad espandersi in nuovi mercati e all'efficienza (o almeno alla riduzione dei costi).
Se non è già stato fatto, vorrai semplificare e ottimizzare la struttura organizzativa. Un obiettivo chiave è consentire al C-Suite, e in particolare al CFO, di concentrarsi su strategie a lungo termine. Prendi in considerazione un VP of Finance che supervisioni la salute finanziaria dell'azienda, inclusi pianificazione e reportistica finanziaria, oltre a compliance e gestione dei rischi.
Gli obiettivi chiave per le aziende più grandi dipendono dagli scopi societari, ma possono includere i seguenti:
- Centralizzare gli strumenti operativi principali: Se la tua azienda non sta già sfruttando la potenza di un ERP, prima o poi l’argomento verrà fuori. Il contributo di un team finanziario esperto—e di persone in funzioni contabili specifiche—sarà fondamentale per agevolare la implementazione dell’ERP e preparare l’azienda al successo e alla crescita.
- Fusioni e acquisizioni: Nell’ambito della strategia aziendale, fondersi con o acquisire altre società potrebbe essere un focus importante per la crescita e l’espansione. In questi casi, i tuoi leader finanziari saranno fondamentali in tutte le fasi, dalla pianificazione all’integrazione. Questo include la due diligence e la modellazione finanziaria.
Approfondimento sul Team di Contabilità Senior
Qui di seguito rispondiamo alle domande più frequenti che si pongono coloro che operano sulla struttura del dipartimento contabile.
Quando Ha Senso Assumere un CFO?
Se senti che la tua conoscenza della finanza non è sufficientemente solida per assumere direttamente il ruolo di CFO, va bene così. È meglio riconoscere i propri limiti e costruire attorno a sé un team di finanza e/o contabilità piuttosto che cercare di incastrare un quadrato in una buca rotonda.
Tutte le aziende hanno una cosa in comune: devono generare (e gestire correttamente) soldi per restare sul mercato. Pianificazione finanziaria strategica e reportistica basata sui dati sono al centro di ogni azienda di successo, e assumere un CFO è un modo sicuro per garantire che la tua startup parta con il piede giusto.
CFO vs. Controller: Qual è la Differenza?
Il CFO si trova al vertice della gerarchia strutturale del dipartimento finanziario. Mentre il primo deve avere una visione d’insieme per comprendere come perfezionare e migliorare, il secondo si occupa delle funzioni contabili e dell’ottimizzazione delle attività operative giornaliere dell’azienda.
Accounting Manager vs Controller: Qual è la Differenza?
Nelle organizzazioni più piccole, i controller finanziari tendono a ricoprire più ruoli e potrebbero gestire un piccolo team di contabili e impiegati. Tuttavia, per realtà di maggiori dimensioni, è saggio assumere accounting manager per gestire il personale e lasciare che i controller si concentrino su budget, previsioni e altri report critici.
Plasmare un Dipartimento Finanza Turbo
Che tu stia gestendo il dipartimento finanziario di una piccola impresa o di una tech company in rapida crescita, il modo in cui puoi strutturare il tuo reparto finance avrà sempre delle sfumature dettate dalle tue esigenze specifiche.
La prima domanda da porti è se sei tu la persona giusta per essere CFO o se assumere per quel ruolo ti metterebbe nelle condizioni ideali per crescere. Da lì, puoi sviluppare una strategia che assicuri una sana separazione delle mansioni, con ciascuna funzione contabile svolta dalla persona giusta e una perfetta gerarchia del dipartimento contabilità già impostata.
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