Struttura Perfetta del Dipartimento Contabilità: Perché, Quando, Come
La struttura perfetta del reparto contabilità cambia con ogni evoluzione della tua azienda... ma una cosa è certa: non puoi fare tutto da solo.
Sono pronto a scommettere che ad averti portato qui siano stati il burnout e le scadenze mancate. Dopotutto, i responsabili finanziari sono notoriamente restii ad aumentare l’organico. Come recita la famigerata citazione, “Siamo maledetti, perché vediamo i numeri.”
Questo articolo è fatto su misura per aiutarti a giustificare quelle decisioni di assunzione e far crescere il tuo team contabile nel modo giusto.
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L’importanza di scegliere la struttura giusta
Pochi reparti dipendono dall’ordine e dall’organizzazione quanto la contabilità.
Sono le persone che ti assicurano la conformità, la preparazione ai necessari passaggi finanziari e ti forniscono i numeri di cui hai bisogno per prendere decisioni consapevoli.
Se ciò non basta a convincerti, pensa a quante più analisi basate sui dati potrai ottenere per la tua azienda.
Più dati significano più informazioni, che portano benefici nel breve, medio e lungo termine.
Funzioni del reparto contabilità
Il team di contabilità è responsabile di molte funzioni finanziarie fondamentali, tra cui:
- Registrare, tracciare e analizzare i dati finanziari della tua azienda
- Preparare una serie di report e documenti finanziari essenziali
- Gestire tasse, audit finanziari interni e conformità
- Gestione del flusso di cassa
- Tracciamento e allocazione del capitale
- Contabilità (bookkeeping)
Per fare bene tutte queste cose servono tempo, attenzione ai dettagli e conoscenze specialistiche.
Chiunque abbia mai provato a gestire tutto da solo sa che farlo in solitudine è difficile, se va bene, e impossibile quando raggiungi un certo tasso di crescita.
Se Sei Uno di Quelli Che Fanno-Tutto-Da-Soli-Finché-Ce-la-Fanno
Se sei convinto di poter fare tutto da solo… forse hai ragione. Ma ti servirà aiuto. Ecco i migliori software di contabilità che puoi trovare, secondo la valutazione mia e del mio team:
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Ora, guardiamo più da vicino le funzioni principali del team di contabilità.
Se cerchi solo consigli su come costruire il team, puoi saltare direttamente alla sezione di consigli funzionali; se sei relativamente nuovo in questo settore, troverai vantaggio nel proseguire la lettura.
Contabilità (Bookkeeping)
La contabilità consiste nel registrare le informazioni finanziarie, inclusi:
- Fonti di ricavo
- Conti da pagare
- Crediti da ricevere
- Perdite
- Inclusione di importi, date e riferimenti rilevanti
I contabili tengono traccia delle registrazioni, in ordine cronologico, utilizzando documenti come scontrini di vendita, ordini di acquisto e fatture.
Il ciclo contabile ha 8 passaggi; tuttavia, la contabilità si concentra principalmente sui primi quattro:
- Analizzare le transazioni finanziarie e allocare ciascuna nella corretta voce di bilancio
- Creare registrazioni contabili
- Registrare le voci nel libro mastro generale
- Eseguire una riconciliazione alla fine di ogni periodo
Registrazioni accurate costituiscono la base della salute finanziaria e facilitano decisioni intelligenti e tempestive. Inoltre, avere un buon contabile semplifica la vita a tutti quando arriva il fisco.
Gestione delle paghe (Payroll)
Le attività di gestione delle paghe includono:
- Erogare pagamenti ai dipendenti
- Versare le tasse per conto loro
- Mantenere i registri di detrazioni, incentivi, pagamenti e benefit aziendali
Vediamo un esempio.
Gerald e il suo amico Brett hanno avviato un'attività come società di persone e hanno assunto un dipendente interno per occuparsi della contabilità.
L'ironia? L'unica persona per cui devono elaborare le buste paga è il loro contabile. Se non lo fanno, rischiano multe e sanzioni salate.
Per le imprese individuali e le società di persone, i titolari non devono elaborare le buste paga per sé stessi, ma devono farlo per chiunque abbia un contratto. Per quanto riguarda le società a responsabilità limitata e le società per azioni, dovrai gestire le buste paga per te stesso, i tuoi amministratori e i tuoi dipendenti.
Bilanci
Redigere i bilanci è come fare le analisi del sangue; un male necessario per una buona salute (organizzativa).
Informano investitori e decisori su profitti, flussi di cassa, debiti e crescita. Esempi di bilanci includono i seguenti:
- Stato patrimoniale (o Bilancio): Una panoramica delle attività, passività e patrimonio netto della tua azienda
- Conto economico: Bilanci trimestrali e annuali che mostrano ricavi, spese, reddito netto e utili
- Rendiconto finanziario: Un documento che permette di vedere rapidamente lo stato di salute della tua azienda, comprendente tre sezioni: attività operative, attività di investimento e attività di finanziamento
Gli stakeholder utilizzano questi documenti formali per valutare quanto efficacemente vengono gestiti cassa, attività, passività e patrimonio netto. Se l'azienda è in difficoltà, dovresti essere in grado di accorgertene, intervenire e risolvere il problema in tempo — purché la contabilità sia in ordine. Creditori, revisori e l'Agenzia delle Entrate consultano questi report per misurare la redditività e assicurare la conformità.
Controlli Interni
Solidi controlli finanziari sono fondamentali per la conformità, la sicurezza, la gestione delle risorse e la sostenibilità a lungo termine di un'organizzazione.
Rifiutarsi di implementare controlli interni genera un inevitabile rischio di frodi o errori gravi che potrebbero mettere seriamente nei guai finanziari e legali titolari e amministratori.
Tesoreria Aziendale
Il team di tesoreria ha il compito di assicurarsi che l'azienda disponga di liquidità sufficiente per i propri bisogni immediati. Questo include:
- Effettuare approfondite attività di previsione
- Ottimizzare l'uso del credito
- Ridurre il debito
- Individuare le migliori opportunità di investimento
Dichiarazioni dei Redditi
Uno dei modi più semplici per mandare all'aria la tua azienda è sbagliare la dichiarazione dei redditi annuale, incorrere in multe enormi e non riuscire a ripristinare i flussi di cassa.
A meno che tu non sia una ditta individuale molto piccola con pochissime spese, di solito conviene assumere un commercialista (CPA) certificato per supervisionare la preparazione e la presentazione delle dichiarazioni fiscali.
Meglio prevenire che curare, come si dice.
Costruire la Struttura del tuo Dipartimento Contabile
Adottare un approccio strategico all'attività è uno dei modi più intelligenti per integrare sistemi e processi nella tua azienda e predisporla a una redditività di lungo termine. Il modo in cui strutturi e organizzi il dipartimento finanziario non è diverso.
Queste sono alcune delle funzioni contabili chiave:
- Chief Financial Officer: Sei tu. Lavora direttamente con il CEO e coordina tutti gli aspetti finanziari di un'azienda: definisce le policy, sviluppa strategie finanziarie e operative, migliora l'efficienza operativa e utilizza i report per prendere decisioni.
- Treasury Manager: Monitora i cambiamenti normativi, applica le policy finanziarie e mantiene le relazioni con creditori e investitori.
- Controller: Prepara report mensili, redige i bilanci e gestisce le buste paga, oltre a supervisionare le operazioni quotidiane (incluso il personale) e occuparsi della conformità.
- Contabile: Gestisce il libro mastro generale, redige report quotidiani, si occupa delle tasse e delle buste paga.
- Impiegato amministrativo: Inserimento dati, incluse le registrazioni degli incassi, la gestione di fogli Excel o l'utilizzo di software di contabilità e la stampa degli assegni. Molte piccole aziende hanno due impiegati, uno per i pagamenti e uno per gli incassi.
Altri ruoli comuni in ambito contabile includono:
- Analista finanziario
- Responsabile audit interno
- Responsabile crediti e recupero crediti
- Responsabile acquisti
- Responsabile contabilità
Come interagiscono i ruoli finanziari
Più è piccola la tua azienda, più è probabile che ti affidi a poche persone o a un fornitore esterno per gestire tutte le funzioni contabili.
Con la crescita, il carico di lavoro aumenta in modo significativo e avrai bisogno di assumere persone qualificate per ogni ruolo e di strutturare una gerarchia. So cosa stai pensando: finalmente le cose interessanti!
Continua a leggere per scoprire le buone pratiche per la struttura del dipartimento contabilità.
Scegliere la struttura organizzativa del dipartimento contabilità della tua azienda
Fatturato, età e dimensioni della tua azienda determineranno inevitabilmente la struttura e le esigenze del tuo dipartimento finanziario.
È ovvio che una startup generalmente non avrà bisogno, né disporrà, delle stesse risorse delle multinazionali, quindi ricorda che queste informazioni non valgono per tutti indistintamente.
Altri fattori comuni includono:
- Il settore in cui operi
- Da quanto tempo esiste la tua azienda
- Il numero di dipendenti
- Numero di sedi geografiche
Tutti questi aspetti influenzano come costruire e strutturare il team finanziario.
Vediamo ora come uno dei fattori più importanti – l'età e la fase di una azienda – possa influenzare la struttura del dipartimento finanza.
Startup
Nella maggior parte dei casi, le startup si concentrano su crescita e scalabilità con l’obiettivo di sviluppare un modello di business che possa generare alti profitti. Un organico ridotto porta solitamente i fondatori e le figure chiave ad assumere ruoli multipli.
Mentre condividi le mansioni di CFO o tesoriere con altri membri del team nelle prime fasi, conviene investire in un buon software di contabilità per centralizzare tutte le informazioni.
Crescendo, gran parte del team finanziario potrebbe essere esternalizzato a fornitori specializzati. Come startup, le principali preoccupazioni finanziarie sono soprattutto:
- Assicurarsi che gli stipendi vengano pagati puntualmente rispettando la normativa sulle ritenute fiscali.
- Tenersi aggiornati e mantenere una supervisione rigorosa sul flusso di cassa aziendale, inclusi debiti e crediti.
- Controllare le spese aziendali per evitare che vengano generati costi eccessivi durante la fase di crescita.
Se stai vivendo una crescita massiccia e rapida, è il momento di pianificare l’assunzione di nuove figure in contabilità ed eseguire il piano non appena il carico di lavoro non è più sostenibile.
Piccola impresa
Il termine “piccola impresa” può essere un po’ fuorviante.
Negli Stati Uniti, la Small Business Administration (SBA) definisce piccola impresa un’azienda con meno di 500 dipendenti... il che comprende il 99,9% di tutte le aziende statunitensi.
Considerando questo, gli obiettivi strategici di una piccola impresa dipendono dagli obiettivi dei titolari, ma la redditività resta sempre un obiettivo centrale. Crescendo, dovrai valutare seriamente la creazione di un vero e proprio reparto finanziario.
Mi concentrerò sulle piccole imprese con un fatturato tra 2 e 10 milioni di dollari.
La struttura del tuo dipartimento contabilità può rimanere abbastanza snella, se funziona per te—specialisti paghe e responsabili contabilità possono mantenere in ordine gli adempimenti contabili delle piccole imprese, come impostare dashboard di reportistica per monitorare gli indicatori chiave. A questo livello, il CFO e il controller possono concentrarsi su tematiche strategiche di più ampio respiro, incluso il reporting dipartimentale o operativo.
Grandi aziende
Le grandi aziende, cioè quelle con più di 500 dipendenti e sedi in tutto il mondo, di solito puntano all'espansione in nuovi mercati e all'efficienza (o almeno alla riduzione dei costi).
Se non è già stato fatto, dovrai cercare di snellire e ottimizzare la struttura organizzativa. Un obiettivo chiave è consentire ai livelli C-Suite, ed in particolare al CFO, di concentrarsi su strategie a lungo termine. Prendi in considerazione la figura di un VP of Finance per supervisionare la salute finanziaria dell'azienda, compresa la pianificazione e la reportistica finanziaria, nonché la conformità e la gestione dei rischi.
Gli obiettivi principali delle grandi aziende dipendono dalle strategie di impresa, ma possono comprendere quanto segue:
- Centralizzare gli strumenti operativi chiave: Se la tua azienda non sta già sfruttando la potenza di un ERP, presto ne sentirete la necessità. Avere il contributo di un team di esperti in ambito finanziario—e di persone coinvolte nelle funzioni di contabilità specifiche—sarà un grande vantaggio per l’implementazione dell’ERP e per preparare l’azienda al successo e alla crescita.
- Fusioni e acquisizioni: Nell’ambito della strategia aziendale, la fusione o l’acquisizione di altre società può essere un’importante leva di crescita ed espansione. In questi casi, i tuoi leader finanziari saranno fondamentali in tutte le fasi, dalla pianificazione all’integrazione. Questo include la due diligence e la modellizzazione finanziaria.
Approfondimento sul team senior della contabilità
Qui di seguito rispondiamo ad alcune delle domande più ricorrenti che gli operatori si pongono riguardo alla struttura del reparto contabilità.
Quando ha senso assumere un CFO?
Se ritieni che la tua competenza finanziaria non sia abbastanza solida per ricoprire il ruolo di CFO, va benissimo così. È meglio riconoscere i propri limiti e costruire attorno a te un team di esperti in contabilità e/o finanza, piuttosto che cercare di forzare una soluzione inadatta.
Tutte le aziende hanno una cosa in comune — devono produrre (e gestire correttamente) denaro per sopravvivere. La pianificazione finanziaria strategica e la reportistica basata sui dati sono il cuore di ogni azienda di successo, e assumere un CFO è il modo più sicuro per far sì che la tua startup parta col piede giusto.
CFO vs. Controller: qual è la differenza?
Il CFO si trova al vertice della gerarchia strutturale del dipartimento finanziario. Mentre il primo deve mantenere una visione d’insieme per capire come raffinare e migliorare, il secondo si concentra sulle funzioni contabili e sull’ottimizzazione delle operazioni quotidiane dell’azienda.
Accounting Manager vs Controller: qual è la differenza?
Nelle organizzazioni più piccole, i controller possono ricoprire due ruoli e gestire un piccolo team di contabili e impiegati. Tuttavia, per realtà più grandi è consigliabile assumere accounting manager che si occupino del personale, lasciando ai controller il compito di concentrarsi sui budget, sulle previsioni e sugli altri report cruciali.
Scolpire un dipartimento finance potenziato
Sia che tu gestisca il reparto finanziario di una piccola azienda o di una tech in rapida crescita, il modo in cui puoi strutturare il tuo dipartimento finance avrà sempre delle sfumature in base alle esigenze specifiche.
La prima domanda da porti è se tu sia il CFO giusto per questo lavoro o se assumere una persona per questo ruolo possa proiettarti verso una crescita migliore. Da lì, puoi sviluppare una strategia che assicuri una valida separazione dei compiti, con ogni funzione contabile affidata alla persona giusta e una perfetta gerarchia del reparto contabilità.
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