12 Vantaggi dei Software di Contabilità che Fanno Risparmiare
Senza gli strumenti giusti per ottimizzare il tuo flusso di lavoro contabile, la finanza potrebbe facilmente trasformarsi in una scatola nera indecifrabile all’interno della tua organizzazione, causando ritardi, errori e spese impreviste che si sarebbero potute evitare.
Ti stai chiedendo se sia il momento giusto per investire in software di contabilità? Ecco i maggiori vantaggi dei software di contabilità per aiutarti a decidere.
Perché Scegliere un Software di Contabilità?
Ci sono molti motivi per cui dovresti considerare un software di contabilità. Ma se dovessi sceglierne solo uno, la risposta è questa: trasparenza.
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Senza una traccia di controllo di dove provengono i tuoi dati finanziari, chi è responsabile delle modifiche e come tutto si unisce per formare il quadro generale, non saprai mai a quali numeri affidarti davvero.
Magari pensi che i tuoi fogli Excel ti facciano risparmiare denaro, ma in realtà sono:
- Soggetti a errori umani che possono portare a costosi sbagli e reportistica inaccurata
- Lenti e impegnativi da mantenere man mano che la tua azienda cresce e il volume delle transazioni aumenta
- Privi di funzionalità di collaborazione, rendendo difficile il lavoro di squadra tra i membri del team finance
- Poco sicuri, dato che i fogli di calcolo possono essere condivisi facilmente con chiunque senza controlli sugli accessi
- Senza funzionalità come riconciliazione automatica, monitoraggio delle spese e contabilità e reportistica finanziaria
Invece di copiare e incollare dati da un foglio di calcolo all’altro, hai tutte le informazioni sulle tue transazioni in un unico posto. Puoi facilmente vedere cosa è stato speso o quanto è entrato in azienda e sai sempre dove trovare queste informazioni.
Ok, Ma Ti Serve Davvero?
Tecnicamente, no. Proprio come non devi chiamare un falegname per quella vecchia asse del pavimento. Ti basta una lama affilata e un po’ di colla.
Ma poi, dopo quindici minuti, una tavola rotta e qualche scheggia, forse sarebbe stato più semplice contattare un professionista?
Un software di contabilità è molto più di un semplice centro di consultazione dei dati finanziari. È anche una piattaforma di automazione, uno strumento di reportistica e una “sentinella” per garantire la conformità fiscale. Ecco alcuni dei benefici più significativi dei software di contabilità, tratti da casi d’uso reali in startup tech B2B e B2C:
1. Visibilità Finanziaria in Tempo Reale
Invece di affidarsi a dati isolati su più fogli di calcolo, le soluzioni di contabilità in cloud si integrano con banche, processori di pagamento e applicazioni aziendali per offrire una visione sempre aggiornata di flussi di cassa, ricavi e spese della tua impresa. Questa è una delle funzionalità chiave dei software di contabilità moderni che può aiutare non solo le grandi imprese, ma anche PMI, startup e organizzazioni non profit.
Durante il lockdown nel Regno Unito, i responsabili finanziari di varie aziende hanno dovuto fronteggiare le complessità dello schema di cassa integrazione nazionale. Pamela Phillips spiega come l’integrazione con Xero abbia aiutato i suoi clienti a gestire le problematiche di liquidità in quel periodo:
Ogni volta che il governo introduceva una nuova iniziativa dovevamo intervenire immediatamente, interpretare cosa significasse per i clienti e comunicare cosa stava accadendo e come potevamo aiutarli ad accedervi.
Con Xero, i numeri dei nostri clienti sono sempre aggiornati. Nel momento in cui è scoppiata la pandemia, potevamo consultare i conti dei nostri clienti e vedere subito se avevano un problema di liquidità.
2. Operazioni di Inserimento Dati Automatizzate
L’inserimento manuale dei dati richiede molto tempo, è soggetto a errori e ostacola la crescita. Le piattaforme contabili utilizzano strumenti come l’IA e il Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR) per analizzare rapidamente e con precisione i documenti.
Stack Overflow, la community online per sviluppatori, utilizza Tipalti per l’automazione finanziaria dal 2019.
Dal momento dell’implementazione, Stack Overflow ha utilizzato le soluzioni multi-entità e multi-valuta di Tipalti per automatizzare il 90% dei propri processi finanziari, con tracciabilità dettagliate che tengono nota di ogni modifica senza alcun intervento manuale.
Perché è importante? Secondo Quickbooks, il titolare medio di una piccola impresa trascorre più di dieci ore a settimana in attività di inserimento dati contabili manuali. Tutto questo potrebbe essere facilmente automatizzato, facendo risparmiare all’azienda almeno $15.000/anno. Questo è anche un importante vantaggio del software di contabilità per liberi professionisti.
3. Integrazione Trasversale Senza Soluzione di Continuità
Gartner ha rilevato che il 39% dei dirigenti considera le integrazioni con il software esistente il fattore più importante quando sceglie un nuovo fornitore di software.
Questo vale soprattutto per le attività di contabilità. Collegando i dati finanziari a quelli operativi provenienti dal tuo CRM, dalla gestione dell’inventario, dall’ERP, dalle risorse umane e da altri strumenti, puoi ottenere una visione completa della performance finanziaria su più ambiti.
Ad esempio, Quickbooks è da tempo considerato il punto di riferimento in termini di integrazioni tra le piattaforme contabili. Attualmente dispone di una libreria di oltre 750 integrazioni di terze parti e di una API aperta per lo scambio bidirezionale di dati.
Prima di avere TSheets, la programmazione dei turni veniva fatta tutta su un foglio di calcolo, il che portava a molti errori. Ora possiamo vedere quante ore ha lavorato ogni tecnico e su quale commessa.
Per contestualizzare, l’integrazione a cui si fa riferimento, TSheets, ora si chiama Quickbooks Time e permette agli operatori di monitorare gli orari dei dipendenti e di apportare modifiche in tempo reale.
4. Tracciabilità e Gestione della Conformità
Invece di affidarsi ad archivi manuali facilmente soggetti a errori, le tracciabilità (audit trail) catturano in modo automatico chi, cosa, quando e dove delle attività finanziarie. Registrando ogni transazione, azione dell’utente ed evento di sistema, forniscono una documentazione finanziaria che può essere utilizzata per dimostrare la conformità a normative come GAAP, SOX e GDPR.
Attraverso la creazione di tracciabilità dettagliate che garantiscono la corretta responsabilità sia all’interno che all’esterno della tua organizzazione, esistono vari modi in cui le soluzioni software possono aiutarti a rispettare regolamenti come GAAP e SOX. Ecco alcuni esempi:
- Dimostrare che il riconoscimento dei ricavi è stato gestito correttamente secondo ASC 606.
- Verificare che le spese siano state registrate nel periodo corretto.
- Mostrare che i piani di ammortamento dei beni strumentali sono stati rispettati.
- Confermare che ratei e stime siano stati calcolati secondo le regole GAAP.
Nel 2019, la SEC ha imposto a Hertz una multa di 16 milioni di dollari per una rendicontazione inesatta che non era conforme agli standard GAAP. Allo stesso modo, nel 2016, Monsanto è stata multata per 80 milioni di dollari per non essere stata in grado di riflettere il costo degli sconti secondo le regole GAAP. La non conformità può essere costosa per le aziende e avere una registrazione elettronica delle transazioni finanziarie può risparmiare al tuo team molti grattacapi.
5. Consolidamento multi-entità
Il consolidamento multi-entità è il processo di combinazione dei bilanci finanziari di più unità aziendali, filiali o entità legali in un unico set di rendiconti finanziari per la società madre.
Ciò è fondamentale per presentare una visione completa e accurata della salute finanziaria complessiva e delle prestazioni di un'organizzazione agli stakeholder come investitori, finanziatori e autorità di regolamentazione.
Tuttavia, consolidare i dati finanziari tra entità con differenti piani dei conti, sistemi di contabilità e periodi di rendicontazione può essere estremamente complesso e richiedere molto tempo. Il software di contabilità multi-entità automatizza e semplifica questo processo in diversi modi chiave:
- Raccolta e standardizzazione automatica dei dati finanziari da sistemi disparati
- Gestione delle conversioni di valuta ed eliminazione delle transazioni intercompany
- Fornitura di modelli di consolidamento predefiniti allineati agli standard contabili
- Offerta di tracciabilità e controlli per garantire accuratezza e conformità
- Abilitazione di reportistica consolidata in tempo reale e analisi dettagliata
NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central e Tipalti sono tutti esempi di ottime soluzioni contabili che possono consolidare i dati finanziari di più filiali aziendali. Offrono sia funzionalità avanzate sia funzionalità di base come piani dei conti condivisi, transazioni tra entità, consolidamento multi-valuta automatizzato e altro ancora.
6. Rendicontazione dimensionale dei dati finanziari
La rendicontazione dimensionale consente alle startup di analizzare i dati finanziari da più prospettive, offrendo approfondimenti più profondi per prendere decisioni migliori. Etichettando le transazioni con dimensioni rilevanti come cliente, prodotto, località o progetto, i team finanziari possono suddividere e analizzare facilmente i dati per scoprire tendenze e opportunità. Questo è molto utile anche quando si costruiscono budget e libri mastri.
Ad esempio, una startup SaaS potrebbe usare la rendicontazione dimensionale per confrontare metriche chiave come il costo di acquisizione cliente (CAC) e il valore di vita del cliente (LTV) su diversi segmenti di clientela, aree geografiche o linee di prodotto.
Allo stesso modo, le aziende del settore petrolifero e del gas possono analizzare la redditività tra diversi pozzi, regioni o metodi di estrazione. Questa visione dettagliata aiuta a identificare quali aree sono più redditizie su cui concentrare gli sforzi di crescita.
The Irish Times Group ha iniziato a lavorare con AccountsIQ per ottimizzare la propria rendicontazione finanziaria poco dopo l'acquisizione di The Examiner Group nel 2018. Gestire sistemi distinti tra entrambe le entità mediatiche era diventata una sfida, ma la contabilità multi-entità ha permesso di riunire tutte le transazioni finanziarie in un unico posto.
Uno dei vantaggi di unire un gruppo è quello di generare sinergie nella struttura dei costi mentre riprogettiamo il nostro modo di operare giorno per giorno. L’automazione dei sistemi è il vero premio e AccountsIQ ci sta permettendo di realizzare questi obiettivi operativi.
7. Processo procure-to-pay semplificato
Le piattaforme contabili con funzionalità procure-to-pay automatizzano l'intero processo dalla richiesta di acquisto al pagamento del fornitore. Il matching automatizzato dei tre documenti chiave (ordine di acquisto, ricezione merci e fattura) garantisce che gli ordini siano evasi correttamente prima dell'emissione del pagamento.
Ad esempio, la soluzione AP di Tipalti ha aiutato la società di media digitali Tapjoy a ridurre il carico di lavoro dei pagamenti del 50%.
8. Riduzione dei Costi Hardware IT
Il software di contabilità basato su cloud elimina la necessità di server in sede, riducendo i costi per l'infrastruttura hardware e la manutenzione di milioni di dollari. Con aggiornamenti e backup automatici eseguiti dal fornitore, i team finanziari possono concentrarsi sulle proprie responsabilità principali invece della gestione tecnologica.
9. Migliore Collaborazione per Team Remoti
La contabilità in cloud consente la collaborazione in tempo reale per team finanziari distribuiti. Le aziende multi-entità possono anche standardizzare i processi tra le varie sedi, mantenendo al tempo stesso flessibilità.
Tutto questo avviene senza compromettere la sicurezza dell’organizzazione, grazie a dettagliate tracce di audit che rendono i manager responsabili delle proprie azioni.
10. Chiusura di Fine Mese più Rapida
Con un buon software di contabilità, la consolidazione finanziaria continua e la riconciliazione bancaria automatizzata accelerano la chiusura mensile. Ad esempio, Ramp è riuscita a ridurre il tempo di chiusura di fine mese di ben 5 giorni passando a Netsuite, il che le ha permesso di investire ulteriormente in automazione finanziaria per il proprio team.
11. Disaster Recovery per Dati Sensibili
Grazie a backup automatici, controlli di accesso rigorosi e monitoraggio 24/7, il software di contabilità cloud protegge i dati finanziari da perdite o furti. Piattaforme come Oracle NetSuite e Workday dispongono di robuste misure di disaster recovery per ridurre al minimo i tempi di inattività, un valore enorme per aziende di grandi dimensioni.
12. Previsioni Accurate dei Flussi di Cassa
Per concludere i nostri vantaggi principali del software di contabilità, parliamo di analisi avanzate. Gli strumenti di contabilità aziendale utilizzano dati in tempo reale, budget e calendari per proiettare entrate e uscite di cassa, assicurandoti una preparazione costante. Questo è anche un beneficio fondamentale per le startup.
Dashboard visive, report personalizzabili e notifiche in tempo reale offrono visibilità sulle posizioni di cassa e aiutano a individuare eventuali carenze prima che abbiano effetto negativo sull'azienda.
Pronto a Scegliere il Tuo Sistema?
Il team di analisti del CFO Club ha passato centinaia, anzi, migliaia di ore ad analizzare software di contabilità; questi sono gli strumenti che si sono distinti:
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Se hai bisogno di ulteriore aiuto per scegliere il tipo di software di contabilità più adatto a te, nessun problema — ho qualcosa anche per questo.
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Come disse una volta un informatore losco in un vicolo buio a un giornalista rispettabile che si era cacciato in un mare di guai: “Segui... solo il denaro.” Che tu stia svelando corruzione politica o semplicemente cerchi di mantenere il giusto livello di responsabilità all’interno della tua organizzazione, rendere facile seguire il denaro è nel tuo interesse.
... parallelo strano? Forse sto guardando troppi polizieschi.
Eeeeh va bene.
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