12 Vantaggi dei Software Contabili Che Fanno Risparmiare
Senza gli strumenti giusti per potenziare il flusso di lavoro contabile, la finanza potrebbe facilmente trasformarsi in una scatola nera impenetrabile all'interno della tua organizzazione, con conseguenti ritardi, errori e spese impreviste che si sarebbero potuti tutti evitare.
Ti chiedi se sia il momento giusto per investire in un software di contabilità? Ecco i principali vantaggi del software di contabilità per aiutarti a decidere.
Perché Scegliere un Software di Contabilità?
I motivi per adottare un software di contabilità sono molti. Ma se dovessi sceglierne solo uno, tutto si riduce a questo: trasparenza.
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Senza una traccia di audit che indichi da dove provengono i dati finanziari, chi è responsabile delle modifiche e come tutto si integra per formare il quadro d’insieme, non saprai mai di quali numeri puoi fidarti.
Anche se puoi pensare che i tuoi fogli Excel ti stiano facendo risparmiare, in realtà sono:
- Soggetti a errori umani che possono portare a costosi sbagli e rendicontazioni imprecise
- Lenti e complessi da gestire man mano che l’azienda cresce e aumenta il numero di transazioni
- Privati di funzionalità di collaborazione, rendendo difficile per i team finanziari lavorare insieme
- Poco sicuri, poiché i fogli di calcolo possono essere facilmente condivisi con chiunque senza controlli sugli accessi
- Privi di funzioni come riconciliazione automatica, monitoraggio delle spese e rendicontazione finanziaria
Invece di copiare e incollare i dati da un foglio di calcolo all’altro, hai tutte le informazioni sulle transazioni in un unico posto. Puoi facilmente vedere cosa è stato speso o cosa è entrato in azienda e, inoltre, sai sempre dove trovare queste informazioni.
Ok, Ma Ne Hai Davvero Bisogno?
Tecnicamente, no. Proprio come non hai bisogno di un falegname per quella vecchia tavola del pavimento. Tutto quello che ti serve davvero è una lama affilata e un po’ di colla.
Ma poi, dopo quindici minuti, una tavola rotta e qualche scheggia, forse sarebbe stato più semplice chiamare direttamente un falegname?
Il software di contabilità è molto più di un hub per la visualizzazione dei dati finanziari. È anche una piattaforma di automazione, uno strumento di reportistica e un guardiano per garantire la conformità fiscale. Ecco alcuni dei vantaggi più rilevanti del software di contabilità, tratti da casi d’uso reali di diverse startup tech B2B e B2C:
1. Visibilità Finanziaria in Tempo Reale
Invece di fare affidamento su dati frammentati in più fogli di calcolo, le soluzioni di contabilità cloud si integrano con banche, processori di pagamento e app aziendali per offrire una visione sempre aggiornata del flusso di cassa, dei ricavi e delle spese di un’azienda. Questa è una delle funzionalità chiave del software di contabilità moderno che può aiutare non solo le grandi imprese, ma anche PMI, startup e organizzazioni non profit.
Durante il lockdown nel Regno Unito, i responsabili finanziari di diverse aziende avevano bisogno di supporto per tenere il passo con il complesso schema di cassa integrazione del Paese. Pamela Phillips spiega come l’integrazione con Xero abbia aiutato i suoi clienti a gestire le problematiche di flusso di cassa in questo periodo:
Ogni volta che il governo introduceva una nuova iniziativa, dovevamo essere pronti subito, interpretare cosa significava per i clienti e comunicare ciò che stava accadendo e i modi in cui potevamo aiutarli ad accedervi.
Con Xero, i numeri dei nostri clienti sono sempre aggiornati. Nel momento in cui è scoppiata la pandemia, potevamo guardare nei conti dei nostri clienti e vedere se avevano un problema di liquidità.
2. Operazioni di Inserimento Dati Automatizzate
L’inserimento manuale dei dati richiede molto tempo, è soggetto a errori e ostacola la crescita. Le piattaforme contabili utilizzano strumenti come l’Intelligenza Artificiale e il Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR) per comprendere i documenti in modo rapido e accurato.
Stack Overflow, la community online per sviluppatori, utilizza Tipalti per l’automazione finanziaria dal 2019.
Dall’implementazione, Stack Overflow ha utilizzato le soluzioni multi-ente e multi-valuta di Tipalti per automatizzare il 90% dei loro processi finanziari, con audit trail dettagliati che tengono traccia di ogni modifica senza alcuno sforzo manuale.
Perché è importante? Secondo Quickbooks, il piccolo imprenditore medio spende più di dieci ore a settimana nell’inserimento manuale dei dati contabili. Tutto ciò potrebbe essere facilmente automatizzato, facendo risparmiare all’azienda almeno 15.000 dollari l’anno. Questo è anche un importante beneficio del software di contabilità per i liberi professionisti.
3. Integrazione Trasversale Perfetta tra Funzioni
Gartner ha rilevato che il 39% dei leader aziendali considera l’integrazione con il software esistente il fattore più importante quando si sceglie un nuovo fornitore di software.
Ciò è particolarmente vero per le attività contabili. Connettendo i dati finanziari con quelli operativi del tuo CRM, della gestione dell’inventario, dell’ERP, delle paghe e di altri strumenti, puoi avere un quadro completo delle performance finanziarie in tutti i settori.
Ad esempio, Quickbooks è da tempo considerato il punto di riferimento per l’integrazione tra le piattaforme contabili. Attualmente, offre una libreria di oltre 750 integrazioni di terze parti e un’API aperta per lo scambio dati multi-canale.
Prima di avere TSheets, la nostra pianificazione veniva fatta su un foglio di calcolo, il che portava a molti errori. Ora possiamo vedere quante ore ha lavorato ciascun tecnico e su quale lavoro.
Per contestualizzare, l’integrazione a cui fa riferimento, TSheets, ora si chiama Quickbooks Time, e consente agli operatori di tenere traccia degli orari dei dipendenti e di apportare modifiche in tempo reale.
4. Audit Trail e Gestione della Conformità
Invece di affidarsi alla tenuta manuale dei registri, soggetta a errori, gli audit trail acquisiscono automaticamente chi, cosa, quando e dove delle attività finanziarie. Registrando ogni transazione, azione utente ed evento di sistema, offrono un registro finanziario che può essere utilizzato per dimostrare la conformità a normative come GAAP, SOX e GDPR.
Creando audit trail dettagliati che garantiscono la corretta responsabilità sia all’interno che all’esterno della tua organizzazione, esistono molteplici modi in cui le soluzioni software possono aiutarti a rispettare regolamenti come GAAP e SOX. Ecco alcuni esempi:
- Dimostrazione che il riconoscimento dei ricavi è stato gestito correttamente secondo ASC 606.
- Convalida che le spese sono state registrate nel periodo corretto.
- Dimostrazione che sono stati seguiti i corretti piani di ammortamento per i beni durevoli.
- Conferma che ratei e stime siano stati calcolati secondo le regole GAAP.
Nel 2019, la SEC ha imposto una multa di 16 milioni di dollari a Hertz per segnalazioni inaccurate non conformi agli standard GAAP. Allo stesso modo, nel 2016, Monsanto è stata multata per 80 milioni di dollari perché non è riuscita a riflettere il costo degli sconti secondo le regole GAAP. La non conformità può essere costosa per le aziende, e avere un registro elettronico delle transazioni finanziarie può risparmiare al tuo team molti grattacapi.
5. Consolidamento Multi-Entità
Il consolidamento multi-entità è il processo di combinazione dei bilanci finanziari di più unità aziendali, filiali o entità legali in un unico bilancio per la società madre.
Questo è fondamentale per presentare un quadro completo e accurato della salute finanziaria complessiva e delle prestazioni dell'organizzazione agli stakeholder come investitori, finanziatori e organi di regolamentazione.
Tuttavia, consolidare i dati finanziari tra entità con diversi piani dei conti, sistemi contabili e periodi di rendicontazione può essere estremamente complesso e richiedere molto tempo. I software di contabilità multi-entità automatizzano e semplificano questo processo in diversi modi chiave:
- Raccolta e standardizzazione automatica dei dati finanziari da sistemi eterogenei
- Gestione delle conversioni valutarie ed eliminazione delle transazioni infragruppo
- Fornitura di modelli di consolidamento predefiniti in linea con gli standard contabili
- Offerta di audit trail e controlli per garantire accuratezza e conformità
- Abilitazione di reportistica consolidata in tempo reale e analisi di dettaglio
NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central e Tipalti sono tutti esempi di buone soluzioni contabili che possono consolidare i dati finanziari attraverso più filiali aziendali. Offrono sia funzionalità avanzate che funzionalità di base come piani dei conti condivisi, transazioni tra entità, consolidamento automatico in più valute e altro ancora.
6. Reportistica Dimensionale dei Dati Finanziari
La reportistica dimensionale consente alle startup di analizzare i dati finanziari attraverso diverse prospettive, fornendo approfondimenti più profondi per guidare decisioni migliori. Assegnando alle transazioni dimensioni rilevanti come cliente, prodotto, sede o progetto, i team finanziari possono facilmente segmentare e analizzare i dati per individuare tendenze e opportunità. Questo è molto utile anche nella costruzione di budget e libri mastri.
Ad esempio, una startup SaaS potrebbe utilizzare la reportistica dimensionale per confrontare metriche chiave come il costo di acquisizione cliente (CAC) e il valore del ciclo di vita cliente (LTV) tra diversi segmenti di clientela, aree geografiche o linee di prodotto.
Allo stesso modo, le aziende petrolifere e del gas possono analizzare la redditività tra diversi pozzi, regioni o metodi di estrazione. Questa visione dettagliata aiuta a identificare quali aree sono più redditizie su cui focalizzare gli sforzi di crescita.
The Irish Times Group ha iniziato a lavorare con AccountsIQ per ottimizzare la reportistica finanziaria poco dopo che il primo aveva acquisito The Examiner Group nel 2018. Cercare di gestire sistemi separati tra le due realtà editoriali era diventato impegnativo, ma la contabilità multi-entità ha aiutato a riunire tutte le transazioni finanziarie in un unico luogo.
Uno dei vantaggi del riunire un gruppo è generare sinergie nella struttura dei costi mentre reinventiamo il nostro modo di operare ogni giorno. L’automazione dei sistemi è il vero premio e AccountsIQ ci sta permettendo di raggiungere questi obiettivi operativi.
7. Processo Acquisto-Pagamento Semplificato
Le piattaforme di contabilità con funzionalità procure-to-pay automatizzano l'intero processo, dalla richiesta di acquisto al pagamento del fornitore. L'abbinamento automatico dei 3 documenti chiave (ordine d'acquisto, ricevuta merce e fattura) garantisce che gli ordini vengano evasi correttamente prima che venga effettuato il pagamento.
Ad esempio, la soluzione AP di Tipalti ha aiutato la società di media digitali Tapjoy a ridurre i carichi di lavoro relativi ai pagamenti del 50%. Maggiori dettagli sulla soluzione AP.
8. Riduzione dei Costi Hardware IT
Il software di contabilità basato sul cloud elimina la necessità di server in sede, riducendo i costi dell'infrastruttura hardware e della manutenzione di milioni di dollari. Con aggiornamenti e backup automatici gestiti dal fornitore, i team finanziari possono concentrarsi sulle proprie responsabilità principali invece che sulla gestione della tecnologia.
9. Migliore Collaborazione per Team Remoti
La contabilità in cloud permette la collaborazione in tempo reale tra team finanziari distribuiti. Le aziende multi-entity possono anche standardizzare i processi tra sedi diverse mantenendo comunque flessibilità.
Tutto questo si realizza senza compromettere la sicurezza organizzativa, grazie a dettagliate tracce di audit che rendono i responsabili rendicontabili per le proprie azioni.
10. Chiusura Mensile Più Rapida
Con un buon software di contabilità, la consolidazione finanziaria continua e la riconciliazione bancaria automatica accelerano la chiusura mensile. Ad esempio, Ramp è riuscita a ridurre il proprio tempo di chiusura mensile di ben 5 giorni passando a Netsuite, il che ha permesso loro di investire ulteriormente nell’automazione finanziaria del proprio team.
11. Disaster Recovery per Dati Sensibili
Grazie a backup automatici, controlli di accesso rigorosi e monitoraggio 24/7, il software di contabilità cloud protegge i dati finanziari da perdite o furti. Piattaforme come Oracle NetSuite e Workday dispongono di solide misure di disaster recovery per ridurre al minimo i tempi di inattività, un vantaggio particolarmente rilevante per aziende di grandi dimensioni.
12. Previsioni Accurate dei Flussi di Cassa
Per concludere la nostra panoramica sui vantaggi dei software di contabilità, parliamo di analisi avanzate. Gli strumenti di contabilità aziendale utilizzano dati in tempo reale, budget e scadenze per prevedere entrate e uscite di cassa, assicurandoti di essere sempre preparato. Questo rappresenta anche un vantaggio chiave dei software di contabilità per startup.
Dashboard visive, report personalizzabili e notifiche in tempo reale offrono visibilità sulle posizioni di cassa per individuare potenziali carenze prima che abbiano un impatto sull’azienda.
Pronto a scegliere il tuo sistema?
Il team di analisti di The CFO Club ha trascorso centinaia, anzi, migliaia di ore ad analizzare software di contabilità; questi sono gli strumenti che si sono distinti:
Cliccando sui link sottostanti potremmo guadagnare una commissione, che sostiene i nostri test indipendenti e la revisione di software e servizi. Scopri di più su come restiamo trasparenti.
- 8. Reckon One
Se ti serve ulteriore aiuto nella scelta del tipo di software di contabilità più adatto a te, non preoccuparti — ho qualcosa anche per questo.
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Come disse una volta un informatore losco in un vicolo buio a un giornalista rispettabile che si trovava ben oltre le sue possibilità: “Segui... solo i soldi.” Sia che tu stia svelando casi di corruzione politica sia che tu debba semplicemente mantenere la trasparenza all’interno della tua organizzazione, rendere facile seguire il flusso di denaro è nel tuo migliore interesse.
... un parallelismo strano? Forse guardo troppi polizieschi.
Comuuunque.
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