Collaborazione ERP: strumenti, vantaggi & esempi
Immagina un'organizzazione in cui ogni dipendente, dal reparto produttivo ai vertici aziendali, dispone delle informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro. È questo ciò che la collaborazione ERP può rendere possibile.
- Il tuo team di vendita può consultare i dati e confermare le date di consegna ai clienti.
- Il reparto finanziario può monitorare i livelli delle scorte in tempo reale per ottimizzare il flusso di cassa.
- Puoi fare una pausa, sapendo che la tua attività funziona correttamente.
Ecco come selezionare e implementare una piattaforma ERP che favorisca la collaborazione in tutta la tua organizzazione.
Introduzione alla collaborazione ERP
I sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) facilitano la collaborazione fornendo una piattaforma centralizzata che integra dati e processi tra i diversi reparti e le diverse funzioni di un'organizzazione. Ciò consente di condividere le informazioni in tempo reale, semplifica i flussi di lavoro e, come ci si aspetterebbe, migliora la comunicazione e il coordinamento tra i team.
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Ad esempio, l'Università di Toronto ha implementato il sistema ERP di SAP per integrare i dati finanziari, di ricerca, degli studenti e delle risorse umane. Questo ha consentito di:
- Automatizzare flussi di lavoro, dal procurement al pagamento e dall'assunzione al pensionamento, semplificando i processi interdipartimentali
- Fornire l'accesso autonomo ai dati in tempo reale a 18.000 membri del personale e docenti, consentendo di prendere decisioni più rapidamente
- Offrire analisi avanzate e cruscotti per migliorare report e approfondimenti
Facendo dell'automazione e della collaborazione le loro principali priorità, l'Università di Toronto ha utilizzato il pacchetto software S/4HANA di SAP per ottenere una chiusura di fine mese più rapida del 50% e un'elaborazione in batch più veloce del 25%.
Principali vantaggi della collaborazione ERP
Grazie al software ERP, le aziende possono rendere le informazioni più accessibili in tutta l'organizzazione. Quando reparti come finanza, vendite, attività operative e risorse umane lavorano insieme utilizzando la stessa fonte di dati centralizzata, prendere decisioni informate diventa molto più semplice.
Ecco alcuni modi comuni in cui la collaborazione ERP apporta vantaggi alle aziende, con esempi concreti per ciascuno:
1. Condivisione delle informazioni in tempo reale
Integrando tutti i dati in un unico database, l'ERP fornisce un'unica fonte attendibile a cui tutti i reparti possono accedere istantaneamente. In questo modo si eliminano i silos di dati, le ridondanze e gli errori derivanti dall'utilizzo di sistemi obsoleti eterogenei.
ROI annuo del 48% e altro ancora
Adottando Oracle Analytics Cloud e Oracle Fusion ERP Analytics, un'azienda di scienza dei dati ha ottenuto un ROI annuo del 48% con un periodo di recupero dell'investimento di 2,7 anni. Poiché i dati in tempo reale consentivano agli utenti di combinare facilmente ERP, HCM e altri software per eseguire analisi interfunzionali, il tempo dedicato alla preparazione dei dati è stato ridotto di diverse centinaia di ore.
2. Abbattere le barriere geografiche
Portando dati e processi su un'unica piattaforma, gli ERP consentono ai dipendenti di accedere alle informazioni in tempo reale indipendentemente dalla loro posizione fisica. Questo è particolarmente prezioso per le organizzazioni globali con uffici, magazzini e stabilimenti produttivi distribuiti in più Paesi o continenti.
Ridurre le distanze
Coca-Cola HBC, uno dei maggiori partner di confezionamento di Coca-Cola al mondo, ha implementato SAP ERP nelle proprie attività in 28 Paesi.
Serviamo clienti che richiedono e adottano servizi digitali e velocità. I servizi e il supporto SAP ci hanno permesso di migrare con successo a SAP S/4HANA, così da poter soddisfare questi requisiti.
3. Maggiore trasparenza e responsabilità
L'implementazione di un sistema ERP può migliorare significativamente la trasparenza e la responsabilità all'interno di un'organizzazione. Il caso di studio di Quantum Group ne è un ottimo esempio.
Monitoraggio migliore
Quantum, un importante fornitore di servizi di stampa e marketing, ha implementato un sistema ERP chiamato Interprise Suite per risolvere le inefficienze e migliorare la trasparenza.
Grazie a una piattaforma unificata che facilitava la condivisione dei dati in tempo reale tra i reparti, l'azienda è riuscita a monitorare gli ordini, migliorare la gestione dell'inventario e rinnovare i propri processi finanziari. Questo ha comportato una riduzione del 35% dei costi operativi nel primo anno.
4. Semplificazione dell'accesso ai dati finanziari
I sistemi ERP consolidano i dati finanziari, consentendo ai team finanziari di accedere alle informazioni aggiornate in modo rapido ed efficiente. Eliminano la necessità di disporre di sistemi finanziari separati e di inserire manualmente i dati, con conseguente elaborazione più rapida delle transazioni e riduzione degli errori.
Implementazione in tre giorni = 50% in più di vendite
Fulton & Roark è un rivenditore con sede nella Carolina del Nord che vende prodotti per la cura dell'uomo e che di recente ha collaborato con Netsuite ERP per consolidare i propri dati finanziari. Dopo un processo di implementazione durato tre settimane, l'azienda è riuscita ad aumentare di oltre il 50% il volume delle vendite annuali.
Una volta implementato l'ERP, il team finanziario è riuscito anche a ridurre gli errori di contabilità e a riportare completamente la contabilità all'interno dell'azienda.
5. Comunicazione del team potenziata
Grazie a una piattaforma centralizzata per la condivisione dei dati e agli aggiornamenti in tempo reale, supportati da strumenti di comunicazione integrati, i sistemi ERP possono migliorare notevolmente la collaborazione nei team da remoto con flussi di lavoro distribuiti.
Ridurre al minimo l'insieme di strumenti tecnologici
Prendiamo ad esempio ABC Compounding, produttore di prodotti per la pulizia industriale. ABC ha iniziato a utilizzare Sage ERP X3 per migliorare la condivisione dei dati e la comunicazione interna all'interno del proprio team di 150 dipendenti.
Siamo riusciti ad abbandonare diverse applicazioni di terze parti di cui avevamo bisogno. Siamo operativi da poco tempo, ma il nostro team è già positivo riguardo al contributo di Sage ERP X3.
6. Miglioramento dell'allocazione delle risorse
Grazie ai dati in tempo reale sulla disponibilità, sul carico di lavoro e sulla domanda, le organizzazioni possono allocare le proprie risorse in modo più efficiente. Molti strumenti ERP basati sul cloud possono inoltre prevedere la disponibilità futura delle risorse sulla base dei dati storici, garantendo un utilizzo ottimale.
Centralizzazione dei dati
Moul'appétit SRL, un'azienda di distribuzione di prodotti ittici con sede in Belgio, doveva affrontare difficoltà nella gestione dell'inventario, nel monitoraggio degli ordini e nel coordinamento delle consegne. Grazie a Odoo ERP, Moul'appétit ha potuto integrare la gestione dell'inventario, le vendite e le operazioni di consegna in un'unica piattaforma. Questa integrazione ha fornito visibilità in tempo reale sui livelli di inventario, sullo stato degli ordini e sui programmi di consegna.
Di conseguenza, l'azienda ha potuto prevedere la domanda con maggiore precisione, ottimizzare i livelli delle scorte e garantire consegne puntuali.
I migliori strumenti ERP per il lavoro collaborativo
Il mio team e io abbiamo esaminato i principali sistemi ERP sul mercato e abbiamo stabilito che questi sono i migliori disponibili:
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Esempi di come gli ERP migliorano la collaborazione
Come si presenta la collaborazione tramite ERP nella pratica? Ho raccolto una serie di casi d'uso avanzati degli ERP per offrirti una panoramica di queste funzionalità nella pratica. Dai cruscotti condivisi per gli indicatori KPI alla gestione collaborativa dei documenti con controllo delle versioni, ecco alcuni modi unici in cui i sistemi ERP possono favorire la collaborazione nei team B2B:
Cruscotti condivisi per l'allineamento del team
I sistemi ERP forniscono cruscotti condivisi che offrono una visione completa del panorama dei dati di un'organizzazione. Questi cruscotti garantiscono a tutti i membri del team l'accesso alle stesse informazioni in tempo reale, eliminando le incoerenze e favorendo un processo decisionale sincronizzato.
Ad esempio, i cruscotti dei team di Freshservice consentono ai responsabili di selezionare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per i propri team, assicurando che tutti siano allineati sulle questioni critiche.
Canali di comunicazione centralizzati
I sistemi ERP migliorano la comunicazione offrendo canali centralizzati per la messaggistica e la collaborazione. Gli strumenti integrati, come messaggistica, condivisione, videoconferenze e CRM, facilitano la comunicazione in tempo reale, abbattendo i silos tra i reparti.
TallyPrime dispone di una funzionalità che consente di condividere documenti specifici tramite WhatsApp. Analogamente, Katana è un ERP basato sul cloud con un'integrazione con Facebook Messenger tramite Zapier.
Gestione dei documenti per flussi di lavoro ottimizzati
I sistemi ERP semplificano la gestione dei documenti centralizzando l'archiviazione, la condivisione e il controllo delle versioni. Ciò garantisce a tutti i membri del team l'accesso alle informazioni più recenti, riducendo duplicazioni ed errori.
Ad esempio, il sistema di gestione dei documenti di Infor CloudSuite consente il recupero rapido e la modifica in tempo reale, migliorando la collaborazione tra i dipendenti e accelerando le tempistiche dei progetti. È molto utile per mantenere flussi di lavoro efficienti e privi di errori.
Gestione delle attività e responsabilità
I sistemi ERP consentono di gestire i progetti con scadenze specifiche e funzionalità di monitoraggio, garantendo la responsabilità.
Il modulo ERP integrato di XB Software consente di creare, assegnare e monitorare le attività, aiutando i responsabili a controllare i progressi e ad assicurarsi che le attività vengano completate nei tempi previsti. Ciò crea un senso di responsabilità e visibilità tra i progetti, consentendo ai team di lavorare in modo coeso.
Collaborazione da dispositivi mobili
Le soluzioni ERP supportano la collaborazione da dispositivi mobili, consentendo ai team di rimanere connessi e prendere decisioni in tempo reale indipendentemente dalla loro posizione. È una funzionalità preziosa per i team da remoto e il personale sul campo.
Vault ERP è uno dei fornitori che include applicazioni mobili per consentire ai team di collaborare in mobilità, garantendo connettività continua e partecipazione ai processi decisionali. Anche QuickBooks, Dynamics365 e Bitrix24 offrono app mobili dedicate per Android e iOS.
Integrazione con altri strumenti di collaborazione
Molti dei fornitori ERP odierni si integrano perfettamente con altri strumenti di collaborazione come Microsoft Teams, Slack e Zoom. Le integrazioni consentono ai dipendenti di continuare a utilizzare i propri strumenti di comunicazione preferiti per condividere informazioni, beneficiando al contempo delle funzionalità avanzate di un sistema ERP.
La maggior parte dei sistemi ERP oggi disponibili offre diverse opzioni di integrazione nativa, tramite piattaforme di automazione come Zapier e Make, nonché attraverso API aperte. Tra gli esempi figurano NetSuite ERP, Intuit Quickbooks, Microsoft Dynamics365 e altri.
ERP sociale: il prossimo passo nella collaborazione ERP
L'ERP sociale rappresenta il prossimo passo nei sistemi ERP collaborativi, combinando la potenza dei social media con la pianificazione tradizionale delle risorse.
Sebbene molti tipi di sistemi ERP offrano già strumenti di collaborazione integrati, poter incontrare clienti, dipendenti e partner sulla piattaforma da loro scelta rende la comunicazione molto più fluida.
Che cos'è l'ERP sociale?
L'ERP sociale integra i sistemi ERP tradizionali con strumenti di social media come Twitter, LinkedIn e Facebook per aumentare la produttività e migliorare la comunicazione tra dipendenti, clienti, fornitori e partner. Incontrando gli stakeholder alle loro condizioni e utilizzando la piattaforma da loro scelta, è possibile facilitare una risoluzione dei problemi più efficace.
A differenza dei sistemi ERP tradizionali — che offrono strumenti di comunicazione integrati per la condivisione di documenti, le chat e le videochiamate — l'ERP sociale si integra con piattaforme di social media di terze parti per creare l'esperienza di collaborazione più fluida possibile per i team.
Ad esempio, l'integrazione dei social media di SAP tramite SAP Jam consente una collaborazione fluida nei processi aziendali, migliorando sia le comunicazioni interne sia quelle esterne. Altri esempi di fornitori ERP che stanno esplorando integrazioni con i social media includono Oracle SRM ed Epicor Social Enterprise.
Vantaggi dell'ERP sociale
L'ERP sociale non rappresenta una svolta per tutti, ma per le organizzazioni all'avanguardia che lavorano spesso con forze lavoro distribuite può costituire un enorme vantaggio competitivo. Ecco alcuni vantaggi chiave:
- Collaborazione migliorata: I sistemi ERP sociali facilitano la collaborazione e la comunicazione tra i team fornendo strumenti come feed delle attività, chatbot e thread di conversazione. SYSPRO Harmony, ad esempio, consente la condivisione delle informazioni e la collaborazione in tempo reale tra i reparti, migliorando la produttività e la reattività complessive.
- Coinvolgimento dei clienti: L'integrazione dei social media con i sistemi ERP consente alle aziende di interagire in modo più efficace con i clienti. Monitorando e analizzando le interazioni dei clienti sulle piattaforme social, le aziende possono fornire servizi personalizzati e rispondere tempestivamente alle richieste e ai feedback dei clienti.
- Flussi di lavoro semplificati:I sistemi ERP sociali possono migliorare i processi aziendali fornendo accesso in tempo reale ai dati social e integrandoli con le funzioni ERP tradizionali. Questa integrazione contribuisce a semplificare i flussi di lavoro, ridurre le ridondanze e migliorare il processo decisionale.
- Maggiore trasparenza:Integrando gli strumenti di social media, i sistemi ERP sociali offrono una maggiore visibilità sui processi aziendali e promuovono una cultura della trasparenza e della responsabilità. Ad esempio, Oracle Social Relationship Management (SRM) monitora i contenuti dei media a pagamento, di proprietà e acquisiti sui social network, nelle bacheche di messaggistica, nei blog e altro ancora. Filtrando oltre 700 milioni di messaggi al giorno, fa emergere le conversazioni pertinenti, consentendo alle aziende di tenere traccia delle informazioni.
ERP sociale vs ERP tradizionale
| ERP tradizionale | ERP sociale | |
| Definizione | Semplifica i flussi di lavoro aziendali quotidiani tra risorse umane, contabilità, servizi, catena di approvvigionamento e altro ancora. | Si integra inoltre con strumenti di social media come Twitter, LinkedIn e Facebook per migliorare la collaborazione, la comunicazione e il coinvolgimento dei clienti. |
| Funzionalità principali | - Utilizza strumenti di comunicazione nativi per il lavoro di squadra e la collaborazione - Non funziona immediatamente con strumenti di terze parti per la condivisione di file, il social networking e la messaggistica istantanea - Non dispone di strumenti di integrazione avanzati come plugin, connettori o API | - Si integra con gli strumenti di social media - Può monitorare facilmente conversazioni, progetti e processi su più piattaforme social - Include funzionalità avanzate come l'accesso alle API e funzioni di integrazione |
| Vantaggi | - Piattaforma sicura - Ampia personalizzazione - Controllo in sede | - Migliore lavoro di squadra - Maggiore coinvolgimento dei clienti - Comunicazioni semplificate |
| Svantaggi | - Costi iniziali - Implementazione complessa - Resistenza dei dipendenti | - Maggiori rischi per la sicurezza - Difficoltà con le integrazioni - Maggiore costo |
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