Sparen Sie Zeit und Geld mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (Warum & Wie)
Kosten in der Kreditorenbuchhaltung können sich schnell anhäufen. Moderne Unternehmen nutzen Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, um die Kosten für die Verwaltung der Kreditorenabteilung zu minimieren.
AP-Automatisierungssoftware verwendet Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), intelligente Dokumentenverarbeitung und natürliche Sprachverarbeitung. Diese Technologien helfen, Rechnungen zu verarbeiten, datengestützte Entscheidungen zu treffen und Daten aus Rechnungen zu extrahieren und in Ihr Buchhaltungssystem zu übertragen.
In diesem Leitfaden erkläre ich die Bedeutung von Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und wie sie den Kreditorenprozess verschlankt.
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Was ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP) ist der Prozess, bei dem Software zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben eingesetzt wird. Diese Systeme nutzen moderne Technologien wie Robotic Process Automation (RPA), optische Zeichenerkennung (OCR) und KI zur Automatisierung von Prozessen.
Zum Beispiel können AP-Lösungen Rechnungen automatisch mit Bestellungen abgleichen. Alternativ können Sie das System so konfigurieren, dass Rechnungen basierend auf Ihrem Genehmigungsprozess automatisch an ein Teammitglied weitergeleitet werden.
Lokal installiert vs. cloudbasierte AP-Lösungen
Kreditorenbuchhaltungs-Lösungen können entweder lokal installiert oder cloudbasiert sein. On-Premise-AP-Software läuft in der Regel auf der firmeneigenen Hardware-Infrastruktur, während cloudbasierte Software von überall und jederzeit zugänglich ist.
Obwohl cloudbasierte Lösungen mit eigenen Risiken verbunden sind (z. B. potenzielle Datenpannen, Software-Ausfälle), überwiegen oft die Vorteile wie einfache Anpassung, Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg und bessere Transparenz.
Hilft AP-Automatisierung wirklich so viel?
Die AP-Automatisierung kann Ihnen eine beträchtliche Summe an Geld sparen. Laut einem IOFM-Bericht liegen die durchschnittlichen Kosten zur Rechnungsverarbeitung je nach Volumen bei:
| Rechnungsvolumen | Durchschnittliche Rechnungskosten mit Automatisierung | Durchschnittliche Rechnungskosten ohne Automatisierung | Kostenunterschied pro Rechnung durch Automatisierung |
|---|---|---|---|
| Weniger als 20.000 | $12.98 | $15.97 | $2.99 |
| 20.000–100.000 | $4.24 | $6.10 | $1.86 |
| Mehr als 100.000 | $3.18 | $3.62 | $0.44 |
Unabhängig vom Rechnungsvolumen kann die Automatisierung von AP, Rechnungen und Ausgaben Ihnen tausende Dollar über all Ihre Rechnungen hinweg sparen. Neben der Reduzierung der Kosten für die Rechnungsverarbeitung spart das AP-Automatisierungssystem der Kreditorenabteilung viel Zeit und Ressourcen, sodass sie sich auf Aufgaben konzentrieren kann, die menschliches Handeln erfordern.
Wie funktioniert die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
Der Automatisierungsprozess in der Kreditorenbuchhaltung beginnt, wenn Sie eine Rechnung erhalten. Eine End-to-End-Automatisierungslösung kann zusätzliche Informationen aus der Rechnung extrahieren, den gesamten AP-Workflow automatisieren und die Zahlung veranlassen.
Ein AP-Automatisierungssystem besteht immer aus drei Schritten:
Organisation von Rechnungen und Belegen
Ein AP-Automatisierungssystem organisiert Rechnungen aus verschiedenen Quellen, wie Rechnungen aus Ihrem E-Mail-Posteingang, Rechnungen über ein Lieferantenportal oder auf dem Postweg zugesandte Papierrechnungen. Das System wandelt Papierrechnungen in elektronische Rechnungen um.
CFOs, die der Kreditorenabteilung helfen möchten, Zeit durch Automatisierung manueller Aufgaben zu sparen, können sich auf AP-Automatisierungssoftware verlassen, da die Kreditorenabteilung Rechnungen nicht mehr sortieren und organisieren muss.
Prüfen, Bezahlen und Abgleichen von Rechnungen
Nachdem die AP-Software die Informationen aus den Rechnungen extrahiert und ins System übertragen hat, müssen die relevanten Teammitglieder im Kreditorenbereich die Rechnung freigeben.
Das System leitet die Rechnung automatisch an die richtige Person weiter. Diese muss die Rechnung auf Richtigkeit und Einhaltung der vertraglichen Bedingungen prüfen. In einigen Systemen kann auch der Vertragsabgleich automatisiert werden.
Das System sendet die freigegebenen Rechnungen an Ihre Buchhaltungssoftware oder das ERP-System zur Bezahlung.
Sobald die Zahlung erfolgt, gleicht das AP-System die Rechnungen mit dem Betrag und den Empfängern auf dem Kontoauszug ab.
Dokumentation und Prüfung
Alle Rechnungen und Zahlungen werden in einer Datenbank erfasst, sodass Sie bei Bedarf später darauf zurückgreifen können. Zudem erleichtert die Ausführung des gesamten Kreditorenprozesses in einem einzigen System die Erstellung einer Prüfspur. Sie können bei einer Überprüfung jederzeit eine bestimmte Rechnung oder Zahlung problemlos nachverfolgen.
AP-Automatisierungssoftware vs. DIY-Automatisierung
Sie können eine AP-Automatisierungslösung verwenden oder einen Do-It-Yourself-Ansatz wählen. Wenn Sie technisch nicht versiert sind, ist es einfacher, eine Software zu nutzen. Der DIY-Ansatz erfordert etwas technisches Know-how, selbst wenn Sie ein No-Code-Tool verwenden.
Die einfachere Wahl: AP-Automatisierungssoftware
AP-Automatisierungssoftware ist kostenpflichtig. Wählen Sie jedoch die richtige Lösung, und Sie decken die Kosten durch Zeitersparnis sowie schnellere und effizientere Abläufe mehr als ab.
So führt eine Rechnungsautomatisierungssoftware den Kreditorenprozess aus:
- Digitalisierung von Rechnungsdaten: AP-Automatisierungssoftware nutzt OCR, um Rechnungen zu lesen und in digitale Daten umzuwandeln. Alternativ können Sie Lieferanten ermöglichen, eine elektronische Rechnung direkt einzureichen.
- Rechnungsabgleich: Das System vergleicht Rechnungsdaten mit den entsprechenden Bestellungen und Lieferscheinen. Automatisierter Abgleich stellt sicher, dass alle Rechnungen korrekt und vertragsgemäß sind.
- Rechnungsfreigabe: Das System leitet die Rechnung basierend auf vorkonfigurierten Regeln an das zuständige Teammitglied oder die zuständige Abteilung weiter. Sie können auch Alarme oder Erinnerungen einrichten, um eine rechtzeitige Freigabe sicherzustellen.
- Zahlung: Sobald eine Rechnung als genehmigt markiert ist, führt das AP-Automatisierungssystem die Zahlung aus oder plant sie gemäß Ihren Vertragsbedingungen. Dadurch nutzen Sie das verfügbare Zahlungsziel und optimieren den Liquiditätsfluss. Alternativ kann das System Zahlungen in Echtzeit ausführen, wenn ein Skonto verfügbar ist. Das System überträgt außerdem relevante Informationen an Ihr Buchhaltungssystem, das wiederum Ihre Bilanz aktualisiert.
- Abstimmung: Nach erfolgter Zahlung gleicht das System die Zahlungen mit den Zahlen auf dem Kontoauszug ab, um sicherzustellen, dass Betrag und Empfänger korrekt sind.
- Berichtswesen: Einer der größten Vorteile eines AP-Automatisierungssystems sind aussagekräftige Berichte. Das System nutzt die bei der Prozessausführung erfassten Daten zur Erstellung detaillierter Berichte. Diese enthalten Informationen darüber, wofür Ihr Unternehmen Geld ausgibt, und helfen, Einsparungspotenziale zu erkennen.
Eine End-to-End-Automatisierungssoftware macht Papierbelege überflüssig. Sie übernimmt die manuellen Aufgaben, sodass sich Ihre Kreditorenabteilung auf strategischere Tätigkeiten konzentrieren kann.
Die preisbewusste Wahl: DIY-AP-Automatisierung
Wenn Sie den Kreditorenprozess selbst automatisieren, sparen Sie zwar Geld, doch es kann sehr zeitaufwändig sein.
Am einfachsten automatisieren Sie Ihren AP-Workflow mit einem No-Code-Automatisierungstool wie Zapier. Sie können Zapier beispielsweise so konfigurieren, dass es Informationen aus Ihren Rechnungen zieht. Beachten Sie aber, dass die Nutzung eines No-Code-Automatisierungstools einige Herausforderungen mit sich bringt. Das Tool muss beispielsweise mit anderen von Ihnen genutzten Softwarelösungen für Rechnungsstellung, Datenerfassung und Zahlungen integriert werden.
Wenn sich das Automatisierungstool nicht mit einer der Lösungen integrieren lässt, ist kein durchgängiger Automatisierungsworkflow möglich. Der genaue Ablauf für die Einrichtung einer eigenen AP-Automatisierung hängt von den verwendeten Tools ab. Falls Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, ist Zapier eine gute Wahl.
Wenn Sie jedoch direkt mit der Automatisierung von Workflows beginnen und im Problemfall Unterstützung erhalten möchten, empfiehlt sich die Investition in eine vollständige AP-Automatisierungslösung.
Vorteile der AP-Automatisierung
Neben der Optimierung der Arbeitsabläufe der Kreditorenbuchhaltung bietet die Automatisierung Vorteile für verschiedene Geschäftsbereiche. Hier sind die wichtigsten Vorteile der AP-Automatisierung:
Kosteneinsparungen
AP-Automatisierung spart auf mehreren Ebenen Kosten. Automatisierungssysteme integrieren sich beispielsweise mit Geschäftsanwendungen, sodass Informationen nicht mehr manuell übertragen werden müssen.
Durch den Einsatz von Software machen Sie außerdem weniger Fehler und sparen Zeit bei deren Korrektur.
Da Sie mit AP-Automatisierung Rechnungen und Zahlungen schneller bearbeiten, können Sie von Skonti für frühzeitige Zahlungen profitieren.
Frühzahlungsrabatte zu erhalten, kann ohne Automatisierung eine echte Herausforderung sein – laut IOFM nutzen die meisten Unternehmen weniger als 21 % der Frühzahlungsrabatt-Angebote, und 12 % der Unternehmen nehmen überhaupt keine Frühzahlungsrabatte in Anspruch.
Verbesserte Effizienz und Genauigkeit
Effiziente Prozesse helfen dabei, die Kosten der Kreditorenbuchhaltung zu senken, Genehmigungszyklen zu beschleunigen, Ressourcen für wertschöpfendere Aufgaben wie die Analyse von Ausgabemustern freizusetzen und die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern.
Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung verbessert außerdem die Genauigkeit, da sie – im Gegensatz zu Ihrem Personal – nicht dem Risiko menschlicher Fehler unterliegt. Wenn Sie Prozesse im Bereich Kreditorenbuchhaltung automatisieren, minimieren Sie die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, was insbesondere mit Blick auf die Steuersaison von Vorteil ist.
Genauigkeit ist entscheidend, da sie Ihnen hilft, konform zu bleiben, Vertrauen bei Lieferanten und Stakeholdern aufzubauen und präzise Berichte zu erstellen, die es Ihnen ermöglichen, fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen.
Team-Zusammenarbeit
Teams, die an der Erfassung und Freigabe von Rechnungen beteiligt sind, haben in Echtzeit Zugriff auf alle Rechnungen und Dokumente, was hilft, Arbeitsabläufe zu optimieren. Dadurch können Teams gemeinsam an Rechnungen arbeiten, ohne erst das Dokument suchen, Details per E-Mail oder Telefon abklären und Unstimmigkeiten bewältigen zu müssen.
Alle Teams – Kreditorenbuchhaltung, Finanzwesen und Buchhaltung – können dieselben Daten einsehen, egal wo sie sich befinden. So können Teams Unstimmigkeiten schneller klären.
Beispielsweise kann, wenn ein Lieferant wegen einer Zahlungsdifferenz anruft, das Kreditorenteam mit der Buchhaltung sprechen und die Transaktion direkt im System einsehen, ohne sie manuell im Kontoauszug suchen zu müssen. Durch den zentralen Zugriff auf die AP-Daten können sie gemeinsam effizienter auf die Anfrage des Lieferanten reagieren.
Verbesserte Lieferantenzufriedenheit
Automatisierungssysteme für die Kreditorenbuchhaltung bieten auch Vorteile außerhalb Ihres Unternehmens. Lieferanten stets pünktlich zu bezahlen, fördert eine gute Geschäftsbeziehung und macht Sie zu einem bevorzugten Geschäftspartner. Diese Beziehung kann in dringenden Fällen oder schwierigen Situationen von großem Wert sein.
Datenbasierte Entscheidungsfindung
Daten sind der Treibstoff für das Wachstum Ihres Unternehmens, da sie Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Tatsächlich gehören die 40 % der Unternehmen, die datenbasierte Entscheidungen treffen, zu den Branchenführern im Vergleich zu jenen, die sich auf Bauchgefühle verlassen.
AP-Automatisierungslösungen bündeln die Informationen aller Transaktionen in Echtzeit und nutzen diese, um interaktive Diagramme und ausführliche Berichte zu erstellen.
Diese Diagramme und Berichte bieten den Finanzteams die nötige Transparenz, Einblicke und die Möglichkeit, finanzielle Kennzahlen zu verfolgen, die für strategische Entscheidungen erforderlich sind.
Betrugsprävention
Betrugsprävention ist eine große Herausforderung.
Hier ist der Grund: Laut der Global Economic Crime and Fraud Survey 2022 von PwC erleben mehr als die Hälfte der großen Unternehmen jedes Jahr irgendeine Form von rechnungsbezogenem Betrug.
Zum besseren Verständnis, wie groß der Schaden für ein Unternehmen sein kann: Dem Financial Professional Census Report 2022, in dem 2.750 leitende Finanzprofis befragt wurden, zufolge liegt der durchschnittlich geschätzte jährliche Schaden durch Rechnungsbetrug bei $280.000 pro mittelständischem Unternehmen.
KI-gestützte Automatisierungslösungen können Unregelmäßigkeiten in Transaktionen erkennen und so das Potenzial solcher Betrugsfälle deutlich verringern. Das System überwacht alle Transaktionen und benachrichtigt bei Auffälligkeiten das zuständige Teammitglied.
Die besten Systeme verfügen über integrierte Sicherheits- und Verantwortlichkeitsfunktionen, die es erleichtern, Betrug aufzudecken und die verantwortliche Person zu identifizieren. Betrugsprävention ist entscheidend für Compliance und den Schutz Ihrer Vermögenswerte.
Umsetzung von AP-Automatisierungssoftware
Insgesamt ist Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung der Schlüssel zur Senkung der Kosten für die Automatisierung der AP-Prozesse. Hier sind einige schnelle Umsetzungstipps, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern:
- Bestimmen Sie Ihre Anforderungen: Was sind die Ziele Ihres Unternehmens und wie kann die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP) dabei helfen? Finden Sie die Antwort auf diese Frage, bevor Sie mit der Suche beginnen.
- Stellen Sie Ihr Team zusammen: Wie bei jeder Software-Einführung müssen Sie ein Kernteam zusammenstellen, von Stakeholdern über IT bis hin zu Einkauf, Buchhaltung und mehr. Klären Sie, wer während dieses Prozesses Teil Ihres Implementierungsteams sein wird.
- Recherchieren Sie: Sobald Sie bereit sind, mit dem Aufbau oder der Auswahl zu beginnen, ist es wichtig, potenzielle Anbieter zu recherchieren, die Ihren Kriterien entsprechen. Scheuen Sie sich nicht, nach Demos zu fragen, falls diese angeboten werden, und melden Sie sich für kostenlose Testversionen an, um ein echtes Gefühl für die Lösung zu bekommen.
Sobald Sie alles beisammen haben und dennoch unsicher sind, wie Sie starten sollen, habe ich einige meiner bevorzugten AP-Softwareanbieter zusammengestellt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
Stellen Sie die Kreditorenbuchhaltung auf Autopilot
AP-Teams haben bereits eine Menge zu tun. Statt sie mit manueller Dateneingabe und dem Umwandeln von Papierrechnungen in elektronische Rechnungen zu beschäftigen, geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich auf strategische Aufgaben wie die Analyse der Cashflows und des Ausgabenverhaltens zu konzentrieren.
Nutzen Sie AP-Automatisierungssoftware, um Rechnungsfreigaben, Zahlungsabwicklungen und andere manuelle Aufgaben in Ihrem Workflow zu automatisieren. So können Sie Ihre gesamten AP-Kosten senken, Ihr AP-Team befähigen, mehr zu leisten, und bessere Entscheidungen auf Basis realer Daten treffen.
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