ERP-Beschaffung – Wie Ihr System Ihnen Geld sparen kann
Optimierung des Unternehmenseinkaufs: Die ERP-Beschaffung optimiert das Sourcing, das Lieferantenmanagement und die Bearbeitung von Bestellungen, indem sie diese mit anderen Geschäftsprozessen integriert.
Teamwork führt zum Erfolg: ERP-Systeme fördern die bereichsübergreifende Zusammenarbeit, indem sie verschiedene Funktionen wie Finanzen, Lagerbestand, Vertrieb und Beschaffung integrieren.
Effizienz freisetzen: Die wichtigsten Vorteile sind die Automatisierung von Aufgaben, die Beschleunigung der Beschaffungszyklen und die Möglichkeit, Teams auf strategische Aktivitäten wie Compliance und Risikomanagement zu fokussieren.
Ich weiß, es klingt so, aber nein — ERP-Beschaffung ist nicht der Prozess der Überprüfung und Auswahl geeigneter ERP-Software. Obwohl dies natürlich für eine erfolgreiche Implementierung wichtig ist.
Wenn Sie Hilfe bei der Auswahl eines ERP-Systems suchen, sind Sie hier genau richtig. Das sind derzeit die besten Systeme auf dem Markt:
Die ERP-Beschaffung umfasst die Nutzung Ihrer ausgewählten ERP-Software zur Automatisierung und Organisation von Unternehmenseinkäufen. Bleiben Sie dran, und ich zeige Ihnen, wie Sie sicherstellen, dass Ihr System den besten ROI liefert.
Einführung in die ERP-Beschaffung
ERP-Beschaffung (auch als ERP im Einkauf bezeichnet) bedeutet die Optimierung von Beschaffungsprozessen wie Sourcing, Lieferantenmanagement und Bestellabwicklung mit einer ERP-Lösung.
Mit geschätzten $4,6 Milliarden Einnahmen im Jahr 2021 wächst der Markt für Beschaffungssoftware seither stetig, wobei SAP und Oracle die Kategorie anführen.
Wenn Sie beispielsweise bereits ERP-Software für Personal- und Finanzmanagement nutzen, verfügt diese möglicherweise über ein Beschaffungs-Modul, das Sie ebenfalls integrieren können. Oder wenn Sie ein Tool zur Automatisierung von Beschaffungsprozessen haben, könnte dieses eine ERP-Integration beinhalten, um Ihren Einkaufsworkflow mit anderen Geschäftsbereichen zu verbinden.
Letztlich hilft Ihnen jedes Enterprise-Resource-Planning-Beschaffungssystem, Budgets effektiv zu verwalten, Ausgaben zu verfolgen und Kosten zu minimieren.
Vorteile von ERP in der Beschaffung
Teamarbeit ist entscheidend für den Unternehmenserfolg, weshalb Abteilungen, die isoliert arbeiten, eher scheitern oder langsam vorankommen. ERP-Systeme integrieren Funktionen wie Finanzen, Lagerbestandsverwaltung, Vertrieb und (natürlich!) Einkauf und fördern so Zusammenarbeit und Unternehmenserfolg.
Insbesondere verbessert ERP-Software Beschaffungsprozesse, indem sie den Einkauf von Waren und Dienstleistungen bei verschiedenen Lieferanten vereinfacht, Ressourcen optimal nutzt und wertvolle Lieferantenbeziehungen aufrechterhält.
Zu den wichtigsten Vorteilen von ERP in der Beschaffung gehören unter anderem:
1. Zeit- und Kostenersparnis
ERP-Beschaffungssysteme automatisieren Routinetätigkeiten, verkürzen den Beschaffungszyklus und ermöglichen Ihrem Team, sich auf strategische Aufgaben wie Compliance und Risikomanagement zu konzentrieren.
Durch die Vereinheitlichung von Beschaffungsdaten und -prozessen helfen ERP-Plattformen Ihnen zudem, Einsparpotenziale aufzudecken. Wenn Sie zum Beispiel einen Artikel wöchentlich nachbestellen, können Sie durch Großeinkäufe von Mengenrabatten profitieren. Oder wenn Sie feststellen, dass Sie die Einkaufskosten erst am Quartalsende wieder hereinholen, können Sie versuchen, flexiblere Zahlungsbedingungen mit Lieferanten zu verhandeln.
Das Ergebnis? Erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse.
2. Verbesserte Ausgabenverwaltung
Beschaffungs-ERP-Systeme bieten Echtzeit-Einblicke und Ausgabenanalysen, was ein strikteres Rechnungswesen und eine bessere Budgetkontrolle ermöglicht.
Sie können Ausgabemuster verfolgen, Unstimmigkeiten erkennen und Ressourcen effizienter steuern. Diese Transparenz ermöglicht datenbasierte Entscheidungen, beugt Ausgabenüberschreitungen vor und sorgt für eine effizientere Ausgabenverwaltung.
3. Verbesserte Lieferantenbeziehungen
Starke Lieferantenbeziehungen erleichtern nahtlose Beschaffungsprozesse — und ERP-Systeme helfen beim Aufbau solcher Beziehungen. Sie dienen als zentrale Anlaufstelle für die Überwachung der Lieferantenleistung, das Lieferantenmanagement und die Vertragsverwaltung.
Da alle relevanten Daten an einem Ort gespeichert sind, wird die Zusammenarbeit verbessert und eine schnelle Problemlösung sichergestellt. Das reduziert die Häufigkeit, mit der Lieferanten Lieferzeiten und Qualitätsvereinbarungen nicht einhalten, und ermöglicht bessere Verhandlungsergebnisse sowie zuverlässigere Lieferketten.
Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass [die meisten Unternehmen] nur sehr selten die Möglichkeit haben, eine Lieferantenleistungsanalyse durchzuführen. Hinzu kommt, dass die erforderlichen Informationen sehr schwer zu beschaffen sein können … ERP-Systeme können diese Informationen nicht nur erfassen und speichern, sondern Berichte mit nur wenigen Klicks erstellen.
Herausforderungen von ERP im Einkauf
ERP-Systeme bieten jede Menge Vorteile, aber sie sind nicht ohne Herausforderungen und blinde Flecken. Wer sie im Vorfeld kennt, kann sie viel besser umgehen.
Zu den häufigsten Herausforderungen bei der Nutzung von ERP für die Beschaffung zählen Prozessflexibilität, Kollaborationsprobleme, inoffizielle Einkäufe, Änderungsresistenz und Einschränkungen bei der Individualisierung. So äußert sich das:
Beschaffungsflexibilität
Da ERP-Plattformen dazu konzipiert sind, Betriebsprozesse zu standardisieren, kann es manchmal schwierig sein, sich an individuelle Geschäftsanforderungen anzupassen.
Möglicherweise müssen Sie zum Beispiel Ihren Einkaufsprozess auf Lieferantenprobleme oder Marktveränderungen anpassen. Starre ERP-Frameworks sind hierfür eventuell nicht flexibel genug, was zu Verzögerungen und verpassten Chancen führen kann.
Glücklicherweise lässt sich dieses Problem durch anpassbare ERP-Software und die regelmäßige Aktualisierung der Prozesse sowie maßgeschneiderte Lösungen des Plattformanbieters beheben.
Zusammenarbeitsprobleme
Für eine effiziente Beschaffung müssen alle Beteiligten — von der Finanz- bis zur Produktionsabteilung und der Lagerverwaltung — auf dem gleichen Stand sein und in Echtzeit auf Informationen zugreifen können.
Allerdings können ERP-Systeme gelegentlich neue Silos schaffen, die zu Fehlkommunikation, doppelter Arbeit und Ineffizienzen führen — insbesondere wenn die Module der Plattform nicht gut integriert sind.
Verbessern Sie die bereichsübergreifende Kommunikation, indem Sie in reibungslose Integrationen zwischen ERP-Schlüsselmodulen investieren. Darüber hinaus helfen regelmäßige abteilungsübergreifende Meetings und Schulungen, Zusammenarbeit und Systemverständnis zu fördern.
Inoffizielle Einkäufe (Dark Purchasing)
Inoffizielle Einkäufe (auch "Maverick Spending" genannt) entstehen, wenn Teammitglieder Einkäufe außerhalb vorgegebener Beschaffungsprozesse tätigen. Dies kann zu Budgetüberschreitungen, angespannten Lieferantenbeziehungen, Compliance-Problemen und vielen Zusatzaufgaben führen.
ERP-Systeme können all dem durch Durchsetzung von Einkaufsrichtlinien entgegenwirken, wobei das konsequente Einhalten der Regeln im gesamten Team schwierig, manchmal sogar unmöglich ist.
Reduzieren Sie dieses Risiko durch klare Richtlinien, etablierte Freigabeprozesse und regelmäßige Audits, um beschaffungslose beziehungsweise nicht dokumentierte Käufe aufzudecken.
Änderungsresistenz
Eine ERP-Einführung bringt meist erhebliche Veränderungen an bestehenden Workflows und Prozessen mit sich und Mitarbeitende, die an die bisherigen Abläufe gewöhnt sind, reagieren häufig ablehnend.
Dadurch kann sich die Einführung verzögern und die Effizienz des neuen ERP-Systems leidet. Beugen Sie diesen Problemen durch ein sorgfältiges Change Management, umfassende Schulungen und die transparente Kommunikation der Vorteile vor.
Beziehen Sie Mitarbeitende zudem aktiv in die Implementierung und Testphasen ein, um ihre Zustimmung (Wortspiel nicht beabsichtigt) zu gewinnen und Widerstand zu minimieren.
Grenzen bei der Individualisierung
Standard-ERP-Systeme passen möglicherweise nicht vollständig zu den individuellen Prozessen Ihres Unternehmens, und deren Anpassung kann komplex, kostspielig oder unpraktisch sein. Umfangreiche Anpassungen können zudem später neue Probleme verursachen.
Müssen Sie beispielsweise regelmäßige Wartungschecks durchführen oder die Software aktualisieren, wäre es am besten, dies mit einem vorkonfigurierten Programm des ERP-Anbieters zu automatisieren, aber Zusatzanpassungen können zusätzlichen manuellen Aufwand erfordern.
Verhindern Sie solche Rückschritte, indem Sie ein ERP-System wählen, das modulare Anpassungsoptionen bietet, den ERP-Anbieter in nötige Prozesse einbinden und nur unbedingt nötige Individualisierungen umsetzen, damit das System nicht unnötig komplex oder bei Updates inkompatibel wird.
Wichtige Funktionen von ERP-Beschaffungsmodulen
Sie sind bereit, sich die Vorteile von ERPs für Ihr Beschaffungsmanagement zu Nutze zu machen. Großartig! Doch bei der Vielzahl an möglichen Systemen kann die Auswahl schnell überfordernd wirken.
Sparen Sie Zeit und wählen Sie die beste Plattform für Ihr Unternehmen, indem Sie auf diese Top-Features von ERP-Beschaffungsmodulen achten. Während Ihre bevorzugte Lösung vielleicht nicht jede Funktion bietet, sollte sie Ihre wichtigsten Anforderungen erfüllen.
| Wichtige Funktionen des ERP-Beschaffungsmoduls | |
| Bestellmanagement (PO-Management) | Rationalisiert die Erstellung, Freigabe und Nachverfolgung von Bestellanforderungen und -aufträgen |
| Vertragsmanagement | Verwaltet Lieferantenverträge und -vereinbarungen für maximale Compliance und Transparenz |
| Bestands- und Auftragsmanagement | Synchronisiert die Beschaffung mit Lagerbeständen, um Engpässe oder Überbestände zu vermeiden |
| Beschaffung (Sourcing) | Identifiziert und bewertet potenzielle Lieferanten für eine vielfältige und zuverlässige Lieferantenbasis |
| Management von Zeitarbeitskräften | Überwacht und optimiert den Einsatz von Zeitarbeits- oder Vertragskräften entsprechend dem Beschaffungsbedarf. |
| Lieferantenrisiko- und Leistungsmanagement | Bewertet und verfolgt die Leistung und Risiken von Lieferanten, um hohe Standards zu gewährleisten |
| Ausgabenanalyse | Ermöglicht Einblicke in die Beschaffungsausgaben zur Identifizierung von Einsparpotenzialen und zur Verbesserung der Finanzen |
| Integrationen | Ermöglicht die Verbindung des Tool-Stacks durch automatischen Datenaustausch |
1. Bestellmanagement (PO-Management)
Jedes umfassende ERP-Beschaffungsmodul umfasst ausführliche Fähigkeiten zum PO-Management. Diese Funktion ermöglicht die Erstellung, Freigabe und Nachverfolgung von Bestellungen und stellt sicher, dass Sie benötigte Artikel rechtzeitig und gut dokumentiert erhalten.
2. Vertragsmanagement
Vertragsmanagement beinhaltet die effektive Verwaltung von Lieferantenvereinbarungen und die Überwachung des Vertragsstatus. Das richtige ERP-Beschaffungsmodul dient als Vertragsrepository, macht alle Vertragsdetails leicht zugänglich, hilft bei der Einhaltung und vereinfacht Verlängerungen.
3. Bestands- und Auftragsmanagement
Bestands- und Auftragsmanagement-Funktionen helfen Ihnen, Beschaffungsaktivitäten mit Lagerbeständen und Kundennachfrage abzustimmen, sodass Engpässe oder Überbestände vermieden werden. Ebenso wird eine nahtlose Auftragserfassung und reibungslose Lieferung sichergestellt.
4. Beschaffung (Sourcing)
Wenn Sie Ihren Auswahl- und Prüfprozess für Lieferanten vereinfachen und beschleunigen möchten, ist ein ERP-Beschaffungsmodul mit strategischem Sourcing-Tool optimal. Diese Funktion beinhaltet eine Lieferantendatenbank, in der Sie zuverlässige Lieferanten finden und prüfen können – das spart Ressourcen und verbessert die Qualität Ihres Outputs.
5. Management von Zeitarbeitskräften
Diese ERP-Beschaffungsfunktion ermöglicht es Ihnen, Zeitarbeits- oder Vertragskräfte effektiv zu verwalten und deren Einsatz an die Beschaffungsanforderungen und Unternehmensziele anzupassen. Dies erhöht die Transparenz und Kontrolle über externe Arbeitskräfte, was zu höherer Qualität, niedrigeren Kosten und effizienteren Prozessen führt.
6. Lieferantenrisiko- und Leistungsmanagement
Diese Funktion ist entscheidend für den Erfolg eines ERP-Systems in der Beschaffung, da sie dabei hilft, potenzielle Risiken Ihrer Lieferanten zu bewerten und zu überwachen.
Gutes Risiko- und Leistungsmanagement bei Lieferanten bedeutet im Grunde weniger Probleme und hohe Leistungsstandards. Wer möchte das nicht!
7. Ausgabenanalyse
Die besten ERP-Beschaffungsmodule bieten klare Funktionen zur Ausgabenanalyse, die Ausgabemuster im Beschaffungsprozess aufzeigen. Die gewonnenen Einblicke können genutzt werden, um Einsparpotenziale zu erkennen, Beschaffungsstrategien zu optimieren und das finanzielle Gesamtergebnis zu verbessern.
8. Integrationen
Abschließend sollten Ihre ERP-Beschaffungsmodule über leistungsfähige Integrationsfunktionen verfügen, um effiziente Geschäftsabläufe und eine nahtlose Verbindung mit anderen Unternehmensprozessen und -systemen zu ermöglichen.
Lassen Sie uns ERP-Integrationen in der Beschaffung im Detail betrachten.
Integration von Beschaffungsautomatisierungs-Software
Die Integration Ihrer Beschaffungsautomatisierungssoftware (oder Ihres ERP-Moduls) mit weiteren Unternehmensbereichen und Tools ist keine leichte Aufgabe, lohnt sich aber zu 100 %.
Ob Sie nun Ihr Beschaffungs-ERP mit Finanztools synchronisieren oder mit dem teamweiten Identitätsprovider verbinden möchten – dieser Leitfaden hilft Ihnen, Automatisierungssoftware für die Beschaffung erfolgreich mit ERP-Systemen zu integrieren.
1. Bewerten Sie Ihren Integrationsbedarf
Analysieren Sie Ihre aktuellen Systemprozesse, um festzustellen, welche mit Ihrem ERP-Beschaffungsmodul kommunizieren müssen und welche Daten ausgetauscht werden.
Erstellen Sie zunächst eine Liste aller Systeme, die in Ihrem Unternehmen an der Beschaffung beteiligt sind, wie Ihr CRM-, Buchhaltungssoftware und das Lagerverwaltungstool. Definieren Sie anschließend die Datenflüsse zwischen diesen Systemen und legen Sie Integrationsziele wie z. B. Echtzeit-Datenupdates oder Batch-Verarbeitung fest.
2. Die beste Integrationsart wählen
Sie können Ihre Beschaffungsautomatisierungssoftware oder Ihr ERP-Modul auf verschiedene Weise mit Ihren Geschäftsprozessen und Tools integrieren. Wählen Sie die Integrationsmethode, die am besten zur Komplexität und Skalierbarkeit Ihrer Systeme passt.
API-basierte Integrationen eignen sich beispielsweise gut für den sofortigen Datenaustausch zwischen Quell- und Zielsystemen, etwa Ihrem CDP und CRM.
Zugleich eignen sich Middleware wie Enterprise Service Bus (ESB) und iPaaS-Tools für komplexe Multi-System-Umgebungen bzw. weniger komplexe, kostengünstige Umsetzungen.
3. Einen detaillierten Integrationsplan erstellen
Je nach Komplexität und Umfang Ihrer Abläufe kann die ERP-Beschaffungsintegration wenige Minuten bis hin zu mehreren Wochen dauern.
Ein Plan, der den Integrationsprozess, Zuständigkeiten, Meilensteine und Zeitpläne festhält, standardisiert das Projekt und sorgt für Organisation und Effizienz.
Dieser Schritt beinhaltet außerdem:
- Datenfelder zuzuordnen.
- Workflows zu definieren.
- Überwachungsmechanismen einzurichten.
Diese Phase ist stark individuums-/unternehmensspezifisch. Daher empfiehlt es sich, mit einem internen Projektmanager oder externen ERP-Berater zusammenzuarbeiten, falls Sie dies nicht selbst abbilden können.
4. Die Integration umsetzen
Setzen Sie die Integration Ihrer relevanten Systeme gemäß Plan um – beginnen Sie jedoch zunächst mit Pilot-ERP-Tests, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert, bevor Sie den vollständigen Rollout vornehmen.
5. Die Integration überwachen und pflegen
Sobald Ihre ERP-Beschaffungsintegrationen live sind, sollten Sie deren Leistung überwachen und das System pflegen, um weiterhin effektiv zu bleiben.
Achten Sie auf auftretende Probleme wie inkonsistente Daten, Systemleistungsprobleme und Bedarf an Updates. Setzen Sie Automatisierungs- und Monitoring-Tools ein, führen Sie regelmäßige Wartungen durch und sammeln Sie Nutzerfeedback, um Stolpersteine frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
Branchenanwendungen der ERP-Beschaffung
ERP in der Beschaffung verbessert das Lieferantenmanagement und unterstützt verschiedene Unternehmensbereiche wie Fertigung, Einzelhandel, Lieferkettenmanagement und Logistik.
- Fertigung: Im produzierenden Gewerbe unterstützen ERP-Beschaffungsmodule den Einkauf von Rohstoffen und Komponenten, sodass die Produktion nicht durch fehlende Materialien ins Stocken gerät.
- Einzelhandel: Im Einzelhandel helfen ERP-Beschaffungssysteme dabei, Lieferantenbeziehungen zu verwalten, bessere Absprachen auszuarbeiten, den Bedarf zu prognostizieren und sicherzustellen, dass Produkte zum richtigen Zeitpunkt in den Filialen sind.
- Lieferkettenmanagement: ERP-Beschaffungsmodule erleichtern das Management von Lieferketten und stellen sicher, dass alle nötigen Komponenten durch abgestimmte Einkaufsprozesse mit diversen Lieferanten für Produktion und Distribution verfügbar sind.
- Logistik: ERP-Software für die Beschaffung ermöglicht in der Logistik termingerechte Lieferungen und minimale Kosten durch effizienten Transport und Lagerhaltung.
Zukünftige Trends in der ERP-Beschaffung
Die Beschaffung per ERP hat vielversprechende Aussichten, da neue Technologien für mehr Effizienz sorgen. Bleiben Sie der Konkurrenz voraus, indem Sie sich auf diese wichtigen Trends, ERP-Weiterentwicklungen und Verbesserungen der Beschaffungstechnologie einstellen:
→ Mobile ERP
Mobile ERP-Anwendungen gewinnen in der Beschaffung an Bedeutung, da sie es Benutzern ermöglichen, Unternehmensanschaffungen praktisch von überall aus einzusehen und zu steuern.
Dieser Trend ermöglicht zeitnahe Entscheidungen, bessere Zusammenarbeit und mehr Produktivität für Einkaufsprofis unterwegs.
→ Cloud-basierte ERP-Lösungen
Cloud-basierte ERP-Lösungen werden immer beliebter, und der globale Cloud-ERP-Markt wird bis 2025 voraussichtlich einen Wert von 40,5 Milliarden US-Dollar erreichen.
Der Grund, warum sie für Beschaffungsteams so attraktiv sind, ist nicht schwer zu erkennen: Während On-Premises-ERPs möglicherweise mehr Sicherheit und Kontrolle bieten, sind Cloud-ERPs flexibler, skalierbarer und kosteneffizienter.
→ Internet of Things (IoT)
Die Integration von IoT-Geräten in ERP-Systeme ermöglicht die Erfassung von Echtzeitdaten und sorgt für eine detaillierte Transparenz in der Lieferkette. Kein Wunder also, dass Anbieter diese Technologie immer häufiger integrieren. IoT-Daten ermöglichen außerdem fundierte Entscheidungen, optimierte Lagerbestände und eine bessere Lieferantenperformance.
Linking IoT and transactional data is the gateway to digital transformation.
→ KI-Systemintegration
Künstliche Intelligenz ist ein Trend, der den Technologiesektor in den letzten Jahren im Sturm erobert hat, und auch der ERP-Bereich wurde nicht ausgeschlossen.
KI wird zunehmend in ERP-Beschaffungssysteme integriert, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, große Datensätze zu analysieren und die Nachfrage vorherzusagen — was proaktiv Risiken in der Lieferkette minimiert.
Mach es — werde papierlos
Die traditionelle Beschaffung basiert auf physischen Dokumenten und erfordert viele manuelle Prozesse, die der Vergangenheit angehören sollten.
Zukunftsweisend ist die elektronische Beschaffung über ERP-Systeme. Sie digitalisiert Einkaufsunterlagen und automatisiert die Lieferantenbeziehungen, was zu einem schnelleren, reibungslosen und kosteneffizienteren Beschaffungszyklus führt.
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