ERP-Beschaffung – Wie Ihr System Ihnen Geld sparen kann
Ich weiß, es klingt so, aber nein — ERP-Beschaffung ist nicht der Prozess der Überprüfung und Auswahl geeigneter ERP-Software. Auch wenn das selbstverständlich für eine erfolgreiche Implementierung wichtig ist.
Bei der ERP-Beschaffung geht es darum, mit Ihrer gewählten ERP-Software die Unternehmensbeschaffungsaktivitäten zu automatisieren und zu organisieren. Bleiben Sie dran, und ich zeige Ihnen, wie Sie sicherstellen, dass Ihr System die beste Kapitalrendite liefert.
Einführung in die ERP-Beschaffung
ERP-Beschaffung (auch genannt ERP in der Beschaffung) ist die Optimierung von Beschaffungsprozessen wie Beschaffungsquellen, Lieferantenmanagement und Bestellabwicklung mit einer ERP-Lösung.
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Der Markt für Beschaffungssoftware hat im Jahr $4,6 Milliarden im Jahr 2021 eingebracht und wächst seither stetig weiter, wobei SAP und Oracle die Kategorie anführen.
Wenn Sie beispielsweise bereits ERP-Software für Personal- und Finanzmanagement nutzen, könnte diese auch ein Beschaffungs-Modul haben, das Sie integrieren können. Oder wenn Sie ein Tool zur Automatisierung des Beschaffungswesens haben, bietet dieses möglicherweise eine ERP-Integration, um Ihren Einkaufsprozess mit anderen Unternehmensfunktionen zu verbinden.
Letztendlich hilft Ihnen jedes System zur unternehmensweiten Ressourcenplanung in der Beschaffung, Budgets effektiv zu verwalten, Ausgaben zu verfolgen und Kosten zu minimieren.
Wenn Sie Unterstützung bei der Auswahl eines ERP-Systems suchen, sind Sie hier genau richtig. Das sind aktuell die besten Systeme auf dem Markt:
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Vorteile von ERP in der Beschaffung
Teamarbeit ist der Schlüssel zum Geschäftserfolg, daher sind Unternehmen mit abteilungsübergreifender Isolation eher zum Scheitern verurteilt oder agieren langsamer. ERP-Systeme integrieren Funktionen wie Finanzen, Lagerverwaltung, Vertrieb und natürlich Beschaffung, was Zusammenarbeit und Unternehmenserfolg fördert.
Insbesondere vereinfacht ERP-Software die Beschaffungsprozesse, indem sie den Einkauf von Waren und Dienstleistungen verschiedener Anbieter erleichtert, Ressourcen optimal nutzt und wertvolle Lieferantenbeziehungen fördert.
Zentrale Vorteile von ERP in der Beschaffung sind:
1. Zeit- und Kosteneinsparungen
ERP-Beschaffungssysteme automatisieren Routineaufgaben, beschleunigen den Beschaffungszyklus und ermöglichen es Ihrem Team, sich auf strategische Aufgaben wie Compliance und Risikomanagement zu konzentrieren.
Durch die Vereinheitlichung von Beschaffungsdaten und -prozessen helfen ERP-Plattformen Ihnen außerdem, Kosteneinsparpotenziale zu erkennen. Wenn Sie beispielsweise einen Artikel wöchentlich nachbestellen, können Sie Mengenrabatte durch den Einkauf in größeren Chargen erzielen. Oder wenn Sie feststellen, dass sich Ihre Einkaufskosten erst am Quartalsende amortisieren, können Sie flexiblere Zahlungsbedingungen mit Lieferanten aushandeln.
Das Ergebnis? Deutliche Zeit- und Kosteneinsparungen.
2. Verbesserte Ausgabensteuerung
Beschaffungs-ERP-Systeme bieten Echtzeit-Einblicke und Ausgabenanalysen, was eine genauere Buchhaltung und bessere Budgetkontrolle ermöglicht.
Sie können Ausgabemuster verfolgen, Unstimmigkeiten erkennen und Ressourcen effizienter verwalten. Dieses Maß an Transparenz hilft Ihnen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen, Überausgaben zu vermeiden und sorgt für ein effizientes Ausgabenmanagement.
3. Verbesserte Lieferantenbeziehungen
Starke Beziehungen zu Lieferanten ermöglichen eine reibungslose Beschaffung — und ERP-Systeme helfen dabei, sie aufzubauen. Sie dienen als zentraler Ort für die Nachverfolgung der Lieferantenleistung, das Lieferantenmanagement und die Vertragsverwaltung.
Alle Daten an einem Ort zu haben, fördert die Zusammenarbeit und sorgt für eine zügige Problemlösung, wodurch Lieferanten seltener Lieferzeiten und Qualitäts-SLAs nicht einhalten. Zudem ermöglicht es bessere Verhandlungsergebnisse und zuverlässigere Lieferketten.
Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass [die meisten Unternehmen] kaum Möglichkeiten zur Analyse der Lieferantenleistung haben. Hinzu kommt, dass die benötigten Informationen oft nur sehr schwer zu beschaffen sind … ERP-Systeme können diese Informationen nicht nur erfassen und speichern, sondern Berichte mit nur wenigen Klicks erstellen.
Herausforderungen von ERP im Einkauf
ERP-Systeme bieten eine Vielzahl an Vorteilen, aber sie sind nicht ohne Herausforderungen und blinde Flecken. Wenn Sie diese im Vorfeld kennen, können Sie sie viel leichter umgehen.
Zu den häufigsten Herausforderungen beim Einsatz von ERP im Einkauf zählen Prozessflexibilität, Probleme bei der Zusammenarbeit, intransparente Einkäufe, Widerstand gegen Veränderungen und Grenzen bei der Individualisierung. Hier erfahren Sie, wie sich diese auswirken:
Flexibilität im Einkauf
Da ERP-Plattformen darauf ausgelegt sind, betriebliche Abläufe zu standardisieren, erschweren sie es gelegentlich, auf spezifische geschäftliche Erfordernisse flexibel zu reagieren.
Beispielsweise müssen Sie Ihren Einkaufsprozess bei Lieferantenproblemen oder Marktveränderungen anpassen. Unflexible ERP-Systeme sind hier manchmal einfach nicht schnell genug, was zu Verzögerungen und verpassten Chancen führen kann.
Zum Glück kann das Anpassen von Workflows mit einer flexiblen ERP-Software, regelmäßige Prozessoptimierungen sowie das Einholen maßgeschneiderter Lösungen vom Plattformanbieter dabei helfen, dieses Problem zu beheben.
Zusammenarbeitsprobleme
Damit der Einkauf effizient durchgeführt werden kann, müssen alle Beteiligten – von der Finanzabteilung über die Produktion bis zum Lagerbestandmanagement – auf dem gleichen Stand sein und in Echtzeit Zugriff auf Informationen haben.
Allerdings kann ein ERP-System manchmal zu Silos führen, was wiederum zu Missverständnissen, doppelten Arbeiten und Ineffizienzen führt, insbesondere dann, wenn die einzelnen Module des Systems nicht gut integriert sind.
Verbessern Sie die Kommunikation zwischen den Abteilungen, indem Sie in nahtlose Integrationen zwischen entscheidenden ERP-Modulen investieren. Planen Sie außerdem regelmäßige Meetings und abteilungsübergreifende Schulungen, um die Zusammenarbeit und das Systemverständnis zu fördern.
Intransparente Einkäufe
Intransparente Einkäufe (auch bekannt als Maverick Buying) entstehen, wenn Mitarbeitende Käufe außerhalb definierter Beschaffungsprozesse tätigen. Diese Abweichung kann Budgetüberschreitungen, schlechtere Lieferantenbeziehungen, Compliance-Probleme und einiges an Ärger verursachen.
ERP-Systeme können hier vorbeugen, indem sie Einkaufsrichtlinien durchsetzen; doch die lückenlose und teamweite Einhaltung bleibt schwierig und mitunter schier unmöglich.
Verringern Sie dieses Risiko, indem Sie klare Vorgaben schaffen, Freigabeworkflows festlegen und regelmäßige Audits zur Aufdeckung nicht protokollierter Einkäufe durchführen.
Widerstand gegen Veränderungen
Die Einführung eines ERP-Systems bringt meist große Veränderungen in bestehenden Abläufen mit sich. Mitarbeitende, die an alte Arbeitsweisen gewöhnt sind, reagieren mitunter ablehnend auf die Neuerungen.
Solcher Widerstand kann die Einführung verlangsamen und die Effektivität des neuen ERP-Tools schmälern. Dem können Sie durch umsichtiges Change Management, umfassende Mitarbeiterschulungen und transparente Kommunikation der Vorteile entgegenwirken.
Beziehen Sie Mitarbeitende auch während der Implementierungs- und Testphase ein, um ihre Akzeptanz zu erhöhen (kleines Wortspiel) und Widerstände zu senken.
Grenzen der Individualisierung
Von der Stange erhältliche ERP-Systeme passen oft nicht vollständig zu den individuellen Einkaufsprozessen Ihres Unternehmens, und Anpassungen können aufwändig, teuer oder schlicht nicht praktikabel sein. Übermäßige Individualisierung führt darüber hinaus mitunter zu neuen Problemen in der Zukunft.
Wenn Sie z. B. regelmäßige Wartungsprüfungen durchführen oder die Software aktualisieren müssen, wäre die Automatisierung über ein vom ERP-Anbieter bereitgestelltes Programm optimal – individuelle Erweiterungen können aber zusätzlichen manuellen Aufwand verursachen.
Vermeiden Sie Rückschläge wie diesen, indem Sie ein ERP-System wählen, das modulare Anpassungsoptionen bietet, und beziehen Sie Ihren ERP-Anbieter zur Unterstützung bei notwendigen Aspekten ein. Nehmen Sie außerdem nur notwendige Anpassungen vor, um das System nicht zu überfrachten und Kompatibilitätsprobleme bei zukünftigen Updates zu vermeiden.
Schlüsselfunktionen von ERP-Beschaffungsmodulen
Sie sind bereit, die Vorteile von ERPs für das Beschaffungsmanagement zu nutzen. Das ist großartig! Aber bei so vielen potenziellen Systemen kann die Auswahl schnell überwältigend wirken.
Sparen Sie Zeit und wählen Sie die beste Plattform für Ihr Unternehmen, indem Sie auf diese wichtigsten Funktionen von ERP-Beschaffungsmodulen achten. Auch wenn Ihre bevorzugte Option nicht alle dieser Lösungen bietet, sollte sie Ihre wichtigsten Anforderungen erfüllen.
| Wichtige Funktionen von ERP-Beschaffungsmodulen | |
| Bestellmanagement (Purchase Order, PO) | Vereinfacht die Erstellung, Genehmigung und Nachverfolgung von Bestellanforderungen und -aufträgen |
| Vertragsmanagement | Verwaltet Lieferantenverträge und -vereinbarungen für maximale Compliance und Transparenz |
| Bestands- und Auftragsmanagement | Synchronisiert den Einkauf mit den Lagerbeständen, um Fehlbestände oder Überbevorratung zu vermeiden |
| Beschaffung (Sourcing) | Identifiziert und bewertet potenzielle Lieferanten für eine vielfältige und verlässliche Lieferantenbasis |
| Management externer Arbeitskräfte | Überwacht und optimiert den Einsatz von temporären oder vertraglich gebundenen Mitarbeitenden entsprechend den Beschaffungsanforderungen. |
| Lieferantenrisiko- und Leistungsmanagement | Bewertet und verfolgt die Leistung und Risiken von Lieferanten, um hohe Standards zu gewährleisten |
| Ausgabenanalyse | Bietet Einblicke in die Beschaffungsausgaben, um Einsparpotenziale zu identifizieren und die Finanzen zu stärken |
| Integrationen | Ermöglicht die Verbindung des Tool-Stacks durch automatischen Datenaustausch |
1. Bestellmanagement (Purchase Order, PO)
Jedes umfassende ERP-Beschaffungsmodul enthält umfangreiche PO-Management-Fähigkeiten. Diese Funktion ermöglicht die Erstellung, Genehmigung und Nachverfolgung von Bestellungen und sorgt dafür, dass Sie benötigte Artikel rechtzeitig erhalten und alles gut dokumentiert bleibt. Diese Vorteile erhalten Sie auch durch spezialisierte Bestellsoftware.
2. Vertragsmanagement
Das Vertragsmanagement umfasst die effektive Verwaltung von Lieferantenvereinbarungen sowie die Überwachung des Vertragsstatus. Das richtige ERP-Beschaffungsmodul dient als Vertragsdatenbank, stellt eine leichte Zugänglichkeit aller Vertragsdetails sicher, hilft bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und erleichtert Verlängerungen.
3. Bestands- und Auftragsmanagement
Mit Bestands- und Auftragsmanagement-Funktionen gleichen Sie Ihre Beschaffungsaktivitäten mit Lagerbeständen und Kundennachfrage ab, um Engpässe oder Überbestellungen zu verhindern. So wird auch ein reibungsloser Ablauf von Bestellung und Lieferung sichergestellt.
4. Beschaffung (Sourcing)
Wenn Sie Ihren Prozess zur Lieferantenauswahl vereinfachen und beschleunigen möchten, ist ein ERP-Beschaffungsmodul mit einem strategischen Beschaffungstool ideal. Dieses bietet eine Lieferantendatenbank, in der Sie verlässliche Anbieter finden und bewerten können – so sparen Sie Ressourcen und verbessern Ihre Produktqualität.
5. Management externer Arbeitskräfte
Mit diesem ERP-Beschaffungs-Feature steuern Sie externe oder temporäre Mitarbeitende effektiv und stimmen deren Einsatz auf die Beschaffungsanforderungen sowie die Unternehmensziele ab. Dadurch erhalten Sie mehr Übersicht und Kontrolle über externe Kräfte, was zu höherer Personalqualität, geringeren Kosten und effizienteren Prozessen führt.
6. Lieferantenrisiko- und Leistungsmanagement
Diese Funktion ist für den erfolgreichen ERP-Einsatz in der Beschaffung unerlässlich, da sie hilft, potenzielle Risiken Ihrer Lieferanten zu bewerten und zu überwachen.
Im Grunde genommen bedeuten gutes Risiko- und Leistungsmanagement bei Lieferanten weniger Probleme und hohe Leistungsstandards. Das klingt doch gut, oder?
7. Ausgabenanalyse
Die besten ERP-Beschaffungsmodule verfügen über transparente Funktionen zur Ausgabenanalyse, die Muster im Beschaffungsverhalten offenlegen. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse nutzen Sie, um Einsparpotenziale aufzudecken, Ihre Beschaffungsstrategien zu optimieren und die finanzielle Performance nachhaltig zu steigern.
8. Integrationen
Zuletzt sollte Ihr ERP-Beschaffungsmodul über leistungsfähige Integrationsmöglichkeiten verfügen, die effiziente Geschäftsabläufe sowie eine nahtlose Anbindung an weitere Unternehmensprozesse und -systeme ermöglichen.
Sehen wir uns nun ERP-Integrationen im Beschaffungsbereich genauer an.
Integration von Beschaffungsautomatisierungssoftware
Die Integration Ihrer Beschaffungsautomatisierungssoftware (oder Ihres ERP-Moduls) mit den restlichen Geschäftsbereichen und dem Tool-Stack ist keine kleine Aufgabe, aber sie ist zu 100 % lohnenswert.
Ganz gleich, ob Sie Ihr Beschaffungs-ERP mit Finanztools synchronisieren oder es mit dem teamweiten Identitätsanbieter verbinden wollen, dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, Beschaffungsautomatisierungssoftware erfolgreich mit ERP-Systemen zu verknüpfen.
1. Bewerten Sie Ihren Integrationsbedarf
Analysieren Sie Ihre aktuellen Systemprozesse, um diejenigen zu identifizieren, die mit Ihrem ERP-Beschaffungsmodul kommunizieren müssen, sowie die Daten, die ausgetauscht werden sollen.
Erstellen Sie zunächst eine Liste aller Systeme, die in Ihrem Unternehmen an der Beschaffung beteiligt sind, z. B. Ihr CRM, Buchhaltungssoftware und Bestandsmanagement-App. Definieren Sie als Nächstes den Datenfluss zwischen diesen Systemen und legen Sie Integrationsziele fest, etwa Echtzeitdatenaktualisierungen oder Batch-Verarbeitung.
2. Wählen Sie die beste Integrationsart
Sie können Ihre Beschaffungsautomatisierungssoftware oder Ihr ERP-Modul auf verschiedene Weise mit Ihren Geschäftsprozessen und Tools verknüpfen. Wählen Sie die Integrationsmethode, die am besten zu den Anforderungen an Komplexität und Skalierbarkeit Ihrer Systeme passt.
Zum Beispiel eignen sich API-basierte Integrationen für den sofortigen Datenaustausch zwischen Quell- und Zielsystemen, wie etwa Ihrem CDP und CRM.
Mittelware wie Enterprise Service Busse (ESBs) und iPaaS-Tools sind gleichzeitig hervorragend für komplexe Multi-System-Umgebungen bzw. weniger komplexe, kostengünstige Implementierungen geeignet.
3. Erstellen Sie einen detaillierten Integrationsplan
Abhängig von der Komplexität und dem Umfang Ihrer Geschäftsprozesse kann die Integration der Beschaffung ins ERP wenige Minuten oder mehrere Wochen dauern.
Ein Plan, der den Integrationsprozess, Zuständigkeiten, Meilensteine und Zeitrahmen festhält, sorgt für einen standardisierten Ablauf und hält alles organisiert und effizient.
In diesem Schritt sollten Sie außerdem:
- Datenfelder abbilden.
- Workflows definieren.
- Überwachungsmechanismen einrichten.
Dieser Schritt ist sehr spezifisch und hängt stark von Ihrer Organisation ab. Ziehen Sie daher einen internen Projektmanager oder externen ERP-Berater hinzu, falls Sie den Plan nicht selbst ausarbeiten können.
4. Setzen Sie die Integration um
Integrieren Sie Ihre relevanten Systeme entsprechend dem festgelegten Plan, beginnen Sie jedoch mit Pilot-ERP-Tests, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert, bevor Sie die Implementierung vollständig ausrollen.
5. Überwachen und warten Sie die Integration
Sobald Ihre ERP-Beschaffungs-Integrationen live sind, sollten Sie deren Leistung überwachen und das System für gleichbleibende Effektivität warten.
Achten Sie auf auftretende Probleme wie inkonsistente Daten, Systemleistungsprobleme oder notwendige Updates. Nutzen Sie Überwachungs-Automatisierungstools, planen Sie regelmäßige Wartungsprüfungen ein, und sammeln Sie Feedback von Endbenutzern, um Hindernisse schnell zu erkennen und zu beseitigen.
Branchenspezifische Anwendungen der ERP-Beschaffung
ERP im Einkauf verbessert das Lieferantenmanagement und unterstützt verschiedene Unternehmensfunktionen, darunter Produktion, Einzelhandel, Lieferkettenmanagement und Logistik.
- Produktion: In der Fertigungsbranche unterstützen ERP-Einkaufsmodule den Einkauf von Rohstoffen und Komponenten, damit die Produktion nicht wegen fehlender Materialien stockt.
- Einzelhandel: Für Einzelhändler helfen Einkaufs-ERP-Systeme bei der Verwaltung von Lieferantenbeziehungen, dem Aushandeln besserer Verträge, der Prognose des Bedarfs und dabei, dass die richtigen Produkte zur richtigen Zeit in den Filialen sind.
- Lieferkettenmanagement: ERP-Einkaufs-Module erleichtern das Lieferkettenmanagement und sorgen dafür, dass alle Komponenten für Produktion und Distribution durch die Koordination von Einkaufsaktivitäten über mehrere Anbieter hinweg zur Verfügung stehen.
- Logistik: Beschaffungs-ERP-Software in der Logistik ermöglicht pünktliche Lieferungen und minimale Kosten durch effiziente Transport- und Lagerprozesse.
Zukunftstrends bei der ERP-Beschaffung
Die Zukunftsaussichten für die ERP-Beschaffung sind vielversprechend. Neue Technologien sorgen für mehr Effizienz. Bleiben Sie der Konkurrenz einen Schritt voraus, indem Sie sich auf diese wichtigen Trends, Weiterentwicklungen im ERP-Bereich und Verbesserungen der Beschaffungstechnologie einstellen:
→ Mobile ERP
Mobile ERP-Anwendungen sind im Einkauf auf dem Vormarsch, da sie es den Nutzern ermöglichen, Geschäftsbestellungen bequem von überall aus einzusehen und zu verwalten.
Dieser Trend ermöglicht zeitnahe Entscheidungen, bessere Zusammenarbeit und gesteigerte Produktivität für Einkaufsprofis unterwegs.
→ Cloud-basierte ERP-Lösungen
Cloud-basierte ERP-Lösungen werden von Tag zu Tag beliebter; der weltweite Cloud-ERP-Markt soll bis 2025 einen Wert von 40,5 Milliarden Dollar erreichen.
Der Grund für ihre Attraktivität für Einkaufsteams ist einfach: Während lokale ERPs zwar mehr Sicherheit und Kontrolle bieten können (das ist ein zentraler Vorteil von On-Premise-ERP-Lösungen), sind Cloud-ERPs flexibler, skalierbarer und kostengünstiger.
→ Internet der Dinge (IoT)
Die Integration von IoT-Geräten in ERP-Systeme ermöglicht die Erfassung von Echtzeitdaten und eine detaillierte Sichtbarkeit der Lieferkette. Es ist kein Wunder, dass Anbieter diese Technologie immer häufiger einbinden. IoT-Daten ermöglichen zudem fundiertere Entscheidungen, optimierte Lagerbestände und eine bessere Lieferantenleistung.
Die Verbindung von IoT- und Transaktionsdaten ist das Tor zur digitalen Transformation.
→ KI-Systemintegration
Künstliche Intelligenz ist ein Trend, der in den letzten Jahren die Tech-Branche im Sturm erobert hat — und auch in der ERP-Nische nicht Halt gemacht hat.
KI wird zunehmend in ERP-Einkaufsprozesse eingebunden, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, große Datenmengen zu analysieren und den Bedarf vorherzusagen — wodurch Risiken in der Lieferkette proaktiv minimiert werden.
Handeln Sie — setzen Sie auf papierlose Prozesse
Traditionelle Beschaffung beruht auf physischen Dokumenten und erfordert viele manuelle Prozesse, die der Vergangenheit angehören sollten.
In Zukunft sind E-Procurement und ERP-Systeme der richtige Weg. Sie digitalisieren Einkaufsunterlagen und automatisieren Lieferantenbeziehungen, wodurch der Beschaffungsprozess schneller, reibungsloser und kostengünstiger wird.
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