ERP-Beschaffung – Wie Ihr System Ihnen Geld sparen kann
Optimierung des Unternehmenseinkaufs: ERP-Beschaffung optimiert die Beschaffung, das Lieferantenmanagement und die Bearbeitung von Bestellungen, indem sie diese mit anderen Geschäftsbereichen integriert.
Zusammenarbeit als Schlüssel zum Erfolg: ERP-Systeme fördern die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, indem sie verschiedene Funktionen wie Finanzen, Lager, Vertrieb und Beschaffung integrieren.
Effizienzsteigerung: Zu den wichtigsten Vorteilen gehören die Automatisierung von Aufgaben, die Beschleunigung der Beschaffungszyklen und die Möglichkeit für Teams, sich auf strategische Aufgaben wie Compliance und Risikomanagement zu konzentrieren.
Ich weiß, es klingt so, aber nein – ERP-Beschaffung ist nicht der Prozess, bei dem geeignete ERP-Software geprüft und ausgewählt wird. Natürlich ist das wichtig für eine erfolgreiche Implementierung.
Wenn Sie Hilfe bei der Auswahl eines ERP-Systems suchen, sind Sie hier genau richtig. Dies sind derzeit die besten Systeme auf dem Markt:
ERP-Beschaffung bedeutet die Nutzung der gewählten ERP-Software zur Automatisierung und Organisation von Beschaffungsaktivitäten im Unternehmen. Bleiben Sie dran, ich zeige Ihnen, wie Ihr System den besten ROI liefert.
Einführung in die ERP-Beschaffung
ERP-Beschaffung (auch als ERP in der Beschaffung bezeichnet) meint die Optimierung von Beschaffungsprozessen wie Beschaffung, Lieferantenmanagement und Bestellabwicklung mit einer ERP-Lösung.
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Im Jahr $4,6 Milliarden Umsatz erzielte der Markt für Beschaffungssoftware im Jahr 2021, und seitdem wächst er stetig, angeführt von SAP und Oracle als führende Anbieter.
Wenn Sie beispielsweise bereits eine ERP-Software für Personal- und Finanzmanagement einsetzen, verfügt diese möglicherweise über ein Beschaffungs-Modul, das Sie integrieren können. Oder falls Sie bereits ein Beschaffungsautomatisierungstool im Einsatz haben, bietet dieses eventuell eine ERP-Integration, um Ihren Einkaufsworkflow mit anderen Geschäftsbereichen zu verknüpfen.
Letztlich hilft Ihnen jedes ERP-Beschaffungssystem, Budgets effektiv zu verwalten, Ausgaben nachzuverfolgen und Kosten zu minimieren.
Vorteile von ERP in der Beschaffung
Teamarbeit ist der Schlüssel zum Unternehmenserfolg, daher sind einzelne Abteilungen, die isoliert arbeiten, eher zum Scheitern oder zu langsamem Fortschritt verdammt. ERP-Systeme integrieren Funktionen wie Finanzen, Bestandsmanagement, Vertrieb und (natürlich!) Einkauf, fördern die Zusammenarbeit und führen zu geschäftlichem Erfolg.
Insbesondere erleichtert ERP-Software die Beschaffungsprozesse, indem sie den Einkauf von Waren und Dienstleistungen verschiedener Anbieter vereinfacht, Ressourcen bestmöglich einsetzt und wertvolle Lieferantenbeziehungen pflegt.
Zentrale Vorteile von ERP in der Beschaffung sind:
1. Zeit- und Kostenersparnis
ERP-Beschaffungssysteme automatisieren Routineaufgaben, beschleunigen den Beschaffungszyklus und ermöglichen Ihrem Team, sich auf strategische Aufgaben wie Compliance und Risikomanagement zu konzentrieren.
Durch die Vereinheitlichung von Beschaffungsdaten und -prozessen helfen ERP-Plattformen zudem, Einsparpotenziale aufzudecken. Wenn Sie etwa einen Artikel wöchentlich nachbestellen, können Sie diesen in größeren Mengen zu Großhandelspreisen beziehen. Oder wenn Sie bemerken, dass Sie Einkaufskosten erst am Quartalsende ausgleichen, könnten Sie versuchen, flexiblere Zahlungsbedingungen mit Lieferanten zu verhandeln.
Das Ergebnis? Erhebliche Zeit- und Kostenersparnis.
2. Verbesserte Ausgabenverwaltung
ERP-Systeme für den Einkauf bieten Echtzeit-Insights und Ausgabenanalysen, die eine bessere Buchhaltung und Budgetkontrolle ermöglichen.
Sie können Ausgabemuster verfolgen, Unregelmäßigkeiten erkennen und Ressourcen gezielter managen. Diese Transparenz hilft Ihnen, datengestützte Entscheidungen zu treffen, Mehrausgaben zu vermeiden und das Ausgabenmanagement effizienter zu gestalten.
3. Verbesserte Lieferantenbeziehungsverwaltung
Starke Lieferantenbeziehungen sorgen für einen reibungslosen Beschaffungsprozess – und ERP-Systeme leisten dabei Unterstützung. Sie dienen als zentrale Plattform für die Leistungsüberwachung von Lieferanten, das Management der Geschäftspartner und die Vertragsverwaltung.
Wenn alle diese Daten an einem Ort verfügbar sind, verbessert das die Zusammenarbeit und sorgt für eine zügige Problemlösung. So wird die Häufigkeit reduziert, mit der Lieferanten Lieferzeiten und Qualitäts-SLAs nicht einhalten. Zudem ermöglicht es bessere Verhandlungsergebnisse und zuverlässigere Lieferketten.
Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass [die meisten Unternehmen] nur sehr eingeschränkte Möglichkeiten zur Analyse der Lieferantenleistung haben. Hinzu kommt, dass die benötigten Informationen häufig sehr schwer zu beschaffen sind… ERP-Systeme können diese Informationen nicht nur erfassen und speichern, sondern mit wenigen Klicks Berichte erstellen.
Herausforderungen von ERP im Einkauf
ERP-Systeme bieten unzählige Vorteile, sie sind aber nicht frei von Herausforderungen und Schwachstellen. Wenn Sie sich dieser frühzeitig bewusst sind, können Sie diese viel leichter umgehen.
Die häufigsten Herausforderungen bei der Nutzung von ERP im Einkauf betreffen Prozessflexibilität, Zusammenarbeitsprobleme, intransparenten Einkauf, Widerstand gegen Veränderungen sowie Beschränkungen bei der Individualisierung. Hier eine Übersicht:
Flexibilität im Einkauf
Da ERP-Plattformen darauf ausgelegt sind, betriebliche Abläufe zu standardisieren, kann es manchmal schwierig sein, spezifische Geschäftsanforderungen umzusetzen.
So kann es zum Beispiel notwendig werden, Ihren Beschaffungsprozess aufgrund von Lieferantenproblemen oder Marktschwankungen anzupassen. Starre ERP-Rahmenwerke reagieren womöglich nicht schnell genug darauf, was zu Verzögerungen und verpassten Chancen führt.
Zum Glück kann dieses Problem durch anpassbare ERP-Software, regelmäßige Aktualisierung von Prozessen sowie durch individuelle Lösungen des ERP-Anbieters entschärft werden.
Zusammenarbeitsprobleme
Für einen effizienten Einkauf müssen alle Beteiligten – von der Finanzabteilung über die Produktion bis zum Bestandsmanagement – auf dem gleichen Informationsstand sein und in Echtzeit auf Daten zugreifen können.
Ein ERP-System kann jedoch mitunter Silos schaffen, was zu Missverständnissen, doppelten Arbeitsaufwänden und Ineffizienzen führt – insbesondere, wenn die einzelnen Module schlecht miteinander integriert sind.
Verbessern Sie die Kommunikation zwischen den Abteilungen, indem Sie reibungslose Integrationen zwischen wichtigen ERP-Modulen sicherstellen. Darüber hinaus helfen regelmäßige bereichsübergreifende Meetings und Trainingsprogramme, die Zusammenarbeit und das Systemverständnis zu stärken.
Intransparenter Einkauf
Intransparenter Einkauf (auch "Maverick Buying" genannt) bezeichnet Einkäufe, bei denen Mitarbeitende außerhalb der festgelegten Beschaffungsprozesse agieren. Diese Abweichungen können zu Budgetüberschreitungen, belasteten Lieferantenbeziehungen, Compliance-Problemen und vielen Kopfschmerzen führen.
ERP-Systeme helfen dabei, solche Risiken durch die Durchsetzung von Beschaffungsrichtlinien zu minimieren; dennoch ist eine lückenlose, teamweite Einhaltung häufig schwierig oder gar unmöglich zu gewährleisten.
Beugen Sie diesem Risiko mit klaren Richtlinien, festgelegten Freigabeprozessen und regelmäßigen Audits vor, um Einkaufsaktivitäten ohne Dokumentation aufzudecken.
Widerstand gegen Veränderungen
Die Einführung eines ERP-Systems bedeutet meist erhebliche Änderungen der bestehenden Arbeitsabläufe, weshalb Mitarbeitende, die an alte Prozesse gewöhnt sind, mitunter Widerstand leisten.
Dieser Widerstand kann die Akzeptanzrate verlangsamen und die Wirksamkeit des neu eingeführten ERP-Tools verringern. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie professionelles Change Management betreiben, umfassende Mitarbeiterschulungen anbieten und die Vorteile des Systems klar kommunizieren.
Beziehen Sie die Mitarbeitenden auch während der Implementierungs- und Testphase ein, um ihre Mitwirkung zu fördern (Wortspiel beabsichtigt) und den Widerstand zu senken.
Grenzen der Individualisierung
Standard-ERP-Systeme passen oft nicht vollständig zu den individuellen Beschaffungsprozessen Ihres Unternehmens, und deren Anpassung kann komplex, teuer oder sogar unpraktisch sein. Zudem bergen zu viele Individualisierungen das Risiko späterer Probleme.
So kann etwa eine routinemäßige Wartung oder ein Software-Update anstehen, das idealerweise automatisiert durchgeführt werden sollte. Individuelle Erweiterungen und Anpassungen könnten hier jedoch eine zusätzliche manuelle Nacharbeit erfordern.
Verhindern Sie solche Rückschläge, indem Sie ein ERP-System wählen, das modulare Individualisierungsmöglichkeiten bietet, und beziehen Sie Ihren ERP-Anbieter bei notwendigen Anpassungen mit ein. Implementieren Sie zudem ausschließlich wirklich erforderliche Anpassungen, um Überkomplexität und zukünftige Inkompatibilitäten bei Updates zu vermeiden.
Wesentliche Funktionen von ERP-Beschaffungsmodulen
Sie sind bereit, die Vorteile von ERPs für das Beschaffungsmanagement zu nutzen. Das ist großartig! Aber bei so vielen möglichen Systemen kann sich die Auswahl überwältigend anfühlen.
Sparen Sie Zeit und wählen Sie die beste Plattform für Ihr Unternehmen, indem Sie auf diese wichtigsten Funktionen von ERP-Beschaffungsmodulen achten. Ihre bevorzugte Option bietet zwar vielleicht nicht alle diese Lösungen, sollte aber Ihre wichtigsten Anforderungen erfüllen.
| Wichtige Funktionen von ERP-Beschaffungsmodulen | |
| Bestellmanagement (PO-Management) | Vereinfacht die Erstellung, Genehmigung und Nachverfolgung von Bestellanforderungen und Aufträgen |
| Vertragsmanagement | Verwaltet Lieferantenverträge und -vereinbarungen für maximale Compliance und Transparenz |
| Bestands- und Auftragsmanagement | Synchronisiert die Beschaffung mit Lagerbeständen, um Engpässe oder Überbestände zu vermeiden |
| Beschaffung (Sourcing) | Ermittelt und bewertet potenzielle Lieferanten für eine vielfältige und verlässliche Lieferantenbasis |
| Management externer Arbeitskräfte | Überwacht und optimiert den Einsatz temporärer oder externer Arbeitskräfte entsprechend den Beschaffungsanforderungen. |
| Lieferantenrisiko- und Leistungsmanagement | Bewertet und überwacht die Leistung und Risiken von Lieferanten zur Einhaltung hoher Standards |
| Ausgabenanalyse | Bietet Einblicke in die Beschaffungsausgaben, um Kosteneinsparpotenziale zu erkennen und die Finanzen zu stärken |
| Integrationen | Ermöglicht die Verbindung des Tool-Stacks über automatisierten Datenaustausch |
1. Bestellmanagement (PO-Management)
Jedes umfassende ERP-Beschaffungsmodul umfasst detaillierte PO-Management-Funktionen. Diese ermöglichen die Erstellung, Genehmigung und Nachverfolgung von Bestellungen und sorgen dafür, dass Sie benötigte Artikel rechtzeitig erhalten und diese dokumentiert werden. Diese Vorteile bietet auch spezielle Bestellsoftware.
2. Vertragsmanagement
Vertragsmanagement bedeutet, Lieferantenvereinbarungen effektiv zu verwalten und den Vertragsstatus zu überwachen. Das richtige ERP-Beschaffungsmodul dient als Vertragsdatenbank, stellt sicher, dass alle Vertragsdetails leicht zugänglich sind, hilft bei der Einhaltung von Vorschriften und vereinfacht Verlängerungen.
3. Bestands- und Auftragsmanagement
Bestands- und Auftragsmanagementfunktionen helfen Ihnen, die Beschaffungsaktivitäten mit Lagerbeständen und Kundennachfrage abzugleichen, sodass Engpässe oder Überbestände vermieden werden. Zudem ermöglichen sie eine nahtlose Nachverfolgung von Bestellungen und Lieferprozessen.
4. Beschaffung (Sourcing)
Wenn Sie die Auswahl und Überprüfung von Lieferanten vereinfachen und beschleunigen möchten, empfiehlt sich ein ERP-Beschaffungsmodul mit strategischem Sourcing-Tool. Diese Funktion beinhaltet eine Lieferantendatenbank, mit der Sie verlässliche Lieferanten finden und bewerten können – das spart Ressourcen und erhöht die Qualität Ihrer Ergebnisse.
5. Management externer Arbeitskräfte
Mit dieser ERP-Funktion können Sie externe oder temporäre Arbeitskräfte effektiv verwalten und deren Einsatz mit den Anforderungen der Beschaffung und den Unternehmenszielen in Einklang bringen. So erhalten Sie mehr Überblick und Kontrolle über Ihre externen Mitarbeitenden, verbessern die Arbeitsqualität, senken Kosten und sorgen für effizientere Prozesse.
6. Lieferantenrisiko- und Leistungsmanagement
Diese Funktion ist entscheidend für den erfolgreichen Einsatz von ERP im Beschaffungswesen, denn sie hilft, Risiken bei Ihren Lieferanten einzuschätzen und zu überwachen.
Gutes Lieferantenrisiko- und Leistungsmanagement bedeutet kurz gesagt: weniger Probleme und hohe Leistungsstandards. Genau das wollen wir!
7. Ausgabenanalyse
Die besten ERP-Beschaffungsmodule verfügen über klare Funktionen zur Ausgabenanalyse, die Ausgabentrends offenlegen. Die gewonnenen Erkenntnisse helfen dabei, Einsparmöglichkeiten zu identifizieren, Beschaffungsstrategien zu optimieren und die finanzielle Gesamtsituation zu verbessern.
8. Integrationen
Zuletzt sollte Ihr ERP-Beschaffungsmodul umfassende Integrationsmöglichkeiten bieten, damit Geschäftsprozesse effizient ablaufen und die Verbindung zu anderen Unternehmensprozessen und -systemen nahtlos funktioniert.
Werfen wir nun einen genaueren Blick auf Integrationen von Beschaffungs-ERP-Systemen.
Integration von Beschaffungsautomatisierungssoftware
Die Integration Ihrer Beschaffungsautomatisierungssoftware (oder des ERP-Moduls) mit den übrigen Geschäftsbereichen und dem Tool-Stack ist keine kleine Aufgabe – aber sie lohnt sich zu 100%.
Egal, ob Sie Ihr Beschaffungs-ERP mit Finanztools synchronisieren oder es mit unternehmensweiten Identitätsanbietern verknüpfen: Diese Anleitung unterstützt Sie dabei, Beschaffungsautomatisierungssoftware erfolgreich mit ERP-Systemen zu verbinden.
1. Bewerten Sie Ihre Integrationsbedürfnisse
Analysieren Sie Ihre aktuellen Systemprozesse, um diejenigen zu identifizieren, die mit Ihrem ERP-Beschaffungsmodul kommunizieren müssen, sowie die Daten, die ausgetauscht werden müssen.
Gehen Sie dazu zunächst alle Systeme durch, die in Ihrem Unternehmen am Beschaffungsprozess beteiligt sind, wie Ihr CRM, Buchhaltungssoftware und Ihre Bestandsverwaltungs-App. Definieren Sie anschließend den Datenfluss zwischen diesen Systemen und legen Sie Integrationsziele fest, zum Beispiel Echtzeit-Datenaktualisierungen oder Batch-Verarbeitung.
2. Wählen Sie die beste Integrationsart
Sie können Ihre Beschaffungsautomatisierungssoftware oder Ihr ERP-Modul auf unterschiedliche Weise mit Ihren Geschäftsprozessen und Ihrem Tool-Stack integrieren. Wählen Sie die Integrationsmethode, die am besten zu der Komplexität und den Skalierbarkeitsanforderungen Ihrer Systeme passt.
API-basierte Integrationen eignen sich beispielsweise hervorragend für den sofortigen Datenaustausch zwischen Quell- und Zielsystemen, wie Ihrem CDP und CRM.
Gleichzeitig sind Middleware-Lösungen wie Enterprise Service Bus (ESB) und iPaaS-Tools ideal für komplexe Multi-System-Umgebungen beziehungsweise für weniger komplexe, kostengünstigere Implementierungen.
3. Erstellen Sie einen detaillierten Integrationsplan
Je nach Komplexität und Umfang Ihrer Abläufe kann die Integration des ERP-Beschaffungsmoduls von wenigen Minuten bis hin zu mehreren Wochen dauern.
Ein Plan, der den Integrationsprozess, die Verantwortlichkeiten, Meilensteine und Zeitpläne detailliert beschreibt, standardisiert das Projekt und sorgt für Organisation und Effizienz.
Folgende Aufgaben sind in diesem Schritt besonders wichtig:
- Zuordnung von Datenfeldern.
- Festlegung von Arbeitsabläufen.
- Einrichtung von Überwachungsmechanismen.
Dieser Schritt ist sehr individuell und hängt von Ihrem Unternehmen ab. Arbeiten Sie – falls Sie den Plan nicht selbst erstellen können – am besten mit einem internen Projektmanager oder einem externen ERP-Berater zusammen.
4. Führen Sie die Integration durch
Integrieren Sie Ihre relevanten Systeme gemäß Ihres Plans, doch starten Sie zunächst mit Pilot-ERP-Tests, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert, bevor Sie die Integration flächendeckend einführen.
5. Überwachen und warten Sie die Integration
Sobald Ihre ERP-Beschaffungsintegrationen live sind, sollten Sie deren Performance überwachen und das System regelmäßig warten, um Effizienz und Wirksamkeit zu gewährleisten.
Achten Sie auf auftretende Probleme wie inkonsistente Daten, Leistungsprobleme im System und Update-Anforderungen. Nutzen Sie außerdem Automatisierungswerkzeuge zur Überwachung, planen Sie regelmäßige Wartungschecks und sammeln Sie das Feedback der Endnutzer, um mögliche Stolpersteine frühzeitig zu erkennen und schnell zu beseitigen.
Branchenspezifische Einsatzmöglichkeiten von ERP-Beschaffung
ERP in der Beschaffung verbessert das Lieferantenmanagement und unterstützt verschiedene Geschäftsbereiche wie Produktion, Einzelhandel, Lieferkettenmanagement und Logistik.
- Produktion: In der Fertigungsindustrie unterstützen ERP-Beschaffungsmodule den Einkauf von Rohstoffen und Komponenten und stellen sicher, dass die Produktion nicht durch fehlende Materialien ins Stocken gerät.
- Einzelhandel: Für Einzelhändler helfen ERP-Systeme im Einkauf dabei, Lieferantenbeziehungen zu verwalten, bessere Vereinbarungen auszuhandeln, den Bedarf zu prognostizieren und sicherzustellen, dass die richtigen Produkte zur richtigen Zeit in den Filialen verfügbar sind.
- Lieferkettenmanagement: ERP-Einkaufsmodule erleichtern das Lieferkettenmanagement und stellen durch die Koordination von Einkaufsaktivitäten über mehrere Lieferanten hinweg sicher, dass alle Komponenten für Produktion und Vertrieb verfügbar sind.
- Logistik: Beschaffungs-ERP-Software im Bereich Logistik ermöglicht pünktliche Lieferungen und minimale Kosten durch effiziente Transport- und Lagerhaltung.
Zukünftige Trends im ERP-Einkauf
ERP-Beschaffung hat vielversprechende Perspektiven, denn neue Technologien sorgen für höhere Effizienz. Bleiben Sie vorn mit dabei, indem Sie sich auf diese entscheidenden Zukunftstrends, Weiterentwicklungen im ERP-Bereich und Verbesserungen der Beschaffungstechnologie einstellen:
→ Mobiles ERP
Mobile ERP-Anwendungen gewinnen im Einkauf an Bedeutung, da sie den Nutzern ermöglichen, Geschäftsbestellungen bequem von überall aus einzusehen und zu verwalten.
Dieser Trend ermöglicht rechtzeitige Entscheidungsfindung, bessere Zusammenarbeit und gesteigerte Produktivität für Einkaufsprofis unterwegs.
→ Cloudbasierte ERP-Lösungen
Cloudbasierte ERP-Lösungen werden täglich immer beliebter. Der globale Markt für Cloud-ERP wird voraussichtlich bis 2025 einen Wert von 40,5 Milliarden Dollar erreichen.
Warum sie für Einkaufsteams so attraktiv sind, liegt auf der Hand: Während On-Premise-ERP-Systeme möglicherweise mehr Sicherheit und Kontrolle bieten (das ist ein wichtiger Vorteil von lokalen ERP-Lösungen), sind Cloud-ERPs flexibler, skalierbarer und kosteneffizienter.
→ Internet of Things (IoT)
Die Integration von IoT-Geräten in ERP-Systeme ermöglicht eine Datenerfassung in Echtzeit sowie eine detaillierte Einsicht in die Lieferkette. Kein Wunder also, dass Anbieter diese Technologie immer stärker einbinden. IoT-Daten unterstützen zudem fundierte Entscheidungen, optimierte Lagerbestände und eine bessere Lieferantenleistung.
Die Verknüpfung von IoT- und Transaktionsdaten ist das Tor zur digitalen Transformation.
→ Integration von KI-Systemen
Künstliche Intelligenz ist ein Trend, der den Technologiesektor in den letzten Jahren im Sturm erobert hat — auch der ERP-Bereich blieb davon nicht unberührt.
KI wird zunehmend in ERP-Einkaufssysteme integriert, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, große Datenmengen zu analysieren und die Nachfrage vorherzusagen – und so proaktiv Risiken in der Lieferkette zu minimieren.
Jetzt handeln — Papierlos arbeiten
Traditionelle Beschaffungsprozesse basieren auf Papierdokumenten und erfordern viele manuelle Arbeitsschritte, die der Vergangenheit angehören sollten.
Künftig führt kein Weg an E-Procurement über ERP-Systeme vorbei. Sie digitalisieren Einkaufsunterlagen und automatisieren die Lieferantenbeziehungen – das sorgt für schnellere, reibungslosere und kostengünstigere Beschaffungszyklen.
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