6 unverzichtbare ERP-Funktionen & warum sie 2026 entscheidend sind
In den letzten 5 Jahren gab es eine bedeutende Verlagerung hin zu cloudbasierten ERP-Softwarelösungen mit Funktionen, von denen altmodische Systeme nicht einmal träumen konnten.
Moderne ERPs integrieren beispielsweise zunehmend KI- und ML-Fähigkeiten, um intelligente Automatisierung, prädiktive Analysen, Chatbots und personalisierte Nutzererfahrungen zu ermöglichen. Klingt cool? Ist es auch.
Hier sind die wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl eines ERP-Systems achten sollten.
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Was sind ERP-Funktionen?
ERP-Funktionen sind die spezifischen Fähigkeiten und Funktionalitäten, die in einer ERP-Software-Suite enthalten sind, wie zum Beispiel Echtzeit-Analysen, mobile Zugänglichkeit und KI-gestützte Automatisierung.
Sie unterscheiden sich von ERP-Funktionen (auch als Module oder Komponenten bezeichnet), die breitere Anwendungsbereiche wie Auftragsverwaltung, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Business Intelligence, Buchhaltung und Personalmanagement (HRM) abdecken.
Wenn Sie auf der Suche nach ERP-Software sind, sollten Sie Funktionen priorisieren, die am besten zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Hier sind einige gängige Beispiele:
1. Nahtlose Integration
Integrationen ermöglichen einen reibungslosen Datenfluss. Sie erhöhen zudem die Transparenz und verbessern die operative Effizienz im gesamten Unternehmen. Durch die Anbindung Ihres Cloud-ERP an das breitere Ökosystem von Geschäftsanwendungen können Datensilos aufgebrochen, Prozesse automatisiert und neue, noch nicht bedachte Workflows geschaffen werden.
Suchen Sie nach einer Lösung, die eine offene Architektur unterstützt, viele sofort einsatzbereite Konnektoren bereitstellt, Integrationen mit Tools wie Zapier und Make anbietet sowie den Zugang zur eigenen API ermöglicht.
API-Zugriff
Application Programming Interfaces (APIs) sind das Rückgrat nahtloser ERP-Integrationen. Sie ermöglichen den Echtzeitdatenaustausch und sorgen dafür, dass Informationen in allen angebundenen Systemen stets aktuell und korrekt sind.
Vorgefertigte Konnektoren
ERP-Anbieter stellen oft vorgefertigte Konnektoren und Integrationstemplates für beliebte Geschäftsanwendungen wie Salesforce, Workday und Tableau bereit. Diese Integrationen verkürzen die Zeit, die für die Anbindung beider Plattformen benötigt wird – meist mit besseren Datenaustauschergebnissen.
Integrationsplattformen
Für komplexere Integrationsszenarien arbeiten ERP-Anbieter mit Integration Platform as a Service (iPaaS)-Lösungen wie Zapier, Make (Integromat) und Automate.io zusammen, um eine breitere Palette von Anwendungen und Services zu ermöglichen.
2. Analysen und Berichte
Echtzeit-Analysen ermöglichen es Unternehmen, Daten sofort nach ihrer Entstehung auszuwerten und bieten unmittelbare Einblicke in wichtige Leistungskennzahlen (KPIs), Trends, Anomalien und mehr. Durch die Analyse von Daten in Echtzeit können Organisationen schnell auf veränderte Marktbedingungen, Kundenverhalten und betriebliche Herausforderungen reagieren.
ERP-Systeme integrieren Daten unterschiedlicher Geschäftsbereiche wie Finanzen, Vertrieb, Lager und Produktion in einer zentralen Datenbank. Fortschrittliche Analysetechnologien wie In-Memory-Datenbanken, Datenstreaming und Complex Event Processing (CEP) ermöglichen es den Softwareplattformen, diese Daten sofort zu analysieren und relevante Erkenntnisse für datenbasierte Entscheidungen bereitzustellen.
Finanzberichte
Echtzeit-Finanzberichte wie Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Cashflow-Statements geben einen umfassenden Überblick über die finanzielle Situation einer Organisation. Diese Berichte helfen Unternehmen, ihre Ausgaben zu verfolgen und ihre Rentabilität zu analysieren, um fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen.
Vertriebsberichte
Verkaufsberichte bieten Einblicke in die Verkaufsleistung, den Umsatz, die Kundengewinnung und die Produktivität des Vertriebsteams. Unternehmen können diese Berichte nutzen, um Verkaufschancen zu erkennen, Kundenbeziehungen zu verbessern und Vertriebsstrategien zu optimieren.
Bestandsberichte
Bestandsdaten liefern Informationen über Lagerbestände, Umschlagshäufigkeiten und Warenbewegungen. Diese Berichte helfen Unternehmen, ihr Lieferkettenmanagement zu optimieren, Out-of-Stock-Situationen und Überbestände zu minimieren und Bestandsprozesse zu verschlanken.
Produktionsberichte
Produktionsberichte verfolgen und analysieren Produktionsprozesse, einschließlich Stückzahlen, Durchlaufzeiten, Qualitätskennzahlen und Ressourcennutzung. Unternehmen können diese Berichte nutzen, um die Produktionseffizienz zu überwachen, Engpässe zu identifizieren und die gesamte operative Leistung zu steigern.
Kundenberichte
Echtzeit-Kundenberichte liefern Einblicke in das Kundenverhalten, die Kundenzufriedenheit, Kundenloyalität und Vorlieben. Durch die Analyse dieser Berichte können Unternehmen Marketingmaßnahmen personalisieren, die Kundenerfahrung verbessern und die Kundenbindung erhöhen.
3. Künstliche Intelligenz
Auch wenn KI in ERP-Systemen teils überbewertet wurde, kann sie echten Mehrwert liefern, wenn sie für die richtigen Anwendungsfälle eingesetzt wird, wie z. B. zur Optimierung von Aufgaben wie Rechnungsabgleich und Nachfrageprognosen.
Chatbots nutzen Natural Language Processing (NLP), um den Datenzugriff zu vereinfachen. Möchte man jedoch größere Erfolge erzielen, empfehle ich, KI-Funktionen im ERP-System direkt mit praktischen Geschäftsergebnissen zu verknüpfen.
Doch obwohl KI enormes Potenzial für ERP-Systeme bietet, ist Vorsicht vor dem sogenannten „KI-Washing“ geboten. Aufgrund des aktuellen KI-Booms stellen ERP-Anbieter ihre KI-gestützten Funktionen und deren Mehrwert für Unternehmen manchmal überzogen dar. Damit Sie diesem Trend nicht zum Opfer fallen, sollten Sie Folgendes beachten:
- Fordern Sie konkrete Nachweise und Demonstrationen der KI-Fähigkeiten an
- Suchen Sie nach konkreten Anwendungsfällen und messbaren Vorteilen
- Binden Sie Ihr IT-Team in den Auswahlprozess ein
- Stellen Sie die Lösung realer Geschäftsprobleme über den KI-Hype
Intelligente Automatisierung
Einer der wichtigsten Vorteile von ERP mithilfe von KI ist die Möglichkeit, Routineaufgaben und Prozesse zu automatisieren. Durch die Nutzung von Machine-Learning-Algorithmen können ERP-Systeme aus historischen Daten und Nutzerverhalten lernen, um Aufgaben wie Dateneingabe, Projektmanagement, Rechnungsbearbeitung und Bestandsverwaltung zu automatisieren.
Das spart nicht nur Zeit und reduziert Fehler, sondern ermöglicht es den Mitarbeitenden auch, sich auf strategische und wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.
Prädiktive Analysen
KI-gestützte prädiktive Analysen ermöglichen es ERP-Systemen, große Datenmengen zu analysieren und präzise Prognosen und Auswertungen zu liefern. Durch die Erkennung von Mustern und Trends in historischen Daten können KI-Algorithmen zukünftige Entwicklungen wie Nachfrageschwankungen, Ressourcenbedarf und potenzielle Risiken vorhersagen.
Personalisierte Nutzererlebnisse
KI kann auch das Nutzererlebnis in ERP-Systemen verbessern, indem sie personalisierte Empfehlungen, intelligente Suchfunktionen und konversationelle Schnittstellen bietet.
Indem sie Präferenzen und das Verhalten der Nutzer versteht, können KI-gestützte ERP-Systeme die Benutzeroberfläche anpassen, kontextsensitive Vorschläge unterbreiten und Interaktionen in natürlicher Sprache ermöglichen—was das System intuitiver und benutzerfreundlicher macht.
Wenn Sie beispielsweise im Einzelhandel oder E-Commerce arbeiten, kann eine ERP-Software für die Bekleidungsindustrie mit diesen Funktionen Ihnen helfen, wertvolle Kundendaten zu nutzen und Ihr Produkt auf spezifische Anforderungen zuzuschneiden.
4. Branchenspezialisierung
Vertikale Spezialisierung ist ein entscheidender Trend bei modernen ERP-Systemen, bei dem Anbieter branchenspezifische Lösungen entwickeln, die auf die einzigartigen Anforderungen und Prozesse bestimmter Wirtschaftszweige zugeschnitten sind. Indem sie sich auf die Besonderheiten einer bestimmten Branche (wie Non-Profit-Organisationen oder den E-Commerce) konzentrieren, können ERP-Lösungen gezieltere Funktionen, eine schnellere Implementierung und einen höheren Mehrwert im Vergleich zu generischer Software bieten.
Vertikale ERP-Lösungen sind mit integrierten Funktionen, Workflows und Best Practices ausgestattet, die auf die spezifischen Anforderungen einer Branche zugeschnitten sind.
Zum Beispiel:
- ERP für die Fertigung beinhaltet Funktionen für die Produktionslebenszyklusplanung, Qualitätskontrolle, Werkstattzuweisung und Anlagenverwaltung. Weitere Vorteile von Fertigungs-ERP hier.
- ERP für den Einzelhandel bietet Funktionen für Point-of-Sale, Warenmanagement, Omnichannel-Commerce, Lagerbestandsüberwachung und Verwaltung von Kundendaten.
- ERP für das Gesundheitswesen unterstützt Patientenmanagement, medizinische Abrechnung und die Einhaltung von Vorschriften wie HIPAA.
Durch das Anbieten branchenspezifischer Funktionen "out-of-the-box" können Anbieter den Bedarf an umfangreicher Anpassung für komplexere Anwendungsfälle reduzieren.
Schnellere Implementierung
Dank vorgefertigter, branchenspezifischer Funktionen und Vorlagen kann die ERP-Einführung auf vertikalen Plattformen schneller erfolgen als mit generischen Systemen, die umfangreiche Anpassungen erfordern. Mit einem beschleunigten Onboarding-Prozess und passenden ERP-Trainingsprogrammen verkürzt sich auch die Zeit bis zum Nutzen deutlich.
Stetige Innovation
Vertikale Systeme zur Unternehmensressourcenplanung entwickeln ihre Lösungen kontinuierlich weiter, um mit Branchenveränderungen und neuen Technologien Schritt zu halten. Sie investieren in Forschung und Entwicklung, um neue Funktionen zu integrieren, die ihren Kunden helfen, sich an veränderte Marktbedingungen, regulatorische Anforderungen und Kundenerwartungen anzupassen.
5. Low-Code-Anpassung
Durch visuelle Oberflächen und vorgefertigte Komponenten können ERP-Plattformen die Anpassung demokratisieren, indem sie den Aufwand verringern, für jede kleine Änderung die IT-Abteilung einzubeziehen. Sie können Workflows, Formulare, Berichte und vieles mehr ändern, ohne sich mit komplexen Programmiersprachen beschäftigen zu müssen.
Visuelle Entwicklungsumgebung
Low-Code-ERP-Plattformen bieten eine benutzerfreundliche, visuelle Entwicklungsumgebung, die es Anwendern ermöglicht, Anwendungen durch intuitives Drag-and-Drop zu erstellen und anzupassen. Mit einer Bibliothek vorgefertigter Komponenten, Module und Vorlagen, die sich einfach konfigurieren lassen, wird die Entwicklung maßgeschneiderter Anwendungen für branchenspezifische Anwendungsfälle erheblich erleichtert.
Schnelles Prototyping
Low-Code-Anpassung ermöglicht ein schnelles Prototyping und eine schnelle Iteration von ERP-Anwendungen. Fachanwender können rasch funktionale Prototypen erstellen, Feedback einholen und Anpassungen in Echtzeit vornehmen, sodass das Endprodukt den Anforderungen und den Erwartungen der Stakeholder genau entspricht.
Bessere Integrationsunterstützung
Low-Code-ERP-Plattformen sind darauf ausgelegt, sich nahtlos in bestehende Systeme und Datenquellen zu integrieren, damit Unternehmen ihre ERP-Funktionen erweitern und anpassen können, ohne das IT-Ökosystem zu beeinträchtigen. Low-Code-Lösungen sind von Natur aus skalierbar und ermöglichen es Organisationen, ihr ERP-System problemlos an wechselnde IT-Anforderungen anzupassen und weiterzuentwickeln.
Wenn Sie zum Beispiel in der Öl- und Gasbranche arbeiten, kann es sein, dass Ihr Unternehmen höhere Anforderungen an die Anpassbarkeit und Integration stellt, damit alle Informationen korrekt gespeichert und berücksichtigt werden.
6. Compliance-Management
Regulatorische Compliance ist ein entscheidender Aspekt moderner Geschäftsprozesse. ERP-Software bietet eine zentrale Plattform zur Verwaltung und Nachverfolgung von Compliance-bezogenen Daten, Prozessen und Berichten. Durch die Nutzung einer ERP-Software können Unternehmen ihre Compliance-Bemühungen bei der Verarbeitung von Finanzdaten, Zahlungsdetails, Bestellungen und Kontakten absichern.
Datenmanagement
Eine der wichtigsten Methoden, wie ERP-Systeme die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben unterstützen, ist das zentrale Datenmanagement. ERP-Software konsolidiert Daten aus verschiedenen Abteilungen und Funktionen in einem zentralen Dashboard oder einer Datenbank und stellt so Datenkonsistenz, Genauigkeit und Verfügbarkeit sicher.
Wenn Sie beispielsweise für eine Behörde arbeiten, die öffentliche Gesundheitsdaten verwaltet, kann ein ERP-System Eingaben aus Bereichen wie Epidemiologie, Logistik und Kommunikation auf einer einheitlichen Plattform bündeln.
Diese einheitliche Ansicht reduziert Datensilos und stellt sicher, dass alle an Aufsichtsbehörden übermittelten Regulierungsberichte auf genauen, aktuellen und überprüfbaren Informationen basieren – was entscheidend für die Einhaltung von Vorschriften und das Vertrauen der Öffentlichkeit ist.
Prüfpfade
ERP-Systeme bieten integrierte Prüfpfad-Funktionalitäten, die sämtliche Änderungen an Daten, Transaktionen und Systemeinstellungen protokollieren. Dieser Prüfpfad dient als wertvoller Nachweis für interne Überprüfungen und externe Audits und hilft Unternehmen, ihre Compliance-Bemühungen zu belegen.
Automatisierte Compliance
ERP-Systeme können viele compliancebezogene Abläufe automatisieren, wodurch das Risiko menschlicher Fehler minimiert und eine konsequente Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichergestellt wird.
So können sie beispielsweise Compliance-Berichte automatisch generieren, Warnhinweise bei potenziellen Compliance-Verstößen auslösen und Genehmigungsprozesse für sensible Transaktionen erzwingen. Dies ist besonders vorteilhaft in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen und der Chemieindustrie.
Beste ERP-Systeme auf dem Markt
Jetzt, da Sie wissen, nach welchen Funktionen Sie suchen sollten, ist es Zeit zum Vergleichen. Dies sind die derzeit besten ERP-Systeme auf dem Markt, geprüft von meinem Team:
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Die Funktionen von ERP-Lösungen können je nach Branche, Anwendungen und Anwendungsfall zunehmend komplex und differenziert sein. Es gibt keine pauschalen Empfehlungen, welche Funktionen Sie bei ERP-Anbietern priorisieren sollten. Wenn Sie jedoch unsicher sind, empfiehlt es sich, mit professionellen Berater:innen zusammenzuarbeiten, die Sie hierzu beraten können.
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