8 ERP-Implementierungs-Best Practices zur Minimierung von Ausfallzeiten
Zentrale Kennzahlen setzen und kommunizieren: Die Definition von Schlüsselkriterien und KPIs, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen, hilft dabei, Aufgaben zu priorisieren, Entscheidungen zu erleichtern und Fehler bei der ERP-Implementierung zu vermeiden.
Sie brauchen Führungskräfte als Unterstützer: Dieses Projekt können Sie nicht alleine stemmen – auch dann nicht, wenn Sie CEO sind. Sie benötigen die Unterstützung anderer Führungskräfte, damit alle in die gleiche Richtung arbeiten.
Vergessen Sie nicht die Mitarbeiter: Wenn die Mitarbeitenden nicht von Anfang an informiert und geschult werden, ist es schwierig, den gewünschten ROI mit dem System zu erzielen.
Sorgfältiger Umgang mit Daten: Beschleunigen Sie den Datenübertragungsprozess nicht unnötig; auch wenn dieser Schritt vielleicht nicht der spannendste ist, spart eine gründliche Durchführung später viel Zeit und Kopfschmerzen.
Implementierung ist kein einmaliges Projekt: Nach der Einführung sind Überprüfung und Problemlösung essenziell, da sich Prozesse weiterentwickeln können.
Es besteht kein Zweifel – die Implementierung eines ERP-Systems ist ein Segen für alle Unternehmensbetriebe. Sie ist besonders entscheidend, wenn Ihr Unternehmen Folgendes beheben möchte:
- Dateninkonsistenzen, die die Geschäftsabläufe beeinträchtigen
- Niedrige Produktivität und hohe Personalkosten durch manuelle Ressourcenplanung
- Schlechte Datenübersicht, die zu einer langsamen Anpassung an Veränderungen führt
Trotz aller potenziellen Vorteile kann die Einführung eines ERP-Systems zum Albtraum werden, wenn Sie potenzielle Probleme wie Prozessunterbrechungen, Kostenüberschreitungen und Fehler von Benutzern und Software nicht voraussehen und darauf vorbereitet sind, diese zu verhindern.
Minimieren Sie Budgetüberschreitungen und Systemausfälle, indem Sie die folgenden Best Practices für die ERP-Implementierung anwenden:
1. Definieren Sie wichtige Anforderungen und KPIs klar
Definieren Sie zunächst Ihre ERP-Software-Anforderungen und die KPIs, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Dies stellt sicher, dass Sie die richtigen Aufgaben priorisieren und schnell zielorientierte Entscheidungen treffen können. Außerdem wird sichergestellt, dass Sie keine wichtigen Geschäftsanforderungen übersehen oder Fristen verpassen.
Betrachten Sie Kambukka, einen führenden Hersteller von Ess- und Trinkbehältern. In der Vergangenheit hatte das Team der Marke Schwierigkeiten, manuell Lagerbestände anzupassen und für jeden Verkauf Rechnungen zu erstellen. Daher suchten sie sich ein ERP-System, um diese Prozesse zu automatisieren.
Mit klar definierten Zielen konnte Kambukka problemlos die für seine Bedürfnisse am besten geeignete Lösung (Microsoft Dynamics 365) auswählen – so konnten Zeit gespart, menschliche Fehler eliminiert und die Mitarbeitenden auf den Verkauf neu ausgerichtet werden.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Hier ist eine kurze Anleitung zur Definition Ihrer ERP-Implementierungsanforderungen und KPIs:
- Bringen Sie relevante Stakeholder dazu, die wichtigsten Ziele für die Einführung eines ERP-Systems zu benennen, zu diskutieren und darauf abzustimmen.
- Priorisieren Sie die aufgeführten Ziele, indem Sie sie in folgende Kategorien einteilen:
- Wesentlich: Grundlegende Funktionen für Ihre Geschäftsabläufe.
- Wünschenswert: Funktionen, die den Nutzen der neuen Software erhöhen.
- Nicht unmittelbar notwendig: Funktionen, die Sie nicht sofort benötigen, die aber mit dem Wachstum Ihres Unternehmens nützlich sein werden.
- Nice-to-have: Nicht-essenzielle Funktionen, die Ihre Geschäftsprozesse vereinfachen können.
- Dokumentieren Sie alles und stellen Sie sicher, dass jeder Stakeholder ein Exemplar zur Referenz während und nach der Implementierung hat.
Schließen Sie diesen Schritt ab, bevor Sie ein ERP-System auswählen, damit Sie eine Lösung wählen, die am besten zu den Anforderungen Ihrer Organisation passt, und um den Zeitaufwand für einen späteren Systemwechsel zu vermeiden.
2. Entwickeln Sie einen soliden ERP-Implementierungsplan
Wie eine gute Landkarte vermittelt ein solider ERP-Implementierungsplan eine klare Richtung für das Team und stellt sicher, dass alle Mitglieder in die gleiche Richtung gehen. Diese Klarheit reduziert die Ausfallwahrscheinlichkeit, da einvernehmliche Gewissheit darüber besteht, wer was, wann und warum tun muss.
Die effektivsten ERP-Strategien beinhalten diese drei Schlüsselschritte: die richtige Software wählen, einen Projektmanager und Teammitglieder benennen und ERP-Tests durchführen.
A) Wählen Sie eine passende ERP-Software
Nachdem die Zielsetzung abgeschlossen ist, ist es Zeit, die beste ERP-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Sicher, Sie könnten einfach ein bekanntes Tool auswählen, aber ich würde das nicht empfehlen.
Erstellen Sie stattdessen eine Vorauswahl und bewerten Sie verschiedene ERP-Softwarelösungen anhand von Faktoren wie deren Einsatzmöglichkeiten, Hauptfunktionen, Integrationen, Qualität des Kundensupports, Skalierbarkeit und mehr. Wählen Sie dann eine Plattform, die genau zu Ihren Projektplänen passt.
Das sind die besten ERP-Systeme, die wir gefunden haben, um Ihre Shortlist zu starten:
Als beispielsweise der ehemalige Buchhalter und Accurise-Gründer Rob Howard auf der Suche nach einem modernen Finanz-ERP war, betrachtete er zwei Hauptfaktoren:
- Funktionen: Er wollte eine einzige Plattform für Spesen, Konsolidierung, Genehmigungen im Dokumentenmanagement und Echtzeitberichterstattung.
- Kundenerlebnis: Er suchte nach einem Anbieter, der ein herausragendes Onboarding und persönlichen Support bietet.
Nach Abwägung verschiedener Optionen, darunter Xero (eine der bekannteren Buchhaltungslösungen), entschied sich Rob für Xledger, da der einheitliche Service einen erstklassigen Kundendienst bot.
B) Bestellen Sie einen Projektmanager und ein unternehmensinternes Implementierungsteam
Die Realität der ERP-Einführung ist je nach Unternehmenstyp, Branche und Größe unterschiedlich. Kleine Unternehmen könnten sich für ERP-Implementierungsmethoden entscheiden, die sechs Monate oder weniger dauern, während größere Unternehmen vielleicht erst nach ein oder zwei Jahren ein System entwickeln oder ausrollen.
Deshalb benötigen Sie einen soliden ERP-Projektmanagement-Plan, der individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist – er begleitet Sie durch die gesamte Implementierungsphase. Dieser Plan sollte eine(n) dedizierte(n) ProjektmanagerIn und ein Implementierungsteam enthalten, um Geschwindigkeit, Ordnung und Ressourcenoptimierung sicherzustellen.
Zu den Aufgaben zählen unter anderem:
- Das ERP-System auf die Geschäftsanforderungen abstimmen
- Den Projektumfang festlegen und das Projekt auf Kurs halten
- Sicherstellen, dass wichtige Führungskräfte, Entscheidungsträger und andere Stakeholder in Entscheidungsprozesse eingebunden werden
- Überwachung und Umsetzung der funktionalen Details der ERP-Implementierung, wie etwa die Konfiguration des ERP-Systems, das Management von Sicherheits- und Datenschutzbelangen und die Anpassung von Geschäftsprozessen an die Möglichkeiten des ERP-Systems
C) Führen Sie umfangreiche ERP-Tests durch
Reibungslose, nachhaltige ERP-Implementierungen erfordern rigorose Belastungs- und Funktionstests.
Überprüfen Sie, dass alle Funktionen und Module Ihres ERP-Systems fehlerfrei sind und in verschiedenen realen Szenarien funktionieren – auch unter Druck. Stärken Sie zudem das Vertrauen der EndnutzerInnen in die Software und stellen Sie sicher, dass sie deren Anforderungen erfüllt, indem Sie diese in den Testprozess einbeziehen.
Kritische Tests, die Sie vor Go-Live ausführen können, sind unter anderem:
- Funktionstests aller Features.
- Leistungstests, um Geschwindigkeit, Flexibilität und Stabilität zu prüfen.
- Sicherheitstests, um Schwachstellen zu entdecken und zu beheben.
- Regressionstests nach Änderungen und Updates.
- Explorative Tests, um versteckte Defekte und Spezialfälle zu identifizieren.
3. Holen Sie sich die Unterstützung der Geschäftsführung
Eine erfolgreiche ERP-Implementierung hängt im Wesentlichen vom oberen Management ab – vielleicht sind Sie das selbst, vielleicht präsentieren Sie gerade den Verantwortlichen. Führungskräfte von der Mitzeichnung und Bereitstellung der für eine ERP-Implementierung erforderlichen Ressourcen zu überzeugen, ist jedoch nur der erste Schritt.
Wahre Unterstützung des Managements ist notwendig für eine erfolgreiche Einführung und bedeutet, wie stark sich die Führungsebene für die Überwachung und Teilnahme am Projekt engagiert.
Nehmen wir Midwest Wheel als Beispiel. Das Lkw-Teile-Vertriebsunternehmen hatte bei der Einführung des ERP-Tools Infor eindeutig Rückhalt von der Führungsebene, denn es wurde so eingerichtet, dass die Geschäftsleitung über Folgendes informiert wird:
- Spezifische Mitarbeiteraktionen, die möglicherweise auf Bedarf an Weiterbildung hinweisen.
- Neukunden und Aufträge, damit Preisstandards erhalten bleiben.
Wenn Ihr Management und Ihre Führungskräfte die Vorteile zwischen Ihren aktuellen Geschäftsprozessen und dem produktiveren zukünftigen Zustand dieser Prozesse – sowie den ROI des ERP-Projekts – klar verstehen, sind sie eher bereit, Ihnen die benötigte Zeit und das Personal zu verschaffen, um das Projekt zu rechtfertigen.
So gewinnen Sie die Management-Unterstützung für eine effektive ERP-Implementierung:
- Heben Sie die kurz- und langfristigen Vorteile der ERP-Software für Ihr Unternehmen hervor – seien es Kosteneinsparungen, Umsatzsteigerung oder höhere Mitarbeitendenproduktivität.
- Führen Sie regelmäßige Meetings mit wichtigen StakeholderInnen durch, um sie informiert und eingebunden zu halten.
- Richten Sie ein Lenkungsgremium ein, das durch Personen aus verschiedenen Abteilungen repräsentiert wird, um das Projekt zu steuern.
- Sorgen Sie für eine ständige Kommunikation zwischen Führungsebene und AbteilungsleiterInnen über ERP-Implementierungsmethoden, veränderte Prozesse und konkrete Vorteile.
- Teilen Sie das Projekt in einzelne Abschnitte auf. Wenn der Zeitraum bis zum sichtbaren Nutzen zu lang ist, kann dies dazu führen, dass C-Level-Führungskräfte, die häufigere Ergebnisse vorweisen müssen, ihre Unterstützung entziehen.
- Automatisieren Sie Berichte und Benachrichtigungen über wichtige Aktivitäten, damit Ihr Managementteam einen Einblick in die täglichen Abläufe hat.
4. Setzen Sie ein realistisches Budget und einen Zeitrahmen
Jeder Schritt im ERP-Einführungsprozess bringt eigene Kosten- und Zeitaufwände mit sich, und Sie müssen entsprechend planen. Realistisch zu bleiben, was Ihr Team investieren kann, schafft die richtigen Erwartungen und stellt sicher, dass Ihnen nicht während der Umsetzung die Ressourcen ausgehen und das gesamte Projekt scheitert.
Im Fall von Nestlé setzten sie einen Zeitplan und ein Budget für die Einführung ihres bevorzugten ERP-Systems SAP fest – mit Unterstützung durch das Service- und Support-Team des Unternehmens.
Das Ergebnis? Eine termingerechte, budgettreue und störungsfreie Einführung — trotz der Größe und Komplexität des Projekts.
Ihr ERP-Einführungsbudget sollte neben den Kosten für die Einrichtung des Systems auch Folgendes umfassen:
- Gebühren für Hardware-Upgrades
- Beratungsgebühren
- Schulungskosten
- Eine Rückstellung für unerwartete Ereignisse
5. Vorbereitung auf die Datenmigration
An dieser Stelle wird es etwas knifflig. Die Datenmigration beinhaltet die Übertragung aller relevanten Unternehmens- und Benutzerdaten in das ERP-Tool, damit diese automatisch in verschiedenen Einheiten und Abteilungen zugänglich sind.
Wenn dieser Prozess nicht korrekt durchgeführt wird, führt dies zu Fehlern und Dateninkonsistenzen. Je nachdem, wie viele Daten Sie in Systemen, Tools und Teams verteilt haben, kann das zudem sehr hektisch und zeitintensiv werden.
Daher ist es am besten, die Migrationsvorbereitung so früh wie möglich zu beginnen.
Die richtige ERP-Software wird entweder problemlos Ihre aktuellen Systeme ersetzen oder einfach mit ihnen integriert werden können und so eine rechtzeitige und genaue Datenmigration unterstützen.
[Nutzen Sie] die Migration als Gelegenheit, veraltete historische Daten auszusortieren.
Hier ist eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Datenmigration:
- Überprüfen Sie die Daten Ihres bestehenden Systems, um sicherzustellen, dass sie mit dem neuen System kompatibel sind. Falls nicht, bewerten, bereiten und konvertieren Sie alle bestehenden Daten in ein kompatibles Format.
- Identifizieren und kategorisieren Sie die Datentypen, die migriert werden müssen.
- Bereinigen und validieren Sie die Daten hinsichtlich Genauigkeit und Konsistenz.
- Ignorieren Sie doppelte Datensätze, veraltete Informationen und Inkonsistenzen.
- Definieren Sie Datenstandards für Ihr ERP-System (z. B. wie Kundennamen zu formatieren sind).
- Beziehen Sie ERP-Berater und Fachexperten ein, um den Datenprozess zu validieren.
- Testen Sie den Prozess und beheben Sie eventuelle Schwachstellen.
- Erstellen Sie einen Notfallplan für den Fall von Datenverlust oder Fehlern.
- Planen Sie eine fortlaufende Datenverwaltung, um auch nach Abschluss der Einführung die Datenqualität zu sichern.
6. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter auf ERP-Operationen
Bevor Sie Ihr neues ERP-System offiziell einführen, schulen Sie die Mitarbeiter (die Endanwender) darin, wie es sie bei der Arbeit unterstützt, Prozesse verbessert und ihnen hilft, ihre Ziele zu erreichen. Diese Schulung fördert die Akzeptanz der Nutzer und sorgt für einen schnelleren ROI.
Wenn Ihre ERP-Plattform und Ihr Plan einen dedizierten Account Manager oder ein Implementierungsteam bieten, nutzen Sie diese Möglichkeit – diese Experten haben die Einführung schon oft begleitet und können wertvolle Unterstützung leisten.
7. Sorgen Sie für fortlaufenden Support und Wartung
Es ist (fast) unmöglich, dass Nutzer ein neues ERP-System direkt nach dessen Start perfekt anwenden. Nach dem Go-live Ihrer ERP-Software werden Nutzer vermutlich Fragen stellen und Unterstützung anfordern, wenn sie auf Probleme stoßen.
Sobald die Nutzer anfangen, das System zu verwenden, werden sie ziemlich sicher auf Probleme stoßen und Fragen stellen. Es ist klug, sich darauf vorzubereiten, indem verschiedene Ressourcen bereitgestellt werden.
Daher sollte Ihr Implementierungsteam die Lösung aufkommender Probleme so schnell wie möglich priorisieren, um zu verhindern, dass sich dieselben Probleme bei weiteren Mitarbeitern wiederholen.
8. Führen Sie eine Bewertung nach der Implementierung durch
Die ERP-Einführung endet nicht nach dem Rollout. Tatsächlich beginnt hier die eigentliche Arbeit. Ausreichender Support nach der Einführung begrenzt Nutzerfrustration (und die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr System zusammenbricht, bevor Sie den erwarteten ROI erzielen).
Ein unterstützender ERP-Anbieter verschafft hier einen großen Vorteil.
Zum Beispiel, als das Outsourcing-Buchhaltungsunternehmen Accurise Xledger einführte, konzipierte der Anbieter ein zweimonatiges Schulungsprogramm, um dem Unternehmen das Tool zu vermitteln. Darüber hinaus unterstützten die Xledger-Berater das Unternehmen auch noch lange nach dem Go-live.
Worum geht es? Nach einem erfolgreichen ERP-Launch gilt:
- Überprüfen Sie Ihr ERP-System weiterhin anhand der zu Beginn definierten Anforderungen, Metriken und KPIs.
- Sammeln Sie regelmäßig Nutzerfeedback und nutzen Sie es zur kontinuierlichen Optimierung.
- Führen Sie regelmäßige System-Gesundheitschecks durch.
- Schaffen Sie ein klares System zur Priorisierung und Bearbeitung neuer oder wiederkehrender Probleme.
Häufige Fehler bei der ERP-Einführung
Jedes Unternehmen ist auf seine Weise einzigartig… aber manche Probleme betreffen alle ähnlich. Hier sind einige der häufigsten Fehler bei der Implementierung:
Herausforderungen unterschätzen
Wer technische Herausforderungen und deren Auswirkungen auf Geschäftsprozesse unterschätzt, landet bei zu optimistischen Zeit- und Budgetplänen und stellt nicht genügend Ressourcen bereit.
Ineffizientes Projektmanagement
Wenn Folgendes vorliegt:
- Schlechte Koordination zwischen verschiedenen Teams
- Mangel an klaren Meilensteinen und Verantwortlichkeiten
- Unzureichendes Risikomanagement
- Versäumnis, Scope Creep zu managen
Dann wird das Projekt schnell aus dem Ruder laufen. Gewinnen Sie hier von Anfang an Kontrolle und behalten Sie die kritischen Bereiche stets im Auge – jede Unsicherheit kann Sie vom Kurs abbringen.
Fehlende Unterstützung
Fehlt die starke, sichtbare Unterstützung durch zentrale Stakeholder, können ERP-Projekte an Schwung verlieren oder auf Widerstand im Mittelmanagement stoßen.
Suchen Sie Champions in Ihrer Geschäftsleitung (C-Suite) und lassen Sie diese aktiv an der Projektkommunikation teilnehmen.
Unzureichende Ressourcenzuteilung
Wenn Sie den notwendigen Einsatz unterschätzen, resultiert das in einem unterbesetzten Projektteam, unzureichenden Schulungen oder Kürzungen bei entscheidenden Themen wie Datenmigration oder ERP-Tests.
Verstehen und kommunizieren Sie den genauen Bedarf klar und deutlich – das erhöht die Erfolgschancen Ihres Projekts enorm.
Übermäßige Individualisierung
Auch wenn ERP-Individualisierung für einige Unternehmen hilfreich ist, sollten Sie hier konservativ vorgehen.
Sonderanpassungen erhöhen die Kosten, erschweren Upgrades und Wartung und verlängern die Einführungszeit – stellen Sie also sicher, dass Sie Anpassungen wirklich benötigen, bevor Sie sie angehen.
Ineffiziente Geschäftsprozesse
Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse nicht vor oder während der ERP-Implementierung optimieren, werden Sie mit ineffizienten, automatisierten Prozessen dastehen, was dazu führen wird, dass Sie wieder ganz von vorne anfangen müssen.
Das Projekt zu sehr anpreisen
Verharmlosen Sie es nicht, aber preisen Sie es auch nicht zu sehr an. Wenn Sie zu optimistische Zeitpläne und unrealistische Vorteile versprechen, bekommen Sie vielleicht die Genehmigung für die Implementierung, aber es wird zu Enttäuschungen und einem Verlust an Unterstützung führen, noch bevor Sie fertig sind.
Tests überspringen
Wenn Sie Testphasen übereilen oder überspringen, kann dies nach dem Go-live zu erheblichen Problemen führen. Machen Sie das einfach nicht. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr System zu testen, und ergreifen Sie Maßnahmen auf Basis der Testergebnisse.
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Eine erfolgreiche ERP-Implementierung ist ein komplexer Prozess, der sorgfältige Planung, Durchführung und ein effektives Change Management erfordert.
Auch wenn Herausforderungen unvermeidlich sind, können Sie mit diesen Best Practices die Komplexität des ERP-Implementierungsprozesses besser bewältigen und Ausfallzeiten minimieren.
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