8 Best Practices für die ERP-Einführung zur Minimierung von Ausfallzeiten
Die Einführung eines ERP-Systems ist entscheidend, wenn Ihr Unternehmen Dateninkonsistenzen beheben möchte, die Geschäftsabläufe beeinträchtigen, niedrige Produktivität und hohe Arbeitskosten durch manuelle Ressourcenplanung entstehen oder eine schlechte Datentransparenz zu einem langsamen Change Management führt.
Selbst mit all seinen potenziellen Vorteilen kann die Einführung von ERP-Systemen zum Albtraum werden, wenn Sie nicht potenzielle Probleme wie Prozessunterbrechungen, Kostenüberschreitungen und Fehler durch Anwender oder Software frühzeitig erkennen und minimieren.
Minimieren Sie Budgetüberschreitungen und Systemausfälle, indem Sie die folgenden Best Practices für die ERP-Einführung anwenden:
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1. Klare Definition der wichtigsten Anforderungen und KPIs
Bevor Sie irgendetwas anderes tun, definieren Sie Ihre ERP-Software-Anforderungen und die KPIs, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. So stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Aufgaben priorisieren und schnell zielorientierte Entscheidungen treffen können. Gleichzeitig verhindert dies, dass wichtige Geschäftsanforderungen übersehen oder Terminvorgaben nicht eingehalten werden.
Betrachten Sie Kambukka, einen führenden Hersteller von Speise- und Trinkbehältern. In der Vergangenheit hatte das Team große Mühe, Lagerbestände manuell anzupassen und für jeden Verkauf Rechnungen zu erstellen. Daher beschafften sie ein ERP-System, um diese Prozesse zu automatisieren.
Mit klar definierten Zielen konnte Kambukka problemlos die passendste Lösung (Microsoft Dynamics 365) für ihre Anforderungen auswählen – so sparten sie Zeit, eliminierten menschliche Fehler und ermöglichten es den Mitarbeitenden, sich wieder mehr auf den Verkauf zu konzentrieren.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Hier finden Sie eine kurze Anleitung zur Definition der ERP-Einführungsanforderungen und KPIs:
- Beziehen Sie die relevanten Stakeholder ein und lassen Sie sie die wichtigsten Ziele für die Einführung des ERP-Systems auflisten, diskutieren und abstimmen.
- Priorisieren Sie die definierten Ziele, indem Sie sie in folgende Gruppen unterteilen:
- Unverzichtbar: Grundlegende Funktionen für den Geschäftsbetrieb.
- Wünschenswert: Funktionen, die den Nutzen der neuen Software erhöhen.
- Kein unmittelbarer Bedarf: Funktionen, die Sie nicht sofort benötigen, die aber mit dem Wachstum Ihres Unternehmens nützlich sein werden.
- Nett, aber nicht notwendig: Nicht wesentliche Funktionen, die Ihre Geschäftsprozesse jedoch vereinfachen können.
- Dokumentieren Sie alles und stellen Sie sicher, dass jeder Stakeholder eine Kopie zur Referenz während und nach der Implementierung erhält.
Schließen Sie diesen Schritt unbedingt vor der Auswahl des ERP-Systems ab, damit Sie eine Lösung auswählen, die optimal zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt und Sie sich den damit verbundenen Zeitaufwand für einen Systemwechsel später sparen können.
2. Erstellen Sie einen soliden ERP-Implementierungsplan
Wie eine gute Landkarte vermittelt ein durchdachter ERP-Implementierungsplan die klare Richtung für das Team und stellt sicher, dass alle Beteiligten am selben Strang ziehen. Diese Klarheit senkt das Risiko des Scheiterns, da es eine gemeinsame Einigkeit über Aufgaben, Zeitpunkte und Gründe gibt.
Die wirksamsten ERP-Strategien beinhalten diese drei zentralen Schritte: die Wahl der richtigen Software, die Benennung eines Projektleiters und von Teammitgliedern sowie die Durchführung von ERP-Tests.
A) Wählen Sie eine geeignete ERP-Software
Nachdem die Zielsetzung abgeschlossen ist, ist es an der Zeit, die beste ERP-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Natürlich könnten Sie einfach ein bekanntes Tool auswählen und es dabei belassen, aber das würde ich nicht empfehlen.
Stellen Sie stattdessen eine Auswahlliste zusammen und bewerten Sie verschiedene ERP-Software-Lösungen anhand von Kriterien wie deren Anwendungsfällen, wichtigsten Funktionen, Integrationen, Qualität des Kundensupports, Skalierbarkeit und mehr. Wählen Sie anschließend die Plattform aus, die sich passgenau in Ihre Projektpläne einfügt.
Dies sind die besten ERP-Systeme, die wir gefunden haben, um Ihnen ein Grundgerüst für Ihre Auswahlliste zu geben:
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Beispielsweise überlegte der ehemalige Buchhalter und Accurise-Gründer Rob Howard, als er sich auf die Suche nach einem modernen Finance-ERP machte, insbesondere zwei Hauptfaktoren:
- Funktionen: Er suchte eine einzige Plattform für Ausgaben, Konsolidierung, Dokumentenmanagement-Freigaben und Echtzeit-Reporting.
- Kundenerlebnis: Er suchte nach einem Anbieter, der ein überlegenes Onboarding-Erlebnis und praktische Unterstützung bot.
Nach Abwägung verschiedener Optionen, darunter Xero (eine der beliebtesten Buchhaltungslösungen), entschied sich Rob für Xledger aufgrund des hervorragenden Kundendienstes, den die einheitliche Lösung bot.
B) Ernennen Sie einen Projektmanager und ein internes Implementierungsteam
Die Realität der ERP-Implementierung variiert je nach Unternehmenstyp, Branche und Größe. Kleine Unternehmen können ERP-Implementierungsmethoden wählen, die sechs Monate oder weniger dauern, während große Unternehmen ihr System nach ein oder zwei Jahren noch entwickeln oder einführen.
Deshalb benötigen Sie einen starken ERP-Projektmanagement-Plan, der individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist — er begleitet Sie während der ganzen Implementierungsphase. Dieser Plan sollte einen dedizierten Projektmanager und ein Implementierungsteam enthalten, um Geschwindigkeit, Ordnung und Ressourcennutzung zu gewährleisten.
Zu deren Aufgaben gehören:
- Die Anpassung Ihres ERP-Systems an die geschäftlichen Anforderungen
- Die Definition des Projektumfangs und das Sicherstellen eines reibungslosen Ablaufs
- Sicherstellen, dass wichtige Führungskräfte, Geschäftsleitung und andere Interessensgruppen am Entscheidungsprozess beteiligt sind
- Überwachen und Ausführen funktionaler Details der ERP-Implementierung, wie das Konfigurieren des ERP-Systems, das Managen von Sicherheits- und Datenschutzbelangen sowie das Anpassen von Geschäftsprozessen an die Möglichkeiten des ERP-Systems
C) Führen Sie umfassende ERP-Tests durch
Reibungslose, langlebige ERP-Implementierungen setzen rigorose Belastungs- und Funktionstests voraus.
Überprüfen Sie, ob alle Funktionen und Module Ihres ERP-Systems fehlerfrei sind und in verschiedenen realen Szenarien, auch unter Stress, angewandt werden können. Stärken Sie außerdem das Vertrauen der Endnutzer in die Software und stellen Sie sicher, dass sie deren Anforderungen entspricht, indem Sie sie in den Testprozess einbeziehen.
Kritische Tests, die Sie vor dem Rollout auf Ihrem ERP-System durchführen können, sind unter anderem:
- Funktionale Tests aller Funktionen.
- Leistungstests, um Geschwindigkeit, Flexibilität und Stabilität zu bewerten.
- Sicherheitstests, um Schwachstellen aufzudecken und zu beheben.
- Regressionstests nach Änderungen und Updates.
- Exploratives Testen, um versteckte Fehler und Grenzfälle zu finden.
3. Unterstützung durch die Unternehmensleitung sichern
Eine erfolgreiche ERP-Implementierung hängt maßgeblich vom Top-Management ab — das können Sie selbst sein oder die Person, der Sie das Projekt vorstellen. Allerdings ist es nur der erste Schritt, die Geschäftsleitung davon zu überzeugen, die für die Einführung eines ERP-Systems notwendigen Mittel zu genehmigen.
Wahre Unterstützung der Geschäftsleitung ist für eine erfolgreiche Einführung unerlässlich. Sie misst sich daran, wie sehr dieses Gremium bereit ist, das Projekt zu überwachen und daran teilzunehmen.
Nehmen Sie zum Beispiel Midwest Wheel. Das Unternehmen für Lkw-Ersatzteile hatte eindeutig die Unterstützung der Führungsebene bei der Einführung des ERP-Tools Infor, da dieses so eingerichtet war, dass das Management über Folgendes informiert wurde:
- Bestimmte Mitarbeiteraktionen, die auf einen Bedarf an weiterführender Schulung hinweisen könnten.
- Neue Kunden und Aufträge, um die Einhaltung der Preisstandards sicherzustellen.
Wenn Ihr Management und Ihre Führungskräfte auf C-Ebene die Vorteile zwischen Ihren aktuellen Geschäftsprozessen und dem produktiveren zukünftigen Zustand dieser Prozesse – sowie die Rendite aus dem ERP-Projekt – klar verstehen, sind sie eher bereit, Ihnen die Zeit und das Personal zur Verfügung zu stellen, das Sie benötigen, um das Projekt zu rechtfertigen.
Verschaffen Sie sich die Unterstützung des Managements, die Sie für eine erfolgreiche ERP-Einführung benötigen, indem Sie folgende Schritte befolgen:
- Heben Sie die kurz- und langfristigen Vorteile der ERP-Software für Ihr Unternehmen hervor, sei es durch Kosteneinsparungen, höhere Umsätze oder gesteigerte Mitarbeiterproduktivität.
- Führen Sie regelmäßige Meetings mit wichtigen Stakeholdern durch, um sie informiert und eingebunden zu halten.
- Richten Sie ein Lenkungsgremium ein, das aus Vertretern verschiedener Abteilungen besteht, um das Projekt zu steuern.
- Sorgen Sie für ständigen Austausch zwischen Geschäftsleitung und Abteilungsleitern über ERP-Einführungsmethoden, Veränderungen in den Prozessen und konkrete Vorteile.
- Teilen Sie das Projekt in Teilabschnitte auf; wenn zu viel Zeit vergeht, bis erkennbare Vorteile eintreten, könnten Führungskräfte auf C-Ebene, die häufiger Ergebnisse nachweisen müssen, ihre Unterstützung entziehen.
- Automatisieren Sie Berichte und Benachrichtigungen über wichtige Aktivitäten, damit Ihr Management-Team einen Einblick in das Tagesgeschäft erhält.
4. Setzen Sie ein realistisches Budget und einen realistischen Zeitplan
Jeder Schritt im ERP-Einführungsprozess bringt eigene Kosten- und Zeitaufwände mit sich, für die Sie angemessen planen müssen. Realistisch einzuschätzen, was Ihr Team investieren kann, sorgt für angemessene Erwartungen und stellt sicher, dass Ihnen nicht mitten im Projekt die Ressourcen ausgehen und das Vorhaben scheitert.
Im Fall von Nestlé haben sie einen genauen Zeitplan und ein Budget für die Einführung ihres ausgewählten ERP-Systems, SAP, mit Unterstützung des firmeninternen Service- und Support-Teams festgelegt.
Das Ergebnis? Eine termingerechte, im Budget verbleibende und störungsfreie Einführung – trotz der Projektgröße und Komplexität.
Ihr ERP-Einführungsbudget sollte die Kosten für die Systemeinrichtung ebenso umfassen wie:
- Hardware-Upgrade-Gebühren
- Beratungskosten
- Schulungskosten
- Ein Notfallbudget für unerwartete Ereignisse
5. Bereiten Sie sich auf die Datenmigration vor
Hier wird es etwas knifflig. Die Datenmigration beinhaltet die Übertragung aller relevanten Unternehmens- und Benutzerdaten in das ERP-Tool, sodass sie für verschiedene Bereiche und Abteilungen automatisch zugänglich sind.
Wird dieser Prozess fehlerhaft durchgeführt, können Fehler und Inkonsistenzen in den Daten entstehen. Je nachdem, wie viele Daten Sie über verschiedene Systeme, Tools und Teams verteilt haben, kann dies zudem sehr hektisch und zeitaufwendig werden.
Deshalb ist es am besten, sich vorzubereiten und den Migrationsprozess so früh wie möglich zu starten.
Die richtige ERP-Software kann Ihre aktuellen Systeme entweder problemlos ersetzen oder sich nahtlos integrieren und so eine pünktliche, genaue Datenmigration unterstützen.
[Nutzen Sie] die Migration als Chance, veraltete historische Daten auszusortieren.
Hier finden Sie eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Datenmigration:
- Prüfen Sie die Daten Ihres bestehenden Systems, um sicherzustellen, dass sie mit dem neuen System kompatibel sind. Ist dies nicht der Fall, bewerten, bereiten und konvertieren Sie alle vorhandenen Daten in ein kompatibles Format.
- Identifizieren und kategorisieren Sie die Datentypen, die migriert werden müssen.
- Bereinigen und validieren Sie die Daten auf Genauigkeit und Konsistenz.
- Ignorieren Sie doppelte Datensätze, veraltete Informationen und Inkonsistenzen.
- Erstellen Sie Datenstandards für Ihr ERP-System (z. B. wie Kundennamen formatiert werden sollen).
- Beziehen Sie ERP-Berater und Fachexperten ein, um den Datenprozess zu validieren.
- Testen Sie den Prozess und beheben Sie etwaige Schwachstellen.
- Entwickeln Sie einen Backup-Plan für den Fall von Datenverlusten oder Fehlern.
- Planen Sie eine kontinuierliche Datenverwaltung, um die Qualität auch nach dem Implementierungsprozess aufrechtzuerhalten.
6. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit dem ERP-System
Bevor Sie Ihr neues ERP-System offiziell einsetzen, schulen Sie Ihre Mitarbeitenden (die Endanwender), wie sie von diesem System profitieren, Arbeitsabläufe optimieren und ihre Ziele erreichen können. Diese Schulung fördert die Akzeptanz der Nutzer und sorgt für eine schnellere Amortisation Ihrer Investition.
Falls Ihre ERP-Plattform bzw. Ihr Tarif einen dedizierten Account Manager oder ein Implementierungsteam beinhaltet, nutzen Sie dieses — sie haben das schon vielfach begleitet und können helfen.
7. Stellen Sie fortlaufenden Support und Wartung sicher
Es ist (fast) unmöglich, dass Nutzer unmittelbar nach Einführung eines neuen ERP-Systems alle Funktionen perfekt beherrschen. Nach dem Go-Live Ihrer ERP-Software werden Ihre Anwender höchstwahrscheinlich Fragen haben und Unterstützung benötigen, sobald sie auf Probleme stoßen.
Sobald die Mitarbeitenden das System nutzen, ist es sehr wahrscheinlich, dass sie auf Probleme stoßen und Fragen stellen. Es ist klug, im Voraus mehrere Ressourcen bereitzustellen.
Daher sollte Ihr Implementierungsteam darauf achten, bei auftretenden Problemen so schnell wie möglich Lösungen bereitzustellen, um zu verhindern, dass sich dieselben Probleme bei anderen Beschäftigten wiederholen.
8. Führen Sie eine Nach-Implementierungsbewertung durch
Nach der Einführung ist die ERP-Implementierung nicht abgeschlossen. Tatsächlich fängt hier die eigentliche Arbeit erst an. Ausreichende Unterstützung nach der Implementierung minimiert Frust bei den Nutzern (und das Risiko, dass Ihr System abstürzt, bevor Sie den gewünschten ROI erzielen).
Ein unterstützender ERP-Anbieter ist hier ein entscheidender Vorteil.
Zum Beispiel, als das ausgelagerte Buchhaltungsunternehmen Accurise Xledger einführte, erstellte der Anbieter ein zweimonatiges Schulungsprogramm, um ihnen das Verständnis für das Tool zu erleichtern. Darüber hinaus unterstützen Xledger-Berater sie weiterhin, lange nachdem das System live gegangen ist.
Der Punkt? Nach einer erfolgreichen ERP-Einführung gilt:
- Bewerten Sie Ihr ERP-System weiterhin auf Basis der wichtigsten Anforderungen, Kennzahlen und KPIs, die Sie zu Beginn des Projekts festgelegt haben.
- Sammeln Sie regelmäßig Nutzerfeedback und nutzen Sie dieses, um Verbesserungen voranzutreiben.
- Führen Sie regelmäßige System-Gesundheitschecks durch.
- Erstellen Sie ein klares System zur Priorisierung und Bearbeitung neuer oder wiederkehrender Probleme.
Häufige Fehler bei der ERP-Einführung
Jedes Unternehmen ist auf seine Art einzigartig ... aber einige Probleme scheinen alle gleichermaßen zu betreffen. Hier sind einige der häufigsten Stolpersteine bei der Einführung:
Herausforderungen unterschätzen
Wenn die technischen Herausforderungen und ihr Einfluss auf Geschäftsprozesse unterschätzt werden, führt das häufig zu unrealistischen Zeitplänen und Budgets sowie zu einer unzureichenden Ressourcenzuteilung.
Ineffektives Projektmanagement
Wenn Sie folgendes haben:
- Schlechte Koordination zwischen verschiedenen Teams
- Fehlende klare Meilensteine und Verantwortlichkeiten
- Unzureichendes Risikomanagement
- Nichtkontrollierter Umfangszuwachs (Scope Creep)
werden Sie erleben, dass das Projekt aus dem Ruder läuft. Bringen Sie diese Faktoren vor Projektbeginn unter Kontrolle und behalten Sie sie im Auge. Jede Unsicherheit kann Sie vom Kurs abbringen.
Mangel an Unterstützung
Fehlende starke, sichtbare Unterstützung von Schlüsselpersonen kann dazu führen, dass ERP-Projekte an Schwung verlieren oder auf Widerstand im mittleren Management stoßen.
Finden Sie Fürsprecher in Ihrer Geschäftsleitung und lassen Sie diese an der Projektkommunikation teilnehmen.
Unzureichende Ressourcenbereitstellung
Wenn Sie den erforderlichen Aufwand unterschätzen, führt das dazu, dass das Projektteam unterbesetzt ist, Schulungen vernachlässigt werden oder bei entscheidenden Teilen wie Datenmigration oder ERP-Tests Abstriche gemacht werden.
Wenn Sie den Bedarf realistisch einschätzen – und diesen klar kommunizieren – steigen Ihre Erfolgschancen deutlich.
Zu viel Individualisierung
Auch wenn ERP-Anpassungen für einige Unternehmen sinnvoll sind, sollten Sie hier zurückhaltend sein.
Individualisierungen erhöhen die Kosten, erschweren Updates und Wartung und verlängern die Implementierungszeit – stellen Sie sicher, dass Sie Anpassungen wirklich benötigen, bevor Sie sie umsetzen.
Ineffiziente Geschäftsprozesse
Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse nicht vor oder während der ERP-Einführung optimieren, erhalten Sie ineffiziente, automatisierte Abläufe, sodass Sie wieder von vorne beginnen müssen.
Projekt wird zu sehr angepriesen
Nicht zu gering und nicht zu hoch ansetzen. Wenn Sie überoptimistische Zeitpläne und unrealistische Vorteile versprechen, mag die Einführung zunächst Zustimmung finden, aber am Ende enttäuschen Sie und verlieren Unterstützer, bevor das Ziel erreicht ist.
Tests werden ausgelassen
Das Überstürzen oder Überspringen von Testphasen kann nach dem Go-Live zu erheblichen Problemen führen. Also: niemals tun. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr System zu testen, und reagieren Sie auf die Ergebnisse dieser Tests.
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Eine erfolgreiche ERP-Einführung ist ein komplexer Prozess, der sorgfältige Planung, Umsetzung und effektives Change Management erfordert.
Auch wenn Herausforderungen unvermeidlich sind, hilft die Einhaltung dieser Best Practices, die Komplexitäten des ERP-Einführungsprozesses zu meistern und Ausfallzeiten zu minimieren.
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