7 Erfolgreiche ERP-Implementierungen (und was wir daraus lernen können)
Teamarbeit macht den ERP-Traum wahr: Erfolgreiche ERP-Einführungen wurden von starken Führungsteams getragen, die aktiv am Prozess beteiligt waren.
Planung ist der Weg zum Erfolg: Ein realistischer und durchdachter Implementierungsplan war ein wichtiger gemeinsamer Faktor für erfolgreiche ERP-Einführungen.
ERP-Fehlschläge sind teuer: Das Versagen bei der effektiven Einführung von ERP-Systemen kann Unternehmen viel Zeit, Energie und Geld kosten.
Man muss das Rad nicht neu erfinden: Sichern Sie den Erfolg Ihres Unternehmens, indem Sie bewährte Methoden und Strategien erfolgreicher ERP-Einführungen übernehmen.
Die Art und Weise, wie Sie Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Software implementieren, macht einen riesigen Unterschied darin, wie effektiv sie Ihre Finanzprozesse unterstützt. Nachdem ich Leserfragen zu Best Practices beantwortet habe, habe ich beschlossen, die bemerkenswertesten Erfolgsgeschichten zur ERP-Einführung zusammenzutragen, um herauszufinden, was sie gemeinsam hatten.
Wenn ich die Unternehmen beleuchte, die erfolgreich ein ERP eingeführt haben, werden Ihnen gewisse Muster auffallen. Zum Beispiel war der Erfolg mehrerer Unternehmen auf der Liste:
- Getrieben durch das Vorhandensein eines starken Führungsteams, das
- Aktiv an der Implementierung teilnahm,
- Mit einem realistischen Implementierungsplan arbeitete
Sie können sich von diesen Vorgehensweisen inspirieren lassen, damit die ERP-Implementierung in Ihrem Unternehmen reibungslos verläuft.
Warum ERP-Implementierungen wichtig sind
ERP-Systeme sind großartig, aber Implementierungen können scheitern. Und wenn das passiert, kostet es das Unternehmen Zeit, Energie und nicht zuletzt eine Menge Geld.
Mission Produce ist ein globaler Avocado-Lieferant, der ganzjährig reife Avocados verkauft. Im Jahr 2022 stand Mission Produce vor erheblichen Herausforderungen, seiner Mission, leckeres Obst zu liefern (ja, Avocados sind Obst), treu zu bleiben. Der Grund? Eine gescheiterte ERP-Implementierung.
Dies kostete das Unternehmen seinen guten Ruf und 3,8 Millionen Dollar, die an einen Berater gezahlt wurden, um das ERP-System zu bereinigen.
1. Fulton & Roark
Fulton & Roark nutzte früher Tabellenkalkulationen zur Bestandsverwaltung und Sage Live für die Buchhaltung. Die Mitgründer Kevin Keller und Allen Shafer erkannten, dass diese Systeme dem zweistelligen Wachstum der jährlichen Verkaufszahlen nicht mehr gewachsen waren — ein Luxusproblem, zugegeben.
Aus folgendem Grund: Tabellenkalkulationen konnten die sich ändernden Lagerkosten nicht berücksichtigen, während bei Sage Workflows fehlten, um die Herstellungskosten (COGS) zu erfassen. Das führte zu viel manueller Dateneingabe und weniger Vertrauen in die Datenqualität.
Um das zu lösen, entschieden sich die Gründer, Daten und Workflows mit NetSuite ERP zu zentralisieren. Bereits drei Wochen nach der Implementierung stellten die Gründer bedeutende Verbesserungen in den folgenden Bereichen fest:
- Buchhaltung: Fehler bei der Bestandsdateneingabe konnten schneller erkannt werden.
- Rechnungswesen: Das Unternehmen konnte Buchhaltungsaufgaben ohne externe Buchhalter bewältigen.
- Kostenkontrolle: Das Unternehmen konnte den Umsatz um ca. 50 % pro Jahr steigern, ohne die Belegschaft aufzustocken.
- Finanzen: Die Gründer hatten mehr Überblick über Margen und Lagerbestände.
Gründe für den Erfolg
Die Unterstützung und das Engagement des Managements für das ERP-Projekt waren bei Fulton & Roark entscheidend. Zudem trug die Eigeninitiative der Mitgründer und ihre aktive Beteiligung an der Einführung dazu bei, die Akzeptanz unter den Mitarbeitern zu stärken und den Projekterfolg zu sichern.
2. N&N Moving Supplies
N&N Moving Supplies ist ein familiengeführter Großhändler für Umzugsbedarf. Innerhalb weniger Jahre wuchs das Unternehmen von einem Standort in Georgia zu mehreren Standorten in den USA (und vervierfachte die Mitarbeiterzahl).
Als kleines Unternehmen setzte N&N auf QuickBooks und einen externen Payroll-Anbieter, um Arbeitszeiten und Gehälter zu verwalten. QuickBooks konnte die schnell wachsenden Anforderungen von N&N nicht mehr erfüllen, daher griffen die Gründer zu NetSuite ERP und einer Zeiterfassungslösung von NOVATime, einem NetSuite-Partner, um Buchhaltungs- und Gehaltsprozesse abzubilden.
Nach der ERP-Einführung konnte N&N die Zeit für die Lohnabrechnung um 84 % reduzieren. Außerdem war das Unternehmen in der Lage, Konten schneller abzustimmen und die Personalkosten in allen Niederlassungen leichter nachzuverfolgen.
Gründe für den Erfolg
Die Zusammenarbeit mit einem externen Partner war entscheidend, um den Funktionsumfang des ERPs an die Bedürfnisse von N&N anzupassen. Zudem waren Mitarbeitereinbindung durch Schulungen sowie deren aktive Beteiligung an Auswahl und Einführung der Lösung entscheidende Erfolgsfaktoren bei N&N.
3. Cadbury
Cadbury, ein britischer Süßwarenhersteller im Besitz von Mondelez International, stand aus mehreren Gründen vor der Einführung eines ERP-Systems. Die wichtigsten Herausforderungen waren Produktions- und Vertriebsanforderungen während einer Phase starken Wachstums.
Die Probleme von Cadbury führten zu dem, was SAP als „eine der größten globalen ERP-Einführungen“ bezeichnet. Die ERP-Einführung half Cadbury dabei, Prozesse an 16 Standorten zu standardisieren und 13 Produktionsstandorte innerhalb des Unternehmens zu konsolidieren.
Schließlich ermöglichte die erfolgreiche ERP-Einführung Cadbury, die Betriebskosten zu senken und die Produktionseffizienz in der gesamten Lieferkette zu verbessern – sprich, das Projekt war erfolgreich.
Gründe für den Erfolg
Der ERP-Erfolg von Cadbury war Teil eines fünfjährigen IT-Transformationsprojekts. Der Implementierungsprozess verläuft nicht immer reibungslos, aber wenn Sie entschlossen sind und bereit sind, mehrere Kurswechsel vorzunehmen, ist die Wahrscheinlichkeit eines Erfolges – wie bei Cadbury – deutlich höher.
4. Nestlé
Nestlé ist das weltweit größte Unternehmen für Lebensmittel und Getränke. Das Schweizer Unternehmen entschied sich 1997 für die Einführung eines ERP-Projekts namens BEST (Business Excellence through Systems Technology), das 2003 abgeschlossen werden sollte. Die Umsetzung war jedoch mit zahlreichen Herausforderungen verbunden.
Die Wahl von Nestlé fiel auf SAP. Der CEO von Nestlé selbst bildete zusammen mit Führungskräften aus verschiedenen Bereichen, darunter Finanzen und Vertrieb, ein Team von Stakeholdern zur Implementierung von SAP. Für das Team stand fest: Die Implementierung würde die Geschäftsprozesse neu organisieren und eine Umstellung der Arbeitsweise bei Nestlé bewirken.
Doch das Stakeholder-Team versäumte es, die Mitarbeiter einzubeziehen und zu kommunizieren, wie sich diese Veränderung auf sie auswirken würde. Das führte zu Unmut bei den Beschäftigten. Nach drei Jahren wurde das Projekt gestoppt und die Fluktuation der Mitarbeitenden erreichte 77 %.
Nestlé entschied sich, den Prozess neu zu starten – diesmal achtete das Unternehmen darauf, Bereichsleiter einzubeziehen und alle Mitarbeiter über die erwarteten Veränderungen zu informieren. Dieses Mal verlief alles nach Plan. Bis 2002 hatte Nestlé 325 Millionen US-Dollar an Betriebskosten eingespart.
Gründe für den Erfolg
Anfangs machte Nestlé Fehler, aber das Unternehmen konnte diese erkennen und beheben, anstatt den Implementierungsprozess – wie manche Unternehmen – ganz aufzugeben.
Ein perfektes Beispiel dafür, wie wichtig die Zustimmung und Einbindung der Mitarbeiter für eine erfolgreiche ERP-Einführung ist.
5. ABC Compounding
ABC Compounding stellt Flüssig- und Aerosolprodukte für verschiedene Branchen her. Anders als die anderen hier genannten Unternehmen verfügte ABC Compounding bereits über eine ERP-Lösung (ProcessPro), der jedoch wesentliche Funktionen wie Planung, Terminierung und MRP (Materialbedarfsplanung) fehlten.
Zum Glück für ABC hatte die IT-Leiterin des Unternehmens, Myra Huger, bereits beim vorherigen Arbeitgeber Erfahrungen mit Sage ERP X3 gesammelt und war mit dem umfangreichen Funktionsumfang des ERP vertraut. Das Unternehmen arbeitete mit einem lokalen Sage-Partner zusammen, um die Einführung zu unterstützen.
Dank des erfahrenen Partners konnte das Unternehmen schnell auf Sage ERP umstellen und seinen ambitionierten Zeitplan einhalten.
Gründe für den Erfolg
Die Erfahrung von Myra mit Sage sowie ein erfahrener Implementierungspartner an der Seite waren entscheidende Faktoren für die erfolgreiche Einführung bei ABC Compounding.
Ein Experte im Team – ob intern oder extern – der den Prozess steuert und Mitarbeiterschulungen anbietet, trägt maßgeblich zum Gelingen einer ERP-Einführung bei.
6. Hormel Foods
Hormel Foods produziert, verarbeitet und vertreibt weltweit verschiedene Nahrungs- und Fleischwaren. Das Unternehmen hatte seine Systeme seit Jahren nicht aktualisiert und verwendete mehrere Tools, die nicht miteinander kommunizierten. Die letzte ERP-Modernisierung lag mehr als 15 Jahre zurück, als Hormel beschloss, seine Altsysteme zu modernisieren und zu standardisieren.
KPMG wurde hinzugezogen, um Hormel beim Standardisieren der Prozesse und der Verbesserung der Datenqualität durch die Einführung von Oracle Cloud ERP zu unterstützen. Nach der Umsetzung verfügte Hormel über ein einheitliches System, das Geschäftsprozesse und Daten standardisierte, Entscheidungsfindungen vereinfachte und eine konsolidierte Datenübersicht über alle Geschäftsbereiche ermöglichte.
Gründe für den Erfolg
Der Assistant Controller des Unternehmens, Eldom Quan, schreibt den Erfolg der Implementierung dem Teamwork der Hormel Foods-Mitarbeiter und der Expertise von KPMG zu – die Zusammenarbeit war so eng, dass laut Eldom nicht zu erkennen war, wer zu Hormel und wer zu KPMG gehörte, wenn sie zusammenarbeiteten.
Ganz klar: Die Einbindung der Mitarbeiter und Teamarbeit sind entscheidend für die erfolgreiche Einführung von ERP-Software.
7. Cisco Systems
Die Fertigungs- und Finanzteams von Cisco nutzten veraltete Oracle-Software für die tägliche Arbeit. Auch wenn sie damit ihre Aufgaben erledigen konnten, wuchs bei den IT-, Betriebs- und Führungsteams das Bedürfnis, die Systemarchitektur des Unternehmens zu modernisieren.
Ciscos Supportkosten stiegen kontinuierlich, und die veraltete Software erschwerte die Integration von Funktionsverbesserungen und anderer Software sowie machte diese zeitaufwändig und schwierig. Der Wunsch nach Veränderung brachte jedoch eine große Herausforderung mit sich – das Unternehmen benötigte einen unterbrechungsfreien Zugriff auf Unternehmensdaten.
Mit Unterstützung der Führungskräfte (und sorgfältiger Planung) sollte Cisco sein neues System an einem verlängerten Feiertagswochenende im Jahr 2003 live schalten – einen ganzen Tag früher als ursprünglich geplant.
Gründe für den Erfolg
Cisco ist überzeugt, dass sein Erfolg durch „unerschütterliche Unterstützung und aktive Mitwirkung der Geschäftsleitung sowie das unternehmensweite Engagement für das Gelingen dieses groß angelegten Modernisierungsprojekts" begünstigt wurde.
Das Implementierungsteam hat jeden Teil des Plans befolgt und teamweite Proben durchgeführt, um Risiken zu minimieren und Überraschungen zu vermeiden.
Best Practices für die ERP-Implementierung
Bei meiner Recherche zu diesen Implementierungen sind mir einige gemeinsame Themen aufgefallen:
Klare Ziele definieren
Definieren Sie spezifische und messbare Ziele, die Sie mit Ihrem ERP-System erreichen wollen. Benötigen Sie ein ERP-System, um das Lagerbestandsmanagement zu optimieren, die Datenqualität zu verbessern oder einen besseren Kundenservice zu bieten? Sobald Ihr Ziel klar ist, legen Sie eine Kennzahl zur Erfolgsmessung fest.
Ihr Ziel könnte beispielsweise sein, die Bearbeitungszeit für Bestellungen innerhalb von sechs Monaten nach der ERP-Einführung um 30 % zu senken. Diese Details (gemeinsam mit den wichtigsten Interessengruppen) im Voraus festzulegen, hilft Ihnen, gezielt und zielgerichtet voranzugehen.
Akzeptanz von Führungsebene und Mitarbeitenden sichern
Wirkliche Unterstützung durch das Top-Management ist entscheidend, da die Einführung eines ERP-Systems erhebliche Investitionen an Zeit, Geld und Ressourcen erfordert – Dinge, die im Einflussbereich der Führung liegen.
So holen Sie sich die Unterstützung der Geschäftsleitung:
- Stellen Sie die Vorteile und den erwarteten ROI der ERP-Einführung heraus
- Teilen Sie Ihre Strategie zur Risikominimierung
- Zeigen Sie auf, wie die Implementierung des ERP-Systems mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmt
Häufig wird ein Einführungsprojekt von oben nach unten angestoßen – in diesem Fall sollten die Führungskräfte die Mitarbeitenden in jede Phase der Implementierung einbeziehen, von der Planung bis zur Umsetzung.
Denken Sie daran: Die Akzeptanz der Mitarbeitenden ist ebenso entscheidend, sonst kann es – wie bei Nestlé – zu Unmut oder Kündigungen kommen.
Das richtige ERP-System und den richtigen Anbieter wählen
Die Situation kann schnell schwierig werden, wenn Sie ein ERP einführen, das nicht Ihren Anforderungen entspricht – selbst wenn sonst alles stimmt. Bevor Sie sich für einen ERP-Anbieter entscheiden, bewerten Sie dessen Branchenerfahrung, Produktentwicklung, Skalierbarkeit und Supportleistungen. Führen Sie anschließend eine Fit-Gap-Analyse durch: Identifizieren Sie Lücken in Ihren aktuellen Prozessen und gleichen Sie diese mit den Funktionen des ERP-Systems ab, die diese Lücken schließen können.
Berechnen Sie beim Auswahlprozess die Gesamtkosten des ERP-Systems. Rechnen Sie Anschaffungskosten, Einführungskosten sowie laufende Kosten wie Wartung und versteckte Aufwände wie Change Management und potenzielle Ausfallzeiten während der Implementierung zusammen.
Bitten Sie den Anbieter um Referenzen von Kunden. Erfolgreiche und vor allem kürzlich abgeschlossene Implementierungsprojekte in Ihrer Branche geben Ihnen und Ihrem Team das Gefühl, dass die Lösung zu Ihrem Unternehmen passt.
Wenn Sie noch kein System haben, beginnen Sie Ihre Anbietersuche hier. Das sind die besten ERP-Systeme, die aktuell auf dem Markt sind:
Einen realistischen Implementierungsplan erstellen
Jedes Unternehmen ist einzigartig und bringt eigene Voraussetzungen bei der ERP-Einführung mit. Nestlé benötigte Jahre für die komplette Einführung, während Cisco alles an einem einzigen Wochenende umsetzte. Entwickeln Sie Ihren Implementierungsplan daher unbedingt basierend auf Ihren eigenen Rahmenbedingungen.
Ziehen Sie in Betracht, zunächst einen Pilotversuch in einem kleinen Bereich oder mit ausgewählten Modulen zu starten. Passen Sie den Rollout – basierend auf Rückmeldungen – schrittweise an.
Bei der Erstellung eines Implementierungsplans sind einige Punkte zu beachten, wie zum Beispiel:
- Festlegung von Implementierungsmeilensteinen
- Identifizierung und Minimierung von Risiken
- Kommunikation des Plans mit Mitarbeitenden und Stakeholdern
- Schulung
- Go-live-Vorbereitung
Beteiligen Sie Teammitglieder, die unmittelbar an den Prozessen arbeiten, die durch das ERP verändert werden. Das hilft Ihnen, einen realistischen Implementierungsplan zu entwickeln, der ehrgeizig und umsetzbar ist.
Überwachen und Evaluieren
Auch nach der Implementierung können Systeme und Prozesse fehlerhaft sein. Überwachen Sie technische und qualitative Kennzahlen nach der Implementierung, um Systemleistung, Benutzerakzeptanz, Prozesseffizienz und finanzielle Ergebnisse zu verfolgen. Sammeln Sie Rückmeldungen von Nutzerinnen und Nutzern über ihre Erfahrungen mit dem ERP-System, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren oder Unterstützung vom Anbieter zu erhalten.
Überwachen Sie zudem die Einführung neuer Funktionen und Features Ihres ERP und bieten Sie bei deren Rollout regelmäßige Schulungen an, damit Ihre Mitarbeitenden die ERP-Plattform vollständig nutzen können.
Agilität ist entscheidend für den Erfolg
Ihr Umsetzungsweg wird mit hoher Wahrscheinlichkeit anders verlaufen als bei anderen. Sie werden auf einzigartige Herausforderungen stoßen, von denen einige in keinem Implementierungsleitfaden zu finden sind. Seien Sie deshalb während des Einführungsprozesses bereit, agil zu handeln. Diese Agilität hilft Ihnen, den Implementierungsplan bei sich ändernden Umständen schnell anzupassen und Ihre Erfolgschancen zu erhöhen.
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