7 ERP-Erfolgsgeschichten & Was Sie daraus lernen können
Die Art und Weise, wie Sie Enterprise Resource Planning (ERP)-Software implementieren, macht einen enormen Unterschied darin, wie effektiv sie Ihre Finanzprozesse unterstützt. Während ich über Unternehmen berichte, die ein ERP erfolgreich eingeführt haben, werden Ihnen einige Muster auffallen.
Der Erfolg mehrerer Unternehmen auf dieser Liste wurde durch ein starkes Führungsteam vorangetrieben, das aktiv an der Implementierung teilnahm und einen realistischen Projektplan verfolgte. Sie können sich Ideen aus deren Vorgehen abschauen, damit die ERP-Einführung in Ihrem Unternehmen reibungslos verläuft.
Warum ERP-Implementierungen wichtig sind
ERP-Systeme sind eine tolle Sache, aber Implementierungen können scheitern. Wenn das geschieht, kostet es das Unternehmen Zeit, Energie und mehr als nur ein wenig Geld.
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Mission Produce ist ein globaler Avocado-Lieferant, der das ganze Jahr über reife Avocados verkauft. Im Jahr 2022 stand Mission Produce vor erheblichen Herausforderungen, seiner Mission nachzugehen, köstliche Früchte zu liefern (ja, Avocados sind Früchte). Warum? Eine fehlgeschlagene ERP-Implementierung.
Dies kostete dem Unternehmen seinen guten Ruf und 3,8 Millionen Dollar, die an einen Berater gezahlt wurden, um das ERP-System zu lösen.
1. Fulton & Roark
Fulton & Roark nutzte früher Tabellenkalkulationen zur Bestandsverwaltung und Sage Live für die Buchhaltung. Die Mitbegründer Kevin Keller und Allen Shafer erkannten, dass diese Systeme dem zweistelligen jährlichen Umsatzwachstum nicht mehr gewachsen waren — ein gutes Problem, könnte man meinen.
Weshalb? Tabellenkalkulationen konnten veränderte Lagerkosten nicht berücksichtigen, während Sage keine Workflows zur Erfassung der Herstellungskosten (COGS) bot. Dies führte zu viel manueller Dateneingabe und ließ Zweifel an der Datenqualität aufkommen.
Um dieses Problem zu lösen, entschieden sich die Gründer, Daten und Workflows mit NetSuite ERP zu zentralisieren. Bereits drei Wochen nach der Implementierung stellten sie erhebliche Verbesserungen in folgenden Bereichen fest:
- Buchhaltung: Sie konnten fehlerhafte Bestandsbuchungen schneller erkennen.
- Rechnungswesen: Das Unternehmen konnte die Buchhaltungsaufgaben ohne externe Buchhalter bewältigen.
- Kostenkontrolle: Das Unternehmen konnte die Umsätze um etwa 50% pro Jahr steigern, ohne zusätzliches Personal einzustellen.
- Finanzen: Die Mitbegründer erhielten mehr Einblick in Margen und Lagerbestand.
Erfolgsfaktoren
Das Engagement der Geschäftsführung bei der Implementierung des ERP-Systems war bei Fulton & Roark entscheidend. Außerdem brachte die Eigeninitiative und aktive Beteiligung der Gründer an der Einführung des Systems das nötige Engagement der Mitarbeitenden und trug so maßgeblich zum Projekterfolg bei.
2. N&N Moving Supplies
N&N Moving Supplies ist ein familiengeführter Großhändler für Umzugsausstattung und -zubehör. Innerhalb weniger Jahre expandierte das Unternehmen von einem Standort in Georgia auf mehrere Standorte in den USA (und vervierfachte seine Belegschaft).
Als kleines Unternehmen setzte N&N QuickBooks und einen externen Anbieter für Lohn- und Gehaltsabrechnung ein, um Arbeitszeiten und Gehälter zu verwalten. QuickBooks konnte mit den sich rasch entwickelnden Anforderungen von N&N nicht Schritt halten, deshalb nutzten die Gründer NetSuite ERP sowie eine Zeiterfassungslösung von NOVATime (einem NetSuite-Partner), um Buchhaltungs- und Lohnprozesse zu steuern.
Nach der Implementierung des ERP-Systems konnte N&N die Zeit für die Lohnverarbeitung um 84% reduzieren. Außerdem gelang es dem Unternehmen, Konten schneller auszugleichen und Personalkosten an allen Standorten einfacher zu verfolgen.
Erfolgsfaktoren
Die Integration mit einem externen Partner war entscheidend, um die ERP-Features an die Anforderungen von N&N anzupassen. Ebenso wichtig für den Projekterfolg war es, die Mitarbeitenden durch gezielte Schulungen und ihre aktive Beteiligung bei der Auswahl und Einführung des ERP-Systems einzubeziehen.
3. Cadbury
Cadbury, ein britisches multinationales Süßwarenunternehmen (heute Teil von Mondelez International), hatte diverse Herausforderungen, die eine ERP-Einführung notwendig machten. Die wichtigsten Probleme lagen in den Bereichen Produktion und Vertriebsanforderungen während einer starken Wachstumsphase.
Die Probleme von Cadbury führten zu dem, was SAP als „eine der größten globalen ERP-Implementierungen“ bezeichnet. Die ERP-Einführung half Cadbury dabei, Prozesse an 16 Standorten zu standardisieren und 13 Produktionsstandorte im Unternehmen zu konsolidieren.
Schließlich half die erfolgreiche ERP-Implementierung Cadbury, die Betriebskosten zu senken und die Produktionseffizienz entlang der Lieferkette zu steigern – mit anderen Worten: Das Projekt war ein Erfolg.
Gründe für den Erfolg
Cadburys ERP-Erfolg war Teil eines fünfjährigen IT-Transformationsprojekts. Die Implementierung läuft nicht immer reibungslos, aber wenn man entschlossen und bereit ist, mehrmals umzuschwenken, ist der Erfolg wahrscheinlicher – genau wie bei Cadbury.
4. Nestlé
Nestlé ist das größte Lebensmittel- und Getränkeunternehmen der Welt. Das Schweizer Unternehmen beschloss 1997, ein ERP-Projekt namens BEST (Business Excellence through Systems Technology) zu starten, das 2003 abgeschlossen sein sollte. Allerdings brachte Nestlés Implementierungsreise zahlreiche Herausforderungen mit sich.
SAP war Nestlés favorisiertes ERP-System. Der CEO von Nestlé selbst bildete gemeinsam mit Führungskräften aus verschiedenen Bereichen, darunter Finanzen und Distribution, ein Team von Stakeholdern zur Einführung von SAP. Für eines war sich das Team sicher: Die Implementierung würde die Geschäftsprozesse reorganisieren und eine grundlegende Veränderung der Arbeitsweise bei Nestlé mit sich bringen.
Das Stakeholder-Team versäumte es jedoch, die Mitarbeitenden einzubinden und zu kommunizieren, wie sich diese Veränderung auf sie auswirken würde. Das löste Unmut unter den Mitarbeitern aus. Nach drei Jahren wurde das Projekt gestoppt – die Mitarbeiterfluktuation erreichte 77 %.
Nestlé entschied sich, den Prozess neu zu starten, und stellte diesmal sicher, dass die Bereichsleiter und alle Mitarbeitenden über die anstehenden Veränderungen umfassend informiert waren. Diesmal lief alles rund. Bis 2002 hatte Nestlé 325 Millionen Dollar an Betriebskosten eingespart.
Gründe für den Erfolg
Anfangs lief bei Nestlé einiges schief, doch das Unternehmen erkannte die Probleme und konnte sie beheben, anstatt den Implementierungsprozess aufzugeben (wie es manche Firmen tun).
Ein perfektes Beispiel dafür, wie wichtig die Akzeptanz der Mitarbeitenden für eine erfolgreiche ERP-Implementierung ist.
5. ABC Compounding
ABC Compounding stellt Flüssig- und Aerosolprodukte für verschiedene Industrien her. Im Gegensatz zu anderen Unternehmen auf dieser Liste verfügte ABC Compounding bereits über eine ERP-Lösung (ProcessPro), der jedoch entscheidende Funktionen wie Planung, Terminierung und MRP (Materialbedarfsplanung) fehlten.
Zum Glück hatte die IT-Leiterin von ABC, Myra Huger, in ihrem vorherigen Unternehmen bereits Sage ERP X3 genutzt und kannte den großen Funktionsumfang des Systems. Das Unternehmen arbeitete mit einem lokalen Sage-Partner zusammen, der bei der Implementierung unterstützte.
Dank ihres erfahrenen Partners konnte das Unternehmen zügig auf Sage ERP umsteigen und den ehrgeizigen Zeitplan einhalten.
Gründe für den Erfolg
Myra Hugers Erfahrung mit Sage sowie ein versierter Implementierungspartner an der Seite waren die Hauptgründe für die erfolgreiche Implementierung bei ABC Compounding.
Jemanden im Team zu haben – intern oder extern – der den Prozess steuern und Mitarbeiterschulungen anbieten kann, ist entscheidend für eine erfolgreiche ERP-Einführung.
6. Hormel Foods
Hormel Foods stellt weltweit verschiedene Lebensmittel- und Fleischprodukte her, verarbeitet und vertreibt diese. Das Unternehmen hatte seine Systeme jahrelang nicht aktualisiert und setzte verschiedene Tools ein, die schlecht miteinander verbunden waren. Tatsächlich lag das vorige ERP-Upgrade bereits über 15 Jahre zurück, als sich Hormel entschied, die Altsysteme zu modernisieren und zu standardisieren.
KPMG wurde ins Boot geholt, um Hormel bei der Standardisierung seiner Prozesse und der Verbesserung der Datenqualität durch die Implementierung von Oracle Cloud ERP zu unterstützen. Nach der Implementierung verfügte Hormel über ein einheitliches System, das half, Geschäftsprozesse und Daten zu standardisieren, die Entscheidungsfindung zu beschleunigen und einen konsolidierten Überblick über Daten aus allen Unternehmensbereichen zu erhalten.
Gründe für den Erfolg
Der stellvertretende Leiter Rechnungswesen von Hormel, Eldom Quan, führt die erfolgreiche Einführung auf die Zusammenarbeit der Hormel-Mitarbeitenden und auf die Fachkompetenz von KPMG zurück; die beiden Teams waren so eng verzahnt, dass Eldom sagt, man habe nicht erkennen können, wer von Hormel und wer von KPMG stammte, während sie zusammenarbeiteten.
Offensichtlich sind die Akzeptanz der Mitarbeitenden und Teamwork entscheidend für eine erfolgreiche ERP-Einführung.
7. Cisco Systems
Die Produktions- und Finanzteams bei Cisco nutzten veraltete Oracle-Software für ihre tägliche Arbeit; diese war zwar ausreichend, um Aufgaben zu erledigen, doch die IT-, Betriebs- und Führungsteams des Unternehmens verspürten zunehmend den Wunsch, die Architektur des Unternehmens zu modernisieren.
Die Supportkosten von Cisco stiegen kontinuierlich an, und die Altsysteme machten die Integration von Funktionserweiterungen und anderer Software zeitaufwendig und schwierig. Der Wunsch nach Veränderung brachte jedoch eine große Herausforderung mit sich – der Bedarf des Unternehmens nach ununterbrochenem Zugang zu Unternehmensdaten.
Mit Unterstützung der Führungsebene (und sorgfältiger Planung) gelang es Cisco, das neue System an einem Feiertagswochenende im Jahr 2003 produktiv zu schalten – einen ganzen Tag früher als ursprünglich geplant.
Gründe für den Erfolg
Cisco führt seinen Erfolg auf die „unerschütterliche Unterstützung und aktive Beteiligung der Führungskräfte sowie das unternehmensweite Engagement für den Erfolg dieses groß angelegten Modernisierungsprojektes“ zurück.
Das Implementierungsteam folgte jedem Teil des Plans und führte teamweite Probeläufe durch, um Risiken zu minimieren und Überraschungen zu vermeiden.
Best Practices für die ERP-Einführung
Bei meinen Nachforschungen zu diesen Implementierungen habe ich einige gemeinsame Muster gefunden:
Klare Ziele definieren
Definieren Sie spezifische, messbare Ziele, die Ihr ERP-System erreichen soll. Benötigen Sie ein ERP, um die Bestandsverwaltung zu optimieren, die Datenqualität zu verbessern oder besseren Kundenservice zu bieten? Sobald Sie Ihr Ziel kennen, legen Sie eine Kennzahl fest, um den Fortschritt zu verfolgen.
Ihr Ziel könnte zum Beispiel sein, die Auftragsbearbeitungszeit innerhalb von sechs Monaten nach der Einführung des ERP-Systems um 30 % zu reduzieren. Das Ausarbeiten solcher Details (gemeinsam mit wichtigen Stakeholdern) vor dem Start der Implementierung hilft Ihnen, gezielt in die richtige Richtung zu gehen.
Akzeptanz durch Geschäftsführung und Mitarbeitende sichern
Wirkliche Unterstützung durch die Führungsebene ist entscheidend, denn die Einführung eines ERP-Systems erfordert einen erheblichen Einsatz von Zeit, Geld und Ressourcen – Dinge, die von der Geschäftsführung kontrolliert werden.
Wenn Sie die Unterstützung des Managements gewinnen möchten:
- Stellen Sie die Vorteile und den erwarteten ROI der ERP-Einführung dar
- Präsentieren Sie Ihre Strategie zur Risikominimierung
- Zeigen Sie auf, wie die Einführung des ERP-Systems mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmt
Oftmals ist ein Implementierungsprojekt ein Top-Down-Prozess – in diesem Fall sollte das Management die Mitarbeitenden in jeder Phase der Einführung einbinden, von der Planung bis zur Umsetzung.
Merken Sie sich: Die Akzeptanz durch Beschäftigte ist ebenso entscheidend, sonst drohen Unmut oder Kündigungen, wie im Fall von Nestlé.
Das passende ERP-System und den richtigen Anbieter wählen
Probleme können entstehen, wenn Sie eine ERP-Lösung einführen, die Ihre Erwartungen nicht erfüllt – selbst wenn Sie sonst alles richtig gemacht haben. Bevor Sie einen ERP-Anbieter wählen, bewerten Sie dessen Branchenerfahrung, Produkt-Roadmap, Skalierbarkeit und Supportleistungen. Führen Sie anschließend eine Fit-Gap-Analyse durch, indem Sie Lücken in Ihren aktuellen Prozessen identifizieren und diese mit den Funktionen und Eigenschaften des ERP-Systems abgleichen, die diese Lücken schließen können.
Berechnen Sie bei der Auswahl eines ERP die Gesamtkosten des Besitzes. Addieren Sie Kaufpreis, Implementierungskosten, laufende Kosten wie Wartung sowie versteckte Kosten durch Veränderungsmanagement und potenzielle Ausfallzeiten während der Implementierung.
Bitten Sie den Anbieter um Kundenreferenzen. Erfolgreiche, aktuelle Implementierungen in Ihrer Branche können Ihnen und Ihrem Team große Sicherheit bezüglich der Eignung des Produkts für Ihr Unternehmen geben.
Wenn Sie noch kein System haben, beginnen Sie Ihre Anbietersuche hier. Dies sind die derzeit besten ERP-Systeme auf dem Markt:
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Entwickeln Sie einen realistischen Implementierungsplan
Jedes Unternehmen ist anders und führt ERP unter seinen eigenen, einzigartigen Umständen ein. Nestlé hat Jahre für die Einführung benötigt, während Cisco das System an einem einzigen Wochenende ausgerollt hat. Entwickeln Sie Ihren Implementierungsplan unbedingt auf Grundlage Ihrer spezifischen Gegebenheiten.
Erwägen Sie, zunächst einen Pilotversuch in einem kleinen Bereich oder mit bestimmten Modulen durchzuführen. Passen Sie auf Basis des Feedbacks Anpassungen an, während Sie das System weiter unternehmensweit ausrollen.
Es gibt eine Reihe von Dingen, die bei der Erstellung eines Implementierungsplans zu beachten sind, wie zum Beispiel:
- Festlegen von Meilensteinen für die Implementierung
- Erkennen und Minimieren von Risiken
- Kommunikation des Plans mit Mitarbeitenden und Interessengruppen
- Schulungen
- Vorbereitung auf das Go-live
Beteiligen Sie Teammitglieder, die unmittelbar an Prozessen arbeiten, die durch das ERP verändert werden. Das hilft Ihnen, einen realistischen Implementierungsplan zu entwickeln, der sowohl ambitioniert als auch umsetzbar ist.
Überwachen und Evaluieren
Auch nach der Implementierung können Systeme und Prozesse fehlerhaft sein. Überwachen Sie sowohl technische als auch qualitative Kennzahlen nach der Einführung, um die Systemleistung, Nutzerakzeptanz, Prozesseffizienz und die finanziellen Ergebnisse zu verfolgen. Sammeln Sie Rückmeldungen der Nutzenden über ihre Erfahrungen mit dem ERP-System, um Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu identifizieren oder Unterstützung vom Anbieter einzuholen.
Behalten Sie außerdem die Einführung neuer Funktionen und Features Ihres ERP-Systems im Blick und bieten Sie bei deren Rollout regelmäßig Schulungsmöglichkeiten an, damit Ihre Mitarbeitenden die ERP-Plattform vollumfänglich nutzen können.
Agilität ist entscheidend für den Erfolg
Ihre Implementierungsreise wird mit hoher Wahrscheinlichkeit anders verlaufen als bei anderen Unternehmen. Sie werden auf eigene, besondere Herausforderungen stoßen, von denen einige möglicherweise in keinem Implementierungsleitfaden stehen. Seien Sie deshalb während des gesamten Prozesses bereit, agil zu reagieren. Diese Agilität ermöglicht Ihnen schnelle Anpassungen am Umsetzungsplan auf Basis sich verändernder Gegebenheiten und erhöht Ihre Erfolgschancen.
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