5 Wege, wie ERP-Systeme die Geschäftseffizienz im Jahr 2026 steigern
Stellen Sie sich folgenden Traum vor: ein Unternehmen, in dem Arbeitsabläufe nahtlos ablaufen, Daten leicht zugänglich sind und Entscheidungen einfach getroffen werden können.
Dieser Traum kann jetzt Wirklichkeit werden, dank Enterprise-Resource-Planning-Systemen. Finden wir heraus, wie ERP die Effizienz Ihres Unternehmens verbessert.
Wie ERP-Systeme die Unternehmensleistung verbessern
Damit Ihr Unternehmen wie ein gut geöltes Uhrwerk funktioniert, müssen alle Zahnräder perfekt ineinandergreifen. Hier kommen ERP-Lösungen ins Spiel. Sie bieten zahlreiche Funktionen, mit denen Sie Ihr Unternehmen effizienter machen, zum Beispiel:
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1. Zentralisierte Datenablagen
Um die Veränderungen am besten zu verdeutlichen, erzähle ich Ihnen eine Geschichte:
Ohne ERP
Stellen Sie sich Folgendes vor: Ihr Unternehmen läuft erfolgreich; Sie verkaufen Kuchen wie ... nun, heiße Kuchen. Aber Sie müssen Ihr Inventarmanagement-System jedes Mal manuell aktualisieren, wenn Sie einen Verkauf tätigen.
Im Geschäftsleben sind solche manuellen Tätigkeiten ein Fass ohne Boden – und nein, das ist nicht mit einem Bällebad zu vergleichen. Zum Beispiel kann es passieren, dass Sie eines Tages vergessen, das System zu aktualisieren.
- Die Vorräte gehen zur Neige, doch das Inventar- und Verkaufsteam weiß davon nichts.
- Sie verkaufen munter weiter und machen unbewusst Versprechen, die Sie nicht halten können.
- Kunden erhalten nicht, was sie erwarten – und Sie müssen sich mit sehr verärgerten Kuchenliebhabern auseinandersetzen.
Der Hauptverursacher ist hier der menschliche Fehler. Das ist eine häufige Herausforderung bei manuellen Abläufen und führt zu finanziellen Verlusten, Problemen mit der Einhaltung von Vorgaben sowie unzufriedenen Kunden. Schauen wir uns jetzt die Welt an, in der Dateneingaben automatisiert und für alle verfügbar sind.
Mit ERP
Jeder Verkauf wird sofort in Ihrem Inventarsystem gebucht, sodass Ihre Verkaufs- und Inventar-Teams stets auf dem aktuellen Stand sind.
Sie haben bewusst ein ERP-System ausgewählt, um eine zentrale Datenablage zu schaffen. Es integriert sich mit anderen Unternehmensbereichen und ermöglicht es den Mitarbeitenden, effizient zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren, während manuelle Dateneinträge und Datensilos beseitigt werden.
ERPs sind darauf ausgelegt, Geschäftsprozesse zu optimieren, die Produktivität zu steigern und die Effizienz zu erhöhen. Zudem können Unternehmensbereiche Daten nahtlos austauschen, um Entscheidungen besser mit den strategischen Zielen des Unternehmens abzustimmen.
Einer unserer Kunden nutzt sein ERP, um den gesamten Bestellmanagement-Prozess zu erleichtern, einschließlich der Kommunikation zwischen Vertriebs-, Finanz- und Bestellmanagement-Team.
Durch die Automatisierung des Informationsflusses zu und von ihrem ERP haben sie allein im Bestellmanagement 900 Arbeitsstunden pro Jahr eingespart.
2. Automatisierung von Geschäftsaufgaben
Laut einer Umfrage von Wrike verbringen 69 % der Beschäftigten bis zu 3 Stunden pro Woche mit sich wiederholenden Aufgaben wie dem Versenden von Statusmails, dem Erstellen von Berichten und der Nachverfolgung abrechenbarer Stunden. Die gleiche Umfrage zeigte, dass die Automatisierung dieser Aufgaben es den Mitarbeitern ermöglichen könnte, innerhalb der gleichen Zeit 50 % mehr Arbeit zu erledigen.
Ein ERP unterstützt Funktionen, mit denen diese sich wiederholenden Aufgaben automatisiert werden können. Das System kann Statusmeldungen versenden, Berichte zusammentragen und den Stundenzähler aktualisieren. Anstatt Zeit mit Routinetätigkeiten zu verschwenden, können Mitarbeitende ihre Zeit für wertschöpfende Aufgaben wie den direkten Kundenkontakt oder die zukünftige Unternehmensplanung nutzen.
Außerdem erleben wir mit der Einführung von GenAI einen Wandel in der Art und Weise, wie Kommunikation generiert wird. Immer mehr Unternehmen werden GenAI zur Automatisierung von narrativen Berichten, Stakeholder-Kommunikation und E-Mails einsetzen.
Ein Beispiel: Oracles Fusion Cloud ERP hat kürzlich GenAI-Funktionen eingeführt, um Projektplanvorschläge und Zusammenfassungen im Modul Projektmanagement automatisch zu erstellen. Anstatt diese Daten selbst zu verarbeiten, prüfen Menschen die von der KI generierten Berichte und können sich dadurch auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren.
Zugleich hat Oracle auch GenAI in seinem Enterprise Performance Management (EPM) System integriert. Dabei werden KI-generierte Erzählungen erstellt, um Trends, numerische Prognosen und Ergebnisse in einfacheren Worten zu erklären. Das liefert mehr Kontext zu den zugrunde liegenden Faktoren, die Prognosen beeinflussen.
Beste verfügbare ERP-Systeme
Falls Sie noch kein ERP-System haben, schauen Sie sich diese an:
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3. Compliance und Finanzmanagement
Neben effizienten Prozessen ist ein ordentliches Finanzmanagement wohl der wichtigste Teil der Unternehmensführung. Gleichzeitig ist es jedoch auch sehr komplex. Die Aufgaben Ihrer Finanzleitung reichen von der Pflege von Gewinn- und Verlustrechnungen und der Finanzplanung bis hin zur Lohnabrechnung und Bezahlung von Lieferanten.
Ich habe bereits im vorherigen Abschnitt erläutert, was passiert, wenn diese Aufgaben manuell erledigt werden. Daher spare ich mir weitere Kritik an unseren menschlichen Fähigkeiten — Die Automatisierung dieser Aufgaben erleichtert das Verteilen von Rechnungen, das Tätigen von Zahlungen, das Erstellen von Finanzprognosen und vieles mehr.
Allerdings stellt das Finanzmanagement eine besondere Herausforderung dar. Es ist an Compliance-Richtlinien gebunden und Verstöße dagegen können – je nach Land – zu erheblichen Strafen führen, insbesondere angesichts des Aufkommens künstlicher Intelligenz.
Bei all dem Hype um generative KI kann man sich leicht mitreißen lassen. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit und überlegen Sie, welche KI Sie bereits in Ihrem ERP nutzen… Achten Sie besonders auf Risikominimierung und Governance, insbesondere wenn Sie in hochregulierten Bereichen wie dem Gesundheitswesen oder bei Behörden tätig sind.
Rechtsvorschriften und Regularien rund um KI befinden sich noch im Aufbau; sorgen Sie dafür, dass Sie stets auf dem neuesten Stand sind und Ihre Mitarbeitenden die Risiken sowie die geltenden Richtlinien klar verstehen.
Glücklicherweise werden ERPs mit Blick auf Compliance entwickelt. Die richtige ERP-Software berücksichtigt lokale Steuer- und Compliance-Vorschriften, während sie Finanzfunktionen integriert wie Finanzberichterstattung, Steuerverwaltung, Budgetierung und Anlagenmanagement.
4. Transparenz und Echtzeitanalyse
Nachdem das familiengeführte Unternehmen N&N Moving Supplies seinen Betrieb auf drei Standorte in den USA ausgeweitet hatte, war es mit den bestehenden Systemen nahezu unmöglich, genaue Arbeitszeitaufzeichnungen und die Lohnabrechnung zu führen.
Seit der Einführung des Netsuite ERP-Systems kann das Unternehmen:
- Verzeichnete einen deutlichen Anstieg der Effizienz und verkürzte die Lohnabrechnungszeit um 84 %.
- Erhöhte Transparenz bezüglich der Entwicklung der Arbeitskosten an allen drei Standorten.
- Gab den Führungskräften Zugang zu Echtzeit- und personalisierten Mitarbeiter-Dashboards und ermöglichte so eine bessere Übersicht über die Belegschaft.
Echtzeit-Zugriff bedeutet jedoch nicht automatisch bessere Effizienz – ERPs sind keine Zauberei.
ERP-Systeme sind das Äquivalent zum zentralen Nervensystem Ihrer Organisation und nehmen Signale auf, die Ihnen sagen, was Ihr Körper braucht…
Aber wenn Sie nicht verstehen, was ein knurrender Magen bedeutet, wissen Sie auch nicht, was zu tun ist.
Sie müssen Ihre Daten nutzen, um Erkenntnisse über mögliche Engpässe, Ineffizienzen usw. zu gewinnen.
Hier kommen ERP-Analysen ins Spiel. Sie sorgen für mehr Transparenz in den Geschäftsabläufen, zeigen Ihnen, warum Ihr Unternehmen nach effizienteren Prozessen hungert, und was Sie tun müssen, um diesen Hunger zu stillen.
Das passiert in drei Schritten:
- Daten vorbereiten: ERPs stellen sicher, dass die Daten korrekt und hilfreich sind, und entfernen jegliche irrelevante Informationen.
- Daten analysieren: Sie nutzen Formeln, um Trends, Muster und Erkenntnisse in den vorbereiteten Daten zu erkennen.
- Ergebnisse kommunizieren: Die Datenvisualisierung hilft dabei, Ihre Erkenntnisse für andere verständlich darzustellen.
5. Verbesserte Planung und Entscheidungsfindung
Geschäftsführer verbringen so viel Zeit mit schwierigen Entscheidungen, dass sie allmählich unter Entscheidungsmüdigkeit leiden (wer schon einmal mit Freunden entschieden hat, wo man essen geht, weiß, was gemeint ist).
Wenn Sie sich alles ansehen, was ERPs tun, um die Unternehmenseffizienz zu steigern, überrascht es nicht, dass sie Ihr bestes Mittel gegen die Ermüdung sind und bessere Entscheidungen fördern. ERPs:
- Echtzeitdaten bereitstellen. Sie konsolidieren die Informationen aller Geschäftsbereiche an einem Ort, damit Führungskräfte fundierte Entscheidungen treffen können. Zudem lassen sich Probleme frühzeitig erkennen, sodass man sie im Keim ersticken kann.
- Verbesserte Unternehmensplanung ermöglichen. Sie verfügen über Werkzeuge zur Ressourcenplanung, um die Ressourcenverteilung zu vereinfachen. Durch die Identifikation von wenig genutzten Ressourcen und unterbetreuten Unternehmensbereichen können ERPs dafür sorgen, dass diese zielgerichtet zugewiesen werden – für einen optimalen Ablauf. Das kann z. B. bedeuten, Mitarbeitende auf arbeitsintensive Aufgaben zu verteilen oder mehr Lagerbestände nachzubestellen.
- Verbessern das Forecasting. Mithilfe von ERP-Analysewerkzeugen lassen sich Leistungsberichte erstellen, die Einblicke in den Zustand Ihres Unternehmens geben. Diese können eingesetzt werden, um Rentabilität zu steigern, Entscheidungsfindung zu unterstützen und die Effizienz im Lieferkettenmanagement zu erhöhen.
Wenn Sie sehen möchten, wie eine erfolgreiche ERP-Implementierung aussieht, werfen Sie einen Blick auf die Transformation von Ernst & Young (EY). Die Microsoft Dynamics 365 Sales-Integration ist ein gutes Beispiel dafür, was eine einheitliche Kundenbeziehungsmanagement(CRM)-Lösung für ein multinationales Unternehmen leisten kann.
Durch die Nutzung der cloudbasierten ERP-Lösung wurde das bestehende System von EY in vielerlei Hinsicht verbessert.
- Es integrierte Informationen aus verschiedenen Abteilungen an einem Ort, was die Zusammenarbeit verbesserte.
- Es bot Teams für Kundenbetreuung, Finanzprognosen und Geschäftsplanung Zugang zu detaillierten Einblicken, was schnellere Entscheidungsfindung ermöglichte.
- Es standardisierte den Verkaufsprozess weltweit und ermöglichte den Kundenservice-Teams von EY eine verbesserte Pipeline-Transparenz.
Anhand der Erkenntnisse aus Microsoft Dynamics 365 Sales konnte das Dienstleistungsunternehmen personalisierte Kundenerlebnisse bieten, wichtige Geschäftseinblicke vermitteln und die operative Flexibilität erhöhen.
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ERP-Systeme sind entscheidend für die Verbesserung der Effizienz Ihres Unternehmens. Sie verändern die Arbeitsweise Ihres Unternehmens, indem sie Aufgaben automatisieren, bestehende Prozesse optimieren und die Datenanalyse verbessern – und das alles unter Einhaltung lokaler Vorschriften.
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