Wie genau ERP die Effizienz eines Unternehmens im Jahr 2026 steigern kann
Daten immer griffbereit: ERP-Systeme machen alle wichtigen Informationen zugänglich und ermöglichen es Mitarbeitenden, schnell fundierte Entscheidungen zu treffen.
Roboter-Assistent: Sie können Routine- und Fleißarbeiten reduzieren, da das System diese für Sie übernimmt.
Keine Angst vor der Kontrolle: ERP-Systeme sind im Grunde eingebaute Compliance-Partner, die Ihnen helfen, alle Gesetzgeber zufriedenzustellen, ohne dass Sie sich Sorgen machen müssen.
Klarere Entscheidungen treffen: Das System organisiert Ihre Daten, sodass Sie nur noch auf die Ergebnisse schauen und den nächsten Schritt bestimmen müssen.
Hier ist ein Traum: ein Unternehmen, in dem Aufgaben reibungslos ablaufen, Daten leicht zugänglich sind und Entscheidungen einfach getroffen werden können.
Jetzt kann dieser Traum Wirklichkeit werden – dank Enterprise Resource Planning-Systemen (ERP). Finden wir heraus, wie ERP die Effizienz Ihres Unternehmens verbessern kann.
Wie ERP-Systeme die Unternehmensleistung verbessern
Dass Ihr Unternehmen wie ein gut geöltes Uhrwerk funktioniert, ist nur möglich, wenn jedes Zahnrad und jedes Rad perfekt zusammenspielt. Hier kommen ERP-Lösungen ins Spiel. Sie bieten eine Vielzahl von Funktionen, um Ihr Unternehmen effizienter zu machen, wie zum Beispiel:
1. Zentrale Datenablagen
Um die Veränderungen am besten zu verdeutlichen, erzähle ich eine kleine Geschichte:
Ohne ERP
Stellen Sie sich vor: Ihr Unternehmen läuft profitabel, Sie verkaufen heiße Waren wie… na ja, wie heiße Semmeln. Aber Sie müssen Ihr Bestandsmanagementsystem manuell aktualisieren, um jeden Verkauf zu erfassen.
Manuelle Aufgaben wie diese sind im Geschäftsleben ein Fass ohne Boden — und nein, das ist kein Bällebad. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie vergessen eines Tages, das System zu aktualisieren.
- Die Vorräte werden knapp, aber das Bestands- und Verkaufsteam merkt es nicht.
- Es wird weiterverkauft, und es werden versehentlich Versprechen gegeben, die Sie nicht halten können.
- Kunden bekommen nicht, was sie wollen, und Sie müssen sich mit sehr verärgerten Fans Ihrer heißen Semmeln auseinandersetzen.
Der Hauptschuldige hier ist menschliches Versagen. Das ist eine häufige Herausforderung bei manuellen Arbeitsabläufen und führt zu finanziellen Verlusten, Compliance-Problemen und unzufriedenen Kunden. Schauen wir nun auf eine Welt, in der die Dateneingabe automatisiert und zugänglich ist.
Mit ERP
Jeder Verkauf wird sofort in Ihrem Bestandsmanagementsystem aktualisiert, sodass Ihre Verkaufs- und Bestands-Teams immer auf dem Laufenden sind.
Sie haben bewusst ein ERP-System ausgewählt, um eine zentrale Datenbasis zu schaffen. Es integriert sich mit anderen Geschäftsbereichen, sodass Mitarbeiter effektiv zusammenarbeiten und kommunizieren können, während manuelle Dateneingaben und Datensilos eliminiert werden.
ERPs sind darauf ausgelegt, Geschäftsprozesse zu optimieren, die Produktivität zu steigern und die Effizienz zu erhöhen. Zudem können verschiedene Geschäftsbereiche nahtlos Daten austauschen, sodass Entscheidungen auf strategische Unternehmensziele abgestimmt werden.
Einer unserer Kunden nutzt sein ERP, um den gesamten Bestellprozess abzuwickeln und eine Kommunikation zwischen den Teams für Vertrieb, Finanzen und Bestellmanagement zu ermöglichen.
Indem der Informationsfluss zur und von der ERP-Lösung automatisiert wurde, konnten jährlich allein im Auftragsmanagement 900 Arbeitsstunden eingespart werden.
2. Automatisierung von Geschäftsaufgaben
Eine Umfrage von Wrike ergab, dass 69 % der Mitarbeitenden bis zu 3 Stunden pro Woche mit sich wiederholenden Aufgaben wie dem Versenden von Update-E-Mails, der Erstellung von Berichten und dem Nachverfolgen abrechenbarer Stunden verbringen. Dieselbe Umfrage zeigte, dass die Automatisierung von Aufgaben es den Mitarbeitern ermöglichen kann, innerhalb derselben Zeitspanne 50 % mehr Arbeit zu erledigen.
Ein ERP unterstützt Funktionen, die diese wiederkehrenden Aufgaben automatisieren können. Es kann Updates versenden, Berichte zusammenstellen und den Zeittracker aktualisieren. Anstatt Zeit mit Routineaufgaben zu verschwenden, können Mitarbeitende sich auf wertvollere Geschäftsaufgaben wie den direkten Kundenkontakt und die Zukunftsplanung konzentrieren.
Außerdem sehen wir durch die Einführung von GenAI einen Wandel darin, wie die Kommunikation generiert wird. Immer mehr Unternehmen werden GenAI einsetzen, um narrative Berichte, Stakeholder-Kommunikation und E-Mails zu automatisieren.
Beispielsweise hat Oracles Fusion Cloud ERP vor Kurzem GenAI-Funktionen eingeführt, um Projektvorschläge und Zusammenfassungen automatisch im Projektmanagement-Modul zu generieren. Anstatt diese Daten selbst zu verarbeiten, prüfen Menschen nun KI-generierte Berichte und können sich vermehrt auf hochwertige Aufgaben konzentrieren.
Gleichzeitig hat Oracle GenAI auch in seinem Enterprise Performance Management (EPM) System eingeführt. Damit werden KI-generierte Erzählungen erzeugt, die Trends, numerische Prognosen und Ergebnisse in einfacheren Worten erklären. Das schafft mehr Kontext für die zugrunde liegenden Faktoren von Vorhersagen.
Die besten verfügbaren ERP-Systeme
Falls Sie noch kein ERP-System haben, ziehen Sie diese in Betracht:
3. Compliance- und Finanzmanagement
Neben effizienten Prozessen ist ein ordentliches Finanzmanagement wohl der wichtigste Teil eines Unternehmens. Allerdings ist es auch recht komplex. Die Aufgaben Ihrer Finanzleitung reichen von der Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnungen und der Finanzplanung bis hin zu Lohnabrechnung und Zahlungen an Lieferanten.
Was es bedeutet, diese Aufgaben manuell zu erledigen, habe ich bereits im vorherigen Abschnitt aufgezeigt – also lasse ich uns Menschen diesmal außen vor: Die Automatisierung dieser Aufgaben erleichtert es, Rechnungen zu verteilen, Zahlungen zu leisten, Finanzprognosen zu erstellen und vieles mehr.
Allerdings stellt Finanzmanagement eine besondere Herausforderung dar. Es ist an gesetzliche Vorschriften gebunden, und Nichteinhaltung kann – besonders im Hinblick auf Künstliche Intelligenz – je nach Land hohe Strafen nach sich ziehen.
Bei dem Hype um generative KI kann man leicht den Überblick verlieren. Überlegen Sie genau, wie KI im ERP bereits eingesetzt wird… Achten Sie besonders auf Risikominimierung und Governance, besonders in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen oder bei Behörden.
Gesetze und Vorschriften rund um KI entwickeln sich noch; achten Sie darauf, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben und dass Ihre Mitarbeiter ein klares Verständnis der Risiken und Richtlinien haben.
Glücklicherweise sind ERPs von Haus aus auf Compliance ausgelegt. Die passende ERP-Software berücksichtigt lokale Steuer- und Compliance-Regelungen, während sie finanzielle Funktionen integriert wie Finanzberichterstattung, Steuerverwaltung, Budgetierung und Anlagenbuchhaltung.
4. Transparenz und Echtzeitanalyse
Nach der Expansion auf drei Standorte in den USA hatte N&N Moving Supplies – ein familiengeführtes Unternehmen – mit den bestehenden Systemen große Schwierigkeiten, genaue Zeitaufzeichnungen und Lohnabrechnungen zu führen.
Seit der Einführung des Netsuite-ERP-Systems hat das Unternehmen:
- einen deutlichen Effizienzgewinn erzielt und die Lohnabrechnungszeit um 84 % reduziert.
- bessere Einblicke in die Arbeitskosten-Trends für alle drei Standorte gewonnen.
- Managern Zugriff auf Echtzeit-Dashboards mit individuellen Mitarbeiterauswertungen verschafft und damit die Transparenz der Belegschaft erhöht.
Allerdings führt Echtzeitzugriff nicht zwangsläufig zu mehr Effizienz – ERP-Systeme sind kein Zauberwerk.
ERP-Systeme sind das Äquivalent zum zentralen Nervensystem Ihrer Organisation, sie nehmen Signale auf, um Ihnen zu sagen, was Ihr Körper braucht…
Aber wenn Sie nicht verstehen, was ein knurrender Magen bedeutet, wissen Sie auch nicht, was zu tun ist.
Sie müssen Ihre Daten nutzen, um Erkenntnisse über potenzielle Engpässe, Ineffizienzen usw. zu gewinnen.
Hier kommt ERP-Analytics ins Spiel. Es verbessert die Transparenz in den Geschäftsabläufen, zeigt Ihnen, warum Ihr Unternehmen nach effizienteren Prozessen „hungert“ und was Sie tun müssen, um dieses Bedürfnis zu stillen.
Das geschieht in drei Schritten:
- Bereitet Daten auf: ERPs sorgen dafür, dass die Daten korrekt und brauchbar sind und eliminieren alles, was es nicht ist.
- Analysiert Daten: Sie nutzen Formeln, um Trends, Muster und Einblicke in den aufbereiteten Daten zu identifizieren.
- Kommuniziert Ergebnisse: Mithilfe von Datenvisualisierung werden Ihre Erkenntnisse anderen in leicht verständlicher Form vermittelt.
5. Verbesserte Planung und Entscheidungsfindung
Geschäftsführer verbringen so viel Zeit mit schwierigen Entscheidungen, dass sie unter Entscheidungsmüdigkeit leiden (wenn Sie jemals versucht haben, mit Freunden das Restaurant auszuwählen, wissen Sie, was das bedeutet).
Wenn man bedenkt, was ERPs alles tun, um die Geschäftseffizienz zu steigern, ist es kein Wunder, dass sie Ihr bester Trumpf im Kampf gegen Entscheidungsmüdigkeit und für bessere Entscheidungen sind. ERPs:
- Bieten Zugriff auf Echtzeitdaten. Sie konsolidieren Daten aus allen Geschäftsbereichen an einem Ort, damit Führungskräfte fundierte Entscheidungen treffen können. Außerdem können Probleme erkannt und geklärt werden, bevor sie sich verschärfen.
- Ermöglichen bessere Geschäftsplanung. Sie werden mit Ressourcenplanungstools geliefert, die die Zuteilung von Ressourcen vereinfachen. Indem sie unterausgelastete Ressourcen und unzureichend betreute Funktionen identifizieren, stellen ERPs sicher, dass Ressourcen den geeigneten Bereichen zugeteilt werden, um einen optimalen Arbeitsfluss zu gewährleisten. Das kann das Zuweisen von Mitarbeitern zu arbeitsintensiven Aufgaben, das Nachbestellen von Vorräten usw. sein.
- Verbessern das Forecasting. Mit ERP-Analysetools können Unternehmen Leistungsberichte generieren, die Einblicke in den Zustand Ihres Unternehmens bieten. Sie können eingesetzt werden, um die Rentabilität, die fundierte Entscheidungsfindung und die Effizienz des Supply-Chain-Managements zu fördern.
Wenn Sie sehen möchten, wie eine erfolgreiche ERP-Implementierung aussieht, schauen Sie sich einfach die Transformation von Ernst & Young (EY) an. Die Microsoft Dynamics 365 Sales-Integration ist ein ausgezeichnetes Beispiel dafür, was eine einheitliche CRM-Lösung für ein multinationales Unternehmen leisten kann.
Mit der cloudbasierten ERP-Lösung wurde das bestehende System von EY in vielfacher Hinsicht verbessert.
- Informationen aus verschiedenen Abteilungen wurden an einem Ort integriert, was die Zusammenarbeit verbesserte.
- Kundenserviceteams, Finanzplaner und Geschäftsplaner erhielten Zugang zu umfassenden Einblicken, was schnellere Entscheidungen ermöglichte.
- Der Vertriebsprozess wurde weltweit standardisiert, wodurch Teams im EY Kundenservice eine bessere Pipeline-Transparenz erhielten.
Dank der Erfahrungen aus Microsoft Dynamics 365 Sales konnte das Beratungsunternehmen personalisierte Kundenerlebnisse bieten, wichtige Geschäftseinblicke liefern und die operative Agilität verbessern.
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ERP-Systeme sind der Schlüssel für die Steigerung der Effizienz Ihres Unternehmens. Sie revolutionieren den Geschäftsbetrieb, indem sie Aufgaben automatisieren, bestehende Prozesse optimieren und die Datenanalyse verbessern – und das alles unter Einhaltung lokaler Vorschriften.
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