Genau so kann ERP die Effizienz eines Unternehmens in 2026 verbessern
Daten immer griffbereit: ERP-Systeme machen alle wichtigen Informationen zugänglich und ermöglichen es Mitarbeitenden, schnell fundierte Entscheidungen zu treffen.
Roboter-Assistent: Sie können Routine- und Fleißaufgaben reduzieren, da das System diese für Sie übernimmt.
Keine Angst vor dem Gesetzgeber: ERP-Systeme sind im Grunde eingebaute Compliance-Partner, die Ihnen helfen, allen gesetzlichen Vorgaben nachzukommen, ohne dass Sie sich darum sorgen müssen.
Klarere Entscheidungen treffen: Das System organisiert Ihre Daten so, dass Sie nur noch die Ergebnisse betrachten und den nächsten Schritt entscheiden müssen.
Hier ist ein Traum: ein Unternehmen, in dem Aufgaben reibungslos ablaufen, Daten leicht zugänglich sind und Entscheidungen einfach getroffen werden können.
Dieser Traum kann nun Realität werden, dank Enterprise-Resource-Planning-Systemen. Finden wir heraus, wie ERP die Effizienz Ihres Unternehmens steigern kann.
Wie ERP-Systeme die Unternehmensleistung verbessern
Dass Ihr Unternehmen wie ein gut geöltes Uhrwerk funktioniert, ist nur möglich, wenn alle Zahnräder und Räder perfekt zusammenspielen. Genau hier können ERP-Lösungen helfen. Sie bieten eine Vielzahl von Funktionen, um Ihr Unternehmen effizienter zu machen, wie zum Beispiel:
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1. Zentrale Datenbestände
Um die Veränderung am besten zu veranschaulichen, erzähle ich Ihnen eine Geschichte:
Ohne ERP
Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie führen ein profitables Unternehmen und verkaufen Ihre Waren wie warme Semmeln. Aber Sie müssen Ihr Bestandsmanagementsystem für jeden Verkauf manuell aktualisieren.
Manuelle Aufgaben wie diese sind im Geschäftsleben ein Fass ohne Boden – und nein, das ist nicht wie ein Bällebad. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie vergessen an einem Tag, das System zu aktualisieren.
- Die Vorräte gehen zur Neige, aber das Inventar- und das Verkaufsteam wissen es nicht.
- Es wird weiterverkauft und es werden versehentlich Versprechen gemacht, die Sie nicht einhalten können.
- Kunden bekommen nicht, was sie wollen, sodass Sie mit sehr verärgerten Liebhabern Ihrer Produkte zu tun haben.
Der Hauptschuldige hierbei ist menschliches Versagen. Dies ist eine häufige Herausforderung bei manuellen Arbeitsabläufen und führt zu finanziellen Verlusten, Problemen mit der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und unzufriedenen Kunden. Werfen wir nun einen Blick auf eine Welt, in der die Dateneingabe automatisiert und zugänglich ist.
Mit ERP
Jeder Verkauf wird in Ihrem Bestandsverwaltungssystem in Echtzeit aktualisiert, sodass Ihre Verkaufs- und Inventurteams stets auf dem Laufenden bleiben.
Sie haben bewusst ein ERP-System ausgewählt, um einen zentralen Datenbestand zu schaffen. Es integriert sich mit anderen Geschäftsbereichen, ermöglicht Mitarbeitern die Zusammenarbeit und Kommunikation untereinander und beseitigt dabei manuelle Dateneingaben sowie Datensilos.
ERPs sind darauf ausgelegt, Geschäftsprozesse zu optimieren, die Produktivität zu steigern und die Effizienz zu verbessern. Darüber hinaus können Geschäftsfunktionen nahtlos Daten miteinander austauschen, um die Entscheidungsfindung an den strategischen Unternehmenszielen auszurichten.
Einer unserer Kunden verwendet sein ERP, um den gesamten Auftragsmanagementprozess zu unterstützen, indem er die Kommunikation zwischen Vertriebs-, Finanz- und Auftragsmanagementteams ermöglicht.
Dadurch, dass sie die Übermittlung ihrer Auftragsinformationen an und von ihrem ERP automatisiert haben, sparen sie allein im Auftragsmanagement jährlich 900 Arbeitsstunden ein.
2. Automatisierung von Geschäftsaufgaben
Eine Umfrage von Wrike ergab, dass 69% der Mitarbeitenden bis zu 3 Stunden pro Woche mit repetitiven Aufgaben wie dem Versenden von Update-E-Mails, dem Erstellen von Berichten und dem Erfassen von abrechnungsfähigen Stunden verbringen. Dieselbe Umfrage zeigte, dass die Automatisierung von Aufgaben den Mitarbeitenden helfen könnte, innerhalb derselben Zeitspanne 50% mehr Arbeit zu erledigen.
Ein ERP unterstützt Funktionen, mit denen diese sich wiederholenden Aufgaben automatisiert werden können. Es kann Updates versenden, Berichte zusammenstellen und das Zeitmanagement automatisch aktualisieren. Anstatt Zeit mit Routineaufgaben zu verschwenden, können Mitarbeitende ihre Zeit für wertvollere Tätigkeiten wie direkte Kundenkontakte und Zukunftsplanung nutzen.
Darüber hinaus erleben wir mit der Einführung von GenAI einen Wandel in der Kommunikationserstellung. Immer mehr Unternehmen nutzen GenAI, um Berichterstattung, Stakeholder-Kommunikation und E-Mails zu automatisieren.
Beispielsweise hat Oracle’s Fusion Cloud ERP kürzlich GenAI-Funktionen eingeführt, um Projektplan-Vorschläge und Zusammenfassungen im Projektmanagement-Modul automatisch zu erstellen. Anstatt diese Daten selbst zu generieren, überprüfen Menschen die von der KI erstellten Berichte und können sich so auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
Gleichzeitig führte Oracle GenAI auch in seinem Enterprise Performance Management (EPM) System ein. Es wurden KI-generierte Erzählungen entwickelt, um Trends, numerische Prognosen und Ergebnisse verständlicher zu erklären. So entstehen mehr Zusammenhänge zu den zugrunde liegenden Faktoren, die Prognosen beeinflussen.
Beste verfügbare ERP-Systeme
Falls Sie noch kein ERP-System haben, sollten Sie diese in Betracht ziehen:
3. Compliance und Finanzmanagement
Neben effizienten Prozessen ist ein ordentliches Finanzmanagement vermutlich der wichtigste Bestandteil eines Unternehmensbetriebs – doch es ist auch sehr komplex. Die Aufgaben Ihres Finanzmanagers reichen von der Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnungen und Finanzplanung bis zur Abwicklung der Gehaltsabrechnung und der Bezahlung von Lieferanten.
Ich habe bereits im vorherigen Abschnitt erläutert, was es bedeutet, diese Aufgaben manuell zu erledigen, deshalb werde ich uns Menschen hier nicht weiter schlechtreden — die Automatisierung dieser Aufgaben erleichtert das Verteilen von Rechnungen, das Durchführen von Zahlungen, das Erstellen von Finanzprognosen und vieles mehr.
Jedoch wirft das Finanzmanagement ein besonderes Problem auf. Es unterliegt strengen Compliance-Vorschriften, und bei Nicht-Einhaltung drohen – je nach Land – empfindliche Strafen, insbesondere mit dem Aufkommen von künstlicher Intelligenz.
Bei all dem Wirbel um generative KI kann man leicht in den Hype geraten. Machen Sie einen Schritt zurück und überlegen Sie, welche KI Sie bereits im ERP nutzen... Achten Sie besonders auf Risikominimierung und Governance, vor allem in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen oder Behörden.
Gesetze und Vorschriften rund um KI sind noch im Entstehen; stellen Sie sicher, dass Sie stets auf dem neuesten Stand sind und dass Ihre Mitarbeiter die Risiken und Richtlinien ebenfalls genau kennen.
Glücklicherweise werden ERP-Systeme im Hinblick auf Compliance entwickelt. Die richtige ERP-Software berücksichtigt lokale Steuer- und Compliance-Vorschriften und integriert Finanzfunktionen wie Finanzberichterstattung, Steuerverwaltung, Budgetierung und Anlagenmanagement.
4. Transparenz und Echtzeit-Analyse
Nachdem N&N Moving Supplies – ein familiengeführtes Unternehmen – die Expansion auf drei Standorte innerhalb der USA geschafft hatte, war es mit den bestehenden Systemen nahezu unmöglich, exakte Arbeitszeiten und Lohnabrechnungen aufrechtzuerhalten.
Seit der Umstellung auf das Netsuite ERP-System konnte das Unternehmen:
- Erlebte eine deutliche Steigerung der Effizienz und reduzierte die Zeit für die Lohnabrechnung um 84 %.
- Erhöhte Transparenz in Bezug auf die Entwicklung der Arbeitskosten an den drei Standorten.
- Gab Managern Zugang zu personalisierten Mitarbeiter-Dashboards in Echtzeit und ermöglichte bessere Einblicke in die Belegschaft.
Echtzeitzugriff bedeutet jedoch nicht automatisch bessere Effizienz – ERPs sind keine Zauberei.
ERP-Systeme sind das Äquivalent zum zentralen Nervensystem Ihres Unternehmens, sie nehmen Signale auf, um Ihnen zu sagen, was Ihr Körper braucht…
Aber wenn Sie nicht verstehen, was ein knurrender Magen bedeutet, wissen Sie nicht, was zu tun ist.
Sie müssen Ihre Daten nutzen, um Einblicke in potenzielle Engpässe, Ineffizienzen usw. zu gewinnen.
Hier kommen ERP-Analysen ins Spiel. Sie verbessern die Transparenz der Geschäftsabläufe, zeigen Ihnen auf, warum Ihr Unternehmen effizientere Prozesse benötigt und was zu tun ist, um diesen Bedarf zu stillen.
Das geschieht in drei Schritten:
- Bereitet Daten auf: ERPs stellen sicher, dass die Daten korrekt und verwendbar sind und entfernen alles, was nicht relevant ist.
- Analysiert Daten: Es werden Formeln genutzt, um Trends, Muster und Erkenntnisse in den vorbereiteten Daten zu identifizieren.
- Kommuniziert Erkenntnisse: Mithilfe von Datenvisualisierung werden die Ergebnisse für andere leicht verständlich dargestellt.
5. Verbesserte Planung und Entscheidungsfindung
Unternehmensleiter verbringen so viel Zeit mit schwierigen Entscheidungen, dass sie bereits an Entscheidungsmüdigkeit leiden (wenn Sie jemals versucht haben, mit Freunden ein Restaurant auszuwählen, wissen Sie, was das bedeutet).
Angesichts der zahlreichen Vorteile von ERPs zur Steigerung der Unternehmenseffizienz ist es kein Wunder, dass sie das beste Mittel gegen diese Müdigkeit sind und bessere Entscheidungen ermöglichen. ERPs:
- Bieten Zugang zu Echtzeitdaten. Sie konsolidieren alle Daten aus den Geschäftsbereichen an einem Ort, damit Führungskräfte fundierte Entscheidungen treffen können. So können Probleme bereits im Frühstadium erkannt und behoben werden.
- Ermöglichen eine bessere Geschäftsplanung. Sie verfügen über Werkzeuge für die Ressourcenplanung, um die Ressourcenzuweisung zu vereinfachen. Durch die Identifikation ungenutzter Ressourcen und unterversorgter Funktionen können ERPs sicherstellen, dass Ressourcen effizient umverteilt werden, um einen optimalen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Das könnte etwa die Zuweisung von Mitarbeitern zu arbeitsintensiven Aufgaben oder das Bestellen von mehr Lagerbeständen sein.
- Verbessern das Forecasting. Mit ERP-Analysetools können Unternehmen Leistungsberichte erstellen, die Einblicke in die Unternehmensgesundheit geben. Dies kann zur Steigerung der Profitabilität, fundierten Entscheidungsfindung und effizienten Steuerung der Lieferkette genutzt werden.
Wenn Sie ein Beispiel für eine erfolgreiche ERP-Einführung sehen möchten, schauen Sie sich die Transformationsgeschichte von Ernst & Young (EY) an. Die Microsoft Dynamics 365 Sales-Integration ist ein gutes Beispiel dafür, was eine einheitliche CRM-Lösung für ein multinationales Unternehmen leisten kann.
Die Nutzung der cloudbasierten ERP-Lösung hat das bestehende System von EY in vielerlei Hinsicht verbessert.
- Es integrierte Informationen aus verschiedenen Abteilungen an einem Ort und verbesserte so die Zusammenarbeit.
- Es verschaffte Kundendienstteams, Finanzprognostikern und Geschäftsplanern Zugang zu detaillierten Einblicken, was eine schnellere Entscheidungsfindung ermöglichte.
- Es standardisierte den Vertriebsprozess weltweit und bot den EY-Kundendienstteams eine verbesserte Pipeline-Transparenz.
Durch die Erkenntnisse aus Microsoft Dynamics 365 Sales konnte das professionelle Dienstleistungsunternehmen personalisierte Kundenerlebnisse bieten, wichtige Geschäftseinblicke liefern und die operative Agilität steigern.
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ERP-Systeme sind entscheidend, um die Effizienz Ihres Unternehmens zu verbessern. Sie revolutionieren Ihr Geschäftsmodell durch Automatisierung von Aufgaben, Optimierung bestehender Prozesse und bessere Datenanalyse – und das alles unter Einhaltung lokaler Vorschriften.
Doch das Potenzial von ERPs ist damit noch lange nicht ausgeschöpft. Bereit, die Vorteile von ERPs zu nutzen? Abonnieren Sie unseren kostenlosen Newsletter für Expertenrat, Leitfäden und Einblicke von Führungskräften, die Unternehmen mit ERP-Systemen neu gestalten.
