ERP-Zusammenarbeit: Wie dieses Tool organisationsweite Verbesserungen freisetzt
Echtzeit-Harmonie am Arbeitsplatz: ERP-Zusammenarbeit ermöglicht Mitarbeitern den sofortigen Zugriff auf benötigte Informationen und optimiert so ihre Arbeitsleistung auf jeder Ebene der Organisation.
Keine Schuldzuweisungen mehr: Mit ERP müssen Ihre Abteilungen nicht mehr auf Daten von anderen warten; sie sehen alles, was sie brauchen, in Echtzeit.
Schlechte Kommunikatoren werden abgefedert: Sie haben wirklich talentierte technische Teammitglieder, die nicht die besten Kommunikatoren sind? Das spielt jetzt keine Rolle mehr. Sie können sich auf das konzentrieren, was sie am besten können, und dem System die Kommunikation überlassen.
Ihr Ticket in den Urlaub: ERP-Systeme geben Ihnen Sicherheit, denn sie sorgen dafür, dass Ihre Geschäftsabläufe auch während Ihrer Abwesenheit reibungslos funktionieren.
Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, in dem jeder Mitarbeitende – von der Werkshalle bis ins Vorstandsbüro – sofortigen Zugriff auf die Informationen hat, die er oder sie für die Arbeit braucht. Genau das kann ERP-Kollaboration erreichen.
- Ihr Vertriebsteam kann Produktionsdaten einsehen, um Kunden verbindliche Liefertermine zu bestätigen.
- Das Finanzwesen kann Lagerbestände in Echtzeit überwachen, um den Cashflow zu optimieren.
- Sie können auch mal eine Pause machen, im Wissen, dass Ihr Unternehmen reibungslos funktioniert.
So können Sie eine ERP-Plattform auswählen und implementieren, die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen fördert.
Eine Einführung in die ERP-Kollaboration
ERP (Enterprise Resource Planning)-Systeme fördern Zusammenarbeit, indem sie eine zentrale Plattform bieten, die Daten und Prozesse aus verschiedenen Abteilungen und Funktionsbereichen eines Unternehmens integriert. Dadurch wird der Informationsaustausch in Echtzeit ermöglicht, Arbeitsabläufe werden optimiert und – wie zu erwarten – die Kommunikation und Koordination zwischen den Teams verbessert.
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Ein Beispiel dafür ist die Universität von Toronto: Sie implementierte das SAP-ERP-System, um ihre Finanz-, Forschungs-, Studierenden- und Personaldaten zusammenzuführen. Das ermöglichte ihnen Folgendes:
- Automatisierung von Prozessen wie Procure-to-Pay und Hire-to-Retire, um abteilungsübergreifende Arbeitsabläufe zu optimieren
- Selbstbedienungszugriff auf Echtzeitdaten für 18.000 Mitarbeitende und Lehrende, was schnellere Entscheidungen ermöglicht
- Erweiterte Analysen und Dashboards für bessere Berichte und Erkenntnisse
Indem die Universität von Toronto Automatisierung und Kollaboration in den Mittelpunkt stellte, erzielte sie mit SAP S/4HANA eine um 50 % schnellere Monatsabschlusszeit und eine um 25 % beschleunigte Batch-Verarbeitung.
Zentrale Vorteile der ERP-Kollaboration
Dank ERP-Software wird Information im gesamten Unternehmen besser zugänglich gemacht. Wenn Abteilungen wie Finanz, Vertrieb, Betrieb und Personal mit einer gemeinsamen, zentralen Datenquelle arbeiten, treffen sie fundierte Entscheidungen deutlich leichter.
Hier ein Blick auf typische Vorteile der ERP-Kollaboration für Unternehmen, jeweils mit Beispielen aus der Praxis:
1. Informationsaustausch in Echtzeit
Durch die Integration aller Daten in eine zentrale Datenbank bietet ein ERP eine „Single Source of Truth“, auf die alle Abteilungen sofort zugreifen können. Dies beseitigt Datensilos, verhindert Redundanzen und reduziert Fehler, die durch verschiedene Altsysteme entstehen.
48 % jährliche Rendite + mehr
Durch die Einführung von Oracle Analytics Cloud und Oracle Fusion ERP Analytics erzielte ein Data-Science-Unternehmen eine jährliche Rendite von 48 % mit einer Amortisationszeit von 2,7 Jahren. Da Echtzeitdaten es den Anwendern ermöglichten, ERP-, HCM- und andere Software für bereichsübergreifende Analysen zu verbinden, reduzierte sich die Zeit für Datenaufbereitung um mehrere Hundert Stunden.
2. Überwindung geografischer Barrieren
Indem Daten und Prozesse auf einer zentralen Plattform gebündelt werden, ermöglichen ERPs den Mitarbeitenden den Zugriff auf Echtzeitinformationen – unabhängig vom eigenen Standort. Das ist besonders wertvoll für weltweit tätige Unternehmen mit Niederlassungen, Lagerhäusern und Produktionsstätten in mehreren Ländern oder sogar Kontinenten.
Entfernungen überwinden
Coca-Cola HBC, einer der weltweit größten Verpackungspartner von Coca-Cola, führte SAP ERP in seinen Betrieben in 28 Ländern ein.
Wir bedienen Kunden, die digitale Dienstleistungen und Geschwindigkeit fordern und annehmen. Die SAP Services and Support haben es uns ermöglicht, erfolgreich auf SAP S/4HANA zu migrieren, sodass wir diese Anforderungen erfüllen können.
3. Mehr Transparenz und Verantwortlichkeit
Die Einführung eines ERP-Systems kann die Transparenz und Verantwortlichkeit innerhalb eines Unternehmens erheblich verbessern. Die Fallstudie der Quantum Group ist ein hervorragendes Beispiel dafür.
Besseres Nachverfolgen
Ein führender Anbieter von Druck- und Marketingdienstleistungen, Quantum, implementierte ein ERP-System namens Interprise Suite, um Ineffizienzen zu beheben und die Transparenz zu erhöhen.
Mit einer einheitlichen Plattform, die den Austausch von Echtzeitdaten zwischen den Abteilungen ermöglichte, konnten sie Aufträge verfolgen, das Bestandsmanagement verbessern und ihre Finanzprozesse erneuern. Dies führte im ersten Jahr zu einer Reduzierung der Betriebskosten um 35 %.
4. Optimierung des Zugriffs auf Finanzdaten
ERP-Systeme konsolidieren Finanzdaten, sodass Finanzteams schnell und effizient auf aktuelle Informationen zugreifen können. Sie beseitigen die Notwendigkeit von getrennten Finanzsystemen und manueller Dateneingabe, was zu einer schnelleren Transaktionsverarbeitung bei weniger Fehlern führt.
Dreitägige Implementierung = 50 % mehr Umsatz
Fulton & Roark ist ein Einzelhändler aus North Carolina für Herrenpflegeprodukte, der kürzlich mit Netsuite ERP zusammengearbeitet hat, um seine Finanzdaten zu konsolidieren. Nach einem dreiwöchigen Implementierungsprozess konnte das Unternehmen sein jährliches Umsatzvolumen um über 50 % steigern.
Mit dem neuen ERP war das Finanzteam außerdem in der Lage, Buchhaltungsfehler zu reduzieren und die gesamte Buchführung ins Haus zu holen.
5. Verbesserte Teamkommunikation
Mit einer zentralen Plattform für den Datenaustausch und Echtzeit-Updates, unterstützt durch integrierte Kommunikationstools, können ERP-Systeme die Zusammenarbeit in verteilten Teams und bei dezentralen Arbeitsabläufen deutlich verbessern.
Reduzierung des Technikstapels
Nehmen wir zum Beispiel den Hersteller von Reinigungsmitteln für die Industrie, ABC Compounding. ABC begann, Sage ERP X3 einzusetzen, um den Datenaustausch und die interne Kommunikation innerhalb des Teams von 150 Mitarbeitern zu verbessern.
Wir konnten mehrere Drittanbieter-Anwendungen, die wir benötigten, abschaffen. Wir sind erst seit kurzer Zeit live, aber schon jetzt ist unser Team sehr positiv über den Beitrag von Sage ERP X3.
6. Verbesserte Ressourcenallokation
Mit Echtzeitdaten zu Verfügbarkeit, Arbeitslast und Nachfrage können Organisationen ihre Ressourcen effizienter zuteilen. Viele cloudbasierte ERP-Tools können zudem die künftige Ressourcenverfügbarkeit auf Basis historischer Daten prognostizieren und so für eine optimale Auslastung sorgen.
Zentralisierung der Daten
Moul'appétit SRL, ein Unternehmen für den Vertrieb von Meeresfrüchten mit Sitz in Belgien, stand vor Herausforderungen im Bestandsmanagement, bei der Nachverfolgung von Bestellungen und bei der Koordinierung von Lieferungen. Mit Odoo ERP konnte Moul'appétit Bestandsmanagement, Vertrieb und Lieferprozesse auf einer zentralen Plattform integrieren. Diese Integration schuf eine Echtzeit-Transparenz der Lagerbestände, Auftragsstatus und Lieferpläne.
Dadurch konnte das Unternehmen die Nachfrage genauer prognostizieren, Lagerbestände optimieren und pünktliche Lieferungen sicherstellen.
Beste ERP-Tools für kollaboratives Arbeiten
Mein Team und ich haben die besten ERP-Systeme auf dem Markt geprüft und festgestellt, dass dies die derzeit besten Optionen sind:
Beispiele dafür, wie ERP die Zusammenarbeit verbessert
Wie sieht Zusammenarbeit mit ERP in der Praxis aus? Ich habe eine Reihe fortschrittlicher ERP-Anwendungsfälle gesammelt, um Ihnen einen Einblick in diese Funktionen im Einsatz zu geben. Von gemeinsamen Dashboards für KPIs bis hin zu kollaborativer Dokumentenverwaltung mit Versionskontrolle – hier sind einige einzigartige Wege, wie ERP-Systeme die Zusammenarbeit in B2B-Teams fördern können:
Gemeinsame Dashboards für Teamabstimmung
ERP-Systeme stellen gemeinsame Dashboards bereit, die einen umfassenden Überblick über die gesamte Datenlandschaft eines Unternehmens ermöglichen. Diese Dashboards sorgen dafür, dass alle Teammitglieder Zugriff auf dieselben Echtzeitinformationen haben, was Inkonsistenzen eliminiert und eine synchronisierte Entscheidungsfindung fördert.
Beispielsweise ermöglichen die Team-Dashboards von Freshservice Managern, wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) für ihre Teams zusammenzustellen, um sicherzustellen, dass alle bei entscheidenden Themen auf dem gleichen Stand sind.
Zentralisierte Kommunikationskanäle
ERP-Systeme verbessern die Kommunikation, indem sie zentrale Kanäle für Messaging und Zusammenarbeit bereitstellen. Integrierte Tools wie Messaging, Sharing, Videokonferenzen und CRM ermöglichen die Kommunikation in Echtzeit und bauen Silos zwischen den Abteilungen ab.
TallyPrime bietet eine Funktion, mit der Sie bestimmte Dokumente per WhatsApp teilen können. Ebenso ist Katana ein cloudbasiertes ERP mit einer Facebook Messenger-Integration über Zapier.
Dokumentenmanagement für optimierte Workflows
ERP-Systeme optimieren das Dokumentenmanagement durch zentrale Speicherung, Teilen und Versionskontrolle. So ist sichergestellt, dass alle Teammitglieder stets auf die aktuellsten Informationen zugreifen können, was Dopplungen und Fehler reduziert.
Ein Beispiel: Das Dokumentenmanagementsystem von Infor CloudSuite ermöglicht einen schnellen Abruf und die Bearbeitung in Echtzeit, was die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden verbessert und Projektzeiten verkürzt. Das ist sehr nützlich, um effiziente und fehlerfreie Arbeitsabläufe zu gewährleisten.
Aufgabenmanagement und Verantwortlichkeit
ERP-Systeme ermöglichen Projektmanagement mit klaren Deadlines und Verfolgung, um Verantwortlichkeit sicherzustellen.
Das integrierte ERP-Modul von XB Software ermöglicht die Erstellung, Zuweisung und Nachverfolgung von Aufgaben, sodass Manager den Fortschritt überwachen und sicherstellen können, dass Aufgaben termingerecht erledigt werden. Dadurch entsteht ein Verantwortungsbewusstsein und Transparenz in Projekten, was die Zusammenarbeit im Team stärkt.
Mobile Zusammenarbeit
ERP-Lösungen unterstützen die mobile Zusammenarbeit und ermöglichen es Teams, standortunabhängig in Echtzeit Entscheidungen zu treffen. Das ist besonders wertvoll für Remote-Teams und Mitarbeitende im Außendienst.
Vault ERP ist ein Anbieter, der mobile Anwendungen bereitstellt, sodass Teams auch unterwegs zusammenarbeiten und an Entscheidungsprozessen teilhaben können. QuickBooks, Dynamics365 und Bitrix24 bieten ebenfalls eigene mobile Apps für Android und iOS an.
Integration mit anderen Kollaborationstools
Zahlreiche ERP-Anbieter integrieren sich heute nahtlos mit anderen Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams, Slack und Zoom. Durch Integrationen können Mitarbeiter weiterhin ihre bevorzugten Kommunikationstools zur Informationsweitergabe nutzen und gleichzeitig von den erweiterten Funktionen eines ERP-Systems profitieren.
Die meisten aktuellen ERP-Systeme bieten verschiedene Integrationsmöglichkeiten aus dem Standard heraus, über Automatisierungsplattformen wie Zapier und Make sowie über offene APIs. Beispiele sind NetSuite ERP, Intuit QuickBooks, Microsoft Dynamics365 und weitere.
Social ERP: Der nächste Schritt für die ERP-Zusammenarbeit
Social ERP stellt den nächsten Schritt für kollaborative ERP-Systeme dar, indem es die Vorteile von Social Media mit klassischer Ressourcenplanung verbindet.
Während viele Arten von ERP-Systemen bereits eigene, integrierte Kollaborationsfunktionen besitzen, ermöglicht der Kontakt zu Kunden, Mitarbeitern und Partnern auf deren Lieblingsplattformen eine wesentlich unkompliziertere Kommunikation.
Was ist Social ERP?
Social ERP integriert traditionelle ERP-Systeme mit Social-Media-Tools wie Twitter, LinkedIn und Facebook, um die Produktivität zu steigern und die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten und Partnern zu verbessern. Indem Sie den Austausch mit den Interessenvertretern auf deren bevorzugtem Kanal ermöglichen, können Sie eine effektivere Problemlösung fördern.
Im Gegensatz zu traditionellen ERP-Systemen – die integrierte Kommunikationsmittel wie Dokumentenfreigabe, Chat und Video bieten – integriert Social ERP externe Social-Media-Plattformen, um die nahtloseste Zusammenarbeit für Teams zu ermöglichen.
Beispielsweise ermöglicht SAP mit der Integration von sozialen Medien über SAP Jam eine reibungslose Zusammenarbeit in Geschäftsprozessen und verbessert so die interne und externe Kommunikation. Weitere Beispiele für ERP-Anbieter, die Integrationen mit sozialen Medien erforschen, sind Oracle SRM und Epicor Social Enterprise.
Vorteile von Social ERP
Social ERP ist nicht für jedes Unternehmen eine bahnbrechende Entwicklung, aber für zukunftsorientierte Organisationen mit häufig verteilten Teams kann es einen enormen Wettbewerbsvorteil bieten. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:
- Verbesserte Zusammenarbeit: Social ERP-Systeme erleichtern Teams die Zusammenarbeit und Kommunikation, indem sie Tools wie Aktivitätsfeeds, Chatbots und Diskussions-Threads zur Verfügung stellen. SYSPRO Harmony beispielsweise ermöglicht den Austausch von Informationen in Echtzeit und die teamübergreifende Zusammenarbeit, wodurch die Produktivität und Reaktionsfähigkeit insgesamt verbessert werden.
- Kundenbindung: Die Integration von Social Media mit ERP-Systemen ermöglicht es Unternehmen, effektiver mit Kunden zu interagieren. Durch die Verfolgung und Analyse von Kundeninteraktionen auf sozialen Plattformen können Unternehmen personalisierte Dienstleistungen anbieten und schnell auf Anfragen und Feedback reagieren.
- Optimierte Workflows: Social ERP-Systeme können Geschäftsprozesse beschleunigen, indem sie Echtzeitzugang zu sozialen Daten bieten und diese mit traditionellen ERP-Funktionen verknüpfen. Diese Integration hilft dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren, Redundanzen zu vermeiden und bessere Entscheidungen zu treffen.
- Erhöhte Transparenz: Durch die Integration von Social-Media-Tools schaffen Social ERP-Systeme mehr Transparenz in Geschäftsabläufen und fördern eine Kultur der Offenheit und Verantwortlichkeit. Oracle Social Relationship Management (SRM) zum Beispiel analysiert Inhalte aus bezahlten, eigenen und verdienten Medien auf sozialen Netzwerken, Message Boards, Blogs und mehr. Indem täglich über 700 Millionen Nachrichten gefiltert werden, werden relevante Gespräche herausgefiltert, sodass Unternehmen den Überblick behalten.
Social ERP vs Traditionelles ERP
| Traditionelles ERP | Social ERP | |
| Definition | Optimiert alltägliche Geschäftsprozesse in Bereichen wie Personal, Buchhaltung, Dienstleistungen, Lieferkette und mehr. | Integriert zusätzlich Social-Media-Tools wie Twitter, LinkedIn und Facebook, um Zusammenarbeit, Kommunikation und Kundenbindung zu verbessern. |
| Hauptfunktionen | - Nutzt eigene Kommunikationswerkzeuge für Teamarbeit und Zusammenarbeit - Unterstützt keine externen Datei-, Netzwerk- und Messenger-Tools standardmäßig - Fehlende leistungsfähige Integrationsmöglichkeiten wie Plugins, Konnektoren oder APIs | - Integration mit Social-Media-Tools - Einfache Nachverfolgung von Gesprächen, Projekten und Prozessen auf unterschiedlichen sozialen Plattformen - Mit fortschrittlichen Funktionen wie API-Zugang und Integrationsmöglichkeiten |
| Vorteile | - Sichere Plattform - Umfassende Anpassbarkeit - Lokale Systemkontrolle | - Verbesserte Teamarbeit - Bessere Kundenbindung - Schnellere Kommunikation |
| Nachteile | - Hohe Investitionskosten - Komplexe Einführung - Widerstand bei Mitarbeitenden | - Höhere Sicherheitsrisiken - Herausforderungen bei Integrationen - Teurer |
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