So optimieren Sie Geschäftsprozesse & verdienen mehr Geld
Um Geschäftsprozesse zu optimieren, beginnen Sie damit, sich wiederholende, ineffiziente Aufgaben zu identifizieren und zu beseitigen. Führen Sie anschließend klare Systeme ein, die Produktivität und Rentabilität steigern.
In diesem Artikel zeige ich Ihnen unkomplizierte Möglichkeiten, Ihre Arbeitsabläufe zu organisieren, und stelle praktische Tools vor, die unmittelbar verbessern, wie Ihr Unternehmen funktioniert. Wenn Sie bereit sind, weniger Zeit mit lästiger Routinearbeit zu verbringen und echte Ergebnisse zu sehen, helfen Ihnen diese Lösungen dabei, optimierte Prozesse zu schaffen, die tatsächlich für Sie funktionieren.
Was bedeutet die Optimierung von Geschäftsprozessen?
Die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse ist einfach: Identifizieren und verbessern oder beseitigen Sie sich wiederholende, zeitaufwendige und unnötige Aufgaben.
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Wenn es speziell um Geschäftsprozesse geht, bedeutet Optimierung, Arbeitsabläufe systematisch zu bewerten, um Ineffizienzen aufzudecken, Verschwendung zu verhindern und den gesamten ROI zu steigern.
Vorteile der Optimierung von Geschäftsprozessen
Der Erfolg Ihres Unternehmens hängt davon ab, wie optimiert Ihre Abläufe sind. Der Weg von effizienten Prozessen zu mehr Geld verläuft jedoch nicht unbedingt geradlinig. Er gleicht eher einer leicht zickzackförmigen Linie.
Was ich damit meine: Gut organisierte Arbeitsabläufe bringen wichtige Vorteile wie höhere Produktivität, weniger Fehler, bessere Planung und mehr Transparenz. Diese Vorteile wiederum schaffen die Grundlage für eine höhere Rentabilität.
Höhere Produktivität
Die Optimierung steigert die Produktivität, indem unnötige Schritte und Aufgaben beseitigt werden, sodass Sie Ihre Anstrengungen auf rentablere Tätigkeiten konzentrieren können. Außerdem werden manuelle Engpässe beseitigt, sodass Sie in kürzerer Zeit mehr erledigen können.
Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass umfangreiche Genehmigungsstufen und Dokumentation bei der Arbeit viel Zeit kosten, steigert die Bündelung und Automatisierung dieser Genehmigungen die Produktivität Ihres Teams.
Weniger Fehler
Ein zentraler Bestandteil der Prozessoptimierung ist die Automatisierung. Sie reduziert manuelle Arbeitsabläufe und beschleunigt die Ausführung — insbesondere bei sich wiederholenden Aufgaben und Schritten.
Weniger manuelle Schritte = weniger Möglichkeiten für Fehler. Dadurch werden die Genauigkeit und Zuverlässigkeit von Aufzeichnungen für die Entscheidungsfindung sichergestellt.
Mehr Transparenz und bessere Planung
Die Zentralisierung Ihrer Organisationsdaten an einem einzigen digitalen Ort ist eine Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, da sie einen einfachen Echtzeitzugriff auf wichtige Daten ermöglicht. Durch Zugänglichkeit, Transparenz und Übersichtlichkeit können Sie präzise Pläne erstellen und schnell datengestützte Entscheidungen treffen.
Gleichzeitig sorgen optimierte Prozesse für klarer definierte Rollen und Verantwortlichkeiten und stellen sicher, dass immer eine bestimmte Person für Aufgaben und gewünschte Ergebnisse verantwortlich ist. Außerdem unterstützen sie die Ressourcenverfolgung und die Bedarfsprognose und verhindern Engpässe, Überbestände und andere Risiken, die mit schlechter Planung verbunden sind.
Wichtige Strategien zur Optimierung von Geschäftsprozessen
Zu den häufigsten Herausforderungen bei der Optimierung von Geschäftsprozessen gehören:
- Widerstand gegen Veränderungen
- Prozesskomplexität
- Technologische Einschränkungen
- Kostenüberlegungen
Möchten Sie diese Probleme vermeiden und den größtmöglichen Nutzen aus Ihren Prozessoptimierungsmaßnahmen ziehen? Nutzen Sie diese Strategien:
1. Untersuchen und analysieren Sie bestehende Prozesse
Um Prozesse zu identifizieren, die optimiert werden müssen, prüfen Sie Ihre aktuellen Prozesse auf Ineffizienzen oder Redundanzen.
Beginnen Sie damit, jeden Schritt, jede Aufgabenabfolge sowie jede Rolle und Verantwortung für die Ausführung einer bestimmten Tätigkeit zu dokumentieren. Diese Dokumentation, die als Prozessabbildung bezeichnet wird, vermittelt Ihnen ein anschauliches Bild des aktuellen Zustands Ihrer Abläufe und zeigt Bereiche auf, in denen Prozesse verbessert und verfeinert werden können.
2. Sich wiederholende Aufgaben automatisieren
Reduzieren Sie den manuellen Aufwand und optimieren Sie verschiedene Prozesse, indem Sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren. Dies können Sie mit ERP-Systemen und Lösungen zur Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) tun, die Technologien nutzen, um den Bedarf an menschlichem Eingreifen bei Routineaufgaben zu reduzieren.
Beide Optionen bieten Automatisierungswerkzeuge für die Datenerfassung, Dokumentation und das Projektmanagement, aber ich bevorzuge eindeutig ERP-Systeme. Wie Sie sehen werden, sind die meisten Lösungen, auf die ich gestoßen bin, mit dieser Art von System ehrlich gesagt einfach leichter umzusetzen.
3. Bestehende Plattformen integrieren
Reduzieren Sie operative Silos und unterstützen Sie reibungslose Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen mit einer gut durchdachten Strategie zur Plattformintegration.
Dieser Prozess umfasst die Verbindung Ihrer bestehenden Apps und Plattformen zu einem einheitlichen System, wodurch die Notwendigkeit manueller Prüfungen und Datenübertragungen zwischen eigenständigen Tools entfällt. Außerdem entfällt die Erwartung, dass der hilfsbereite, aber vergessliche Tom aus der Buchhaltung „irgendwann verstehen wird, warum ich diese Daten brauche“.
4. Low-Code-/No-Code-Lösungen verwenden
Die Low-Code- oder No-Code-Entwicklung hilft Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse auch mit wenig oder ganz ohne IT-Kenntnisse zu optimieren. No-Code-/Low-Code-Plattformen ermöglichen es Ihnen, Softwarelösungen zu entwerfen, zu entwickeln und bereitzustellen – mit, Sie haben es erraten, minimalem Programmieraufwand.
Diese Plattformen bieten in der Regel Werkzeuge für die Entwicklung durch Fachanwender, etwa vorgefertigte Vorlagen, Drag-and-Drop-Editoren und wiederverwendbare Elemente. So können auch nicht technisch geschulte Mitarbeitende verschiedene Geschäftsprozesse optimieren, indem sie Apps erstellen und anpassen:
- Mit minimaler Abhängigkeit von Mitgliedern des IT-Teams.
- Durch kollaborative Entwicklung mit anderen Abteilungen.
5. Prozesse überwachen und verfeinern
Die Optimierung von Prozessen ist keine einmalige Angelegenheit, sondern ein fortlaufender Prozess, der kontinuierliche Überwachung erfordert. Vom Verfolgen von KPIs und Kennzahlen bis zur Abstimmung von Aktivitäten auf vorab definierte Ziele hilft Ihnen das Verständnis der Wirksamkeit Ihrer Strategien dabei, diese bei Bedarf zu verbessern.
Diese Anpassungen können von der Automatisierung weiterer Aufgaben über die Neugestaltung umständlicher oder überladener Verfahren bis hin zur Umverteilung knapper Ressourcen und der Aktualisierung überholter Richtlinien reichen. Sie können den Erfolg Ihrer Bemühungen zur Workflow-Optimierung außerdem steigern, indem Sie Feedbackschleifen einrichten, um die Einschätzungen der Beteiligten zu sammeln, zu analysieren und darauf zu reagieren.
Das Ziel einer Einzelhandelskette könnte beispielsweise darin bestehen, den Bezahlvorgang zu optimieren und die Wartezeiten durch Optionen für das Selbstbedienungs-Kassieren zu verkürzen – ein Prozess, der als Warteschlangenabbau bekannt ist. In diesem Fall muss das Implementierungsteam genau beobachten, wie die neue Bezahlmethode funktioniert, insbesondere in der Anfangsphase. Die aus dieser Untersuchung gewonnenen Erkenntnisse können anschließend zur Verfeinerung des neuen Prozesses genutzt werden.
Werkzeuge und Technologien zur Optimierung
Für die meisten der besten Strategien zur Prozessoptimierung sind Werkzeuge und Technologien zur Automatisierung erforderlich. Zum Glück gibt es zahlreiche moderne Lösungen, die Ihrem Unternehmen die benötigte Effizienz und Agilität verleihen können.
Wie bereits erwähnt, halte ich ERP-Systeme für das beste Werkzeug zur Automatisierung der meisten Geschäftsprozesse, obwohl auch Prozessmanagement-Tools, CRMs und Projektmanagementlösungen funktionieren.
Die meisten Software-Systeme zur Workflow-Automatisierung werden speziell für bestimmte Anwendungsfälle entwickelt. Abhängig von den Anforderungen Ihres Unternehmens verwenden Sie daher möglicherweise eine oder mehrere Lösungen. Ressourcenintensive Branchen wie beispielsweise die Öl- und Gasindustrie benötigen häufig branchenspezifische ERP-Plattformen, um ihre komplexen betrieblichen Anforderungen zu erfüllen.
Software zur Unternehmensressourcenplanung (ERP)
Am besten geeignet für: Verbesserung der Ressourcennutzung
ERP-Software bietet zahlreiche Vorteile und ist damit eines der wichtigsten Werkzeuge zur Optimierung von Geschäftsprozessen.
Erstens helfen ERP-Systeme Ihnen dabei, verschiedene Funktionen und Prozesse zu integrieren und zu verwalten, wodurch eine effektive Ressourcenoptimierung ermöglicht wird. Zweitens sorgt ein ERP-System, da es als einheitliches System für mehrere Geschäftsprozesse wie Projektmanagement, Buchhaltung und Compliance dient, dafür, dass der Zugriff auf Unternehmensdaten einfach und schnell möglich ist.
Mit einem ERP-System erhalten Sie sofortige Einblicke, intelligente Automatisierung und eine verbesserte Effizienz im gesamten Unternehmen. Kein Wunder, dass ERPs aller Arten als „zentrales Nervensystem eines Unternehmens“ betrachtet werden. Oder, wie ich es gerne ausdrücke: effizienzsteigernde Kraftpakete.
ERP-Software optimiert Ihre Geschäftsprozesse durch:
- Integration: ERP-Systeme verbinden verschiedene Geschäftsbereiche und ermöglichen einen reibungslosen Daten- und Informationsfluss zwischen den Abteilungen. Diese nahtlose Integration führt zu standardisierten, abgestimmten und koordinierten Arbeitsabläufen.
- Zentrale Datenverwaltung: ERP-Tools beseitigen Datensilos und stellen sicher, dass alle Abteilungen über eine einzige verlässliche Informationsquelle auf genaue und aktuelle Informationen zugreifen können.
- Automatisierung: Mit einer ERP-Plattform können Sie zentrale Geschäftsbereiche wie Personalwesen, Finanzen, Beschaffung und Lieferkettenmanagement automatisieren und dabei Daten abteilungsübergreifend konsolidieren.
- Standardisierte Verfahren: ERP-Software sorgt für einheitliche Daten und Prozesse, reduziert Inkonsistenzen und verbessert die Qualitätskontrolle.
- Ressourcenplanung und -optimierung: ERP-Software bietet Einblick in verfügbare Ressourcen und Arbeitskräfte, sodass Sie besser planen und Verschwendung begrenzen können.
Stellen Sie vor der Auswahl eines ERP-Systems sicher, dass Ihr Unternehmen für ein ERP-System bereit ist. Führen Sie dazu eine ERP-Bereitschaftsbewertung durch, bei der der aktuelle Zustand Ihres Unternehmens bewertet wird, um Prozesse zu identifizieren, die optimiert werden müssen, sowie notwendige Änderungen zu bestimmen. Ihre Bereitschaftsbewertung sollte Folgendes untersuchen:
- Die Herausforderungen des Unternehmens
- Ob ein ERP-System diese Herausforderungen bewältigen kann
- Ob Sie bereit für die Einführung eines ERP-Systems sind und, falls nicht, was Sie dafür tun müssen
Diese Bewertung bereitet Sie nicht nur auf eine erfolgreiche Einführung und Nutzung vor, sondern versetzt Sie auch in die Lage, die beste ERP-Software für Ihr Unternehmen auszuwählen.
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Software für Geschäftsprozessmanagement (BPM)
Am besten geeignet für: Das Erstellen effektiver Prozessabläufe
Geschäftsprozessmanagement bezeichnet die verschiedenen Methoden zur Analyse, Modellierung, Implementierung, Überwachung, Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. BPM-Software hilft Ihnen dabei mit minimalem menschlichem Eingreifen.
BPM-Software optimiert Geschäftsprozesse und steigert die Effizienz durch:
- Modellierung: Bei diesem Vorgang werden Arbeitsabläufe und Prozesse visuell dargestellt, um Ineffizienzen und Redundanzen aufzudecken.
- Standardisierung: Mit BPM-Lösungen können Sie klare, einheitliche Verfahren und Regeln definieren und so eine unternehmensweite Einheitlichkeit sicherstellen.
- Prozessautomatisierung: BPM-Plattformen helfen Ihnen, routinemäßige und wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und sicherzustellen, dass sie konsistent und präzise ausgeführt werden.
- Lückenanalyse und Workflow-Optimierung: Mit BPM-Software können Sie Verbesserungspotenziale identifizieren und Produktivitätsengpässe beseitigen.
- Kostenmanagement: BPM-Tools mit integrierten Dashboards zur Spesenberichterstattung ermöglichen es Ihnen, die finanzielle Effizienz zu bewerten und Kosteneinsparungen zu maximieren, ohne Daten in externe Apps zu exportieren.
Software für Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
Am besten geeignet für: Die Interaktion mit Interessenten und Kunden
Wie wäre es mit einem All-in-one-System zur Verwaltung Ihrer Beziehungen zu Interessenten und Kunden? Dafür ist CRM-Software da.
CRM-Lösungen zentralisieren Ihre Kundeninformationen und Kommunikation und helfen Ihnen, Ihre Kunden besser zu verstehen, zu verwalten und auf sie einzugehen. Diese Tools verbessern die Ergebnisse von Vertrieb und Marketing, indem sie die Datenzugänglichkeit und Prozesseffizienz steigern.
CRM-Plattformen optimieren Geschäftsprozesse durch:
- Vereinheitlichte Kundendaten: Kundendaten an einem zugänglichen Ort zu haben, spart Zeit bei der Suche in mehreren Systemen und Datenbanken nach Informationen, die für die Personalisierung von Nachrichten benötigt werden.
- Automatisierung: CRMs automatisieren Aufgaben der Kundenkommunikation, beispielsweise die Kontaktaufnahme mit Leads und den technischen Support, wodurch der manuelle Arbeitsaufwand reduziert und Fehler minimiert werden.
- Strategischer Vertrieb: Von der Leadgenerierung bis zur Konversion unterstützen CRM-Softwaresysteme den gesamten Verkaufsprozess. Sie verfügen über Funktionen zur Verwaltung von Interessentendaten, Bewertung von Leads, Automatisierung von Nachfassaktionen und Bereitstellung von Erkenntnissen zur Leistung von Vertriebsmitarbeitern.
Projektmanagementsoftware
Am besten geeignet für: Die Verwaltung von Projektumfang, Ressourcen und Qualität
Projektmanagementtools helfen Ihnen bei der Planung, Organisation und Verwaltung von Projekten. Wenn Sie an Projektmanagementsoftware denken, denken Sie an Dokumentation, Prozessabbildung, Aufgabenorganisation, Terminplanung und Budgetierung.
Eine Projektmanagementplattform optimiert Geschäftsprozesse durch:
- Zentralisierte Planung: Projektmanagementsoftware zentralisiert alle projektbezogenen Aufgaben, Zeitpläne, Ressourcen und Dokumente und bietet Teammitgliedern einheitlichen Zugriff sowie klare Richtlinien für die Umsetzung.
- Automatisierung von Aufgaben und Arbeitsabläufen: Ein Projektmanagementtool spart Ihnen Zeit und Energie bei der manuellen Zuweisung von Aufgaben, dem Versenden von Statusaktualisierungen und der Überwachung von Fristen.
- Ressourcenverwaltung und -zuweisung: Mit Projektmanagementsoftware erhalten Sie einen klaren Überblick über die Arbeitsauslastung und die verfügbaren Ressourcen für eine effiziente Zuweisung.
Fallstudien und Beispiele
Ich erinnere mich, wie ich einen ehemaligen Professor von mir dafür kritisiert habe, Marketing unterrichten zu wollen, obwohl er Marketing für ein Unternehmen nicht tatsächlich betrieben hatte – wenn etwas rein akademisch ist, vertraue ich nicht darauf, dass es funktioniert. In der Annahme, dass es Ihnen wie mir geht, wollte ich Beispiele aus der Praxis liefern.
Safety Management Group
Safety Management Group (SMG) ist ein Beratungsunternehmen für Umwelt, Gesundheit und Sicherheit, das zuvor mit ineffizienten Arbeitsprozessen zu kämpfen hatte und auf sieben Altsystemen lief, die dringend konsolidiert werden mussten.
Die Prozesse waren sehr arbeitsintensiv, fehleranfällig und in einem wachsenden Unternehmen nicht nachhaltig.
Beispielsweise hatte die CFO der Gruppe, Rebecca Ogle, Schwierigkeiten, genaue Zeit- und Spesendaten zu erhalten. Die HR-Leiterin Tracy Kilburn musste außerdem regelmäßig 40 bis 50 Stunden pro Woche allein für die Eingabe der Lohnabrechnung erfassen.
Diese Herausforderungen veranlassten die Leitung von SMG, nach einer Lösung zur Optimierung der Prozesse zu suchen, die darauf abzielte, die Überlastung der Mitarbeiter zu reduzieren, Ressourcen bestmöglich zu nutzen und Fehler zu begrenzen. Nach einer gründlichen Prüfung entschied sich das Team für Acumatica, ein cloudbasiertes, mobilkompatibles ERP-System.
Mit Acumatica startete SMG das „Project 7 to 1“ und führte alle sieben Altsysteme mit minimalen Unterbrechungen und hervorragenden Ergebnissen zusammen:
- 10 Stunden wöchentlich bei den Lohnabrechnungsprozessen eingespart.
- $50,000+ durch den Wegfall nutzerbezogener Lizenzgebühren eingespart.
Milpark Education
Milpark Education, ein Anbieter höherer Bildung mit Berufstätigen in Vollzeit als Studierenden, beschloss, vom Präsenzunterricht auf Online-Lernen umzusteigen.
Um Online-Lernenden angemessene Unterstützung und Flexibilität zu bieten, kommunizierte die Organisation jedoch mit den Studierenden per E-Mail, Telefonanrufen und über ein Ticketsystem. Diese nicht miteinander verbundenen Systeme führten zu unzusammenhängenden Interaktionen mit Studierenden, isolierten Daten und mangelnder Transparenz.
Unvollständige Ansichten der Studierendenprofile führten zu langen Bearbeitungszeiten und Fehlern.
Das veranlasste das Team, nach einer integrierten Geschäftslösung zu suchen. Das Ziel? Mehr Transparenz zu gewinnen, Zeit zu sparen und die verfügbaren Arbeitskräfte optimal einzusetzen — all dies wirkt sich auf Wettbewerbsfähigkeit und Rentabilität aus.
Die Suche von Milpark Education führte sie zu Microsoft Dynamics 365, einer Suite aus ERP- und CRM-Apps, mit deren Hilfe sie Folgendes erreichten:
- Zentralisierte und leicht zugängliche Studierendendaten.
- Verkürzung der Lösungszeiten und Eskalationszeiten um jeweils 50 % und 30 %.
- Das Supportpersonal konnte sich stärker auf komplexere Fälle konzentrieren.
Erst Prozesse optimieren, dann Gewinne steigern
Nicht miteinander verbundene Systeme und komplexe Prozesse binden menschliche, finanzielle oder materielle Ressourcen — und verringern den ROI.
Optimierte Arbeitsabläufe steigern jedoch die Effizienz, senken die Betriebskosten und ermöglichen erhebliche Verbesserungen beim Geschäftsergebnis. Die Optimierung von Prozessen unterstützt zudem die Agilität und versetzt Sie in die Lage, sich schnell an veränderte Marktbedingungen anzupassen und sich bietende Chancen zu ergreifen.
Sind Sie bereit, Ihre Fähigkeiten als Finanzfachkraft weiter auszubauen und Ihr Unternehmen für nachhaltiges Wachstum und Rentabilität zu positionieren? Abonnieren Sie unseren kostenlosen Newsletter mit Expertenempfehlungen, Leitfäden und Einblicken von Führungskräften aus dem Finanzbereich, die die Technologiebranche prägen.
PS: Wenn Sie Ihre eigenen Erfahrungen mit der Optimierung von Geschäftsprozessen teilen möchten, schreiben Sie mir eine Nachricht auf LinkedIn. Extrapunkte gibt es, wenn Sie belastbare Daten haben, die die Verbesserung belegen.
