Geschäftsprozesse optimieren = Mehr Geld verdienen (So geht’s)
Routine ist mein Feind: Ich finde wiederkehrende, monotone Aufgaben (wie das Versenden von Vorlagen-E-Mails) ätzend, also schiebe ich sie heftig vor mir her. Überraschung: Ihren Mitarbeitenden geht es genauso wie mir.
Optimierung bedeutet Gelassenheit: Prozesse zu verbessern, indem wiederkehrende Aufgaben eliminiert werden, spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für Gelassenheit und steigert die Produktivität.
ROI liebt Prozessoptimierung: Verbessern Sie Ihre Prozesse und Ihr ROI verbessert sich ebenfalls. So einfach... oder?
Schritt für Schritt zum Erfolg: Organisieren Sie Ihr Unternehmen, indem Sie zeitaufwändige Aufgaben identifizieren und Systeme nutzen, um für sofortige Profitabilitätssteigerungen zu optimieren.
Ich tue mich so schwer mit mühsamer, sich ständig wiederholender Arbeit. Einen umfassenden Geschäftsplan entwickeln, gemeinsam mit Vorstandssitzungen? Kein Problem. Muss ich aber 20 nahezu identische, aber dennoch individuelle E-Mails verschicken? … Komme ich später zu.
Ich habe mir vorgenommen, den direkten Zusammenhang zwischen optimierten Geschäftsprozessen und einem besseren ROI nachzuweisen, um eine fundierte Grundlage zu haben, wenn ich mich darüber beschwere, wie sehr ineffiziente Abläufe mein Leben ruinieren.
Okay, gut, vielleicht ist es doch nicht ganz so dramatisch… aber es wird definitiv helfen.
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Hier findest du die besten Möglichkeiten, um deine Geschäftsprozesse zu organisieren und zu verbessern – sowie Systeme, die sofort dabei helfen, deine Rentabilität zu steigern.
Was bedeutet es, Geschäftsprozesse zu optimieren?
Geschäftsprozesse zu optimieren ist einfach: Wiederkehrende, zeitintensive und unnötige Aufgaben identifizieren und verbessern oder eliminieren.
Wenn es um Geschäftsprozesse geht, bedeutet Optimierung insbesondere, Workflows systematisch zu bewerten, um Ineffizienzen aufzudecken, Verschwendung zu blockieren und den Gesamterfolg zu steigern.
Vorteile der Optimierung von Geschäftsprozessen
Der Geschäftserfolg hängt davon ab, wie effizient deine Abläufe gestaltet sind. Allerdings führt ein effizienter Prozess nicht immer direkt zu mehr Umsatz – meist verläuft der Weg eher leicht kurvenreich.
Was ich damit meine: Gut organisierte Workflows haben zentrale Vorteile wie höhere Produktivität, weniger Fehler, besseres Planen und mehr Transparenz. Diese Vorteile bilden wiederum die Basis für eine größere Rentabilität.
Höhere Produktivität
Optimierung steigert die Produktivität, indem unnötige Schritte und Tätigkeiten entfernt werden – so kannst du deine Energie auf gewinnbringendere Aufgaben umleiten. Außerdem werden manuelle Engpässe beseitigt, sodass du in weniger Zeit mehr erledigen kannst.
Wenn du etwa feststellst, dass umfangreiche Genehmigungsschleifen und Dokumentation enorme Zeitfresser im Arbeitsalltag sind, steigert die Vereinfachung und Automatisierung dieser Freigaben die Produktivität deines Teams.
Weniger Fehler
Ein wichtiger Bestandteil der Prozessoptimierung ist Automatisierung, wodurch manuelle Abläufe reduziert und die Durchführung beschleunigt wird – vor allem bei sich wiederholenden Aufgaben und Schritten.
Weniger manuelle Schritte = weniger Fehlerquellen. So werden Daten korrekt erfasst und bleiben als Entscheidungsgrundlage zuverlässig.
Mehr Transparenz und bessere Planung
Die Zentralisierung von Unternehmensdaten an einem digitalen Ort ist eine Methode zur Prozessoptimierung, da sie den einfachen Zugriff auf entscheidende Daten in Echtzeit ermöglicht. Mit erhöhter Zugänglichkeit, Transparenz und Sichtbarkeit lassen sich präzise Pläne erstellen und schnelle, datenbasierte Entscheidungen treffen.
Zudem führen optimierte Abläufe zu besser definierten Rollen und Verantwortlichkeiten, sodass jede Aufgabe und jedes Ziel klar einer bestimmten Person zugewiesen ist. Gleichzeitig erleichtert dies die Ressourcenverfolgung und Bedarfsprognosen, wodurch Engpässe, Überbestände und andere Risiken durch mangelhafte Planung verhindert werden.
Schlüsselstrategien, um Geschäftsprozesse zu optimieren
Zu den häufigsten Herausforderungen bei der Optimierung von Geschäftsprozessen zählen:
- Widerstand gegenüber Veränderungen
- Komplexe Prozesse
- Technologische Einschränkungen
- Kostenfaktoren
Möchtest du diese Probleme umgehen und den größtmöglichen Nutzen aus deinen Optimierungsmaßnahmen ziehen? Dann setze auf folgende Strategien:
1. Vorhandene Prozesse untersuchen und analysieren
Um Prozesse zu identifizieren, die optimiert werden sollten, prüfe bestehende Abläufe auf Ineffizienzen oder Redundanzen.
Beginne damit, jeden Schritt, jede Abfolge von Aufgaben sowie die zugehörigen Rollen und Verantwortlichkeiten zu dokumentieren. Diese Dokumentation – als Prozessabbildung bezeichnet – vermittelt ein anschauliches Bild des aktuellen Betriebszustands und zeigt Bereiche mit Verbesserungspotenzial auf.
2. Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
Reduzieren Sie manuelle Arbeit und optimieren Sie verschiedene Prozesse, indem Sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren. Das können Sie mit ERP-Systemen und Lösungen für die Geschäftsprozessautomatisierung (Business Process Automation, BPA) tun, die Technologie nutzen, um den Bedarf an menschlicher Intervention bei Routineaktivitäten zu verringern.
Beide Optionen bieten Automatisierungstools für Datenerfassung, Dokumentation und Projektmanagement, aber ich bevorzuge eindeutig ERP-Systeme. Wie Sie sehen werden, sind die meisten Lösungen, die mir begegnet sind, ehrlich gesagt, mit dieser Art von System einfach leichter umzusetzen.
3. Bestehende Plattformen integrieren
Reduzieren Sie operative Silos und unterstützen Sie nahtlose Workflows in Ihrem Unternehmen mit einer durchdachten Integrationsstrategie für Plattformen.
Dieser Prozess beinhaltet die Verbindung Ihrer bestehenden Apps und Plattformen zu einem harmonisierten System, wodurch manuelle Prüfungen und Datenübertragungen zwischen einzelnen Tools überflüssig werden. Und es beseitigt auch die Erwartung, dass der hilfreiche, aber vergessliche Tom aus der Buchhaltung „eines Tages verstehen wird, warum ich diese Daten brauche“.
4. Low-Code/No-Code-Lösungen nutzen
Low-Code- oder No-Code-Entwicklung hilft Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse auch mit wenig bis gar keiner IT-Expertise zu optimieren. No-/Low-Code-Plattformen ermöglichen es Ihnen, Softwarelösungen mit – Sie ahnen es – minimalem Programmieraufwand zu entwerfen, zu erstellen und bereitzustellen.
Solche Plattformen bieten in der Regel Citizen-Development-Tools wie vorgefertigte Vorlagen, Drag-and-drop-Builder und wiederverwendbare Elemente. So können sogar Mitarbeiter:innen ohne technischen Hintergrund verschiedene Geschäftsprozesse durch das Erstellen und Anpassen von Apps optimieren:
- Mit minimaler Abhängigkeit vom IT-Team.
- Durch kollaborative Entwicklung mit anderen Abteilungen.
5. Prozesse überwachen und verfeinern
Die Optimierung von Prozessen ist keine einmalige Sache, sondern ein fortlaufender Prozess, der kontinuierliche Überwachung erfordert. Vom Nachverfolgen von KPIs und Metriken bis zur Ausrichtung von Aktivitäten auf vordefinierte Ziele – das Verständnis der Effektivität Ihrer Strategien hilft, diese bei Bedarf zu verbessern.
Diese Anpassungen können alles sein – von der Automatisierung weiterer Aufgaben bis zur Neugestaltung umständlicher/aufgeblähter Abläufe, Neuzuweisung knapper Ressourcen oder Aktualisierung veralteter Richtlinien. Sie können den Erfolg Ihrer Prozessoptimierung außerdem steigern, indem Sie Feedback-Schleifen einrichten, um Stimmungen von Stakeholdern zu sammeln, zu analysieren und darauf zu reagieren.
Ein Beispiel: Das Ziel einer Einzelhandelskette könnte sein, ihren Bezahlvorgang zu straffen und die Wartezeit durch Selbstbedienungskassen zu reduzieren – ein Prozess, der als „Line Busting“ bekannt ist. In diesem Fall muss das Implementierungsteam genau beobachten, wie sich die neue Kassenmethode – besonders zu Beginn – bewährt. Die Erkenntnisse aus dieser Maßnahme können dann zur Optimierung des neuen Prozesses genutzt werden.
Tools und Technologien zur Prozessoptimierung
Die meisten effektiven Strategien zur Optimierung benötigen Tools und Technologien für die Automatisierung. Zum Glück gibt es zahllose moderne Lösungen, die Ihrem Unternehmen die nötige Effizienz und Agilität verleihen.
Wie ich schon gesagt habe, halte ich ERP-Systeme für das beste Werkzeug, um die meisten Geschäftsprozesse zu automatisieren, auch wenn Prozessmanagementtools, CRMs und Projektmanagement-Lösungen ebenfalls funktionieren.
Die meisten Workflow-Automatisierungssoftwares sind für bestimmte Anwendungsfälle maßgeschneidert. Je nach Ihrem organisatorischen Bedarf nutzen Sie vielleicht eine oder mehrere davon. Ressourcintensive Sektoren wie die Öl- und Gasindustrie benötigen beispielsweise oft branchenspezifische ERP-Plattformen, um ihre komplexen betrieblichen Anforderungen zu bewältigen.
Enterprise Resource Planning (ERP)-Software
Am besten geeignet für: Verbesserung der Ressourcennutzung
ERP-Software bietet zahlreiche Vorteile und ist damit eines der wichtigsten Werkzeuge zur Prozessoptimierung im Unternehmen.
Zum einen helfen ERP-Systeme, verschiedene Funktionen und Prozesse zu integrieren und zu verwalten, was eine effektive Ressourcennutzung ermöglicht. Zum anderen dient ein ERP-System als einheitliche Plattform für verschiedenste Geschäftsprozesse wie Projektmanagement, Buchhaltung und Compliance, sodass der Zugriff auf Unternehmensdaten einfach und schnell ist.
Mit einem ERP-System erhalten Sie sofortige Einblicke, intelligente Automatisierung und eine gesteigerte Effizienz im gesamten Unternehmen. Es ist kein Wunder, dass ERP-Systeme aller Art als „zentrales Nervensystem eines Unternehmens“ gelten. Oder, wie ich gerne sage: Kraftwerke der Effizienzsteigerung.
ERP-Software optimiert Ihre Geschäftsprozesse durch:
- Integration: ERP-Systeme verbinden verschiedene Geschäftsbereiche, sodass Daten und Informationen reibungslos zwischen den Abteilungen fließen. Diese nahtlose Integration führt zu standardisierten, abgestimmten und koordinierten Arbeitsabläufen.
- Zentrale Datenverwaltung: ERP-Tools beseitigen Datensilos und stellen sicher, dass alle Abteilungen auf genaue und aktuelle Informationen aus einer einzigen zuverlässigen Quelle zugreifen können.
- Automatisierung: Mit einer ERP-Plattform können Sie zentrale Geschäftsprozesse wie Personalwesen, Finanzwesen, Beschaffung und Lieferkettenmanagement automatisieren und gleichzeitig Daten aus verschiedenen Abteilungen zusammenführen.
- Standardisierte Abläufe: ERP-Software sorgt für Einheitlichkeit bei Daten und Prozessen, reduziert Inkonsistenzen und verbessert die Qualitätskontrolle.
- Ressourcenplanung und -optimierung: ERP-Software bietet Einblick in verfügbare Ressourcen und Personal, sodass Sie besser planen und Verschwendung begrenzen können.
Bevor Sie ein ERP auswählen, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen ERP-bereit ist. Führen Sie dazu einen ERP-Bereitschafts-Check durch, der den aktuellen Stand Ihres Unternehmens bewertet, um Prozesse zu identifizieren, die optimiert werden müssen, und notwendige Änderungen abzuleiten. Darauf sollte Ihr Bereitschafts-Check achten:
- Die Herausforderungen des Unternehmens
- Ob ein ERP-System diese adressieren kann
- Ob Sie bereit für die Einführung eines ERP-Systems sind und falls nicht, was dafür noch notwendig ist
Neben der Vorbereitung auf eine erfolgreiche Implementierung und Nutzung hilft Ihnen diese Bewertung auch dabei, die beste ERP-Software für Ihr Unternehmen auszuwählen.
Bereit für ein ERP-System?
Dies sind die besten Tools auf dem Markt, bewertet von meinem Software-Review-Team und mir.
Geschäftsprozessmanagement (BPM)-Software
Am besten geeignet für: Effektive Prozess-Workflows erstellen
Geschäftsprozessmanagement bezeichnet verschiedene Methoden zur Analyse, Modellierung, Umsetzung, Überwachung, Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. BPM-Software hilft Ihnen dabei, diese Aufgaben mit minimalem menschlichem Aufwand zu bewältigen.
BPM-Software verschlankt Geschäftsprozesse und steigert die Effizienz durch:
- Modellierung: Dieses Vorgehen beinhaltet die visuelle Darstellung von Workflows und Abläufen, um Ineffizienzen und Redundanzen aufzudecken.
- Standardisierung: Mit BPM-Lösungen können Sie klare, konsistente Abläufe und Regeln definieren, damit überall im Unternehmen einheitlich gearbeitet wird.
- Prozessautomatisierung: BPM-Plattformen unterstützen Sie dabei, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und sicherzustellen, dass diese konsistent und fehlerfrei ausgeführt werden.
- Gap-Analyse und Workflow-Optimierung: Mit BPM-Software lassen sich Verbesserungsmöglichkeiten erkennen und Engpässe im Ablauf beseitigen.
- Kostenmanagement: BPM-Tools mit integrierten Dashboards zur Ausgabenerfassung ermöglichen es Ihnen, finanzielle Effizienz zu beurteilen und Kosteneinsparungen zu maximieren, ohne Daten in externe Anwendungen exportieren zu müssen.
Customer-Relationship-Management (CRM)-Software
Am besten geeignet für: Kontakt zu Interessenten und Kunden
Wie klingt ein All-in-One-System zur Verwaltung Ihrer Kontakte zu Interessenten und Kunden? Genau das ist CRM-Software für Sie.
CRM-Lösungen zentralisieren Ihre Kundeninformationen und -kommunikation, damit Sie Ihre Kontakte besser verstehen, managen und mit ihnen in Beziehung treten können. Diese Tools verbessern die Erfolge von Vertrieb und Marketing durch mehr Datenzugänglichkeit und effizientere Prozesse.
CRM-Plattformen verschlanken Geschäftsprozesse durch:
- Zentrale Kundendaten: Wenn Kundendaten an einem Ort leicht zugänglich sind, sparen Sie Zeit bei der Suche in verschiedenen Systemen und Datenbanken nach Informationen, die Sie für eine personalisierte Ansprache benötigen.
- Automatisierung: CRM-Systeme automatisieren Aufgaben der Kundenkommunikation wie die Kontaktaufnahme mit Leads und technischen Support, wodurch manuelle Arbeitsbelastung reduziert und Fehler minimiert werden.
- Strategischer Verkauf: Von der Lead-Generierung bis hin zu den Abschlüssen unterstützen CRM-Softwaresysteme den gesamten Verkaufsprozess. Sie verfügen über Funktionen zur Verwaltung von Interessentendaten, zur Bewertung von Leads, zur Automatisierung von Nachfassaktionen und zur Bereitstellung von Einblicken in die Leistung der Vertriebsmitarbeiter.
Projektmanagement-Software
Am besten geeignet für: Management von Projektumfang, Ressourcen und Qualität
Projektmanagement-Tools helfen Ihnen, Projekte zu planen, zu organisieren und zu steuern. Wenn Sie an Projektmanagement-Software denken, denken Sie an Dokumentation, Prozessabbildung, Aufgabenorganisation, Terminplanung und Budgetierung.
Eine Projektmanagement-Plattform optimiert Geschäftsprozesse durch:
- Zentralisierte Planung: Projektmanagement-Software zentralisiert alle projektbezogenen Aufgaben, Zeitpläne, Ressourcen und Dokumente, wodurch Teammitgliedern einheitlicher Zugang und klare Ausführungsrichtlinien geboten werden.
- Automatisierung von Aufgaben und Workflows: Ein Projektmanagement-Tool spart Zeit und Energie beim manuellen Zuweisen von Aufgaben, Versenden von Status-Updates und Nachverfolgen von Fristen.
- Ressourcenmanagement und -zuweisung: Mit Projektmanagement-Software erhalten Sie klare Einblicke in die Arbeitsauslastung und verfügbare Ressourcen für eine effiziente Verteilung.
Fallstudien und Beispiele
Ich erinnere mich daran, dass ich einen alten Professor dafür kritisierte, Marketing lehren zu wollen, obwohl er selbst noch nie Marketing für ein Unternehmen gemacht hatte – wenn es rein akademisch ist, glaube ich nicht daran, dass es funktioniert. Da ich annehme, dass es Ihnen genauso geht, wollte ich echte Praxisbeispiele liefern.
Safety Management Group
Safety Management Group (SMG) ist eine Beratungsfirma für Umwelt-, Gesundheits- und Arbeitssicherheit, die zuvor unter schlechten Arbeitsabläufen litt und mit sieben veralteten Systemen arbeitete, die dringend konsolidiert werden mussten.
Die Prozesse waren arbeitsintensiv, fehleranfällig und in einem wachsenden Unternehmen nicht nachhaltig.
Zum Beispiel hatte die CFO der Gruppe, Rebecca Ogle, Schwierigkeiten, korrekte Zeit- und Kostendaten zu erhalten. Auch die HR-Leiterin Tracy Kilburn musste regelmäßig 40 bis 50 Stunden pro Woche allein für die Eingabe der Löhne aufwenden.
Diese Herausforderungen führten dazu, dass sich das Management von SMG nach einer Lösung zur Prozessoptimierung umschaute, um Mitarbeiterüberlastung zu vermeiden, Ressourcen optimal zu nutzen und Fehler zu verringern. Nach gründlicher Prüfung entschied sich das Team für Acumatica, ein cloud-basiertes, mobilfähiges ERP-System.
Mit Acumatica startete SMG das Projekt „7 zu 1“ und fusionierte alle sieben Altsysteme mit minimaler Unterbrechung und großartigen Ergebnissen:
- 10 Stunden wöchentlich im Lohnabrechnungsprozess eingespart.
- $50,000+ gespart durch Wegfall von nutzerbezogenen Lizenzgebühren.
Milpark Education
Ein Anbieter von Hochschulbildung, dessen Studierende voll berufstätig sind, Milpark Education, entschied sich, vom Präsenzunterricht auf Online-Lernen umzusteigen.
Doch um den Online-Lernenden ausreichend Unterstützung und Flexibilität zu bieten, kommunizierte die Organisation mit den Studierenden per E-Mail, Telefon und einem Ticketsystem. Diese voneinander getrennten Systeme führten zu unzusammenhängenden Studentenkontakten, Datensilos und schlechter Übersicht.
Unvollständige Einsichten in das Studierendenprofil führten zu langen Bearbeitungszeiten und Fehlern.
Das veranlasste das Team dazu, nach einer integrierten Business-Lösung zu suchen. Das Ziel? Mehr Transparenz, Zeitersparnis und eine optimale Nutzung der Arbeitskräfte — alles Faktoren, die Wettbewerbsfähigkeit und Rentabilität beeinflussen.
Die Suche von Milpark Education führte sie zu Microsoft Dynamics 365, einer Suite aus ERP- und CRM-Apps, die ihnen Folgendes ermöglichte:
- Zentralisierte und leicht zugängliche Studierendendaten.
- Reduzierung der Bearbeitungszeiten und Eskalationszeiten um 50 % bzw. 30 %.
- Entlastung des Support-Teams, sodass es sich auf komplexere Fälle konzentrieren kann.
Effizienter Werden, Dann Verdienen
Unkoordinierte Systeme und komplexe Prozesse belasten die Ressourcen — egal ob menschlich, finanziell oder materiell — und reduzieren die Rendite.
Optimierte Arbeitsabläufe hingegen steigern die Effizienz, senken operative Kosten und ermöglichen erhebliche Gewinne für das Unternehmensergebnis. Die Prozessoptimierung fördert außerdem die Agilität und befähigt Sie, sich schnell an wechselnde Marktbedingungen anzupassen und Chancen zu nutzen, sobald sie entstehen.
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PS: Wenn Sie Ihre eigenen Erfahrungen zur Optimierung von Geschäftsprozessen teilen möchten, schreiben Sie mir gerne eine Nachricht auf LinkedIn. Extra Punkte, wenn Sie belastbare Daten zur Validierung der Verbesserung haben.
