Geschäftsprozesse optimieren = Mehr Geld verdienen (So geht’s)
Routine ist mein Erzfeind: Ich finde sich wiederholende, monotone Aufgaben (wie das Versenden von Vorlage-E-Mails) nervig, deshalb schiebe ich sie immer auf. Überraschung: Ihren Mitarbeitern geht es genauso wie mir.
Optimieren heißt durchatmen: Prozesse zu verbessern und wiederkehrende Aufgaben zu eliminieren spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für mehr Ausgeglichenheit und Produktivität.
ROI liebt Optimierung: Verbessern Sie Ihre Prozesse, dann verbessert sich Ihr ROI. So einfach ist das... oder?
Schritt für Schritt zum Erfolg: Organisieren Sie Ihr Unternehmen, indem Sie zeitaufwändige Aufgaben identifizieren und Systeme zur Optimierung nutzen, um sofort Ihre Rentabilität zu steigern.
Ich habe so große Schwierigkeiten mit langweiliger, repetitiver Arbeit. Ein umfassender Businessplan, mit Konsultationen durch Führungskräfte? Kein Problem. 20 ähnlich-aber-doch-unterschiedliche E-Mails verschicken? … Das mache ich später.
Ich wollte den direkten Zusammenhang zwischen optimierten Geschäftsprozessen und verbessertem ROI beweisen, um ein Argument zu haben, wenn ich mich darüber beschwere, wie sehr ineffiziente Abläufe mein Leben ruinieren.
Okay, gut, vielleicht ist es nicht so dramatisch… aber es wird helfen.
Hier sind die besten Methoden, um deine Geschäftsprozesse zu organisieren und zu optimieren – sowie die Systeme, die dir sofortige Profitabilitätssteigerungen ermöglichen.
Was bedeutet das Optimieren von Geschäftsprozessen?
Das Optimieren deiner Geschäftsprozesse ist simpel: Identifiziere und verbessere/eliminiere wiederkehrende, zeitaufwendige und unnötige Aufgaben.
Spezifisch im Bereich Geschäftsprozesse bedeutet Optimierung systematische Überprüfung von Arbeitsabläufen zur Aufdeckung von Ineffizienzen, Vermeidung von Verschwendung und Steigerung des ROI.
Vorteile einer Optimierung von Geschäftsprozessen
Der Erfolg deines Unternehmens hängt davon ab, wie effizient deine Abläufe sind. Aber der Weg von effizienten Prozessen zu höheren Einnahmen ist nicht gerade linear. Er verläuft eher etwas im Zickzack.
Was ich meine: Gut organisierte Abläufe bringen zentrale Vorteile wie höhere Produktivität, weniger Fehler, bessere Planung und mehr Transparenz. Diese Vorteile wiederum schaffen die richtigen Bedingungen für mehr Profitabilität.
Höhere Produktivität
Optimierte Abläufe steigern die Produktivität, indem sie unnötige Schritte und Aufgaben eliminieren – so kannst du deinen Fokus auf profitablere Aktivitäten richten. Außerdem entfernst du manuelle Engpässe und erreichst mehr in weniger Zeit.
Wenn z.B. ausufernde Genehmigungsebenen und Dokumentationen bei der Arbeit Zeitfresser sind, kannst du durch Vereinfachung und Automatisierung dieser Freigaben die Produktivität deines Teams steigern.
Reduzierte Fehler
Ein zentrales Element bei der Prozessoptimierung ist Automatisierung. Sie reduziert manuelle Abläufe und beschleunigt die Durchführung — besonders bei sich wiederholenden Aufgaben und Prozessschritten.
Weniger manuelle Arbeitsschritte = weniger Möglichkeiten für Fehler. Das sorgt für die Genauigkeit und Verlässlichkeit von Daten bei Entscheidungen.
Bessere Transparenz und Planung
Eine zentrale, digitale Datenablage ist eine der effektivsten Möglichkeiten zur Prozessoptimierung, denn sie erleichtert den Echtzeitzugriff auf wichtige Daten. Durch Zugänglichkeit, Transparenz und Sichtbarkeit lassen sich präzise Pläne erstellen und datenbasierte Entscheidungen schnell treffen.
Zugleich sorgen klare Prozesse für besser definierte Rollen und Verantwortlichkeiten, so dass stets eine bestimmte Person für Aufgaben und Ergebnisse zuständig ist. Außerdem wird dadurch Ressourcenverfolgung und Bedarfsprognose unterstützt und das Risiko von Engpässen, Überbeständen und anderen Problemen durch schlechte Planung minimiert.
Wichtige Strategien zur Optimierung von Geschäftsprozessen
Zentrale Herausforderungen bei der Optimierung von Geschäftsprozessen sind:
- Widerstand gegen Veränderung
- Komplexität der Prozesse
- Technologische Beschränkungen
- Kostenfaktoren
Möchtest du diese Stolpersteine vermeiden und den Nutzen deiner Prozessoptimierung maximieren? Dann nutze diese Strategien:
1. Bestehende Prozesse analysieren und bewerten
Um zu ermitteln, welche Prozesse optimiert werden sollten, analysiere aktuelle Abläufe auf Ineffizienzen oder Redundanzen.
Beginne mit einer Dokumentation jedes Schrittes, Ablauffolge, Rolle und Verantwortlichkeit für eine bestimmte Aktivität. Diese Dokumentation — Process Mapping genannt — verschafft dir einen klaren Überblick über den Ist-Zustand deiner Abläufe und deckt Optimierungsbedarf auf.
2. Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
Reduziere manuellen Aufwand und optimiere verschiedene Prozesse, indem du wiederkehrende Aufgaben automatisierst. Das kannst du mit ERP-Systemen und Business Process Automation (BPA) Lösungen erreichen, die Technologie einsetzen, um den menschlichen Aufwand bei Routinearbeiten zu minimieren.
Beide Möglichkeiten bieten Automatisierungen für Datenerfassung, Dokumentation und Projektmanagement, doch ich persönlich bevorzuge ERP. Die meisten Lösungen, die ich kennengelernt habe, machen damit einfach vieles einfacher.
3. Bestehende Plattformen integrieren
Reduziere Silos und sorge für reibungslose Abläufe in deinem Unternehmen mit einer gut durchdachten Integrationsstrategie für Plattformen.
Bei diesem Vorgehen werden bestehende Apps und Plattformen zu einem einzigen, harmonisierten System verbunden. So entfällt der Bedarf an manuellen Prüfungen und Datentransfers zwischen einzelnen Tools. Und ganz nebenbei musst du nicht mehr darauf hoffen, dass der nette, aber vergessliche Tom aus der Buchhaltung „irgendwann versteht, warum ich diese Daten brauche“.
4. Low-Code/No-Code-Lösungen einsetzen
Low-Code- oder No-Code-Entwicklung erleichtert die Prozessoptimierung – sogar mit wenig bis keiner IT-Expertise. No/Low-Code-Plattformen ermöglichen es dir, Softwarelösungen zu entwerfen, zu bauen und bereitzustellen, mit – Überraschung – minimalem Programmieraufwand.
Solche Plattformen bieten Tools für Citizen Developer wie vorgefertigte Templates, Drag-and-Drop-Editoren und wiederverwendbare Elemente. So können auch Nicht-Techniker Geschäftsprozesse vereinfachen, indem sie eigene Apps erstellen oder anpassen:
- Mit minimaler Abhängigkeit vom IT-Team.
- Durch die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen.
5. Prozesse überwachen und kontinuierlich optimieren
Prozessoptimierung ist keine einmalige Sache, sondern ein laufender Prozess, der ständiges Monitoring erfordert. Von KPI-Tracking bis zur Abstimmung aller Aktivitäten auf definierte Ziele – es ist wichtig, den Erfolg deiner Strategien regelmäßig zu prüfen und bei Bedarf nachzuschärfen.
Optimierungen können beispielsweise noch mehr Automatisierung, die Überarbeitung überladener Prozesse, die Umverteilung knapper Ressourcen oder die Aktualisierung veralteter Richtlinien betreffen. Durch Feedbackschleifen kannst du zusätzlich die Meinungen von Stakeholdern einbeziehen, analysieren und darauf reagieren.
Beispiel: Ziel einer Einzelhandelskette könnte sein, den Kassiervorgang zu optimieren und Wartezeiten durch Self-Checkout zu verringern – ein Ansatz namens Line Busting. Das Team sollte dann die neue Lösung besonders anfangs akribisch überwachen. Erkenntnisse daraus helfen, den Prozess gezielt zu verbessern.
Tools und Technologien für mehr Effizienz
Die meisten erfolgreichen Optimierungsstrategien beruhen auf Automatisierung durch Tools und Technologien. Glücklicherweise gibt es mittlerweile jede Menge moderne Lösungen, mit denen du dein Unternehmen effizienter und agiler machen kannst.
Wie bereits erwähnt: ERP-Systeme sind meiner Meinung nach das beste Werkzeug, um die meisten Geschäftsprozesse zu automatisieren – auch Prozessmanagement-Tools, CRMs und Projektmanagement-Lösungen erfüllen diesen Zweck.
Die meisten Workflow-Automation-Tools sind auf spezielle Anwendungsfälle zugeschnitten – je nach Organisation können daher auch mehrere Lösungen parallel erforderlich sein. Ressourcenintensive Branchen wie die Öl- und Gasindustrie setzen oft branchenspezifische ERP-Plattformen ein, um ihren umfangreichen Anforderungen gerecht zu werden.
Enterprise Resource Planning (ERP)-Software
Am besten geeignet für: Bessere Ressourcennutzung
ERP-Software bietet zahlreiche Vorteile und zählt zu den wichtigsten Tools für die Optimierung von Geschäftsprozessen.
Zum einen helfen ERP-Systeme bei der Integration und Steuerung verschiedener Funktionen und Vorgänge und ermöglichen so eine effektive Ressourcenoptimierung. Zum anderen sind sie das zentrale System für verschiedene Prozesse wie Projektmanagement, Buchhaltung und Compliance und bieten so einfachen, schnellen Zugriff auf Unternehmensdaten.
Mit einem ERP-System erhältst du sofortige Einblicke, intelligente Automatisierung und mehr Effizienz im gesamten Unternehmen. Kein Wunder, dass ERPs aller Arten oft als „zentrales Nervensystem eines Unternehmens“ gelten – oder wie ich gerne sage: Effizienz-Turbos.
ERP-Software optimiert deine Geschäftsprozesse durch:
- Integration: ERP-Systeme verbinden unterschiedliche Unternehmensbereiche und ermöglichen so einen reibungslosen Informationsfluss zwischen den Abteilungen. Diese Integration sorgt für standardisierte, abgestimmte und koordinierte Abläufe.
- Zentrale Datenverwaltung: ERP-Tools beenden Datensilos und stellen sicher, dass alle Abteilungen über einen einzigen Datenbestand auf aktuelle und korrekte Informationen zugreifen können.
- Automatisierung: Mit einer ERP-Plattform können zentrale Geschäftsbereiche wie HR, Finanzen, Einkauf und Supply Chain Management automatisiert und Daten bereichsübergreifend konsolidiert werden.
- Standardisierte Verfahren: ERP-Software sorgt für Daten- und Prozesskonsistenz, reduziert Unstimmigkeiten und verbessert die Qualitätskontrolle.
- Ressourcenplanung und -optimierung: ERP-Software bietet Einblick in verfügbare Ressourcen und Arbeitskräfte, sodass Sie besser planen und Verschwendung begrenzen können.
Bevor Sie ein ERP auswählen, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen bereit für ein ERP ist. Führen Sie dazu eine ERP-Bereitschaftsbewertung durch, die den aktuellen Zustand Ihres Unternehmens erfasst, um zu erkennen, welche Prozesse optimiert werden müssen und welche Änderungen erforderlich sind. Das sollte Ihre Bereitschaftsbewertung berücksichtigen:
- Die Herausforderungen des Unternehmens
- Ob ein ERP-System diese Herausforderungen lösen kann
- Ob Sie bereit sind, ein ERP-System zu implementieren und falls nicht, was Sie dafür noch tun müssen
Neben der Vorbereitung auf eine erfolgreiche Implementierung und Nutzung befähigt Sie diese Bewertung auch dazu, die beste ERP-Software für Ihr Unternehmen auszuwählen.
Ready For An ERP System?
Diese Tools sind die besten auf dem Markt — bewertet durch mein Software-Review-Team und mich.
Business Process Management (BPM) Software
Am besten geeignet für: Effektive Gestaltung von Prozessabläufen
Business Process Management bezieht sich auf verschiedene Methoden zur Analyse, Modellierung, Implementierung, Überwachung, Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. BPM-Software unterstützt Sie dabei mit minimalem menschlichem Eingriff.
BPM-Software optimiert Geschäftsprozesse und steigert die Effizienz durch:
- Modellierung: Diese Übung beinhaltet die visuelle Darstellung von Workflows und Prozessen, um Ineffizienzen und Redundanzen aufzudecken.
- Standardisierung: Mit BPM-Lösungen können Sie klare, einheitliche Abläufe und Regeln definieren, um Unternehmensweite Konsistenz sicherzustellen.
- Prozessautomatisierung: BPM-Plattformen helfen Ihnen, routinemäßige und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und gewährleisten so eine konsistente und präzise Durchführung.
- Gap-Analyse und Workflow-Optimierung: Mit BPM-Software erkennen Sie Verbesserungsbereiche und beseitigen Produktivitätsengpässe.
- Kostenmanagement: BPM-Tools mit integrierten Dashboards zur Ausgabenerfassung ermöglichen es Ihnen, die finanzielle Effizienz zu bewerten und Kosteneinsparungen zu maximieren, ohne Daten in externe Apps exportieren zu müssen.
Customer Relationship Management (CRM) Software
Am besten geeignet für: Interaktion mit Interessenten und Kunden
Wie klingt ein All-in-One-System zur Verwaltung von Interessenten- und Kundenbeziehungen? Genau das ist CRM-Software für Sie.
CRM-Lösungen zentralisieren Kundeninformationen und die Kommunikation, sodass Sie Kunden besser verstehen, betreuen und die Beziehung aktiv gestalten können. Diese Tools verbessern Vertriebs- und Marketingergebnisse, indem sie den Datenzugriff erleichtern und Prozesse effizienter gestalten.
CRM-Plattformen optimieren Geschäftsprozesse durch:
- Zentrale Kundendaten: Wenn Kundendaten an einem Ort zugänglich sind, sparen Sie Zeit bei der Recherche über verschiedene Systeme und Datenbanken hinweg, um die Informationen zur Personalisierung der Ansprache zu finden.
- Automatisierung: CRMs automatisieren Aufgaben der Kundenkommunikation, wie Lead-Ansprache oder technischen Support, verringern die manuelle Arbeitslast und reduzieren Fehler.
- Strategischer Verkauf: Vom Lead-Generating bis zur Conversion unterstützen CRM-Softwaresysteme den kompletten Vertriebsprozess. Sie bieten Funktionen zur Verwaltung von Interessentendaten, Lead-Scoring, Automatisierung von Follow-Ups und Leistungsbewertung der Vertriebsmitarbeitenden.
Project Management Software
Am besten geeignet für: Verwaltung von Projektumfang, Ressourcen und Qualität
Projektmanagement-Tools helfen bei der Planung, Organisation und Steuerung von Projekten. Wenn Sie an Projektmanagement-Software denken, denken Sie an Dokumentation, Prozessvisualisierung, Aufgabenorganisation, Terminplanung und Budgetierung.
Eine Projektmanagement-Plattform optimiert Geschäftsprozesse durch:
- Zentralisierte Planung: Projektmanagement-Software bündelt alle projektbezogenen Aufgaben, Zeitpläne, Ressourcen und Dokumente, sodass Teammitglieder gemeinsamen Zugriff und klare Arbeitsvorgaben erhalten.
- Automatisierung von Aufgaben und Workflows: Ein Projektmanagement-Tool spart Zeit und Energie, indem Aufgaben nicht mehr manuell zugewiesen, Statusmeldungen versendet oder Deadlines nachverfolgt werden müssen.
- Ressourcenmanagement und -zuweisung: Mit Projektmanagement-Software haben Sie einen klaren Überblick über die Arbeitsbelastung und verfügbare Ressourcen für eine effiziente Zuteilung.
Fallstudien und Beispiele
Ich erinnere mich, wie ich einen alten Professor tadelte, der Marketing lehrte, ohne jemals tatsächlich Marketing für ein Unternehmen gemacht zu haben—wenn es nur theoretisch ist, bezweifle ich die Praxistauglichkeit. Falls es Ihnen ähnlich geht, wollte ich hier reale Beispiele liefern.
Safety Management Group
Safety Management Group (SMG) ist ein Unternehmen für Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsberatung, das bisher mit schlechten Arbeitsprozessen zu kämpfen hatte und auf sieben Altsystemen arbeitete, die dringend konsolidiert werden mussten.
Die Prozesse waren arbeitsintensiv, fehleranfällig und in einem wachsenden Unternehmen nicht nachhaltig.
So hatte zum Beispiel die CFO des Unternehmens, Rebecca Ogle, Schwierigkeiten, genaue Zeit- und Kostendaten zu erhalten. HR-Leiterin Tracy Kilburn musste zudem regelmäßig 40 bis 50 Stunden pro Woche investieren, nur um die Lohnabrechnung zu erfassen.
Diese Herausforderungen führten dazu, dass das SMG-Management nach einer Lösung zur Prozessoptimierung suchte, um Mitarbeiterüberlastung zu reduzieren, Ressourcen zu maximieren und Fehler zu minimieren. Nach einer gründlichen Bewertung entschied sich das Team für Acumatica, ein cloudbasiertes, mobilfähiges ERP-System.
Mit Acumatica startete SMG "Project 7 to 1"—die Zusammenführung aller sieben Altsysteme mit minimalen Störungen und hervorragenden Ergebnissen:
- Wöchentlich 10 Stunden Zeitersparnis bei der Lohnabrechnung.
- Über 50.000 $ gespart, da keine Lizenzgebühren pro Nutzer anfallen.
Milpark Education
Ein Anbieter von Hochschulbildung mit berufstätigen Studierenden, Milpark Education, entschied sich, von Präsenzunterricht auf Online-Lernen umzusteigen.
Um Online-Lernenden ausreichend Unterstützung und Flexibilität zu bieten, kommunizierte die Organisation mit den Studierenden per E-Mail, Telefon und Ticketsystem. Diese voneinander getrennten Systeme führten zu unzusammenhängenden Interaktionen, siloartigen Daten und schlechter Übersicht.
Unvollständige Ansichten von Studierendenprofilen verursachten lange Bearbeitungszeiten und Fehler.
Dies veranlasste das Team, nach einer integrierten Business-Lösung zu suchen. Das Ziel? Mehr Übersicht, Zeitersparnis und optimierter Personaleinsatz – alles Faktoren, die sich auf Wettbewerbsfähigkeit und Rentabilität auswirken.
Milpark Educations Suche führte schließlich zu Microsoft Dynamics 365, einer Suite von ERP- und CRM-Anwendungen, mit deren Hilfe sie Folgendes erreichten:
- Zentralisierte und leicht zugängliche Studierendendaten.
- Reduzierte Lösungszeiten und Eskalationszeiten um 50 % bzw. 30 %.
- Support-Mitarbeitende wurden entlastet und können sich auf komplexere Fälle konzentrieren.
Optimieren Sie Prozesse, dann kommt der Gewinn
Unverbundene Systeme und komplexe Prozesse kosten Ressourcen – ob personell, finanziell oder materiell – und verringern die Kapitalrendite (ROI).
Doch optimierte Workflows steigern die Effizienz, senken Betriebskosten und ermöglichen enorme Gewinnsteigerungen. Prozessoptimierung fördert zudem die Agilität – sie versetzt Sie in die Lage, sich schnell an veränderte Marktbedingungen anzupassen und Chancen zu nutzen, sobald sie sich bieten.
Bereit, Ihr Können als Finanzprofi zu multiplizieren und Ihr Unternehmen auf nachhaltiges Wachstum und Profitabilität auszurichten? Abonnieren Sie unseren kostenlosen Newsletter für Expertenrat, Leitfäden und Einblicke von Finanzführungskräften, die die Tech-Branche mitgestalten.
PS: Wenn Sie Ihre eigenen Erfahrungen mit Prozessoptimierung teilen möchten, schreiben Sie mir gerne auf LinkedIn. Extrapunkte gibt es, wenn Sie harte Zahlen zum Nachweis der Verbesserungen haben.