Der vollständige Leitfaden zur Erstellung von Jahresabschlüssen
Ich habe einen Universitätsabschluss erworben, um zu lernen, wie Finanzberichte funktionieren und wie diese Zahlen zusammenkommen, um ein umfassendes finanzielles Gesamtbild zu vermitteln. Schließlich erfordert die Erstellung von Finanzberichten Kenntnisse über Buchhaltungskonzepte wie die doppelte Buchführung, Periodenabgrenzung und den Buchhaltungskreislauf.
Aber es gibt gute Nachrichten: Das ist nicht zwingend nötig. Sie können einfach diesen 15-minütigen Leitfaden zum Erstellen der vier unverzichtbaren Finanzberichte lesen: Gewinn- und Verlustrechnungen, Eigenkapitalveränderungsrechnungen, Bilanzen und Kapitalflussrechnungen.
Option B: Roboter holen
Wenn Sie sich davor fürchten, mit der Erstellung von Finanzberichten zu beginnen, keine Sorge — es gibt einige großartige Finanzberichterstattungstools, die Ihnen helfen können. So können Sie die 15 Minuten wieder in das Wachstum Ihres Unternehmens investieren.
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Überblick über Finanzberichte
Finanzberichte sind das betriebswirtschaftliche Pendant zum medizinischen Check-up. Sie geben einen Überblick über die finanzielle Verfassung einer Organisation, einschließlich Rentabilität, Cashflow und Gesamtwert.
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Es gibt vier Arten von Finanzberichten, die jeweils einem eigenen Zweck dienen. Zusammen zeichnen sie ein Bild Ihres Buchhaltungsgewinns:
- Gewinn- und Verlustrechnung (Income statement): Eine Gewinn- und Verlustrechnung fasst die finanzielle Leistung Ihres Unternehmens zusammen und zeigt Umsätze, Ausgaben (einschließlich Steuern) und Gewinn über einen bestimmten Abrechnungszeitraum.
- Eigenkapitalveränderungsrechnung (Statement of changes in equity): Die Eigenkapitalveränderungsrechnung (SOCE) — auch als Gewinnrücklagenrechnung oder Eigenkapitalentwicklung bezeichnet — zeigt auf, wie sich das Eigenkapital der Anteilseigner im Laufe der Zeit verändert hat. Das Eigenkapital kann sich aus verschiedenen Gründen ändern, z. B. durch Kapitalzuführungen, Kapitalentnahmen oder Dividendenzahlungen.
- Bilanz (Balance sheet): Die Bilanz zeigt, was das Unternehmen besitzt (Aktiva), schuldet (Passiva) und welcher Anteil den Anteilseignern gehört (Eigenkapital). Sie ist eine Momentaufnahme des finanziellen Zustands Ihres Unternehmens an einem bestimmten Tag.
- Kapitalflussrechnung (Cash flow statement): Die Kapitalflussrechnung fasst alle Zahlungsströme zusammen. Diese ist besonders für Start-ups entscheidend, da viele scheitern, weil sie es nicht schaffen, den Cashflow effektiv zu steuern. Selbst wenn Sie Gewinne erwirtschaften, können Sie dennoch zahlungsunfähig werden — der im Jahr erwirtschaftete Gewinn ist nicht gleichbedeutend mit dem Geld, das im selben Jahr zugeflossen ist.
Diese Dokumente bieten wichtigen Einblick in die finanzielle Lage eines Unternehmens für Beteiligte wie Investoren, Kreditgeber oder Mitarbeiter.
Warum sind Finanzberichte wichtig?
Finanzberichte liefern standardisierte Einblicke in Ihre Unternehmensleistung, Kapitalstruktur und Liquiditätssituation. Diese Informationen benötigen Beteiligte, um:
- Fundierte Entscheidungen zu treffen: Die Finanzdaten in den Abschlüssen unterstützen strategische Entscheidungen. So zeigt beispielsweise die Gewinn- und Verlustrechnung das Umsatzwachstum und operative Ergebnis — zwei Schlüsselelemente bei der Bewertung, ob Sie eine Produktlinie einstellen sollten.
- Kapital aufzunehmen: Bei der Beschaffung von neuem Eigenkapital oder Fremdkapital beurteilen Kreditgeber und Investoren Ihre Kapitalstruktur, Rentabilität und weitere Details aus den Finanzberichten.
- Vergleichsanalysen durchzuführen: Finanzberichte ermöglichen den Vergleich der Unternehmensleistung mit Branchenbenchmarks, z. B. wie Ihre Bruttomarge im Vergleich zu Wettbewerbern abschneidet.
- Vorschriften zu erfüllen: Für bestimmte Gesellschaften, wie börsennotierte Unternehmen oder private Unternehmen mit öffentlichen Anleihen, ist die Einreichung von Finanzberichten bei Aufsichtsbehörden wie der SEC verpflichtend.
Erstellung von Finanzberichten
Bei der Erstellung von Finanzberichten haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Nutzen Sie Buchhaltungssoftware, um den Prozess zu verwalten. Diese Systeme aktualisieren Finanzberichte automatisch in Echtzeit, wenn Sie Transaktionen erfassen, was die Erstellung unkompliziert macht.
- Bereiten Sie Ihre Abschlüsse manuell vor. Wie das funktioniert, erkläre ich im nächsten Abschnitt.
Große Unternehmen erstellen Finanzberichte gemäß den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) und den International Financial Reporting Standards (IFRS).
Trotz Unterschieden zwischen den Buchhaltungsstandards GAAP und IFRS bleibt der Zweck jedes Abschlusses derselbe.
Schritt 1: Erstellen Sie eine Saldenbilanz
Eine Saldenbilanz ist eine Zusammenfassung aller offenen Konten in Ihren Büchern. So bereiten Sie eine vor:
1. Transaktionen erfassen
Die Erfassung von Transaktionen ist der erste Schritt zur Erstellung von Finanzberichten. Jede Transaktion, einschließlich Verkäufen, Einkäufen und Rückgaben, wirkt sich auf Ihre Abschlüsse aus.
Früher wurden Transaktionen in einem Journal erfasst. Bei der Nutzung von Buchhaltungssoftware genügt es, die Transaktionsdetails in das System einzugeben, den Rest übernimmt die Software.
2. Buchungssätze in Nebenbücher übertragen
Im nächsten Schritt buchen Sie Journal-Einträge auf die entsprechenden Nebenbuchkonten, die detaillierter sind und mehr Kontext bieten als das Hauptbuch. Verkaufstransaktionen landen im Verkaufsbuch, Kreditverkäufe im Debitorenbuch und so weiter.
Die Nebenbuchkonten werden fünf Hauptbuchkategorien zugeordnet: Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Eigenkapital.
3. Korrekturbuchungen
Bevor Sie Ihre Konten abschließen, müssen Sie möglicherweise Korrekturbuchungen vornehmen. Diese erfassen noch nicht berücksichtigte Einnahmen oder Ausgaben des Zeitraums. Hier ein Beispiel.
Angenommen, Ihr Unternehmen hat einem befreundeten Unternehmen, der ABC Corp., am 1. Dezember 2023 $20.000 geliehen. Laut Vereinbarung sind Zinsen alle 12 Monate zu einem Jahreszinssatz von 4 % fällig.
Am 31. Dezember 2023 haben Sie Ihre Finanzberichte erstellt. Sie haben das Darlehen über $20.000 als Vermögenswert für Ihr Unternehmen verbucht, aber was ist mit den ausstehenden Zinsen von $66,67 für Dezember [($20.000 x 4 %) / 12]?
Die Zinsen wären als Korrekturbuchung anzusetzen:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| ABC Corp. Zinsertrag Forderungskonto (Umlaufvermögen) | $66.67 | - |
| Zinserträge Kto. | - | $66.67 |
4. Korrigierte Saldenbilanz
Eine Saldenbilanz prüft die rechnerische Richtigkeit der Konten, erkennt jedoch keine Fehler wie Buchungen im falschen Konto. Genau hierbei wird ein detaillierter Soll-Ist-Vergleich unerlässlich.
Im System der doppelten Buchführung haben alle Sollbuchungen eine entsprechende Habenbuchung in gleicher Höhe. Die Saldenbilanz prüft, ob beide Seiten übereinstimmen; unterscheiden sich die Summen, liegt meist ein Rechenfehler vor.
Um eine Saldenbilanz zu erstellen, listen und summieren Sie alle Kontostände Ihrer Buchführung. (Buchhaltungssoftware kann dies automatisch erledigen.)
Schritt 2: Die Gewinn- und Verlustrechnung erstellen
Schauen wir uns zur Veranschaulichung die Finanzberichte von Amazon an, beginnend mit der Gewinn- und Verlustrechnung.
Wenn Sie Finanzberichte manuell erstellen, beginnen Sie mit der Gewinn- und Verlustrechnung. Mit einem Buchhaltungssystem spielt die Reihenfolge keine Rolle.
Warum? Der Nettogewinn am Ende der Gewinn- und Verlustrechnung wird dem Gewinnvortrag hinzugefügt, was erforderlich ist, um die Eigenkapitalveränderungsrechnung abzuschließen. Die Eigenkapitalzahl wird benötigt, um die Bilanz zu erstellen.
Das Ganze in der falschen Reihenfolge durchzuführen, führt zu wiederholter Arbeit.
1. Beginnen Sie mit den Umsatzerlösen
Addieren Sie alle Nettoerlöse während des Zeitraums. Schließen Sie andere Einkommensarten wie Mieten oder Zinsen nicht ein — das ist kein Umsatz. Falls Sie mehrere Unternehmen besitzen, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Finanzen zuvor konsolidieren.
2. Ziehen Sie die Aufwendungen ab
Nachdem Sie die Umsatzerlöse in die oberste Zeile eingetragen haben:
- Um den Bruttogewinn zu berechnen, ziehen Sie die Herstellkosten (oder Herstellungskosten der verkauften Waren) von den Umsatzerlösen ab.
- Um das Betriebsergebnis zu ermitteln, subtrahieren Sie Vertriebs-, allgemeine und Verwaltungskosten (oder betriebliche Aufwendungen) vom Bruttogewinn.
- Um das Ergebnis vor Steuern zu berechnen, addieren Sie betriebsfremde Erträge (wie Zinsen und Gewinne aus Finanzinstrumenten) und subtrahieren Sie betriebsfremde Verluste.
- Um den Nettogewinn zu berechnen, ziehen Sie die Einkommensteuer ab.
Schritt 3: Erstellen Sie die Eigenkapitalveränderungsrechnung
Ihre Eigenkapitalveränderungsrechnung beginnt mit dem Anfangsbestand des Eigenkapitals der Aktionäre (Summe aus Stamm- und Vorzugsaktien) zu Beginn des Zeitraums (also der Stand der Eigenkapitalveränderungsrechnung vom letzten Jahr).
Nehmen Sie von hier aus die folgenden Anpassungen vor:
1. Gewinnvortrag hinzufügen
Gewinnvortrag ist der Teil des Nettoergebnisses, der nicht als Dividende ausgeschüttet wird.
So berechnen Sie den Gewinnvortrag:
- Ziehen Sie die ausgeschütteten Dividenden ab (buchen Sie diese im Gewinnvortragskonto auf der Sollseite).
- Addieren Sie den Nettogewinn zum Gewinnvortrag (Gutschrift Nettogewinn oder Soll Buchung Nettoverlust).
Wenn Sie den Endbestand des Gewinnvortrags ermittelt haben, addieren Sie ihn zum Anfangsbestand des Eigenkapitals der Eigentümer.
2. Sonstige Ergebnisse erfassen (Gewinn/Verlust)
Sonstiges Gesamtergebnis bezieht sich auf unrealisierte Gewinne und Verluste, die nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung erscheinen.
Wenn das Unternehmen einen Vermögenswert neu bewertet und dieser weniger wert ist, ist das ein Verlust für das Unternehmen. Der Verlust wird jedoch erst bei Verkauf dieses Vermögenswertes realisiert.
Posten wie Umrechnungsdifferenzen aus Fremdwährungsumrechnung und Änderungen von Pensionsverpflichtungen erscheinen hier.
3. Veränderungen im Eigenkapital erfassen
Wenn das Unternehmen neue Anteile ausgibt, werden diese hier hinzugefügt. Wenn Anteile zurückgekauft werden, werden sie abgezogen.
4. Schlussbestand berechnen
Berechnen Sie den Schlussbestand im Eigenkapital der Aktionäre und geben Sie diesen in der Bilanz an.
Schritt 4: Erstellung der Bilanz
Ich habe gute Nachrichten.
Sie müssen die meisten Posten in der Bilanz nicht berechnen. Diese Aufstellung listet Ihre Kontensalden auf, die Sie bereits vor der Erstellung Ihrer Probe- bzw. Summenbilanz berechnet haben.
1. Vermögenswerte
Aktiva erscheinen auf der linken Seite der Bilanz. Hier werden Salden von Sachanlagekonten wie Grundstücke, Umlaufkonten wie Kasse sowie immateriellen Konten wie Firmenwert aufgeführt.
2. Verbindlichkeiten
Verbindlichkeiten sind Geldbeträge, die das Unternehmen schuldet. Hier erscheinen Salden von kurzfristigen Verbindlichkeiten wie Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und langfristigen Verbindlichkeiten wie Anleihen.
3. Eigenkapital der Anteilseigner (Unternehmensvermögen)
Das Eigenkapital der Anteilseigner ist das Kapital, das den Eigentümern des Unternehmens (Stammaktionären) und Vorzugsaktionären gehört.
Hier eine anschaulichere Sichtweise: Das Eigenkapital ist die Differenz zwischen Aktiva (was das Unternehmen besitzt) und Passiva (was es schuldet).
Dieser Abschnitt enthält die Eigenkapitalzahl aus der Eigenkapitalveränderungsrechnung.
Schritt 5: Die Kapitalflussrechnung erstellen
Der Cashflow zeigt die Herkunft und Verwendung Ihrer Zahlungsmittel. Das Gleichgewicht zu halten — genug, aber nicht zu viel — ist für den Unternehmenserfolg essenziell.
Die meisten Startups kämpfen damit, dass ihnen das Geld ausgeht. Die Überwachung der Kapitalflussrechnung hilft dabei, Probleme vor ihrem Eintreten zu erkennen und vorzubeugen.
Die Erstellung einer Kapitalflussrechnung hängt davon ab, ob Sie die direkte oder indirekte Methode anwenden.
Beide Arten von Kapitalflussrechnungen haben drei Kategorien, die ich im Folgenden erläutere. Die Summierung der Ein- und Auszahlungen dieser Kategorien liefert den Nettozufluss oder -abfluss während der Berichtsperiode.
1. Cashflow aus operativer Tätigkeit
Der Cashflow aus operativer Tätigkeit ist die Summe der Ein- und Auszahlungen aus Aktivitäten wie dem Eingang von Kundenforderungen, der Bezahlung von Lieferanten und bezahlten Steuern.
Bei der indirekten Methode zur Erstellung der Kapitalflussrechnung erscheinen hier auch nicht zahlungswirksame Posten wie Abschreibungen und Amortisation.
2. Cashflow aus Investitionstätigkeit
Der Cashflow aus Investitionstätigkeit umfasst erhaltene Zahlungen aus dem Verkauf von Wertpapieren sowie Auszahlungen für den Erwerb neuer Vermögenswerte wie Grundstücke und Ausrüstungen.
Wenn Sie die indirekte Methode verwenden, kommen in diesem Abschnitt zusätzliche Positionen hinzu. Sie müssen Gewinne aus Anlagenverkäufen abziehen und Verluste hinzufügen.
3. Cashflow aus Finanzierungstätigkeit
Dieser Abschnitt umfasst Aktivitäten wie die Aufnahme neuer Mittel, die Rückzahlung von Schulden und die Zahlung von Dividenden.
Wenn Sie die indirekte Methode verwenden, ziehen Sie Finanzierungserträge (wie erhaltene Zinsen) ab und addieren Sie Finanzierungsausgaben oder Verluste (wie gezahlte Zinsen) wieder hinzu.
Das Fazit
Diese Informationen können ohne Buchhaltungskenntnisse überwältigend sein, deshalb hier eine Zusammenfassung:
- Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt, ob Ihr Unternehmen profitabel ist, und liefert Entscheidungshilfen zu Preisgestaltung, Kostenstruktur oder der Einstellung einer Produktlinie.
- Die Eigenkapitalveränderungsrechnung informiert Interessierte über Veränderungen der Eigentümerstruktur innerhalb des Zeitraums sowie Ausschüttungen an die Eigentümer.
- Die Bilanz fasst Ihre finanzielle Situation zusammen. Wenn Sie in einer Branche mit schrumpfenden Gewinnmargen und geringem Wachstum zu viele Schulden haben, könnte das Unternehmen auf Dauer seine Schulden nicht mehr bedienen können.
- Schließlich zeigt die Kapitalflussrechnung, wie effizient Sie Zahlungsströme erwirtschaften und verwenden. Wenn Ihr Unternehmen nicht genug Liquidität generiert, wie sollen dann Gehälter, Kredittilgungen oder Verbindlichkeiten bezahlt werden?
Verstehen Sie, was Ihnen jede Finanzkennzahl zeigt und woher die Informationen stammen. Buchhaltungssoftware übernimmt Aufgaben wie die Erstellung der Summen- und Saldenliste, die Ermittlung des Jahresüberschusses und das Erstellen der Kapitalflussrechnung.
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