Wie viel kostet das Outsourcing der Buchhaltung aus den USA?
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Ich mache nur Spaß. Das ist wahrscheinlich eine schreckliche Idee.
Doch das wirft die Frage auf: Wie viel kostet es tatsächlich, Buchhaltungsdienstleistungen auszulagern? Und vielleicht noch wichtiger: Wie viel sollten Unternehmen für Buchhaltung ausgeben, um eine qualitativ hochwertige Dienstleistung zu erhalten?
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Das Outsourcing von Buchhaltung kann erhebliche Kosteneinsparungen gegenüber internen Lösungen bieten, selbst bei Anbietern mit vergleichbaren Qualifikationen. Dieser Leitfaden gibt einen Überblick über die zu erwartenden Kosten für US-basierte Unternehmen, die Buchhaltungsaufgaben auslagern möchten (sowohl im Inland als auch ins Ausland).
Warum sollten Sie auslagern?
Der Hauptgrund für das Outsourcing von Buchhaltungsdienstleistungen ist die Senkung der Kosten.
In den USA beträgt das durchschnittliche Grundgehalt für einen festangestellten internen Buchhalter $61.969. Mit Lohnnebenkosten, Sozialleistungen und zusätzlichem Büroraum können die jährlichen Kosten pro Buchhalter leicht $80.000 übersteigen — und in Regionen mit hohen Lebenshaltungskosten liegen sie noch deutlich darüber.
Neben den Gehältern können Sie auch bei Softwarekosten beträchtlich sparen. Externe Buchhaltungsdienstleister stellen in der Regel ihre eigene Software zur Verfügung, was bedeutet – sofern Ihr Unternehmen klein genug ist – dass Sie kein zusätzliches Geld in Buchhaltungssoftware oder eine ERP-Buchhaltungslösung investieren müssen.
Es geht jedoch nicht nur um Kosteneinsparungen. Outsourcing kann auch effizienter sein, da interne Buchhaltungsteams nicht geschult werden müssen. Qualitativ hochwertige externe Buchhaltungsunternehmen bieten zudem spezialisierte Fachkenntnisse, die intern oft schwer zu finden sind.
Und gegen intuitive Erwartungen kann das Auslagern von Buchhaltungsfunktionen sogar die finanzielle Sicherheit verbessern. Zwar müssen Sie Finanzdaten mit Dritten teilen, doch externe Buchhalter haben in der Regel keinen Zugang zu Unternehmenskonten oder Geldquellen – dadurch wird das Risiko von Unterschlagung und Betrug erheblich reduziert.
Auf einen Blick: Was kostet das Outsourcing von Buchhaltungsdienstleistungen?
Für die meisten Unternehmen liegen die Kosten für das Auslagern bei etwa $500 bis $5.000+ pro Monat für US-basierte CPA-Firmen – und möglicherweise weniger bei Offshore-Outsourcing.
Für größere Unternehmen steigen die Kosten mit dem Umsatzvolumen und/oder der Anzahl der Mitarbeitenden. Eine gute Schätzung ist es, die jährlichen Buchhaltungskosten mit etwa 0,5 % bis 1,5 % des Jahresumsatzes zu berechnen.
Faktoren, die die Kosten des Outsourcings beeinflussen
Die Kosten für das Outsourcing von Buchhaltung hängen von den spezifischen Gegebenheiten Ihres Unternehmens ab. Grundsätzlich gilt: Je kleiner und einfacher Ihre Abläufe sind, desto günstiger ist das Auslagern.
Diese Faktoren beeinflussen die Gesamtkosten bei der Beauftragung eines externen Buchhaltungsunternehmens:
Umsatz
Die Kosten für Buchhaltungsdienstleistungen steigen in der Regel mit dem Umsatzvolumen eines Unternehmens. Mehr Umsatz bedeutet meistens mehr Arbeit für Buchhalter und Bilanzbuchhalter, was sich in höheren Gebühren widerspiegelt.
Natürlich ist das nicht immer der Fall. Ein pre-revenue Startup hat zum Beispiel dennoch viel Buchhaltungsaufwand. Auf der anderen Seite können umsatzstarke Dienstleistungsunternehmen eine relativ einfache Buchhaltung haben, insbesondere dann, wenn ihr Umsatz nur von einer Handvoll Kunden generiert wird.
Dennoch wird der Umsatz häufig als einfache Kennzahl genutzt, um den Umfang der Geschäftstätigkeit zu beurteilen – und dient oft als Ausgangspunkt für die Preisbildung bei Buchhaltungsdienstleistungen.
Mitarbeiterzahl
Auch die Anzahl der Mitarbeitenden eines Unternehmens kann die Kosten für ausgelagerte Buchhaltung beeinflussen. Die Mitarbeiterzahl dient oft als Grundkennzahl für den Umfang oder die Komplexität der betrieblichen Abläufe.
Darüber hinaus gibt es bei der Mitarbeiteranzahl auch Einzelkosten zu beachten. Buchhalter müssen beispielsweise für jede Person einen W-2-Beleg vorbereiten. Wird auch die Gehaltsabrechnung ausgelagert, kommen zusätzliche Kosten pro Person für Lohnsteuerabzug, Gehaltsabrechnung und Steuerformulare hinzu.
Benötigte Dienstleistungen
„Buchhaltung“ ist ein weiter Begriff. Die konkreten Anforderungen eines Unternehmens an Buchhaltung und Finanzbuchführung beeinflussen die Kosten für ausgelagerte Dienstleistungen erheblich.
Buchhaltungsunternehmen können folgende Dienstleistungen anbieten:
- Buchhaltung und Erstellung von Finanzberichten
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Debitorenbuchhaltung/Rechnungsstellung
- Kreditorenbuchhaltung
- Interne Revision
- Verwaltung externer Audits
- Budgetierung und Forecasting
- Finanzanalyse
- Und mehr
Grundlegende Buchhaltung und die Erstellung von Finanzberichten sind in der Regel standardmäßig enthalten; weitere Leistungen sind oft als Zusatzleistungen verfügbar.
Wenn Sie auf Durchschnittswerte für die Kosten des Outsourcings von Buchhaltungsdienstleistungen stoßen, finden Sie eine sehr große Spanne (zum Beispiel $500 bis $5.000+ pro Monat). Vieles davon hängt von den gewünschten Dienstleistungen des Unternehmens sowie von modularer Einzelpreisgestaltung ab.
Outsourcing-Methode
Externe Buchhaltungsanbieter können entweder die vorhandenen Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter ergänzen oder die Aufgaben einer internen Buchhaltungsabteilung vollständig ersetzen. Der Umfang der erbrachten Leistungen beeinflusst die Kosten.
Wenn Sie beispielsweise bereits eine Buchhalterin im Haus haben, möchten Sie vielleicht einen Buchhaltungsdienst engagieren, um sie zu unterstützen und zusätzliche Aufgaben wie Budgetierung, Forecasting oder Finanzanalysen zu übernehmen.
Andererseits haben Sie vielleicht die Bücher selbst geführt und wollen die Buchhaltung nun vollständig auslagern, um mehr Zeit für sich selbst zu gewinnen.
Wie zu erwarten ist, gilt: Je größer der Leistungsumfang, desto teurer wird das Outsourcing.
Preisgestaltungsmethode
Buchhaltungsanbieter können ihre Preisgestaltung auf verschiedene Weisen strukturieren. Die beiden häufigsten Modelle sind der Stundensatz und die monatliche Pauschale.
Stundensatz
Stundensätze für Buchhalter in den USA liegen oft im Bereich von $100 bis $500+ pro Stunde. Für Offshore-Buchhaltungsdienstleistungen sind die Kosten in der Regel niedriger und können im Bereich von $20-$100+ pro Stunde liegen.
Einige Firmen bieten mehrere Stufen bei den Stundensätzen an. So kann zum Beispiel die einfache Buchhaltung bei $100 pro Stunde liegen (bearbeitet von Junior-Mitarbeitern), während Steuer- und Finanzberichterstellung bei $400 pro Stunde liegt (durchgeführt von einem lizenzierten CPA).
Vorteile der Stundenabrechnung:
- Kann besonders für kleinere Unternehmen kostengünstiger sein
- Die Kosten skalieren mit dem Transaktionsvolumen, das heißt in umsatzärmeren Monaten können die Kosten niedriger ausfallen
- Gut geeignet für saisonale Unternehmen, schnell wachsende Firmen und Start-ups vor Markteintritt
Nachteile der Stundenabrechnung:
- Gesamtkosten sind weniger vorhersehbar
- Durch Stundenabrechnung können Anbieter zu Ineffizienz verleitet werden
- Erfordert eventuell eine Mindestanzahl abrechenbarer Stunden pro Monat
Monatliche Pauschale
Die monatliche Pauschale für Buchhaltungsdienstleistungen kann für kleine Unternehmen mit bis zu $10 Mio. Umsatz und/oder weniger als 100 Mitarbeitenden zwischen $500 und $5.000+ pro Monat betragen und steigt je nach Umfang weiter an. Bei Offshore-Buchhaltungsfirmen sind die Kosten niedriger, etwa zwischen $250 und $3.000+.
Eine monatliche Pauschale erfordert in der Regel eine längere Bindung, üblicherweise über einen Zeitraum von einem Jahr oder länger. Die Pauschale kann als fester Betrag pro Monat (unabhängig vom Arbeitsvolumen in einem bestimmten Monat) oder als ein bestimmtes Stundenkontingent pro Monat (das ggf. übertragen werden kann) strukturiert sein.
Beispielsweise kann ein Unternehmen eine Pauschale von $3.000 pro Monat berechnen. Ein anderes rechnet $3.000 pro Monat für 15 Stundenkontingente pro Monat ab; in diesem Fall können nicht genutzte Stunden auf kommende Monate übertragen werden, ohne dass zusätzliche Kosten anfallen.
Vorteile der monatlichen Pauschale:
- Kontinuierliche und vorhersehbare Kosten erleichtern die Budgetplanung
- Kann gegenüber dem Stundensatz eines Unternehmens günstiger sein
- Kann Anbieter motivieren, effizienter zu arbeiten
Nachteile der monatlichen Pauschale:
- Kann eine längere Bindung erfordern
- Weniger geeignet für Unternehmen mit variablen Bedürfnissen im Jahresverlauf (z. B. saisonale Geschäfte, schnell wachsende Firmen)
- Könnte für kleinere Firmen und einfachere Buchhaltungsanforderungen weniger kosteneffizient sein
So schätzen Sie die Gesamtkosten ab
Die Kosten für das Outsourcing von Buchhaltungsdienstleistungen variieren je nach Komplexität Ihres Unternehmens. Daher ist der einzige Weg, eine echte Kostenschätzung zu erhalten, mehrere Buchhaltungsfirmen für ein individuelles Angebot zu kontaktieren.
Dennoch können Sie die Kosten abschätzen, indem Sie die Umsatzzahlen Ihres Unternehmens, Ihre Servicebedürfnisse und Ihren Standort berücksichtigen.
Geschätzte jährliche Kosten als Prozentsatz des Umsatzes
Sie können die erwarteten jährlichen Kosten für das Outsourcing der Buchhaltung basierend auf einem Prozentsatz Ihres Jahresumsatzes berechnen.
1 % bis 1,5 % des Jahresumsatzes sind ein sinnvoller Ausgangswert für Unternehmen mit einem Umsatz zwischen etwa $300.000 und $3 Mio.
Zum Beispiel könnte ein Unternehmen mit rund $1 Mio. Umsatz erwarten, dass die jährlichen (nicht monatlichen) Buchhaltungskosten im Bereich von etwa $10.000 bis $15.000 liegen.
Bei kleinen Firmen können die Ausgaben diese 1 %-1,5 %-Marke oft übersteigen. Ein kleiner Dienstleister, der $100.000 Umsatz pro Jahr erzielt, wird Mühe haben, einen Buchhaltungsdienstleister zu finden, der für nur $1.000-$1.500/Jahr arbeitet.
Umgekehrt können Unternehmen mit hohem Umsatz geringere Kosten als Prozentsatz des Umsatzes haben. Ein Unternehmen mit $10 Mio. jährlichem Umsatz könnte vielleicht einen hochwertigen Buchhaltungsdienstleister für eher 0,5 %-1 % des Umsatzes finden.
Bedenken Sie, dass diese Zahlen sehr grobe Schätzungen sind und tendenziell auf Preisen in den USA basieren. Für Unternehmen, die ins Ausland auslagern, sind die Kosten in der Regel niedriger.
Outsourcing lokal vs. Offshore
Ein wichtiger Kostenfaktor ist der Standort des Buchhaltungsdienstleisters, an den Sie auslagern.
Allgemein gesprochen verlangen Buchhalter in den USA mehr als Buchhalter im Ausland – insbesondere bei Dienstleistungen in Ländern mit niedrigeren Lebenshaltungskosten wie Indien oder den Philippinen.
Wenn Sie Offshore-Buchhaltungsdienste prüfen, stellen Sie sicher, dass Sie sorgfältig recherchieren. Versteckte Kosten und/oder Ineffizienzen können die Kostenvorteile des Offshorings schnell zunichtemachen. Achten Sie außerdem darauf, klarzustellen, dass bei dem Dienstleister Buchhalter beschäftigt sind, die sich gut mit US-Buchhaltungsstandards und Steuergesetzen auskennen.
Outsourcing kann kosteneffizient sein, aber wählen Sie mit Bedacht
Für viele Unternehmen können die Kosten für das Outsourcing von Buchhaltungsdienstleistungen deutlich geringer sein als die Anschaffung einer guten Buchhaltungssoftware oder die Einstellung eines internen Buchhalters.
Allerdings ist es wichtig, mit einem seriösen Buchhaltungsdienstleister zusammenzuarbeiten. Günstige Dienste nützen nichts, wenn sie ungenau oder ineffizient sind, und kein Unternehmer möchte sich Sorgen machen müssen, die Genauigkeit seiner Buchhaltungsdienstleister ständig überprüfen zu müssen.
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