Wie viel kostet es, Buchhaltung aus den USA auszulagern?
Wie viel kostet es, die Buchhaltung auszulagern? Und vielleicht noch wichtiger: Wie viel sollten Unternehmen für die Buchhaltung einplanen, um einen qualitativ hochwertigen Service zu erhalten?
Das Outsourcing der Buchhaltung kann erhebliche Kosteneinsparungen im Vergleich zu internen Lösungen bieten – sogar bei Anbietern mit ähnlich qualifizierten Fachkräften. Dieser Leitfaden gibt einen Überblick über die zu erwartenden Kosten für US-Unternehmen, die das Outsourcing in Erwägung ziehen (sowohl im Inland als auch im Ausland).
Warum sollten Sie auslagern?
Der Hauptgrund für das Outsourcing von Buchhaltungsdienstleistungen ist die Kostenreduzierung.
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In den USA liegt das durchschnittliche Grundgehalt für einen fest angestellten internen Buchhalter bei $61.969. Rechnet man Lohnnebenkosten, Sozialleistungen und zusätzlichen Büroraum hinzu, können sich die jährlichen Kosten pro Buchhalter leicht auf über $80.000 belaufen — in Regionen mit hohen Lebenshaltungskosten noch deutlich mehr.
Neben den Gehältern lassen sich auch erhebliche Softwarekosten sparen. Externe Buchhaltungsdienstleister bringen in der Regel ihre eigene Software mit, was bedeutet – vor allem bei kleinen Unternehmen – dass Sie kein zusätzliches Geld in Buchhaltungssoftware oder eine ERP-Buchhaltungslösung investieren müssen.
Es geht aber nicht nur um Kosteneinsparungen. Outsourcing kann auch effizienter sein, da keine internen Buchhaltungsteams geschult werden müssen. Qualifizierte externe Buchhaltungsfirmen bringen oft spezialisiertes Know-how mit, das sich intern schwer finden lässt.
Und etwas gegen die Intuition: Das Auslagern von Buchhaltungsfunktionen kann sogar die finanzielle Sicherheit erhöhen. Zwar müssen finanzielle Daten an Dritte weitergegeben werden, doch externe Buchhalter haben typischerweise keinen Zugang zu Unternehmenskonten oder Zahlungsquellen, was das Risiko von Unterschlagung und Betrug erheblich reduziert.
Auf einen Blick: Was kostet das Outsourcing von Buchhaltungsdienstleistungen?
Für die meisten Unternehmen kann Outsourcing bei US-amerikanischen CPA-Firmen etwa $500 bis $5.000+ pro Monat kosten, oft sogar weniger bei Auslagerung ins Ausland.
Bei größeren Unternehmen steigen die Kosten mit dem Umsatzvolumen und/oder der Mitarbeiterzahl. Eine solide Schätzung ist, die erwarteten jährlichen Buchhaltungskosten mit etwa 0,5 % bis 1,5 % des Jahresumsatzes zu kalkulieren.
Faktoren, die die Outsourcing-Kosten beeinflussen
Die Kosten für das Auslagern der Buchhaltung variieren je nach Unternehmensspezifika. Grundsätzlich gilt: Je kleiner und einfacher Ihre Geschäftsabläufe, desto kostengünstiger ist das Outsourcing.
Folgende Faktoren beeinflussen die Gesamtkosten bei der Beauftragung einer externen Buchhaltungsfirma:
Umsatz
Die Kosten für Buchhaltungsdienstleistungen steigen in der Regel mit dem Umsatzvolumen eines Unternehmens. Mehr Umsatz bedeutet typischerweise mehr Arbeit für Buchhalter und Steuerberater, was sich in höheren Preisen niederschlägt.
Natürlich gilt das nicht immer. Ein Start-up ohne Umsatz hat unter Umständen trotzdem einen erheblichen Buchhaltungsaufwand. Auf der anderen Seite können umsatzstarke Dienstleistungsfirmen relativ einfache Buchhaltungsstrukturen haben – besonders, wenn der Großteil des Umsatzes auf wenige Kundenkonten entfällt.
Dennoch wird der Umsatz häufig als einfache Kennzahl für den Umfang der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens herangezogen und dient als Ausgangspunkt für die Preisgestaltung von Buchhaltungsleistungen.
Mitarbeiterzahl
Auch die Anzahl der beschäftigten Mitarbeitenden kann die Kosten für das Outsourcing der Buchhaltung beeinflussen. Die Mitarbeiterzahl dient als maßgeblicher Indikator für Umfang und/oder Komplexität der Unternehmensabläufe.
Auch Einheitskosten spielen beim Thema Personal eine Rolle. Beispielsweise muss für jede(n) Mitarbeitende(n) eine W-2 erstellt werden. Wird auch die Lohnabrechnung ausgelagert, steigen die pro Kopf anfallenden Kosten in Hinblick auf Lohnsteuer, Gehaltsabrechnung und Steuerformularvorbereitung ebenfalls an.
Benötigte Leistungen
„Buchhaltung“ ist ein weiter Begriff. Die konkreten Anforderungen eines Unternehmens an Buchhaltung und Rechnungswesen wirken sich stark auf die Kosten für ausgelagerte Dienstleistungen aus.
Buchhaltungsfirmen können folgende Leistungen anbieten:
- Buchhaltung und Erstellung von Finanzberichten
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Debitorenbuchhaltung / Rechnungsstellung
- Kreditorenbuchhaltung
- Interne Prüfung
- Externe Prüfungsverwaltung
- Budgetierung und Finanzplanung
- Finanzanalyse
- Und mehr
Grundlegende Buchhaltung und die Erstellung von Finanzberichten sind in der Regel standardmäßig enthalten; andere Leistungen sind oft als Zusatzoptionen verfügbar.
Wenn Sie Durchschnittswerte für die Kosten der Auslagerung von Buchhaltungsdienstleistungen sehen, werden Sie eine große Spanne bemerken (zum Beispiel $500 bis $5.000+ pro Monat). Dies liegt vor allem an der Vielzahl der vom Unternehmen gewünschten Dienstleistungen und der häufig üblichen Preise nach dem Baukastenprinzip.
Auslagerungsmethode
Externe Buchhaltungsanbieter können entweder die Fähigkeiten Ihres bestehenden Teams ergänzen oder die Aufgaben einer internen Buchhaltungsabteilung vollständig ersetzen. Der Umfang der erbrachten Dienstleistungen hat Auswirkungen auf die Kosten.
Wenn Sie beispielsweise bereits eine eigene Buchhaltungskraft haben, könnten Sie einen Buchhaltungsservice zur Unterstützung engagieren, der zusätzliche Aufgaben wie Budgetierung, Finanzplanung oder Finanzanalyse übernimmt.
Andererseits kann es sein, dass Sie Ihre Buchhaltung bislang selbst erledigt haben und nun Ihre Finanzbuchhaltung vollständig auslagern möchten, um wieder mehr Zeit für andere Aufgaben zu gewinnen.
Wie zu erwarten, gilt: Je umfangreicher die Dienstleistung, desto teurer wird die Auslagerung.
Preisstruktur
Buchhaltungsdienstleister können ihre Preise auf verschiedene Weise kalkulieren. Die beiden häufigsten Modelle sind der Stundenlohn und das monatliche Pauschalhonorar.
Stundenabrechnung
Die Stundensätze für in den USA ansässige Buchhalter liegen häufig im Bereich von $100 bis $500+ pro Stunde. Bei Offshore-Buchhaltungsdienstleistungen sind die Kosten in der Regel niedriger und bewegen sich zwischen $20-$100+ pro Stunde.
Manche Firmen bieten mehrere Abstufungen im Stundensatz an. Zum Beispiel kostet die einfache Buchhaltung $100 pro Stunde (und wird von Junior-Mitarbeitern des Unternehmens durchgeführt), während die Steuer- und Finanzberichterstellung $400 pro Stunde kosten kann (und von einem lizenzierten CPA erledigt wird).
Vorteile der Stundenabrechnung:
- Kann besonders für kleinere Unternehmen kostengünstiger sein
- Die Kosten richten sich nach dem Transaktionsvolumen, d. h. in ruhigeren Monaten können die Kosten niedriger ausfallen
- Gut geeignet für saisonale Geschäfte, schnell wachsende Firmen und Startups vor Markteintritt
Nachteile der Stundenabrechnung:
- Gesamtkosten sind weniger vorhersehbar
- Stundenabrechnung kann bei Anbietern Ineffizienz fördern
- Es können Mindestabnahmemengen an abrechenbaren Stunden pro Monat verlangt werden
Monatliches Pauschalhonorar
Monatliche Pauschalpreise für Buchhaltungsleistungen können zwischen $500 und $5.000+ pro Monat für kleine Unternehmen mit bis zu $10 Mio. Umsatz und/oder weniger als 100 Mitarbeitern liegen und steigen darüber hinaus weiter an. Bei Offshore-Buchhaltungsfirmen können die Kosten niedriger sein, beispielsweise $250 bis $3.000+.
Die monatliche Pauschalvergütung erfordert meist eine längere Vertragslaufzeit von in der Regel mindestens einem Jahr. Die Berechnung kann entweder als Standard-Pauschale pro Monat (unabhängig vom tatsächlichen Arbeitsumfang im betreffenden Monat) erfolgen, oder über eine bestimmte Zahl an Stunden-Kontingenten pro Monat, die bei Nichtnutzung übertragen werden können.
Zum Beispiel berechnet ein Unternehmen $3.000 pro Monat als Pauschale. Ein anderes verlangt $3.000 pro Monat für 15 Stunden-Kontingente pro Monat. Im letzteren Fall können nicht genutzte Stunden in die Folgemonate übertragen werden, ohne dass zusätzliche Gebühren anfallen.
Vorteile eines monatlichen Pauschalhonorars:
- Konstante und kalkulierbare Kosten, die leichter zu budgetieren sind
- Kann im Vergleich zum Stundensatz des Unternehmens günstiger sein
- Kann Buchhaltungsdienstleister zu mehr Effizienz motivieren
Nachteile eines monatlichen Pauschalhonorars:
- Kann eine längere Bindung erfordern
- Weniger geeignet für Unternehmen mit variablen Anforderungen im Jahresverlauf (z. B. saisonale Unternehmen, schnell wachsende Firmen)
- Könnte für kleinere Firmen und einfachere Buchhaltungsanforderungen weniger kosteneffizient sein
So schätzen Sie die Gesamtkosten ab
Die Kosten für das Outsourcing von Buchhaltungsdienstleistungen variieren je nach der Komplexität Ihres Unternehmens. Daher gibt es nur eine Möglichkeit, eine wirklich präzise Kostenschätzung zu erhalten: Kontaktieren Sie mehrere Buchhaltungsfirmen und lassen Sie sich ein individuelles Angebot erstellen.
Dennoch können Sie die Kosten abschätzen, wenn Sie den Umsatz Ihres Unternehmens, den Leistungsbedarf und den Standort berücksichtigen.
Geschätzte jährliche Kosten als Prozentsatz des Umsatzes
Sie können die erwarteten jährlichen Kosten für das Outsourcing der Buchhaltung auf Basis eines Prozentsatzes Ihres Jahresumsatzes berechnen.
1 % bis 1,5 % des Jahresumsatzes ist ein guter Ausgangswert für Unternehmen mit Umsätzen zwischen $300k und etwa $3 Mio.
Beispielsweise kann ein Unternehmen mit einem Umsatz von etwa $1 Mio. damit rechnen, dass sich die jährlichen (nicht monatlichen) Buchhaltungskosten im Bereich von etwa $10k-$15k bewegen.
Für kleine Unternehmen können die Ausgaben oft über dieser 1 %-1,5 %-Marke liegen. Ein kleiner Dienstleister mit einem Jahresumsatz von $100k würde Schwierigkeiten haben, einen Buchhaltungsdienst zu finden, der für nur $1-$1,5k/Jahr arbeitet.
Andererseits können Unternehmen mit hohen Umsätzen geringere Kosten, gemessen am Umsatz, haben. Ein Unternehmen mit $10 Mio. Jahresumsatz könnte möglicherweise einen hochwertigen Buchhaltungsdienst für eher etwa 0,5 % bis 1 % des Umsatzes finden.
Beachten Sie, dass diese Werte sehr grobe Schätzungen sind und tendenziell auf US-Preisen basieren. Bei Outsourcing ins Ausland sind die Kosten meist niedriger.
Outsourcing vor Ort vs. Offshore
Ein wesentlicher Kostenfaktor ist der Standort des Buchhaltungsdienstleisters, an den Sie auslagern.
Im Allgemeinen verlangen Buchhalter in den USA höhere Preise als Buchhalter im Ausland – insbesondere in Ländern mit niedrigeren Lebenshaltungskosten wie Indien oder den Philippinen.
Wenn Sie Offshore-Buchhaltungsdienste in Betracht ziehen, stellen Sie sicher, dass Sie sorgfältig prüfen. Versteckte Kosten und/oder Effizienzverluste können die Kostenvorteile des Offshoring schnell aufbrauchen. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Anbieter mit Buchhalter:innen arbeiten, die sich mit den US-amerikanischen Buchhaltungsstandards und Steuergesetzen auskennen.
Outsourcing kann kosteneffizient sein, aber wählen Sie mit Bedacht
Für viele Unternehmen können die Kosten für das Outsourcing der Buchhaltung deutlich niedriger sein als für gute Buchhaltungssoftware oder einen angestellten Buchhalter.
Trotzdem ist es entscheidend, mit einem seriösen Anbieter von Buchhaltungsdienstleistungen zusammenzuarbeiten. Günstige Services nützen Ihnen wenig, wenn sie fehlerhaft oder ineffizient sind. Kein Unternehmer will sich ständig Sorgen machen, die Genauigkeit seines Buchhaltungsanbieters nachprüfen zu müssen.
Weitere Leitfäden zu Best Practices in der Buchhaltung, Software-Tools und mehr finden Sie im Accounting-Bereich des CFO Club. Für umfassende Einblicke in das Corporate Finance abonnieren Sie noch heute den Newsletter des CFO Club.
