10 Tipps für das Finanzmanagement im Unternehmen, um Ihr Geld weiter zu strecken
Wenn der Cashflow Sorgen bereitet, möchte ich dir zunächst den kleinen Trost geben, dass du nicht allein bist. Geldmanagement beschäftigt so gut wie jeden Geschäftsinhaber, jede Führungskraft und jeden Manager.
Wie kann ich meine finanzielle Reichweite verlängern? Sollte dieses Geld investiert werden? Und worin?
Ich verstehe das. Nachdem ich mich kürzlich wieder einmal wegen Finanzen gestresst gefühlt habe, habe ich beschlossen, die 10 Strategien aufzuschreiben, die ich umgesetzt habe, um Kosten zu kontrollieren, den Cashflow zu optimieren und endlich mir einen Urlaub zu ermöglichen.
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Wie sieht effektives Geldmanagement aus?
Geldmanagement bedeutet, Ziele zu setzen, Budgets zu erstellen, Cashflows zu überwachen und Gewinne sinnvoll einzusetzen. Unabhängig von deiner Branche gehört das einfach dazu.
Ein solides Verständnis deiner Unternehmensfinanzen stellt sicher, dass du:
- Unvorhergesehene Ausgaben antizipieren und dich darauf vorbereiten kannst
- Finanziellen Stress reduzieren kannst
- Bessere Kontrolle über deinen Cashflow gewinnst
- Ressourcen strategisch zuweist
- Selbstbewusst informierte Entscheidungen triffst
- Neue Chancen verfolgen kannst
- Langfristige finanzielle Stabilität sicherstellst
- Nachhaltiges Wachstum schaffst
Aber es gibt einen Grund, warum mehr als die Hälfte aller Unternehmen im ersten Jahr scheitern: Es ist nicht einfach.
Hier sind zehn Tipps zum Geldmanagement im Unternehmen, die dir helfen, mehr Finanzmittel zu behalten.
1. Beurteile deine aktuelle finanzielle Situation kritisch
Bevor du eine der folgenden Geldmanagement-Strategien umsetzen kannst, benötigst du einen klaren Überblick über deine derzeitige finanzielle Lage. Starte also hier:
- Alle relevanten Finanzdokumente zusammentragen. Dazu gehören Kontoauszüge, Rechnungen, Belege, Steuererklärungen und folgende Finanzberichte (bekannt als 3-Statement-Modell): Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Cashflow-Statement. All diese Unterlagen helfen dir dabei, systematisch Stärken und Schwächen deines Unternehmens zu erkennen.
- Verschiedene Arten von Ausgaben kategorisieren. Teile die Ausgaben in operative und investive Ausgaben auf, um zu verstehen, wofür Geld ausgegeben wird.
- Berechne deinen Nettogewinn. Ziehe die Gesamtausgaben vom Gesamtumsatz ab, um deine Rentabilität zu verstehen und Potenziale für Kosteneinsparungen oder Umsatzsteigerungen zu identifizieren.
Nutze ein Buchhaltungstool zur Unterstützung
Unser Team hat eine Liste der besten Buchhaltungssoftware für Geschäftsbetreiber wie dich zusammengestellt, um die Finanzen im Griff zu behalten. Das sind die Favoriten:
2. Entwickle solide Budgetierungstechniken
Du kannst nicht erwarten, die Finanzlage deines Unternehmens ohne einen durchdachten Plan und ein realistisches Budget zu verbessern.
Es kostet genauso viel Energie, zu wünschen, wie zu planen.
Eleanor Roosevelt
Nutze diese Budgetierungstechniken, um deinen Cashflow zu optimieren und deine Ausgaben mit den Einnahmen in Einklang zu bringen.
- Erstellen Sie ein umfassendes, detailliertes Budget. Es muss alle erwarteten Einnahmen und Ausgaben berücksichtigen und regelmäßig überprüft sowie aktualisiert werden, um Änderungen in Ihrem Geschäftsbetrieb oder den Marktbedingungen widerzuspiegeln.
- Teilen Sie Ihr Budget in verschiedene Kategorien auf. Teilen Sie Ausgaben wie Vertrieb, Marketing, Betriebskosten und Verwaltung in verschiedene Bereiche auf, damit Sie genau sehen, wohin Ihr Geld fließt.
- Erstellen Sie Cashflow-Prognosen. Diese Prognosen sollten sämtliche Einnahmen und Ausgaben über einen bestimmten Zeitraum, wie einen Monat oder ein Quartal, vorhersagen, damit Sie potenzielle Engpässe beim Cashflow frühzeitig erkennen und entsprechend planen können.
- Vergleichen Sie Ihr Budget regelmäßig mit den tatsächlich ausgegebenen Beträgen. Einer der am meisten unterschätzten Schritte ist der Vergleich, wodurch sichergestellt wird, dass Ihr Budget weiterhin nützlich ist. Wenn Ihre Zahlen weit auseinander liegen, überarbeiten Sie das Budget – andernfalls ist es sinnlos, überhaupt eines zu führen.
Ein realistisches Budget hilft Ihrem Unternehmen dabei, erfolgreich zu:
- Bereiche zu identifizieren, in denen Kosten gesenkt werden können.
- Bessere Konditionen mit Lieferanten und Anbietern zu verhandeln.
- Profitabilität zu steigern und eine stärkere finanzielle Position zu erreichen.
- Fundiertere Investitionsentscheidungen zu treffen.
- Zu bestimmen, wann und wo Mittel für Wachstumsinitiativen bereitgestellt werden sollen.
- Ihre Ausgaben besser zu steuern und mehr finanzielle Kontrolle zu behalten.
- Die Wirkung Ihrer finanziellen Ressourcen zu maximieren und langfristigen Erfolg zu erzielen.
Haben Sie ein Marketingbudget?
Sie verschwenden wertvolles Geld, wenn Ihre Marketingausgaben völlig uneinheitlich sind und keine Ergebnisse bringen – genau damit haben jedoch die meisten Unternehmen zu kämpfen. Sie benötigen ein realistisches Budget, um echten Mehrwert zu schaffen.
Setzen Sie ein kleineres, zielgerichtetes Marketingbudget ein, um sicherzustellen, dass Ihre Ausgaben Wirkung zeigen und Kosten senken. Wie viel ist realistisch? Die meisten kleinen Unternehmen geben zwischen 7 % und 10 % des Bruttoumsatzes für Werbung aus.
3. Verfolgen Sie Ihre Ausgaben genau
Das genaue Verfolgen Ihrer Geschäftsausgaben ist ein entscheidender Bestandteil eines effektiven Finanzmanagements.
Man kann nicht wirklich wissen, wohin man geht, wenn man nicht weiß, woher man kommt.
Maya Angelou
Sie müssen wissen, wofür Ihr Geld ausgegeben wurde, wenn Sie verstehen möchten, was und warum sich etwas ändern muss. Dafür ist es notwendig, Ihre Ausgaben genau zu verfolgen, um Ausgabenmuster und Einsparpotenziale zu erkennen, unnötige Zahlungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass Ihre Ressourcen effizient eingesetzt werden.
So können Sie Ihre Ausgaben ganz einfach nachvollziehen:
- Automatisieren Sie diesen Prozess. Verwenden Sie Software zur Ausgabenverfolgung, um Ihre Ausgabenmuster zu erkennen.
- Überprüfen Sie Ihre Kategorien. Die Bereiche, die ich Ihnen im vorherigen Tipp genannt habe? Genau die – behalten Sie Ausgabenkategorien, in denen Sie zu viel ausgeben, besonders im Blick, und beginnen Sie, Ihre Ausgabenmuster zu beobachten.
- Führen Sie regelmäßige Ausgabenüberprüfungen und Audits durch. Kontrollieren Sie monatlich oder vierteljährlich die Ausgaben Ihres Unternehmens sorgfältig und suchen Sie nach Optimierungsmöglichkeiten, beispielsweise durch günstigere Lieferanten oder das Kürzen freiwilliger Ausgaben. Eine Finanzmanagement-Software kann Sie dabei unterstützen.
Die genaue Überwachung Ihrer Ausgaben ermöglicht Ihnen:
- Besser informierte Geschäftsentscheidungen über die Verteilung Ihrer Ressourcen zu treffen.
- Sicherzustellen, dass Ihre Ausgaben mit den übergeordneten Unternehmenszielen übereinstimmen.
- Unnötige oder übermäßige Ausgaben zu identifizieren und zu eliminieren.
- Trends oder saisonale Ausgaben zu erkennen und darauf zu reagieren.
- Zukünftige Cashflow-Bedarfe genauer vorherzusagen.
Haben Sie saisonale Kosten?
Indem Sie Ihre Fixkosten überwachen und die Ergebnisse analysieren, kann Ihr Unternehmen Veränderungen bei den Kosten für Auftragnehmer erkennen, die typischerweise zu bestimmten Zeiten im Jahr steigen.
Statt einfach nur in einer bestimmten Saison "pleite" zu sein, können Sie die Veränderung vorab erkennen, diese im Budget berücksichtigen (oder die Zusammenarbeit mit manchen Anbietern in dieser Zeit ganz einstellen).
4. Verbessern Sie Ihr Cashflow-Management
Effektives Cashflow-Management ist entscheidend für den langfristigen Erfolg und die Stabilität Ihres Unternehmens.
Einige der effektivsten Methoden zur Verbesserung des Liquiditätsmanagements bestehen darin, die Quellen, Auszüge und Formeln des Cashflows zu verstehen und dann:
- Automatisierung Ihres Cashflow-Systems. Die Nutzung von Zahlungsautomatisierungslösungen rationalisiert den Prozess, verringert das Risiko verspäteter oder versäumter Zahlungen und erhöht die Echtzeit-Transparenz.
- Beschleunigung Ihrer Debitorenprozesse (AR). Dazu gehören Rechnungsstellung und Inkassoprozesse wie das zeitnahe Versenden von Rechnungen, das Anbieten von Skonto für frühzeitige Zahlungen sowie das rechtzeitige Nachfassen bei ausstehenden Zahlungen. Um dies ohne Personalaufstockung zu erreichen, ziehen Sie die Einführung eines AR-Automatisierungstools in Betracht.
- Bessere Konditionen mit Lieferanten und Anbietern verhandeln. Dies kann helfen, längere Zahlungsziele, Rabatte für frühzeitige Zahlungen oder günstigere Preise zu sichern.
- Rechnungs-Factoring. Diese Lösung ist nicht für jeden geeignet und definitiv nicht immer anwendbar. Wenn Sie jedoch kurzzeitig Ihre Liquidität erhöhen möchten, können Sie auf das Rechnungs-Factoring zurückgreifen, um sofortige Liquidität zu erhalten, bis Ihr Kunde die Rechnung begleicht.
5. Rechnungsstellung und Inkasso straffen
Ich habe einige Jahre im Bereich Debitorenbuchhaltung (AR) und Inkasso gearbeitet, und glauben Sie mir, effektive Rechnungsstellungs- und Inkassopraktiken sind unerlässlich, um einen gesunden Cashflow zu erhalten und die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens zu sichern.
So können Sie Ihre AR-Rechnungs- und Inkassoprozesse erfolgreich straffen:
- Optimieren Sie Ihr Rechnungsstellungssystem. Achten Sie darauf, dass alle Rechnungen zeitnah und korrekt versendet werden.
- Nutzen Sie Rechnungssoftware, die den Prozess automatisiert. Die Software sollte detaillierte Nachverfolgungs- und Berichtsfunktionen bieten, damit Sie offene Zahlungen im Blick behalten und Fehler oder Verzögerungen minimieren können.
- Agieren Sie proaktiver und konsequenter. Ihre Vorgehensweise sollte darin bestehen, klare Zahlungsbedingungen zu formulieren und diese deutlich an Ihre Kunden zu kommunizieren.
6. Verbessern Sie Ihr Schuldenmanagement
Durch meine langjährige Berufserfahrung in der Buchhaltung habe ich die Auswirkungen von Schulden und Zinseszinsen auf das Geschäftsergebnis kennengelernt. Egal wie hoch Ihr Umsatz ist, Ihr Unternehmen wird immer mit Schulden zu kämpfen haben – besonders bei hohen Zinssätzen.
Für ein gutes Schuldenmanagement sollten Sie:
- Prüfen Sie Ihre bestehenden Schulden sorgfältig. Achten Sie auf Zinssätze, Rückzahlungsbedingungen der Kreditgeber und die Gesamtauswirkungen auf Ihren Cashflow.
- Identifizieren Sie Möglichkeiten zur Umschuldung oder Refinanzierung. Suchen Sie nach vorteilhafteren Konditionen, die Ihnen Zinskosten sparen und den Rückzahlungsplan vereinfachen können.
- Erarbeiten Sie einen Tilgungsplan. Die Priorisierung von Schulden mit hohen Zinsen und wichtigsten finanziellen Verpflichtungen kann größere monatliche Rückzahlungen bedeuten, ebenso wie Verhandlungen mit Gläubigern oder die Erkundung alternativer Finanzierungsoptionen wie Geschäftskredite, Geschäftskreditkarten oder Kreditlinien.
- Trennen Sie private Finanzen und Schulden strikt vom Unternehmen. Wenn Sie ein Startup oder Einzelunternehmer sind, ist es besonders wichtig, private und geschäftliche Ausgaben zu unterscheiden, um genau zu wissen, was für den Betrieb nötig ist (und um Überausgaben zu vermeiden).
7. Investieren Sie mit Zielsetzung
Finanzmanagement im Unternehmen bedeutet nicht nur, die laufenden Finanzen zu verwalten. Es geht auch darum, gezielt zu investieren, um den aktuellen Liquiditätsbedarf zu decken und auf lange Sicht bessere Renditen zu erzielen – ohne unnötige Risiken einzugehen.
Im Laufe der Jahre habe ich festgestellt, dass sich viele Kleinunternehmer Sorgen machen, ob sie ihre Liquiditätsanforderungen erfüllen können, und daher ihr gesamtes verfügbares Geld auf ein einfaches Geschäftskonto mit minimalem ROI legen. Als Unternehmer kann ich das nachvollziehen; doch dies ist eine verpasste Chance.
Hier ist die Anlagestrategie, die ich verfolge – staffeln Sie Ihre Investitionen, um auf kurzfristige und langfristige Ziele vorbereitet zu sein:
- Kurzfristige Ziele: Identifizieren Sie Ihre Ziele für das nächste Jahr und investieren Sie in einlösbare Garantiezertifikate (GICs) oder eine ähnlich sichere, liquide Geldanlage für einen Zeitraum von einem Jahr. Diese Art von Investition schützt Ihr Kapital und bietet gleichzeitig eine bessere Rendite als Ihr Girokonto.
- Langfristige Ziele: Sprechen Sie mit Ihrem Anlageberater über Investitionsmöglichkeiten, die Ihr übriges Kapital langfristig absichern. Ich staffele die Gelder normalerweise in zwei-, drei- und fünfjährige einlösbare Anlagen, wie GICs, die höhere Renditen bieten und gleichzeitig Ihr Ursprungsinvestment schützen. Es ist wichtig, dass Sie die Anlagen im Notfall auch frühzeitig auflösen können – und dabei trotzdem mehr verdienen, als wenn das Geld nur auf einem Konto liegt.
Ich recherchiere immer selbst zu den Empfehlungen meines Bankberaters, um sicherzugehen, dass ich nichts investiere, das ich nicht verstehe (oder das mir kein Vertrauen in eine Rendite gibt). Überwachen Sie Ihre Anlagen vierteljährlich (mindestens), achten Sie darauf, dass sie wie erwartet performen, und scheuen Sie sich nicht, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
8. Legen Sie einen Notfallfonds an
Der Aufbau und die Pflege eines Notfallfonds bietet Ihrem Unternehmen eine finanzielle Reserve und ein Sicherheitsnetz für unerwartete Ausgaben, wirtschaftliche Abschwünge oder andere finanzielle Herausforderungen.
Sparen und reservieren Sie mindestens drei bis sechs Monatsgewinne Ihres Unternehmens, um sicherzustellen, dass Sie über die nötigen Mittel verfügen, um bei einem Umsatzrückgang die wichtigsten Kosten wie Löhne, Miete und Nebenkosten decken zu können.
Katastrophenvorsorge und Geschäftskontinuität
Kein Unternehmen ist immun gegen Katastrophen – besonders nicht kleine Unternehmen. Über 40 % der kleinen Unternehmen schließen nach einer Katastrophe dauerhaft. Sie haben richtig gelesen: 40 %. Und als wäre das nicht schlimm genug: Von den 60 %, die kurzfristig überleben, scheitern innerhalb eines Jahres weitere 25 %.
Ein gut gefüllter Notfallfonds verschafft Ihnen innere Ruhe und finanzielle Flexibilität, um unerwartete Ereignisse zu bewältigen. So können Sie strategische Entscheidungen treffen, ohne zusätzlich durch Liquiditätsengpässe unter Druck zu geraten.
9. Steuerplanung und -einhaltung betreiben
Effektive Steuerplanung und Einhaltung aller Vorschriften wirken langweilig, helfen aber wirklich. Wenn Sie mehr Geld übrig haben möchten:
- Lernen Sie die branchenspezifischen Steuergesetze und deren Auswirkungen kennen. Bleiben Sie über Änderungen auf dem Laufenden, indem Sie sich bei den örtlichen oder bundesweiten Steuerbehörden informieren, damit Sie keine Steuervergünstigungen für Ihr Unternehmen verpassen.
- Konsultieren Sie spezialisierte Steuerberater. Suchen Sie Steuerberater oder Steueranwälte, die Ihnen die richtige Richtung weisen. Ein Überblick über die Branchenspezifika kann gut angelegtes Geld sein.
- Nutzen Sie Steuersoftware für Unternehmen. Automatisieren Sie die Berechnung Ihrer Steuerschuld und sorgen Sie für eine fristgerechte Meldung – das spart Zeit, Strafen und Nerven.
10. Diversifizieren Sie Ihre Einnahmen
Nachdem Sie Wege gefunden haben, mehr liquide Mittel zu erhalten, sollten Sie auch nach Möglichkeiten suchen, den Umsatz und Gewinn zu steigern. Beginnen Sie hier:
- Schauen Sie sich Ihre Mitbewerber an, um Chancen zu identifizieren. Deren Angebote zeigen Ihnen, wie gut neue Produkte oder Dienstleistungen bei den Kunden ankommen – und ob sich ein Einstieg lohnt.
- Analysieren Sie Ihr bestehendes Angebot. Prüfen Sie, ob die Bedürfnisse Ihrer Kunden noch erfüllt werden oder Handlungsbedarf besteht. Sprechen Sie mit Kunden darüber, was sie mögen und was nicht. Befragen Sie sie, werfen Sie einen Blick in Supportanfragen oder holen Sie sich direktes Feedback für weitere Einblicke.
- Führen Sie eine SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken) durch. Damit erkennen Sie weitere umsatzstarke Potenziale. Auch wenn das weniger sicher ist als das Nachahmen von Konkurrenzangeboten – es ist wenigstens originell!
Eine Steigerung oder Diversifizierung Ihres Unternehmensumsatzes durch neue Zielmärkte und innovative Produkte und Dienstleistungen hilft Ihnen, eine größere Kundengruppe zu erschließen oder zu halten. Gleichzeitig verringern Sie Ihre Abhängigkeit von einzelnen Kunden oder Marktsegmenten und mildern das Risiko von Umsatzeinbrüchen ab.
Die abschließende Strategie
Nutzen Sie Software und holen Sie sich Expertenrat. Es klingt fast zu einfach, ist aber tatsächlich so.
Finden Sie heraus:
- Welche Art von Buchhaltungssoftware am besten zu Ihrem Unternehmen passt, und
- Die Grundlagen für die richtige Anwendung.
Und natürlich: Abonnieren Sie unseren kostenlosen Newsletter für Expertenratschläge, Leitfäden und Einblicke von Finanzführern, die die Tech-Branche gestalten.
