10 Tipps für das Finanzmanagement im Unternehmen, um Ihre Liquidität zu maximieren
Wenn der Cashflow Sorgen bereitet, möchte ich dir zunächst den kleinen Trost geben, dass du nicht allein bist. Die Geldverwaltung beschäftigt nahezu jeden Geschäftsinhaber, jede Führungskraft und jeden Manager da draußen.
Wie kann ich meinen finanziellen Spielraum verlängern? Sollte dieses Geld investiert werden? Und worin?
Ich verstehe das. Nachdem ich mich kürzlich wieder einmal über Geld gestresst habe, beschloss ich, die 10 Strategien niederzuschreiben, die ich umgesetzt habe, um Kosten zu kontrollieren, den Cashflow zu optimieren und endgültig endlich einmal Urlaub machen zu können.
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Wie sieht effektives Geldmanagement aus?
Geldmanagement bedeutet, Ziele zu setzen, Budgets zu erstellen, Cashflows zu überwachen und Gewinne sinnvoll einzusetzen. Unabhängig von deiner Branche gehört das einfach dazu.
Wenn du deine Firmenfinanzen im Griff hast, kannst du:
- Unerwartete Ausgaben vorausahnen und dich darauf vorbereiten
- Finanziellen Stress reduzieren
- Besser die Kontrolle über den Cashflow behalten
- Ressourcen strategisch verteilen
- Sicheren Gewissens fundierte Entscheidungen treffen
- Neue Chancen nutzen
- Langfristige finanzielle Stabilität sichern
- Nachhaltiges Wachstum schaffen
Aber es gibt einen Grund, warum mehr als die Hälfte aller Unternehmen im ersten Jahr scheitern: Es ist nicht einfach.
Hier sind zehn Geldmanagement-Tipps für Unternehmen, die dir helfen, mehr Bargeld zu behalten.
1. Beurteile deine aktuelle finanzielle Situation kritisch
Bevor du eine der folgenden Geldmanagement-Strategien umsetzen kannst, brauchst du ein klares Bild deiner jetzigen Finanzsituation. Also starte hier:
- Sammle alle relevanten Finanzdokumente. Dazu gehören Kontoauszüge, Rechnungen, Quittungen, Steuerbescheide und folgende Finanzberichte (bekannt als 3-Statement Model): Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Cashflow-Statement. Zusammengenommen helfen dir diese Unterlagen, systematisch Stärken und Schwächen deines Unternehmens zu identifizieren.
- Kategorisiere verschiedene Arten von Ausgaben. Teile Ausgaben in operative sowie Investitionsausgaben auf, um zu verstehen, wofür Geld ausgegeben wird.
- Berechne deinen Nettogewinn. Ziehe dazu alle Ausgaben von den Gesamteinnahmen ab, um die Gesamtprofitabilität zu erkennen und Bereiche für Kostensenkungen oder Umsatzsteigerungen zu finden.
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2. Entwickle solide Budgetierungstechniken
Wer hofft, die Liquidität seines Unternehmens ohne einen durchdachten Plan und ein realistisches Budget zu verbessern, wird nicht erfolgreich sein.
Es kostet genauso viel Energie, sich etwas zu wünschen, wie es zu planen.
Eleanor Roosevelt
Nutze diese Budgetierungstechniken, um deinen Cashflow zu optimieren und deine Ausgaben an den Einnahmen auszurichten.
- Erstellen Sie ein umfassendes, detailliertes Budget. Es muss alle erwarteten Einnahmen und Ausgaben berücksichtigen und sollte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um Änderungen in Ihren Geschäftsabläufen oder den Marktbedingungen widerzuspiegeln.
- Zerlegen Sie Ihr Budget in verschiedene Kategorien. Unterteilen Sie Ausgaben, wie Vertrieb, Marketing, Betriebskosten und Verwaltung, in einzelne Bereiche, um genau zu sehen, wofür Ihr Geld ausgegeben wird.
- Erstellen Sie Cashflow-Prognosen. Diese Prognosen sollten alle eingehenden Einnahmen und ausgehenden Zahlungen über einen bestimmten Zeitraum, wie beispielsweise einen Monat oder ein Quartal, vorhersagen, damit Sie potenzielle Liquiditätsengpässe antizipieren und entsprechend planen können.
- Vergleichen Sie regelmäßig Ihr Budget mit den tatsächlich ausgegebenen Beträgen. Der Vergleich ist einer der am wenigsten genutzten Schritte und stellt sicher, dass Ihr Budget weiterhin nützlich bleibt. Wenn Ihre Zahlen deutlich abweichen, sollten Sie die Planung überarbeiten – andernfalls ist es sinnlos, überhaupt eines zu haben.
Ein realistisches Budget hilft Ihrem Unternehmen dabei, erfolgreich zu:
- Bereiche zu identifizieren, in denen Kosten eingespart werden können.
- Bessere Konditionen mit Lieferanten und Anbietern auszuhandeln.
- Die Rentabilität zu steigern und eine stärkere finanzielle Position zu erreichen.
- Fundiertere Investitionsentscheidungen zu treffen.
- Festzustellen, wo und wann Mittel für Wachstumsinitiativen bereitgestellt werden sollten.
- Besseres Ausgabenmanagement und eine bessere finanzielle Kontrolle zu erreichen.
- Die Wirkung Ihrer finanziellen Ressourcen zu maximieren und den langfristigen Erfolg zu sichern.
Haben Sie ein Marketingbudget?
Sie verschwenden wertvolles Geld, wenn Ihr Marketingbudget planlos und ohne Ergebnisse ausgegeben wird – und genau das ist bei den meisten Unternehmen der Fall. Sie benötigen ein realistisches Budget, um echten Mehrwert zu schaffen.
Setzen Sie ein kleineres, gezieltes Marketingbudget ein, um mit Ihren Marketingaktivitäten wirklich Wirkung zu erzielen und gleichzeitig die Kosten zu reduzieren. Wie viel ist realistisch? Die meisten kleinen Unternehmen geben zwischen 7 % und 10 % ihres Bruttoumsatzes für Werbung aus.
3. Überwachen Sie Ihre Ausgaben genau
Das genaue Verfolgen Ihrer Geschäftsausgaben ist ein entscheidender Bestandteil eines effektiven Geldmanagements.
Du kannst nicht wirklich wissen, wohin du gehst, solange du nicht weißt, woher du kommst.
Maya Angelou
Sie müssen wissen, wofür Ihr Geld ausgegeben wurde, wenn Sie herausfinden möchten, was und warum sich etwas ändern muss. Dies erfordert ein genaues Nachvollziehen der Ausgaben, um Ausgabemuster und Einsparpotenziale zu erkennen, unnötige Ausgaben zu eliminieren und sicherzustellen, dass Ihre Ressourcen effizient eingesetzt werden.
So können Sie Ihre Ausgaben ganz einfach nachverfolgen:
- Automatisieren Sie diesen Prozess. Nutzen Sie Software zur Ausgabenerfassung, um Ausgabemuster aufzudecken.
- Überprüfen Sie Ihre Ausgabenbereiche. Die Kategorien, die Sie im vorherigen Tipp gebildet haben? Genau diese – behalten Sie sie im Blick, überprüfen Sie Kostentreiber und beginnen Sie, Ausgabemuster zu überwachen.
- Führen Sie regelmäßige Überprüfungen und Audits der Ausgaben durch. Überprüfen Sie jeden Monat oder jedes Quartal sorgfältig die Ausgaben Ihres Unternehmens und suchen Sie nach Optimierungsmöglichkeiten, zum Beispiel durch günstigere Lieferanten oder das Kürzen freiwilliger Ausgaben. Eine Finanzmanagement-Software kann hierbei helfen.
Die genaue Kontrolle Ihrer Ausgaben ermöglicht es Ihnen:
- Fundiertere Geschäftsentscheidungen darüber zu treffen, wo Sie Ihre Ressourcen einsetzen.
- Sicherzustellen, dass Ihre Ausgaben mit Ihren übergeordneten Unternehmenszielen übereinstimmen.
- Unnötige oder übertriebene Ausgaben zu erkennen und auszuschließen.
- Trends oder saisonale Ausgaben zu identifizieren und darauf zu reagieren.
- Den zukünftigen Liquiditätsbedarf genauer vorherzusagen.
Haben Sie saisonale Kosten?
Durch die Verfolgung der Gemeinkosten und die Auswertung der Ergebnisse kann Ihr Unternehmen Veränderungen bei den Kosten von Dienstleistern erkennen, die typischerweise zu bestimmten Zeiten im Jahr ansteigen können.
Statt in bestimmten Saisons auf einmal klamm zu sein, können Sie diese Entwicklung vorhersehen und das Budget für den Anstieg einplanen (oder die Zusammenarbeit mit Anbietern in diesem Zeitraum pausieren).
4. Verbessern Sie Ihr Liquiditätsmanagement
Ein effektives Liquiditätsmanagement ist für den langfristigen Erfolg und die Stabilität Ihres Unternehmens unerlässlich.
Einige der effektivsten Möglichkeiten zur Verbesserung des Cashflow-Managements bestehen darin, die Cashflow-Quellen, -Abrechnungen und -Formeln zu verstehen und dann:
- Automatisierung Ihres Cashflow-Systems. Die Nutzung von Zahlungsautomatisierungslösungen rationalisiert den Prozess, reduziert das Risiko von verspäteten oder verpassten Zahlungen und erhöht die Echtzeittransparenz.
- Beschleunigung Ihres Debitorenprozesses (AR). Dies beinhaltet Rechnungsstellung und Inkassoprozesse wie das zeitnahe Versenden von Rechnungen, das Anbieten von Skonto für frühzeitige Zahlung und das zeitnahe Nachfassen bei offenen Zahlungen. Um dies zu schaffen, ohne Ihr Team aufzublähen, sollten Sie ein AR-Automatisierungstool implementieren.
- Bessere Konditionen mit Ihren Lieferanten und Dienstleistern aushandeln. Dadurch können Sie längere Zahlungsziele, Rabatte für frühzeitige Zahlungen oder bessere Preise sichern.
- Factoring von Rechnungen. Diese Lösung ist nicht für jeden geeignet und definitiv nicht immer anwendbar. Aber wenn Sie Ihren Cashflow kurzfristig erhöhen wollen, können Sie sich für Rechnungsfactoring entscheiden, um sofort Liquidität zu erhalten, bis Ihre Rechnung vom Kunden bezahlt wird.
5. Rechnungsstellung und Inkasso optimieren
Ich habe einige Jahre im Bereich Debitorenmanagement (AR) gearbeitet, und glauben Sie mir, effektive Rechnungsstellung und Inkassopraxis sind entscheidend für einen gesunden Cashflow und gewährleisten die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens.
So gelingt es Ihnen, Ihre Debitoren-Rechnungsstellung und das Inkasso erfolgreich zu optimieren:
- Optimieren Sie Ihr Rechnungssystem. Dazu gehört, dass alle Rechnungen zeitnah und korrekt versendet werden.
- Nutzen Sie Rechnungssoftware, die den Prozess automatisiert. Die Software sollte detaillierte Nachverfolgung und Berichte ermöglichen, damit Sie offene Zahllast immer im Blick haben und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Verzögerungen reduzieren.
- Gehen Sie proaktiver und beharrlicher vor. Ihre Herangehensweise sollte darin bestehen, klare Zahlungsbedingungen zu schaffen und diese eindeutig an Ihre Kunden zu kommunizieren.
6. Verfeinern Sie Ihr Schuldenmanagement
Durch viele Jahre in der Buchhaltung habe ich die Bedeutung von Schulden und Zinseszinsen auf das Endergebnis kennengelernt. Egal wie viel Umsatz Ihr Unternehmen macht, es wird immer Schwierigkeiten mit Schulden haben, besonders wenn die Zinssätze hoch sind.
Gutes Schuldenmanagement verlangt von Ihnen:
- Überprüfen Sie Ihre bestehenden Schulden sorgfältig. Achten Sie dabei auf Zinssätze, die von Kreditgebern vorgegebenen Rückzahlungsbedingungen sowie die Auswirkungen auf Ihren Cashflow.
- Identifizieren Sie Möglichkeiten, Ihre Schulden zu konsolidieren oder umzuschulden. Suchen Sie nach günstigeren Konditionen, die Ihnen helfen, Zinszahlungen zu sparen und Ihren Rückzahlungsplan zu vereinfachen.
- Setzen Sie einen Tilgungsplan um. Die Priorisierung von hoch verzinsten Schulden und wichtigsten finanziellen Verpflichtungen kann bedeuten, höhere monatliche Zahlungen zu leisten, mit Gläubigern zu verhandeln oder alternative Finanzierungsoptionen wie Betriebskredite, Geschäftskreditkarten oder Kreditlinien zu prüfen.
- Trennen Sie Ihre privaten Finanzen und Schulden strikt von denen des Unternehmens. Angenommen, Sie sind ein Start-up oder Einzelunternehmer. In diesem Fall ist es wichtig, persönliche Ausgaben und geschäftliche nicht zu vermischen, damit Sie einen klaren Überblick darüber haben, was für Ihren Betrieb notwendig ist (und Überausgaben vermeiden).
7. Investieren Sie mit Strategie
Beim geschäftlichen Geldmanagement geht es nicht nur darum, die Finanzen im Tagesgeschäft zu regeln. Es geht auch darum, Investitionen gezielt zu tätigen, um den aktuellen Liquiditätsbedarf zu decken und langfristig bessere Renditen auf Ihre Mittel zu erzielen (ohne unnötige Risiken einzugehen).
Im Laufe der Jahre habe ich festgestellt, dass viele Kleinunternehmer Angst haben, den eigenen Cashflow-Bedarf zu decken, sodass sie alles verfügbare Geld auf einem herkömmlichen Geschäftskonto mit minimalem Ertrag lassen. Als Unternehmer kann ich das nachvollziehen, aber das ist eine verpasste Gelegenheit.
Hier ist die Anlagestrategie, die ich nutze – staffeln Sie Ihre Investitionen, um auf kurz- und langfristige Ziele hinzuarbeiten:
- Kurzfristige Ziele: Identifizieren Sie Ihre Ziele für das nächste Jahr und investieren Sie in einlösbare Guaranteed Investment Certificates (GICs) oder eine ähnliche sichere, liquidierbare Anlage für einen Zeitraum von einem Jahr. Diese Art von Anlage schützt Ihr Kapital und bietet Ihnen eine bessere Rendite als Ihr Girokonto.
- Langfristige Ziele: Sprechen Sie mit Ihrem Ansprechpartner bei Ihrer Investmentbank über einige Anlageoptionen, die Ihre verbleibenden Mittel langfristig schützen. Ich lege Gelder in der Regel gestaffelt in zwei-, drei- und fünfjährigen einlösbaren Anlagen wie GICs an, die höhere Renditen bieten und gleichzeitig Ihre ursprüngliche Investition absichern. Es ist wichtig, sie im Bedarfsfall liquidieren zu können – und trotzdem mehr zu verdienen, als wenn das Geld nur auf einem Konto läge.
Ich recherchiere immer selbst zu Empfehlungen meines Bankberaters, um sicherzugehen, dass ich nicht in etwas investiere, das ich nicht verstehe (oder das kein Vertrauen in eine Rendite weckt). Überwachen Sie Ihre Anlagen mindestens vierteljährlich und stellen Sie sicher, dass sie wie erwartet laufen. Scheuen Sie sich nicht, Änderungen vorzunehmen, wenn sich die Umstände ändern.
8. Bauen Sie einen Notfallfonds auf
Der Aufbau und die Pflege eines Notfallfonds verschafft Ihrem Unternehmen eine Bargeldreserve und ein Sicherheitsnetz im Falle unerwarteter Ausgaben, wirtschaftlicher Abschwünge oder anderer finanzieller Herausforderungen.
Legen Sie mindestens drei bis sechs Monatsgewinne Ihres Unternehmens zur Seite, um sicherzustellen, dass Sie die notwendigen Ressourcen haben, um die wichtigsten Kosten wie Gehälter, Miete und Nebenkosten zu decken, falls Ihre Einnahmen einmal zurückgehen.
Katastrophenvorsorge und Geschäftskontinuität
Kein Unternehmen ist vor Katastrophen sicher – besonders kleine Unternehmen nicht. Über 40 % der kleinen Unternehmen schließen nach einer Katastrophe dauerhaft. Sie haben richtig gelesen: 40 %. Und als wäre das nicht schon düster genug, scheitern innerhalb eines Jahres weitere 25 % der Unternehmen, die die unmittelbare Katastrophe überleben.
Ein gut finanzierter Notfallfonds gibt Ihnen Sicherheit und finanzielle Flexibilität, um unerwartete Ereignisse zu meistern. So können Sie strategische Entscheidungen treffen, ohne sich zusätzlich wegen klammer Kassen sorgen zu müssen.
9. Steuerplanung und -einhaltung betreiben
Effektive Steuerplanung und Compliance klingen zwar langweilig, bringen aber wirklich etwas. Wenn Sie mehr Geld übrig haben möchten:
- Machen Sie sich mit branchenspezifischen Steuergesetzen und deren Auswirkungen vertraut. Bleiben Sie über Änderungen bei Ihren lokalen oder nationalen Steuerbehörden auf dem Laufenden, um keine Steuervorteile für Ihr Unternehmen zu verpassen.
- Konsultieren Sie Steuerfachleute für Unternehmen. Suchen Sie Steuerberater oder Steueranwälte, die Sie kompetent unterstützen können. Einen Überblick über die branchenspezifische Steuerlandschaft zu gewinnen, kann sich auszahlen.
- Nutzen Sie Steuersoftware für Unternehmen. Automatisieren Sie die Berechnung von Steuerverpflichtungen und sorgen Sie für fristgerechte Meldungen – das spart Zeit, Strafzahlungen und Nerven.
10. Diversifizieren Sie Ihre Einnahmen
Nachdem Sie Wege gefunden haben, mehr Liquidität zu halten, sollten Sie auch schauen, wie Sie Ihre Einnahmen und Gewinne steigern können. Starten Sie hier:
- Analysieren Sie Ihre Konkurrenz, um Chancen zu entdecken. Deren Angebote verraten, wie gut neue Produkte oder Dienstleistungen am Markt ankommen und ob es sich für Sie lohnen könnte.
- Analysieren Sie Ihr bestehendes Angebot. Prüfen Sie, ob die Bedürfnisse Ihrer Kunden weiterhin erfüllt werden oder Veränderungen erforderlich sind. Sprechen Sie am besten mit Ihren Kunden darüber, was sie mögen oder nicht. Nutzen Sie Umfragen, Supportanfragen oder direktes Feedback für mehr Einblick.
- Führen Sie eine SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken) durch. Das hilft Ihnen, weitere potenzielle Einnahmequellen zu finden. Wenngleich das weniger sicher ist als das Kopieren von Wettbewerber-Produkten, ist es zumindest originell!
Indem Sie neue Zielgruppen ansprechen und innovativere Produkte und Dienstleistungen entwickeln, steigern oder diversifizieren Sie Ihre Einnahmen. Sie gewinnen beziehungsweise halten mehr Kunden, sind weniger auf einen einzelnen Markt oder Kunden angewiesen und reduzieren das Risiko von Umsatzschwankungen.
Die letzte Strategie
Nutzen Sie Software und halten Sie Expertenstimmen in Ihrer Nähe. Es klingt vielleicht zu einfach, aber genau so kann es funktionieren.
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